8 mars 2013

Procédure de mise en concurrence transparente des désignations et des recommandations

en matière de prévoyance collective complémentaire

Avec l'accord national interprofessionnel (ANI) du 17 février 2012 sur la modernisation du paritarisme et de son fonctionnement, les partenaires sociaux se sont attachés à renforcer le principe de transparence en matière de gestion paritaire.

Ce principe de transparence doit également guider les partenaires sociaux des branches professionnelles en matière de négociation paritaire lorsqu’elles décident de procéder à la désignation ou à la recommandation d'organismes d’assurance. Il en va de la pérennité et de la légitimité des régimes conventionnels de prévoyance collective qu’elles mettent en place.

L’accord national interprofessionnel du 11 janvier 2013 pour la compétitivité des entreprises et la sécurisation de l’emploi a prévu la mise en place d’une procédure de mise en concurrence transparente des désignations et des recommandations réalisées par les branches en matière de prévoyance collective, y compris pour les frais de santé, et a renvoyé à un groupe de travail paritaire les modalités de cette procédure. Le projet de loi sur la sécurisation de l’emploi prévoit que cette procédure fera l’objet d’un décret d’application.

Le présent document s’attache à définir une procédure précisant la méthode et les principes permettant de garantir les conditions de transparence en matière de désignations et de recommandations du ou des organisme(s) d'assurance chargé (s) de la mise en oeuvre d'un régime de prévoyance dans les branches.

Le présent document s’impose aux organisations signataires de l’accord national interprofessionnel du 11 janvier 2013 et à leurs mandataires dans les branches professionnelles qui s’engagent à mettre en œuvre l’ensemble des dispositions y figurant.

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La Commission paritaire1 de la branche professionnelle est responsable du respect de l’intégralité de la procédure de mise en concurrence. A ce titre, elle veille notamment à la mise en œuvre des principes de transparence, d’impartialité et d’égalité de traitement entre les organismes assureurs candidats. Afin d’assurer la traçabilité de ses décisions, la Commission paritaire s’assure que chacune de ses réunions concernant la procédure de désignation ou de recommandation engagée fait l’objet d’un compte-rendu synthétique soumis à l’approbation de ses membres.

1 - On entend par « Commission paritaire » l’instance paritaire de la branche professionnelle habilitée à négocier et à signer un accord collectif ou une Commission paritaire ad hoc instaurée par la branche afin de mettre en œuvre la procédure de mise en concurrence. La Commission paritaire ad hoc est composée à parité entre représentants « employeurs » et représentants « salariés » et comprend au minimum 4 personnes. La Commission paritaire ad hoc n’est pas habilitée à signer un accord collectif. La décision quant au choix final doit être entérinée par l’instance paritaire habilitée de la branche professionnelle concernée. A défaut, la procédure doit être recommencée.

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1 Elaboration du cahier des charges par la Commission paritaire de la branche

1.1 Contenu du cahier des charges

La Commission paritaire élabore le cahier des charges qui sera transmis aux candidats et la grille d’évaluation des réponses qu’elle utilisera pour le choix du ou des organismes assureurs désignés ou recommandés.

Le cahier des charges comporte obligatoirement l’ensemble des éléments qui ont été négociés par la branche sur les caractéristiques de la couverture souhaitée et notamment :

— les principales caractéristiques de la population à assurer ; — les garanties et, éventuellement, les services attendus ; — les objectifs de sécurité et de qualité recherchés ; — l’assiette et la structure des cotisations ; — la tarification souhaitée et les conditions de révision des tarifs ; — le cas échéant, les modalités d’organisation et du financement d’éléments de solidarité

(action sociale, droits non contributifs, etc.).

La Commission paritaire définit, dans le cahier des charges, les garanties attendues par la branche professionnelle de la part des organismes assureurs candidats, concernant notamment leur marge de solvabilité, leurs fonds propres, les comptes annuels ainsi que leur expérience préalable en matière d’assurance collective de personnes en prévoyance et en santé. A cette fin, elle peut exiger d’eux la communication des documents qu’elle juge nécessaires.

La Commission paritaire précise, dans le cahier des charges, les modalités de suivi du régime en cours de contrat et les obligations qui incomberont aux organismes assureurs désignés ou recommandés, notamment en termes d’information.

La Commission paritaire prévoit, dans le cahier des charges, les conditions de réexamen périodique du choix du ou des organismes assureurs désignés ou recommandés et précise les obligations incombant à ce ou ces organismes lors de ce réexamen et en particulier le financement du rapport d’expertise sur la gestion collective prévu au point 6 du présent accord.

Le cahier des charges précise obligatoirement si la procédure engagée vise une désignation ou une recommandation.

1.2 Principe de non-discrimination

La Commission paritaire ne peut imposer aucune condition entraînant une discrimination directe ou indirecte à l'encontre de certains organismes d’assurance (exemple : éléments statistiques relatifs à la branche qui ne seraient connus que du seul organisme d'assurance gestionnaire).

La Commission paritaire ne peut exclure la candidature d'aucun organisme d'assurance en raison de sa forme juridique.

Si l’un des candidats proposait une ou plusieurs prestations non prévues par ce cahier des charges, la Commission paritaire, dans la mesure où cette proposition lui apparaîtrait intéressante, devra interroger l’ensemble des candidats présélectionnés sur leur capacité à proposer également cette ou ces prestation(s).

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2 Appel à candidatures

La Commission paritaire rend public l’appel à candidatures dans les conditions précisées au point 2.1 du présent document.

L’appel à candidatures comporte obligatoirement :

— Les critères d’éligibilité des organismes assureurs ; — Les critères de recevabilité des dossiers de candidature ; — Les délais de dépôt des candidatures (date d’ouverture et durée de la procédure)2 ;

— Les délais d’instruction des dossiers de candidature par la Commission paritaire ;

— Les modalités d’envoi des dossiers de candidatures.

2.1 Conditions de publicité La Commission paritaire communique l’avis d’appel à candidatures aux fédérations des différentes familles d’organismes assureurs (FFSA, FNMF, CTIP, GEMA, FNIM) et aux organisations syndicales et patronales de la branche professionnelle concernée. Ceux-ci sont tenus de mettre en ligne cette information sur leur site.

Le cahier des charges défini par la Commission paritaire est obligatoirement annexé à l’appel à candidatures dans les mêmes conditions de publicité.

2.2 Critères d’éligibilité

L’appel à candidature s’adresse à tout organisme d’assurance disposant des agréments et le cas échéant, autorisations nécessaires pour pratiquer les opérations d'assurance du régime défini par la Commission paritaire.

La Commission paritaire peut exiger que les organismes d'assurance candidats aient leur siège social dans l'un des Etats membres de l'Union européenne.

La Commission paritaire peut exiger un niveau minimum de solvabilité, et notamment en fonds propres, des organismes d'assurance candidats, en considération de la nature du régime souhaité et, proportionnée aux effectifs de la branche concernée. La Commission paritaire peut exiger que les dossiers candidatures soient rédigés en langue française.

2.3 Critères de recevabilité

Pour être recevable, le dossier envoyé à la Commission paritaire par tout organisme assureur candidat doit être conforme au cahier des charges, complet, et transmis dans les délais fixés par la Commission. Tout dossier reçu hors délai est irrecevable.

Tout dossier incomplet au regard de ces exigences de forme est considéré comme non-conforme.

La Commission paritaire ne peut exiger des modalités et des délais différents selon les dossiers de candidatures.

2 - Le délai entre la publicité de l’appel d’offres et la date limite de dépôt des candidatures doit être raisonnable (de l’ordre de 6 semaines).

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3 Examen des candidatures

Dans la procédure d'examen des dossiers de candidature, la Commission paritaire respecte une stricte égalité de traitement entre les organismes d'assurance candidats, quelle que soit leur forme juridique, ainsi qu'entre le ou les organisme(s) d'ores et déjà désigné(s) et le ou les autres organismes d'assurance candidats, dans le cas d’une procédure de réexamen périodique.

3.1 Procédure de désignation La Commission paritaire procède à l’ouverture des plis et se prononce sur la recevabilité et l’éligibilité des dossiers reçus. Elle arrête la liste des candidats dont les dossiers sont éligibles et recevables.

Tout rejet d’un dossier doit être notifié à l’organisme d’assurance candidat concerné et dûment motivé.

La Commission paritaire analyse l’ensemble des dossiers retenus au regard du cahier des charges et de la grille d’évaluation.

Elle présélectionne les cinq candidats qu’elle évalue le plus favorablement et les convoque pour une audition3.

Chaque candidat doit pouvoir disposer d’un délai raisonnable4 à compter de la date de convocation pour se préparer à cette audition par la Commission paritaire.

L’audition doit permettre aux candidats de présenter et détailler leur dossier.

3.2 Procédure de recommandation La Commission paritaire procède à l’ouverture des plis et se prononce sur la recevabilité et l’éligibilité des dossiers reçus. Elle arrête la liste des candidats dont les dossiers sont éligibles et recevables.

Tout rejet d’un dossier doit être notifié à l’organisme candidat concerné et dûment motivé.

Elle présélectionne les candidats qu’elle évalue le plus favorablement au regard du cahier des charges et de la grille d’évaluation et peut les convoquer pour une audition.

L’audition doit permettre aux candidats de présenter et détailler leur dossier.

4 Choix final et information des candidats La Commission analyse les dossiers des candidats présélectionnés en fonction du cahier des charges et en utilisant la grille d’évaluation et procède, le cas échéant à l’issue de l’audition des candidats les mieux évalués, à la sélection finale du ou des organismes désignés ou recommandés.

La Commission paritaire détermine son choix final au regard des critères qu’elle a définis dans le cahier des charges et sur la base de la grille d’évaluation.

Les résultats de la sélection finale sont rendus publics dans les mêmes conditions que celles prévues pour l’appel d’offres au point 2.1 du présent document.

La Commission paritaire informe, par courrier avec recommandé avec accusé réception (RAR), dans un délai de quinze jours ouvrés, chacun des organismes d'assurance dont la candidature

3 - Si le nombre de dossiers éligibles et recevables est égal ou inférieur à 5, l’ensemble des candidats sont auditionnés. 4 - de l’ordre de 10 à 15 jours minimum.

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n'aurait pas été retenue. Elle motive sa décision au regard du cahier des charges et de la grille d’évaluation.

Les candidats non retenus peuvent demander, par courrier simple, des compléments d’information sur les raisons pour lesquelles la Commission paritaire n’a pas retenu leur dossier. La Commission paritaire dispose de deux mois à compter de la réception de la demande pour répondre.

5 Règles de déontologie

5.1 La prévention des conflits d’intérêt

a) Les membres de la Commission paritaire

La Commission paritaire prend toute mesure qu’elle juge nécessaire pour prévenir toute situation de conflit d’intérêt d’un ou plusieurs de ses membres. Est considéré comme une situation de conflit d'intérêt le cas où l'un des membres de la Commission paritaire exerce ou a exercé au cours des cinq dernières années des fonctions délibérantes ou dirigeantes au sein de l'organisme d'assurance candidat5.

En tout état de cause, dès que la liste des candidats est arrêtée par la Commission paritaire, chacun de ses membres a l'obligation de déclarer dans un délai prédéterminé les situations de conflits d'intérêt dont il a connaissance. Cette déclaration doit être communiquée à chacun des membres de la Commission paritaire.

Aucun membre en situation de conflit d’intérêt ne peut prendre part à une réunion de la Commission en lien avec l’appel d’offres. Le ou les membres de la Commission paritaire placés dans ces situations ne peuvent prendre part aux délibérations de la Commission paritaire concernant sa (leur) propre situation.

La ou les organisations syndicales concernées disposent de la possibilité de remplacer le ou les membres concernés lorsque la Commission paritaire traite de ces sujets.

La Commission paritaire se saisit ou est saisie par le ou les membres concernés par toute nouvelle situation de conflit d'intérêt dans laquelle ils pourraient se trouver placés pendant toute la durée de la mise en concurrence. La Commission paritaire doit alors statuer sur ces situations dans un délai qu'elle aurait elle-même décidé.

Elle s’assure, au début de chaque séance, qu’aucun de ses membres n’est en situation de conflit d’intérêt. Cette information figure au procès-verbal synthétique de la séance.

A l’issue de l’appel d’offre, aucun membre de la Commission paritaire ne peut exercer de fonctions délibérantes ou dirigeantes au sein de l’organisme d’assurance retenu pendant la durée du contrat.

5 ‐ Il s’agit :

— des organismes d’assurance habilités à pratiquer les opérations visées à la branche 1 et 2 de l’article R.321-1 du code des assurances, — des institutions de prévoyance habilités à pratiquer les opérations visées par l’article L.931-1 du code de la Sécurité sociale ; — des mutuelles habilités à pratiquer les opérations visées par l’article L 211-1 du code de la mutualité. — Ou des organismes qui leurs sont affiliés au sens de la directive 98/78 CE sur la surveillance complémentaire des groupes d’assurance.

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b) Le ou les experts éventuels

Si la Commission paritaire a décidé de nommer un expert choisi en fonction de ses compétences et de son expérience professionnelle, l'expert pressenti est tenu de déclarer, préalablement à sa nomination, toute situation de conflit d'intérêt dans laquelle il pourrait être placé vis-à-vis des personnes physiques membres de celle-ci et des organisations auxquelles elles appartiennent ainsi que vis-à-vis de tous les organismes d'assurance.

c) Les organismes assureurs candidats

Les organismes assureurs candidats sont tenus de joindre, au dossier de candidature, la liste des relations commerciales et des conventions financières, conclues ou poursuivies au cours de l’année civile précédant l’appel à candidatures, avec des organisations syndicales d’employeurs et de salariés de la branche professionnelle concernée.

5.2 Le respect du principe de confidentialité des travaux de la Commission paritaire

Les obligations de confidentialité et de secret des délibérations des membres de la Commission paritaire s'exercent à l'égard de toute personne physique ou morale ou organisation autre que celle dont ils détiennent leur mandat. Les membres de la Commission paritaire et les experts désignés par celle-ci sont notamment tenus au secret professionnel concernant des informations de nature concurrentielle qui peuvent être communiquées par les organismes d'assurance candidats.

Lorsque la Commission paritaire délibère sur le choix du ou des organismes d'assurance chargés de mettre en oeuvre le régime de la branche concernée, seuls peuvent être présents à cette délibération, les représentants des organisations syndicales d'employeurs et de salariés de la branche, à l'exclusion de toute autre personne. L'instance disposant de la capacité de représenter la branche doit se conformer à la décision de la Commission paritaire.

Les experts désignés par la Commission paritaire sont soumis à une stricte obligation de confidentialité.

6 Réexamen et évaluation du régime

Le réexamen périodique, dont les conditions sont précisées dans le cahier des charges, permet à la Commission paritaire de s'assurer que la désignation ou la recommandation de l'organisme d'assurance a produit les effets escomptés depuis l'attribution du régime.

Six mois au plus tard avant la date-limite de réexamen du choix du ou des organismes assureurs désignés ou recommandés, la Commission paritaire se réunit afin de procéder à l’évaluation quantitative et qualitative du régime mis en place.

Cette évaluation s’effectue sur la base d’un rapport sur la gestion de la couverture collective mise en œuvre par le ou les organismes assureurs désignés ou recommandés. Ce rapport d’expertise est établi par un tiers expert choisi par la Commission paritaire. Le coût de ce rapport est à la charge de l’organisme assureur désigné ou recommandé.

L’évaluation par la Commission paritaire ainsi que le rapport d’expertise sont transmis à tout adhérent des organisations d’employeurs de la branche et à tout représentant relevant d’organisations syndicales de salariés représentatives de la branche, qui en font la demande.

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La Commission paritaire exige du ou des organismes d'assurance désignés ou recommandés la présentation des comptes du règlement ou du contrat ainsi que le rapport prévu aux articles 3 et 4 du décret n° 90-769 du 30 août 1990 pris pour l'application des articles 4, 9 et 15 de la loi n° 89-1009 du 31 décembre 1989.

Sur la base de cette évaluation, la Commission paritaire engage une procédure de mise en concurrence transparente en vue de procéder au choix du ou des organismes assureurs désignés ou recommandés.

7 Champ d’application, dérogation et entrée en vigueur

La procédure, décrite ci-dessus, s’applique : — aux appels d’offre en matière de prévoyance collective complémentaire (frais de santé,

risques lourds et dépendance) ;

— aux désignations et aux recommandations initiales ;

— aux renouvellements de celles-ci dans le cadre de la procédure de réexamen prévu au point 6 du présent document.

Cette procédure n’a pas lieu de s'appliquer lorsque la Commission paritaire de la branche professionnelle a, avant la date d'entrée en vigueur du présent accord, constitué une institution de prévoyance selon les modalités prévues au a) de l'article R.931-1-3 du code de la sécurité sociale6 ou une mutuelle professionnelle.

En tout état de cause, ces institutions de prévoyance et mutuelles professionnelles ne pourront envoyer leurs candidatures, dans le cadre d’une procédure de recommandation ou de désignation, auprès d’une branche professionnelle ou d’une entreprise autre que celle pour laquelle elles ont été constituées.

Dans le cas où une institution de prévoyance ou une mutuelle professionnelle peut, en vertu de ses statuts, agir au-delà du champ pour lequel elle a été constituée, elle est alors soumise, y compris pour la branche professionnelle pour laquelle elle a été constituée, à la présente procédure.

La procédure de mise en concurrence entre en vigueur à compter xxxxxxxxxxxxx.

8 Sanctions Le non-respect de la procédure de mise en concurrence emporte la nullité de la désignation ou de la recommandation du ou des organismes d’assurance.

En particulier, toute désignation ou recommandation prise par une Commission paritaire dont un membre est en situation de conflit d’intérêt telle que précisée au point 5.1 du présent accord est nulle.

6 - Le a) de l’article R. 931-1-3 prévoit que les institutions de prévoyance sont constituées selon la modalité suivante : « Lorsque leur champ d'intervention s'étend à une branche professionnelle ou à une profession relevant du livre VII du code du travail, par la conclusion, pour la mise en œuvre de l'article L.912-1, d'une convention ou d'un accord collectif entre une ou plusieurs organisations syndicales d'employeurs et une ou plusieurs organisations syndicales de salariés ; ».

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9 Pilotage de la réforme Le groupe de travail paritaire prévu à l’article 1 de l’Accord national interprofessionnel du 11 janvier 2013 convient de se réunir au moins une fois par an à compter de la mise en œuvre effective de la procédure par les branches professionnelles.

Il est chargé d’évaluer les conditions de mise en œuvre de cette procédure de désignation et de recommandation par les branches professionnelles et de recenser les éventuelles difficultés rencontrées.

Le groupe de travail paritaire réalise, chaque année, un bilan de la mise en œuvre de cette procédure qui est rendu public. Au vu de ce bilan, il propose éventuellement des modifications de cette procédure.

Le groupe de travail paritaire peut se faire assister dans ses travaux.

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