Conférence doc et finances 2013

© QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée

Réussir la dématérialisation de ses factures clients B2B

Doc & Finances 2013 – CNIT Paris 27 février 2013

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Émettre des factures clients électroniques

5 points clés pour réussir votre projet

Cas client et retour d’expérience

Quelques mots sur le dispositif Qweeby






Le papier : une solution lourde et coûteuse

Réalisation

de la facture

Impression et

mise sous pli

Dépôt à la

Poste

Classement

de l’archive

Réception du

courrier

Contrôle et

validation

Saisie

comptable

Emission du

paiement

Classement

de la facture

Emetteur Récepteur

Supprimer réellement le support matériel (dématérialisation fiscale) permet de supprimer des opérations lourdes et coûteuses, telle que la numérisation de factures fournisseurs

réalisée par les récepteurs (à leurs frais)

Le côté matériel du flux d’information introduit des opérations lourdes et coûteuses

Emettre une facture papier est coûteux (3 fois le prix du timbre) pour l’émetteur. Traiter la facture en réception est coûteux pour le récepteur.

Il est préférable que l’émetteur génère à la source un flux exploitable

3


4

Côté émetteur Côté récepteur

Fiabilisation du processus de facturation • Réduction des temps de transmission • Traçabilité et visibilité sur la remise de la facture • Alertes et relances automatisées

Réduction des frais généraux : • Moins de papier et d’impressions • Moins d’affranchissement • Moins d’archives à stocker

Réduction des coûts opérationnels • Moins de manipulations (envoi, classement, mise

sous pli, affranchissement, bourrages…)

Création d’un avantage concurrentiel • Facteur différentiant • Généralisation aux donneurs d’ordres

Développement durable

Réduction des coûts opérationnels : • Moins de manipulations en réception • Pas de ressaisies • Automatisation des processus de traitement • Moins de manipulations de classement • Moins d’archives à conserver • Accès facilité aux factures (en ligne) • Suppression de coûts de numérisation / LAD / RAD

Fiabilisation de la gestion des paiements • Fiabilisation du circuit de validation des factures (et

réduction du cycle de traitement) • Fiabilité des données de facturation

Les bénéfices de la dématérialisation

La dématérialisation des factures permet à l’émetteur et au récepteur de réduire leurs coûts et de fiabiliser leurs processus

4


La dématérialisation des factures clients : un projet facile et gagnant

La dématérialisation des factures fournisseurs est complexe à mettre en œuvre car elle impose de toucher aux outils, aux processus et aux habitudes. Par contre, la dématérialisation des factures clients est plus légère et facile à mettre en œuvre

Mise en œuvre

ROI

Rapide

Long

Complexe Facile

Dématérialisation de factures fournisseurs

Impacts technique, humain et

organisationnel forts

Dématérialisation de factures clients

Impacts technique, humain et

organisationnel faibles

5

Dématérialiser les factures sortantes est le bon point d’entrée de la dématérialisation dans les entreprises


La facture électronique : une affaire a priori simple…

Produire les factures électroniques avec les garanties d’authenticité et d’intégrité, les conserver de manière

pérenne et inaltérable

Transmettre la facture électronique par voie électronique à chaque

client destinataire


… rapidement complexe dans le B2B

Produire les factures électroniques avec les garanties d’authenticité et d’intégrité, les conserver de manière

pérenne et inaltérable 1

<XLM>

2

<CSV>

n

<UBL>

Connaître et générer les formats attendus des destinataires Assurer l’interconnexion avec les plateformes et réseaux Tracer les transmissions et faciliter le suivi des envois Automatiser les relances et les alertes Maintenir la productivité du processus de facturation

Transmettre les factures électroniques aux différents destinataires, selon les modalités attendues par chacun d’eux pour assurer l’intégration technique


Les enjeux de la facture électronique : les données et la transmission

Emetteur Récepteur Informations

Dans les flux de facturation ce qui intéresse le destinataire ce sont les données, idéalement dans un format exploitable, et non le support de transmission

Ce qui intéresse l’émetteur, c’est que sa facture arrive au client

Traçabilité


9

Les avantages du PDF signé (ou pas)

EDI

Faible part de clients EDI au sein du portefeuille client et/ou les flux EDI représentent une part faible sur l’ensemble des flux opérés

Les coûts de mise en œuvre et de maintenance sont importants compte tenu du périmètre concerné : le retour sur investissement est faible

La maturité technique est faible et/ou les outils en place ne sont pas adaptés

PDF

Applicable à tous les clients : peut être déployé largement et facilement à l’ensemble des clients

Coût limité et simple à mettre en œuvre : retour sur investissement réel et rapide

Absence de contraintes techniques : compatible avec tous les outils et ne requiert pas de compétences techniques particulières

Pour la plupart des entreprises, dont une partie seulement des clients est capable de recevoir de l’EDI, la facture dématérialisée en PDF (signé) est l’option idéale

9


10

Un facteur de ROI supplémentaire : l’instruction fiscale du 11 janvier 2007

Le récepteur doit conserver l’exemplaire papier des factures reçues. L’émetteur peut, LUI, conserver ses factures émises sous forme papier dans un format électronique

Facture émise papier (ou assimilé : PDF par e-mail)

Facture émise électronique (289-V ou 289 bis)

Conservation par l’émetteur

Papier ou électronique (instruction fiscale du 11/01/07)

Electronique

Conservation par le récepteur Papier Electronique

10

QWEEBY/08- DOCS DE REFERENCE/801 - LEGAL & REGLEMENTAIRE/Instruction-n4-11-01-2007(3).pdf











Produire la facture à partir des outils de

facturation Signer électroniquement la

facture Déposer la facture dans le dispositif

d’archivage électronique

Transmettre la facture au destinataire

Les factures électroniques doivent se glisser dans le processus de facturation existant sans en dégrader la productivité. Ceci est d’autant plus délicat lorsque les factures

électroniques sont noyées dans un flux de factures papier

1- Insérer la dématérialisation des factures clients dans le processus de facturation

Connaître les clients dématérialisés pour isoler leurs factures Pouvoir être réactif aux accords donnés par les clients

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2- Répondre aux attentes différentes des différents destinataires

Emetteur

Client 1

Client 2

PDF Signé en FTP

EDI

Papier

PDF Signé en GS1 XML

Client 3 PDF Signé et format propriétaire

Client 4

Client …

La dématérialisation fiscale des factures conduit à gérer des exigences clients et une diversité de format / protocoles qui n’existent pas avec le papier

13


Mobiliser et engager toute l’entreprise pour garantir la cohérence des messages

Le proposer à tous ses clients sans chercher à

organiser a priori le déploiement

Eviter le forcing et accompagner les clients en

montrant les avantages concrets

Organiser le planning en fonction des réponses

clients et de leur planning

Prendre en compte les demandes ou cahiers des

charges des clients sans se focaliser dessus

L’ampleur du ROI dépend de l’ampleur et de la vitesse du déploiement

3- Déployer largement et rapidement

14


15

La dématérialisation des factures clients est un volet parmi d’autres de la stratégie de dématérialisation de l’entreprise. Ce n’est pas à l’outil de dématérialisation ou à vos clients de contraindre vos choix d’identité numérique et d’archivage électronique

4- Avoir une approche globale de la dématérialisation

15


5- Insérer la dématérialisation dans la stratégie générale de l’entreprise

Veiller à la cohérence avec les outils mis en œuvre dans l’entreprise (GED, archivage probatoire, identité numérique…)

Intégrer la dématérialisation des factures dans la démarche de Responsabilité Sociale et Environnementale (RSE) de l’entreprise

Former les utilisateurs pour atteindre tous les avantages et bénéfices de la dématérialisation (et éviter les fausses manœuvres involontaires…)

Mettre en avant la dématérialisation pour en faire un facteur concurrentiel différentiant

La dématérialisation est un avantage pour l’entreprise : il faut l’articuler avec les actions de RSE, de marketing et de communication pour bien la valoriser

16


En synthèse… et en pratique

Construire votre stratégie « dématérialisée » : stratégie d’identité numérique (certificat signature) et politique d’archivage électronique adaptée à vos besoins actuels (et futurs)

Faire le point sur les attentes de vos clients qui peuvent déployer la dématérialisation de leur côté. Ne pas se limiter à la demande et aux impératifs du premier qui s’exprime

Inciter tous vos clients à accepter des factures dématérialisées (pour réduire la part transmise par courrier et générer un réel retour sur investissement)

Garder la main sur vos factures papier (ne pas externaliser d’office ou vous laisser la liberté de choix de l’opérateur)

Mettre l’équipe comptable dans la boucle pour la rassurer et l’impliquer

Travailler avec les utilisateurs leur rapport au papier : pour éviter qu’ils impriment autant (si pas plus) qu’avant

Indiquer dans vos CGV la mise en œuvre de la dématérialisation des factures

Et surtout (avant tout) respecter le cadre réglementaire 17











19

Cas clients

• Equipements pour laboratoires médicaux

• Sollicité par un client Waters décide de se lancer dans la dématérialisation générale de ses factures client.

• L’opérateur proposé par le client ne permettant pas le déploiement large, Waters choisit Qweeby qui alimentera cet opérateur (B-Process).

• En complément Qweeby transmet les factures aux autres clients via sa plateforme de notifications mail tracées et développe des connexions additionnelles (Peppol).

• Démarrage : mai 2012

• Volumétrie concernée : 16 000 factures /an

• Clients déployés : 38

• Opérateur de téléphonie mobile

• Engagé dans une démarche de dématérialisation de ses factures clients avec un prestataire de BPO

• Le prestataire de BPO étant incapable de répondre aux demandes de Carrefour et Auchan, Bouygues Telecom a confié à Qweeby ses flux de facturation destinés à ces clients

• Démarrage : novembre 2011

• Volumétrie concernée : 3500 factures/an

• Clients déployés : 2 (Carrefour et Auchan)

GS1 XML

SAP I F GS1 XML

SAP

PEPPOL @


20

Cas clients

• Salaisons traditionnelles

• Sollicité par Auchan France pour passer la facture électronique, cette entreprise a opté dans un premier temps pour le webEDI.

• Face aux ressaisies et manipulations additionnelles imposées, la Sté Duculty a choisi Qweeby pour sa facilité de mise en œuvre et sa simplicité d’utilisation.

• Démarrage : février 2011

• Volumétrie concernée : 9000 factures / an

• Clients déployés : Auchan, Carrefour et Casino

• Portes, Fenêtres et volets

• Sollicité par un client Groupe Brémaud décide de se lancer dans la dématérialisation générale de ses factures client.

• L’opérateur proposé par le client ne répondant pas aux attentes de Groupe Brémaud, le choix se porte sur Qweeby qui alimente cet opérateur (@GP)

• En complément Qweeby transmet les factures aux autres clients via sa plateforme de notifications mail tracées

• Démarrage : 18 juin 2012

• Volumétrie concernée : 61 000 factures / an

• Client déployés : 4

GS1 XML

Isagri GS1 XML

Custom I F

@

../../../../Version salon.mpg


21

Cas clients

• Salons de jardin et aménagement extérieur

• Sollicité par Auchan France pour passer la facture électronique, cette entreprise a choisi Qweeby pour répondre à la demande et déployer à ses autres clients

• Le groupe Edenside (dont fait partie la marque Madeira) a fourni sa liste clients donneurs d’ordres à Qweeby en lui demandant de déployer auprès d’un maximum d’entre eux les flux électroniques

• Démarrage Auchan : avril 2012

• Volumétrie concernée : 4500 factures

• Clients déployés : AUCHAN + contacts en cours

• Robinetterie et équipements de salle de bains haut de gamme

• Ondyna a identifié la dématérialisation des factures comme un levier de réduction de coût et d’efficacité

• Pour pouvoir déployer largement auprès d’une clientèle de grossistes et spécialistes du bâtiment, Ondyna à choisi Qweeby.

• Démarrage : prévu été 2012

• Volumétrie concernée : 38 000 factures / an

• Clients déployés : -

289 bis

I F SAGE CEGID GS1 XML

@


22











Qweeby

Un service de facture électronique pour dématérialiser les factures client

Connecté aux opérateurs et plateformes de réception Capable de répondre aux cahiers des charges des clients Orienté utilisateurs non techniciens Compatible avec tous les outils de gestion commerciale / ERP Ouvert et interopérable Economique à l’installation et à l’usage Facile à mettre en œuvre et à déployer


A partir de tout type de facture PDF produite par l’outil en place, quel qu’il soit


Qweeby transmet un flux conforme aux attentes de chaque destinataire

Transmission tracée et sécurisée du PDF signé + flux CSV ou UBL

Plateforme

Qweeby

Transmission via la plateforme de réception du destinataire

Transmission EDI (art. 289-Bis du CGI)

Transmission directe via un flux privé


Qweeby s’adresse aux PME – PMI, voire TPE, avec un modèle cohérent

Outil simple et intuitif qui se comprend facilement sans

nécessiter de formation

Structure de coût simple et lisible qui permet un ROI très

rapide et incite au déploiement

Offre modulaire et packagée, orientée usage, qui facilite la compréhension et la décision

Livré prêt à l’emploi pour une mise en œuvre par les utilisateurs et sans compétences techniques


Qweeby est interopérable pour respecter les choix de ses clients

La conservation des documents numériques et l’identité électronique sont des décisions stratégiques d’entreprise, indépendantes de l’opérateur des flux


Qweeby est une solution innovante et différente

PDF vers… PDF

Ressaisies et uploads

Destinataires limités

BPO ou archivage imposé

PDF vers formats structurés

Récupération directe (d’un bout à l’autre)

Interopérable et tous destinataires

Modulaire et ouvert

Spécifique et coûteux Mutualisé et progicialisé

a a a a a

r r r r r

Mise en œuvre complexe Plug and Play a r


Un dispositif validé et reconnu

Certification GS1 France

pour l’émission de factures

électroniques conformément

à l’article 289 V du Code

Général des Impôts

3ème prix lors des E-DOC award

2011 de la FedISA pour

l’innovation dans le domaine de

la gestion électronique des

documents et informations

Mention spéciale du Jury du

concours biennal Eureka

organisé par le Conseil

Supérieur de l’Ordre des

Experts Comptables


Merci de votre attention

www.qweeby.com Qweeby.over-blog.com Qweeby.com/blog Scoop.it/facture-electronique

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Eric Wanscoor [email protected]

04 27 10 83 10 – 06 59 34 07 88

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