Competitic communication et collaboration en entreprise 2014 - numerique en entreprise vf

Jeudi 06 mars 2014

De l’intranet au travail collaboratif : Améliorez votre productivité

Le dispositif Performance PME TIC ?

Cette action s’insère dans le dispositif régional

Son objectif est de développer la compétitivité des entreprises par un meilleur usage des Technologies de

l’Information et de la Communication

www.lenumeriquepourmonentreprise.com

http://www.lenumeriquepourmonentreprise.com/

Sommaire

Les outils adaptés à une meilleure collaboration

Les évolutions à apporter à l'organisation

Les bonnes pratiques et astuces

…Au premier abord

Travail collaboratif : est une notion qui peut paraître conceptuelle…

Collaboration = Coordination + coopération + communication

COLLABORATION COOPERATION : Mutualisation des ressources pour la co-action

COORDINATION : Synchronisation d’acteurs et d’actions en interdépendance

COMMUNICATION : interactions entre acteurs

1

2

3

… Mais qui peut constituer un levier efficace…

…de PERFORMANCE

Un levier de réduction des coûts certes, mais pas uniquement…

Nature d’enjeux Enjeux

Economique

Optimiser le recours aux réunions physiques et réduire les coûts de déplacement

Suppression d’activités à non valeur ajouté Economiser les coûts « papier » Favoriser l’innovation

Organisationnel

Décloisonner l’organisation Réduire sensiblement la charge administrative en fluidifiant le circuit

d’informations Favoriser la traçabilité des échanges Favoriser le mode projet

Managérial Favoriser la responsabilisation des acteurs

Quand on commence à évoquer les outils numériques … CELA SE COMPLIQUE

…

Source : Realstorygroup

Car il y a pléthore d’outils qui contribuent à développer la collaboration interne

Gestion électronique

documentaire

Réseaux social

d’entrepriseLocalisation d’expertise

Publication collaborative

Groupe de discussion

Visio

conférence

Messagerie

Plateforme

collaborative

Partage

d’application

Il existe 1 clé de lecture : les 10 familles de fonctionnalités (1/2)

Fonctionnalités / famille d’usage Description

Mise en relationCette famille d’usages permet d’évaluer la solution sur sa capacité à mettre en oeuvre un réseau d’experts dans lequel il est facile d’identifier des compétences et des expertises.

Accès à l’information

Cette famille d’usages évalue la capacité de la solution à faciliter l’accès aux informations. Ces informations sont par exemple accessibles pour l’utilisateur, au travers d’un fil d’actualités.

Classement des connaissances

Pour cette famille d’usage, la solution est évaluée sur sa capacité à pouvoir mettre en forme des référentiels documentaires, à enrichir les contenus et à gérer leur cycle.

Gestion du renduLa gestion du rendu comprend toutes les fonctionnalités permettant à un administrateur de personnaliser graphiquement son site et de l’adapter en fonction du mobile.

Intégration au SICette famille représente la capacité de l'outil à s'intégrer à un système d'information existant.

Source : référentiel lecko

Il existe 1 clé de lecture : les 10 familles de fonctionnalités (2/2)

Fonctionnalités / famille d’usage Description

Communication et editorialisation

Cette famille d’usages comprend toutes les actions qui vont permettre à un administrateur d’agencer des pages, de publier des articles, de modérer, et de mettre en avant des contenus.

Coédition et gestion de projet

Cette famille regroupe les usages liés à la collaboration autour d’un projet ou de la réalisation d’un livrable.

Administration de la plateforme

Comme la mise en relation, la conversation est un élément important pour un outil voulant avoir une dimension sociale...

Partage et gestion de contenus

Cette famille d’usages évalue la capacité de la solution à faciliter, pour un utilisateur, le partage de contenus quelque soit son type, le périmètre de visibilité souhaitée et sa provenance.

ConversationLa conversation comprend tous les usages liés aux échanges interpersonnels. Ces échanges peuvent s’opérer au travers de différents canaux.

Source : référentiel lecko

Passons au crible 5 solutions du marché

Google apps : le meilleur rapport qualité prix

Google propose un ensemble d’applications collaboratives (messagerie, agenda, espaces projets, gestion documentaire, réseau social) composant une brique d’infrastructure proposée aux entreprises de toutes tailles (y compris de très grandes entreprises).

La solution est complète, économique (moins de 4€/mois/utilisateur) et très ergonomique, les fonctionnalités pro ayant souvent été testées en premier sur le grand public.

Une offre adaptée au besoin des TPE PME

Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture

Mise en relation



Gestion du rendu

Intégration au SI





Conversation Source : lecko.fr

Alfresco : un leader open source de la gestion électronique documentaire

Alfresco a décidé de ne pas se lancer à la course au social et de se concentrer sur son cœur de métier, à savoir la gestion de contenus et documents, domaine sur lequel l’avance technologique prise leur permet de proposer une alternative crédible à des outils spécialisés comme Sharepoint, Documentum, etc… en ajoutant une bonne dose d’interopérabilité et de respect des normes.

Un positionnement clair qui leur ouvre les portes d’entreprises de toutes tailles.


Mise en relation



Gestion du rendu

Intégration au SI






BlueKiwi : Le réseau social d’entreprise de référence qui a pour objectif le « 0 mail »

Bluekiwi est positionné aujourd’hui sur le créneau du « 0 mail », à savoir viser la réduction du nombre de mails envoyés dans les entreprises clientes, en proposant un portail social à l’utilisateur final. Cette stratégie, plutôt généraliste, place Bluekiwi au centre du SI Social des organisations clients.

Bluekiwi est une solution de réseau social généraliste, permettant d’outiller une large gamme d’usages collaboratifs et KM au sein d’une interface simple à administrer.

Acteur français historique racheté par Atos en 2012, l’outil se destine à des structures de tailles moyennes ou grandes, et peut outiller la collaboration à l’interne mais aussi à l’externe.

Solution précurseur à l’échelle mondiale sur de nombreux sujets, Bluekiwi continue d’innover.


Mise en relation



Gestion du rendu

Intégration au SI






Microsoft Sharepoint 2013: Le leader « all inclusive »

Sharepoint est la solution collaborative historique de Microsoft, leader sur le marché en France. Centrée sur la mise en ligne d’espaces projets, les sites, finement paramétrables et centrés initialement autour de bibliothèques de document, la solution dispose maintenant d’espaces conversationnels, les communautés, d’une brique sociale, le Newsfeed, et d’un outil de gestion de documents personnels, Skydrive, renommé OneDrive en 2014.

Sharepoint 2013 est un outil aujourd’hui adapté au besoin des entreprises dont le nombre de salariés est supérieur à 200.

Coût de la licence environ 200 euros par an par utilisateur auquel s’ajoute des prestations d’intégration complémentaires (environ 800 euros par jour)


Mise en relation



Gestion du rendu

Intégration au SI






IBM Connections : Le challenger

IBM est un précurseur du social, mais a longtemps eu un temps d’avance trop important par rapport à la maturité des clients français. A l’aise sur le cloud et en mobilité (point faible de Microsoft), IBM possède une belle carte à jouer dans le SI Social de demain.

IBM Connections est la solution de réseau social d’IBM, qui est progressivement en passe de devenir la solution collaborative poussée par l’éditeur (auparavant IBM poussait QuickR).

La solution est centrée sur l’utilisateur et sur des communautés, qui peuvent être paramétrées selon l’usage souhaité (entraide, innovation, documents…).

L’outil propose également des fonctionnalités documentaires de plus en plus étendues.


Mise en relation



Gestion du rendu

Intégration au SI






Les outils de travail collaboratif sont au cœur du système d’information

Cœur fonctionnel

Services documentaires

Services d’échanges

Services d’appui au cœur de métier

Plateforme d’accès

Services support

Pilotage

Collecte de document

Numérisation de document

Production de document

Indexation de document

Diffusion et accès aux document

Services d’échanges, de communication et de travail collaboratif

Annuaire/gestion des accès

Production

Portail internet Intranet

Ressources humaines

Informatique ImmobilierLogistique /

moyens généraux

Finance/ comptabilité

Marketing

Décisionnel Intelligence économique

Gestion de projet

0 1 2 3 4Recouvrement fonctionnel

Sommaire




Les solutions numériques de travail collaboratif … ne sont (malheureusement) que des outils

Pas facile de passer de la théorie à la pratique du travail collaboratif

Stratégie

Organisation, processus, management

Outils

Ap

pro

che

th

éo

riqu

eA

pp

roch

e

tech

no

ph

ile

Quelques verbatims illustratives Les résultats

Pas d’usages

Par où commencer ?

Pourquoi ça ne

prend pas ?

Pas de résultats opérationnels

•« Il faut développer les synergies »•« Il faut développer la transversalité »•« Il faut mutualiser la connaissance et les compétences »•« Il faut diffuser la stratégie de manière homogène »

•« Sharepoint a la meilleure couverture fonctionnelle »•« Il manque une GED à l’état de l’art »•« Il faut mettre en place un RSE à court terme »

Source : EM Lyon -D.servant et T.Vrignaud

Quelques questions à se poser

Quel est le nouveau rôle du

manager ?

Quelles étapes pour un projet

collaboratif réussi ?

Quels impacts sur les

processus métiers ?

Comment valoriser la

collaboration / Comment inciter?

Quels impacts sur les processus métiers ?

Ils sont conséquents !!!

La mise en œuvre d’un outil de travail collaboratif nécessite de refondre en partie les processus en redéfinissant les interactions entre les membres d’une communauté : Le recours à la messagerie avec mise en copie doit être remplacé par la

capitalisation sur un espace partagé avec une fréquence régulière suivie d’une notification aux membres du groupe

La préparation d’une réunion doit être revue avec mise à disposition du support en amont de la réunion et la diffusion systématique du compte rendu sur l’espace dédié

La communication interne doit être multicanale Les espaces de capitalisation des productions sont transformés

Comment valoriser la collaboration / Comment inciter?

Intégrer la notion de collaboration dans les objectifs de vos collaborateurs pour valoriser la culture du partage (et de la gentillesse!)

Mettre en place un système de mesure de la collaboration

Valoriser les initiatives de vos collaborateurs en interne

Quel est le nouveau rôle du manager ?

Avec les Outil de travail collaboratif, le manager devient un community manager

La modification des processus d’interaction redessine le contour de son périmètre d’intervention et de ses responsabilités

Ses actions de contrôle vont évoluer : il ne doit plus être en validation systématique des productions de ses équipes !!! En revanche il doit avoir de la visibilité sur les productions et contributions de ses équipes

Le manager 2.0 doit être donc un utilisateur aguerri des outils de travail collaboratif

Retour d’expérience : Comment inciter le développement des usages ?

Le temps manque souvent aux salariés ET à leurs managers : un temps d’apprentissage pour « n » temps économisé

Le gain de temps est une économie pour l’employeur mais…

…c’est aussi un levier de quiétude pour le salarié : automatisation, traçabilité, alimentation automatique => le salarié utilisateur est bénéficiaire direct du « service rendu »

Rôle du manager: mettre en évidence la réponse à la question du salarié : « Quel est mon intérêt à le faire ? »

Avoir formalisé et mis en avant les Facteurs Clés de Succès à chaque niveau: individu, service, managers…

Sommaire




Bien réfléchir sur le besoin

Avant donc que d'écrire, apprenez à penser Ce que l'on conçoit bien s'énonce clairement,Et les mots pour le dire arrivent aisément.

De L’Art Poétique - Boileau -1674

Quelques questions à se poser ? Quelle couverture fonctionnelle de la solution ?

(dé)limitée, ouverte, étendue, inter-opérabilité Nombre d’utilisateurs et de profils différents (i.e. groupes d’utilisateurs) Quel mode de licensing : Open source / Propriétaire ? Quel modèle économique de facturation / architecture : licences, SaaS (Cloud) ?

Avantages / inconvénients, culture de l’entreprise ? Culture d’investissement ou de frais de fonctionnement « pay-per-use »

Pléiade d’outils mais quel besoin réel ?

Acquisition desDocumentsentrants

Factures, Commandes, courrier, ...Tout document

Papier et/ou Electronique

Gestion desDocumentscirculants

Travail collaboratif, ProcessusMétier et décisionnel

Workflow GED

Archivage

Archivage Electronique Légal

Coffre-fort IndividuelCoffre-fort Entreprise

Documentssortants

Factures, Commandes, courrier, ...Quittances, bulletins de salaires

Papier et/ou Electronique

Capture, Scan,RAD/LAD,OCR/ICR

EDI, XML, PDF,Flux métier,Fax, Emails,SMS

Partager, Echanger etValider le traitement desDocuments internes

Organiser, Traiter,Classer et AccéderÀ l’information

Chiffrement, Signature,Horodatage, ContrôleD’Accès, CertificatsElectroniques

Durée DéfinieValeur LégaleRestitution lisible

Edition,Mise sous pli,Diffusion, Routage

EDI, XML, PDF,Flux métier,Fax, Emails,SMS

Bien réfléchir sur le besoin

Comment faire ? DEFINIR VOTRE cahier des charges avant de sélectionner un prestataire

Seul ou en vous faisant accompagner dans sa rédaction à partir de votre besoin. Le bon CDC résulte d’une analyse précise des besoins et des processus Il reflète l'état des lieux, l'objectif à terme(s), les moyens et échéances que l'on

se donne => point de départ, arrivée, comment, combien, quand ? Acheter une solution en phase avec un budget plutôt « qu’un prix uniquement » Discuter avec 2/3 fournisseurs pour ajuster et affiner votre besoin

Point de vigilance / attention à l’égarement où chacun prêche pour sa paroisse Projet de confiance : c’est un peu comme chez le médecin, quand on en choisit

un il faut lui confier le diagnostic et le choix du traitement

La définition du besoin est le principal facteur de réduction des coûts d’accession à LA solution => le bon € est investi au bon endroit

Expérience : Volonté d’un bailleur « H76 »

Simplifier les processus de gestion des flux documentaires

Eliminer les redondances et risque de perte des documents échangés

Accélérer la communication avec les partenaires, les locataires et les employés

Assurer un stockage sécurisé, économique et durable, au niveau de l’entreprise

Se centrer sur son cœur de métier en externalisant un maximum de tâches techniques

Réduire globalement les coûts des chaînes de traitement de flux

Garantir une évolutivité du système documentaire

Exemple : Besoin exprimé => solution proposée

Locataires

Fournisseurs

Salariés

ProtocoleSécurisé

Coffre Habitat 76

Non

Oui

Ulis, Pléiades NG, …

FacturesQuittances

Bulletins de paie

Filière Editique Locataire

SalariéH76

Mettre en œuvre la solution comme pour tout Projet digne de ce nom

Une fois le projet bien mûri : besoins, solutions et GO validé, il faut: GERER UN PROJET ADAPTE A VOTRE ENTREPRISE

Mise en place d’une gouvernance Définition des rôles et identification des personnes Organisation des équipes (2 personnes c’est déjà une équipe !) Sélection des phases et des chronologies Identifier les risques de contingence Escalade rapide de la communication en projet complexe Dans tous les cas : Test / Validation et Recette du projet avant sa

mise en production

Un outil buggé ou pas interfacé = pas d’usages= projet de mise en œuvre de solution collaborative inutile

Piloter le changement - Etre Acteur

Comité Exécutif

Comité Pilotage

Comité Technique

Accompagner et poursuivre le changement : une démarche continue

Analyser et communiquer Analyse de l’exécution Test, Validation et Recette Analyse des résultats / communication interne / feed back Correctifs éventuels / communication interne / feed back

« Plan, Do, Check, Act » Définir, Faire, Contrôler, Rectifier / Ajuster Les écarts arrivent plus souvent pour des raisons managériales ou

défaillances de communication que par des défaillances d’outils

Pas de conduite du changement = pas d’usages = projet de mise en œuvre de solution collaborative inutile

Merci !!! Vos questions

Joël SpitalierResponsable Régional Sud Est

Prologue Agence Sud13420 Gémenos

[email protected] Tél: 04 42 32 76 87

Thomas VrignaudCCIMP

Service Innovation & [email protected]

Tél : 04 91 39 58 53

Continuons à échanger …

: twitter.com/competitic

: communauté competitic

: lenumeriquepourmonentreprise.com

Découvrez les usages des TIC, les actualités, l’agenda des évènements et les entreprises de la filière TIC régionale sur le « portail des usages »

Consultez le support de cette présentation :

www.lenumeriquepourmonentreprise.com

Jeudi 13 mars 2013

Dossier client, comptes financiers, projets : Comment protéger ses

informations sensibles

La prochaine action