MAINTENANCE ET CONTRbLES

ENTRETIEN ET SUIVI DES DISPOSITIFS MtDICAUX DANS LES SERVICES DE SOINS

OBJECTIF

La demarche que nous avons menee a I’hopital de Mantes-la-Jolie, est issue d’un double constat fait par les servic- es de soins eux-memes : - Que savons-nous de I’entretien et du suivi de nos materiels medicaux ? - A propos d’entretien, respectons- nous les recommandations des four- nisseurs, ou les consignes propres a I’etablissement ? Cette demarche fut aussi motivee par une necessite de regrouper, au sein de chaque service de soins, I’ensemble des informations relatives a leur fonctionne- ment (entretien des locaux et du mate- riel, vigilantes sanitaires, protocoles de soins, d’hygiene, etc.). Capproche de la procedure d’accredita- tion a certainement ete un element d&enchant dans le but d’affiner la traca- bilite de nos pratiques et d’assurer une bonne communication de l’information. Pour le service biomedical, nous avions I’opportunite par le biais de cette demarche : - de repondre aux questions naissan- tes des services (exemple : (< qui veri- fiera le debitmetre d’oxygene sur lequel une date limite d’utilisation est men- tionnee ? )>) ; - de mettre en exergue des problemes d’utilisation, faute d’entretien adequat. Pour repondre a ces interrogations, nous avons done redige avec les services de soins un document qui est a la fois un recueil d’informations et un guide, dedie specifiquement aux dispositifs medicaux (hors consommables et DM implanta- bles) avec, comme principe prioritaire, son accessibilite et sa simplicite. Ce document que nous vous presen- tons ici n’est, ni un manuel d’assurance qualite au sens strict du terme, car trop

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N. Thevenet IngCeur biomC!dical, hBpital de Mantes-la-Jolie

complexe de mise en oeuvre, ni un glossaire ou une compilation de tout ce qui avait ete precedemment fait. II sera susceptible d’evoluer dans le temps.

DESCRIPTION

Mise en place Comme tout document s’inscrivant dans une demarche qualite, les premiers cha- pitres sont consacres a la mise en place du processus, notamment par la des- cription des &apes classiques de : -validation : il semble aujourd’hui acquis que I’auteur de chaque document emis dans I’etablissement est identifiable ; - revue de document : la periodicite des revues de document est definie, les acteurs charges de la cohesion et du suivi dans le temps sont identifies ; - diffusion : la liste des personnes destinataires est nommement inscrite. II est rappele leur role de relais dune diffusion plus large ; - archivage : tous les releves d’infor- mations sont compiles par I’ingenieur biomedical, a I’exception de ceux issus des materiels decentralises de labora- toire (sous la responsabilite du biologis- te) et de ceux relatifs aux chariots d’ur- gences (defibrillateur) sous la responsa- bilite du cadre infirmier superieur charge d’un groupe de travail sur ce theme ; -definition et terminologie : il est notamment rappel4 en faisant referen- ce a la reglementation en vigueur, ce que I’on entend par marquage CE, dispositif medical, controle qualite, obli- gation de maintenance, etc. Le document rappelle egalement tres brievement les missions de I’atelier bio- medical, son organisation autour de la maintenance biomedicale, la composi-

tion de I’equipe et les coordonnees de chacun des agents. De plus, I’inventaire des dispositifs medicaux du service, remis a jour annuellement, est ins&e a ce niveau du document. Volontairement, tout ce qui concerne la materiovigilance n’y est pas decrit, car un autre recueil d’informations est dedie specialement aux vigilantes sanitaires.

Entretien - contr6le qualit Compte tenu de la diversite des servi- ces et des dispositifs medicaux, il etait difficile de detailler toutes les situations. Le parti pris a ete de decrire les opera- tions de controle pour les equipements en nombre significatif avec toujours le souci de se focaliser sur I’essentiel. Les services du plateau technique (radiologie, laboratoire, anesthesie, etc.) connaissent deja des obligations de suivi (securite anesthesique, GBEA, etc.). Toutefois, il s’est avere que ces services ne disposaient que rarement des fiches descriptives de suivi. Une bonne complementarite existe done entre les differents documents qualite. Description des actes Pour chaque dispositif medical (analy- seur de glycemie, debitmetre O,, electro- cardiographe, lave-bassins, pousse- seringue, pese malade, etc.), les actes (de controle qualite, de maintenance preventive ou d’entretien), les acteurs, la periodicite, et l’annee de mise en place sont decrits. La selection des dispositifs medicaux a integrer dans la liste de controle fut I’objet de nombreuses discussions. Par principe, ceux necessitant un suivi plu- sieurs fois par semaine ont ete elimi- nes, ainsi que ceux relevant plus parti-

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MAINTENANCE ET CONTR6LES

culierement des procedures de desin- fection-decontamination. Planification - contrc3le des actes Les personnes chargees de realiser le controle et/au I’entretien sont designees par les responsables des services. Elles ne sont pas identifiees nominativement. Deux feuilles de planification et de recueil d’informations ont ete elaborees : - la premiere, sous la responsabilite du cadre de proximite, sert a valider le tra- vail fourni, en fonction de I’echeancier etabli (figure 7) ; - la deuxieme, sous la responsabilite du cadre infirmier superieur, permet de verifier trimestriellement si les actes sont bien realises dans les services. Prockdure Pour les dispositifs relevant d’un entre- tien a realiser par le service de soins, une procedure synthetique a ete elabo- rec. Certaines existaient deja, par exemple pour les analyseurs de glyce- mie. Elles ont done ete integrees dans le document et rendues coherentes, dans la forme, par rapport a I’ensemble de la demarche. D’autres ont necessite un developpe- ment, souvent pour des dispositifs plus ,simples ne necessitant pas de feuilles de ireleve. Elles cornportent toutes, la des- ‘cription detaillee du dispositif medical concern?, le temps estime de travail et, point par point, les etapes de I’operation. Le dernier chapitre du document se concentre sur le processus et les modes operatoires.

$SUlTAT i’ensemble de la demarche a ete mis en &uvre au mois de juin 2000. Un bilan en fin d’annee a permis de faire le point sur sa bonne comprehension et son inte- bration par les equipes de soins. fiotre volonte &ant de convaincre plus que de contraindre, nous n’avons pas ihtegre dans le recueil des chapitres consacres a la mise en place d’indica- leurs de performance, a la gestion des non-conformites ou a I’elaboration dun programme d’amelioration de la

qualite. Nous avons seulement com- pare les differents services au regard de la qualite du remplissage des feuilles de planification et avons engage une discussion avec les cadres de proximite sur les difficult& rencontrees. II en resulte un taux moyen de realisa- tion de 78 %, ce qui pour une premiere annee nous semble convenable. Nous esperons obtenir un taux de 90 % en trois ans, le temps de lever les ecueils grace a des actions ciblees d’informa- tion et de formation. Les trois principaux problemes rencon- tres sont : - defaut d’organisation du fait de la dif- ficile coordination des differentes equi- pes de soins ; - oubli de remplissage des feuilles de planification ; - manque de temps. Une reunion du groupe de travail dans le courant de I’annee nous permettra de noter les evolutions et d’ameliorer le dispositif mis en place.

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CONCLUSION Sans construire un systeme d’assu- lance qualite complexe, nous avons eu I’opportunite grace a la volonte des services de soins de concevoir un (( document qualite )) centre sur le dispositif medical. Sa vocation principale est d’informer les services de soins sur I’organisation de I’en- tretien et du suivi des dispositifs medicaux. Meme si parfois nos choix semblent discutables au regard de recommanda- tions techniques (periodicite d’opera- tions d’entretien trop longue, priorisa- tion des nouveaux protocoles vis-a-vis des risques), notre souhait de mettre en place une demarche souple et peu contraignante, semble avoir Porte ses fruits. Les resultats obtenus cette annee montrent I’interet Porte par les soi- gnants sur ces (< petits materiels )) qui constituent souvent les outils de travail de base des services de soins.

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