Lors du démarrage d’un chantier, s’échangent énormément d’informations et de documents entre les entreprises, la maîtrise d’œuvre et la maîtrise d’ouvrage. L’objectif du pilote est de consigner et de garder toutes traces de ces échanges. Il doit pouvoir à tout moment retrouver la trace des dernières mises à jour transmises ainsi que la date de leurs validations, etc … et doit veiller à la bonne communication interentreprises.Il va exercer son rôle de pilote, de coordonnateur et d’ordonnanceur dans les deux étapes de cette phase qui sont :- Les formalités préalables au démarrage du chantier- Les planifications des travaux

Les préalables au chantierDès la notification des marchés, le pilote va réunir toutes les entreprises et les intervenants pour une mise au point, ainsi que vérifier la situation avec les concessionnaires. Il va par la suite faire afficher le permis de construire, et faire installer le panneau de chantier comportant les différents logotypes de tous les acteurs du projet.Il va planifier le calendrier des études des corps d’état ainsi que la date de leurs validations : c'est-à-dire qu’il va demander à ce que l’on remette aux personnes concernées les plans d’exécutions, les réservations, les visas, les fiches techniques des matériaux et matériels.Il veille enfin à ce que les entreprises aient bien fait les démarches administratives, et aient pris connaissances des plans des autres corps d’états.

Les planifications des travauxIl va tout d’abord, en accord avec le maître d’œuvre et la maîtrise d’ouvrage, décider d’un jour pour les réunions hebdomadaires, ainsi que la planification de la remise des échantillonset prototypes.Afin de vérifier les dire et études des corps d’état, le pilote doit connaitre le projet (d’où l’intérêt de le faire intervenir dès la phase conception) dans les moindres détails, en effet il est important de définir quel lot doit la fourniture, la pose de tel matériel, pour établir les responsabilités de chacun.Il va ensuite élaborer le planning général du chantier avec les entreprises et le faire signer par les entreprises pour le rendre contractuel, afin de s’en servir en cas de litiges.Le pilote ne pourra ordonnancer les tâches qu’à la réception des informations transmises parles entreprises grâce à une fiche d’enquête qu’il leur remet. Les informations concernent les effectifs des entreprises qui seront présentes, sur les délais de fabrications, les délais d’approvisionnements, les délais d’exécutions,…L’OPC va alors pouvoir établir le planning de façon très précise par zones de travaux en fonction des délais de fabrication, et va pouvoir planifier les dates de commande afin d’une éventuelle relance des entreprises.Certaines entreprises rallongent volontairement leurs délais afin d’anticiper éventuellement des retard et ainsi éviter des pénalités, le rôle de l’OPC est de vérifier les délais indiqués et de les faire corriger si cela lui semble être trop important. D’où l’importance pour le pilote d’avoir une connaissance parfaite de tous les corps d’état et de leur tâche à effectuer.

- Les méthodes d’élaboration de planning :Dans la pratique, l’OPC utilise deux méthodes pour l’élaboration du planning :- La méthode PERT- La méthode GANTTCependant la méthode la plus employée, est le planning de GANTT, car plus lisible et rapidement compréhensible par n’importe quel intervenant.