Comment recueillir, limiter, contrôler et Comment recueillir, limiter, contrôler et communiquer des données sur l’espacecommuniquer des données sur l’espaceà l’échelle de l’universitéà l’échelle de l’université

Présentation :Présentation :

Planification et administration de l’espace par Planification et administration de l’espace par l’entremise du Web l’entremise du Web - Memorial University of Newfoundland- Memorial University of Newfoundland

CAUBO CAUBO Charlottetown, Île-du-Prince-Édouard, juin 2007Charlottetown, Île-du-Prince-Édouard, juin 2007

Préparé par : Préparé par : Margaret Michalak, directrice de la planification et de Margaret Michalak, directrice de la planification et de l’administration de l’espacel’administration de l’espace

Planification et administration de l’espace par le Planification et administration de l’espace par le WebWeb

Objectifs de la présentationObjectifs de la présentation

Comment recueillir, limiter, contrôler et communiquer des Comment recueillir, limiter, contrôler et communiquer des données sur l’espace dans toutes les unités de l’Universitédonnées sur l’espace dans toutes les unités de l’Université– Besoins de base en matière d’information sur l’espaceBesoins de base en matière d’information sur l’espace– Avantages et inconvénients des systèmes traditionnels de gestion de Avantages et inconvénients des systèmes traditionnels de gestion de

l’espacel’espace– Systèmes de gestion de l’espace basés sur le Web utilisés à l’Université Systèmes de gestion de l’espace basés sur le Web utilisés à l’Université

MemorialMemorial– Que sont les systèmes de gestion visuels et les systèmes GIAO?Que sont les systèmes de gestion visuels et les systèmes GIAO?– Obstacles associés aux applications de gestion de l’espaceObstacles associés aux applications de gestion de l’espace– Développement de logiciels Développement de logiciels

Gestion de l’espace – Facultés et départementsGestion de l’espace – Facultés et départements

Structure des données relatives à l’espace des universités Structure des données relatives à l’espace des universités canadiennescanadiennes

Éléments de base de la gestion de l’espaceÉléments de base de la gestion de l’espace(méthodes traditionnelles)(méthodes traditionnelles)

AVANTAGESAVANTAGES Outils répandus et peu Outils répandus et peu

coûteux coûteux Plans d’étage habituellement Plans d’étage habituellement

mis à jour dans AutoCAD ou mis à jour dans AutoCAD ou un système similaireun système similaire

Pas besoin de donner une Pas besoin de donner une formation particulière au formation particulière au personnelpersonnel

Responsabilité limitée ou nulle Responsabilité limitée ou nulle quant au partage de données quant au partage de données (transfert électronique)(transfert électronique)

Planification et administration de l’espace par le Planification et administration de l’espace par le WebWeb

1. Données sur l’espace (MS Access, Excel ou autre système)

2. Plans d’étage des bâtiments (AutoCAD)

Systèmes de gestion de l’espace traditionnelsSystèmes de gestion de l’espace traditionnels

AVANTAGESAVANTAGES

Outils répandus et peu coûteux Outils répandus et peu coûteux (MS Access, Excel ou autre)(MS Access, Excel ou autre)

Plans d’étage habituellement mis Plans d’étage habituellement mis à jour dans AutoCAD ou un à jour dans AutoCAD ou un système similairesystème similaire

Pas besoin de donner une Pas besoin de donner une formation particulière au formation particulière au personnelpersonnel

Responsabilité limitée ou nulle Responsabilité limitée ou nulle quant au partage de données quant au partage de données (transfert électronique)(transfert électronique)

Planification et administration de l’espace par le Planification et administration de l’espace par le WebWeb

InconvénientsInconvénients

Utilisés par un nombre limité de Utilisés par un nombre limité de personnes (généralement une seule)personnes (généralement une seule)

Rapports fondés sur les données Rapports fondés sur les données saisies, pas de mise à jour saisies, pas de mise à jour automatique d’après d’autres sourcesautomatique d’après d’autres sources

Pas de confirmation visuelle, Pas de confirmation visuelle, changements difficiles à repérerchangements difficiles à repérer

Pas de relation directe (lien) entre la Pas de relation directe (lien) entre la base de données sur l’espace et le base de données sur l’espace et le plan d’étage (aménagement de plan d’étage (aménagement de l’immeuble)l’immeuble)

Données stockées dans des systèmes Données stockées dans des systèmes distincts (info versus graphiques)distincts (info versus graphiques)

Nouvelle approche – Systèmes de gestion visuelsNouvelle approche – Systèmes de gestion visuels

« Facilities Atlas » (atlas des installations), outil de gestion « Facilities Atlas » (atlas des installations), outil de gestion de l’espace basé sur le Web utilisé par l’Université de l’espace basé sur le Web utilisé par l’Université MemorialMemorial

Planification et administration de l’espace par le Planification et administration de l’espace par le WebWeb

1

2

3

1

2

Systèmes de gestion visuels Systèmes de gestion visuels Fournir une source unique d’informationFournir une source unique d’information

– L’accès centralisé améliore le service à la clientèle. Comporte des options basées sur le L’accès centralisé améliore le service à la clientèle. Comporte des options basées sur le Web pour la collecte et la mise à jour des données ainsi qu’un accès contrôlé au contenu Web pour la collecte et la mise à jour des données ainsi qu’un accès contrôlé au contenu et aux options d’impression par le Webet aux options d’impression par le Web

Une seule application ou plusieurs liées entre ellesUne seule application ou plusieurs liées entre elles

– Tous les programmes intégrés au système travaillent simultanément et présentent des Tous les programmes intégrés au système travaillent simultanément et présentent des résultats sous une forme qui correspond à la façon dont les gens pensent et apprennent résultats sous une forme qui correspond à la façon dont les gens pensent et apprennent – par des images et des diagrammes associés à des faits et des chiffres.– par des images et des diagrammes associés à des faits et des chiffres.

– Les outils qui composent le système travaillent harmonieusement pour établir des liens Les outils qui composent le système travaillent harmonieusement pour établir des liens

entre les enregistrements des bases de données, les schémas des bâtiments, les entre les enregistrements des bases de données, les schémas des bâtiments, les organigrammes, des images et des diagrammes pour fournir l’accès facile aux organigrammes, des images et des diagrammes pour fournir l’accès facile aux enregistrements sur l’espace, l’accès en temps réel aux plans d’étage (possibilité de enregistrements sur l’espace, l’accès en temps réel aux plans d’étage (possibilité de zoom) et des options d’impression. zoom) et des options d’impression.

– Le système fournit la superficie exacte (pieds carrés ou mètres carrés) dans la mesure de Le système fournit la superficie exacte (pieds carrés ou mètres carrés) dans la mesure de l’exactitude du plan d’étage électronique.l’exactitude du plan d’étage électronique.

Les rapports en temps réel contribuent à une meilleure prise de décisionsLes rapports en temps réel contribuent à une meilleure prise de décisions

La facilité d’apporter des modifications réduit le coût associé à la tenue de renseignements La facilité d’apporter des modifications réduit le coût associé à la tenue de renseignements exacts et à jourexacts et à jour

Planification et administration de l’espace par le Planification et administration de l’espace par le WebWeb

APPLICATION « FACILITIESAPPLICATION « FACILITIES ATLAS » – STRUCTURE ATLAS » – STRUCTURE

Planification et administration de l’espace par le Planification et administration de l’espace par le WebWeb

1.1. FM Space FormsFM Space Forms – – Application de saisie de Application de saisie de données par le Web données par le Web pouvant exporter et pouvant exporter et importer des données MS importer des données MS Access, MS Excel ou Access, MS Excel ou d’autres formats texted’autres formats texte

2.2. Plans d’étage AutoCAD Plans d’étage AutoCAD pouvant être importés dans pouvant être importés dans l’application Facilities Atlas l’application Facilities Atlas ou liés directement à celle-ou liés directement à celle-ci à partir d’AutoCAD. ci à partir d’AutoCAD. Toutes les mises à jour Toutes les mises à jour doivent être faites dans doivent être faites dans AutoCAD.AutoCAD.

AutoCADR.

Application APERURE (Serveur et Internet)

Données sur l’espace et le personnel (application de saisie par le Web)

MISES À JOUR PAR LE SERVICE « PROJECT DESIGN & DRAFTING OFFICE,Service de gestion des immeubles

MISES À JOUR SAISIES PAR 97coordonnateurs de l’espacereprésentant 115 unités

Plans d’étagedes immeubles

LIEN DIRECT OU TRANSFERT ÉLECTRONIQUE VERS D’AUTRES APPLICATIONS

Accès en ligne aux plans d’étage des immeubles et à la Accès en ligne aux plans d’étage des immeubles et à la base de données sur l’espacebase de données sur l’espace

Options d’impressionOptions d’impression Rapports annuels sur l’espace et le personnel transmis Rapports annuels sur l’espace et le personnel transmis

aux doyens, directeurs et chefs de départementaux doyens, directeurs et chefs de département Confirmation visuelle de l’attribution d’espaceConfirmation visuelle de l’attribution d’espace Système de mise à jour basé sur le WebSystème de mise à jour basé sur le Web Reconnaissance de l’importance d’utiliser l’espace de Reconnaissance de l’importance d’utiliser l’espace de

façon adéquatefaçon adéquate Possibilité de recourir à cet outil à des fins de Possibilité de recourir à cet outil à des fins de

planification (enseignement et recherche, administration)planification (enseignement et recherche, administration)

Planification et administration de l’espace par le Planification et administration de l’espace par le WebWeb

Principaux avantages : pour la communauté Principaux avantages : pour la communauté universitaireuniversitaire

Au cours de la dernière année, l’application Facilities Atlas a servi à Au cours de la dernière année, l’application Facilities Atlas a servi à planifier un grand nombre de projets de relocalisation d’envergure qui, planifier un grand nombre de projets de relocalisation d’envergure qui, après approbation (par le après approbation (par le Senior Executive Space Committee)Senior Executive Space Committee), ont été , ont été menés à terme avec succès et ont permis d’améliorer l’occupation de menés à terme avec succès et ont permis d’améliorer l’occupation de l’espace pour toutes les unités touchées. Ce projet a fait intervenir 5 l’espace pour toutes les unités touchées. Ce projet a fait intervenir 5 départements et 54 bureaux situés dans 3 endroits différents.départements et 54 bureaux situés dans 3 endroits différents.

Un domino de changements se poursuivra au cours de la présente Un domino de changements se poursuivra au cours de la présente année, puisque nous prévoyons relocaliser 5 autres départements de la année, puisque nous prévoyons relocaliser 5 autres départements de la Faculté des arts, soit 106 bureaux (superficie de plus de 9 000 pieds Faculté des arts, soit 106 bureaux (superficie de plus de 9 000 pieds carrés). Ce projet très attendu permettra de consolider quelques carrés). Ce projet très attendu permettra de consolider quelques départements en un même endroit, ce qui aura pour effet d’améliorer la départements en un même endroit, ce qui aura pour effet d’améliorer la qualité de l’espace et les relations de travail entre professeurs et qualité de l’espace et les relations de travail entre professeurs et étudiants. Toute cette phase de planification s’est appuyée sur de étudiants. Toute cette phase de planification s’est appuyée sur de l’information provenant de l’application Facilities Atlas. Celle-ci a servi à l’information provenant de l’application Facilities Atlas. Celle-ci a servi à reconcevoir et évaluer les plans d’étage pour tenir compte de tous les reconcevoir et évaluer les plans d’étage pour tenir compte de tous les changements proposés, des évaluations de coûts, de la logistique, de la changements proposés, des évaluations de coûts, de la logistique, de la coordination et des travaux d’exécution proprement dits.coordination et des travaux d’exécution proprement dits.

Planification et administration de l’espace par le Planification et administration de l’espace par le WebWeb

Principaux avantages : exemples de grands projetsPrincipaux avantages : exemples de grands projets

Systèmes de gestion visuels Systèmes de gestion visuels (description globale)(description globale)

CAFM CAFM – acronyme de « Computer Automated – acronyme de « Computer Automated Facilities ManagementFacilities Management » (gestion des installations assistée par ordinateur, GIAO)

Exemples de produits (marques) plus connusExemples de produits (marques) plus connus

CAFMCAFM ARCHIBUSARCHIBUS FM:SytemsFM:Sytems ApertureAperture (gestion visuelle et application GIAO) (gestion visuelle et application GIAO) Guardian Global FMGuardian Global FM Vision FMVision FM WebWorkWebWork TMA SystemsTMA Systems

Planification et administration de l’espace par le Planification et administration de l’espace par le WebWeb

Systèmes de gestion des installations assistée par Systèmes de gestion des installations assistée par ordinateur (GIAO) ordinateur (GIAO)

Planification et administration de l’espace par le Planification et administration de l’espace par le WebWeb

Catégories (peuvent être utilisées séparément ou être combinées)Catégories (peuvent être utilisées séparément ou être combinées)

Entretien des bâtimentsEntretien des bâtiments Gestion des biens de l’entrepriseGestion des biens de l’entreprise Entretien et gestion de Entretien et gestion de

l’équipementl’équipement Gestion des installations Gestion des installations Calendrier d’entretienCalendrier d’entretien Gestion immobilièreGestion immobilière Gestion des servicesGestion des services Gestion des autorisations Gestion des autorisations

de travailde travail Réservations de sallesRéservations de salles Gestion des services extérieursGestion des services extérieurs Entretien préventifEntretien préventif Etc.Etc.

Obstacles à surmonterObstacles à surmonter

Temps à consacrer à la conception et à la mise en œuvre

Affectation du personnel (plus d’une personne, constituer une équipe)

Contrôle de routine de l’entretien – attribution des responsabilités, lorsque Contrôle de routine de l’entretien – attribution des responsabilités, lorsque divers contrôles relèvent d’unités différentes (bureau de dessin – mise à divers contrôles relèvent d’unités différentes (bureau de dessin – mise à jour des graphiques; administration – contrôle de la base de données)jour des graphiques; administration – contrôle de la base de données)

Communications avec les coordonnateurs de l’espace (toutes les unités de Communications avec les coordonnateurs de l’espace (toutes les unités de l’université), séances de formation pour les remplaçants, analyse des l’université), séances de formation pour les remplaçants, analyse des données, assistancedonnées, assistance

Mises à niveau des logiciels, nouvelles versions (engagement financier)Mises à niveau des logiciels, nouvelles versions (engagement financier)

Planification et administration de l’espace par le Planification et administration de l’espace par le WebWeb

Orientations en matière de développement de Orientations en matière de développement de logiciels logiciels Les dernières années ont donné lieu à des améliorations Les dernières années ont donné lieu à des améliorations

de grande envergure :de grande envergure :

Accès Web et sécuritéAccès Web et sécurité Navigation dans l’application (options intégrées), Navigation dans l’application (options intégrées),

accès aux données et aux plans d’étage, options de accès aux données et aux plans d’étage, options de rechercherecherche

Options d’impressionOptions d’impression RAPIDITÉRAPIDITÉ de l’application sur Internet de l’application sur Internet Rapports et données tirés de diverses sourcesRapports et données tirés de diverses sources

Planification et administration de l’espace par le Planification et administration de l’espace par le WebWeb

Gestion de l’espace – À l’échelle des facultés et des Gestion de l’espace – À l’échelle des facultés et des départementsdépartements

– Comités responsables de l’espaceComités responsables de l’espace Être responsable de l’utilisation adéquate de l’espace Être responsable de l’utilisation adéquate de l’espace

attribué attribué Analyser les demandes d’espace provenant des Analyser les demandes d’espace provenant des

départements, présenter des recommandations et prendre départements, présenter des recommandations et prendre des mesuresdes mesures

Fournir des lignes directrices à l’intention des nouveaux Fournir des lignes directrices à l’intention des nouveaux directeurs de département pour tout ce qui touche l’espacedirecteurs de département pour tout ce qui touche l’espace

– Lignes directrices relatives à l’espaceLignes directrices relatives à l’espace Lignes directrices relatives à l’espace à l’intention de la Lignes directrices relatives à l’espace à l’intention de la

Faculté des sciences de l’Université MemorialFaculté des sciences de l’Université Memorial

Planification et administration de l’espace par le Planification et administration de l’espace par le WebWeb

Lignes directrices relatives à l’espace à l’intention de la Lignes directrices relatives à l’espace à l’intention de la Faculté des sciences de l’Université MemorialFaculté des sciences de l’Université Memorial

Planification et administration de l’espace par le Planification et administration de l’espace par le WebWeb

Structure des données relatives à l’espace des Structure des données relatives à l’espace des universités canadiennesuniversités canadiennes

– Normes définies pour les catégories d’espace et la Normes définies pour les catégories d’espace et la désignation des sallesdésignation des salles

– « Blocs de construction » du « Blocs de construction » du Conseil des universités de Conseil des universités de l'Ontariol'Ontario

Normes nationales associées aux catégories d’espace Normes nationales associées aux catégories d’espace et à la désignation des salleset à la désignation des salles

– Adoption de critères communs pour les enquêtes et les statistiques relatives à l’espace

Planification et administration de l’espace par le Planification et administration de l’espace par le WebWeb

MerciMerci