Classer ses papiers en 6 principes et 5   questions

Laurence Einfalt février 14, 2011 · 8:30

On respire un bon coup. C’est parti pour le classement des papiers!

D’abord, précisons le contexte. Si je parle de classer les papiers, c’est que j’ai déjà fait ce qu’il y avait à faire avec eux. Par exemple: lire, pointer, vérifier, montrer à mon conjoint…

Je suis alors placée devant une pile de papiers à mettre "dans les bonnes cases" pour pouvoir les retrouver quand j’en aurai besoin.

Les principes

Quand je garde un papier, je sais pourquoi je le garde. Ce n’est pas une solution par défaut, parce que je n’aurais pas osé le jeter ou parce que je n’aurais pas encore décidé quoi en faire

Chaque papier a un emplacement possible et un seul (ça fait peur, quand c’est dit comme ça, non? Restez avec moi, c’est plus simple qu’il n’y paraît)

Pas de rubrique "divers", "je ne sais pas", "autres", "je verrai plus tard (sans savoir quand arrivera ce "plus tard")

Chaque chemise cartonnée doit avoir un nom. Je ne me fie pas uniquement à sa couleur. Le nom de la chemise correspond exactement à ce qu’elle contient. Je n’hésite pas à bien préciser le

titre. On n’est pas limité en nombre de caractères. Si j’ai suffisamment de chemises d’une même catégorie, je les place dans un porte-revue avec une

étiquette (vous dormez avec votre étiqueteuse depuis que vous avez trouvé ce blog, je le sais) qui reprend le titre des chemises.

Exemples de catégories

Les catégories de documents respectent votre logique. Il faudra vous mettre d’accord avec la personne qui partage votre vie pour que chacun puisse classer et retrouver les documents de façon autonome. Ca pourrait donner quelque chose comme ça:

Porte-revue HABITATION

A l’intérieur, des chemises cartonnées portant le nom des catégories ci-dessous:

énergie eau électricité propriété ou location (contrat et quittances) entretien (ramonage, copropriété, jardin, chaudière…) etc (selon votre foyer)

Porte-revue PERSONNES DU FOYER

Prendre une chemise cartonnée par personne et y placer les sous-chemises (souples) suivantes, selon l’âge et l’activité des membres de la famille:

identité (copie des papiers d’identité) santé (carnet de santé, ordonnances en cours, …) scolaire/travail (bulletins de notes de l’année en cours, contrat de travail et bulletins de salaire de

l’année en cours)

cantine transport activités/hobbies (cartes d’abonnement, adhésions de club,…) etc

Chemise TRANSPORTS (pas assez de sous-catégories pour créer un porte-revue)

une sous-chemise Véhicule (propriété, entretien) une sous-chemise Abonnement transports, ….

A vous de créer les autres rubriques en fonction de votre vie.

Voici les questions les plus fréquentes au sujet du classement:

Q1: Je ne suis pas sûre que mon classement soit le meilleur.Exemple: l’assurance voiture doit-elle être dans le dossier "transport" ou dans le dossier "assurance"?

Cela dépend de votre logique et de votre situation. Imaginons que tous vos contrats d’assurance soient chez la même compagnie (habitation/responsabilité civile, véhicule,…). Vous avez tout intérêt à créer une chemise Assurance et placer les quittances et échanges de courrier dans cette chemise. En revanche, si vous avez des contrats avec de multiples compagnies, classez

ce qui concerne l’assurance de votre véhicule dans votre chemise "transport", ce qui concerne l’assurance de votre maison dans le porte-revue "maison" etc.

Q2: Je n’ai pas de souci avec les documents administratifs. Ce sont les papiers "affectifs" que je ne sais pas où mettre. Ni retrouver, d’ailleurs.

Vous avez juste à vous poser la question "à quelle occasion en aurai-je besoin?". Prenons les dessins de Petit Dernier. Faut-il faire une chemise "dessins de Petit Dernier" et tout mettre dedans? Pas forcément. Vous pouvez

ouvrir une chemise "dessins de Petit Dernier pour moi". Vous y mettrez ceux qu’il a créé spécialement pour vous, ceux qui vous émeuvent le plus. Vous pourrez vous y replonger, la larme à l’oeil, à volonté.

ouvrir en plus une chemise "dessins de Petit Dernier pour lui". Vous y mettrez le reste. Quand il quittera la maison, vous lui donnerez. C’est lui qui décidera s’il veut les conserver pour les montrer à ses futurs enfants. On peut faire la même chose pour les photos.

Q3: Que faire des documents qui m’inspirent, que je trouve beaux?

Là encore, une question toute simple "c’est pour faire quoi?"  Pour vous servir de sources d’inspiration dans vos loisirs créatifs? Créez une chemise qui s’appelle comme ça: "Inspirations pour peinture". Pour vous servir dans un projet particulier? Créez une chemise qui s’appelle "Idées de décoration de salle de bain".  L’objectif: chaque document doit appartenir à une chemise dont le titre lui correspond le mieux.

Q4: Que faire des documents qui pourraient m’aider dans l’élaboration de mes cours/projets/présentations?

D’abord être draconien(ne).

Pour garder un document de cette sorte, alors que l’on trouve de plus en plus d’informations à jour et originales sur internet, il faut être sûr(e) qu’il est exceptionnel. Si c’est bien le cas, tout va reposer sur votre capacité à inventer un titre explicite, qui vous parlera encore dans six mois ou un an.

Crédit Photo : Maman s'organise !

Exemple de titre qui ne marche pas si vous êtes enseignant: "grammaire CE2". Exemple de titre plus utile "accord du participe passé – exercices simples". Cette dernière chemise pouvant être dans un porte-revue "grammaire", d’ailleurs.

Q5: Comment faire lorsque je me retrouve avec des chemises contenant des sous-chemises, qui contiennent elles-mêmes des sous-sous-chemises, qui….? Au secours!

Avez-vous entendu parler de cet adage "le mieux est l’ennemi du bien?" On y est.  Votre perfectionnisme a encore frappé. C’est bien simple, pour savoir si vous en avez fait un peu trop, comptez le nombre de gestes qu’il vous faut pour prendre ou ranger un document. Plus de 5 geste? C’est trop. Vous n’aurez pas le courage de maintenir une telle discipline. A mon avis, dans la vie quotidienne, trois niveaux de rangement suffisent largement.

Exemple:

porte-revue Habitation (niveau 1) chemise Entretien (niveau 2) sous-chemise plus souple Entretien chaudière (niveau 3)

Ca ne m’étonnerait pas que vous ayez plein de questions au sujet de cette fichue paperasse. Lâchez-vous donc dans les commentaires ci-dessous. Si je n’ai pas la réponse, d’autres l’auront certainement.

6 conseils pour organiser vos listes de tâches

Auteur : Judith Crillen sur http://www.mamansorganise.com/conseils-pour-organiser-listes-de-taches/

Cet article fait partie de la série dédiée à la méthode Zen to Done de Leo Babauta. Pour rappel, je me lance dans le défi de mettre en pratique cette méthode d’organisation en installant chaque mois une nouvelle habitude dans ma vie. Si vous souhaitez apprendre la méthode Zen to Done en ma compagnie, c’est par ici qu’on commence !

Aujourd’hui, et dans la lignée de l’article précédent Comment bien organiser vos tâches, je vais vous donner 6 petits conseils – mais ô combien utiles – pour vous aider à bien organiser vos listes de tâches. Commençons sans plus attendre !

Conseil #1 : Choisissez un support papier et un support de geek informatique.Par exemple, mon support papier est mon carnet de notes. Tandis que mon support informatique est le gestionnaire de tâches Google Tasks intégré à l’agenda Google et Gmail. C’est donc extrêmement pratique pour planifier mes tâches en fonction de mon agenda. De même, lorsque je reçois un mail qui nécessite une action que je n’ai pas le temps d’effectuer, je peux directement l’ajouter dans la liste de tâches appropriée.

Conseil #2 : Notez au fur et à mesure de la journée vos tâches dans votre carnet de notes.Ainsi, à la fin de la journée, vous aurez une liste de nouvelles tâches. Attention, pas de panique cependant si votre liste de tâches ne diminue pas. C’est normal ! L’important est de

constater ce que vous avez pu réaliser dans la journée. Ne vous mettez pas une pression inutile, on aura toujours à faire !

Conseil #3 : Estimez une durée pour chaque tâche.Si vous avez une idée du temps qu’il vous faudra pour réaliser cette tâche, notez-le à côté de la tâche en question. Si vous n’avez aucune idée, je vous conseille d’utiliser un minuteur afin de mesurer le temps que vous prend diverses tâches. Par exemple, je sais que vider le lave-vaisselle me prend 5 minutes, vider la machine à laver et pendre le linge, 10 minutes, prendre ma douche, m’habiller et me sécher les cheveux… 1 heure ! Vous pouvez aussi fixer un temps limite pour certaines tâches. Par exemple : 15 minutes de repassage par jour, pas plus ! Utilisez votre minuteur pour vérifier que vous ne dépassez pas le temps limite. Sauf si vous êtes vraiment motivé à continuer.

Conseil #4 : Vérifiez si une échéance est d’application pour ces nouvelles tâches.Si vous devez terminer une de ces tâches à date fixe, n’oubliez pas de noter l’échéance dans votre agenda et de planifier la réalisation de cette tâche en fonction de la durée que vous aurez estimée.

Conseil #5 : Répartissez vos nouvelles tâches dans vos listes contextuelles.Si vous avez bien lu mon article précédent Comment bien organiser vos tâches, vous savez exactement comment faire. Chaque tâche appartient à un contexte bien précis et c’est en la plaçant dans la liste adéquate que vous saurez toujours quoi faire à chaque moment.

Conseil #6 : Reportez ces nouvelles tâches sur votre ordinateur.Chaque soir, reportez les nouvelles tâches non réalisées dans un logiciel de gestion de tâches (comme Google Tasks – non, je n’ai pas d’actions Google…) ou tout simplement dans un fichier Excel. La raison pour laquelle je vous conseille de reporter vos tâches sur ordinateur est que, sur papier, vous aurez vite beaucoup de ratures et d’annotations. De cette manière, vos listes seront toujours au net. Vous pouvez aussi imprimer vos listes et les compléter au fur et à mesure sur la feuille imprimée.

Voilà, 6 petites astuces qui devraient vous aider encore un peu à mieux organiser vos listes de tâches à faire. Surtout ne vous prenez pas la tête avec ces listes et pensez à la simplicité d’utilisation. Il ne s'agit pas de préparer le BTS AM (pour faire assistant manager)! Se faciliter l’existence est l’objectif de ces listes.

7 étapes pour se motiver à s’organiser30 jan

Auteur : Judith Crillen sur http://www.mamansorganise.com/etre-motive-pour-sorganiser/

Après une absence indépendante de ma volonté d’une quinzaine de jours, me voici de retour !Je vous présente ma contribution à l’évènement de l’année organisé par Rachel du blog Reine de l’Organisation. Il s’agit donc de la parution du magazine « Une année pour devenir organisé(e) » que vous recevrez très prochainement et dans lequel vous découvrirez d’autres articles sur le thème du mois de janvier 2012 qui est Démarrer du bon pied, les meilleurs conseils pour se motiver !

Une bonne organisation améliore la motivation

Organisation et motivation sont des notions intimement liées. En effet, être bien organisé améliore la motivation alors qu’une mauvaise organisation va sans nul doute anéantir votre motivation.Inversement, si vous n’êtes pas motivé, vous aurez du mal à avancer vers les objectifs que vous vous étiez fixés. Il y a même de grandes chances que vous n’y arriviez jamais… sans vouloir être pessimiste.Etre désorganisé, c’est laisser la porte ouverte aux imprévus, vous n’avez plus aucune maîtrise sur votre emploi du temps, vous êtes sans cesse sous pression, à courir dans tous les sens.

La bonne nouvelle, c’est qu’en vous organisant, vous allez retrouver et maintenir votre motivation. Et plus vous serez motivé, plus vous serez heureux d’être organisé. Un cercle vertueux s’enclenche alors.

Dès lors, comment démarrer du bon pied pour enclencher ce cercle vertueux ?

Etape 1 : Munissez vous d’un agenda et d’un carnet de notes. Vous pouvez utiliser l’agenda électronique de votre smartphone ou tout autre agenda papier. Idem pour le carnet de notes. Vous noterez dans votre agenda toutes les choses à faire à une date précise, rendez-vous, réunions, etc. Et dans votre carnet, vous noterez toutes vos tâches du jour, vos idées, votre liste de courses, etc.

Etape 2 : Listez les choses à organiser dans votre maison et au bureau. Procédez pièce par pièce. Si vous vous sentez débordé, mettre les choses par écrit vous rendra plus facilement la motivation dont vous avez besoin pour démarrer une nouvelle organisation. Et qui dit nouvelle organisation, dit nouvelle motivation !

Etape 3 : Créez une seconde liste de choses à organiser dans votre vie, par exemple la gestion du budget familial. Selon Leo Babauta, auteur du livre "L'art d'aller à l'essentiel" et du blog < a href="http://zenhabits.net/>, nous perdons notre motivation parce que nous sommes débordés et ne savons plus par où commencer. Pour avancer plus facilement, mettez donc toutes les chances de votre côté, pour vous organiser, être ordonné et le rester.

Etape 4 : Découpez les grands projets en petits projets. Il est ainsi plus facile de garder traces des changements et de ce qui doit être fait. Par exemple, si vous voulez réorganiser votre salle de bain, commencez par "ramener les médicaments périmés à la pharmacie", "ranger le tiroir à bijoux", "désencombrer le linge de bain", "nettoyer les brosses et pinces à cheveux", etc. Procédez armoire par armoire, tiroir par tiroir.

Etape 5 : Rayez les tâches sur votre liste lorsqu'elles sont terminées. Cela vous donnera un sentiment de satisfaction et vous motivera à continuer. Votre liste doit contenir des grosses et des petites tâches. Ainsi vous pourrez rayer au moins une tâche par jour.

Etape 6 : Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place. Déterminez une place définitive pour chaque objet. Si votre manque d'organisation est dû à un problème de rangement, vous pourriez avoir besoin d'acheter quelques meubles adaptés ou de grands bacs en plastique pour y ranger vos affaires. C'est le moment d'aller faire un tour du coté des petites annonces gratuites pour faire des bonnes affaires. N'oubliez pas de remettre vos affaires en place après chaque utilisation ou à la fin de la journée. N'oubliez pas de remettre vos affaires en place après chaque utilisation ou à la fin de la journée. N'oubliez pas de remettre vos affaires en place après chaque utilisation ou à la fin de la journée. N'oubliez pas de remettre vos affaires en place après chaque utilisation ou à la fin de la journée. N'oubliez pas de remettre vos affaires en place après chaque utilisation ou à la fin de la journée. N'oubliez pas de remettre vos affaires en place après chaque utilisation ou à la fin de la journée. N’oubliez pas de remettre vos affaires en place après chaque utilisation ou à la fin de la journée.

Etape 7 : Et enfin, motivez-vous à continuer dans cette voie en vous récompensant. Offrez-vous un massage ou une sortie au restaurant pour vous récompenser de la réalisation de telle ou telle tâche.Pensez aussi aux avantages d’être organisé et ordonné. Si vous ne perdez plus vos affaires, vous ne devez pas en acheter d’autres et vous pouvez utiliser l’argent économisé à quelque chose d’autre.Si malgré tout, vous vous sentez toujours submergé, révisez votre liste de tâches et vérifiez que vous n’êtes pas trop exigeant avec vous même. Faites les ajustements nécessaires si vous remarquez que vous ne pouvez pas atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés.

10 conseils pour classer vos documents

24 juin

Crédit photo : © Fotolia

 Auteur : Judith Crillen sur http://www.mamansorganise.com/etre-motive-pour-sorganiser/Dans la deuxième habitude de la méthode Zen to Done, nous avons vu de manière globale comment traiter les données que nous avons consciencieusement collectées.

Dans cet article, je vais vous donner 10 conseils pour classer vos documents afin de remettre facilement la main dessus en cas de besoin. Cela suppose donc que vous avez fait le tri dans vos documents, que vous avez jeté, délégué, planifié, agi, et qu’il vous reste à classer les documents que vous souhaitez conserver pour référence.

1. Ne conservez que le strict minimum de vos documents. Pour chaque document, demandez-vous si avez vraiment besoin de le conserver. Si oui, classez-le. Si non, direction poubelle.

2. Vous devez classer vos documents de façon à ce que quelqu’un d’autre puisse s’y retrouver en votre absence. Pensez à votre conjoint ou vos collègues par exemple.

3. Utilisez de gros classeurs A4 à anneaux munis d’intercalaires pour classer tous vos documents. Vous avez besoin de rangements spacieux et structurés pour un classement efficace.

4. Identifiez chaque classeur et intercalaire de manière claire et précise. Pour identifier le classeur, écrivez sur la tranche une description brève en 1 ou 2 mots maximum. Par exemple : le classeur HABITATION ou le classeur LOGEMENT, CHARGES, FAMILLE, PROJETS ou HABITATION / CHARGES, HABITATION / TRAVAUX. Vous pouvez utiliser la couverture ou la première page du classeur pour décrire de manière explicite ce qu’il contient. Par exemple, le classeur HABITATION / CHARGES sera divisé en différents dossiers par des intercalaires pour l’eau, le gaz, l’électricité, le chauffage, le téléphone, le loyer, l’entretien de l’alarme, de la chaudière, du jardin, etc.

5. Identifiez vos classeurs et intercalaires en fonction de votre situation personnelle. Une situation familiale n’est pas l’autre. Une maman solo n’aura pas les mêmes besoins qu’un jeune homme de 20 ans qui vient d’emménager dans son nouvel appartement. Certains auront besoin d’un classeur “Projets”, d’autres pas.

6. Bannissez le classeur “Divers” ou “Autres” !

7. Un classement par couleur ne vous aidera pas car il y a souvent plus de rubriques et catégories que de couleurs disponibles.

8. Classez vos documents par ordre chronologique, c’est-à-dire du plus récent au plus vieux, le plus récent au dessus.

9. Dans l’idéal, vous devriez classer vos documents au moment où vous les traitez c’est-à-dire tous les jours. Dès que vous vous dites “Je dois classer ce document”, classez-le. Pas de procrastination !

10. Ces conseils sont également applicables au classement des documents électroniques. Identifiez vos répertoires du même nom que vos classeurs et intercalaires. Cela permet de garder la même logique de classement et de retrouver un document plus facilement.

J’espère que ces conseils vous aideront à classer vos papiers de manière efficace et avec sérénité.

Faites-moi part dans les commentaires de vos trucs et astuces pour classer vos documents. Je serai heureuse de les lire et de partager avec vous d’autres idées.

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Comment ranger ses papiers ? Idée d'organisation et de stockage17 juillet 2012

Classer ses papiers, c'est souvent la galère !!!

On les laisse traîner un peu partout, on recule inexorablement le moment où on doit les ranger...D'ailleurs les ranger où ? Jamais assez de place, jamais vraiment d'endroit dédié...

Avoir ses papiers organisés c'est un doux rêve... Qui peut devenir réalité!!Suivez ces quelques étapes et le désordre ne sera plus qu'un mauvais souvenir ;)

Première étape : Réunir tous ses papiers

Deuxième étape : Trier ses papiers

Jeter ou détruire ce qui doit l'être. Pour savoir quels sont les durées de conservation : http://vosdroits.service-public.fr/particuliers/F19134.xhtml ; Tout y est très bien expliqué. En plus c'est une information officielle.J'attire votre attention sur le fait qu'il est préférable de détruire certains documents plutôt que de les jeter. En règle générale, tout document contenant des données personnelles et confidentielles doit l'être pour éviter tout risque d'usurpation d'identité.

Faire des paquets par thème générique et classer : Banque, Assurances, Santé, Logement, Factures, Travail, Impôts, Famille...Selon vos besoins.

Troisième étape : Ranger ses papiersLe système de boite à archives me paraît être le meilleur. Cela ne coûte pas cher et on en trouve partout (carrefour, auchan, ikea...)... Tout dépend du look qu'on veut qu'elles aient. Une boite (ou plusieurs selon le volume) par thème, dans laquelle pourront être insérés des dossiers plus spécifiques.Ces boites peuvent ensuite être stockées sur des étagères ou dans un meuble prévu à cet effet.L'essentiel est la facilité d'accès.

Personnellement, j'ai acheté un vieux meuble à clapets d'anciennes administrations, dans un dépôt vente. Je l'ai payé 35 euros. Il n'était vraiment pas beau à voir. Mais je lui ai donné un petit style industriel avec un peu de peinture en bombe grise anthracite et de cire couleur bronze. Au total, avec un peu d'huile de coude et à peine 30 euros de matériel, je me retrouve avec un très jolie meuble à papier, très pratique (puisqu'il était quand même prévu pour contenir des documents à l'origine).

Quatrième étape : Entretenir le rangement

Des nouveaux papiers, il en arrive tous les jours. Alors pour ne plus se laisser déborder, l'astuce, c'est d'entretenir.Pour que cela soit plus facile, on constitue trois petits dossiers qu'on laisse à portée de main :

1. A traiter,

2. A détruire/Jeter,

3. A classer.

Une fois par semaine, on « traite » les documents dans « A traiter » (facture, infos...) puis on les met dans « A détruire/Jeter » ou « A classer », selon le cas.

Une fois par mois on détruit ou on classe dans les boites à archives.La régularité du rangement et la simplicité de l'organisation fait qu'on n'y passera plus des heures ;)

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