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Sous-direction Partenariats Avril 2012 1 - en contribuant à la promotion et au rayonnement de la marque France, - en s’assurant de la bonne adéquation entre l’offre touristique française et la demande touristique internationale, - en effectuant un travail d’accompagnement personnalisé auprès de ses partenaires afin d’accroître sa compétitivité économique. mission de «Qualité», mission «Formation aux métiers du tourisme» Les missions de Atout France : Sous-direction Partenariats Avril 2012 2
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Sous-direction Partenariats Avril 2012
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Cahier des charges
Développement d’une base de données - Access
Sous-direction Partenariats Avril 2012
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Développement d’une base de données Access
Expression des besoins de la Sous-direction des Partenariats
I - Présentation de Atout France :
Créée le 19 mai 2009 de la fusion de Maison de la France et Odit France, Atout France,
l’agence de développement touristique de la France, est un groupement d’intérêt
économique, placé sous l’autorité du Secrétariat d’Etat en charge du Commerce, de
l’Artisanat, des petites et moyennes entreprises, du tourisme, des services et de la
consommation.
Atout France est l’opérateur unique de l’Etat en matière de tourisme, agissant sur
trois leviers principaux :
- en contribuant à la promotion et au rayonnement de la marque France,
- en s’assurant de la bonne adéquation entre l’offre touristique française et la
demande touristique internationale,
- en effectuant un travail d’accompagnement personnalisé auprès de ses
partenaires afin d’accroître sa compétitivité économique.
Les missions de Atout France :
Deux missions principales qui constituent la marque de fabrique du GIE, garantissant le
pertinence de l’expertise et la qualité des prestations délivrées :
assistance au développement,
aide à la commercialisation
Deux missions annexes et transversales :
mission de «Qualité»,
mission «Formation aux métiers du tourisme»
Atout France accompagne ses partenaires dans leur production touristique : de la
conception jusqu’à la commercialisation, un partenariat unique et original avec tous les
acteurs du tourisme. Le Groupement d’Intérêt Economique met à leur disposition des
outils d’observation, d’ingénierie touristique et des outils de promotion et
d’accompagnement à la commercialisation.
Avec un champ d’intervention au niveau local, national et international, les retours
d’expériences nourrissent chacune des expertises de Atout France. A l’international, Atout
France développe ses missions grâce à un réseau de 36 bureaux répartis dans 32 pays.
Le fonctionnement de l’agence repose sur un partenariat unique et original avec
l’ensemble des acteurs privés et institutionnels du tourisme.
L’adhésion à Atout France donne accès à un ensemble de prestations gratuites et
payantes. Les prestations proposées aux adhérents de Atout France sont multiples et
sont la traduction des missions de l’agence en matière : d’observation et de veille,
d’ingénierie, de marketing et de formation.
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Divers formats d’adhésion sont possibles, correspondant à des niveaux d’accès aux
prestations variables.
Les adhérents de Atout France sont à la fois des acteurs institutionnels (ex : offices de
tourisme) et privés (ex : hôtels) du tourisme, ainsi que des collectivités territoriales (ex :
conseil général) et autres organismes publics.
Les adhérents sont également communément appelés « partenaires ».
Par ailleurs, Atout France propose un format de partenariat, intitulé « abonnement »,
spécifiquement destiné aux universités et écoles de l’enseignement supérieur, ainsi
qu’aux cabinets de conseil. Cet « abonnement » donne accès à un nombre très restreint
de prestations.
II – Objet de la consultation :
La présente consultation, menée par Atout France, a pour objet de sélectionner un
prestataire qui sera chargé du développement la base de données Access en tenant
compte de l’existant, de l’ensemble des besoins exprimés et des délais impartis.
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III – Le contexte :
A - Les Missions de la Sous-direction des Partenariats (SDP) :
Au sein de la Direction Communication et Partenariats, la Sous-direction des Partenariats
(SDP) est en charge de la définition de la politique des services de Atout France et à ce
titre elle gère les relations avec les adhérents de Atout France et a également mission de
rechercher de nouveaux partenaires.
Dans le cadre des missions qui lui sont conférées, la SDP a un double objectif de :
Conquête : Identification de prospects et constitution d’une base de données
dans le cadre de la mise en place d’un plan d’action dont l’objectif est de
convaincre ces prospects d’adhérer à Atout France.
Fidélisation : Dans le cadre de notre mission d’accompagnement de nos
adhérents, nécessité de mieux les connaitre, afin de mieux cibler leurs attentes et
en conséquence d’adapter notre communication à leur égard. Objectif avoir une
démarche commerciale proactive.
B - Etat des lieux :
A ce jour les divers données sont gérés de la façon suivante :
Fichier « Adhérents » :
Base de données Access, voir architecture du fichier en annexe.
L’ajout de champs s’est fait progressivement, par des collaborateurs qui n’ont pas la
maitrise d’Access, ce qui implique que les fonctionnalités de ce SGBD ne sont pas
optimisées pour la gestion de cette base de données.
Nombre de contacts : environ 1300 sociétés ou organismes (qui sont des adhérents de
Atout France, ou anciens adhérents, et adhérents dont l’adhésion est suspendue pour
une période données, donc 3 statuts possibles)
Fichier « Abonnés » :
Ces contacts sont également gérés avec Access, même base que « Adhérents ».
Nombre de contacts à ce jour : 15
Fichier « Prospects » :
Divers fichiers Excel : ce qui implique des problèmes de doublons, de mise à jour, pas de
possibilité de gérer efficacement les actions de prospection et leur suivi ….
Nombre de contacts à ce jour : environ 3000
Fichier « VIP » :
Listing sur Excel (certains contacts sont des adhérents, d’autres de prospects, d’autres
encore n’entrent dans aucune de ces 2 catégories)
Nombre de contacts à ce jour : environ 300
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Constat / Problématique :
Pas de gestion uniformisée des contacts adhérents / prospects / VIP.
De plus, le fichier Adhérents, actuellement géré avec Access sous-utilise les
fonctionnalités de ce SGBD, et a des défauts de conception, qui en rendent son utilisation
difficile. Les collaborateurs n’ont pas reçu de formation Access.
IV - Objectif et besoins / fonctionnalités :
Objectif :
Développer la base de données Access de façon à y intégrer tous les contacts et à
optimiser l’utilisation des fonctionnalités d’Access pour une gestion plus conviviale et
efficace de la relation avec nos contacts.
Besoins :
Un outil de travail unique :
Disposer d’un outil qui soit « unique » pour gérer l’ensemble des contacts de Atout
France, quel que soit leur profil, et qui permet une gestion collective des contacts (équipe
de 5 personnes).
Nécessité d’homogénéiser l’accès et le traitement des données existant actuellement
sous divers format (voir chapitre précédent).
Un outil permettant de gérer nos relations avec l’ensemble de nos
contacts et de créer un historique :
Au-delà de la fonction « annuaire » d’un fichier, la base de données devra nous
permettre de gérer nos relations avec tous ses contacts : planification d’actions quel que
soit le mode de communication (courrier, e-mailing, tel, RDV, …) et suivi des actions
engagées.
Exemples d’actions (liste non exhaustive) :
Envoi d’enquête visant à mettre à jour et à qualifier les contacts
Envoi de propositions commerciales
Divers communications à caractère informatif, invitation à des événements
organisés par Atout France pour ses partenaires …
Fonction archivage : Cet outil doit permettre l’archivage des données, de façon à
conserver un historique de notre activité.
Un outil évolutif :
Cet outil doit être suffisamment flexible de façon à pouvoir être adapté facilement aux
évolutions possibles de notre politique d’adhésion et de services, ainsi qu’à notre
stratégie de fidélisation. (ajout de champs, nouveau profil des contacts).
Un outil convivial et d’utilisation simple :
Navigation rapide entre les différentes tables
Format des masques de saisie « user friendly »
Paramétrage maximum de formats de Requêtes et d’Etats d’impression
Récapitulatif des principales fonctionnalités :
CRUD (création – consultation – modification – suppression de données)
Consultation et saisie simultanée par plusieurs collaborateurs sur un même site
(Paris siège)
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Consultation des données par les collaborateurs de Atout France situés dans les
bureaux à l’étranger. (optionnel)
Saisie de données et import de données provenant d’excel ou autre
Possibilité d’attacher des pièces jointes à un contact (word / powerpoint / excel)
Création de publipostages
Création d’e-mailings avec ajout de pièces jointes
Fonction d’alerte pour gérer des actions de type phoning ou autre
Fonction archivage de données (création d’historiques) : pour certains champs,
possibilité de conserver les données saisies sur au moins trois ans
Création de requêtes et d’états d’impression pré-formatés
V - Architecture souhaitée de la base de données Atout France :
Voir fichier joint
VI – Les contraintes :
Calendrier :
Le choix du prestataire sera effectué avant le 15 mai.
L’outil doit être développé pour le 15 juin.
Formation : (optionnel)
La proposition devra intégrer la formation des 5 collaborateurs qui seront les
gestionnaires de cette base de données.
VII - Contact :
Suivi du dossier :
Perrine MIEZE
Chargée de Mission – Sous-direction des Partenariats
E-mail : [email protected]
Tel : 01 42 96 70 15
et
Catherine CHABRIER
Sous-directrice des Partenariats
Email : [email protected]
Tel : 01 42 96 70 63
![VBA pour Access - eyrolles.com · Depuis l’écran Access, on arrive à l’écran VBA par la commande Créer-[Macros et code]-Visual basic, Outils de base de données-[Macro]-Visual](https://img.pdfslide.fr/doc/110x75/5b99100009d3f2ef798d3568/vba-pour-access-depuis-lecran-access-on-arrive-a-lecran-vba-par.jpg)
