Achat en ligneAchat en ligne

Université de Montréal

Présentation par Renée Pelletier, Directrice

Division approvisionnements, Direction des finances

Colloque RGAUQ - Nov. 2001 2

ParticipantsParticipants

Fournisseurs:– M. Benoit Éthier de Corporate Express;– Matt McMahon de Corporate Express;– M. Claude D’Astous de Fisher Scientifique.

Université de Montréal:

– M. Jean Bigras, acheteur;

– M. Jean Charron, acheteur;

– Mme Denise Houde, acheteure.

Colloque RGAUQ - Nov. 2001 3

ObjectifsObjectifs

Décentralisation des activités d’achats pour les produits de faible valeur;

Simplification du processus de paiement; Maintien du contrôle sur les prix et

conditions; Favoriser les nouvelles technologies.

Baisse de 18 % du volume de B/C;Rationalisation de l’équipe d’achats (-1/5);Absorber la croissance de l’Institution.

Colloque RGAUQ - Nov. 2001 4

Étapes du projet Étapes du projet

L’élaboration d’une politique d’achats décentralisés par carte d’achats;

Le déploiement d’une carte d’achats; La création d’un magasin virtuel.

Colloque RGAUQ - Nov. 2001 5

La politique d’achats décentralisés par carte d’achats

La politique d’achats décentralisés par carte d’achats

Moins de 2 000 $,

Articles d’usage courant,

Restrictions pour certains produits spécifiques.

                                               

Colloque RGAUQ - Nov. 2001 6

La carte d’achatsLa carte d’achats

Outil d’achats, de paiement et d’information.

Colloque RGAUQ - Nov. 2001 7

Le magasin virtuel Le magasin virtuel

Fournitures de bureau:– 6 000 transactions pour 500 000 $.

Fournitures informatiques:– 2 849 transactions pour 3 750 000 $.

Fournitures de laboratoire:– 3 978 transactions pour 1 825 000 $.

Articles de plomberie: – 683 transactions pour 270 000 $.

Cartouches laser, téléphones mobiles:– 645 transactions pour 66 000 $.

Colloque RGAUQ - Nov. 2001 8

Facteurs de succèsFacteurs de succès Soutien de la haute direction; Élaboration d’une politique simple; Plan de communication (site Web, bulletin, formation); Définir les cibles, choix des sites transactionnels; Aux approvisionnements d’abord! Investir dans la logistique; Modifier le rôle de l’acheteur et le soutenir; Soutien aux usagers et poursuite des efforts.

Colloque RGAUQ - Nov. 2001 9

Les résultatsLes résultats

10Colloque RGAUQ - Nov. 2001

Évolution du nombre de transactions par carte d’achats

Évolution du nombre de transactions par carte d’achats

TRANSACTIONS PAR CARTE D'ACHATS

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

1800

Mois d'utilisation

Nom

bre

de tr

ansa

ctio

ns

1998-1999 132 71 97 122 139 133 89 126 128 195 126 156

1999-2000 154 120 167 176 205 224 167 199 191 240 212 203

2000-2001 245 203 137 221 370 477 429 720 868 966 1073 1259

2001-2002 1343 1270 1485 1666

Juin Juill. Août Sept. Oct. Nov. Déc. Janv. Févr. Mars Avr. Mai

11Colloque RGAUQ - Nov. 2001

Impact sur le nombre de bons de commande de moins de 1 000 $

Impact sur le nombre de bons de commande de moins de 1 000 $

BONS DE COMMANDE < 1 000 $

0

200

400

600

800

1 000

1 200

1 400

Mois d'utilisation

Nom

bre

de b

ons

de c

omm

ande

1998-1999 1 113 958 1 003 1 041 1 159 1 208 850 914 1 180 1 141 1 010 1 050

1999-2000 1 141 992 1 153 1 062 964 1 174 915 911 1 179 1 222 915 1 090

2000-2001 995 1 107 1 139 1 008 1 008 1 161 638 821 772 968 660 953

2001-2002 787 836 789 637 0 0 0 0 0 0 0 0

Juin Juill. Août Sept. Oct. Nov. Déc. Janv. Févr. Mars Avr. Mai

Colloque RGAUQ - Nov. 2001 12

Utilisation de l’achat en ligne chez les fournisseurs du magasin virtuel

Utilisation de l’achat en ligne chez les fournisseurs du magasin virtuel

Janv. 2001 Févr. 2001 Mars. 2001 Avr. 2001 Mai. 2001 Juin. 2001 Juill. 2001 Août. 2001 Sept. 2001Bell Mobilité et bio-barsMontant 2000 2744 4030 4877 6670 20417 15779 30315 11248Nombre 19 28 44 41 47 85 93 108 64Val. Moy. 105,26 $ 98,00 $ 91,59 $ 118,95 $ 141,91 $ 240,20 $ 169,67 $ 280,69 $ 175,75 $Corporate ExpressMontant 31303 28632 54480 48582 77091 73192 40430 63508 64973Nombre 241 264 412 408 461 465 341 462 525Val. Moy. 129,89 $ 108,45 $ 132,23 $ 119,07 $ 167,23 $ 157,40 $ 118,56 $ 137,46 $ 123,76 $Fisher SciMontant 6884 11276 14792 13837 12982 34085 61610 53197 46480Nombre 26 42 57 51 55 126 207 191 175Val. Moy. 264,77 $ 268,48 $ 259,51 $ 271,31 $ 236,04 $ 270,52 $ 297,63 $ 278,52 $ 265,60 $Micro 2200Montant 28716 30268 34032 33412 33627 31935 31259 32085 4030Nombre 83 142 128 128 97 118 84 106 41Val. Moy. 345,98 $ 213,15 $ 265,88 $ 261,03 $ 346,67 $ 270,64 $ 372,13 $ 302,69 $ 98,29 $Westburne Montant 0 1146 159 5324 2203 2284 3226 6703 8807Nombre 0 3 1 13 16 17 15 26 26Val. Moy. 382,00 $ 159,00 $ 409,54 $ 137,69 $ 134,35 $ 215,07 $ 257,81 $ 338,73 $Total "Achat en ligne"Montant 68903 74066 107493 106032 132573 161913 152304 185808 135538Nombre 369 479 642 641 676 811 740 893 831Val. Moy. 186,73 $ 154,63 $ 167,43 $ 165,42 $ 196,11 $ 199,65 $ 205,82 $ 208,07 $ 163,10 $Total des transactionsMontant 131 246 155 258 186 348 193 761 253 456 297 376 276 891 323 125 298 208Nombre 785 882 1 079 1 120 1 245 1 377 1 329 1 487 1 486Val. Moy. 167,19 $ 176,03 $ 172,70 $ 173,00 $ 203,58 $ 215,96 $ 208,35 $ 217,30 $ 200,68 $Portion ($$$) 52,50% 47,71% 57,68% 54,72% 52,31% 54,45% 55,01% 57,50% 45,45%Portion (nbs) 47,01% 54,31% 59,50% 57,23% 54,30% 58,90% 55,68% 60,05% 55,92%Participation à la croissance 65,16% 68,90% 65,87% 61,54% 65,93% 62,59% 66,64% 62,04%

Colloque RGAUQ - Nov. 2001 13

Atteinte de l’objectif de –18 %Atteinte de l’objectif de –18 %

Rythme de réduction des bons de commande

-40%

-35%

-30%

-25%

-20%

-15%

-10%

-5%

0%

5%

10%

Mois

Po

urc

en

tag

e

cumulatif mensuel

cumulatif 4,1% 4,2% -6,1% -5,6% -9,4% -11,5% -13,2% -12,4% -12,9% -13,6% -14,7% -16,2%

mensuel 4,1% 4,3% -29,9% -3,8% -22,5% -20,4% -24,5% -7,3% -15,8% -18,8% -25,0% -34,2%

Oct. Nov. Déc. Janv. Févr. Mars Avr. Mai Juin Juill. Août Sept.

Colloque RGAUQ - Nov. 2001 14

Autres résultatsAutres résultats

Rationalisation de l’équipe d’achats;

Gagnant d’un prix CAUBO 2001; Soutien à la croissance de l’Institution.

Colloque RGAUQ - Nov. 2001 15

Félicitations à toute l’équipeFélicitations à toute l’équipe

Colloque RGAUQ - Nov. 2001 16

Merci aux premiers partenairesMerci aux premiers partenaires

Corporate Express; INSO Inc. et Micro 2200; Fisher Scientifique Ltée; Teckn-O-Laser Inc.; Westburne Wolseley Québec; Sodisco; Bell Mobilité.

17Colloque RGAUQ - Nov. 2001

RecommandationsRecommandations

Obtenir le soutien de la haute direction; Maintenir le cap sur une mise en œuvre de

« gros bon sens »; Travailler avec une équipe pluridisciplinaire; Investir en formation, information et soutien; Impliquer les partenaires externes et internes; Faire l’évaluation et s’assurer de la

communication des résultats; Être tenace.

Changer les façons de vendre

Changer les façons de vendre

Changer les façons d’acheter

Changer les façons d’acheter

Colloque RGAUQ - Nov. 2001 19

Présentation du volet fournisseur

Présentation du volet fournisseur

Comment le projet a-t-il été perçu et géré?– Les principales craintes, les principaux

défis, etc.?– Le fonctionnement, les améliorations à

venir? Quelles erreurs ont été commises et

comment ne pas les répéter?– Les clés du succès, les facteurs

d’insuccès?

Questions et commentaires

renee.pelletier@umontreal.ca

www.fin.umontreal.ca

Questions et commentaires

renee.pelletier@umontreal.ca

www.fin.umontreal.ca