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Des activité de l'entité à la préparation au changement cet outil reprend 13 étapes de rédaction de processus pour l'équipe projet.
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Auteur:E-mail:
La méthode des 13 champs© au service de la Transformation
Michel [email protected]
Symposium BAFS 2014: Changing Change
Paris et Genève
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Cette présentation est protégée par les droits d'auteur . Toute utilisation commerciale doit faire l'objet d'une autorisation de l'auteur du C2P.
De la finalité de l’organisation…à sa transformation
Axes stratégiquesde l’organisation
Une structure et la définition de mission
de chaque entité
Des modalités de fonctionnement inter-
entitésl’ORGANISATION
Construction des processus:répartition des activités entre les entités
Finalité de l’organisation
La méthode des 13 champs au service de la transformation- Michel RAQUIN 2014
Construction de l’organisation de chaque entité
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Le BA est-il partie prenante des projets de transformation?
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Projets de transformation
Projets qui visent à:
� Modifier les structures� Revoir les modalités de fonctionnement entre entités� Réorganiser ou organiser, en interne, une entité
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Processus de transformation d’une organisation
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La méthode des 13 champs ©: schéma d’ensemble
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Objectifs de la présentation
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Montrer l’intérêt et la pertinence de chaque
champ…
… et illustrer à travers un exemple concret
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Les préalables à l’application de la méthode des 13 champs ©
La mission de chaque entité a été définie ou redéfinie
Les modalités de fonctionnement sont
précisées
Les processus ont été reconstruits
En fonction des axes stratégiques….
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1- Lister les activités de chaque entité
Objectif: faire le point des activités affectées à chaque
entité
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2 – Construire les enchaînements logiques des tâches de chaque activité et quantifier
Distribution des tâches par poste de travail
Base pour la quantification
Quels volumes prendre en compte?
Comment ramener cette charge au niveau exprimable
souhaité
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3 – Concevoir l’organisation interne de chaque entité
Pour construire l’ organisation interne de chaque entité
� Le regroupement des activités/tâches par unité (sous-ensembles)� L’organisation interne de chaque unité� La structure d’ensemble de l’entité� L’ affectation des responsabilités� La définition de fonction des différents postes de travail� Les profils souhaités � La structure de communication interne� �.
S’appuyer sur des critères d’organisation interne qui
eux-mêmes découlent de la stratégie de l’organisation
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le cas concret: création d’entités d’appui commercial
Rôles des entités
� Commercial� Production� Assistance� Alerte
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Une référence: les paramètres de conception de
Mintzberg
Quantification
Poids de chaque activité aujourd’hui et à 5 ans
DémarcheA partir du regroupement des activités pour sous-ensembles
cohérents:
� Création des unités de base� Constitution de la structure
d’ensemble� Détermination des relations
internes
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le cas concret: création d’entités d’appui commercial
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Un cas concret: création d’entités d’appui commercial
Structure d’ensembleResponsable
Unité de base
Unité de base
Unité de base
Unité de base
Unité de baseSecrétariatLogistique
Adjoint
RH
Module
ModuleModule
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4 – Mesurer l’impact sur les acteurs
Les questions à traiter
� Comment reclasser les surplus?� Y a-t-il une bonne adéquation entre les profils actuels et les profils souhaités?� Faut-il modifier les contrats de travail?� Quels futurs cursus de carrière offrir?� Les éléments de la rémunération doivent-ils évoluer?� S’il y a déplacement de personnes, comment les négocier?� �
Au final le traitement de ces différents points permet:
L’ établissement de l’organigramme nominatif
Le traitement des divers thèmes sociaux
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5 – déterminer le cadre des relations avec l’organisation et son environnement
Une entité a des relations avec les autres entités de l’organisation et
avec les parties prenantes qui interagissent avec cette
organisation
Objectif: les identifier et les structurer: notion de matrice des relations (sur quoi, avec
qui, comment?)
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6 – déterminer les moyens de traitement
Deux natures d’action
� Moyens de traitement au sens des outils dont les acteurs auront besoin
� Modalités de fonctionnement induites par les processus reconstruits et la nouvelle organisation (délégations, niveaux de service attendus,…)
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7 – estimer les besoins de formation
� Estimer pour chaque poste de travail les connaissances et compétences requises
� Rechercher par personne les besoins de formation à combler avant la mise en place
� Assurer ces actions pré-mise en place et/ou post mise en place
C o l l a b o r . 1 C o l l a b o r . 2 C o l l a b o r . 3 C o l l a b o r . 4 C o l l a b o r . 5 C o l l a b o r . 6C o mp é t en c e
c o l l e c t i v e
1 à E x p er t 1 à E x p er t 1 à E x p e r t1 à E x p e r t1 à E x p er t 1 à E x p e r t
C1.4.2Régular iser les c o m m i s s i o n s d iverses d'un compte cl ient entreprise
1 2 2 2 1 1 Crit ique
C1.4.3Rétrocéder les c o m m i s s i o n s d iverses d 'un compte c l ient entreprise
2 3 3 1 2 1 Maîtr i sé
C2.6.1Régular iser les c o m m i s s i o n s d iverses d'un compte cl ient part icu l ier
3 2 2 2 3 3 Maîtr i sé
C2.6.2Rétrocéder les c o m m i s s i o n s d iverses d 'un compte c l ient part icu l ier
1 2 1 3 3 3 Maîtr i sé
C3.10.3 Traiter les f ich iers ( lots) reçus 2 1 2 2 3 2 R i s q u éC3.10.4 Traiter une a n o m a l i e s u r un prélèvement à réception E 3 3 2 3 1 Maîtr i sé
C3.10.5Traiter un inc ident s u r un virement ou un prélèvement à l 'émiss ion
2 2 2 3 3 1 Maîtr i sé
C3.11.1 Effectuer l 'envoi du SIT 2 3 1 3 2 E Maîtr i séC3.11.2 Traiter une AOCT 2 1 2 2 1 E R i s q u éC3.11.3 Traiter le f ich ier retour du S IT 3 3 3 2 1 E Maîtr i sé
C3.3.5Mettre une oppos i t ion s u r un carnet de chèques / lettres chèques
E 2 2 3 3 2 Maîtr i sé
C3.4.1 Traiter un dépôt de chèque F r a n c e E 3 3 1 2 3 Maîtr i séC3.4.3 Traiter le f ich ier retour des chèques (EIC) 1 E 3 3 3 1 Maîtr i séC3.4.4 Mettre une oppos i t ion s u r un chèque 2 E 1 2 3 1 Maîtr i séC3.4.5 Supprimer une oppos i t ion s u r un chèque 1 E 1 E 1 1 Maîtr i séC3.4.6 Traiter un chèque retour s a n s prov i s ion 2 E 1 E E 1 Maîtr i séC3.4.7 Gérer un chèque retour s a n s prov i s ion E 1 1 E E 1 Maîtr i séC3.4.8 Traiter un inc ident chèque a l le r 1 2 2 1 1 1 Crit ique
N ° Pr o c e s s u s él é men t a i r e
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8 – Elaborer les outils de pilotage
Les objectifs des outils de pilotage
• Evaluer la performance de l’entité• Identifier ce qui va ou ce qui ne va pas• Prendre des décisions judicieuses• Motiver les équipes• Informer• Communiquer
Les questions à se poser
� Quels sont les éléments que je souhaite mesurer ?� De quelles informations ai-je besoin ?� Comment traduire ces besoins à travers des indicateurs?� Comment les construire, les exprimer visuellement ?� A quelle périodicité produire les informations ?� Qui sont les destinataires des informations ?
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9 – concevoir les implantations physiques
Quelques lignes directrices
� Savoir regrouper les acteurs qui ont des liens de travail très nombreux et fréquents
� Disposer de moyens de rangement proches des acteurs pour éviter les déplacements
� Situer la hiérarchie selon le plus ou moins niveau d’autonomie donné aux acteurs
� Avoir des espaces pour se réunir, pour faciliter la confidentialité Thème de nature
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10 – Organiser les liaisons physiques
Objectifs
� La définition des liaisons entre les entités et leur environnement
� L’organisation du/des points de réception/livraison
� Le système de diffusion/regroupement interne à chaque entité
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11 – déterminer la stratégie de mise en place
Le choix dépend de différents facteurs
� La nature et l’importance du changement� Les actions de formation à satisfaire avant la mise en place� La nécessité ou non de trouver un ou de nouveaux sites� L’importance des travaux à effectuer� Les actions de gestion à engager� Les moyens financiers dont on dispose� Les éléments politiques et commerciaux de la direction� …
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Un cas concret: création d’entités d’appui commercial
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Eléments à prendre en compte
� Aller vite� Fort changement� Mouvements de personnes� Beaucoup de formation � Sites à trouver et à aménager
Implication des régions
Détermination d’un processus d’action
Equipe centrale pour piloter
Des équipes en appui
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12 – élaborer les actions de communication
� Thème transverse à tout projet de transformation
� Plus pécher par excès que par défaut
Une approche possible pour un plan de communication
� Les publics� Les messages
� Le moment de la diffusion� Le diffuseur
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13 - préparer le changement
C’est, en fonction de la stratégie de mise en place
déterminée, préciser comment:
� Élaborer le dispositif de mise en place� Créer les outils ad hoc pour faciliter la mise en place� Concevoir les outils de suivi et d’accompagnement du changement� Établir le calendrier précis
…et concevoir cet ensemble
Mise en place par l ’équipe projet, par des relais locaux, …?
Outils possibles
� Dossier de référence� Compte à rebours� Fiches actions� Dossier de migration� Fiches de suivi….
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Avantages de cette méthode
C’est rassurant pour le responsable du projet
C’est un objet de communication pertinent
C’est un outil de planification intéressant
C’est un outil utile pour constituer l’équipe projet
C’est un outil d’anticipation
C’est utile pour faire participer/coopérer
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A votre écoute