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Auteur: E-mail: La méthode des 13 champs© au service de la Transformation Michel Raquin [email protected] Symposium BAFS 2014: Changing Change Paris et Genève

La méthode des 13 champs© au service de la Transformation M. Raquin BAF2014 GENEVE

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Des activité de l'entité à la préparation au changement cet outil reprend 13 étapes de rédaction de processus pour l'équipe projet.

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Auteur:E-mail:

La méthode des 13 champs© au service de la Transformation

Michel [email protected]

Symposium BAFS 2014: Changing Change

Paris et Genève

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De la finalité de l’organisation…à sa transformation

Axes stratégiquesde l’organisation

Une structure et la définition de mission

de chaque entité

Des modalités de fonctionnement inter-

entitésl’ORGANISATION

Construction des processus:répartition des activités entre les entités

Finalité de l’organisation

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Construction de l’organisation de chaque entité

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Le BA est-il partie prenante des projets de transformation?

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Projets de transformation

Projets qui visent à:

� Modifier les structures� Revoir les modalités de fonctionnement entre entités� Réorganiser ou organiser, en interne, une entité

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Processus de transformation d’une organisation

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La méthode des 13 champs ©: schéma d’ensemble

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Objectifs de la présentation

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Montrer l’intérêt et la pertinence de chaque

champ…

… et illustrer à travers un exemple concret

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Les préalables à l’application de la méthode des 13 champs ©

La mission de chaque entité a été définie ou redéfinie

Les modalités de fonctionnement sont

précisées

Les processus ont été reconstruits

En fonction des axes stratégiques….

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1- Lister les activités de chaque entité

Objectif: faire le point des activités affectées à chaque

entité

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2 – Construire les enchaînements logiques des tâches de chaque activité et quantifier

Distribution des tâches par poste de travail

Base pour la quantification

Quels volumes prendre en compte?

Comment ramener cette charge au niveau exprimable

souhaité

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3 – Concevoir l’organisation interne de chaque entité

Pour construire l’ organisation interne de chaque entité

� Le regroupement des activités/tâches par unité (sous-ensembles)� L’organisation interne de chaque unité� La structure d’ensemble de l’entité� L’ affectation des responsabilités� La définition de fonction des différents postes de travail� Les profils souhaités � La structure de communication interne� �.

S’appuyer sur des critères d’organisation interne qui

eux-mêmes découlent de la stratégie de l’organisation

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le cas concret: création d’entités d’appui commercial

Rôles des entités

� Commercial� Production� Assistance� Alerte

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Une référence: les paramètres de conception de

Mintzberg

Quantification

Poids de chaque activité aujourd’hui et à 5 ans

DémarcheA partir du regroupement des activités pour sous-ensembles

cohérents:

� Création des unités de base� Constitution de la structure

d’ensemble� Détermination des relations

internes

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le cas concret: création d’entités d’appui commercial

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Un cas concret: création d’entités d’appui commercial

Structure d’ensembleResponsable

Unité de base

Unité de base

Unité de base

Unité de base

Unité de baseSecrétariatLogistique

Adjoint

RH

Module

ModuleModule

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4 – Mesurer l’impact sur les acteurs

Les questions à traiter

� Comment reclasser les surplus?� Y a-t-il une bonne adéquation entre les profils actuels et les profils souhaités?� Faut-il modifier les contrats de travail?� Quels futurs cursus de carrière offrir?� Les éléments de la rémunération doivent-ils évoluer?� S’il y a déplacement de personnes, comment les négocier?� �

Au final le traitement de ces différents points permet:

L’ établissement de l’organigramme nominatif

Le traitement des divers thèmes sociaux

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5 – déterminer le cadre des relations avec l’organisation et son environnement

Une entité a des relations avec les autres entités de l’organisation et

avec les parties prenantes qui interagissent avec cette

organisation

Objectif: les identifier et les structurer: notion de matrice des relations (sur quoi, avec

qui, comment?)

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6 – déterminer les moyens de traitement

Deux natures d’action

� Moyens de traitement au sens des outils dont les acteurs auront besoin

� Modalités de fonctionnement induites par les processus reconstruits et la nouvelle organisation (délégations, niveaux de service attendus,…)

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7 – estimer les besoins de formation

� Estimer pour chaque poste de travail les connaissances et compétences requises

� Rechercher par personne les besoins de formation à combler avant la mise en place

� Assurer ces actions pré-mise en place et/ou post mise en place

C o l l a b o r . 1 C o l l a b o r . 2 C o l l a b o r . 3 C o l l a b o r . 4 C o l l a b o r . 5 C o l l a b o r . 6C o mp é t en c e

c o l l e c t i v e

1 à E x p er t 1 à E x p er t 1 à E x p e r t1 à E x p e r t1 à E x p er t 1 à E x p e r t

C1.4.2Régular iser les c o m m i s s i o n s d iverses d'un compte cl ient entreprise

1 2 2 2 1 1 Crit ique

C1.4.3Rétrocéder les c o m m i s s i o n s d iverses d 'un compte c l ient entreprise

2 3 3 1 2 1 Maîtr i sé

C2.6.1Régular iser les c o m m i s s i o n s d iverses d'un compte cl ient part icu l ier

3 2 2 2 3 3 Maîtr i sé

C2.6.2Rétrocéder les c o m m i s s i o n s d iverses d 'un compte c l ient part icu l ier

1 2 1 3 3 3 Maîtr i sé

C3.10.3 Traiter les f ich iers ( lots) reçus 2 1 2 2 3 2 R i s q u éC3.10.4 Traiter une a n o m a l i e s u r un prélèvement à réception E 3 3 2 3 1 Maîtr i sé

C3.10.5Traiter un inc ident s u r un virement ou un prélèvement à l 'émiss ion

2 2 2 3 3 1 Maîtr i sé

C3.11.1 Effectuer l 'envoi du SIT 2 3 1 3 2 E Maîtr i séC3.11.2 Traiter une AOCT 2 1 2 2 1 E R i s q u éC3.11.3 Traiter le f ich ier retour du S IT 3 3 3 2 1 E Maîtr i sé

C3.3.5Mettre une oppos i t ion s u r un carnet de chèques / lettres chèques

E 2 2 3 3 2 Maîtr i sé

C3.4.1 Traiter un dépôt de chèque F r a n c e E 3 3 1 2 3 Maîtr i séC3.4.3 Traiter le f ich ier retour des chèques (EIC) 1 E 3 3 3 1 Maîtr i séC3.4.4 Mettre une oppos i t ion s u r un chèque 2 E 1 2 3 1 Maîtr i séC3.4.5 Supprimer une oppos i t ion s u r un chèque 1 E 1 E 1 1 Maîtr i séC3.4.6 Traiter un chèque retour s a n s prov i s ion 2 E 1 E E 1 Maîtr i séC3.4.7 Gérer un chèque retour s a n s prov i s ion E 1 1 E E 1 Maîtr i séC3.4.8 Traiter un inc ident chèque a l le r 1 2 2 1 1 1 Crit ique

N ° Pr o c e s s u s él é men t a i r e

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8 – Elaborer les outils de pilotage

Les objectifs des outils de pilotage

• Evaluer la performance de l’entité• Identifier ce qui va ou ce qui ne va pas• Prendre des décisions judicieuses• Motiver les équipes• Informer• Communiquer

Les questions à se poser

� Quels sont les éléments que je souhaite mesurer ?� De quelles informations ai-je besoin ?� Comment traduire ces besoins à travers des indicateurs?� Comment les construire, les exprimer visuellement ?� A quelle périodicité produire les informations ?� Qui sont les destinataires des informations ?

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9 – concevoir les implantations physiques

Quelques lignes directrices

� Savoir regrouper les acteurs qui ont des liens de travail très nombreux et fréquents

� Disposer de moyens de rangement proches des acteurs pour éviter les déplacements

� Situer la hiérarchie selon le plus ou moins niveau d’autonomie donné aux acteurs

� Avoir des espaces pour se réunir, pour faciliter la confidentialité Thème de nature

logistiqueLa méthode des 13 champs au service de la transformation- Michel RAQUIN 2014

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10 – Organiser les liaisons physiques

Objectifs

� La définition des liaisons entre les entités et leur environnement

� L’organisation du/des points de réception/livraison

� Le système de diffusion/regroupement interne à chaque entité

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11 – déterminer la stratégie de mise en place

Le choix dépend de différents facteurs

� La nature et l’importance du changement� Les actions de formation à satisfaire avant la mise en place� La nécessité ou non de trouver un ou de nouveaux sites� L’importance des travaux à effectuer� Les actions de gestion à engager� Les moyens financiers dont on dispose� Les éléments politiques et commerciaux de la direction� …

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Un cas concret: création d’entités d’appui commercial

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Eléments à prendre en compte

� Aller vite� Fort changement� Mouvements de personnes� Beaucoup de formation � Sites à trouver et à aménager

Implication des régions

Détermination d’un processus d’action

Equipe centrale pour piloter

Des équipes en appui

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12 – élaborer les actions de communication

� Thème transverse à tout projet de transformation

� Plus pécher par excès que par défaut

Une approche possible pour un plan de communication

� Les publics� Les messages

� Le moment de la diffusion� Le diffuseur

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13 - préparer le changement

C’est, en fonction de la stratégie de mise en place

déterminée, préciser comment:

� Élaborer le dispositif de mise en place� Créer les outils ad hoc pour faciliter la mise en place� Concevoir les outils de suivi et d’accompagnement du changement� Établir le calendrier précis

…et concevoir cet ensemble

Mise en place par l ’équipe projet, par des relais locaux, …?

Outils possibles

� Dossier de référence� Compte à rebours� Fiches actions� Dossier de migration� Fiches de suivi….

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Avantages de cette méthode

C’est rassurant pour le responsable du projet

C’est un objet de communication pertinent

C’est un outil de planification intéressant

C’est un outil utile pour constituer l’équipe projet

C’est un outil d’anticipation

C’est utile pour faire participer/coopérer

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A votre écoute