Confidentiel GED DEMAT ARCHIVAGE- Tous droits réservés projet détude technique et organisationnelle préalable en vue de la mise en place dun système darchivage

Confidentiel GED DEMAT ARCHIVAGE- Tous droits réservés

projet d’étude technique et projet d’étude technique et organisationnelle préalable en vue de organisationnelle préalable en vue de la mise en place d’un système la mise en place d’un système d’archivage et de gestion électronique d’archivage et de gestion électronique des documents – geddes documents – ged

Hafid Ramdani le 21/05/2010Hafid Ramdani le 21/05/2010

Confidentiel GED DEMAT ARCHIVAGE Tous droits réservés

Sommaire

Noms et coordonnées de vos interlocuteurs

Contexte

Enjeux

Notre proposition d’assistance• Notre démarche• Catégorisation de services• Problématiques caractéristiques • Impact métier• Facteurs clef de succès• Vision globale (Baseline)• Organisation de la prestation• Planning prévisionnel• Ateliers• Livrables

Modalités pratiques et financières

Nos engagements


Notre proposition, vos interlocuteurs

Ce document constitue la réponse à la demande de prestation de conseil pour

Vos interlocuteurs pour le suivi de ce dossier sont :

• Hafid Ramdani, 0033(0)667287070

[email protected] RAMDANIExpert

Université Paris VI Pierre et Marie Curie / CNRS – DEA, Thèse en intelligence artificielle (1999).

Hafid a 11 ans d’expérience en architecture et urbanisme de systèmes de factures / documents électroniques. Il intervient essentiellement sur des projet de dématérialisation.

Références significatives : (Dématérialisation, Archivage, GED)

SNECMA : AMOA GED RTE – Facture électronique achatSNCF – Facture électronique achatCEA – Facture électronique achatCarrefour Belgique – Facture électronique achatED – Facture électronique achat et venteGDF – Facture Achat et vente

HAFID RAMDANI11 années d'expérience


Sommaire


Contexte

Enjeux



Nos engagements


Contexte

Dans le cadre du Plan d’Amélioration de la gestion et les traitements des documents de l’ONP le projet d’étude technique et organisationnelle préalable en vue de la mise en place d’un système d’archivage et de gestion électronique des documents – ged vise à la mise en œuvre d'un centre de service partager qui assurera les fonctionnalités suivantes : sur les thématiques

• L'archivage• La dématérialisation et la gestion électronique des documents• Et éventuellement le travail collaboratif

Ce projet doit porter ses fruits dans la période 2011-2012

La DSI de l’ONP, est l'expression de la volonté forte de tendre vers une excellence opérationnelle globale et du caractère stratégique du projet.


Sommaire


Contexte

Enjeux



Nos engagements


Enjeux

Les principaux enjeux sont …

• d'ordre économique avec l'amélioration attendue du revenu brut d'exploitation, impliquant une réduction des coûts des projets en cours et à l'étude

• d'ordre organisationnel, avec la mise en œuvre de centre de compétences, clairement identifiés, et au périmètre de responsabilité établit

• d'ordre temporel, avec l'accélération et la facilitation des programmes de réalisation de projets

• d'ordre qualitatif, en accroissement de la qualité et de la quantité de services rendus

• d'ordre culturel, nécessités par l'évolution conjointe du besoin d'une part, et des pratiques et des méthodes d'autre part.


Sommaire


Contexte

Enjeux



Nos engagements


Notre proposition

Nous avons le plaisir de soumissionner à l’appel d’offres pour une prestation de conseil à l’assistance pour l’étude technique et organisationnelle préalable en vue de la mise en place d’un système d’archivage et de gestion électronique des documents – GED de l’ONP

Compte tenu de notre expérience, nous sommes très motivés par ce projet et nous aurons à cœur de vous apporter, avec toute l’indépendance et l’expertise requises, une prestation de qualité répondant à vos attentes.

Notre proposition de prestation couvre l’étude et l’élaboration du cahier des charges pour la mise en place du projet de dématérialisation GED et archivages des documents de L’ONP.

Une étude sur le travail collaboratif peut être envisagée dans le cadre de la suite logique de ce projet .


Notre démarche

Nous avons cherché à répondre à la question "Quelle est la composition idéale d'un catalogue de service pour réussir un projet de dématérialisation, archivage et éventuellement le travail collaboratif qui revient à la mise en place d’un centre de services partagés CSP?

Cette composition doit être générique pour être applicable à chacune des thématique à adresser. Notre réflexion nous a conduit à l'ensemble suivant de cinq catégories de services :

1. les services "solution", qui sont un ensemble de solutions expérimentées, autorisées et disponibles sur étagère

2. les services liés au savoir, en charge de l'élaboration et de l'actualisation de l'encyclopédie numérique du savoir

3. les services de délivrance de prestations, pour répondre efficacement aux besoins d'assistance, quelque soit la phase projet considérée

4. les services d'assistance immédiate, aident à la résolution de problèmes concrets et récurrents

5. les services de communication et de gestion du changement, pour la promotion et la diffusion des services


Catégorisation de services

Services Solution

ServicesSavoir

ServicesPrestation

ServiceAssistance

ServicesCommunication

EstimationParamètres, identification des

gains, éléments de coûts estimés => au niveau processus

Archivage

Evaluation détailléeParamètres, éléments de gains, éléments de coûts

estimés=> au niveau projet

ObservationMise à jour des éléments de ROI sur la base des mesures

réelles

ValidationEvolution du modèle de ROI

en fonction de la cible et de la trajectoire retenue

Adaptation de la cible en fonction du ROI recherché

Dématérialisation

Travail collaboratif

•Solutions éditeurs (IBM, Microsoft, Documentum, …)•Solution Web (Google, Yahoo, …)•Solution home built

Construction du ROI tout au long du

projet•Typologie des solutions• Archivage simple• Archivage légal

•Choix de solution du marché•Recours à l'externalisation

•GED•Reconnaissance de caractères et de documents•Choix de solution du marché•Recours à l'externalisation

•Prestation de costing•Prestation de conseil•Prestation d'architecture•Prestation de réalisation•Prestation de mise en oeuvre

•Référents thématique•Help desk•Constitution de task force

•Animation/Participation aux évènementiels (conférences, show, …)•Plan de formation•Supports méthodologiques (White papers, Data sheet, …)

•Architecture Blue Prints•Encyclopédie en ligne (wiki)•Symptômes & Résolutions•Forum de discussion•FAQ

Ces cinq catégories de services, sont déclinées sur les trois thématiques afin d'organiser la réflexion et mettre en exergue les activités à conduire dans le cadre du projet.


Problématiques caractéristiques

La mise en œuvre de ce projet devrait rencontrer certains problèmes caractéristiques liés aux démarches d'archivage, de dématérialisation et de travail collaboratif :

• gestion des périmètres réussir la fédération d'un nombre conséquent de services, sur un espace géographique

étendu, sur des activités verticalisées, et pour un nombre de projet variables dans le temps est un réel challenge

• prévalence du besoin Les besoins spécifiques d'un projet pourraient conduire à une extension de l'offre par

ajout de solution. L'architecture de déploiement, centralisation vs distribution, est une exigence d'entrée.

• prise en compte de l'existant la prise en compte immédiate de l'ensemble des projets déjà en place, est une exigence

forte, qui se traduit par des contraintes pouvant être biaisantes de la stratégie définie

• gestion du portefeuille de services offerts la gestion du cycle de vie des services offerts, de leur renouvellement, de leur

actualisation, et de leur remplacement requiert un investissement permanent et une stratégie adaptée aux besoins spécifiques de l’entreprise

• qualité de service Assurer les niveaux de services attendus, notamment sur l'ergonomie, la performance, la

fiabilité et la sécurité est assurément complexe, et réclame de nombreux compromis. …


Impact métier

La dématérialisation des flux entrants devrait être considérée simultanément sous plusieurs angles, indépendamment de la thématique considérée, afin d'évaluer justement les changements et impacts :

• sous l'angle des processus métier affectés• sous l'angle des changements organisationnels qu'elle impose• sous l'angle de l'impact sur les systèmes d’information et sur les

applicatifs• sous l'angle de l'infrastructure et des moyens mutualisés

L'impact de ce projet sur l'écosystème de l'entreprise, est estimé a priori, selon les six axes d'analyse suivants :

Processus

Organisation

Localisation

Information

Architecture

Technologies

Organisation

Technologie

Information

Localisation

Architecture

Processus

La surface d'un triangle bordé d'or, représente l'impact


Facteurs clef de succès

Sans préjuger des facteurs clef de succès définitifs, notre réflexion préliminaire a identifié les facteurs clef de succès suivants :

Facteurs clef au lancement du projet : • la rencontre optimale entre les besoins métiers et les services offerts

par le centre de services partagés (CSP)• l'aptitude à générer des résultats concrets rapidement• l'inscription dans une logique d'amélioration continue des services

offerts• la constitution d'une offre initiale de service, ciblée et à forte valeur

ajoutée• L'évaluation juste et fidèle de la valorisation des services délivrés

Facteurs clef en continuité d'activité du centre de compétence • l'élargissement permanent de l'offre pour couvrir tout le spectre des

services attendus• le maintien des compétences et des personnes• l'enrichissement continuel des services offerts, notamment sur le plan

qualitatif


Vision globale (Baseline)

Travail collaboratif

Solutions de groupware

Organisation et

distribution géographique

Dématérialisation Types de

documents

Processus documentair

e

Solutions de démat.

Archivage

Solutions d’archivage

Types de formats Juridique

SLA (Volume,durée,

disponibilité…)

•Infrastructure:• SAN, NAS (IBM, HP…)• CAS(EMC Centera, Clariion…)

•Service d’infrastructure:•OS (Windows, Unix, Linux…) •IGP (KOTIO, Cecurity…)

•Services externes•Archivage légal (Arkhinéo…)•Autorité de certification (Certinomis…)

•Contenu:•Données (« dump » BdD système de gestion…) •Documents•Multimédia (image, son, vidéo)

•Lisibilité du fichier:•Format « canonique » (ASCII)•Compatibilité ascendante (*.pdf…)•Pérénité du logiciel …

•Archivage à valeur probante•Dématérialisation légale (Art. de loi)•Dématérialisation fiscale(Art. de loi )•…

•Archivage simple

•Exploitation interne:•OCR (ABBYY…)•SCANLAD (ReadSoft, ITESOFT, Captiva, Ascent…)•GED ( Documentum, FileNet, Stellent..)

•Exploitation externe:•Achas électroniques (HUBWOO…)•Facturation électronique (DESKOM, B-PROCESS..)

•Relevés,•Factures,•Bulletins de paie•Courrier…

•Fonction métier particulière•Achat•Comptabilité

•Service générique•Projet•KM…

•Performances•Haute disponibilité•Evolution des volumes•Architecture distribuée•…

•Distribution locale, nationale, internationale, intercontinentale..•Gestion des ACL•…

•Groupware interne:•GED ( Documentum, FileNet, Stellent..)•ECM (Sharepoint…)•Messageries (MS Exchange, Lotus…)

•Groupware externe:•Achas électroniques (HUBWOO…)•Facturation électronique (DESKOM, B-PROCESS..)


Organisation de la prestation

Expertise

Acteurs impliqués de l’ONP

Responsable des projets

Usagers au travers des forums

Architectes

Exploitants

Formateurs

Otman MOKHTARI

Sponsor projet

Directeur projet Expert processus

Expert Technique

Collaborateur

…

Architecte

Expert Archivage

Expert Dématérialisation

Expert Travail Collaboratif

Expert Déploiement

Manager

Hafid Ramdani


Planning prévisionnel

Juin Juillet Aout Septembre Octobre Novembre Décembre

Référentiel projet Analyse de l'existantAnalyse de l'existant

Pilotage & coordinationPilotage & coordination

Elaboration de du cahier des charges et des modèles de documents à dématérialiser

Affinage du besoin (Fonctionnel,Technique)

Organisation de l’atelier

fonctionnelles

Organisations des ateliers techniques

Définir les exigences techniques, fonctionnelles et

organisationnelles

Rédaction des comptes rendus et annexes

Ciblage des prestataires et des éditeurs Remise des offres

19 Novembre

Choix du prestataire et de l’éditeur

Diffusion de l’appel d’offres

18 Octobre

Organisation des soutenances

06 Décembre

Kick-off02 Janvier

Première PhaseDiagnostic de l’existantDeuxième PhaseStratégie cible et Plan d’ActionTroisième PhaseAccompagnement au choix de la solution

Phase 3 : Accompagnement au choix de la solution

Phase 2 : Stratégie cible et Plan d’Action

Phase 1 : Diagnostic de l’existant


Ateliers dématérialisation et Archivage

OBJECTIFSOBJECTIFS

• Définir le besoin en termes de GED et d’archivage de l’ONP• Benchmark sur les outils existant qui sont adaptés à ce besoin• Sélections d’une plage d’outils les plus à même de répondre à ce besoin

NOS ACTIONSNOS ACTIONS• Lancement des ateliers de travail pour définir le besoin (des questionnaires seront

préparés pour affiner le besoin)• Définition de use case,• Décliner les processus et l’organisation du CSP• Expression du besoin fonctionnelle CSP• Expression du besoin technique CSP• Description des types de documents à dématérialiser (Modèles, champs à capturer,

Encre, règles de contrôle métier et mentions légales)• Définir le pilote et le planning prévisionnel du déploiement

• Sélection et étude comparative des outils GED et archivages susceptible de répondre à ce besoin :

– Etude comparative– SCAN, OCR, LAD …– Vidéo codage– Base d’apprentissage et prise en main …

LIVRABLES LIVRABLES • Comptes rendus des

réunions• Etude comparative

des outils de GED et Archivage

• Les axes des exigences (Volumétrie, performance …)

• Annexes des documents à dématérialiser

• Dossier d’architecture globale

• Cahier des charges

PERIODE ET DUREEPERIODE ET DUREEJuillet-Octobre

VOTRE PARTICIPATIONVOTRE PARTICIPATION

La réussite de ce projet passe par la forte mobilisation des acteurs du projet pendant cette phase, notamment pour :

• Les ateliers de travail pour l’expression de besoin (Fonctionnelle et technique)

• Rendre disponible des échantillons assez représentatifs des documents à dématérialiser


Livrables

La modélisation des processus est réalisée sur la base de la documentation (Procédures, Système d’information disponible, puis complétée après un premier niveau de modélisation par le biais d’entretiens et d’ateliers avec les acteurs opérationnels concernés

La modélisation utilisée est de type « Acteurs », « Evènements, Opérations, Résultats », avec mise en évidence du déroulement temporel et des synchronisations mises en œuvre

Un descriptif des cas d’utilisation est réalisé en complément

Des matrices de synthèse sont également produites afin de vérifier la cohérence et la complétude des informations recueillies

Dossier d’architecture et de modélisation des processus


Sommaire


Contexte

Enjeux



Nos engagements



Total Juin Juillet Aout Septembre Octobre Novembre Décembre

Phase 1 Diagnostic de l’existant 22 11 11

Phase 2 Stratégie cible et Plan d’Action 33 11 11 11

Phase 3Accompagnement au choix de la solution 10 5 5

Total Juin Juillet Aout Septembre Octobre Novembre Décembre

Phase 1 Diagnostic de l’existant 22 11 11

Phase 2 Stratégie cible et Plan d’Action 33 11 11 11

Phase 3Accompagnement au choix de la solution 10 5 5

Notre engagement est ferme et forfaitaire pour les prestations des 3 phases

Nos charges de travail ont été estimées sur la base du planning du projet, des livrables associés et du planning de nos travaux , qui couvrent les trois phases définies dans l’appel d’offre.

Charge J/H Coût (Dh, HT)Phase 1 Diagnostic de l’existant 22 132000Phase 2 Stratégie cible et Plan d’Action 33 198000

Phase 3Accompagnement au choix de la solution 10 60000

Total general 65 390000

Charge J/H Coût (Dh, HT)Phase 1 Diagnostic de l’existant 22 132000Phase 2 Stratégie cible et Plan d’Action 33 198000

Phase 3Accompagnement au choix de la solution 10 60000

Total general 65 390000

Notre engagement couvre les phases de cadrage et de conception générale


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Contexte

Enjeux



Nos engagements


Nos engagements

Notre engagement global auprès de l’ONP dans une forte logique de partenariat

Un engagement de résultat sur la qualité de nos livrables et à chaque fois que c’est possible sur les délais

Un engagement de continuité des services fournis :• Nous mobiliserons les compétences adéquates complémentaires si

nécessaire pour respecter le planning • Nous assurerons la capitalisation et réutilisation des connaissances

sur les phases suivantes du projet (constitution d’un noyau dur d’équipe …)

Des modalités financières cohérentes et compétitives