Les outils de productivité et de gestion de temps

18 FÉVRIER 2014

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Que croyez-vous être le plus grand défi que vous devrez relever comme entrepreneur?

Qu’est-ce qu’être productif veut dire pour vous?

Mes 7 trucs pour optimiser votre temps et votre énergie

#1 Tracker votre temps

Exercice: Dites-moi combien de temps j’ai besoin pour me rendre à l’aéroport?

Avez-vous estimé sur du temps écoulé ou du temps réel?

Estimation du temps Avez-vous inclus

◦ Le temps de déplacement?◦ Les temps d’attente? Le traffic?◦ Le moment de la journée?◦ Le moyen de transport?◦ Le nombre de personnes qui se déplacent?◦ Les chances d’un évènement spécial, comme un accident?◦ L’expérience du temps que ça vous a déjà pris dans le passé pour y aller?

Avez-vous estimé à quelle heure je dois partir ou le temps que ça prend?

Combien de fois estimez-vous des tâches à faire?Dépassez-vous vos objectifs souvent?

Avez-vous souvent l’impression de n’avoir “rien fait aujourd’hui” ?

Outils pratiques pour tracker son temps

Pour quels gains?•Vos estimations seront meilleures

•L’allocation de vos ressources en sera grandement améliorée

•Vous verrez clairement vos points faibles et à améliorer

•Vous donnerez de l’importance et de la valeur à vos efforts

•Vous pourrez mieux empêcher la procrastination et le perfectionnisme

#2 Faites la gestion de votre énergie

Quel est votre meilleur moment?

Il est fondamental de bien se connaître et de ne pas seulement essayer de respecter le moule…

Établisser une série de rituels en conséquence de votre type

Quand répondre à vos emails?

Quand faire vos appels?

Quand faire de la production?

Quand faire des lectures?

Quand vous reposer ?

Quand vous renouveller?

C’est correct de ne pas toujours être énergique… prévoyez vos tâches en

conséquences!

#3 Faites la gestion de votre attention

Le multi-tasking est la plus grosse blague de notre siècle

•Souvent, quand l’on croit faire du multitasking, on ne le fait pas vraiment. Le cerveau ne peut pas être attentif à ce point

•Cela peut entrainer une perte de 40% de productivité sur toutes les tâches au total

•En moyenne, une personne doit prendre 15 minutes pour se “remettre dedans” entre deux tâches qui demandent de l’attention

•Plus d’erreurs sont faite en cours de multitasking

•Crée plus de stress, parce que crée plus de pression à la performance

•La mémoire à besoin de repos pour être performante

•Le sentiment d’accomplissement est plus difficile à atteindre

Interruptions! Votre bureau est-il vraiment la meilleure place pour travailler?

Devez-vous vraiment répondre aux emails et téléphones à l’instant même?

•Prévoyez-vous des moments de production sans interruption

•Fabriquez-vous un “work zone” pour favoriser la productivité

•Faites un regroupement de tâches similaires à accomplir◦ 9h - 10h : email◦ 10h – midi : Vente◦ 13h – 14h : email◦ 14h – 17h : Production◦ 20h - 22h : Lectures◦ Pas de meetings les mercredi et vendredi

Arrêtez de contribuer vous-même à votre manque d’attention

Arrêtez d’utiliser le email pour tout et rien! Reply-all-ite! Utilisez le SMS, appel téléphonique, Skype, Messagerie, etc. pour communiquer

Arrêtez de vous inscrire à un million d’infolettres et d’annonces…

Arrêtez d’être disponible sur Facebook, Twitter, Skype en tout temps…

Vous avez une boite vocale, utilisez-la! Ne répondez pas tout de suite à tous vos appels.

Arrêter de penser à tout et rien! Pratiquez votre concentration et votre focus.

Quels sont vos pires mangeurs de temps?

#4 Gérez efficacement l’information

Ayez votre bureau de travail sur internet

L’accès à vos fichiers en tout temps

Utiliser les dossiers, filtres et étiquettes avec vos emails

Ayez une pensine pour toutes vos idées

#5 Soyez assidus dans la gestion de vos tâches

The “SMART” To Do list

Spécifique Quoi: Qu'est-ce que je veux accomplir?

Pourquoi: raisons spécifiques, le but ou les avantages de la réalisation de l'objectif.

Qui: Qui est impliqué?

Où: Identifier un emplacement.

Qui: Identifier les besoins et les contraintes.

Mesurable Combien?

Comment vais-je savoir quand elle est accomplie?

Les indicateurs doivent être quantifiables.

Réalistes (Attainable)

Vous devez avoir les attitudes, les aptitudes, les compétences et la capacité financière de les atteindre

Pertinent (Relevant)

Cela vous semble intéressant?

Est-ce le bon moment?

Est-ce à la hauteur de vos autres efforts / besoins?

Êtes-vous la bonne personne pour le faire?

Est-il applicable dans l'environnement socio-économique et technique actuel?

**On en reparle plus loin…

Limités dans le temps (Time-Bound)

Pour quand?

Qu'est-ce que je peux faire dans six mois?

Qu'est-ce que je peux faire dans six semaines?

Que puis-je faire aujourd'hui?

Bonus : Accessible!

Peu importe votre méthode, vous devez avoir accès en tout temps votre/vos To Do List(s)

Outils pratiques

Ma méthode personnelle Plusieurs listes détaillées en même temps. Une liste globale.

15-30 minutes par jour, planification détaillée sur la semaine◦ Meetings de la journée◦ Tâches par projets, en ordre de priorité◦ Inclus mes tâches personnelles◦ N’inclus jamais les tâches répétitives (Ex: Aller chercher ma fille à la garderie)… mais inclus le souper prévu du soir

2 Semaines suivantes, moins en détails

Une place pour les To Do moins urgent, mais important pour la semaineUne place pour les To Do moins urgent, mais important à long termeUne liste d’épicerie, d’achat par magasin, à lire, etc.

Mais surtout….accessible de tous mes appareils (téléphone, ordis, tablette)

#6 Choississez vos priorités

Êtes-vous toujours en train d’éteindre des feux?

Avez-vous souvent un sentiment d’accomplissement dans votre journée?

Quadrant de DEMANDE – important et urgent. Ce sont des choses que vous pouvez pas et qui ne doivent pas être ignorées. Cependant passer trop de temps dans ce quadrant peut conduire au stress et au burn-out - vous serez pris dans un cycle sans fin de la gestion des crises et de lutte contre les feux. La seule façon de réduire le temps que vous passez dans ce quadrant est d'être proactif et de passer plus de temps sur les choses importantes avant qu'ils ne deviennent des urgences.

Quadrant de la ZONE- important mais pas urgent. C'est là que vous devez passer la plupart de votre temps. Les activités dans ce quadrant comprennent la planification, la prévention, l'amélioration des capacités, l'établissement de relations, la reconnaissance de nouvelles opportunités, etc.

Quadrant de ILLUSION - pas important mais urgent. Les gens passent une grande partie de leur temps dans ce quadrant à confondre les choses urgentes avec les choses importantes. Ce quadrant est plein de questions urgentes: interruptions, sonneries de téléphones, e-mails, etc... Passer trop de temps dans ce quadrant conduit à une continuelle gestion de crises.

Quadrant de ESCAPE - pas important et pas urgent. Distractions inutiles… Trop de télé, Facebook, jeux vidéos, couponing, se faire les ongles deux fois par jour…

Quelqu'un qui est bon dans la gestion du temps n'est pas quelqu'un qui gère constamment les tâches dans le stress.

#7 Apprenez à arrêter… simplement

Qu’allez-vous

changer demain?

N’hésitez pas à nous écrire pour toutes questions!

mrogerp@cefq.ca

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