Conférence web ARS

Support d’auto-formation utilisateur

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• Evolution attendue des conférences téléphoniques et de la visioconférence, Internet permet aujourd’hui l’émergence d’un nouveau type d’outil : les systèmes de conférence web.

• Ils permettent de tenir des réunions virtuelles durant lesquelles les différents participants, par l’intermédiaire de leur poste de travail, peuvent mêler voix et données : présentation de document, partage d’application, tableau blanc, ...

• Il suffit de disposer d’un ordinateur sous Windows et d’un accès internet pour participer. Ouvrez votre Internet Explorer et rendez-vous à l’adresse : http://confweb.ars.fr

A quoi ça sert ?

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• Le menu « Paramètres » ouvre une fenêtre qui permet de configurer son poste (bouton « Paramètres du Conference Client Click To Meet ») puis de se connecter à une conférence virtuelle qui permet de vérifier que tout fonctionne convenablement (« Vérifier ma configuration »).

• Pour rejoindre une conférence, cliquez sur la conférence désirée dans la liste. Si la conférence à rejoindre est « Cachée », elle n’apparaît pas dans la liste. Il suffit alors de saisir le numéro de cette conférence qui a dû vous être transmis dans la case « Identifiant » puis de cliquer sur « Accès ! ».

Réglage et vérification

Liste des conférences

Accès directEspace

personnel

Page d’accueil du serveur de conférence

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Attention à prévoir une durée très supérieure (de 1 ou 2 heures) à ce que vous avez prévu, car une fois le temps échu, la conférence est détruite automatiquement par le serveur, même si elle n’est pas terminée.

Si vous créez une conférence cachée, n’oubliez pas de transmettre son numéro aux participants sinon il ne pourront pas vous rejoindre.

Et si vous créez une conférence protégée par un mot de passe, transmettez le à tous les participants.

Créer une conférence

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3

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4

5 zones distinctes

1. le menu principal

2. les boutons d’action (réglage du volume, choix des outils)

3. la liste des participants

4. la messagerie instantanée intégrée à la conférence

5. la zone d’affichage des différents outils

Créer une conférence

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Il faut distinguer 3 types d’utilisateur

• le créateur de la conférence : à tout moment il peut reprendre le contrôle (devenir l’animateur, détruire la conférence, …)

• l’animateur de la conférence (celui qui est sur le podium) : celui qui a le droit de réaliser une présentation. C’est celui qui a un petit podium devant son nom. Il est possible de passer la main en cliquant sur « Réclamer le podium » ou sur « Rendre le podium ».

• l’utilisateur normal qui assiste à la conférence. Il peut demander à devenir le présentateur en utilisant « Réclamer le podium ».

Il n’y a pas de présentateur par défaut au début d’une conférence. Un des utilisateurs doit prendre la main en demandant le podium qui lui sera alors attribué.

Modérer une conférence

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Accessibles par le menu « Podium » ou par le bouton « Action ».

• la présentation de documents : les documents présentés sont téléchargés sur le serveur puis sont accessibles à tous les participants en lecture seulement.

• le partage d’application : dans ce cas, les utilisateurs voient l’application telle qu’elle est en train de s’exécuter sur le poste de celui qui partage. Exemple : si il s’agit de Word, tous les participants voient en temps réel les modifications apportées au document en train d’être manipulé dans Word.

• parcourir le web : permet d’ouvrir une URL et de naviguer. Tous les participants naviguent de façon synchronisée sur les mêmes pages.

• le tableau blanc

• l’instantané d’application

Pour pouvoir ajouter un document, lancer le tableau blanc ou partager une application, il faut impérativement être le présentateur et donc obtenir la main.

Les différents outils

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Actions possibles :

• faire défiler le document. Tous les utilisateurs voient la même chose au même moment.

• mettre des éléments en évidence grâce aux outils accessibles au dessus. Pour cela faire apparaître la palette.

• Les documents présentés sont téléchargés sur le serveur dans leur format de base et aussi en version HTML afin d’être visibles par tous, indépendamment des logiciels disponibles sur les postes des participants.

• Pour ajouter un document, « Cliquer sur sélectionner un document… » puis « Autre… ». On peut alors choisir entre un document qui se trouve sur son ordinateur, ou un document de son espace personnel. Il est possible de stocker des documents de façon permanente sur le serveur afin de pouvoir les réutiliser instantanément (supports de formation, présentation, …). Pour cela il faut disposer d’un compte utilisateur.

Présentation des documents

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Attention : pour que les utilisateurs voient les applications partagées, elles doivent être visibles sur l’écran du « propriétaire ».

Les participants à la réunion peuvent demander la main (menu Contrôle, Demander le contrôle). Si le propriétaire accepte, l’autre utilisateur peut intervenir directement et à distance sur l’application et donc sur les données qu’elle traite.A tout moment, le propriétaire de l’application peut reprendre la main par un simple clic de souris.

• Pour partager une application, il faut non seulement être l’animateur mais aussi et surtout lancer préalablement l’application à partager (Positionnez les fenêtres des applications à partager en haut à gauche de votre écran).

• Cliquez sur « Action » puis « Application ». Dans la fenêtre qui s’ouvre (cela peut prendre un peu de temps), sélectionner (1) la ou les applications à partager (2). Si vous envisager de laisser un utilisateur avoir la main sur l’application concernée, cliquez sur « Autoriser le contrôle » (3).

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3

Partager une application

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Tous les utilisateurs peuvent agir en même temps (pas besoin d’avoir la main).

Fonctions :

• insertion de texte et de formes

• utilisation d'un pointeur en forme de main pour attirer l'attention, sur-ligneur

• couper et coller

• zoom

• suppression (gomme), effacer la page.

L’animateur a la possibilité de créer un ou plusieurs tableaux blancs dans lesquels lui et les autres participants à la réunion pourront interagir en écrivant et en dessinant.

Le tableau blanc

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Et voilà…• Des questions, des doutes, besoin d’informations ? Pour aller plus loin, reportez-vous au Manuel Utilisateur ou alors au Manuel de Configuration.

• Vous pouvez également vous adresser au référent web de votre région qui pourra sans doute vous répondre, ou qui se chargera de vous mettre en contact avec le support.

Bonnes conférences

L’animateur a la possibilité d’envoyer des copies d’écran d’une application en cours de fonctionnement sur son ordinateur à tous les autres participants. Il lui suffit pour cela de s’assurer que l’application désirée est lancée, puis de cliquer sur « Instantané d’application ». Une fenêtre s’ouvre et il suffit de choisir l’application dont envoyer une copie d’écran.

L’instantané d’application