DESCRIPTIONS DES POSTES

CONSEILEXÉCUTIF/ ADMINISTRATIF

PRÉSIDENCE

Dirigeant Mène d’un aspect stratégique toutes les opérations de

l’organisation Supervise la direction générale Prend en main des projets spécifiques (plan stratégique) Agit en tant que représentant de la corporation et signe

tous les documents nécessaires S’assure de la tenue des dossiers les plus importants

(par exemple: les contrats d’emploi, permis, contrats d’assurance, contrats de location)

Dirige les réunions du Conseil Exécutif et les Assemblées Générales

Vérifie le budget préparé par l'administration financière

VICE-PRÉSIDENCE

Dirigeant, mandat de 2 ans Remplit les fonctions de la présidence en son absence Dirige les aspects de ressources humaines Prend en main des projets spécifiques (par exemple:

faciliter l'implantation d'un nouveau programme) Remplit d’autres fonctions telles que requises par la

présidence et le Conseil Exécutif (par exemple : questions légales, gestion du bureau et de l’équipement)

ADMINISTRATION FINANCIÈRE

Dirigeant, mandat de 2 ans  Responsable de la comptabilité et des finances Prépare les états financiers de l’organisation Prépare et contrôle le budget de la corporation Propose des mesures de contrôle interne relativement à

la comptabilité et aux finances Supervise les fonctions de soutien comptable de

l’Administration de bureau (petite caisse, dépôts, factures)

Agit comme lien direct entre le Conseil Administratif, la comptable et les vérificateurs

SECRÉTARIAT

Dirigeant Convoque les réunions et les Assemblées Générales Rédige les procès verbaux de toutes les réunions Établit l’ordre du jour de chaque réunion en

collaboration avec la présidence S’occupe de la correspondance entre les membres du

Conseil Administratif et la corporation

COMMUNICATIONS

Administrateur Dirige une équipe de responsables de communications Convoque les rencontres avec les responsables de

communications et fait un rapport au Conseil Administratif à chaque réunion

Responsable de toutes communications externes sur les événements spéciaux, la levée de fonds, ainsi que les communications auprès des commanditaires, parents et familles d’anciens

Gère toutes les activités relatives au bulletin mensuel, au site web et à la promotion

LEVÉES DE FONDS

Administrateur Établit et dirige le comité à la levée de fonds Établit des objectifs en matière de levée de fonds Convoque les rencontres du comité à la levée de fonds

et fait un rapport au Conseil Administratif à chaque réunion

Avec le comité, organise des activités de levée de fonds Encourage les parents à participer aux activités de

levée de fonds

RELATIONS COMMUNAUTAIRES Administrateur Préférablement une personne extérieure aux Coccinelles,

i.e. dont l’enfant ne fait partie d’aucun programme Établit et dirige le comité de relations communautaires

ainsi que le programme « Scholastic » Établit des relations avec d’autres organisations

francophones de la communauté (écoles, conseils scolaires, services aux familles)

Convoque les rencontres du comité de relations communautaires et fait un rapport au Conseil Administratif à chaque réunion

Avec le comité, organise des activités communautaires, en lien avec les subventions octroyées

Encourage les parents et la communauté francophone de la région à participer aux différentes activités communautaires

DÉVELOPPEMENT

Administrateur Préférablement un membre externe de la

communauté, i.e. dont l’enfant ne fait partie d’aucun des programmes

Appuie la direction dans ses démarches pour la recherche de subventions, commanditaires, partenaires

Dirige des projets qui mèneront à l’expansion des opérations dans les années à venir

DESCRIPTIONS DES POSTES

SOUS-COMITÉS

COMMUNICATIONS

Responsable du Bulletin Mensuel: Produit sur une base régulière (si possible mensuellement)

un bulletin d’information pour les parents

Responsable du Site Web S’assure que le site internet est à jour et collabore avec la

personne contractuelle responsable de sa mise à jour

Responsable de la publicité: Appuie le Directeur à coordonner toutes les activités de

promotion

Autres bénévoles

LEVÉE DE FONDS

• Assiste le/la responsable des levées de fonds dans ses fonctions

• Plusieurs personnes sont recherchées pour ce comité

RELATIONS COMMUNAUTAIRES

• Responsable de « Scholastic » (Programme d'achat de livres en français) Distribue les catalogues mensuels Gère les commandes et la distribution des achats Gère tout autre programme similaire qui serait établit

• Autres bénévoles Assistent le/la responsable des relations communautaires

dans ses fonctions Plusieurs personnes sont recherchées pour ce comité