11

LES INDICATEURS AU BLOC LES INDICATEURS AU BLOC

OPERATOIREOPERATOIRE RETOUR SUR EXPERIENCE RETOUR SUR EXPERIENCE

Pertinence et limites des indicateursPertinence et limites des indicateurs

Atelier n° 16

Indicateurs et tableaux de bord

Marie-Nadine CHAYS, Chef de bloc opératoire - Clinique Saint Vincent mnchays@capio.fr - 03 81 48 67 25

Paris La Villette - Cité des Sciences et de l’Industrie

Lundi 29 et mardi 30 novembre 2010

22

Présentation du plateau technique Présentation du plateau technique de la Clinique Saint Vincentde la Clinique Saint Vincent

15 salles d’opération15 salles d’opération 1 SSPI de 24 postes1 SSPI de 24 postes Création d’1 SSPI avec 4 postes Création d’1 SSPI avec 4 postes

spécifiquement dédiés à l’activité spécifiquement dédiés à l’activité d’endoscopied’endoscopie

85 à 100 patients pris en charge 85 à 100 patients pris en charge quotidiennementquotidiennement

33

2001: Premier indicateur2001: Premier indicateur

Taux d’occupation moyen des durées de vacation Taux d’occupation moyen des durées de vacation par praticienpar praticien sur 6 mois d’activité : réalisation à partir sur 6 mois d’activité : réalisation à partir des registres de bloc, en manueldes registres de bloc, en manuel

Dans quel Objectif ? Dans quel Objectif ? Définition des durées de vacations pour l’ensemble Définition des durées de vacations pour l’ensemble

des praticiens, dans le cadre du regroupementdes praticiens, dans le cadre du regroupement de de la clinique Bon Secours sur le site de Saint Vincentla clinique Bon Secours sur le site de Saint Vincent

Les difficultésLes difficultés de mise en œuvre de mise en œuvre AgressivitéAgressivité de certains praticiens de certains praticiens

1 Praticien quitte la réunion1 Praticien quitte la réunion

44

2002 : 12002 : 1erer indicateur informatisé indicateur informatisé

Taux d’occupation global des vacations/ praticienTaux d’occupation global des vacations/ praticien Taux d’occupation moyen des durées de Taux d’occupation moyen des durées de

vacations sur 6 mois à partir des fiches de blocvacations sur 6 mois à partir des fiches de bloc Présentation des indicateurs en commission de Présentation des indicateurs en commission de

bloc bloc

Les Objectifs: Les Objectifs: Définir des durées de vacations adaptées à Définir des durées de vacations adaptées à

l’activité pour l’ensemble des praticiensl’activité pour l’ensemble des praticiens Mettre en adéquation les effectifs au bloc Mettre en adéquation les effectifs au bloc

opératoireopératoire

55

IllustrationIllustrationTaux d'occupation des vacations

Dr X

82% 82%

103%

92%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

140%

lundi (9h) mardi mercredi(7h)

jeudi (9h) vendredi total

TAUX D'OCCUP.

66

2002 : Nos difficultés 2002 : Nos difficultés 11èreère présentation des indicateurs: présentation des indicateurs: Réunion Réunion

difficiledifficile avec ajournement, départ de certains avec ajournement, départ de certains praticiens praticiens

Contestation des donnéesContestation des donnéesRefus de cette « lisibilité » partagéeRefus de cette « lisibilité » partagée

Désapprobation de la majorité des praticiens qui Désapprobation de la majorité des praticiens qui considèrent les indicateurs comme une considèrent les indicateurs comme une surveillance non légitimesurveillance non légitime de leur activité, et n’en de leur activité, et n’en comprennent pas l’intérêtcomprennent pas l’intérêt

Les praticiens demandent des Les praticiens demandent des preuvespreuves… Elles … Elles leur seront fournies par courrierleur seront fournies par courrier

Introduction d’une «Introduction d’une «  révolution révolution culturelleculturelle  » au sein du bloc opératoire» au sein du bloc opératoire

77

2° Indicateur suivi en continu2° Indicateur suivi en continu la variabilité des vacations / praticienla variabilité des vacations / praticien

Le Couplage des 2 indicateurs - taux Le Couplage des 2 indicateurs - taux d’occupation et variabilité - permet de :d’occupation et variabilité - permet de : Travailler sur la Travailler sur la régulationrégulation des des

programmes opératoiresprogrammes opératoires Mettre en lumière les Mettre en lumière les dysfonctionnementsdysfonctionnements

générés par les générés par les sur et sous occupationssur et sous occupations des vacationsdes vacations

88

IllustrationIllustrationTaux d'occupation des vacations

Dr X

82% 82%

103%

92%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

140%

lundi (9h) mardi mercredi(7h)

jeudi (9h) vendredi total

TAUX D'OCCUP.

Temps de vacation / jour DR X

0

2

4

6

8

10

12

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

en heure

lundi (9h)

mercredi(7h)jeudi (9h)

99

2009-2010 : de nouveaux outils 2009-2010 : de nouveaux outils Informatisation de la saisie des données : salles Informatisation de la saisie des données : salles

équipées d’ordinateur équipées d’ordinateur Heure d’arrivée du patient au blocHeure d’arrivée du patient au bloc Heure d’entrée du patient en salleHeure d’entrée du patient en salle Heure de début inductionHeure de début induction Heure de fin d’inductionHeure de fin d’induction Heure de début d’intervention ou incisionHeure de début d’intervention ou incision Heure de fin d’interventionHeure de fin d’intervention Heure de sortie patientHeure de sortie patient Heure de fin de nettoyage de salle Heure de fin de nettoyage de salle

Suivi en temps réel : VISUBLOCSuivi en temps réel : VISUBLOC Base de données « requêtée » et mise à disposition Base de données « requêtée » et mise à disposition

d’indicateurs pour les chefs de bloc : QLIKVIEWd’indicateurs pour les chefs de bloc : QLIKVIEW

Temps de saisie pour IDE: 1 à 2 mnTemps de saisie pour IDE: 1 à 2 mn

1010

VISUBLOCVISUBLOC

Au quotidien pour la chef de bloc : Au quotidien pour la chef de bloc : Suivi des interventions en cours sur la Suivi des interventions en cours sur la

matinée opératoire : heure de début de matinée opératoire : heure de début de programme, durée intervention, temps programme, durée intervention, temps entre 2 interventionsentre 2 interventions

Facilité de saisieFacilité de saisie Indicateurs complémentairesIndicateurs complémentaires

1111

Illustration : VISUBLOCIllustration : VISUBLOC

1212

QlikViewQlikView

Indicateurs suivisIndicateurs suivis : : Délais moyens Délais moyens Taux d’occupationTaux d’occupation DémarrageDémarrage DébordementsDébordements AttenteAttente Nombre d’interventions…Nombre d’interventions…

Intérêt : Direction CAPIO, Clinique et chef de Intérêt : Direction CAPIO, Clinique et chef de blocbloc BenchmarkingBenchmarking Analyse de l’activitéAnalyse de l’activité Base de données complètes avec extraction Excel Base de données complètes avec extraction Excel

possibles => analyses multiplespossibles => analyses multiples

1313

Illustration : QlikViewIllustration : QlikView

1414

Illustration : QlikViewIllustration : QlikView

1515

Illustration : QlikViewIllustration : QlikView

1616

QlikView: les limites QlikView: les limites

L’indicateur de variabilité n’est pas L’indicateur de variabilité n’est pas disponibledisponible

Communication difficile des indicateurs Communication difficile des indicateurs lors des réunions de commission de bloc : lors des réunions de commission de bloc : mieux vaut des éléments synthétiquesmieux vaut des éléments synthétiques

1717

Les Les signalementssignalements secteur en Hyperaseptique secteur en Hyperaseptique(Données issues des Fiches de non-conformité)(Données issues des Fiches de non-conformité)

FNC 2010 - HYPERASEPTIQUE- Répartition mensuelle

0

5

10

15

20

25

Janv

ier

Févrie

rM

ars

Avril

Mai

Juin

Juille

tAoû

t

Septe

mbr

e

Octobr

e

2010 : Introduction des 2010 : Introduction des indicateurs qualitéindicateurs qualité

1818

Introduction des indicateurs qualitéIntroduction des indicateurs qualité

Hygiène Matériel Médicament Autres

Ophtalmo 6Microscope déplacé en per op

Cables ophtalmoSuspension huileuse dans seringue

Transport patients

Ortho 6 Mouche en salle

Remise à niveau Table (déclaration matériovigilance) Pince arthro - Disponibilité table instrumentsMiroir

ATB per-op réalisée en pré-op

Radios pas faites

ARE 1 Dent cassée

Motifs Praticiens

Les signalements émis par les praticiensLes signalements émis par les praticiens

1919

Introduction des indicateurs qualitéIntroduction des indicateurs qualité

Préparation opéré

Protocoles spécifiques pas respectés (allergies latex- MCJ - Séropositivité ..)

Identité patient

Classement dossier patient

(documents autres

patients)

Dossier incomplet

Traçabilité dossier

(Check-list )Hygiène Matériel

Retard ou report

intervention

Coordination Bloc -US

Autres

Bloc 11

7 allergies Latex 1 allergie Bétadine1 Hépatite +1 protocole septique

2 31 radios pas faites

1 absence de check-list1 errreur intervention6 incohérences côté

5 stérilité DM2 insectes1 erreur lit

4 système aspirations4 casques Stryker 1 qualité écran optique1 plaie cutanée (Cobb) 2 maintenance technique

2 /autorisation opérer1/ embolisation pas faite1/matériel

5

1 oubli compresse2 prélèvements laboratoire non conforme 1 circuit DMI non respecté4 transport patients

SSPI 9

US 21 erreur lit au retour SSPI

3 modifications programme non connues du personnel

Les signalements émis par le personnel bloc, Les signalements émis par le personnel bloc, SSPI et unités de soinsSSPI et unités de soins

2020

Exemple d’indicateurs utilisés, Exemple d’indicateurs utilisés, enen fonction des problématiques à traiterfonction des problématiques à traiter

Nombre de patients/jour, dans l’objectif de Nombre de patients/jour, dans l’objectif de mettre en lumière la variabilité globale de mettre en lumière la variabilité globale de l’activité du bloc opératoire l’activité du bloc opératoire

Nombre de patients présents en SSPI après Nombre de patients présents en SSPI après l’heure de sortie fixéel’heure de sortie fixée

Pourcentage de vacations non occupéesPourcentage de vacations non occupées

Durée moyenne du temps entre 2 interventionsDurée moyenne du temps entre 2 interventions

Pourcentage de retards en début de Pourcentage de retards en début de programme…programme…

2121

Illustration : Illustration : vacations non occupéesvacations non occupées

* samedi non comprisNb vacations

proposéesNb vacations

utiliséesEcart Vacations

utilisées/proposées% écart de non

occupation

DR A 63 56 7 11%

DR B 58 45 13 22%

DR C 88 71 17 19%

DR D 43 27 16 37%

DR E 43 41 2 5%

DR F 67 56 11 16%

DR G 88 71 17 19%

DR H 61 55 6 10%

TOTAL 511 422 89 17%

2222

Illustration : Taux d’occupation Illustration : Taux d’occupation global par journée opératoireglobal par journée opératoire

2323

Illustration : Nombre de Illustration : Nombre de dépassements en SSPIdépassements en SSPI

2424

Que retenons-nous des indicateursQue retenons-nous des indicateurs

Un Un outiloutil de pilotage de la performance de pilotage de la performance incontournable : incontournable : communication lors de communication lors de chaque commission de blocchaque commission de bloc

Ce qui suppose en amont de :Ce qui suppose en amont de : Définir la stratégie de pilotage de la performance Définir la stratégie de pilotage de la performance

au bloc opératoire au bloc opératoire que cherchons-nous, dans quel objectif ?que cherchons-nous, dans quel objectif ?

« « Contrôler le cap d’un navire n’a de sens Contrôler le cap d’un navire n’a de sens que si ce navire a une destinationque si ce navire a une destination   »   »

2525

Les indicateurs : leurs limitesLes indicateurs : leurs limites Attention aux « usines à gaz »Attention aux « usines à gaz » : trop d’indicateurs ou : trop d’indicateurs ou

indicateurs non adaptésindicateurs non adaptés Les indicateurs restent des outils : un tableau de Les indicateurs restent des outils : un tableau de

bord n’est pas une finalitébord n’est pas une finalité et et sa sa communicationcommunication( individuelle et collective ) doit faire ( individuelle et collective ) doit faire l’objet de l’objet de toute notre attentiontoute notre attention. .

Quelques questions Quelques questions essentiellesessentielles Rôle du cadre dans le pilotageRôle du cadre dans le pilotage de la performance de la performance: exemple dans : exemple dans

les changements organisationnels à mettre en place avec les les changements organisationnels à mettre en place avec les praticiens: répartition des journées opératoires pour éviter les pics praticiens: répartition des journées opératoires pour éviter les pics d’activités sur certaines journées opératoiresd’activités sur certaines journées opératoires

Quels sont les Quels sont les co acteurs du pilotageco acteurs du pilotage ? ? Qui détient le Qui détient le pouvoir décisionnelpouvoir décisionnel dans les établissements privés? dans les établissements privés?

2626

Merci de votre attentionMerci de votre attention

2727

AnnexeAnnexe

2828

Notions de baseNotions de base

Les indicateurs sont des Les indicateurs sont des OutilsOutils : : De communicationDe communication D’optimisation des ressources: humaines, temporelles et D’optimisation des ressources: humaines, temporelles et

matériellesmatérielles D’évaluationD’évaluation D’aide à la décisionD’aide à la décision

Ils sont Ils sont issus de données objectivesissus de données objectives:: Ils confirment ou invalidentIls confirment ou invalident le ressenti des le ressenti des

intervenants du bloc opératoireintervenants du bloc opératoire

2929

Historique sur les Historique sur les indicateurs utilisésindicateurs utilisés

20022002: indicateurs support papier: indicateurs support papier

20032003 : Présentation des indicateurs sur les taux d’occupation : Présentation des indicateurs sur les taux d’occupation

2004 2004 : : Présentation des indicateurs sur les taux d’occupation et Présentation des indicateurs sur les taux d’occupation et

la variabilitéla variabilité Utilisation d’indicateurs adaptés aux problématiques Utilisation d’indicateurs adaptés aux problématiques

exemples:exemples: Pourcentage de vacations utilisées/ vacations offertes Pourcentage de vacations utilisées/ vacations offertes Pourcentage des débordements de programmePourcentage des débordements de programme Nombre de vacations non occupées sans respect du Nombre de vacations non occupées sans respect du

délai de prévenance….délai de prévenance….

2010 2010 : Introduction des Indicateurs de qualité: Introduction des Indicateurs de qualité

3030

Exemple de modélisation Exemple de modélisation de la performance de la performance

et des indicateurs associéset des indicateurs associés

3131

Garantir la qualité, la sécurité des soins

Développer une image positive

Suivre et évaluerles pratiques

professionnelles des soignants

Régule les Conflits internes

et externes

Evaluation des

compétences

Gérer les équipements,

l’instrumentation ,les DMS

Gérer la planification

opératoire

Intégrerla dimensionéconomique

Favoriser le développement des compétences formations professionnels

Formaliser protocoles, procédures

Gérer lesinterfaces entre

les services fournisseurs

et clients

Relayer l’information

atour du patiententre les différents secteurs de prise en

charge

Définir des durées de vacations ajustées

Gérer les Plannings du

personnel

Intégrer les aléas dans la gestion

de l’activité quotidienne

Favoriser les conditions d’un apprentissage

organisationnel (Know ledge Mangement

Contrôler le respectdes procédures defonctionnement

et des protocoles de soins

Favoriser la Communication entre

acteurs internes et externs au bloc

Favoriser le questionnement Individuel et l’innovation contribuant à améliorer l’organisation du bloc

Organiser et formaliser l’activité

quotidienne

Véhiculer des valeurs dans l’action de

management opérationnel

Evaluer l’activité et apporter

les modifications correctives

Favoriser le retour sur expérience

Favoriser des conditions de

travail satisfaisantes

Définir et formalizer des valeurs consensuelles

Nombre de formationsréalisées / an

Nombre et nature des dysfonctionnements

Nombre d’infections du site opératoire / trimestre

Suivi des indicateurs d’activité : variabilité, …

Mesure de l’absentéisme

Suivi des FNC

Indicateurs de satisfaction des patients au bloc

Optimiser les ressources humaines,

matérielles et temporelles

Nature et Nombre d’évaluations formalisées

Suivi mensuel des heures supplémentaires

COUTS

VALEUR

Définir et mettre en

oeuvre une stratégie

Proposition de modélisation du pilotage Proposition de modélisation du pilotage de la performance du blocde la performance du bloc