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Cahier des charges complet du projet étudiant Extenso commandité par le conseil général du Var
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Ca
hier
des
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07-1
2-20
08
« in extenso » [ Définition ] - est une expression d’origine latine
signifiant « Dans toute son étendue », « Par extension », « Intégralement » ou « De bout en bout »…
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Executive SummaryL’équipe
Extenso est une agence fictive créée en septembre 2008 dont le but est de participer au projet de réalisation collective du Master 2 Ingénierie des Médias. Extenso puise sa force et sa polyvalence dans une équipe éclectique composée de 24 étudiants répartis dans cinq pôles de compétences : Gestion – Communication / Management – Interactivité – Design - Développement.
L’ensemble des qualités et compétences polyvalentes dans le domaine du multimédia rassemblées au sein de ce groupe permet de faire face à tout type de problématique.
pour qui ?
• Les personnes âgées
• Les familles
• Le corps médical
• Les associations
• Les maisons de retraite
En ChIffrEs
• 24 salariés • 2 mois de production • 2 653 heures de travail • Un budget global de 122 916€ • 30 160€ consacrés à la communication • Une motivation illimitée !
LE ConCEpt
Extenso se veut le guide des familles et des personnes âgées tout au long du processus de placement en maison de retraite. Celui-ci a été séparé en trois étapes distinctes clairement identifiées dès la page d’accueil du site : informations et démarches, recherche d’EhpAD et communication avec le senior placé en maison de retraite.
La particularité d’Extenso, outre une simplification maximale des démarches, réside dans un compte évolutif auquel s’ajoutent des modules en fonction de l’étape à laquelle se trouve l’utilisateur. Extenso se positionne comme un site sérieux, de référence, à l’ergonomie innovante pensée pour les seniors.
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Le projet Extenso ........................................6 1.1. Le Contexte.............................................7
1.2. Les missions............................................10
1.3. Le Concept..............................................11
1.4. Cibles et Usages.....................................14
1.5. L’Equipe..................................................19
La plus value .............................................20 2.1. Une navigation guidée pas à pas............21
2.2. Une navigation personnalisée.................21
2.3. Une ergonomie accessible et dédiée
à la cible.................................................21
2.4. Un projet en expansion permanente.......22
Identité visuelle .........................................23 3.1. Identité Extenso ....................................24
3.2. Documents imprimés.............................27
Sommaire
Aspect institutionnel ...............................30 4.1. Contenus et services..........................31
4.2. Structure et navigation........................32
4.3. Charte graphique................................36
4.4. Accessibilité et ergonomie...................46
4.5. Référencement naturel........................48
4.6. Base de données................................49
4.7. Spécifications techniques....................51
4.8. Méthodologie de développement.........55
Aspect relationnel ...................................60 5.1. Contenus et services...........................61
5.2. Structure et navigation.........................68
5.3. Ergonomie...........................................69
5.4. Charte graphique.................................70
5.5. Spécifications techniques....................71
5.6. Base de données................................74
5.7. Politique d’accessibilité........................75
Le DVD de promotion Extenso................76 6.1. Les cibles............................................77
6.2. Le contenu audiovisuel........................77
Les tests ....................................................79 7.1. Les tests utilisateurs................................80
7.2. Tests fonctionnels (Institutionnel)..............84
7.3. Tests fonctionnels (Relationnel).................85
7.4. Tests de sécurité......................................85
7.5. Tests de compatibilité et d’accessibilité....86
7.6. Test de contenu.......................................86
Stratégie de communication ......................87 8.1. Objectifs stratégiques et risques.............88
8.2. Etude de marché....................................88
8.3. Etude de la concurrence.........................90
8.4. Plan de communication..........................92
La gestion de projet ........... .......................101 9.1. Organisation...........................................102
9.2. Gestion des taches................................104
9.3. Communication interne..........................104
Retour au sommaire
1Le projet extenso
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Le Conseil Général du Var et l’Institut Ingémédia ont défini cette année un partenariat afin qu’une promotion d’étudiants mette en place un outil en ligne ayant pour vocation de gérer le placement des personnes âgées dans le département du Var. Ce projet s’inscrit parfaitement dans la politique de solidarité du Conseil Général, qui a pour but de répondre aux besoins sociaux et médico-sociaux des personnes en situation de fragilité et de dépendance.
Ce nouvel outil permettra de centraliser et de rendre accessible à tous les seniors et leur entourage les informations relatives à l’hébergement des personnes âgées dans le Var.
Au-delà de l’aspect « informationnel », le site web comportera un espace dit « relationnel » permettant aux différentes cibles (familles, personnes âgées, associations, maisons de retraite, aides soignantes, Conseil Général du Var…) de communiquer entre elles et d’interagir dans cet environnement.
À l’heure où différents sites proposent des « annuaires » regroupant les maisons de retraite du Var, sans vraiment toutes les recenser ni même fournir toutes les informations utiles, le Conseil Général s’attache ici à répondre à un vrai besoin formulé à la fois par ses citoyens mais aussi par ses services internes.
1.1. Le ContexteLes prestataires du projet sont le Conseil Général du Var et la
FiNg.
Cette collectivité territoriale et cette association se placent, dans le cadre de cette mission, au service de l’épanouissement des personnes âgées dans un département plus que concerné par le vieillissement de sa population. Parce qu’ « aujourd’hui ce n’est plus une question d’âge », Internet doit offrir aux jeunes comme aux séniors des outils leur permettant de « mieux vivre » (ensemble).
1.1.1. Le Conseil Général du Var
Le Conseil général constitue l’organe de décision du département, collectivité territoriale administrée par une assemblée élue au suffrage universel direct. Il intervient dans de nombreux secteurs en prise directe avec la vie quotidienne des citoyens tels que l’économie, l’environnement, la culture, le sport,…
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1.1.2. La FING
La FING (Fondation Internet Nouvelle Génération) est une association créée en 2001 ayant pour but d’appuyer le
mécanisme d’innovation des TIC et son impact sur les usages de l’ensemble des utilisateurs français. Ce projet collectif et ouvert s’organise autour d’un réseau d’échanges, où les innovations émergeantes sont mises en avant. La FING mobilise ses recherches autour
des nouvelles technologies afin de les mettre à profit pour servir la société et le développement économique de la France.
Une réflexion centrée sur une vieillesse plus active :
Depuis 2008, la FING se consacre entre autres au développement de l’innovation pour les séniors autour d’un projet : « plus longue la vie ». Il est apparu opportun à l’association de prendre en compte cette population croissante que représente les plus de 50 ans ou plus communément appelés « Seniors ». Les recherches ont montré que :
o La population française vit plus vieille et en meilleure santé. L’augmentation de l’espérance de vie offre donc la possibilité aux personnes âgées d’être actives plus longtemps.
o L’augmentation du nombre de personnes âgées impose à la société d’adapter ses services à cette catégorie de la population.
o L’entrée de notre société dans une ère où cohabitent 5
générations et où la part des personnes âgées en croissance constante modifie les équilibres sociaux.
o Nous vivons dans un monde de plus en plus connecté technologiquement parlant.
Projet FING : Plus longue la vie « l’innovation par et pour tous les âges»
L’allongement de la durée de vie et le développement du numérique sont deux facteurs de changement majeurs de la société qui touchent tous les domaines et tous les secteurs économiques. La mission de la FING est de trouver des réponses aux questions suivantes autour du projet « Plus longue la vie » :
o En quoi les technologies peuvent-elles contribuer à changer la manière dont nous vieillissons et la manière dont nos sociétés vieillissement ?
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o En quoi l’allongement de la durée de vie change-t-il la manière de concevoir des produits et services numériques?
Conclusion :
Se consacrer au développement de nouveaux usages des technologies pour les personnes âgées est un défi à relever. Il s’agit là d’une opportunité pour les entreprises et l’initiative économique française. La FING doit aider la France à se positionner face à cette population vieillissante et démontrer l’importance de l’aspect intergénérationnel et du concept de « vieillissement actif ».
Elle veille également à mettre en avant des projets innovants et travaille en collaboration avec des universités afin de valoriser les travaux des étudiants dans le cadre des programmes d’actions et de manifestations. Elle a fait appel à nous en s’associant aux côtés du Conseil Général du Var pour apporter une solution et mettre en place un service à destination de ces seniors.
1.1.3. La maison de retraite
Les EHPAD (Établissement d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes) plus communément appelés maisons de retraite sont des établissements médicalisés, autorisés à héberger des personnes âgées dépendantes de 60 ans et plus. Cela conformément à la réforme des EHPAD fixée selon la loi du 24 janvier 1997, complétée par les décrets d’avril 1999 et de mai 2001, modifiée par la loi de financement de la Sécurité sociale pour 2003).
L’hébergement dans ces établissements varie entre une pièce individuelle et un petit appartement. Les services
annexes varient, eux aussi, en fonction du standing et du type de personnes hébergées (de l’environnement quasi-hospitalier pour une clientèle avec invalidité physique ou mentale « lourde », au médecin-traitant passant en fonction des besoins).
Le département du Var compte actuellement pas moins de 180 EHPAD. Une forte demande se concentre sur cette région car beaucoup de personnes âgées souhaitent passer leur retraite dans le sud de la France, réputé pour son climat méditerranéen.
Compte tenu du coût élevé de ce mode d’hébergement et de la rareté des places disponibles face à cette demande croissante, notre projet va permettre aux familles d’identifier la structure répondant à leurs critères.
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Le manque de connaissance du secteur, la diversité et la particularité des structures rendent la démarche complexe. De plus, cette recherche, souvent effectuée dans une situation d’urgence, se rajoute à la difficulté du choix. La prise en compte de tous ces paramètres doit se faire en adéquation avec des impératifs budgétaires et géographiques.
1.2. Les missionsDans le cadre d’un programme de recherche sur le
développement des nouvelles technologies au profit des personnes âgées, le Conseil général du Var et la FING ont toutes deux des attentes bien distinctes qu’il nous faudra ensuite synthétiser dans un seul projet.
L’objectif de ce partenariat est de mettre en place un système d’information et de communication à disposition de tous les acteurs réunis dans le processus de placement des personnes âgées dans les maisons de retraite du Var.
Ce projet doit ainsi mettre en évidence que le vieillissement n’est pas une finalité en soi, mais une extension, un prolongement de la vie.
1.2.1. Les attentes du Conseil Général du Var
o Réalisation d’un portail de recherche pour le placement des seniors en maison de retraite dans le Var (tous les établissements).
o La communication doit se faire entre tous les acteurs et cibles de l’environnement.
o L’information doit être complète et identifiable rapidement (nombre de places disponibles, géo-localisation, contacts …)
o Il ne s’agit pas d’un site commercial, il faut donc laisser de côté les publicités et tout moyen de valorisation de produit car notre but n’est pas de développer un quelconque profit grâce à ce projet.
1.2.2. Les attentes de la FING
L’objectif du partenariat entre la FING et Ingémédia est d’imaginer la contribution des technologies et services numériques dédiés à : la qualité de la vie, la cohésion de la société et le dynamisme de l’économie dans un monde qui vieillit (hors de la simple focale santé / géron-technologies). La réponse à ces problématiques étant la conception de projets innovants, répondants aux besoins posés par le processus de vieillissement. Les contraintes sont donc moins explicites que celles du Conseil Général du Var ce qui nous permet d’aller à la recherche de concepts innovants.
1.2.3. L’objectif global
Un facteur clé du « bien vieillir » est le maintien du lien et de l’interaction avec l’environnement familier. Rester autonome, pouvoir décider pour et par soi-même, continuer à agir malgré les déficiences physiques est important pour chaque personne concernée par le vieillissement.
Les technologies sont donc vues comme des outils possibles d’interaction avec les autres et offrent des moyens d’action sur le monde. Elles permettent de maintenir les liens intergénérationnels, professionnels et sociaux. Nous pouvons alors dégager
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l’importance du renforcement des liens forts entre la personne âgée et ses proches, ses amis et sa famille. Maintenir les liens faibles caractérisés par (ou comme) les réseaux de sociabilité, de connaissance ou les réseaux professionnels empêchera de fait l’isolement de ces personnes dépendantes.
Dans le même sens que le thème précédent, la connexion entre les objets du quotidien et les nouvelles technologies permettrait de prévenir l’isolement psychologique de ces personnes âgées.
Dans le cas de notre cible, l’adaptation aux nouvelles technologies doit se faire au sein même des maisons de retraite. L’objectif est donc de trouver la solution la mieux adaptée pour offrir un outil de communication dont l’usage pourrait se faire de manière autonome ou lors d’ateliers multimédias par exemple.
Ajoutées aux contraintes de la FING, celles du Conseil Général du Var nous permettent de définir certaines limites et nous offrent déjà une direction à prendre par rapport au sujet du projet.
La demande spécifie donc :
o la mise en place d’un portail institutionnel de recherche d’informations pour le placement des personnes âgées dans les maisons de retraite du Var
o la création d’un système de communication entre tous les acteurs du projet, à savoir les personnes âgées, les familles, les associations sanitaires et sociales, le corps médical, les maisons de retraite et les EHPAD.
1.3. Le ConceptAfin de répondre à la demande de la FING et du Conseil
général du Var, nous allons mettre en place un site abordant deux aspects bien distincts :
o Un espace institutionnel qui propose une recherche claire et rapide de places libres dans les hébergements spécialisés du Var.
o Un espace relationnel qui permet aux différents acteurs (famille, maisons de retraite, personnel soignant, et associations) de communiquer facilement.
POPULATION DE LA FRANCE A U 1 ER JANVIER 2008
400500 300 200 100 0 0 100 200 300 400 500
1917
1907
1927
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1977
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2007
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2007
ANNÉESDE NAISSANCE
Effectifs en milliers Effectifs en milliers
10 0
10 5
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60
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40
30
20
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0
Âges ANNÉESDE NAISSANCE
HOMMES FEMMES
INED3400 8
ÉVALUATION PROVISOIREPOPULATION DE LA FRANCE
A U 1 ER JANVIER 2008
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2007
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ANNÉESDE NAISSANCE
Effectifs en milliers Effectifs en milliers
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Âges ANNÉESDE NAISSANCE
HHOOMMEMMESS FEMMEFEMMESS
INED3400 8
ÉVALUATION PROVISOIRE
Source : Insee.(G. Pison Population & Sociétés, n° 443, Ined, mars 2008)
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1.3.1. Un espace institutionnel
En 2008, nous dénombrons près de 17 millions de personnes ayant plus de 55 ans, soit 1 français sur 4.
Ce phénomène tend à s’accroître en conséquence du baby-boom des années 50. L’espérance de vie étant de plus en plus longue, de nombreux « seniors actifs » (entre 55 et 65 ans) se doivent de placer leurs parents en maisons de retraite.
Or, on se rend compte aujourd’hui que les familles dans l’urgence manquent d’informations sur les différents modes d’hébergement, notamment les EHPAD (Établissement
d’Hébergements pour Personnes Agées Dépendantes) et ne savent pas vers quels organismes se tourner pour les aider. Pour répondre à cette demande, le Conseil Général du Var souhaite mettre en place un portail simple et utile. Il devra centraliser : d’une part l’ensemble des informations sur les droits et les démarches nécessaires préalablement à un placement. Et, d’autre part renseigner sur les disponibilités dans les EHPAD du département et les associations départementales qui agissent dans le domaine de l’aide sociale.
Les utilisateurs ont ainsi la possibilité de rechercher un hébergement selon différents critères :
• Disponibilité• Tarifs• Localisation• Types d’hébergement (permanent, temporaire, accueil
de jour, EHPAD ou autonome)• services (secteur spécialisé Alzheimer)
1.3.2.Un espace relationnel
La FING soulève un deuxième point important. Un grand nombre de personnes âgées sont admises en maisons de retraite, il est donc nécessaire pour elles de conserver un lien relationnel en communiquant avec leurs proches. Cela évite le sentiment d’isolement.
La plupart du temps ces personnes âgées sont placées dans des établissements proches du lieu de vie de la famille. Cependant la tendance actuelle n’est plus à la centralisation d’une famille dans un endroit donné ; avec les divorces, les
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envies de mobilité des familles et les choix stratégiques des personnes âgées pour leur placement dans un environnement au climat agréable par exemple, cela conduit à l’éclatement géographique d’une famille.
Afin que cette dernière puisse rester en contact avec la personne âgée et se tenir informée de son état de santé et de son bien-être, le site internet que nous souhaitons mettre en place permettra une communication sous différents angles. La famille aura ainsi la possibilité de communiquer soit avec la personne âgée soit avec le personnel soignant et les accompagnateurs (médecins, infirmiers, animateurs,…). Pour cela elle aura à sa disposition des outils de communication tels que :
• Un système de courrier électronique (décliné en plusieurs supports médias : lettre, carte postale, vidéo ou message rapide)
• Une galerie de partage de photos et vidéos• Un ensemble d’applications ludiques et jeux• Un système de navigation Internet ergonomique
Le projet Extenso est un outil de communication qui offre la possibilité aux acteurs ci-dessus de communiquer autrement que par des voies traditionnelles comme le téléphone. Ainsi les échanges pourront êtres conservés en mémoire, ce qui offrira de laisser une trace des différentes conversations.
On sait que l’outil privilégié par ces acteurs est le téléphone. Mais Internet permet la réception de messages textuels mémorisables. Ainsi nous mettrons en place un annuaire de contacts facilitant les relations internes et externes aux maisons de retraite. Certaines acteurs concernés par le projet, comme les associations et le personnel soignant externe aux EHPAD n’ont pas vraiment le temps de communiquer et ne sont rattachés qu’à leurs patients. Tous les « membres » du site n’auront donc pas la même liste de contacts.
Définitions des différents usages rendus possibles par le site :
Entre la famille et la personne âgée Site relationnelApplications utilisées Webmail, Galerie photo, message
audiovisuelBut Garder le lien avec sa famille
Entre la famille et la maison de retraite Site institutionnelApplications utilisées Webmail
Buts - Recherche d’informations concernantle suivi de santé de la personne âgée.
- Recherche d’information concernantla maison de retraite en elle-même.
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Entre la personne âgée et la maison de retraite
Site institutionnel
Applications utilisées WebmailBut Recherche d’information concernant la
maison de retraite en elle-même.|
Entre la maison de retraite et les associations
Site institutionnel
Applications utilisées Webmail, calendrierBut - Se tenir informé des interventions, des
disponibilités, des animations proposées - Pour les associations d’aide au placement : tenir à jour des places disponibles
Entre la personne âgée et le personnel
soignant externe aux EHPADSite relationnel
Applications utilisées WebmailBut - Garder un lien qui rassure avec son
médecin traitant : conseils- Suivi du bilan de santé
1.4. Cibles et UsagesLe projet que nous avons en main est complexe dans la mesure
où il s’adresse à plusieurs cibles bien distinctes.
Nous allons mettre en place un annuaire de recherche d’hébergement en maison de retraite. La cible est donc dans un premier temps la personne âgée elle-même, dans la mesure où elle est encore capable de faire ses recherches seule avant de s’installer en maison de retraite. Dans un deuxième temps, ce site de type institutionnel s’adresse aux familles de ses personnes âgées. Il est souvent le cas que ce soit la famille qui s’occupe du placement de la personne âgée dans un établissement spécialisé.
Dans ces deux cas, la personne consultant le site serra âgée entre 50 et 65 ans soit : un senior.
De plus nous allons réaliser dans ce site un espace relationnel. Il sera le lien entre les personnes âgées, la famille, mais aussi les associations, le personnel soignant externe aux EHPAD et les maisons de retraite.
Notons que notre projet se créer dans un environnement bien spécifique : le Var. Les maisons de retraite qui seront présentes dans l’annuaire ne sortiront pas de ce département. Mais les cibles peuvent venir de toutes les régions de France.
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1.4.1. Les personnes âgées :
Même s’il varie suivant les régions et pays, le vieillissement est un phénomène global, il touche chaque personne un jour ou l’autre. Sont définis comme seniors les personnes de plus de 50 ans. On compte en France en 2008 17 millions de personnes qui ont plus de 55 ans soit environs 25% de la population globale. Avec l’allongement de la durée de vie, les seniors vivent aussi plus longtemps en bonne santé. Ce qui fait qu’à notre époque, les seniors de plus de 65 ans sont encore aptes à avancer dans la vie ; nous entendons par là, s’adapter aux nouvelles technologies favorisant leur confort au quotidien. L’innovation qui nous intéresse dans le cadre de notre projet est l’utilisation d’Internet amenée à disposition de ce type d’utilisateurs.
Actuellement, 41% des seniors, en France, sont internautes, ce qui représente 7,75 millions de français. 80% d’entre eux utilisent Internet au moins une fois par jour. 83% des seniors français sont équipés du haut débit, ce qui les place au dessus de la moyenne européenne. Nos seniors français sont donc de plus en plus connectés au monde via Internet.
Les usages d’internet
Les seniors utilisent Internet en priorité pour consulter leurs comptes bancaires et y effectuer des opérations. Ils utilisent aussi cet outil pour des démarches administratives et des achats de produits de beauté et d’électroménager. Ils naviguent en général sur des sites de services, tels que météo, comparateurs de prix, guides d’achat, petites annonces et bourse. Ils consultent souvent le net pour y récolter des informations pratiques ou médicales.
87% des seniors se servent d’une adresse email et 37% d’une messagerie instantanée, la plupart du temps pour communiquer avec leurs proches. En outre, ils sont consommateurs de forums, de blogs et de réseaux sociaux spécialisés.
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Jean Baptiste de Foucault disait «l’homme a davantage besoin de liens que de biens».
Le terme senior est global car il englobe plusieurs générations, en effet, une personne de 50 à 60 ans, peut encore avoir un ou deux parents en vie. Les seniors internautes ont majoritairement moins de 70 ans. La place des seniors plus âgés n’est pas clairement définie, car la société privilégie la jeunesse et la performance. En effet, n’étant en général plus actifs, ils sont mis à l’écart.
Lorsque vient le grand âge, la dépendance, le fait d’être placé en maison de retraite signifie souvent la solitude. C’est pourquoi « bien vieillir » c’est rester à domicile, en gardant les liens avec son environnement. Mais malheureusement ce n’est pas tout le temps possible et il est plutôt difficile pour ces personnes de garder des liens avec l‘extérieur ou avec leurs proches. De ce fait, certains s’intéressent aux possibilités d’Internet qui leur permettent de garder ce contact.
Différence entre cible et utilisateur principal
Les personnes âgées ne sont pas les cibles principales de notre site car ce ne sont pas les premières personnes que l’on cherche à intéresser mais elles en sont des utilisateurs centraux. Ce sont souvent des personnes dépendantes ou en perte d’autonomie, qui ont besoin de rompre avec l’isolement et la solitude, et qui devront être aidées pour accéder à nos services. Ils devront pouvoir communiquer facilement avec leur famille, via un outil simple et spécialement optimisé pour eux.
1.4.2. Les familles
Au vu de l’allongement de la durée de vie, il est moins rare aujourd’hui de voir des familles où se côtoient jusqu’à 5 générations.
Avec l’envie d’émancipation, les innovations dans le cadre des transports et les outils mis en place pour communiquer, les français ont tendance à privilégier leur cadre de vie, plutôt que la proximité avec le reste de la famille. La priorité est donc souvent donnée à l’environnement et à la proximité du lieu de travail.
L’entourage familial de la personne âgée (notre cible principale) est parfois dans l’obligation de placer un de ses parents en maison de retraite. Outre le fait que cette étape n’est pas la plus simple à passer, la recherche d’une place dans un établissement spécialisé et adapté est bien souvent une démarche longue et fastidieuse. Depuis la démocratisation d’Internet, la communication est de plus en plus aisée et s’affranchit donc de la distance. Grâce à notre site et à son annuaire détaillé, cette recherche sera facilitée. Il sera possible d’effectuer une recherche en précisant ses propres critères, afin d’obtenir une liste des établissements ainsi que le nombre de places disponibles.
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Aujourd’hui, plus de 46% des foyers en France possèdent une connexion Internet.
Beaucoup d’outils gratuits disponibles en ligne permettent à la famille de rester en contact, même si celle-ci se trouve physiquement séparée. Les mails et l’utilisation de logiciel de tchat font partie du quotidien pour la majeure partie de la population. Le téléphone, bien que peu récent, reste toujours le moyen de communication le plus utilisé en France.
1.4.3. Le corps soignant
Dans le cadre de notre vieillissement, des personnes sont responsables du suivi de santé. Celles-ci sont spécialisées dans l’analyse des marques de vieillissement et de maladie. Mais pour les personnes âgées, un médecin ou une aide soignante est avant tout une oreille attentive et un conseiller primordial.
De part son statut et la fréquence de ses visites, ses paroles ont valeur de vérité et de crédibilité. La confiance qui s’installe souvent entre le corps soignant et le patient engendre un suivi et donc parfois un besoin de communiquer.
De l’informatique à l’internet
L’informatique sert, au personnel médical, de bibliothèque ou de base de données.
Grâce à cet outil ils peuvent suivre le parcours de leurs patients et garder en mémoire tous les dossiers. La présence d’un ordinateur dans leurs bureaux est donc plus un outil leur permettant de répertorier leurs informations qu’un outil de connexion à internet.
L’accès à internet peut leur servir lorsque l’un de leur patient leur demande de l’aide dans la recherche d’un centre spécialisé pour leur futur hébergement. De même un spécialiste médical peut recommander un autre collègue ayant d’autres compétences pour le suivi de santé d’une personne. Cependant les médecins ou aides soignantes utilisent généralement une liste mise à jour régulièrement mais déjà existante plutôt que de faire une recherche en direct selon les critères de leur patient.
La communication du corps soignant dans le chemin du vieillissement
Les médecins reçoivent beaucoup d’appels téléphoniques et parfois des courriels. Dans les deux cas, la communication est rapide, ciblée et efficace. L’usage d’internet dans leur métier est encore restreint car les données concernant les patients sont protégées. Cependant, la communication doit rester possible entre le patient et son médecin.
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Travail collaboratif entre corps soignant et maison de retraite
Les maisons de retraite s’occupent de gérer l’hébergement de personnes âgées ayant souvent des problèmes de santé quels qu’ils soient. Des médecins rendent visite régulièrement aux hôtes de ces établissements pour un suivi médical. Les médecins et maisons de retraite sont donc en permanence en contact. L’outil téléphonique est privilégié pour son caractère instantané et pour la qualité de la compréhension des messages transmis.
1.4.4. Les associations
On sait d’après les recherches précédentes que les personnes âgées ont forcément, à un moment ou à un autre de leur vie, besoin de l’aide d’autrui. Des associations sont destinées à apporter leur soutien à ces personnes âgées. Il peut s’agir de conseillers (dans ce cas là l’outil Internet est indispensable pour aider le client à chercher une maison de retraite), d’aides à domicile ou encore de prestations au sein des maisons de retraite. Les EHPAD ou autres établissements spécialisés pour les personnes âgées peuvent en effet souhaiter faire appel à ces associations dans le cadre de nouvelles prestations. Ces interventions peuvent s’adresser à la fois aux personnes âgées pour les divertir ou au personnel médical pour le former.
Exemples d’associations disponibles dans le Var :
• Aimado : prestataire et mandataire de service à la personne dans le Var, cette association propose des services tels que l’aide à la prise de médicaments, le ménage, l’accompagnement dans les démarches administratives simples,…
• osmose : propose entre autres les courses à domicile, le ménage, les travaux de jardinage,…
• Var Atout services : association d’aide à domicile
Ces acteurs périphériques ne sont pas notre cible principale mais peuvent vite s’avérer très nombreux et intéressés par le projet.
1.4.5. Les maisons de retraite
Une autre cible secondaire est : le personnel médical des maisons de retraite qui encadrera la personne âgée dans son nouvel environnement. Il pourra l’inciter à utiliser les nouvelles technologies mises en place dans l’établissement, tout comme Internet. L’idée sera d’initier ces personnes âgées par le biais d’ateliers. Elles pourront ainsi apprendre à manier l’ordinateur pour communiquer avec leur famille grâce à une interface simple qui leur est dédiée.
En étudiant cette cible, nous avons remarqué que les maisons de retraite sont encore peu nombreuses à être équipées en matériel informatique. De plus, le personnel médical interne à ces établissements n’est pas forcément formé pour utiliser ces nouvelles technologies.
Cependant l’usage d’un ordinateur ou d’internet au domicile personnel est maintenant chose courante pour le français moyen ; ainsi il y aurait une chance que la remise à niveau soit assez rapide.
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1.5. L’EquipeExtenso est une agence fictive créée en septembre 2008 dont le but est de participer au projet de réalisation collective
du Master 2 Ingénierie des Médias. Extenso puise sa force et sa polyvalence dans une équipe éclectique composée de 24 étudiants. L’ensemble des qualités et compétences polyvalentes dans le domaine du multimédia rassemblées au sein de ce groupe permet de faire face à tout type de problématique.
Disponible à l’adresse : http://www.projet-extenso.fr/extensoscope.html
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2La plus value
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navigation guidée en 3 étapes : Informations générales, recherche d’EhpAD et Communication avec ses proches.
2.1. Une navigation guidée pas à pas
L’objectif du portail institutionnel est de donner toutes les clefs à une personne âgée et à sa famille pour trouver un placement en établissement selon leurs critères particuliers.
C’est pourquoi, en un coup d’œil, le visiteur doit comprendre les services que propose le site. Ainsi un menu principal simple à 3 onglets est présent pour guider la navigation :
o Informations générales : Une recherche d’informations sur les démarches à suivre pour placer un proche en EHPAD ou avoir d’autres informations relatives aux personnes âgées.
o Recherche d’EHPAD : Un moteur de recherche sous forme de Google Map personnalisé permet d’effectuer une recherche d’établissements selon différents critères : disponibilité des places, tarifs, localisation géographique, type de structure et services proposés. Grâce aux fiches individuelles des EHPAD, le visiteur peut les contacter.
o Communiquez avec vos proches : Un module permettant d’accéder à l’extenso Box nom de présentation de l’espace relationnel, accessible une fois la personne âgée placée en maison de retraite. Cet espace est totalement dédié à son utilisateur et donne la possibilité pour lui de communiquer avec ses proches, de se divertir via une interface ergonomique et immersive.
2.2. Une navigation personnaliséeLe site propose donc à l’utilisateur les 3 actions citées
précédemment. Pour faciliter l’accès et la recherche d’informations, la création d’un compte utilisateur est conseillée au visiteur pour certains modules du site. Par exemple, une personne connectée peut garder en favoris les fiches d’EHPAD qui l’intéressent, des informations pratiques ou encore avoir accès à des alertes de places libres. Aussi, grâce à un webmail, le visiteur peut contacter un EHPAD avec facilité. Lorsque le placement de la personne âgée est effectif, ce compte évolue et offre en plus la possibilité de communiquer avec le résident placé grâce à des modules supplémentaires disponibles dans ce même système.
2.3. Une ergonomie accessible et dédiée à la cible
L’outil Extenso s’adresse aux seniors à travers son ergonomie, son design et son contenu. Le site est étudié pour être accessible aux personnes âgées en maison de retraite tout comme aux seniors indépendants.
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L’interface de l’espace relationnel à pour particularité principale de représenter deux univers graphiques très proches de ceux d’une maison particulière, cela ayant pour but d’installer un climat familier et de rassurer ses utilisateurs. Appelés « Intérieur » (espace privé) et « Extérieur » (espace public où la communication est possible), ces espaces comportent plusieurs pièces virtuelles dans lesquelles on peut accéder simplement : au courrier (messages écrits, messages vidéos, carte postale), à des jeux, des galeries de photos/vidéos ou encore un agenda et un mémo (dates d’anniversaire, rendez-vous importants, etc.). Ces pièces sont accessibles grâce à un menu personnalisable affiché à l’écran, respectant l’ergonomie d’une télécommande de télévision.
Les résidents et leur famille pourront se sentir comme chez eux puisque cet espace leur est personnel que ce soit pour l’espace institutionnel ou l’extenso Box. Ils seront guidés étape par étape dans leur avancement par un parcours logique et mis en avant dès la page d’accueil (1. Informations générales, 2. Recherche d’EHPAD et 3. Extenso Box). D’autre part, les modules de l’extenso Box seront simplifiés au maximum pour appréhender les difficultés d’utilisation.
Pour les personnes ayant des problèmes de vision, plusieurs tailles de police seront disponibles, avec un interlignage adapté, pour agrandir le texte, ainsi qu’un système de loupe permettant de zoomer sur l’ensemble de la page.
2.4. Un projet en expansion permanenteRéutilisation du concept
À plus long terme, le concept même du site pourrait aussi être réutilisé dans d’autres domaines. On pourrait par exemple penser au même type de service appliqué aux crèches ou aux services d‘accueil spécialisés.
Développement du projet au niveau national...
Au départ ce projet est prévu pour une utilisation à l’échelle départementale (le Var) mais il faut envisager une envergure nationale. Notre service serait alors implanté dans toutes les maisons de retraite de France. Toujours dans l’optique du développement du projet on pourrait imaginer l’associer à une action gouvernementale. Cette association pourrait permettre d’augmenter le nombre et la qualité des informations disponibles sur le site en plus de la pertinence d’un tel service web.
Vers l’international
Pour finir, en sachant que dans les pays d’Europe du Nord, le taux de personnes de plus de 60 ans activement connectées à internet est très élevé, on peut donc aisément imaginer une internationalisation de notre service en commençant donc par les pays nordiques.
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3 Identité visuelle
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L’identité visuelle du projet Extenso doit être en adéquation avec le concept du projet et ses cibles. Elle est présente sur tous les supports de communication, ceci afin que les cibles puissent identifier clairement le projet et établir un lien entre les différents supports. L’identité visuelle s’appuie sur une ergonomie et une lisibilité intuitive. Elle est donc volontairement épurée, ce qui est particulièrement important pour la partie institutionnelle du projet.
3.1. Identité Extenso
3.1.1. Le nom
L’identité Extenso trouve son origine dans le thème «Plus longue la vie» présenté par la FING dans le cadre de son Université de printemps et définissant son cadre de recherche et d’innovation pour l’année 2008.
À travers l’allongement de la durée de vie nous pouvons tout de suite pointer du doigt le problème d’une France vieillissante ou le pourcentage de plus de 60 ans atteint 40% de la population totale. L’ouverture vers de nouvelles technologies au service de la catégorie émergeante du 4e âge doit s’opérer impérativement afin d’adapter le monde qui nous entoure à la population française.
Extenso se définit comme une passerelle, une extension vers de nouveaux services d’aide dans la recherche et le placement de personnes âgées dépendantes. « Extenso » signifie également « l’extension de ». Nom idéal pour notre projet puisque nous mettons en œuvre, pour la personne âgée et son entourage, une
extension de leur foyer servant de cadre familier ergonomique pour communiquer.
De part son origine latine et sa prononciation simple, Extenso est un concept facile à s’approprier et à retenir.
3.1.2. Logotype
Le concept primaire de notre logo est celui de la communication intergénérationnelle.
Nous avons choisi de représenter ce concept de manière symbolique grâce à 2 formes superposées sur lesquelles est situé le nom du projet.
Ces formes ont été réalisées en prenant comme base la forme du « x » du nom extenso. Chacune d’elles représente une génération. La couleur représentant celle des plus âgés est de couleur bleue et de taille plus grande que l’autre. Ces 2 caractéristiques, utilisées conjointement, symbolisent le calme, la sérénité et la sagesse du 3e âge.
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Le cercle plus petit, de couleur verte, représente l’entourage de la personne âgée, en majorité familial et plus jeune. La couleur verte a été choisie car elle représente la jeunesse, l’espoir.
Le choix de ces couleurs trouve une justification supplémentaire : elles sont en effet présentes dans le logo du conseil général du Var, l’identification du site en tant que site institutionnel en sera donc accentuée.
Les cercles ne sont pas fermés pour montrer que la communication n’a pas seulement lieu entre la personne âgée et sa famille mais aussi avec tout son environnement en maison de retraite.
Nous avons utilisé la police de caractère Century Gothic pour typographier le nom Extenso. C’est une typographie simple sans empattement : elle reste donc très lisible même en petit format.
Le « x » n’est pas celui de la typographie de base, nous l’avons remplacé par un x tout en arrondi de manière à montrer la liaison de ses deux moitiés tout en douceur. Ce « x » est relié au « e » qui le précède et au « t » qui le suit, afin d’accentuer la liaison. Il est situé dans la zone d’union des deux formes qu’il superpose pour faire ressortir celle-ci.
Ce logo est lisible sur tous les supports de communication pour lesquels il peut être utilisé.
Il convient également à tous les modes d’impressions, que ce soit en quadrichromie, bichromie, en niveau de gris ou en noir et blanc.
3.1.3. Colorimétrie
Afin de lier notre identité visuelle à celle du Conseil Général du Var, nous gardons le même lien graphique présent dans le logo, celui des couleurs. La palette de couleurs se base sur celles du logo et plusieurs couleurs complémentaires.
La couleur principale de notre identité visuelle est le bleu. C’est la couleur la plus en lien avec le thème du vieillissement puisqu’elle est associée à des notions de sagesse et de paix, caractéristiques souvent attribuées au grand âge. Psychologiquement et physiologiquement, elle induit des impressions de calme et de sincérité. Cette couleur est souvent utilisée sur le web pour des thèmes liés à l’informatique et à
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la médecine. En utilisant majoritairement cette couleur, nous sommes sûrs que les utilisateurs se sentiront rapidement en territoire connu.
La deuxième couleur utilisée est le vert. Symbolisant la jeunesse, nous associons cette couleur à l’entourage de la personne âgée. Elle induit, tout comme le bleu, une impression de calme, de repos.
Pour compléter ces deux couleurs, nous utilisons la complémentaire du bleu, l’orange. Cette couleur dynamise notre identité visuelle, elle est stimulante et énergique, et cela contrebalance l’effet des deux couleurs citées précédemment.
3.1.4. Typographie
Les typographies utilisées à travers les différents supports sont la police de caractère Century Gothic, déjà utilisée dans le logo, c’est une typographie sans empattement. Cette première est utilisée sur les éléments à principaux, tels que les titres. Sur les supports web html la 2e typographie sera l’Arial. Cette police d’écriture est normalement présente par défaut sur tous les ordinateurs.
La lisibilité est donc assurée. Sur les autres supports, print ou web permettant une inclusion des polices, nous utiliserons également une typographie sans empattement.
Arial
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZabcdefghijklmnopqrstuvwxyz1234567890
Century Gothic
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZabcdefghijklmnopqrstuvwxyz1234567890
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3.2. Documents imprimésLe projet Extenso nécessite plusieurs supports de
communication offline s’appuyant sur l’identité visuelle.
3.2.1. Plaquette
La plaquette nous permet de communiquer efficacement et rapidement sur notre projet.
Elle explique notre concept synthétiquement et est conçue visuellement de manière à identifier facilement le projet. Outre notre concept et nos services, elle contient les coordonnées permettant de nous contacter.
Elle pourra être, par exemple, donnée lors de notre visite dans les EHPAD.
3.2.2. DVD
Au niveau du rendu DVD, la jaquette du DVD ainsi que l’habillage du CD sont conçus dans le respect de l’identité du projet extenso.
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3.2.3. Carte de visite
Les cartes de visite nous permettent de laisser nos coordonnées à toute personne s’intéressant au projet, depuis les partenaires officiels du projet au personnel rencontré en maisons de retraite. Elle s’adresse donc majoritairement à des professionnels. Celles-ci contiennent donc les informations nécessaires pour contacter les personnes responsables du projet, par téléphone, mail ou courrier, sur une mise en forme simple montrant le logo et un rappel des trois couleurs principales de la palette de couleur de notre charte graphique.
3.2.4. Badge
Nous utiliserons les badges dans toutes démarches officielles de rencontre avec les partenaires, ou lors de déplacement en maisons de retraite, de manière à ce que nos interlocuteurs nous identifient facilement. Ce badge contient donc uniquement trois informations, le logo du projet, le nom de la personne et son rôle dans le projet. En outre, les trois couleurs principales de l’identité visuelle sont présentes sous forme de bandes verticales. La forme du département du Var se situe également en arrière-plan.
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fr
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Agence Extenso - 289 chemin Marcel Pagnol 83130 La Garde
[email protected] 06 70 66 53 78
3.2.5. Lettre et enveloppe
Les courriers sont des documents papier officiels puisqu’ils nous permettent de communiquer avec les différents partenaires et maisons de retraite. Ils contiennent donc simplement notre logo, notre slogan et nos coordonnées dans une mise en page simple se basant sur la même mise en forme que les autres documents print du projet.
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4Aspect institutionnel
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4.1. Contenus et servicesDans cette partie, nous allons présenter synthétiquement
l’ensemble des services disponibles sur le site Extenso.
4.1.1. Dossiers Informatifs
Les dossiers publiés par le Conseil Général du Var permettent aux familles de connaître les démarches et la législation en cours pour placer une personne dépendante dans une EHPAD. Ces dossiers sont constitués d’un titre, d’un résumé rapide, d’un contenu mettant en forme du texte et des images, d’une image de présentation (pour l’affichage en liste), d’un fichier joint disponible au téléchargement (image, PDF, DOC, XLS …). Certains dossiers importants sont mis en avant sur la page d’accueil du site Extenso. Pour chaque dossier, il est possible d’ajouter un fichier audio pour les personnes ayant des déficiences visuelles.
4.1.2. Actualités
Afin de faire vivre le site pour les moteurs de recherches et pour ses visiteurs, il est impératif de diffuser des actualités récentes sous la forme de courts articles qui sont immédiatement mis en avant sur la page d’accueil. Ils peuvent être liés aux dossiers informatifs par thèmes (grâce aux tags).
4.1.3. Tags
Un nuage de tags est très tendance sur les sites ‘web 2.0’, mais au-delà de cet aspect de mode, il a pour nous comme double intérêt de créer des pages virtuelles rassemblant les dossiers et les actualités sous forme de listes. Ceci dans le but de remonter
notre site dans les moteurs de recherches sur les mots clés listés. Les systèmes de tags permettent aussi au visiteur de flâner sur le site en lui soumettant des thèmes de navigation couverts par le site sans avoir à passer par le moteur de recherche textuel.
4.1.4. Fiches établissements
Les fiches établissements permettent de présenter au visiteur les EHPAD, les CCAS, les CLIC ou tout autre organisme social en rapport avec le domaine de l’accompagnement des personnes âgées. Ces fiches seront constituées en général des coordonnées de la personne à contacter, d’un nom d’établissement, d’un résumé, d’une description approfondie, d’une géo localisation avec Google Maps et, pour les EHPAD, d’une liste de services disponibles. Ces fiches seront essentiellement accessibles à travers un moteur de recherche performant et ergonomique.
4.1.5. Moteurs de recherche
Il existera deux types de moteur de recherche :
Le premier sera un simple champ texte présent en haut de chaque page et permettant de faire une recherche dans l’ensemble des fiches informatives publiées par le Conseil Général.
Le second moteur de recherche aura une page dédiée et sera essentiellement basé sur Google Maps, et permettra une recherche géographique et par critères spécifiques dans les différentes fiches d’établissements sociaux. Ce moteur aura une version basique sous forme de formulaire classique pour les personnes n’ayant pas accès à l’affichage Google Maps.
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4.1.6. Liste des établissements
Comme les fiches des établissements ne seront accessibles que depuis le moteur de recherche interne à Extenso, elles seraient masquées pour les moteurs de recherche externes, comme Google par exemple.
Le Conseil Général du Var ayant expressément formulé la demande de ne privilégier en aucun cas un établissement plutôt qu’un autre, nous avons choisi de mettre en avant des accès direct à ces listes complètes via le pied de page du site. L’avantage de cette démarche est de référencer l’ensemble des fiches EHPAD.
4.1.7. Espace personnel
Le visiteur aura la possibilité de créer un compte sur le site Extenso lui donnant accès à une page privée nommée « Espace Personnel » dans laquelle il pourra gérer et paramétrer différents modules selon ses préférences. Plusieurs modèles de pages (styles CSS) seront disponibles. Dans ces modules, l’utilisateur aura la possibilité d’ajouter divers favoris (recherches préférées, établissements préférés, …). Un module de messagerie privé permettra à l’utilisateur d’entrer en contact avec les établissements enregistrés dans notre service. Un autre module permettra d’accéder directement à l’espace Relationnel.
4.1.8. Statistiques
Pour répondre à un besoin du Conseil Général d’obtenir des retours sur l’activité du site et la qualité du service perçu par ses utilisateurs, nous proposerons un système de statistiques avancées. Celui-ci aura pour but de permettre de visualiser
le nombre de visites, le nombre de comptes actifs, la liste des établissements mettant régulièrement leurs informations à jour, les résultats de sondages... Ce module a pour double objectif de surveiller le trafic du site (+ prévoir les évolutions à mettre en place) et de réguler les comptes en cas de problèmes.
4.2. structure et navigationLe site Extenso se compose d’un espace public contenant
l’ensemble des contenus à la disposition des visiteurs, et d’un espace personnel privé (pour les utilisateurs ayant un compte et s’étant connecté).
Une partie administrative avec deux niveaux d’accès selon le profil de l’administrateur permet de modifier ou ajouter du contenu au site.
Ces pages seront bien entendu sécurisées et nécessiteront une identification. Nous allons détailler dans ce chapitre les différents aspects du site, public et privé, ainsi que l’ergonomie déployée pour faciliter la navigation.
4.2.1. Espace public
L’espace public du site Extenso correspond à l’ensemble des pages visibles par un utilisateur non identifié, c’est à dire : à tout visiteur qui viendrait pour la première fois sur le site (et les moteurs de recherche). L’interface Extenso a été conçue pour être très simple à comprendre et à utiliser.
La structure du site a été pensée pour répondre aux besoins de l’utilisateur.
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Toute la stratégie de navigation du portail internet tourne autour des trois points principaux de notre système informatif, « quelles sont les démarches à effectuer pour placer une personne âgée ? », « dans quel établissement ? » et « comment lui rendre visite ? ». Ce système se décline en trois étapes chronologiques.
o Première étape : trouver des informations sur le placement des personnes âgées en maison de retraite. Cette catégorie étant la première visible sur le site, il est possible de trouver dans celle-ci tout ce qui concerne la recherche d’informations : c’est à dire des dossiers sur le placement des personnes âgées, les procédures à suivre, les aides à domiciles, les papiers à remplir, etc... Mais également les dossiers d’information ou les actualités récemment publiées par le conseil général ou par un administrateur du site. Cette rubrique contient des liens vers les prochaines étapes, un lien vers la foire aux questions (FAQ) et, comme c’est également l’accueil du site, une rapide description de ce qu’est Extenso et le pourquoi de la conception du site.
o Seconde étape : trouver une EHPAD pour une personne âgée en situation de dépendance. Après avoir pris connaissance des modalités pour placer une personne, il faut maintenant trouver l’établissement qui prendra en charge cette personne. Pour cela, dans cette rubrique, un moteur de recherche innovant a été intégré pour faciliter les recherches (cf. partie 4.7.1 « moteur de recherche »). On peut également accéder aux fiches des EHPAD qui peuvent s’ouvrir dans une nouvelle fenêtre. A ce stade du processus de placement, une fois l’EHPAD trouvée, l’utilisateur a la possibilité de créer un compte afin d’inscrire une personne dans un établissement.
o Dernière étape : Communiquer avec la personne dans l’EHPAD. La dernière partie du site concerne la communication avec la personne âgée dans l’établissement. Pour communiquer avec une personne, il faut obligatoirement avoir créé un compte et inscrit une personne. Cette inscription donne des accès au contact de la personne et à la personne âgée elle même dans l’espace « Relationnel ». Cet espace est inclus directement dans la page via une application Flash. Cette page propose également une visualisation du service pour les personnes non inscrites et renvoie sur les autres étapes.
Toutes les rubriques de notre site sont interconnectés et en 3 clics il est possible de se trouver sur n’importe quelle page du site. Toutes les pages sont répertoriées dans le ‘Plan du site’.
D’autre part, lors de la connexion d’un utilisateur, celui-ci a le choix d’accéder à son espace personnel. S’il entre dans cet espace, il pénètre dans son espace personnel qui va être détaillé ci-dessous.
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4.2.2. Espace sécurisé
L’espace sécurisé ne contiendra pas de navigation spécifique. Cet espace contient principalement une page personnelle modulaire et entièrement paramétrable et ré-organisable. Cette page est un tableau de bord permettant d’accéder à différents modules détaillés ci-dessous. Une page de préférences permet de modifier son profil, son mot de passe et personnaliser sa page.
Un module de messagerie privé est disponible, il sert à contacter les EHPAD ou les associations.
Le fait qu’un visiteur se connecte, cela lui permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires pour mémoriser des favoris essentiellement.
4.2.3. Administration
L’administration est un accès sécurisé pour gérer le contenu afficher sur le site, et gérer les utilisateurs en cas de problèmes, par exemple.
Il existe deux types d’accès :
4.2.3.1. Administrateur Extenso
Pour avoir une bonne gestion de l’ensemble des fonctionnalités du site, il existera un espace administratif limité au webmaster du site Extenso. Ce site administratif n’est accessible que par l’url, en ajoutant le mot clé « admin » à la suite du nom de serveur. Exemple : http://mac-serv.univ-tln.fr/extenso/admin/
Une personne désignée par le Conseil Général du Var (le Webmaster Extenso) possédera un espace d'administration totalement sécurisé.
Sa page d’accueil, sous formes de modules, résumera chacune des parties de l’administration (dernières activités et raccourcis pour exécuter des actions rapides). Ce sera un « tableau de bord ».
Un menu permet de naviguer entre les modules.
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Le webmaster a accès à :
• La partie éditoriale du site (rédaction de fiches informatives, publication de fichiers)
• La gestion des utilisateurs (modification, suppression)• La gestion des catégories de comptes (EPAHD, Conseil
Général du Var, personne âgée, famille…)• La possibilité de gérer les informations des EHPAD et des
associations sanitaires et sociales.• Un ensemble d’outils statistiques permettant d’obtenir
une vision générale de l’activité du site (cf. partie 4.7.3 « Outils Statistiques »).
Afin de garder un contrôle sur les membres du site, l’espace administratif permet également de geler les comptes des membres ne respectant pas la charte d’utilisation du service.
Le rôle du webmaster est prépondérant pour la réussite du site, et il doit se connecter régulièrement afin de contrôler si les informations diffusées par le site sont à jour et, si possible, d’ajouter régulièrement du contenu informationnel afin de faire vivre le site et de le rendre le plus dynamique possible pour attirer les visiteurs. De son activité dépend directement la dynamique du site, c’est pourquoi l’espace administratif doit être complet et fonctionnel. Nous tenons à ce que l’ergonomie de cet espace soit optimale pour faciliter son utilisation quotidienne.
4.2.3.2. Administrateur EHPAD
Une personne désignée responsable par chaque EHPAD pourra se connecter sur le back-office et n’aura le droit de ne mettre à jour que certaines informations (pour éviter des problèmes
de concurrence entre établissements). Il pourra ainsi modifier la disponibilité de places d’accueil, les tarifs d’hébergement, la localisation, les types d’hébergement (permanent, temporaire, accueil de jour), et les services disponibles (secteur spécialisé Alzheimer).
Un second module permettra à cette personne de gérer de manière très restreinte les comptes des séniors de son EHPAD, qui ont accès au service relationnel Extenso.
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4.3. Charte graphiqueLes trois couleurs principales de notre identité visuelle jouent
un rôle très important dans le site. Elles permettent à l’utilisateur de se repérer en un clin d’œil en associant chacune de ces couleurs à un des trois onglets composant le menu.
La couleur bleue est associée aux démarches et informations. Ainsi, si des liens sur des dossiers ou des actualités sont présents, ils seront toujours bleus.
toutes les pages liées à la recherche d’une maison de retraite sont quant à elles vertes.
Enfin, le orange est associé à la notion de connexion et d’espace privé. on retrouve donc cette couleur dans l’onglet de connexion et comme couleur par défaut de l’espace personnel. C’est également la couleur de l’onglet extenso box.
4.3.1. Les pages bleues
1.1.1.1. Page d’accueil
La page d’accueil regroupe tous les services proposés sur le site. Elle explique succinctement ces services et leur découlement par l’intermédiaire des encarts en forme de flèche.
1.1.1.2. Page Tous les dossiers
Un chemin de fer permet à l’utilisateur de se repérer et de revenir à tout moment sur la page d’accueil.
Cette page présente la liste de tous les dossiers. Six dossiers s’affichent sur la page, pour passer aux suivants une pagination est présente en bas de page.
Les dossiers sont séparés en plusieurs catégories symbolisées par des icônes de formes différentes. Les icônes sont explicitées en haut de page. En cliquant sur l’une d’elle, seuls les dossiers de cette catégorie s’affichent.
La colonne de gauche contient, comme sur la page d’accueil, les deux encarts redirigeant vers la FAQ et vers une page d’aide pour l’utilisateur qui visite le site pour la première fois ainsi que le nuage de tags.
En dessous se trouvent les premières lignes des dernières actualités et des liens permettant, soit de voir l’actualité, soit de voir la liste de toutes les actualités.
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Page d’accueil
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Page «tous les dossiers»
Page «dossier»
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1.1.1.3. Pages Dossier
Un chemin de fer permet à l’utilisateur de se repérer et de revenir à tout moment sur la page précédente.
La colonne de gauche contient, comme sur la page d’accueil, les deux encarts redirigeant vers la FAQ et vers une page d’aide pour l’utilisateur qui visite le site pour la première fois ainsi que le nuage de tags. En dessous se trouve des liens vers une actualité et vers un autre dossier sur le même thème que le dossier ouvert.
Une boite à outils est présente sur la plupart des pages présentant du texte. Elle contient des boutons pour agrandir ou diminuer la taille du texte, imprimer la page ou exporter la page en PDF.
Les dossiers peuvent contenir une ou plusieurs photos.
En bas de la page, un bouton permet de revenir en haut de l’écran et un lien permet d’accéder à tous les dossiers.
1.1.1.4. Page Toutes les actualités
Un chemin de fer permet à l’utilisateur de se repérer et de revenir à tout moment sur la page précédente.
Cette page présente la liste de toutes les actualités par ordre chronologique en commençant par le plus récent. La liste des actualités ne présente pas d’images.
La colonne de gauche contient, comme sur la page d’accueil, les deux encarts redirigeant vers la FAQ et vers une page d’aide pour l’utilisateur qui visite le site pour la première fois ainsi que le nuage de tags. En dessous se trouve des liens vers des dossiers affichés aléatoirement.
Page «toutes les actualités»
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1.1.2. Les pages vertes
1.1.2.1. Page Moteur de recherche simple
La page sur laquelle l’utilisateur arrive lorsqu’il clique sur l’onglet « Trouver une maison de retraite » présente un moteur de recherche, ainsi qu’un bref texte d’explication de son fonctionnement. L’utilisateur est guidé par des étapes clairement définies.
La carte occupe quasiment toute la largeur du site. Le module permettant d’affiner les critères est réductible pour permettre une meilleure vision de la carte. Un lien vers l’aide est disponible dans le cas où l’explication du fonctionnement du moteur de recherche ne serait pas suffisante.
Un lien présent sur le module permet d’accéder à la recherche avancée contenant plus de critères de recherche.
1.1.2.2. Page Moteur de recherche avancé
Un bref texte d’explication du fonctionnement de la recherche est également présent sur cette page. L’utilisateur est là aussi guidé par des étapes clairement définies.
La carte est plus petite pour laisser la place aux différents critères de recherche. Un lien vers l’aide est disponible dans le cas où l’explication du fonctionnement du moteur ne serait pas suffisante.
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1.1.2.3. Page Résultats Moteur de recherche simple
La page de résultats récapitule la recherche effectuée et montre les emplacements des maisons de retraite sur la carte. Un lien invite à voir la liste des résultats. En cliquant dessus, 6 résultats s’affichent en dessous de la carte. Une pagination permet de voir les réponses suivantes. Un lien de retour en haut de la page évite de scroller pour revoir la carte.
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1.1.2.4. Page Résultats Moteur de recherche avancé
La page de résultats du moteur de recherche avancé récapitule la recherche effectuée et montre les emplacements des maisons de retraite et des centres d’informations sur la carte. Un tableau détail les places disponibles dans les 3 premières maisons de retraite trouvée et invite à voir la liste complète des réponses.
6 maisons de retraite s’affichent en dessous de la carte. Une pagination permet de voir les réponses suivantes. Un lien de retour en haut de la page évite de scroller pour revoir la carte.
En dessous se trouvent les centres d’informations si la case permettant de les voir a été cochée.
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1.1.2.5. Liste des EHPAD
Un lien situé dans le footer permet de voir la liste de toutes les EHPAD. Elles sont par défaut listée par ordre alphabétique de villes mais peuvent être triées par services,…
La colonne de gauche permet d’accéder à l’aide et à des dossiers.
1.1.2.6. Page Fiche EHPAD
La fiche EHPAD s’affiche dans une nouvelle fenêtre. Elle contient plusieurs renseignements sur l’EHPAD ainsi que quelques photos.
Des liens permettent d’ajouter la fiche à ses favoris et de contacter l’EHPAD.
S’il s’agit d’un nouvel utilisateur, une fenêtre l’invitera à s’inscrire au site.
La boite à outils déjà présente sur les dossiers et articles lui permet d’ajuster la taille du texte, d’imprimer la fiche d’un obtenir un fichier PDF.
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Page «fiche EHPAD» Page «fiche EHPAD» imprimée
45
1.1.3. Les pages oranges
1.1.3.1. Page Extenso box
En cliquant sur l’onglet « extenso box », l’utilisateur non connecté verra une présentation du service relationnel. Sinon il pourra accéder directement au service.
1.1.4. Espace personnel
L’espace personnel est séparé en plusieurs modules.
• « Mes préférences » permet de modifier ses informations personnelles, son mot de passe et l’apparence de l’espace. En effet l’espace est par défaut orange mais ce module propose plusieurs thèmes.
• « Mes alertes » prévenant l’utilisateur lorsqu’une place est disponible dans une EHPAD sur laquelle il aura créé une alerte.
• « Sondage » interrogeant par exemple l’utilisateur sur sa satisfaction par rapport au service.
• « Mes favoris » contenant les recherches enregistrées, les dossiers favoris ainsi que les EHPAD marquées comme favorites.
• « Mes messages », la messagerie personnelle permettant de contacter directement une EHPAD ou un centre d’informations.
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4.4. Accessibilité et ergonomiePendant toute les étapes de notre projet, nous considérons
que l’accessibilité est un aspect essentiel qui conditionne la moindre réflexion apportée au projet. Notre site est consultable de manière similaire quelle que soit la configuration matérielle ou logicielle du visiteur. L’ensemble des navigateurs Internet déployés après 2005, les résolutions d’écran actuelles, une navigation possible dans notre site sans JavaScript* ou sans Flash* (souvent désactivés pour des raisons de sécurité). La navigation sera possible en utilisant uniquement le clavier. Le chargement des pages devra être le plus rapide possible pour faciliter l’accès aux utilisateurs en bas débit ou sur supports mobiles… Pour le succès de notre projet dans ce sens, et afin d’assurer l’accessibilité et l’interopérabilité sur des terminaux qui seront de plus en plus variés avec l’avancée des nouvelles technologies, nous nous engageons à respecter les standards web et mobiles durant toutes les étapes de la conception et de la production telles que :
4.4.1. La norme W3C*
Le W3C est un organisme ayant permis de cadrer l’évolution du XML* et de ses dérivés (HTML*, XHTML*) en édictant des règles servant actuellement de référence pour bien développer un site web et lui permettre d’être affiché de la même façon sur l’ensemble des plateformes et navigateurs du marché (Opéra 8+, Firefox 1.5+, Internet Explorer 6+, Safari 2+). Cela doit permettre à notre site d’être toujours consultable correctement, et sans mise à jour particulière dans les années à venir.
Les technologies définies par le W3C que nous utilisons sont le XHTML pour le formatage des informations, les feuilles de
styles CSS* pour leur présentation visuelle (Plusieurs visuels sont sélectionnables afin de s’adapter aux personnes ayant des déficiences visuelles) et les fichiers XML ou JSON* pour les transferts de données sous formes de web services externes.
Une page type XHTML valide est disponible en ANNEXE.
4.4.2. La norme WAI*
En normalisant la création de contenu et la navigation sur le Web, le WAI simplifie l'accès à internet aux personnes atteintes de handicaps visuels, auditifs, physiques, mentaux, cognitifs ou neurologiques, mais aussi à tous les internautes, grâce à des règles de développement très strictes. Ces recommandations normalisent notamment la navigation par clavier, le contrôle du rendu d'objets multimédias, les options de configuration d'un navigateur, la communication avec des logiciels dédiés comme les synthétiseurs vocaux ou les agrandisseurs d'écran… En suivant les directives de WAI, nous disposons en effet de lignes directrices pour créer du contenu dont l'accès sera normalisé, et donc plus facile à consulter et à trouver pour tout utilisateur du Web. Ces règles sont des restrictions basées sur celles du W3C (et sont totalement compatibles).
Un label AccessiWeb* défini en 3 médailles (Bronze, Argent et Or), et basé sur 95 critères, sert de référence dans ce domaine. L’article 47 de la loi du 11 février 2005 stipule que « les sites internet de l’administration française doivent être, sous peine de sanctions, accessibles à toutes les personnes en situation de handicap ».
Nous allons donc essayer de respecter au plus près ces directives, dont vous trouverez un résumé en ANNEXE.
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L’optimisation de notre site Internet, que cela soit en termes de design ou en matière de référencement pour les moteurs de recherche, est un concept qui se base sur des méthodes spécifiques. Nos méthodes sont basées sur les critères selon lesquels les moteurs de recherche déterminent la pertinence de notre site et de son contenu. Une conception judicieuse de notre site internet lui permettra d’émettre les informations que les visiteurs cherchent, mais aussi de rendre la navigation plus attractive et intuitive. Nous incluons la conception et l’accessibilité comme des facteurs de référencement car ils peuvent également contribuer à rendre notre site plus visible par les moteurs de recherche et les robots qui évaluent sa pertinence en analysant le site internet et les données qui le composent.
4.4.3. Ergonomie
En plus d’être accessible techniquement, notre site respectera une charte d’ergonomie afin de faciliter sa navigabilité et sa prise en main par des utilisateurs quasiment néophytes dans l’utilisation de l’ordinateur. Voici les règles que nous allons nous fixer :
• Nous nous basons sur un écran typique de résolution 1024*768.
• La hauteur maximale de notre site sera de 2 écrans soit environ 1500px.
• La profondeur de navigation devra être de 3-4 clics maximum.
4.4.4. Menus et liens
• Nous utiliserons des ancres.
• Un rappel de la navigation principale se trouvera dans le pied de chaque page avec les liens obligatoires définis par le WAI, et un lien « revenir en haut de page » sera présent sur l’ensemble de notre site.
• Les principaux liens disposeront des « accesskey » et la structuration du code source de notre page permettra de faciliter une navigation tabulaire.
4.4.4. Typographie
Nous utilisons la police « Arial Helvetica Sans Serif ». Les contrastes trop forts ou trop faibles ont été évités au bénéfice des niveaux de gris et des couleurs sur fond pâle (mais pas blanc).
Notre site est disponible en 3 tailles de polices au choix : 10px (par défaut) 12px et 14px avec un interlignage allant de 15px à 20px.
4.4.5. Exportation des fiches
Un bouton « imprimer » (associé à un fichier CSS spécifique) et une possibilité d’export en fichier PDF seront proposés sur chaque page informationnelle de notre site. La fonction « imprimer » ouvre un article dans une nouvelle page, dénué des éléments graphiques du site, pour ne garder que l’information brute de texte, avec tout de même une mise en forme simple.
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4.5. référencement naturelAfin de permettre de générer facilement du trafic sur notre site
et cela gratuitement, il est primordial de prendre en compte le référencement dans les moteurs de recherche dès les prémices de la conception. Le fait de respecter les normes du W3C et du WAI permettent d’optimiser la conception du code source de la page et le positionnement des informations. Une partie du travail est donc déjà réalisé. Un site accessible et ergonomiquement bien pensé est généralement très facile à référencer.
4.5.1. Mots-clés
Concernant la gestion des mots-clés, il est très important de comprendre que chaque page du site fonctionne de manière autonome en termes de référencement. Il est inutile d’essayer à tout prix de référencer l’ensemble des pages du site sur un ensemble de mots clés. Il est plus pertinent de choisir quelques mots clés pour chaque page et ainsi permettre de référencer l’ensemble de son site sur une vaste plage de mots clés. Chaque page sera optimisée sur quelques mots clés, qui seront présents dans l’URL :
Ex : http://site.projet-extenso.fr/comment-trouver-ehpad-var.html
La procédure de réécriture d’URL, pour les serveurs Apache, est proposée en ANNEXE.
Ils seront repris dans les métadatas* :
<meta name=’’title’’ content=’’Comment trouver une EHPAD dans le Var’’>
<meta name=’’description’’ content=’’Trouver une EHPAD dans le Var’’>
<meta name=’’keywords’’ content=’’trouver,ehpad,var, senior, maison de retraite’’>
Ils sont à nouveau repris dans le titre de la page, c'est à dire la balise :
<title>Comment trouver une EHPAD dans le Var ?</title>
Ces mots clés sont ensuite repris plusieurs fois dans le contenu de la page. Ceux-ci sont si possible mis en évidence aux yeux de l’utilisateur.
Exemple en gras :
<b>EHPAD</b>
Les attributs ‘title’ ou ‘alt’ des liens et images doivent aussi être pertinents en mots-clés car ils sont pris en compte dans le référencement. D’un point de vue éditorial, il est obligatoire que le webmaster chargé de rédiger des articles soit au courant de notre démarche en ce sens.
Un module de génération de nuage de tags permettra d’alimenter notre page en mots clés pertinents.
Pour trouver de nouveaux mots clés, nous utilisons des outils de suggestion de mots clés suivant les tendances des visiteurs. Ces suggestions sont basées sur des statistiques fournies par les moteurs de recherches ou des services externes.
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D’autres outils seront utilisés :
4.5.2. Suggestion de site
La plupart des moteurs de recherche proposent de suggérer un site. Cela permet de gagner du temps sur le référencement, mais elle n’assure en aucun cas une garantie de se trouver dans les premières pages de celui-ci.
4.5.3. Le Sitemap
Le Sitemap est un fichier XML listant l’ensemble des pages principales du site (son arborescence) et permettant aux moteurs de recherche de lister facilement les pages importantes par ordre de priorité.
4.5.4. Google Analytics
Les statistiques de Google Analytics seront intéressantes à lire pour savoir d’où vient notre trafic, quelles sont les pages d’entrées et les mots clés utilisés pour arriver sur les pages principales du site, et avoir une approche rédactionnelle pour améliorer les mots-clés des pages peu visitées.
4.5.5. PageRank
Pour obtenir un bon « PageRank », il est primordial d’obtenir un maximum de liens entrants depuis d’autres sites (Blogs, Annuaires, Partenaires…), d’éviter au maximum les liens sortants (pour ne pas perdre le « PageRank » en le redistribuant) et de maitriser les liens internes uniquement pour une facilité de navigation ergonomique. Par exemple, il serait judicieux que l’ensemble des pages internes et externes pointent vers la page
d’accueil mais que celle-ci ne pointe aucun lien à l’extérieur du site mais le minimum de liens nécessaires à la navigation interne (principales rubriques, page classique d’aide, accessibilité, mentions légales…) et les derniers articles.
L’activité d’un site est primordiale pour les moteurs de recherche. Plus un site est actif (rafraichissement des informations et surtout de la page d’accueil), plus les moteurs de recherche vont le visiter et permettront ainsi à une information publiée d’être référencée dans la journée. Il est donc très important que le webmaster du site prenne en considération ce facteur de génération de trafic.
4.6. Base de donnéesNotre site basé sur un serveur Apache et programmé en PHP*
5, sera un site dynamique. Pour cela nous allons l’associer à une base de données gratuite, libre (open-source) et suffisamment grande pour un site comme cela. Nous avons choisi MySQL 5 qui gère l’indexation Full-Text. MySQL est soutenu par une communauté très active de développeurs en France et dans le monde entier.
Voici un schéma de la base de donnée (un fichier .mcd et .sql sont disponible en ANNEXE)
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Un document, appelé dictionnaire de données permet d’expliquer les relations entre les tables et leur contenu attendu, est disponible en ANNEXE.
Grâce à la base de données, nous pouvons différencier facilement les différents établissements (EHPAD, CLIC, CCAS, …) et connaître l’ensemble des services qu’ils proposent en plus des différentes informations et images qui les décrivent.
Les utilisateurs peuvent s’échanger, via une messagerie privée, des messages et informations. Ils peuvent lister des établissements favoris, des articles et surtout mémoriser leurs recherches afin de les retrouver ultérieurement dans leur espace personnalisé.
L’outil de statistiques permet de connaître l’ensemble des recherches qui sont effectuées sur le site, les articles les plus lus et les fiches des établissements les plus visitées.
4.7. spécifications techniques
4.7.1. Espace public
4.7.1.1. Moteur de Recherche Full-Text :
La recherche full-text se différencie de la recherche simple en se basant sur l’index des mots non perturbateurs d’une entrée, c’est à dire excluant les mots les plus communs. Selon les implémentations, ces mots exclus peuvent être regroupés en liste interne au système, ou celui-ci peut simplement ne pas indexer les mots de moins de quatre ou trois lettres...
Les mots restants sont indexés dans le système, chacun formant une entrée aboutissant à une liste des positions où il se retrouve au sein de la base de données. Chacun peut également
recevoir une évaluation de son importance au sein d’une page donnée.
Plutôt que de devoir parcourir l’ensemble du contenu de la base, une recherche full-text se lance tout d’abord sur cet index de mots, afin de renvoyer la liste des réponses adéquates, puis effectue une requête, normale cette fois, sur les réponses de cette liste.
Combinée à un outil d’analyse linguistique, la technologie full-text est également en mesure de mettre en corrélation les mots d’une même famille.
De fait, la recherche full-text est un mode beaucoup plus efficace que la recherche classique pour obtenir une réponse rapide sur un large nombre de données non structurées - pour peu que les tables parcourues disposent de l’index idoine.
Ces index sont par ailleurs mis à jour sur demande plutôt qu’automatiquement, comme c’est le cas pour les tables index sans mode full-text. En effet, il est le plus souvent nécessaire de préciser cette mise à jour après avoir modifié le contenu de la base. Cette synchronisation peut se faire avec une priorité plus ou moins grande selon que les nouvelles données doivent apparaître rapidement dans les résultats. Le plus souvent, on laisse cette propagation se faire dans la nuit.
Au sein de MySQL, les fonctionnalités de recherche utilisent l’opérateur MATCH … AGAINST de la commande SELECT. Par exemple, pour lancer une recherche sur plusieurs colonnes d’une table, on utilisera la commande suivante :
SELECT * FROM employes WHERE MATCH (nom,prenom) AGAINST (‘Paul’ IN BOOLEAN MODE);
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« IN BOOLEAN MODE » est l’un des deux arguments possibles (quatre pour MySQL 5.1), lançant une recherche booléenne.
4.7.1.2. Moteur de Recherche Google Maps
En mode classique, la recherche s’effectue en 3 étapes :
• Sélectionner un centre de recherche sur la carte.• Indiquer un rayon de recherche, une tranche de prix,
forcer la recherche sur les établissements ayant des places disponibles.
• Lancer la recherche.
En mode complet, la recherche pourra s’effectuer également en 3 étapes :
• Sélectionner un point de départ sur la carte ou indiquer une adresse postale.
• Sélectionner les critères (rayon de recherche, prix, places disponibles, établissements, services).
• Lancer la rechercheUn champ de recherche permettra de rechercher uniquement
sur le nom de l’établissement.
Ce moteur de recherche sera développé en AJAX* en utilisant l’API* de Google Maps* et l’AJAX.
Cependant dans un besoin d’accessibilité, il sera possible d’avoir une version de formulaire très classique uniquement en HTML. Cette version sera la seule disponible si le navigateur du visiteur ne prend pas en charge L’AJAX (Le javascript).
Une fois la recherche effectuée, une liste d’établissement est proposée en dessous de la carte.
Les liens s’ouvrent dans la même page (par défaut). Cependant une icône indique que l’on peut ouvrir une nouvelle page, pour revenir facilement au moteur de recherche et pouvoir naviguer plus rapidement. Il faut savoir que la recherche est stockée dans la base de données et qu’elle est ainsi retrouvée durant l’ensemble de la session du visiteur.
4.7.2. Espace personnel
Notre site intégrera très bien la technologie web 2.0, puisqu’il permet aux internautes d'interagir à la fois avec le contenu des pages mais également entre eux.
4.7.2.1. Page personnelle
L’utilisateur pourra choisir un design de page (une feuille de style CSS modifiera l’arrière plan de la page perso, la police, la taille des polices, les couleurs…).
L’utilisateur aura un onglet « Modifier habillage ». En cliquant dessus, une page avec une vingtaine de thème apparaitra et il sera possible de faire un aperçu ou de sélectionner directement un habillage perso.
Pour changer cet habillage, on définira une table THEME qui contiendra toutes les informations nécessaires.
Tous ces paramètres seront extraits de la base par une simple sélection puis chargés dans une variable de configuration dont on récupérera le contenu pour l’appliquer à notre Template. Celui-ci sera généré en fonction de ces paramètres une seule fois pour éviter le rechargement de ces paramètres plusieurs fois.
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Par exemple pour appliquer un arrière plan a un Template :
<img src = ’../img/’<?php echo $param[‘img_arriere_plan’]; ?> />
En ce qui concerne les droits et restrictions, on va définir des types d’administrateur qui seront :
• Super_Admin.• Admin_Ehpad.• Admin_Animateur.
L’ensemble des données de connexion seront stockées dans une variable de session sur le serveur.
Afin de démontrer l’utilité d’un tel dispositif, prenons l’exemple de la suppression : Cette fonction apparaissant en temps normal sous forme de bouton en bout de ligne (pour chaque enregistrement). On pourra masquer le bouton selon le type de l’administrateur.
4.7.2.2. Favoris utilisateurs
La famille désirant placer un proche dans une des EHPAD effectue des recherches d’EHPAD à l’aide des outils mis à leur disposition. S’ils sont intéressés par une ou plusieurs EHPAD, il sera possible de l’ajouter dans les listes favorites, mais aussi de l’envoyer par mail aux personnes concernées à l’aide d’un simple clic « Envoyer a un ami ».
L’utilisateur peut mettre en favoris : une recherche, un dossier, une actualité.
4.7.2.3. Module de sondage
Nous avons prévu un module instantané en Ajax qui lors de la sélection, par un clic utilisateur, enverra le résultat via une requête puis l’insèrera dans la table SONDAGE et dans la table VOTER.
4.7.2.4. Messagerie privé
Chaque message correspond à un utilisateur bien déterminé dans la base de donnée et chaque enregistrement de la table message aura un champ booléen pour l’état de la lecture, l’état de la suppression : 0 pour non lu et 1 pour lu…
4.7.3. Administration
4.7.3.1. Statistiques
Nos statistiques se fonderont sur la loi des moyennes et des pourcentages calculés qui nous permettrons de faire des plans ou des contrôles des résultats, tout en étant facile à comprendre. Les statistiques se font mensuellement dans l'absolu mais on peut les avoir avec plus de détails en les visionnant quotidiennement.
Nous comptons proposer des statistiques pour les administrateurs sur les différents modules.
Chaque recherche effectuée sur le site par des personnes, déjà inscrites ou non, sera enregistrée en base de données, avec l’ensemble des critères sélectionnés tels que la disponibilité, tarifs, localisation, types d’hébergement (permanent, temporaire, accueil de jour), services (secteur spécialisé Alzheimer).
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Nous allons mesurer :
• Les recherches les plus effectuées durant une période définie
• Le nombre de fois que les fiches établissements sont vues
• Le nombre de fois où les articles sont visionnés• Le nombre de places total en EHPAD• Le nombre de places occupées en EHPAD• Le nombre de places disponibles en EHPAD• Le nombre d'utilisateurs créés • Le nombre des comptes actifs• La liste des EHPAD ayant mis à jour leurs informations• La qualité du site perçue par les utilisateursL’affichage des statistiques sera très graphique (camembert,
diagrammes….)
4.7.3.2. Gestion des utilisateurs
Tout d’abord les utilisateurs sont séparés en groupes : les familles, les séniors en Ehpad, et les administrateurs.
Le module permettra de savoir l’espace de stockage utilisé par chacun, et permet d’effectuer la réinitialisation d’un mot de passe (avec un envoi de mail à l’utilisateur). On peut également désactiver un compte en cas de non respect du règlement du site.
Ce module est disponible de façon restreinte pour les administrateurs Ehpad.
4.7.3.3. Gestion des dossiers
L’administrateur du Conseil Général du Var peut publier et gérer le classement des dossiers et les tags associés.
Il peut gérer les rubriques.
4.7.3.4. Gestion des actualités
Comme sur les Blogs, l’administrateur du Conseil Général peut ajouter de nouvelles actualités et lui associer des tags.
4.7.3.5. Gestion des Etablissements
L’administrateur du Conseil Général, peut gérer l’ensemble des informations diffusées par chaque établissement.
Ce module est disponible de façon très restreinte pour les administrateurs Ehpad (nombre de places disponibles, photos, prix).
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4.8. Méthodologie de développementNous proposons une démarche simple pour modéliser et
réaliser notre site :
Notre démarche de modélisation se basera essentiellement sur le langage de modélisation UML* suivant ces étapes :
4.8.1. Analyse et conception
Identifier les acteurs du système : Dégager les entités externes qui agissent sur le système (opérateur, autre système...).
Identifier les cas d'utilisation : Analyse du système coté utilisateur en répondant à la question « Quelle fonction va remplir le système pour l’utilisateur ? ».
Il faut dégager l’ensemble des actions réalisées par le système, en réponse à une action d'un acteur.
Tracer le diagramme de cas d’utilisation.
Détailler ce diagramme (relier les cas et les sous cas avec les stéréotypes « include » et « extends ») et donner des priorités aux cas d’utilisations.
Dessiner le diagramme de classes.
Tracer les diagrammes de séquence pour les cas d’utilisation les plus prioritaires.
4.8.2. Production
Création de la base de données.
Production de code en se basant sur le diagramme de classes (création des classes, implémentations des méthodes…), utilisation de divers langages PHP, JavaScript, Ajax…
4.8.3. Logiciels utilisés
EasyPHP est une plateforme de développement Web, permettant de faire fonctionner localement des scripts PHP.
C’est un environnement comprenant deux serveurs (un serveur web Apache et un serveur de bases de données MySQL), ainsi qu’une administration SQL en mode graphique : PhpMyAdmin.
Fonctionnement d’un serveur PHP :
[4.8.3 STRUCTURE EASY PHP OU XAMPP]
Librairies ou classes PHP gratuite et externe :
Pour les retouches graphiques (compressions d’images…), nous utiliserons la librairie GD.
Nous utiliserons la librairie gratuite « Artichow » qui permet de créer simplement des graphiques avec PHP et GD. Elle permet notamment de générer des courbes, des histogrammes ou encore des camemberts. Elle servira essentiellement pour l’affichage des statistiques.
Pour exporter les fichiers au format PDF, nous utiliserons FPDF.
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FileZilla est un client FTP libre et simple d’utilisation qui nous permettra de nous connecter en toute sécurité et à distance sur un serveur afin d’y télécharger des fichiers. Cette application supporte le glisser-déposer, les protocoles SSL et SSH et permet de reprendre les mises à jour et téléchargements interrompus. Elle intégre aussi un gestionnaire de sites.
Firebug est une extension de débug évoluée pour le navigateur Firefox. Firebug permet d'explorer les coins les plus reculés du DOM. Tous les outils nécessaires pour produire et contrôler du JavaScript, CSS, HTML et Ajax sont rassemblés à travers une seule extension, incluant un débuggeur, une console d'erreurs, une ligne de commandes, et une variété d'inspecteurs intéressants.
Web Developper ToolBar est une extension du célèbre navigateur Firefox, c’est une barre d’outils qui contient un ensemble de raccourcis très pratiques pour examiner et manipuler les pages web.
On peut par exemple :
• Activer/Désactiver java, JavaScript, HTTP Referer, cache...
• Manipuler les cookies, les désactiver par domaine, etc. • Voir et modifier les CSS (avec aperçu en temps réel) de
n’importe quelle page• Désactiver complètement les styles CSS.
Eclipse est un environnement de développement intégré, libre, extensible, universel et polyvalent, permettant potentiellement de créer des projets de développement mettant en œuvre n'importe quel langage de programmation. La spécificité d'Eclipse vient du fait de son architecture totalement développée autour de la notion de plugin : toutes les fonctionnalités de cet atelier logiciel sont développées en tant que plugin. Dans notre cas nous avons installé le plugin PHP.
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HeidiSQL assiste les développeurs qui utilisent la technologie MySQL pour gérer leur base de données sur Internet. En effet, grâce à son interface simple d’utilisation de type Windows, l’application vous permet d’administrer et de naviguer au sein de vos bases de données, mais également de générer des exports SQL, de synchroniser les éléments entre 2 bases, d’importer des fichiers texte, etc.
Outils Google pour les webmasters est un ensemble d’outils proposé gratuitement par Google regroupant toutes les informations sur la façon dont Google explore et indexe les sites Web. On y trouve également des outils conçus pour identifier les problèmes liés à l’exploration et pour consulter les statistiques relatives à l’indexation de votre site.
4.8.4. Serveurs
Pour développer, nous utiliserons chacun notre configuration en Localhost. Puis nous mettrons le site en ligne en priorité sur un hébergement sur Hosteur (qui nous sert également pour héberger le blog et le groupware) à l’adresse suivante : http://site.projet-extenso.fr/
Puis sur le Mac-Serv. de l’université : http://mac-serv.univ-tln.fr/extenso/
Comme les serveurs tournent sur Linux, Mac et Windows, il est possible que nous rencontrions quelques problèmes d’incompatibilité. Pour les résoudre, nous allons créer un répertoire contenant un fichier de configuration spécifique à chacun. Il ne devra en aucun cas être écrasé sur les serveurs en ligne lors des différentes mises à jour. De plus, ces fichiers de configuration permettront de gérer les différences de gestion d’URL pour nos serveurs locaux.
Pour développer le site localement, nous installerons 3 logiciels:
Un serveur de base de données SGBD MySQL.
Un serveur d’application APACHE (qui aura comme principale fonction l’exécution du code « côté serveur » ; c’est à dire le code PHP).
Un ou plusieurs navigateurs (pour interpréter le code coté client HTML, JavaScript, Ajax...)
Chacun devra configurer son serveur.
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Dans un deuxième temps nous allons héberger notre site, la même architecture sera répartie sur plusieurs machines, ce sera une architecture 3 tiers physique :
4.8.5. Structure des fichiers
Voici la structuration des dossiers et des fichiers sur le serveur :
4.8.6. Langages de programmation
Nous allons utiliser :
• Le langage SQL pour communiquer avec la base de données MySQL
• Le langage PHP pour la génération des fichiers côté serveur Apache
• Le langage XHTML 1.0 Strict pour le balisage et l’affichage des données sur le navigateur du client
• Le langage CSS pour le formatage et la mise en page des données sur le navigateur du client
• Le langage Javascript pour toutes les interactions avec l’utilisateur et les animations graphiques du moteur de recherche et de la page personnelle
• Le langage XML 1.0 pour l’échange de données (web services externes Gmaps, flux RSS, Sitemap…)
La définition de ces langages et des liens vers des sites de référence vous sont proposés dans un glossaire.
4.8.7. Nomenclature et règles de développement
Pour faciliter la relecture du code et sa maintenance future, celui-ci est le plus léger et le plus simple possible, nettoyé de toutes traces de débogage et correctement commenté.
Une documentation est réalisée tout au long du développement.
Les conventions de nommage sont basées sur celles des principaux Frameworks* (Zend Framework, Cake PHP).
Nous avons spécialement choisi de ne pas utiliser de Frameworks car nous avions des profils très variés, nous ne
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connaissions pas les mêmes. De plus, moins de la moitié des développeurs avaient déjà développé avec ou même en Programmation Orientée Objet…
Cependant toute la relation à la base de données sera réalisée en objet pour faciliter l’utilisation et la sécurité du traitement des informations.
Pour le reste nous avons prévu de régulièrement mettre à jour des documents de références pour nous permettre de facilement synchroniser notre code.
vGlossaire
AccessiWeb http://www.accessiweb.org/fr/Label_Accessibilite/
Framework http://www.biologeek.com/web-frameworks/definition-et-avantages-d-un-framework-web/
FullText http://dev.mysql.com/doc/refman/5.0/fr/fulltext-search.html
Métadatas http://fr.wikipedia.org/wiki/Metadata
PageRank : Le PageRank est une technologie du célèbre moteur de recherche Google. Il permet d’évaluer la popularité d’un site web, ou plus précisément, d’une de ses pages.
Le PageRank se rencontre sous la forme d’une note sur 10, mise à jour à chaque Google Dance.
http://www.pagerank.fr/
Référencement : Sur internet, faire un lien d’une page A vers une ressource B, c’est y faire référence et donc référencer la ressource B depuis la page A. Par vulgarisation, l’action générique d’inscription dans les moteurs de recherche s’est vue appelée référencement. Le référencement de sites web s’axe aujourd’hui autour des outils de recherche, plus particulièrement des moteurs et des annuaires de recherche, alors que cette activité est en réalité comparable à du netlinking.
Le référencement de sites web s’articule donc par la mise en place des deux stratégies distinctes et complémentaires : le référencement naturel et les liens sponsorisés.
seO http://www.organicseo.org/What_Is_SEO.html
Serveur Web http://fr.wikipedia.org/wiki/Serveur_web
Tags (nuage de tags, nuage de mots-clés) http://fr.wikipedia.org/wiki/Nuage_de_mots_clefs
UML http://fr.wikipedia.org/wiki/Unified_Modeling_Language
Retour au sommaire
5Aspect relationnel
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5.1. Contenus et servicesLa seconde partie du projet Extenso consiste en un site
immersif dédié à un usager principal, le senior placé en EHPAD. Cet espace relationnel est entièrement développé autour de ses usages numériques afin de convoquer l’utilisateur dans un rôle de communiquant avec son entourage et sa famille au travers d’applications en ligne agréables et fonctionnelles. Véritable prolongement de la maison familiale sur le web, cet univers immersif comportera l’ensemble des modules de communication et de navigation inhérents aux nouveaux usages du web. Le tout se déroulera au travers d’une navigation confortable et agréable.
Une fois la personne âgée enregistrée sur le site institutionnel et les différentes démarches terminées, elle aura la possibilité d’accéder à cet espace relationnel. Ce projet est le prolongement d’une démarche d’inscription en maison de retraite. La personne âgée se voit offrir la possibilité de garder contact avec ses proches via une plateforme innovante et adaptée à son utilisation.
L’accès à ce service se fera directement via le site institutionnel. La personne ayant pris ses repères lors de sa recherche pour son placement, elle aura certainement l‘envie de continuer à utiliser les services du site.
Une fois identifié, l’utilisateur pourra rentrer dans l’univers virtuel d’Extenso. Afin de permettre une meilleure perception d’un univers encore inconnu et parfois difficile d’accès, le site sera immersif. La personne se verra plongée dans une ambiance presque habituelle car reprenant les critères d’une habitation. Elle pourra ainsi retrouver une représentation visuelle réaliste
d’un espace de vie composé de quatre pièces typique d’une maison, dont l’esprit sera utilisé dans la navigation.
L’intérêt majeur de cet espace est de faire ressentir à la personne âgée une sensation de bien-être et surtout de sécurité. L’objectif étant d’atteindre une action d’appropriation par l’usager pour ainsi perdurer dans son utilisation. Ainsi en projetant visuellement un cadre reconnu : une maison et les espaces internes habituels, avec d’un côté un intérieur et d’un autre l’extérieur, on peut arriver à reproduire son quotidien et lui faire accepter ses nouveaux repères visuels.
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5.1.1. Descriptif
La partie intérieure
Dans cet espace la personne âgée est la seule intervenante, c’est son espace personnel. Elle peut avoir accès à ses différentes rubriques et gérer son profil comme bon lui semble. Un menu flottant, disponible de façon permanente dans l’espace de navigation comportera toutes les informations concernant les modules disponibles dans chaque pièce. Ce menu reprenant ergonomiquement le principe de la télécommande, est entièrement modulable et personnalisable.
La partie extérieure
Ici la personne âgée peut convier ses amis et sa famille dans son environnement proche. Les visiteurs ont accès seulement par invitation. Ils peuvent visualiser les photos qu’elle a choisi de publier, son actualité …
Un ensemble de services proposés à l’entourage dans cette partie est destiné à être collaboratif. Le plus important étant une notion de choix concret de la part de l’usager qui décide des invités accédant à cette partie extérieure et ce qui sera visible ou non.
5.1.2. Services
Le principal but de l’espace relationnel d’Extenso est de proposer une passerelle entre la maison de retraite et la famille de la personne âgée. Il est impératif pour le moral de cette personne de garder un lien avec son entourage et d’avoir la possibilité de gérer sa communication. C’est pourquoi au travers d’une interface dédiée, elle pourra interagir avec son entourage tout en façonnant son espace web. Plusieurs outils lui seront proposés, reprenant les principaux usages web dans une seule et même interface. En fonction du profil utilisateur, des outils plus classiques comme le mail seront privilégiés au profit d’usages plus spécifiques comme la visioconférence. Dans ce sens, un panel d’outils est disponible dans chaque pièce. Chaque internaute doit facilement avoir accès à l’échange et au partage d’information. Communiquer n’est pas le seul objectif d’Extenso, nous lui associons un confort d’utilisation.
La personne âgée doit pouvoir paramétrer son interface en fonction de ses goûts et de ses besoins. L’accent est mit sur l’accessibilité. L’espace relationnel est là pour jouer un rôle au quotidien, l’accompagner dans son usage web. Dans ce cadre, d’autres usages sont logiquement associés à celui de la
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communication, comme le divertissement et le confort, le tout aboutissant à une fidélisation d’un service reprenant l’ensemble d’un usage sur une seule et même page.
5.1.3. Outils
Plusieurs outils vont être mis en place pour permettre aux personnes de communiquer, partager et échanger.
5.1.3.1. Aide
Tout d’abord, il est impératif qu’une rubrique d’aide soit mise en place. Elle permettra aux utilisateurs de se familiariser avec le programme. Celle-ci sera mise en évidence lors de la première connexion et un onglet sera présent par la suite tout au long de la consultation du site.
Cette aide reprendra les schémas des pages en y intégrant présentation typique de mode d’emploi en plusieurs étapes distinctes.
L’ensemble de l’interface y sera décrit, les usages des différents modules définis et les possibilités de personnalisation de l’espace fournies.
5.1.3.2. Espace Intérieur
Communication
Le but principal de cette application étant la communication, nous avons mis l’accent sur la diversité des solutions proposées, tout en respectant une facilité d’emploi.
En se connectant à ce service, une partie de ses contacts étant préalablement définis (entourage inscrit sur le site afin de placer le senior en EHPAD), l’usager dispose donc d’une base de données de contacts déjà présente dans le service relationnel.
Le module courrier : système classique d’échange de mails via boîtes opposées. La personne choisit son destinataire à travers une liste déroulante. Les contacts sont représentés par des avatars associés à leurs noms pour faciliter la visibilité.
Le module courrier rapide : plus rapide et plus simple que l’outil courrier, il permet d’envoyer en un clic un court message composé d’un maximum de 200 caractères. Ce module a pour but d’envoyer un message de type texto. Le sujet du mail reçu par le destinataire sera « Vous avez reçu un message de Mme X ».
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Le module carte postale : la personne choisit une image ou une vidéo, la glisse sur la carte avec un petit mot. L’envoi se fait à partir de sa liste de contacts.
Le module message vidéo : via la webcam, l’utilisateur n’a qu’un clic à faire pour lancer l’enregistrement de sa vidéo et un autre pour l’envoyer à son carnet de contacts.
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Divertissement
L’usage du web multimédia, désormais démocratisé pour toutes les générations, a rendu accessible de nombreuses formes de divertissements numériques. Cet usage, nous le proposons à l’usager d’Extenso Box sous la forme de modules pertinents dans une interface web agréable.
Module jeux : Le site proposera des mini jeux pour stimuler les personnes âgées. Ceux-ci seront regroupés parmi plusieurs thèmes comme la mémoire, la rapidité et la réflexion.
Module navigation web thématique : Plusieurs thèmes présélectionnés seront disponibles pour l’usager. Il pourra ainsi accéder à des vidéos en ligne selon des thêmes préétablis directement dans son interface.
Module actualité : Par le biais d’un choix dans une liste de sites web d’envergure lors de l’inscription, l’usager aura accès à un agrégateur RSS interne simplifié où sera disponible une actualité dynamique sur de nombreux thèmes.
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Confort
Le troisième aspect que nous abordons au niveau d’une navigation web immersive est la notion de confort d’usage. L’objectif ici est de propager un sentiment de bien être et d’appropriation de l’interface afin d’accéder à un usage sur du long terme.
Galerie photo/vidéo : Cet espace, totalement personnalisable, contient l’ensemble des médias photo/vidéo de l’usager qu’il peut stocker et trier à loisir. En plus de cet usage unidirectionnel, un espace collaboratif est disponible où l’entourage peut à loisir partager des médias avec l’usager.
Agenda : Ce module est un outil de gestion personnel qui permet à l’utilisateur de marquer des dates importantes comme des anniversaires par exemple, d’y apposer des notes et des alertes sur des événements particuliers. Ce module est également collaboratif (voir partie « 5.1.3.3. Espace Extérieur »).
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5.1.3.3. Espace Extérieur
En plus d’une utilisation personnelle et dédiée, est associé au sein de la partie relationnelle d’Extenso un espace de collaboration entre la personne âgée et son entourage. Plusieurs modules y sont accessibles par tous les invités afin de collaborer et communiquer.
o Galeries : En accédant aux galeries multimédias de l’usager, l’entourage a la possibilité de visionner les médias (vidéos ou photos) publics présents et également d’en déposer dans un album spécifique. Chaque média public présent peut être commenté afin d’atteindre un niveau plus haut de collaboration entre le senior et son entourage.
o Agenda : Les événements annotés par l’usager et laissés en consultation publique sont disponibles à l’entourage afin qu’il puisse connaître l’emploi du temps de la personne âgée, le commenter et également lui ajouter des événements (Exemple : « Visite des petits enfants Mardi 2 décembre »).
o Livre d’or : Par le biais d’un module récupérant automatiquement une photo par la webcam de l’utilisateur, l’entourage peut laisser un petit mot à l’usager accompagné d’une image.
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5.2. structure et navigation
5.2.1. Présentation
La navigation d’un site est un élément important à prendre en compte. En effet, il est important d’offrir une cohérence à l’utilisateur. Dans notre cas, l’usager démarre par défaut sur la page d’accueil qui représente l’extérieur d’une maison. Au fil de la visite, il pourra se déplacer dans différentes pièces : l’espace confort, divertissement et communication, le tout dans une seule et même interface, propageant un sentiment de confort de navigation. Un menu toujours présent lui permettra en un seul clic d’aller à l’endroit souhaité et d’accéder aux modules disponibles.
5.2.2. La « Box » de navigation
La navigation au sein de cet espace immersif se déroule au travers d’un module bien connu de tous, un menu amovible, métaphore numérique d’une télécommande permettant rapidement et très facilement de naviguer et d’obtenir un ensemble d’informations concret.
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Cette télécommande sera simple et intuitive. Les informations seront claires et précises. L’utilisateur pourra accéder à l’information voulue en un seul clic.
Une rubrique d’aide permettra de guider l’internaute en cas de problème. Il sera possible à tout moment de la faire apparaitre au premier plan. Un guide simple et efficace expliquera en 6 étapes les différentes façons d’utiliser les différents outils. Un simple clic sur une croix permettra à l’inverse de quitter l’aide.
Ce site étant destiné à être appliqué en écran plein, une icône sera toujours disponible afin de fermer le « mode plein écran» ou au contraire de passer en « mode plein écran ».
5.2.3. Schéma de navigation
L’univers immersif présenté est donc entièrement navigable d’une « pièce » à l’autre au travers d’un déplacement horizontal. Chaque transition est accessible très simplement par un axe de navigation principal, la « box de navigation ».
5.2.4. Des éléments à portée de main
Un menu annexe est également disponible en bas à droite de l’interface. Visuellement représenté par de larges icônes, il comporte l’ensemble des options de retour au site institutionnel Extenso, ainsi que l’affichage des options personnelles et de modulations d’interface.
5.3. ErgonomieConcevoir un site utilisable, c’est d’abord appliquer une
démarche qui se préoccupe des utilisateurs finaux et de l’expérience qu’ils auront en navigant sur le site.
On évoque souvent le rapport entre ergonomie et la technologie Flash en des termes négatifs. Cela tient principalement au fait que l’utilisation de l’outil Flash est risquée du fait même de sa flexibilité. Il offre en effet une très grande liberté au concepteur. Il est donc essentiel de définir tout d’abord le comportement et l’apparence de l’interface avant de passer à la réalisation technique. Ce procédé permet de ne pas se laisser submerger par les possibilités de design étendues du Flash.
5.3.1. Le temps de latence
La réactivité d’une interface Flash est souvent telle, que le rechargement d’informations dans la page est quasi-instantané. La latence dans les interfaces Flash est en général si faible qu’elle n’est pas perçue.
Si cette réactivité du Flash est parfois mise en défaut par des opérations complexes sur une base de données ou des scripts externes, elle n’atteint jamais les proportions du modèle Html.
5.3.2. L’animation
L’utilisation de Flash est en grande partie liée à la possibilité d’animer le contenu. On doit d’abord prendre en considération la pertinence de l’animation : est-elle utile, rend t’elle l’interface plus utilisable, apporte t’elle une véritable valeur ajoutée au contenu ?
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Les 3 notions clés associées à cet univers animé sont :
• Attirer l’attention de l’usager• Faciliter la compréhension d’un processus de
communication• Influencer la représentation mentale d’un univers familial
5.3.3. La navigation
Un des problèmes fréquemment rencontrés dans les sites web développés en Flash, c’est que les utilisateurs ne peuvent plus se servir des fonctionnalités de base de leur navigateur. Par exemple, il est rarement possible de se servir des boutons « Précédent » et « Suivant » du navigateur.
Cependant la mise en place du « swf adress » rendra cette opération possible et les internautes ne verront aucune différence lors de la navigation sur notre site.
Quant à la possibilité d’impression, chaque donnée rédactionnelle (mail, fiche pratique, etc.) présente dans notre site sera disponible également sous forme imprimable ou PDF. Un tel procédé est particulièrement important pour une cible telle que les seniors.
5.3.4. Compatibilité
L’affichage d’un site en Flash est dépendant du poste client. En effet, pour visualiser un site en Flash, l’utilisateur doit disposer d’un plug-in spécifique. Cependant, d’après Macromedia, 97 % des ordinateurs possèdent le plug-in nécessaire au fonctionnement de notre site relationnel. Dans le cas contraire, une installation sera possible en quelques clics.
5.4. Charte graphiqueCet univers particulier « full flash » est pleinement associé
au projet Extenso et lié à la charte graphique globale du projet (colorimétrie, typographie déjà définie plus haut). La particularité de l’univers proposé est cependant disponible sous la forme d’une représentation réaliste d’un habitat au sein d’une ambiance spécifique.
[Illustration : Reprise des couleurs d’Extenso sur un zoning d’interface Flash]
5.4.1. Photographie
Le mode d’illustration adopté sur cet espace est la photographie, qui associé à un travail de représentation sur chaque pièce de la partie intérieure et, à un paysage sur la partie extérieure, se révèle un medium d’immersion idéale. Chacune des images utilisées sera retravaillée afin d’obtenir une simulation d’ambiance de vie. Pour cela l’ajout d’éléments animés et une rythmique sonore seront intégrés au visuel photographique.
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5.4.2. Sound Design
L’utilisation du son dans une application web relève toujours une problématique pertinente, celle de la gêne de l’usager. Or, dans le cadre de la création d’un univers immersif, un travail en amont autour d’un réel apport d’ambiance sonore se révèle idéale dans le cadre de notre projet. Ainsi sera appliquée à chaque pièce une illustration sonore spécifique améliorant la sensation de bien être et de projection mentale.
5.5. spécifications techniquesCette partie étant un descriptif technique de l’application,
de nombreux termes spécifiques seront utilisés. Un glossaire est disponible à la fin de cette partie.
Comme nous l'évoquions plus tôt, l'interface de notre site sera réalisée intégralement en Flash, nativement dans une résolution de 1280*768. Avant l'aspect technique, cette technologie s'est tout d'abord présentée comme idéale pour transposer l'univers graphique sur lequel nous avons travaillé. Flash dispose de puissants outils permettant de réaliser du dessin vectoriel, des animations fluides et un langage de programmation propre: l'Actionscript, lui permettant entre autres de réaliser des effets graphiques poussés ou encore de dialoguer avec un autre langage côté serveur comme PHP. Comme énoncé auparavant, d'après la firme Macromedia (les créateurs originaux de cette application), 97% des navigateurs internet dans le monde possèderaient le plug-in obligatoire pour la lecture de telles applications. Même s'il faut prendre ces chiffres
avec des pincettes, depuis l'émergence des RIA (Rich Internet Applications), du casual gaming*, des encadrés publicitaires animés toujours plus nombreux, des lecteurs vidéos et autres outils tous réalisés en Flash, il est presque impossible aujourd'hui d'ignorer son existence.
Pour un fonctionnement optimal, notre application nécessitera au minimum le plug-in Flash Player 9, car c’est depuis celui-ci seulement que l’on peut obtenir un réel plein écran, essentiel pour l'immersion que nous souhaitons offrir. Avec une version antérieure du player, l’animation pourra être lancée mais le plein écran ne sera pas disponible.
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5.5.1. Méthodologies de développement
Le principal désavantage des sites réalisés entièrement en Flash est la pauvreté des possibilités en matière de référencement. Comme nous n'avons aucunement besoin de référencer sur les moteurs de recherche les espaces privés que nous sommes sur le point de créer, ceci n’est pas un problème.
Dans le cadre de notre développement, nous comptons associer à Flash, l’utilisation du langage AJAX*. Celui-ci permet également d'intégrer des transitions dans la navigation, tels que des jeux d'opacité, des translations. Flash permet par exemple d'utiliser des effets plus originaux comme le blur* de la classe Tween*. Il sera d’autant plus facile de communiquer avec une base de données en utilisant AJAX. Nous utiliserons sensiblement la même méthode avec Flash et sa fonction sendAndLoad()*. Nous enverrons une requête spécifique à PHP qui nous renverra un résultat au format XML*.
En ce qui concerne la méthodologie, nous souhaitons mêler l’utilisation de deux technologies : Flash et Flex*. Flash nous permettra de mettre en place l’interface graphique et les petits modules tandis que Flex nous sera utile pour la mise en place de la boîte mail par exemple. Tous nos modules seront donc subdivisés en autant d’animations Flash qui seront elles-mêmes programmées « orienté objet » et commentées autant que faire se peut. Il nous sera ainsi possible de travailler à plusieurs sur la même application sans nous perdre dans une masse de code trop importante. Et par la suite cette méthodologie permettra aux équipes intervenant pour modifier notre application de le faire tout en bénéficiant d’une assistance permanente.
Nous avons également fait le choix de développer le site en AS2 (ActionScript2 = langage utilisé par Flash), le site sera ainsi accessible à tous les navigateurs équipés au minimum de Flash Player 6. Ce choix ne nous limitera pas dans le développement du site mais si nous devions dans le futur passer à l'AS3, la déclaration correcte des variables et des fonctions que nous nous efforcerons de mettre en œuvre et le fait que nous développions en programmation orientée objet nous facilitera la tâche.
5.5.2. Galeries Vidéo
L'upload vidéo utilisera l'Actionscript en parallèle avec PHP. Un bouton "parcourir" de l'application Flash permettra alors de naviguer dans les documents de son ordinateur. Il n'autorisera que la sélection des fichiers vidéo pour plus de clarté et de sécurité. Grâce à cette interface, il sera possible pour l'utilisateur d'envoyer des fichiers allant jusqu'à 100 Mo. Une barre de progression lui indiquera alors combien de temps il devra attendre avant la fin du chargement. Une fois le fichier stocké sur notre serveur, PHP créera une entrée dans la base de données concernant la vidéo, lui attribuant le statut « En Attente ». Pour éviter que le serveur n'exécute trop de tâches « gourmandes » en ressources, un script PHP exécuté à rythme régulier viendra prendre la dernière vidéo uploadée sur le serveur avec le statut «En Attente » et l'enverra à FFMPEG* qui compressera alors le fichier au format FLV*. A ce moment là, PHP modifiera le statut de la vidéo par «En cours de traitement », ce qui évitera au serveur de devoir manipuler plusieurs fichiers simultanément.
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Si le traitement de la vidéo est impossible pour différentes raisons (mauvais format, mauvaise compression d'origine, etc.), un message sera envoyé à son auteur et la vidéo aura pour statut «Erreur » et elle sera effacée au prochain passage du script exécuté par le Cron*. Si tout s'est bien passé, PHP inscrira «OK » dans la base de données et la vidéo sera alors disponible au visionnage.
5.5.3. Le courrier vidéo
L'enregistrement de messages vidéo via une webcam requerra l'installation d'un serveur Flash. Le FlashMediaServer* officiel se révèle efficace mais malheureusement payant. Nous utiliserons une alternative du nom de Red5* qu'il est possible d'installer sur des serveurs Linux ou Windows. Red5 permet l'utilisation de streaming pour la lecture de la vidéo. C'est à dire que l'on peut naviguer dans le flux d'une vidéo sans l'avoir préalablement chargée. L'autre avantage, c'est qu'il permet l'enregistrement de flux vidéo en provenance d'une webcam. Par le biais d'Actionscript, ce flux est enregistré au format FLV et stocké sur le serveur. Avec PHP, il suffira alors de récupérer ce fichier et de lui donner une identité via la base de données.
5.5.4. Le webmail
La boîte mail bénéficiera d’une interface simplifiée mais disposera des outils, les plus utiles des boîtes mails standard seront choisis. Il sera possible par exemple de trier ses messages en les glissant-déposant simplement dans les dossiers voulus. Techniquement, les messages seront stockés dans notre base de données. Quand la personne bénéficiaire de nos services voudra envoyer un message à une personne de sa liste d’amis, cette dernière recevra un message dans sa boîte Extenso mais recevra également une notification dans la boite mail liée à son compte. Dans ce mail, un lien vers l’interface Extenso l’invitera à se connecter pour consulter ses messages.
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5.6. Base de données
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5.7. politique d’accessibilitéPour optimiser l’accessibilité d’une telle application web, on
doit respecter certaines règles. Les informations importantes ne doivent absolument pas être présentées uniquement de façon textuelles, car nombreux sont les visiteurs qui ne liront pas ces informations (aussi bien les malvoyants que les utilisateurs mal à l’aise avec la lecture numérique). Des solutions de transfert sont donc proposées au sein du site, telle la synthèse vocale sur une sélection d’éléments importants (l’ensemble des fichiers d’aide par exemple). Un grand nombre de modules interactifs et animés possèdent également une option de sous-titrage.
Sont également intégrés des contenus alternatifs, équivalents à la version visuelle : textes, raccourcis claviers, navigation sans la souris, contenus alternatifs aux sons et vidéos. Comme dans les sites html, nous veillerons à nommer tous les éléments de navigation, les liens et les images de manière normalisée.
Finalement la dernière des manières utilisée pour optimiser l’accessibilité consistera à gérer le contenu textuel de sorte qu’il puisse être traité par des machines. En effet, on observe que les sites qui sont accessibles par les moteurs de recherche sont aussi souvent ceux qui sont accessibles physiquement.
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6Le DVD de promotion Extenso
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6.1. Les ciblesUn support de communication spécifique au sein de ce
projet sera créé sous la forme d’un DVD vidéo. Il sera destiné à présenter Extenso, il sera destiné à l’ensemble des personnes impliquées dans l’assistance aux personnes âgées que ce soit la famille, le Conseil Général, la FING ou encore les usagers intéressés par le projet.
L’objectif d’un tel support est de communiquer à l’aide d’un support multimédia contenant un ensemble de produits accompagnant la découverte et la compréhension du projet.
6.2. Le contenu audiovisuel
6.2.1. La vidéo de présentation
Un spot promotionnel sera réalisé autour d’Extenso et sera présent en haute définition sur le DVD. Articulé autour d’une symbolique liée aux valeurs d’Extenso, ce produit représentera visuellement la raison d’être et d’application du projet.
Portant l'idée qu'à chaque moment de sa vie l'Homme à toujours rêvé d'une maison idéale, ce spot va illustrer visuellement durant 35 secondes cette notion. L'idée ici sera de placer la maison de retraite au même niveau que tous les autres projets de domicile qu'on peut réaliser dans une vie.
Partant de la tendre enfance jusqu'au 3e âge en passant par le début de la vie active, le cadre de l'image se verra peuplé d’éléments de vie évoluant autour d'une maison en construction et de toutes les étapes qu’elle franchira (de l'état de dessin d'enfant à la maison de retraite réelle), le tout dans le même mouvement du début à la fin.
La partie finale du spot sera agrémentée d'une voix off qui définira alors l’essence même du projet au sein d’une « punch line » où la notion de maison de retraite idéale se fait ressentir et est donc associée à l’identité « extenso ».
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6.2.2. Le reportage
Un produit audiovisuel foncièrement différent sera également disponible sur ce DVD. Un reportage d’une durée maximum de 8 minutes, ayant été tourné sur le terrain au sein d’une EHPAD, sera visualisable. Construit autour d’une thématique précise cette réalisation aura pour objectif de présenter la réalité de la vie des personnes âgées autour d’un axe lié au projet extenso.
6.2.3. L’aide
Une partie dédiée à la présentation et l’explication des applications online d’Extenso sera disponible. Reprenant les modules d’aide en ligne sous une forme animée, ce produit aura pour objectif de découvrir et/ou de répondre à une hésitation concernant le projet tout en pouvant retrouver facilement le fonctionnement de l’ensemble des fonctionnalités Extenso.
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7 Les tests
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7.1. Les tests utilisateurs
7.1.1. Les Persona
Les Persona permettent de caractériser de façon fictive un groupe d’individus cible. Cette méthode donne un visage humain aux différents profils.
Marcel, 56 ans technicien dans une entreprise d’électricité
Utilisation des outils informatiques et d’Internet : utilisateur débutant- Utilise seulement le webmail de son fournisseur d’accès Internet- Fait peu de recherches sur Internet à travers les moteurs de recherche
Objectif :- Il souhaite trouver une maison de retraite près de chez lui pour sa mère.- Il veut faire une préinscription en ligne.
Utilisation des outils informatiques : Utilisation d’Internet :
Jacqueline, 87 ans
pensionnaire de l’EHPAD de Toulon
Utilisation des outils informatiques et d’Internet : grande débutante- N’est pas habituée aux appareils électroniques et high-tech- A besoin de quelqu’un pour naviguer sur internet
Objectif :- Elle souhaite envoyer des messages.- Elle souhaite ajouter des photos à son album.- Elle veut visualiser les photos envoyées par ses petits-enfants.
Utilisation des outils informatiques : Utilisation d’Internet :
pierre, 38 ans Employé au Service
Social du Conseil Général du Var
Utilisation des outils informatiques et d’Internet : intermédiaire- Arrive à trouver des informations en ligne rapidement- Connait les principes d’un site Internet- Connait les réseaux sociaux et sait s’en servirObjectif :- Il souhaite ajouter un nouvel article sur la dernière loi concernant les aides aux personnes âgées indépendantes.- Il souhaite corriger une erreur sur la fiche de l’EHPAD d’Ollioules.
Utilisation des outils informatiques : Utilisation d’Internet :
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Dominique, 52 ans
Employée à l’EHPAD de Draguignan
depuis 2001
Utilisation des outils informatiques et d’Internet : bonne- Connait très bien les suites bureautiques- Utilise régulièrement une messagerie e-mail- Arrive à se servir des moteurs de rechercheObjectif :- Elle souhaite mettre à jour le nombre de places de son EHPAD.- Elle souhaite créer un nouvel utilisateur de la plateforme relationnelle.
Utilisation des outils informatiques : Utilisation d’Internet :
7.1.2. Le protocole de tests
Les tests doivent permettre les corrections nécessaires pour que l’expérience utilisateur soit optimisée. Ils permettent entre autres de mieux appréhender les problématiques d’ergonomie et de design et de résoudre les points de blocage lors de la navigation dans le site Internet. A chaque test, un parcours et un profil correspondant seront testés.
Méthodes et matériel :
Les tests devront être effectués avec des montages html permettant de simuler au plus juste le futur site Internet et les différents parcours à tester. Nous utiliserons le protocole « Think-aloud » ou pensée à voix haute. Ainsi, il commente de
vive voix chacune de ses actions ou de ses réflexions lors du test. L’ambiance du lieu de test doit être conviviale afin que le testeur se sente à l’aise comme s’il était chez lui.
Chaque session de tests fait appel à deux personnes du groupe. La première personne, l’animateur, ne doit pas orienter le testeur. Il ne doit pas influencer les ressentis ou les pensées du participant. La deuxième personne, l’observateur, note tous les commentaires, relève des verbatim (citations frappantes mot à mot).
Chaque test devra être filmé avec 1 caméra. Il peut s’agir d’une webcam placée au dessus de l’écran permettant de filmer l’utilisateur pendant le test. L’écran du testeur est enregistré simultanément afin de voir ses réactions suivant le parcours.
Pour cela nous pourrons utiliser le logiciel CamStudio (http://camstudio.org) équivalent opensource de Camtasia Studio. La vidéo fera alors apparaître l’utilisateur et son parcours sur le même film.
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Déroulement des tests :
A chaque test, un ou deux parcours seront testés avec un testeur appartenant à un groupe d’utilisateurs. Chacun des tests durera 1 heure maximum. Les dix premières minutes permettent d’expliquer le déroulement du test et ce qui sera attendu du testeur. Quarante minutes seront consacrées à faire naviguer le participant suivant le parcours sélectionné. Les dix dernières minutes permettront de relever les impressions globales du testeur, ce qui lui a plu ou pas, ce qu’il améliorerait et, rappeler les principaux avantages et inconvénients du site Internet.
7.1.3. Les scénarios utilisateurs et leurs parcours
Scénario 1 : Trouver des informations, chercher un EHPAD et faire l’inscription en ligne d’une personne âgée.
Marcel ne parvient plus à s’occuper de sa mère. Elle devient de plus en plus dépendante et son état de santé nécessite une attention particulière. Il souhaite avoir plus d’informations sur les aides disponibles pour les personnes âgées et veut connaître les modalités d’admission dans les EHPAD du Var. Il commence ses recherches en partant du site Internet du Conseil Général
du Var et découvre le site Extenso. Il utilise le moteur de recherche pour trouver ses réponses. Il apprend qu’il existe un système de recherche de places disponibles. Il cherche donc un EHPAD dans un rayon de 20 kilomètres autour d’Hyères dans une fourchette de prix de 800 à 1450 €uros de cotisation mensuelle. Une fois qu’il a fait son choix pour la maison de retraite, il fait la préinscription en ligne pour sa mère dans l’EHPAD sélectionné.
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Parcours :
Scénario 2 : Lire, envoyer un message et utiliser une application sur la plateforme relationnelle :
Jacqueline est en EHPAD depuis 4 ans. Elle est devenue dépendante dans ses différentes activités physiques. Un animateur lui a parlé d’un système permettant d’envoyer des messages et mettre des photos en ligne pour les faire partager mais elle appréhende mal l’informatique. Elle en a parlé à ses enfants. Jacques a profité de ce nouvel outil pour lui envoyer un message afin de prendre des nouvelles puisqu’il habite à plus de 600 kilomètres. Avec l’aide de l’animateur, elle va se connecter à son espace personnel Extenso. Elle lit le message et y répond avec l’aide de l’animateur. Avant de terminer, elle veut partager une photo de famille avec son entourage.
Scénario 3 : Modification du nombre de places disponibles et création d’un compte utilisateur personne âgée.
Dominique travaille à l’EHPAD de Draguignan et est chargée de mettre à jour le nombre de places disponibles dans son établissement et de créer de nouveaux accès pour les futurs résidents. Elle possède ses informations de connexion. Elle se logue et indique qu’il reste 3 places disponibles. La veille, Jean, un nouveau résident est arrivé et souhaite utiliser la plateforme de communication Extenso. Dominique doit donc créer un nouvel accès avant que Jean puisse bénéficier des différents services disponibles.
Parcours :
Mise à jour du
nombre de places disponibles
Créa�on d’un nouvel
u�lisateur Accueil Iden�fica�on
Ajout d’un
nouvel ar�cle Modifica�on d’une fiche
Accueil Iden�fica�on Confirma�on
d’une admission
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Scénario 4 : Ajouter un article et modifier une information sur la fiche d’un EHPAD
Pierre est chargé de la maintenance du site Internet Extenso au Conseil Général du Var. Son collègue du service social lui fait parvenir le texte à ajouter sous forme de nouvel article. Il doit mettre à jour la partie informations du site. Au détour d’une fiche d’EHPAD, il s’aperçoit de la faute de frappe concernant celui-ci. Il corrige l’erreur sur la fiche. Un collègue lui envoie un mail pour confirmer l’admission d’une personne âgée préalablement inscrit via Extenso. Il confirme son placement et son admission dans cet EHPAD.
Parcours :
Mise à jour du
nombre de places disponibles
Créa�on d’un nouvel
u�lisateur Accueil Iden�fica�on
Ajout d’un
nouvel ar�cle Modifica�on d’une fiche
Accueil Iden�fica�on Confirma�on
d’une admission
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7.2. tests fonctionnels (Institutionnel)Pour tester notre site et le valider techniquement, nous allons
effectuer plusieurs séries de tests sur les différents serveurs de production. A chaque phase de mise en commun de scripts, voici des exemples de tests qui seront effectués :
o Identifier les erreurs PHP (affichage des avertissements, contrôler les logs)
o Vérifier le bon déroulement des opérations sur la base de données (ajout, suppression, modification)
o Identifier les erreurs JavaScript en utilisant les consoles d’erreur de Firefox et/ou IE7
o Calculer le temps de chargement des pages en ligne avec différents navigateurs en utilisant l’outil en ligne : websiteoptimization.com/services/analyze/index.html et sous Firefox 3, IE7 et Safari 3.
o Calculer le temps de chargement des pages et leur poids en utilisant FireBug et avec différents navigateurs sous Windows, Mac, Unix, en utilisant l’outil en ligne : websiteoptimization.com/services/analyze/index.html et sous Firefox 3, Internet Explorer 7, Opéra 9 et Safari 3.
o Tester le fonctionnement unitaire (modulaire) et global en ligne du site.
Les tests Unitaires sont des modules PHP à développer en parallèles de ceux servant pour la production. Ils permettent de tester chaque fonction développée en vérifiant que les valeurs retournées sont bien celles attendues. De cette façon si la mise à jour d’un module entraine un disfonctionnement d’un autre
module qui en dépend, lors du lancement de ces tests nous aurons un avertissement indiquant la fonction ne marchant pas correctement.
Ces tests sont manuels et devront être lancés régulièrement. Ils devront également être mis à jour tout au long de la production. C’est une étape fastidieuse au début mais qui s’avère excessivement payant sur le long terme du développement d’un site web.
7.3. tests fonctionnels (relationnel)Afin de rendre l'espace relationnel le plus stable possible,
nous mettrons à l'épreuve les différentes sources génératrices d'erreurs. Comme nous sommes plusieurs à développer des modules pour la même application, il faudra constamment vérifier que la mise en commun de ceux-ci ne produise pas d'erreurs à la compilation, par exemple.
L'échange de données entre Flash et PHP se fera avec XML. Nous essaierons de prévenir toutes les causes possibles d'erreur liées à la base de données en affichant les résultats XML dans un navigateur avant de les envoyer à Flash. Si aucune erreur ne ressort de nos tests, nous commencerons à travailler sur l'interaction entre Flash et PHP en gardant toutefois une trace du dialogue entre les deux langages dans un fichier texte.
Concernant, l'affichage des informations issues de la base de données dans l'application, nous prendrons soin d'encoder tous les textes au format UTF-8, le seul réellement supporté par Flash.
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Nous nous basons sur une vitesse d'animation de 30 images par seconde. Nous vérifierons donc que le site fonctionne de façon optimale sur la plupart des machines, afin que personne ne soit lésé.
7.4. tests de sécuritéConcernant la sécurité, nous allons contrôler qu’il n’est pas
possible d’usurper l’identité d’un utilisateur à moins d’avoir en sa possession ses identifiants de connexion. Nous allons lister les tentatives de connexion à notre service (et les bloquer en cas d’attaques). Nous allons sécuriser les dossiers sensibles. Nous allons mettre en place des pages d’erreurs 404 ou 500 selon le cas pour masquer l’architecture de notre site. L’ensemble des scripts PHP ne sera accessible que depuis les pages d’accès que nous aurons définies pour éviter les failles de sécurité. L’ensemble des variables transmises à la base de données seront sécurisées.
Pour tester la fiabilité de ces modules nous allons créer quelques scripts permettant de simuler des attaques ou envoyer des variables non attendues pour voir les répercussions sur notre système.
7.5. tests de compatibilité et d’accessibilitéLa partie relationnelle de notre site étant exclusivement basé sur
Flash, il suffira que l’utilisateur utilise une version 9+ de Flash Player pour obtenir le rendu visuel escompté.
Concernant la partie institutionnelle, les tests de compatibilités seront faits en utilisant les différentes plateformes possibles : Windows, Mac, Unix et les navigateurs : Internet Explorer 6+, Firefox 2+, Opéra 8+. Nous naviguerons dans les pages avec et sans JavaScript pour voir si toutes les fonctionnalités répondent de façon similaires.
Nous testerons les « accesskey » (navigation au clavier : sans souris), et les changements de feuilles de styles.
Nous testerons bien évidemment la validité de notre code source de l’ensemble de nos pages auprès des validateurs W3C XHTML, W3C CSS, W3C WAI.
7.6. test de contenuLes tests de contenu permettront de vérifier la hiérarchisation des
informations dans les pages. L’intégration de chaque élément sera donc vérifiée. Ainsi les caractères, les sons, les images et les vidéos seront testées après leur insertion. Ces différents types de tests donneront lieu à la vérification globale des différents affichages et le contenu du site internet. Ces tests aideront à corriger et assurer la cohérence dans la présentation des informations.
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8Stratégie de communication
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8.1. objectifs stratégiques et risquesSachant que notre cible est en priorité les personnes âgées et
leurs familles, en ce qui concerne l’aspect relationnel du projet, et les maisons de retraites et associations en ce qui concerne le côté institutionnel, la communication va devoir se faire à plusieurs niveaux.
L’important est de bien montrer l’enjeu du site aux les maisons de retraite afin qu’elles mettent à jour les données les concernant. Ensuite, il faut persuader les personnes âgées et leurs familles de la facilité d’utilisation de l’outil et de sa nécessité dans le cadre du bien être de la personne âgée.
Les risques important sont :
Que les maisons de retraite ne mettent pas à jour régulièrement les informations les concernant, ce qui fera perdre de la crédibilité et de la valeur au site.
Le deuxième risque est que les personnes âgées ou la famille préfère un autre moyen de communication au site.
La stratégie de communication va se baser d’une part sur les outils fournis par le CG. Le regroupement des informations sur un seul site, l’aspect institutionnel et la crédibilité qui en découle, valorisent l’importance du service que nous proposons.
D’autre part, il faudra toucher les familles avec l’aspect relationnel du site qui leur permet de rester proches des personnes âgées même à distance. De même grâce à cet outil, les personnes âgées pourront préserver un lien indispensable avec le corps soignant ce qui, on le sait, rassure ces gens fragiles.
Freins
• La capacité d’utilisation des nouvelles technologies de la part des utilisateurs
• Le manque de matériel et de moyen pour généraliser le dispositif
• La trop grande divergence entre les usages de la partie institutionnelle et relationnelle
Motivations
• Pouvoir rester en contact avec sa famille et ses proches malgré le placement en EHPAD
• Une nouvelle occupation au sein de la maison de retraite autour d’un atelier multimédia
• La facilité d’échange d’information
8.2. Etude de marché
8.2.1. Analyse de l’existant
Le projet a deux axes de réflexion : le premier, à l’initiative du Conseil Général du Var, est de type annuaire et informatif et le second, introduit par la fInG, est un axe relationnel qui permet une communication entre la personne âgée en EhpAD et ses proches.
Nous ferons donc une analyse des sites web de type annuaire et informatifs dédiés au placement des personnes âgées en maison de retraire ainsi qu’une analyse des produits numériques orientés vers les aspects communautaires et relationnels.
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8.2.1.1. Les sites « annuaire» et informatifs
La majorité des sites proposent un annuaire de type classique selon les critères de recherche suivant :
• Région• Type d’hébergement• Accueil Alzheimer• …
Ces sites donnent essentiellement accès aux coordonnées des établissements.
Les plus :
Certains sites proposent en plus un service, en général gratuit, de recherche d’établissements les mieux adaptés selon les besoins du demandeur voire même la possibilité de gérer l’ensemble des démarches, jusqu’au placement de la personne âgée.
Il est également important de noter que la plupart de ces sites disposent d’une partie informative sur les démarches à suivre et les informations relatives aux personnes âgées (guides, dossiers thématiques sur les maisons de retraite, les maladies …).
Les moins :
Dans l’état actuel des choses, si l’on souhaite connaitre la disponibilité des places dans ces établissements, il est nécessaire de s’adresser aux établissements eux-mêmes à partir des coordonnées données sur les sites énoncés précédemment.
Concernant l’ergonomie de ces sites, ils présentent souvent
une trop grande masse d’information qui entraine rapidement la perte d’attention du visiteur. La mise en page par liste est régulièrement utilisée alors que l’ascenseur n’est peut être pas l’outil le plus apprécié des internautes débutants.
Bilan
Dans le cadre de notre projet il sera nécessaire de regrouper l’annuaire avec un moteur de recherche performant permettant de limiter les résultats grâce à différents critères tels que les tarifs, la localisation, les disponibilités, le type d’hébergement, les services proposés…
En plus de cela, les familles des futurs résidents doivent accéder à des informations essentielles sur les démarches à suivre pour placer un proche en maison de retraite ou encore sur leurs droits, trouver des informations relatives à la vieillesse ou la personne âgée. Le site institutionnel ne requiert aucune fantaisie au niveau graphique. Il doit reprendre la charte imposée par le Conseil Général du Var. L’interface quant à elle doit être simple et clair.
8.2.1.2. Les sites relationnels et les plateformes de communication
Les réseaux sociaux et les plateformes de communication permettent de garder les liens avec sa famille et ses proches ou de créer de nouvelles relations. Les applications les plus communes sont le partage de photos, de vidéos et de musiques, l’utilisation de jeux, l’envoi de messages textuels, la création d’espaces personnels ou l’échange d’informations.
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Les plus
Ces sites instaurent de grandes communautés hétérogènes réparties sur la toile.
L’intérêt de ces sites est que tous les outils de communication sont regroupés en un seul point pour une utilisation plus rapide et efficace.
Avec l’apparition de nouveaux moyens de communication comme les nouvelles générations de téléphone mobiles, l’accès à ces sites se fait à partir de n’importe où, et à n’importe quel moment. On efface alors les frontières géo-temporelles imposées par l’ordinateur. La communication, via ces sites, est donc en pleine expansion grâce à l’apparition des nouvelles technologies qui répondent à un besoin évident de la part des consommateurs français en général.
Les moins
Compte tenu du grand nombre d’informations et d’applications regroupées dans ces sites, ils sont souvent compliqués à prendre en main. En effet leur présentation est chargée et l’information y est abondante.
Les réseaux sociaux et les plateformes de communication sont orientés vers un public jeune adepte des nouvelles technologies.
Bilan
Notre portail ciblant principalement des personnes âgées et leurs familles, nous ne pouvons nous baser sur la structure de ces sites. Il est donc nécessaire pour notre cible de simplifier au maximum l’interface en y regroupant uniquement les
applications qui leur seront utiles. Leur espace personnel doit être épuré et clair. Ces applications doivent être clairement identifiées et facile d’utilisation.
8.3. Etude de la concurrence
8.3.1. Les sites «annuaire» et d’informations
Les maisons de retraites (www.lesmaisonsderetraites.fr)
Ce site est orienté vers les familles cherchant une maison de retraite pour leurs proches. Il propose un annuaire répertoriant les établissements d’hébergement pour personnes âgées françaises ainsi que des rubriques d’informations pour accompagner et aider les familles à trouver la maison de retraite la plus proche de leurs attentes. Il dispose d’un outil de recherche, de dossiers thématiques, d’annonces d’emploi du secteur et d’un accès professionnel. Cet accès professionnel permet aux maisons de retraite, employeurs du secteur et prestataires de services de gérer leurs annonces et parutions.
Cap Retraite (www.capretraite.fr)
Ce site permet aux familles de trouver une maison de retraite privée accompagnées de conseillers spécialisés en gérontologie. Ces conseillers permettent de renseigner, orienter, et évaluer les besoins. Ils s’engagent à amener jusqu’à terme les dossiers de placements. Le site présente des dossiers (droits, maladie d’Alzheimer, maltraitance ...). Il dispose d’un blog, d’un annuaire, de guides ...
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3ème Vie (www.3evie.com)
Ce site permet de trouver une maison de retraite, une aide à domicile et un emploi. De plus il permet de présenter les différentes structures d’accueil ainsi que les aides et allocations. Il dispense également des informations utiles et des dossiers thématiques.
Un service permettant de trouver des maisons de retraite est disponible. Une recherche géographique est possible via un formulaire ou une carte. Chaque service présent sur le site est présenté en page d’accueil. Le site est clair, aéré et bien structuré.
Info maison de retraite (www.info-maison-de-retraite.fr)
Ce site propose comme la plupart des autres sites un annuaire, un moteur de recherche des maisons de retraite, les dossiers sur les pathologies et les aides financières disponibles. Le site est clair et agréable. La mise en page est structurée de façon cohérente.
Guide Maison de Retraite (www.guide-maison-retraite.com)
Ce site internet propose les mêmes services que le précédent. Il propose en plus une partie emploi en construction qui permettra aux chefs d’établissements d’accueil pour personnes âgées de diffuser leurs offres d’emploi et permettra aux candidats de déposer leur candidature en ligne.
8.3.2. Les sites relationnels et les moyens de communication
Via Familia (fr.viafamilia.com)
Ce site est orienté vers la famille pour partager des informations avec leurs personnes âgées. Il propose diverses applications gratuites : des albums photos, des agendas, un bloc note, des messages, un tchat et un système de sites web favoris.
Bitwiin (www.bitwiin.fr)
Ce site permet de mettre en relation les seniors actifs avec les individus. Ainsi le visiteur peut rechercher un senior proche de chez lui. Et inversement, les seniors peuvent mettre leur « CV » pour être contactés. Cette approche permet aux seniors d’être employés de façon ponctuelle et ainsi d’être rémunérés en fonction de leurs services.
Jive (www.jive.com)
Jive est un nouveau concept de communication destiné aux séniors. Le système JIVE repose sur 3 appareils : le routeur, le PC appelé « Betty » et des pass personnels suivant les contacts. Ainsi les personnes âgées se connectent automatiquement grâce à leur puce RFID et communiquent avec leurs contacts par l’intermédiaire des pass personnels.
L’identification et la correspondance se font automatiquement avec une puce RFID. Aucune souris n’est nécessaire car les actions se font suivant le positionnement de la puce à l‘écran.
Quomodo (www.quomodo.com)
Créée en 2006, Quomodo est une plateforme de communication internet orientée vers les familles, les associations, les clubs sportifs … Ce site permet de créer des « intranet » privés. Les formes d’applications communes telles que le partage de photos,
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vidéos, documents, agendas, blogs, échange d’informations sont disponibles. Les membres développeurs sont invités à contribuer en ajoutant des applications « communautaires ». Il se rapproche d’un réseau social intime.
Tribuweb (www.tribuweb.com)
Son principe est le même que Quomodo à l’exception que les services sont gratuits. Il s’accompagne d’un annuaire et d’un système de petites annonces.
MySpace (www.myspace.com)
Fondé en 2003, MySpace est un site internet de réseau social qui met gratuitement à disposition de ses membres enregistrés un espace web personnalisé. Il permet d’y créer un blog, d’y entreposer ses compositions musicales et d’y remplir diverses informations personnelles. Le site possède aussi un système de messagerie qui permet par ailleurs d’y poster ses photos. Il est ainsi connu pour héberger de nombreux sites internet de groupes de musique. En avril 2008, le site comptait plus de 230 millions de membres.
Facebook (fr.facebook.com)
Facebook est un site web de type réseau social destiné à rassembler des personnes proches ou inconnues. Il est à l’origine le réseau social fermé des étudiants d’Harvard avant de devenir accessible aux autres universités américaines. En juillet 2008, il rassemblait plus de 90 millions de membres à travers la planète, il est le 5e site le plus visité au monde selon Alexa
Internet. Il permet d’ajouter plusieurs applications plus ou moins utiles.
8.4. plan de communication
8.4.1. Un Positionnement
Le projet extenso n’a pas de but lucratif, c’est un service offert pour les personnes âgées, les familles, les maisons de retraite en priorité.
Le site regroupe plusieurs modules indispensables au chemin que parcours une personne âgée jusqu’en maison de retraite et surtout pendant son séjour en hébergement spécialisé. Cet outil est donc au service du citoyen français pour l’amélioration des échanges et le développement de la France. Le produit est un service double puisqu’il offre la possibilité de trouver rapidement un hébergement pour une personne âgée et permet de préserver les liens familiaux avant ou après internement.
8.4.1.1. Une Communication parallèle à celle du CG
Puisque le produit nous a été commandé par le Conseil Général du Var, cette administration a droit de décision sur la mise en place de la campagne de communication autour du projet Extenso. La communication se devra d’avoir un aspect institutionnel ce qui n’est pas un désavantage dans la mesure où nos cibles recherchent de la sécurité et un aspect officiel de l’information véhiculée.
8.4.1.2. Se démarquer de la concurrence
En plus d’une communication à fort poids d’autorité, l’aspect relationnel que propose le site est une réelle plus-value sans lien apparent avec les campagnes du Conseil Général du Var.
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La communication peut donc aussi se faire sur un terrain de l’innovation et ainsi se poser face à la concurrence du web2.0.
8.4.1.3. Politique de produit
Fréquence d’usage :
Il est accessible 24h/24h sur internet. Il peut être utilisé en permanence selon les conditions d’accès à internet de chacun (exemple : au domicile familial 24/24h et en maison de retraite en fonction des disponibilités d’accès à l’informatique).
Nouveauté du produit :
ce produit n’est pas nouveau en soi mais il est innovant dans la mesure où il accompagne les utilisateurs du site tout au long du processus de placement en maison de retraite (Information, recherche, préservation des liens sociaux).
Gamme de produit :
produit créé en accord avec le Conseil Général du Var, il a valeur de crédibilité tant au niveau de l’information que de l’outil en lui-même. Il s’inscrit dans une perspective d’amélioration de la vie pour les personnes âgée.
Cycle de vie :
puisqu’il y aura toujours plusieurs générations et dans la mesure où les personnes âgées sont de plus en plus nombreuses, le produit est donc pérenne.
Politique de prix :
il n’y en a pas car le projet n’a pas de but lucratif.
Politique de distribution :
accessible via internet ce service ne requiert aucun stock, aucune contribution humaine sauf pour la maintenance du site.
8.4.2. Une stratégie
La communication autour du projet Extenso se fera par le biais de nombreux média mis à la disposition du Conseil Général du Var. tous les moyens sont bons pour faire connaître le nom Extenso, et fidéliser le client.
• Un évènement
• Une présence online et offline
• Un DVD de présentations
La communication étant réalisé par le Conseil général du Var et au service du citoyen, le budget à été étudié pour rester raisonnable.
8.4.2.1. Faire connaître le nom et le slogan au centre de notre communication
Le slogan « ce n’est plus une question d’âge » va être au centre de notre communication. L’objectif est de montrer aux personnes âgées que la vieillesse n’est pas le début de la fin. Certaines innovations comme notre service sont là pour leur faciliter la vie et offrir une extension, d’où le nom Extenso. Par ce slogan on valorise ainsi les capacités encore existantes des séniors, on leur donne confiance en eux. On abolit les frontières entre les générations. Ce n’est plus une question d’âge englobe ainsi toutes les personnes voulant utiliser l’outil Extenso.
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8.4.2.2. Lien de proximité avec les cibles
Puisqu’il s’agit d’une communication pour le bien être des citoyens français, la proximité doit se ressentir dans le ton du discours. Il faut rassurer, convaincre et faire adhérer en se basant sur le fait que ce service est créé pour eux, qu’il répond à leur demande. De même la création d’un outil accessible à tout âge est un avantage à mettre en avant dans notre système de communication.
8.4.2.3. Stratégie de moyen
L’action commencera dans le département du Var où le problème de surpopulation vieillissante et le manque de places en maison de retraite posent problème. La communication autour du projet se fera donc tout d’abord en accord avec le Conseil Général du Var, notre client principal. Les moyens mis en place pour faire connaître le projet Extenso sont les suivants :
o La télévision régionale, les journaux locaux afin de toucher les familles. L’action télévisuelle se fera à intervalles réguliers en parallèle à la communication du Conseil Général du Var. Il s’agit d’une communication institutionnelle. Le sérieux de la campagne mettra en avant la stabilité, la crédibilité du service.
o Des DVD fournis dans toutes les maisons de retraite pour initier les cibles déjà en place. Il va ainsi former le personnel soignant qui pourra initier les personnes âgées hébergées en EHPAD. Par la mise en place d’une formation et d’ateliers multimédia, nos cibles « personnes âgées hébergées en établissement spécialisés » sont d’ores et déjà utilisatrices de
l’outil. Elles véhiculeront ensuite la connaissance de ce service à leur famille en leur demandant de l’utiliser. On s’assure ainsi un usage certain de notre service.
o Des supports print dans les établissements spécialisés informeront les cibles secondaires (associations, CLIC, CCAS,…). Les plaquettes de présentation du projet Extenso seront disponibles librement dans des points stratégiques (hôpitaux, mairies, CLIC,…). En fonction du nombre de points de diffusion, nous évaluerons le nombre de flyers à imprimer. La livraison des ressources se fera par le biais d’une entreprise spécialisée (exemple : adrexo ou médiapost) ou de personnel dédié, le tout financé par le Conseil Général du Var.
8.4.3. Moyens d’exécution
8.4.3.1. Humains
L’équipe Extenso prévoit de mettre à disposition de la communication externe du projet plusieurs membres aux spécialités différentes.
Il faut un graphiste et un responsable communication pour réaliser les documents print ainsi qu’une équipe spécialisée interactivité pour la réalisation du DVD.
Une équipe audiovisuelle sera également requise afin de réaliser une vidéo dans le but de faire connaître et aimer le projet Extenso et de démontrer son intérêt.
La réalisation de spots publicitaires se fera en accord avec les attentes du Conseil Général du Var puisque cette collectivité territoriale a elle aussi des enjeux de communication à respecter.
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Les articles seront rédigés par des journalistes mais le dossier de presse fera l’objet d’une rédaction de la part des membres de l’équipe Extenso.
8.4.3.2. Le plan média
Afin de se faire connaître et de toucher le plus de monde possible, mais également dans le but de parfaire la renommée service Extenso, il nous a été nécessaire de mettre en place un plan de communication et donc par conséquent un budget de communication. Ce plan de communication se déroule sur 1 an et se découpe en trois phases :
o Une phase commençant dès la période de production jusqu’à l’évènement de lancement du site.
o Une deuxième en période de noël pour mettre en place les dispositifs nécessaires à l’usage de l’outil Extenso en maison de retraite.
o Une troisième en été pour faire un retour sur le bon fonctionnement du service Extenso et lancer la machine pour son expansion en France.
Notre objectif premier est de convaincre les maisons de retraite de l’intérêt de décelopper un atelier multimédia dans le cadre de leurs prestations et d’offrir la possibilité aux personnes âgées d’utiliser Extenso pour communiquer avec leur famille.
La seconde mission est de montrer aux séniors en général que l’outil Extenso est simple d’utilisation et facilite leurs recherches de placement en maison de retraite dans le Var.
La communication ne va pas se faire à l’origine sur internet puisque notre cible n’est pas encore adepte du web. Les premiers invités seront des personnalités de la vie citoyenne : les maires, les directeurs de maison de retraite, les membres d’association en lien avec l’aide aux séniors …
Dans un second temps, la communication se fera auprès du grand public pour venir à la rencontre de nos utilisateurs. La communication sera alors moins institutionnelle et développée sur de nombreux supports.
Phase 1Septembre --> Décembre
Courrier (lettre+affranchissementDossier de presseEvènement
Phase 2Décembre --> Mars
DVD - Courrier (lettre+affranchissementPlaquettes - Interventions - InternetPresse (3 jours Var Matin)Affiches x 20 + location panneau
Phase 3Avril --> Août
InternetPresse
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Phase 1 – Septembre - DécembreCourrier (lettre+affranchissement) 200 €Dossier de presse 800 €Evènement 3 000 €total 9 200 €
Phase 2 – Décembre - FévrierDVD 1000 €Courrier (lettre+affranchissement) 200 €Plaquettes 3 110 €Interventions 3500 €internet 1000 €Presse (3 jours var matin) 2350 €Affiches x 20 + location panneau 10000 €total 21160 €
Phase 3 - Avril - Aoutinternet 1500 €Presse 3500 €total 5000 €
total des frais 35560 €
Conférence de presse et soirée de lancement à Toulon
La veille de la mise en ligne du site, une soirée de lancement aura lieu à Toulon, dans la salle Jules Verne de L’Union Patronale du Var.
Location de la salle UPV : prêtée gracieusement par l’UPV au Cg83
Au programme de la soirée :
17h30 : accueil des participants par trois hôtesses de l’agence Etic habillées en tailleur et portant un badge « Prénom - Hôtesse d’accueil – Extenso »
Trois hôtesses pour la soirée : 300€ TTC
Intervention et échanges avec Carole Anne Rivière, Responsable du projet Plus longue la vie de la FING sur le thème « Les seniors et les nouvelles technologies ».
18h15 : Présentation du site web
18h45 : Conférence de presse en présence du Président du Conseil Général, de Florence Brizio, Carole-Anne Rivière et deux retraités du Conseil Général chargés de représenter les seniors.
19h15 : cocktail de clôture
Buffet servi par Le moulin à pâtes à Toulon + 3 serveurs/serveuses : 1000€ TTC
Liste des invités :
• - Membre du monde médical, Spécialistes du domaine de la géronthologie
• - Représentants des maisons de retraite du Var• - Presse Varoise et régionale
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La possibilité d’élargir la liste des personnes conviées aux seniors a été envisagée mais non retenue. En effet, nous préférons orienter cette action de communication vers des personnes d’influence qui relayeront l’information auprès de notre cible.
Un stand de test du site sera disponible. Une personne de l’équipe Extenso plus deux hôtesses briefées sur le projet, guideront les utilisateurs à travers le site Extenso sur deux pc mis à disposition. Un Roll Up de 85*215cm, présentant les services Extenso habillera le stand et des plaquettes de présentations seront disposées sur une table.
Roll Up 85*215cm : 495.50€ HT // 592.62€ TTC
Communication online
Des partenariats seront passés avec les sites suivants, qui afin que ceux là placent un lien vers le site Extenso sur leur site, ainis qu’un article consacré au projet :
• Senioractu.com• Conseil Général du Var• FING• Doctissimo.fr
Nous avons choisi de ne pas investir dans des bandeaux publicitaires car nous pensons atteindre un plus grand nombre de personnes avec un article bien rédigé plutôt qu’avec une publicité parmi d’autres auxquelles les internautes ne prêteront pas forcément attention.
Communication offline
Des plaquettes Extenso seront distribuées dans des points stratégiques :
• Mairie• Hôpitaux• Médecins• Associations• CLIC (Centre Local d’Information et de Coordination)
Des DVD de présentation du projet Extenso seront envoyés à tous les EHPAD du Var (soit 180 environ).
Des articles paraitront dans le « Var-Mag » afin de faire la promotion du projet : Un article pré-lancement afin d’annoncer le site, un article lors du lancement de celui-ci et enfin un article deux mois après le lancement, dans le but de faire un retour sur l’utilisation du service.
réalisation du DVD
C’est un coût fixe qui pourra augmenter à la création de nouvelles maisons de retraire. On produit une maquette du DVD que l’on fait ensuite dupliquer par une entreprise spécialisée comme neomediata. Une fois le DVD réaliser au nombre d’exemplaire souhaité, il faut le livrer dans toutes les maisons de retraite du Var. Afin que le personnel accueillant le produit comprenne sont utilité, un courrier postale leur sera préalablement envoyé par le Conseil Général du Var. De même, cette information sera présente sur son site.
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Coût ressources :
1 pour le tournage
1 pour le montage
1 pour la création du DVD
1 pour les aspects graphiques
Coût matériel : duplication quadri en offset 500 DVD avec pochettes = 870 €uros
(http://www.pressagedisques.com/#/DVD_Amarey/)
Coût de distribution : Un courrier postal envoyé à toutes les EHPAD du Var
110 €uros (timbres) + 15 €uros (enveloppes)
Livraison d’un DVD par maison de retraite 450 €uros
Mise en place du matériel nécessaire à l’utilisation de l’outil Extenso dans les maisons de retraite.
Réalisation des documents prints, articles, spot sont aussi gratuits pour le client. Leur diffusion par contre nécessitera le budget suivant :
• Impression des brochures – 250000 exemplaires au format A5 - 135g - 3110 €uros :
(http://www.printcarrier.com/fr/category-10761/DIN-A5-14,8-cm-x-21-cm.html)
• Coût de livraison : 1760 €uros
• Impression des affiches : 84x118,8 - 115 g - 100 pièces - 340 €uros
• Mise en ligne de bandeaux publicitaires : 900 €uros
8.4.4. Contrôle de l’efficacité
Une personne responsable de la relation avec les maisons de retraite doit rester à disposition pour toutes informations supplémentaires requises par le personnel soignant.
Les sondages de connexion au site permettront au Conseil Général du Var de suivre la progression d’utilisation par les internautes de l’outil Extenso.
La parution d’un article dans la presse régionale voir d’un sujet dans le journal local sera la preuve que le dossier de presse et que le service mis en place sont intéressants.
L’envie d’installation d’ateliers multimédia ou les demandes de la part des personnes âgées dans les autres régions de France pour accéder aussi à ce service traduiront de l’importance que nous aurons réussi à donner, à travers notre plan de communication, au service Extenso.
8.4.5. Les actions
8.4.5.1. L’évènementiel : toucher les personnes âgées
Une vidéo mettant en scène les personnes âgées en maison de retraite et les séniors à la recherche d’une place en hébergement spécialisé mettra en avant l’utilité du site Extenso. De plus, elle convaincra par son aspect institutionnel de l’importance pour les personnes âgées de rester connectées avec leurs familles et de pouvoir avoir autour d’elles des personnes de confiance facilement abordables.
Compris dans la réalisation du projet de Réalisation Collective
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8.4.5.2. Le marketing virtuel : toucher la famille
Convaincre autour de la publicité sur internet du besoin de communiquer avec ses aïeux pour leur bien être psychologique. Des articles seront rédigés sur le site de la FING et du conseil général du Var. De plus tous les partenaires sociaux pourront aussi mettre online une bannière publicitaire ou un article avec le lien vers le site Extenso.
8.4.5.3. La publicité
La publicité va se faire de manière télévisuelle sous forme d’un message du conseil générale du var pour le bien être du citoyen français. Elle va mettre en jeux des acteurs (personnes âgées, famille, enfants…) pour montrer la cohésion et le besoin de garder les liens sociaux. Cette publicité très conservatrice passe un message de joie et bien être et s’adresse principalement aux personnes âgées et aux familles.
8.4.6. La Fidélisation
La fidélisation va se faire d’une part en maison de retraite par la mise en place d’un atelier multimédia obligatoire. Au niveau de la fidélisation des familles, elle se fera automatiquement en réponse à la demande des personnes âgées.
Au niveau du site institutionnel, la fidélisation est évidente pour les maisons de retraite puisqu’ Extenso offre la possibilité aux établissements d’être répertoriés sans concurrence dans un site produit en par le Conseil Général du Var.
8.4.7. Guide de communication
8.4.7.1. Copy stratégie
C’est un document à long terme définissant ce que la marque devient dans l’esprit des consommateurs au cours du temps. Il indique le message publicitaire dans son fond.
Positionnement : site institutionnel informatif et relationnel
Promesse : facilité de trouver un logement, facilité de communiquer avec ses proches une fois installé en hébergement
Bénéfice : ce n’est plus une question d’âge
Supports : outil de communication
Ton : institutionnel et rassurant
8.4.7.2. Le plan de travail créatif
La copy-stratégie de base peut paraitre un peu succincte pour faire comprendre le problème et les objectifs du message aux créatifs, ainsi il peut être judicieux de rajouter d’autres rubriques telles que la cible du message et la concurrence. Ainsi le PTC (le plan de travail créatif) propose un document plus développé : il réunit les rubriques de la copy-stratégie et des éléments tirés du briefing de l’annonceur à l’agence.
Fait principal : Le nombre de personnes âgées en France est en forte augmentation. Les maisons de retraite du Var sont très prisées mais aucun site ne les répertorie toutes pour faciliter les recherches d’hébergements disponibles. Avec la vieillesse, le besoin de lien est plus important que les biens.
Problème à résoudre par la publicité : faire connaître, faire aimer, faire agir
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Objectif de la publicité: sensibiliser la famille au besoin de communiquer des personnes âgées
Stratégie créative :
o Cible de communication : les personnes âgées et leur entourage proche / Les associations, les maisons de retraite, le corps soignant.
o Concurrents : les annuaires peu lisibles et les plateformes d’échange sans intérêt.
o Promesse : grâce à extenso vous trouverez facilement des informations sur les maisons de retraite. Créez votre profil famille et vous resterez en contact quoi qu’il arrive. Ce n’est plus une question d’âge.
o Support : le caractère intuitif du site permet de se plaire à faire des recherches, le profil personnalisé instaure une certaine confiance et un confort évident.
o Instructions et contraintes : Intégrer le logo sur tous les supports de communication. Respecter la charte graphique.
Le message visuel : La famille heureuse, des générations réunies, esprit conservateur des valeurs de l’importance des relations humaines, élan, avenir serein
Le message textuel : Ce n’est plus une question d’âge
Le message sonore : Message court non aigue pour l’oreille sensible
Les valeurs d’extenso : La famille, le bien être de la vieillesse
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9La gestion de projet
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9.1. organisation
9.1.1. L’équipe
Le groupe Extenso est composé de 24 étudiants aux compétences variées répartis selon cinq grands pôles de compétences :
• Gestion• Communication / Management• Design • Interactivité • Développement
Chacun de ces pôles est représenté par un responsable qui se positionne comme l’interlocuteur entre les chefs de projet et les membres de son pôle, il a également en charge l’organisation interne de son équipe. Cette structuration nous permet de composer un ensemble de compétences efficaces œuvrant pour le bon fonctionnement des échanges au sein du projet extenso.
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9.1.2. Les pôles
Gestion
Composé des deux chefs de projet Extenso, le pôle gestion a en charge la bonne marche du projet. Il s’occupe de la coordination des différents membres de l’équipe et du suivi des tâches. Ce pôle se veut l’interface entre l’équipe Extenso et les intervenants extérieurs (clients, partenaires, équipe pédagogique).
Communication / Management
Ce pôle est né du besoin de communiquer autour du projet. Il a la responsabilité de faire connaître le projet Extenso auprès des acteurs extérieurs. Au-delà de ça, le pôle communication / management est également un soutien du pôle gestion.
Design
Le pôle design est chargé de la création d’une identité visuelle en adéquation avec le concept Extenso. C’est donc lui qui s’occupe de toute la partie création graphique, tant au niveau web que pour les supports physiques.
Interactivité
Responsable du caractère innovant du projet Extenso, le pôle interactivité réunit des étudiants aux compétences variées mais complémentaires dans les domaines de l’audiovisuel, du graphisme interactif, de l’interfaçage dynamique et des RIA (Rich Internet Applications).
Développement
Après avoir été en charge de la veille technologique en phase de pré-production, le pôle développement va à présent entamer la programmation informatique du site Extenso. De manière générale, le pôle développement s’assure de toute la partie technique du projet.
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9.2. Gestion des taches
9.2.1. Organigramme des tâches
L’organigramme des tâches, également appelé WBS (Work Breakdown Structure), permet de découper le projet en tâches élémentaires. Il se doit d’apporter des réponses aux questions :
Que doit-on faire ? Comment ? Quand ?
9.2.2. Fiche de tâche
Pour chaque tâche, une fiche pré-établie est fournie au responsable de la tâche en question. Cette fiche permet de connaître l’intitulé de la tâche ainsi que ses modalités de réalisation (date de début, de fin, description,…). Un exemple de fiche est disponible en annexe à ce cahier des charges.
9.2.3. Planification
Tableau de planification globale à ajouter sous excel
9.3. Communication interne
9.3.1. Le groupware
Le groupware constitue le « QG » virtuel de l’équipe Extenso. En se connectant à son espace, chaque membre a accès à tous les éléments nécessaires à la réalisation de ses tâches :
• Fichiers sources• Agenda• Mails
• Carnet d’adresses• Compte-rendus de réunion• Diagramme de Gantt (disponible en annexe)
Chaque pôle possède un dossier confidentiel dans le gestionnaire de fichiers afin de pouvoir échanger des documents de travail intermédiaires avant révélation aux autres membres de l’équipe. Les chefs de projet ont quant à eux accès à tous les dossiers, le but de cela étant de leur permettre d’avoir une vision globale de l’avancée de chacun.
