10 astuces pour rater son évènement

Par Evenium

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#1 – Les invitations : prenez tout votre temps !

Les invitations doivent être parfaites. Il faut les peaufiner, quitte à y passer tout son temps et que ça diffère leur envoi. Après tout, pas la peine non plus d’envoyer un « save the date »en amont pour prévenir de la tenue de l’évènement. Et est-ce bien nécessaire de relancer les invités la veille du Jour J ? Vos invités attendent avec impatience votre évènement et s’y rendront tous, sans rappel, puisque de toutes façons ils ne sont jamais sollicités !

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#2 – Côté logistique : un seul mot d’ordre, on ajuste sur place !

Salle trop petite, buffet mal placé, pas assez de places assises... tout le monde a son avis sur l’organisation ! Faîtes fi des contraintes logistiques, pourquoi risquer de prendre des décisions tranchées à l’avance ? Vous verrez bien le jour J comment ça se passe.

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#3 – Gestion et accueil de l’évènement : restez-en à vos méthodes ancestrales

Vive les listes papier et les tableaux excel pour assurer le suivi des invités ! Pourquoi partager une seule base de données, quand chacun peut avoir sa version ? L’accueil prend du temps, vos invités (s’im)patientent, mais après tout, ceux qui sont sur la liste finiront bien par rentrer !

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#4 – Le planning de l’évènement reste flexible à tout moment

Peu importe si votre évènement commence en retard, ou si les interventions dérivent. Supprimez les sessions de questions-réponses et les pauses, après tout, qu’importe ces moments d’échanges et d’interaction ! Les invités comprendront et restent à votre disposition.

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#5 – Les intervenants sont de droits divins

Vous avez choisi des intervenants de qualité, n’écoutons qu’eux ! Peu importe si leurs présentations débordent, s’ils font des digressions, bâillonnez vos participants ! Ils pourraient apporter des précisions sur certains points, voire proposer de nouvelles idées. Non vraiment, ignorez les demandes de la salle, seuls les intervenants comptent.

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#6 – Le PowerPoint : 200 slides minimum !

Soyez certains que le public sera capable de vous écouter pendant des heures et que les participants ne perdent pas une miette de votre discours : rédigez-le en moult détails sur votre présentation.

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#7 – Votre évènement : ce cocon coupé du monde

Brouillez toute connexion Internet et interdisez les smartphones et autres tablettes. Rien de tel qu’une bonne journée de présentation descendante pour faire passer votre message. Tout le monde sait que ces gadgets ne servent qu’à distraire, et n’ont rien à voir avec le partage ou la connaissance. D’ailleurs au Moyen-Age, en avait-on besoin ?

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#8 – Les invités finiront bien par se rencontrer d’eux-mêmes

Il est bien connu que l’on ne se déplace pour assister à un évènement que pour y voir des personnes que l’on côtoie régulièrement. On ne souhaite pas rencontrer de nouvelles personnes ni élargir son réseau. N'invitez donc que des personnes susceptibles de se connaître. Ne faites rien pour faciliter les rencontres, les aider à savoir qui est qui... les invités finiront bien par parler entre eux !

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#9 – Pour le cocktail : entassez vos invités, ils pourront mieux discuter

Les invités n’assistent à un évènement que pour s’empiffrer de petits fours et autres gourmandises. Servez-vous du buffet pour les appâter : une fois agglutinés autour de quelques tables, ils échangeront naturellement !

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#10 – Après l’événement : c’est FINI !

Qu’il se soit bien ou mal passé, l’évènement est terminé, il serait totalement inutile de communiquer en aval. Ne gardez aucune trace, ne partagez rien. Cela inciterait les participants àfaire du business entre eux ou rester en contact. C’est FINI on vous dit !

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