CIRCULAIRE DE GESTION ADMINISTRATIVE Programmation 2007-2013

CIRCULAIRE DE GESTION ADMINISTRATIVE

Programmation 2007-2013

Mise en œuvre de l’objectif Mise en œuvre de l’objectif COOPERATION TERRITORIALE EUROPEENNECOOPERATION TERRITORIALE EUROPEENNE

Région wallonne impliquée dans 6 programmes:

Trois programmes transfrontaliers :

INTERREG IV A - France-Wallonie-Vlaanderen (WBI autorité de Gestion)

- Grande Région (WBI autorité de gestion jusqu’à la constitution d’un GECT)

- Euregio/Meuse-Rhin

Un transnational : INTERREG IV B Europe du Nord Ouest

Deux interrégionaux :

INTERREG IV C

URBACT II

Cadre juridique de référenceCadre juridique de référence

Règlement (CE) 1080/2006 : FEDER

Règlement (CE) 1083/2006 : Règlement général

Règlement (CE) 1828/2006 : Règlement d’application

Directive (CE) 2004/18 : Coordination procédures marchés publics

Loi du 24 décembre 1993 et arrêté royal 08 janvier 1996

Notes d’orientation CE

Circulaire du gouvernement wallon : Eligibilité des dépenses des

programmes INTERREG IV volets A, B, C.

INTERREG IV France-Wallonie-Vlaanderen

Procédure d’instruction, d’approbation et d’engagementProcédure d’instruction, d’approbation et d’engagement

Equipe technique concernée

1. Dépôt

Dépôt Accusé réception Après vérification complétude /

recevabilité du dossier

Bénéficiaire chef de file

Secrétariat technique conjoint (STC)

2. InstructionTransmission des projets par

ETI

Cabinets ministériels

Intercabinets(participation WBI et ETI)

AdministrationsFonctionnelles

OIPService égalité

des chancesService

environnement

Instruction transfrontalière par lesEquipes techniques

Instruction conjointe avecLes autorités partenaires

Instruction budgétairepar le SC

Information Intercabinetsde l’instruction conjointe

Premier passage en Gouvernements W & CF

Vérification des financementsPar le l’ETI et le SC

Participation WBI et intercabinets aux comités de pilotage et de suivi

3. Décision ETI présente propositions groupe instruction aux comités de pilotage

Décisions du comité de pilotage

Deuxième passage en gouvernements W et CFNotification des décisions du CP aux bénéficiaireschefs de file par AG

Envoi d’une lettre bonne nouvelle autorités partenaires

EUROGES – fiche de synthèse instruction, fiche projet et plan de financement - PV des CP et tableaux récapitulatifs - Copie des notification d’acceptation et de rejet

4. Engagement

a. Engagement du concours européen- Convention unique par projet rédigée par le SC

- Mise en ligne de la convention signée (et de ses éventuels avenants) sur EUROGES

b. Engagement des contreparties nationales publiques - Notification décisions gouvernements aux administrations par WBI avec codification DO32

- Engagement par administrations- Mise en ligne sur EUROGES arrêté/convention par administration

fonctionnelle- Communication par les opérateurs de la preuve des engagements à la clôture du projet à leur cellule de certification- SC encode sur EUROGES toute information nécessaire au suivi du

projet

Validation des déclarations de créance (DC)Validation des déclarations de créance (DC)

Validation sur pièce de 100% des dépenses par le contrôle de premier niveau;

Opérateurs Région wallonne : Dépenses requérant un avis technique motivé supérieures à 15.000 € HTVA Validation dans les 10 jours par administration fonctionnelle;

Remboursement du concours européen: sur seule base convention FEDER;

Opérateur introduit par cofinanceur : - 1 original de la DC - 1 jeu complet de justificatifs en PDF;

DC porte sur le montant total des dépenses: Versement du concours européen au bénéficiaire chef de file;

Cofinancement national: Suivant procédures de chaque service;

Contrôle de 1Contrôle de 1erer niveau sur pièces niveau sur pièces- VERSANT WALLON -

Informations com

plémentaires A

ccus

é de

réc

epti

on (

mai

l)

Tra

nsm

issi

on d

u ce

rtif

icat

à l’

opér

ateu

r

Info

rmat

ions

com

plém

enta

ires

Support papier : DC signée

Support électronique :

- DC sur fichier Excel

- Pièces justificatives sur

fichier PDF

Opérateur

- Réception par le CPN

- Analyse de complétude : DC signée, fichier Excel

(relevé des pièces) et copie des factures

- Transfert des données sur Euroges

Etablissement et signature du certificat de validation des dépenses

par le CPN

Transfert des données validées sur Euroges par le CPN

Vérification de la DC par le CPN sur fichier Excel ou sur Euroges

Transmission à l’opérateur chef

de file par le CPN

Transmission

au cofinanceur

par le CPN

1. Introduction de la déclaration de créance

2. Réception et encodage de la DC sur Euroges

5. Contrôle du dossier

3. Transfert des données dans Euroges

4. Certificat de

validation des

dépenses

6. bénéficiaire final « chef de file » Diffusion du certificat et de la déclaration de créance

Identification du 1er niveau de contrôle dut place : La direction du contrôle de 1er niveau du SPW (DCPN) Le Commissariat général au tourisme (CGT) Les administrations de la communauté française

Les contrôles sur places seront réalisés par :

Les administrations fonctionnellement compétentes de la Région wallonne;

Les OIP;

Les administrations de la Communauté française;

Note méthodologique et rapport de contrôle

Les éléments du contrôle sont encodés sur « EUROGES » par le contrôleur et le rapport daté et signé joint en fichier PDF;

Le contrôle de premier niveau sur placeLe contrôle de premier niveau sur place

Le contrôle de second niveau sur placeLe contrôle de second niveau sur place

Autorité d’audit constituée par la Cellule Audit de l’Inspection des finances, assistée par un groupe d’auditeurs dans lequel chaque versant est représenté;

Opérations contrôlées sélectionnées par un échantillonnage annuel par le groupe des auditeurs;

Chaque versant est contrôlé par un auditeur national (Direction d’audit des fonds européens (DAFE) pour le versant wallon);

Le résultat des contrôles est encodé dans EUROGES par les auditeurs responsables du contrôle;

REALISATION PHYSIQUE DU PROJETREALISATION PHYSIQUE DU PROJET

Comité d’accompagnement transfrontalier Composition : - Opérateurs

- Autorités belges et partenaires concernées - Administrations fonctionnelles partenaires et

belges - Equipes techniques concernées

Missions : - Validation des rapports d’activité - Conseil aux bénéficiaires - Validation des modifications mineures - Proposition des modifications majeures au CP - Validation des déplacements hors zone, etc…

Réunion dans les 2 mois suivant le dépôt du rapport d’activité à l’initiative de l’opérateur chef de file

Calendrier & RapportsCalendrier & Rapports

Rapport d’activité déposé tous les 6 mois par le chef de file (31 août et 28 février):

- Etat d’avancement physique et financier aux 30 juin et 31 décembre

Rapport de clôture dans les 2 mois suivant la fin du projet :

- Rapport des activités entreprises sur l’ensemble de la période

- Relevé des dépenses par bénéficiaire et par année civile

- Relevé des cofinancements par opérateur

INTERREG IV A EUREGIO MEUSE RHIN

1. Dépôt

Procédure identique à celle en vigueur sur leProgramme INTERREG IV A France-Wallonie-Vlaanderen


2. Instruction


3. Décision


4. Engagement

a. Engagement du concours européen- Octroi de subvention unique par projet rédigé par le STC

- Mise en ligne de l’octroi de subvention dans une base de données à déterminées

b. Engagement des contreparties nationales publiques

- Notification décisions gouvernements aux administrations par WBI

avec codification DO32- Engagement par administrations

- STC encode dans une base de données à déterminer toute information nécessaire au suivi du projet



Les contrôles sur places seront réalisés par :

La Fondation EMR

Les éléments du contrôles sont encodés dans une base de données à déterminer .


Les contrôles de premier niveau sera opéré par Price Waterhouse

Le contrôle de premier niveau Le contrôle de premier niveau

Contrôle de 1er niveau

Leadpartner

FLC contrat avec

auditeur externe

AGchaque trimestre

paiements au Lead partner

(FEDER + le cas échéant

cofinancements)

AC

AG : contrôle complétude AF

Auditeur externe: contrôle financier des documents (art. 4)

AG: info au lead partner et demande des documents manquants le cas échéant

AG: dès que dossier en ordre et CM définitif, ordre de paiement à l’AC

ordre de paiement

OpérateursB

OpérateursNL

OpérateursD


Autorité d’audit est le Ministère des Affaires économiques des Pays- Bas (ADEZ)

Opérations contrôlées sélectionnées par un sondage annuel par ADEZ

Lors contrôle en Wallonie, l’auditeur le fera en collaboration avec son homologue wallon

Le résultat des contrôles est encodé dans une base de donnée à déterminer par l’auditeur responsables du contrôle


Comité d’accompagnement transfrontalier Composition : - Opérateurs

- Autorités belges et partenaires concernées - Administrations fonctionnelles partenaires et

belges - Equipes techniques concernées

Missions : - Validation des rapports d’activité - Conseil aux bénéficiaires - Validation des modifications mineures - Proposition des modifications majeures au Comité de Suivi - Validation des déplacements hors zone, etc…

Réunion 12 et 24 mois après lancement du projet ainsi qu’à la clôture


Rapport d’activité déposé tous les 6 mois par le chef de file (30 septembre et 31 mars):


Rapport de clôture dans les 2 mois suivant la fin du projet :

- Rapport des activités entreprises sur l’ensemble de la période

- Relevé des dépenses par bénéficiaire et par année civile

- Relevé des cofinancements par opérateur

INTERREG IB ENO

1. Dépôt



Mise en ligne site ENO




2. InstructionMise en ligne des projets

et synthèse site WBIInstruction transnationale

par le STC


OIP

Intercabinets(participation WBI et PC

Instruction tri régionaleDéfinition position belge


Participation WBI auxcomités de pilotage et de suivi


3. Décision STC présente avis instruction aucomité de pilotage

Décisions du comité de pilotageApprobation des projets sous conditions (2 mois)


Envoi d’une lettre bonne nouvelle Autorité partenaire

4. Engagement

•Engagement du concours européen- Un seul contrat de subvention par projet rédigée par le STC

- Mise à disposition du contrat de subvention par WBI (selon modalités à convenir

•Engagement des contreparties nationales publiques - Similaire au processus FWVL - Réalisé par les administrations fonctionnelles - Les arrêtés et/ou conventions doivent notamment faire référence aux points suivants :

* le contrôle de 1er niveau sur pièce et sur place ; * circuit des demandes de paiement et déclaration de créance ;

* comité d’accompagnement et rapports d’activité ;* obligation de consulter au préalable l’administration

fonctionnelle pour toute dépense d’un montant supérieur à 15.000,00 € HTVA.


Principe de base similaire à celui en vigueur sur le

Programme INTERREG IV A France-Wallonie-Vlaanderen

Contrôle de 1Contrôle de 1erer niveau sur pièces niveau sur pièces

Identification du 1er niveau de contrôle dut place : Département des ressources logistiques - de WBI – service

comptabilité pour l’ensemble des opérateurs wallons (SPW / OIP / CF)

Même rôle que sur FWVL

Différence Lorsque le bénéficiaire « chef de file » est wallon Validation de la consolidation des dépenses de l’ensemble du partenariat rédaction d’un certificat de validation ad hoc

Mise en œuvre similaire à celle en vigueur sur le Programme INTERREG IV A France-Wallonie-Vlaanderen


Les éléments du contrôle et le rapport daté et signé joint en fichier PDF sont transmis électroniquement à WBI par le contrôleur


L’autorité d’audit est exercée par la CICC; La CAIF représente le versant wallon au sein du groupe des

auditeurs; Réalisation des contrôles de deuxième niveau sur place a été

déléguée à la société Ernst & Young;


Comité d’accompagnement transnational n’est pas obligatoire

Remarque: Il existe cependant des réunions de travail regroupant les bénéficiaires.Comité d’accompagnement wallon Composition : - Opérateurs

- Autorités wallonnes concernées - Administrations fonctionnelles - Point de contact - WBI (administration de coordination)

Missions : - Validation des rapports d’activité - Examen de l’état d’avancement du projet - Vérification mise en œuvre transnationale - Conseil aux bénéficiaires, etc…



Rapport d’activité déposé tous les 6 mois par le chef de file (31 août et 28 février):


Rapport de clôture dans les 2 mois suivant la fin du projet :- Rapport des activités entreprises sur l’ensemble de la

période- Relevé des dépenses par bénéficiaire et par année civile- Relevé des cofinancements par opérateur

INTERREG IV C

1. Dépôt



Mise en ligne site INTERREG IV C(accès réservé)




2. InstructionMise en ligne des projets

et synthèse site WBIInstruction par le STC


OIP

Intercabinets(participation WBI)

Instruction tri régionaleDéfinition position belge


Participation WBI auxcomités de pilotage et de suivi


3. Décision STC présente avis instruction aux comités de pilotage

Décisions du comité de pilotageApprobation des projets (sous condition: 2 mois)


4. Engagement

•Engagement du concours européen- Convention unique par projet rédigée par le STC

- Mise à disposition du contrat de subvention par WBI (selon modalités à convenir)

•Engage des contreparties nationales publiques - Similaire au processus FWVL - Réalisé par les administrations fonctionnelles - Les arrêtés et/ou convention doivent notamment faire référence aux points suivants :

* le contrôle de 1er niveau sur pièce et sur place ;* circuit des demandes de paiement et déclaration de

créance ;* comité d’accompagnement et rapports d’activité ;* obligation de consulter au préalable l’administration

fonctionnelle pour toute dépense d’un montant supérieur à 15.000,00 € HTVA.


Principe de base similaire à celui en vigueur sur le

Programme INTERREG IV A France-Wallonie-Vlaanderen

Contrôle de 1Contrôle de 1erer niveau sur pièces niveau sur pièces

Identification du 1er niveau de contrôle sur place : WBI (Carmelo SCIFO) pour l’ensemble des opérateurs wallons (SPW / OIP / CF)

Même rôle que sur FWVL

Différence Lorsque le bénéficiaire « chef de file » est wallon Validation de la consolidation des dépenses de l’ensemble du partenariat rédaction d’un certificat de validation ad hoc

Mise en œuvre similaire à celle en vigueur sur le Programme INTERREG IV A France-Wallonie-Vlaanderen


Les éléments du contrôle sont transmis électroniquement à WBI par le contrôleur et le rapport daté et signé joint en fichier PDF


L’autorité d’audit est exercée par la CICC; La CAIF représente le versant wallon au sein du groupe des

auditeurs; Réalisation des contrôles de deuxième niveau sur place a été

déléguée à la société Ernst & Young;


Un Comité d’accompagnement interrégional n’est pas prévu dans le programme INTERREG IV C.

Les réunions de travail regroupant les partenaires font partie des projets. Cependant, nous avons prévu un Comité d’accompagnement wallon Composition : - Opérateurs wallons

- Autorités wallonnes concernées - Administrations fonctionnelles - WBI (administration de coordination)

Missions : - Validation des rapports d’activité - Examen de l’état d’avancement du projet - Vérification mise en œuvre transnationale - Conseil aux bénéficiaires - Validation des modifications mineures, etc…



Rapport d’activité déposé tous les 6 mois par le chef de file (1er octobre et 1er avril):


Rapport de clôture dans les 2 mois suivant la fin du projet :- Rapport des activités entreprises sur l’ensemble de la

période- Relevé des dépenses par bénéficiaire et par année civile- Relevé des cofinancements par opérateur

Documents

CIRCULAIRE DE GESTION ADMINISTRATIVE Programmation 2007-2013