FORMATION À ENDNOTE URFIST Bretagne et Pays de la Loire Marie-Laure MALINGRE 23 mai 2008

FORMATION À ENDNOTE

URFIST Bretagne et Pays de la Loire

Marie-Laure MALINGRE23 mai 2008

23/05/2008 URFIST Rennes 2

Formation à EndNote Plan

1/ Introduction : fonctions et caractéristiques générales de l’outil

2/ La base de données EndNote

3/ La saisie de références

4/ L’import de références

5/ La gestion des références de la base

6/ La mise en forme par les styles bibliographiques

7/ L’utilisation d’EndNote avec Word

8/ Fonctionnalités complémentaires et outils d’aide

Formation EndNote1. Introduction


Formation à EndNote1/ Introduction

A la base de toute recherche : Le travail de citation

Confrontation aux énoncés et travaux précédents, concernant le même sujet de recherche ou des sujets connexes crédibilité scientifique

Réseau de citations intégrées dans la publication citations dans le texte notes de bas de page bibliographie



Les principales étapes Recherche documentaire et exploration

de la littérature scientifique sur le sujet de recherche Bases de données Recherche dans le web

Récupération et stockage de références bibliographiques Constitution d’un corpus de références Identification et description précises des

documents référencés



Les principales étapes (suite) : Exploitation des références

Citations dans le texte de la thèse et notes de bas de page

Élaboration de la bibliographie Réutilisation des références pour d’autres travaux

: communications à des congrès, articles de revues spécialisées …

Mise en forme des références En conformité avec des normes d’écriture et de

présentation



Les normes : Norme ISO 690 (Norme AFNOR NF Z 44-005 de 1987

pour les publications imprimées, livres et publications en série, leurs parties composantes et les brevets)

Norme 690-2 (Norme AFNOR Z 44-005-2) de 1998, pour les documents électroniques

Protocole MLA (Modern Language Association of America)

Protocole APA (American Psychological Association)

Pratiques mises en œuvre par les universitaires et les étudiants dans leurs travaux

Usages mis en place par les éditeurs de livres et de revues



1.1. Les fonctions d’EndNote (Thomson ISI ResearchSoft, http://www.endnote.com

)

Le logiciel de gestion de références bibliographiques, outil d’assistance et de gestion pour :

La recherche documentaire L’organisation et l’exploitation de la

documentation personnelle La rédaction et la publication scientifiques



La recherche documentaire : Recherche sous EndNote et récupération directe

de références issues de bases de données distantes

Intégration de références sous EndNote directement à partir des interfaces de recherche de bases de données

Recherche sur des bases de données distantes et import des fichiers de résultats sous EndNote via des filtres d’import

On peut aussi récupérer sous EndNote des bibliographies rédigées avec un traitement de texte et des bases élaborées sous d’autres logiciels bibliographiques



L’organisation et l’exploitation de la documentation personnelle :

Gestion sur un micro-ordinateur des fichiers de références bibliographiques organisés au sein de bases de données, permettant :

La saisie manuelle de références (aides à la saisie) et l’intégration d’objets (tableaux, graphiques); l’import de références

Le lien au texte intégral La modification et la mise à jour des références La recherche dans les références Le classement des références Le formatage bibliographique des références L’export des données sous d’autres formats Le partage des données



La rédaction et la publication scientifique :

Interface directe avec le traitement de texte Word permettant :

de choisir un format d’édition déterminé = style

de créer des citations dans le texte en cours de rédaction

de générer une bibliographie, soit à la suite du texte (article, thèse…), soit indépendamment de tout texte

D’élaborer divers produits documentaires



1.2. La version X.1 d’EndNote Les nouveautés de la dernière version :

Une interface améliorée permettant de grouper des références, d’afficher tous les noms d’auteurs…

Une fonction de recherche rapide pour effectuer des recherches globales.

la possibilité d’import/export de la table RefType, permettant de retrouver ses préférences utilisateur sur un autre ordinateur.



Capacités Nombre de bibliothèques : illimité Nombre de références par bibliothèque : illimité Nombre de champs par référence : un maximum de

52 prédéfinis dont 7 personnalisables Nombre de caractères maximal par champ : 64 Ko

soit environ 16 pages de texte Nombre de types de référence : 42, dont 3 non

définis 3 index de capacité illimitée (auteurs, nom de

revues, mots clés) Jusqu’ à 500 groupes pour catégoriser les références



1.3. Rappels de quelques notions de base Bibliothèque Référence Type de référence Champ Répertoire EndNote Menus EndNote



Bibliothèque :C’est la base de données contenant l’ensemble des références destinées à composer la liste bibliographique. Chaque bibliothèque constitue un fichier (format.enl) et l’on peut créer autant de bibliothèques que nécessaire.

Référence :Chaque enregistrement de la base (ou bibliothèque) est une référence et correspond à la notice permettant de décrire un document donné.

Chaque référence EndNote stocke l’information qui sera utilisée pour constituer une bibliographie (chaque référence reçoit un numéro unique qui ne change jamais à l’intérieur de la base).



Type de référenceChaque type de document (article de revue, ouvrage, thèse, rapport…) correspond à un type particulier de notice ou de référence, caractérisé par un ensemble de champs contenant les données descriptives adéquates.

Champ Chaque notice ou enregistrement de la base est constitué de champs (« Fields »), contenant des données de même type (nom d’auteur, titre…) et variant selon la catégorie de document (ouvrage, revue…).Pour chaque type de référence, des champs peuvent être modifiés, détruits ou ajoutés.



Répertoire EndNote, il contient les dossiers :

Connections : fichiers de connexion à des bases externes (.enz)

Examples : fichiers exemples, de démonstration = bases (.enl)

Filters : filtres d’import (.enf) Palm : liaison PDA Palm OS Spell : dictionnaires pour correction orthographique Styles : styles bibliographiques pour l’édition des

citations et des bibliographies (.ens) Templates : modèles word aidant à la rédaction pour

des revues (.dot) Term Lists : listes de termes (auteurs, mots-clés et

journaux dans 3 grandes disciplines thématiques (.txt)



Menus EndNote, principales options File :

créer, ouvrir, fermer une base de données, en faire une copie, exporter une base EndNote, importer des données dans une base EndNote, imprimer des références sélectionnées, créer un fichier compressé de la bibliothèque.

Edit : couper, copier, coller, sélectionner, copier des groupes de références pour les coller dans un traitement de texte (Copy Formatted), changer du texte, gestion des styles bibliographiques (Output Styles), des filtres d’importation (Import Filters), des fichiers de connexion (Connection Files), paramétrages (Préferences).



References : Créer, éditer, détruire, rechercher des références Se déplacer d’une référence à l’autre, voir toutes

les références, voir/masquer les références sélectionnées, trier les références

Modifier des champs Insérer une image, un objet Créer des groupes et ajouter des références à un

groupe Trouver les doublons , Créer, ouvrir un lien vers un fichier PDF, une

page web



Tools : CWYW : intégrer des citations dans un texte word et générer

la bibliographie Online Search : se connecter à une base distante Subject Bibliography : créer une bibliographie thématique Format Paper : mettre en forme des fichiers au format RTF Manuscript Templates : utiliser des modèles Word

conformes aux normes des revues Open, Define, Link Term Lists : gestion des listes de

termes Show Toolbar : afficher la barre d’outils Show Preview, Hide Preview : afficher, masquer les

références sélectionnées selon le style défini Recover Library : réparer une base endommagée Data Visualization : utilisation de RefViz

Formation EndNote2. La base de données

EndNote


Formation à EndNote2/ La base de données EndNote

Structure de la base de données ou bibliothèque EndNote :

Nombre illimité de références (depuis la version 8) 42 types de références, dont :

le type générique (Generic) = type de référence qui inclut les champs non spécialisés disponibles sur EndNote et constituant la base de tous les champs spécifiques utilisés dans les différents types de référence.

3 types libres 52 champs possibles dans chaque référence



Les types de référence EndNote spécifiques :

1. Ancient Text 2. Artwork 3. Audiovisual Material 4. Bill 5. Book 6. Book Section 7. Case 8. Chart or Table 9. Classical Work 10. Computer Program 11. Conference Paper

Propositions de traduction :

= Texte ancien = Oeuvre d’art = Document audiovisuel = Projet de loi = Livre = Contribution / Chapitre = Jurisprudence = Graphique ou Tableau = Classiques = Logiciel = Communication à un

congrès



12. Conference Proceedings

13. Dictionary 14. Edited book 15. Electronic Article 16. Electronic Book 17. Encyclopedia 18. Equation 19. Figure 20. Film or Broadcast 21. Government

Document

= Actes de congrès = Dictionnaire = Ouvrage collectif = Article de revue

électronique = Livre électronique = Encyclopédie = Equation = Figure, illustration = Film et émission radio = Document officiel =



22. Grant 23. Hearing 24. Journal Article 25. Legal Rule or

Regulation 26. Magazine Article 27. Manuscript 28. Map 29. Newspaper Article 30. Online Database

= Bourse = Audience = Article de périodique = Règle juridique = Article de magazine = Manuscrit = Carte = Article de presse = Base de données en ligne



31. Online Multimedia 32. Patent 33. Personal

communication 34. Report 35. Statute 36. Thesis 37. Unpublished Work 38. Webpage

= Document en ligne multimédia

= Brevet = Communication non

publiée = Rapport = Loi = Thèse = Littérature grise = Page Web



Les champs d’une référence

Champs communs à différents types de référence

Champs spécifiques à chaque type de référence

Principaux champs : Author : auteur Editor : éditeur scientifique Publisher : éditeur

commercial Year : année Title : titre Journal : périodique Volume : volume Issue : numéro Pages : pages Date : complément de date Short Title : titre abrégé



Alternate Journal : nom de périodique abrégé

Original Publication : titre original

Reprint Edition : Réimpressions (titre et année de publication du document original)

Reviewed Item : compte-rendu (titre et auteur des œuvres critiquées)

Accession Number : numéro d’accès de la référence dans la base bibliographique

Call Number : cote Label : utilisable dans

plusieurs cas de figure (n° de tiré à part par exemple)

Keywords : mots clés Abstract : résumé Notes : commentaires URL : liens hypertextes Author Address :

adresse de l’auteur Series Title : collection …



Gestion des types de référence et des champs Menu Edit > Preferences >Reference Types

Accès à la fenêtre des types de références



Menu déroulant permettant de faire apparaître les différents types de référence et leurs champs et de créer de nouveaux types (unused)

Type modèle donnant tous les champs pour l’ensemble des types de référence

Possibilité de modifier les champs, d’en supprimer, de créer des champs personnalisés (custom)



Création / Ouverture d’une bibliothèque EndNote

Offre au démarrage Créer une nouvelle base

(nommer la bibliothèque et l’enregistrer)

Ouvrir une base existante

Via le Menu : File > New File > Open > Nom de

la Base



présence d’une image

référence

Pour voir une référence dans un style donné

Nombre de références affichées sur nombre total

Groupes de références



Se déplacer dans les références Pour sélectionner une référence et se déplacer vers une autre

référence, cliquer sur la référence souhaitée, ou utiliser les flèches verticales + Home / End pour aller à la 1ère / la dernière référence.

Pour sélectionner plusieurs références conjointes, cliquer sur une référence et faire glisser sur les références suivantes.

Pour sélectionner un ensemble de références disjointes : Ctrl + clic Pour tout sélectionner : Edit > Select All

Visualisation d’une référence dans un style défini Tools > Show Preview

Affichage de certaines références Sélectionner les références + Menu References > Show Selected

References


Formation à EndNote2/ La base de données EndNote : une référence

Auteur, année, identifiant unique

Champs de la référence

Type de référence

Naviguer dans les références


Formation à EndNote2/ La base de données EndNote : création

Base vide

Grille de saisie des références

Conseil : faire une ou plusieurs sauvegardes de la base créée : File > Save a Copy.



Configuration de la bibliothèque

Menu Edit > Préférences Libraries : choix d’une

bibliothèque au lancement d’EndNote

Display Fonts : police et taille des caractères

Reference Types : choix d’un type par défaut + modification

Temporary Citations : format des citations temporaires

Sorting : classement des références

Formatting : options de formatage

Display Fields : champs affichés Duplicates : critères de

reconnaissance des doublons

Folder Locations : répertoires par défaut

Term Lists : préférences pour les listes de termes

Formation EndNote3. La saisie des références


Formation à EndNote3/ La saisie des réferences

Création d’une référence Menu References + New Reference; saisir ensuite les

informations dans les différents champs de la notice. Les références sont automatiquement sauvegardées

lorsqu’elles sont fermées (ou File > Save). Une fois la notice sauvegardée, le premier nom

d’auteur, l’année et le n° de la notice apparaissent en haut de la fenêtre dans la barre de titre.

Pour créer une nouvelle notice, fermer la notice qui vient d’être rédigée ; sélectionner de nouveau New Reference dans le Menu References et saisir les données dans les champs adéquats.

En fermant la référence, la fenêtre de la base affiche la liste des notices déjà saisies.


Formation à EndNote3/ La saisie des réferences

Saisie manuelle des informations Police par défaut = 12 Point Arial Ponctuation entre les champs générée automatiquement

par EndNote Touche de tabulation (Tab et Shift Tab)pour naviguer

entre les champs Commencer par choisir le type de référence dans le

menu déroulant Reference Type Saisir les données dans les champs en respectant les

règles d’écriture préconisées par EndNote Tous les champs ne sont pas forcément utilisés

(supprimer les champs inutiles via la fenêtre de Préférences concernant les types de référence)


Formation à EndNote 3/ La saisie des réferences

Règles d’écriture Author et Editor :

Un seul auteur par ligne Nom, Prénom Initiales des prénoms séparées par des points ou

espaces Collectivités auteurs suivies d’une virgule Noms composés : van Houten, Charles / Smith,

Alfred, Jr … (utiliser les options de tri pour exclure du classement les particules)

Pour les œuvres anonymes, laisser le champ auteur à blanc (traité par le formatage de la bibliographie)

Entrer tous les noms d’auteur, c’est EndNote qui choisira de tronquer la liste avec « et al » ou « and others » selon le style



Year Années sur 4 chiffres

Title (+ Secondary, Tertiary, AlternateTitle) Pas de point à la fin Pas de retour chariot (titre et sous-titre dans le

même champ, séparation par « : » La casse et le style introduits ne seront pas

modifiés au reformatage dans un autre style Journal Name

À saisir en entier, voir la liste de termes (forme abrégée dans Alternate Journal)

Alternate Journal Forme abrégée



Pages 2 formats possibles : 534-536 ou 534-6 (sans la

mention pages, p. ou pp.) Dates

Date de publication à saisir selon le style bibliographique souhaité, car EndNote ne convertit pas cette information. Ex : Février 2006

Short Title Saisir titre abrégé de l’article (habituellement les

premiers mots) Original Publication

Toute information sur la publication originale qui devrait paraître dans la citation (cf. styles APA, Turabian, MLA, Chicago)



Reprint Edition Titre original et année de publication, entrer les

informations telles qu’elles devront apparaître dans les références formatées.

Reviewed item Titre de l’œuvre recensée et son auteur

Accession Number Saisir le n° d’enregistrement de la référence dans la

banque de données interrogée Call Number

Pour saisir une cote de bibliothèque



Edition 1st, 2nd, 1ère, 2ème… : saisir l’information de la

façon dont on veut que cela apparaisse dans la bibliographie, car ce champ n’est pas formaté par EndNote

Label Prévu initialement pour saisir des styles de

citation, que EndNote ne sait pas créer Souvent utilisé pour un usage spécifique : besoin

d’un champ supplémentaire (cf. date d’entrée dans la bibliothèque, etc.)



Keywords Choisir une règle d’écriture (majuscules / miniscules) et

s’y tenir Choisir un type de séparateur et s’y tenir [voir

Delimiters dans la fenêtre ouverte par Tools > Open Term Lists > Keyword Term List (onglet Lists) + Retour chariot]

Notes, Abstracts 32 000 caractères maximum pour ces champs comme

pour les autres (avec une limite de 64 000 caractères par référence)

URL Saisir une adresse par ligne Lien dynamique (vers site web, messagerie, fichiers

image, graphique, texte intégral…)

Formation à EndNote4. L’import de références


Formation à EndNote 4/ L’import de réferences

EndNote permet un import automatique de références :

Depuis d’autres bases EndNote Depuis des bases créées sous d’autres logiciels de

gestion bibliographiques (Bases Procite ou Reference Manager)

Depuis des fichiers de références sauvegardés à l’issue de recherches dans des bases de données distantes et importés automatiquement grâce à des filtres d’import

Depuis les interfaces de saisie de certaines bases de données qui permettent d’exporter directement les résultats vers EndNote

Sous EndNote même, par une connexion directe à des bases de données distantes (grâce à des fichiers de connexion)



4.1 Import direct depuis les interfaces de recherche (bouton d’export) Exemples :

Portails de revues : ScienceDirect (Elsevier), Erudit

Bases de données commerciales : Historical Abstracts (ABC Clio); les bases EBSCO (Academic Search Premier, Business Source Premier, MLA, PsycINFO, SocINDEX…), etc

Interfaces publiques de BDD : Eric (http://www.eric.ed.gov/)

Google Scholar …





4.2 Import via les filtres d’import (> 600 filtres) Chaque base de données a ses propres modalités d’organisation,

des filtres différents sont donc nécessaires pour chaque base

Sauvegarde de fichiers en format texte depuis les sources

Import dans EndNote par le Menu File > Import (options d’import). Choisir l’un des filtres proposés par EndNote

Un filtre est sélectionné pendant le processus d’importation pour indiquer à EndNote comment interpréter l’information dans le fichier de données

Le filtre intègre l’information contenue dans chaque référence aux champs correspondants dans EndNote



Import via les filtres d’import 2 éléments à prendre en considération :

Comment télécharger les données dans le bon format de sortie

Quel filtre d’importation utiliser pour importer les données dans EndNote

Le gestionnaire de filtres Pour accéder à la liste des filtres, choisir Import Filters du

Menu Edit et sélectionner Open Filter Manager

On peut modifier des filtres, en créer s’ils manquent sous EndNote, ou en récupérer sur le réseau

Site EndNote : http://www.endote.com Université du Québec à Chicoutimi :

http://www.uqac.ca/zone08/FiltresEN.htm …



Sélectionner tous les filtres comme favoris pour y accéder rapidement lors de l’import

Voir les propriétés d’un filtre avec la possibilité de les modifier

Sélectionner ce filtre comme favori



La procédure d’import Choisir le fichier à importer

Choisir le filtre

Options concernant l’import des doublons

Codage du texte du fichier à importer (ANSEL pour formats MARC)



La fenêtre du filtre de PsycINFO /EBSCO



La ligne « About This Filter »

Name = nom du fichier, il peut être modifié (par File > Save as)

Based on = informations utilisées pour créer le filtre (lien vers le site web où se trouvent les instructions

Category = pour créer des filtres par catégorie ou fournisseur.

Created / Last modified = mentions de date

Comments and Limitations = peut contenir des informations facilitant l’import (par ex. manière de récupérer les données)



La ligne « Templates » Son usage :

Créer des correspondances entre les étiquettes du fichier texte à importer et les champs EndNote

Pour chaque type de référence

Demander que le contenu de certaines étiquettes ne soit pas récupéré en utilisant l’option {IGNORE}

Insérer des étiquettes / Champs : Insert Fields



La ligne « Author Parsing » ( champ Author)

Name Order = ordre dans lequel doivent être repris le nom et le prénom de l’auteur

Interpreting First Name As = 3 valeurs possibles :

Smart : EndNote applique son algorithme, s’il y a 3 lettres majuscules contigues ou moins, ces lettres sont importées en tant qu’initiales, sinon elles le sont en tant que nom complet

Whole Names Initials Only



Author Name Separators Between Authors :

Défini par défaut à Smart

Reconnaît comme séparateurs « ; » « ^ » « | » pour déterminer la fin d’un nom d’auteur

Si cela ne convient pas définir le séparateur qui convient

Author Name Separators

Last & First Names L’option Smart

reconnaît comme séparateurs l’espace, la virgule et le point.

Définir éventuellement d’autres séparateurs

Parenthetical Data in Author Field

Pour importer ou non des données mentionnées entre parenthèses au niveau du nom d’auteur (dates par ex.)



La ligne « Continuation Lines »

EndNote ignore les lignes non précédées d’une étiquette, sauf si la ligne est la ligne suivante du texte de départ.

Exemple :AB- A single-subject research design that used multiple baselines across behaviors compared traditional adaptations to computers.



Options « Ignore Indents : Untagged lines are always a

continuation of the preceding line » = toutes les lignes du texte seront importées selon les étiquettes, les lignes qui n’ont pas d’étiquette se suivent, appartiennent à la même étiquette.

« Continuation lines must be indented » = pour définir le nombre d’espaces dans la marge gauche pour la ligne continue.

En choisissant l’option « Smart Indent Identification », l’importation sera correcte.

Possibilité de définir l’indentation au niveau des lignes suivantes pour un champ donné (à gauche du champ).



La ligne « Reference Type »

Default Reference Type = définit quel type de référence adopter s’il n’est pas possible d’identifier le type de référence d’une notice

Identifier =Pour importer un fichier de résultats issus de plusieurs bases de données = l’étiquette fournisseur + nom du fournisseur et l’étiquette base de données et le nom de la base.



La ligne Editor Parsing

Option analogue à l’option « Author Parsing »

s’applique aux champs : « Editors’ » Translators’ » « Other Authors »

qui correspondent aux noms de champs génériques :

« Secondary Author’ » « Tertiary Author’ » « Subsidiary Author’ »



La ligne « Field Editing »

Permet de définir comment convertir, pour un champ donné, un texte qui est en lettres majuscules

Options : Sentence : le 1er mot en

majuscule Headline : chaque mot a

une majuscule à l’initiale Lowercase format : tout

en minuscules Do NOT Lowercase :

laisser en majuscules Permet de définir les

caractères à ôter lors de l’import.



« MARC Records » Pour définir les règles

d’import concernant les notices en format MARC.

« Record Layout » Pour définir la manière

dont EndNote délimite les enregistrements.

Smart record identification (étiquette précédée d’un blanc ou d’une ligne indépendante)

Blank line separates records

First Tag Last Tag Each Record ends with Each Record starts with



La Ligne «Source Parsing»

Champ Source = champ complexe et hétérogène

Permet d’identifier l’étiquette du champ Source

Permet d’avoir plusieurs options de traitement du champ Source dans les Templates de Journal Article

Toutes les informations qui ne sont pas importées correctement, sont importées dans le champ Note, avec la mention « Using Smart Source Parsing ».



4.3 Utilisation des fichiers de connexion (environ 1500 fichiers de connexion)

Interrogation de bases de données distantes directement depuis EndNote par les fichiers de connexion

Rapatriement des références dans la bibliothèque EndNote

EndNote utilise pour cela un protocole de recherche d’information appelé Z39.50 (cf. accès à des catalogues de bibliothèques + bases de données)

Intègre le protocole TCP/IP ainsi qu’une surcouche autorisant l’interrogation et le rapatriement des données

Utilisation du Menu Tools > Online Search





Après avoir sélectionné une source, on obtient un menu de recherche. A l’issue de la requête, les références s’affichent (toutes ou celles dont on a demandé la visualisation).Utiliser le menu de copie des références :

Copy [all, 1, 3] Reference(s) To > New Library / Choose Library ou la Bibliothèque courante.

Créer une « base tampon »



Le « Connection Manager» (Menu Edit)

Voir les propriétés du fichier de connexion

Permet de gérer les fichiers de connexion



Il est nécessaire qu’un ensemble de paramètres soient définis pour les fichiers de connexion



Paramètres de connexion

Server Nom du site serveur

Server Address Adresse internet qui

permet de réaliser la connexion

Database Nom de la base de

données qui apparaîtra lors de la connexion

Database Name Nom de la base de

données localement (pour sélectionner la base sur le serveur distant)



Paramètres de connexion (suite)

Element Set Normalement F pour Full ou B

pour Brief Port ID

Port de sortie au niveau internet Record Syntax

= manière dont sont stockées les informations, format standard d’échange en bibliographie (USMARC, UNIMARC…)

Text ANSEL, c’est le format

classique utilisé avec le format USMARC

UNICODE : spécifie un n° unique pour chaque caractère, quelle que soit la plate-forme, le logiciel et la langue.

User ID : Nom d’utilisateur si le

site demande une authentification

Password



Search Attributes= manière d’interroger la base

distante

Search Field Name : nom du champ qui apparaît dans la fenêtre de recherche

Use : n° d’identifiant pour l’index sur lequel doit être réalisé la recherche (obligatoire alors que les autres attributs sont souvent vides dans les options par défaut du serveur)



Relation : relation entre les termes recherchés dans l’index

Position : position du terme recherché dans le champ de l’enregistrement de type MARC

Structure : structure des termes tels que mots ou phrases

Truncation : options de troncature disponibles

Completeness : indique si le terme recherché doit être le sous champ complet dans l’enregistrement de type MARC correspondant au champ recherché

Les connexions peuvent poser problème sur les sites équipés de Firewall. S’adresser dans ce cas à l’administrateur internet.



4.4 Données qui ne sont pas dans un format propre à l’import :

3 possibilités : Remettre en forme les données avec le traitement de

texte (pour bibliographie importante, plus de 40 références)

Copier coller chaque ensemble de données dans les champs EndNote

Saisir manuellement les données dans EndNote



Remise en forme du texte

Création d’un fichier délimité par des tabulations

Fichier dont chaque référence est délimitée par un retour chariot et les champs de la référence sont séparés par des tabulations

Option d’Import = « Tab Delimited »



Préparation des données Séparer les noms d’auteur par un point-virgule ou par 2

slash « // » Vérifier la présence d’un champ indiquant le type de

référence (si différents types) = indiquer des types de référence EndNote

Transformer le fichier en fichier délimité par des tabulations (.txt)

Dans le traitement de texte, rajouter 2 lignes au fichier Import

Dans EndNote : File > Import avec option Tab Delimited



1ère ligne = * nom de référence EndNote et retour chariot Exemple :

*Journal Article <Retour chariot> Dans le cas où il n’y a pas de fichier séparé par type

de référence, définir chaque type de référence individuellement; la 1ère ligne doit être dans ce cas :

*Generic <Retour chariot> 2ème ligne = noms de champ EndNote :

*GenericReference Type Author

Year Title Secondary Title




Création d’un fichier avec des étiquettes = Insérer des étiquettes devant certains champs pour pouvoir les importer dans EndNote

Création d’un filtre d’import pour lire les étiquettes

Exemple : Insertion de l’étiquette XX-

devant chaque début de référence

Utilisation de la fonction Rechercher et Remplacer de Word : rechercher les retours chariot et insérer l’étiquette XX- suivie d’un espace

Rechercher 2 retours chariot = « ^p^p » et remplacer par « ^pXX- » avec la commande Edition > Remplacer

Enregistrer au format texte Créer un nouveau filtre

(avec ligne vide dans Record Layout)

Importer les données




Création d’un fichier avec des étiquettes compréhensibles par EndNote et directement importables

Format d’import conforme aux règles Refer/BibIX (import Option)

Chaque champ de données est précédé par une étiquette identifiante : % suivi d’une lettre majuscule ; chaque référence est séparée par une ligne vide

%A Author (un nom par ligne)

%B Secondary Title %C Place Published %D Year %E Editor/Secondary Author %F Label %I Publisher %J Journal Name %K Keyword %L Call Number %M Accession Number %N Number (Issue) %P Pages %S Tertiary Title %T Title

…

Formation EndNote5. La gestion des

références


Formation à EndNote 5/ La gestion des références



Visualiser / Masquer des références Visualiser :

Sélectionner les références les références les plus intéressantes et choisir Show Selected References du Menu References : la fenêtre de la base ne montre plus que les références demandées.

Masquer : Sélectionner les références à masquer et choisir

Hide Selected References : elles disparaissent de la fenêtre

Pour revenir à l’ensemble de la liste de références, choisir References > Show All References



Modification de références

Pour ouvrir et modifier une référence, double-cliquer dessus ou sélectionner la référence et choisir Edit References du Menu Reference

Le Menu Window affiche toute base ou référence ouverte, dont l’intitulé peut être sélectionné pour faire apparaître en premier plan la fenêtre considérée



Destruction de références Supprimer une référence

Sélectionner la référence à supprimer et choisir Delete References du Menu References ou Cut/ Clear du Menu Edit

Attention : ne pas détruire de références qui ont été utilisées dans des papiers

Supprimer les doublons= références ayant en commun le contenu des

champs : Author, Year, Title et Reference TypeChoisir le Menu Reference > Find Duplicates, puis supprimer



Tri des références Par défaut, l’ordre de

classement est l’ordre alphabétique d’auteur

Pour changer l’ordre : Cliquer sur l’intitulé du

champ à trier dans la fenêtre de références

Ou bien choisir Menu References > Sort References



Créer un groupe pour répartir ses références

Ajouter des références dans un groupe



Changer le texte, pour corriger une forme erronée

Menu Edit > Change Text



Changer les champs : change le contenu d’un champ pour les références affichées

Menu References > Change and Move Fields

Possibilités : Insérer le texte à la fin du

contenu du champ Insérer le texte au début du

contenu du champ Remplacer le contenu du champ

par le texte Détruire le contenu d’un champ + Onglet Move Fields



Liens vers une page web, un fichier sur le disque dur (texte intégral, pdf, doc, image)

Utiliser les champ URL, File Attachments et Figure

Saisir l’URL de la page web Lien vers un fichier

References > File Attachments > Attach File Lien vers une illustration :

References > Figure > Attach Figure

Ouvrir L’ URL References> URL > Open URL

Ouvrir le fichier References> File Attachments > Open File

Ouvir le fichier image References> Figure > Open Figure



Recherche de références dans une bibliothèque

Fenêtre de recherche Localisation de

références spécifiques ou de groupes de références par la commande de recherche

Pour commencer une recherche, choisir Search References du Menu References



Les éléments de la fenêtre de recherche

Le référent de la requête = le terme de recherche + le champ + la bibliothèque

Les boutons : permettent d’ajouter, d’insérer ou détruire des éléments de requête

Le menu déroulant des champs : permet de préciser dans quel champ le terme doit être cherché

Menu déroulant des opérateurs numériques et de troncature (contient, est, est moins / plus grand…)

Opérateurs booléens Match Case (respect ou non de la casse) Match Word (terme exact ou non) Set Default / Restore Default (sauvegarde de la

configuration) Save Search / Load Search : enregistrer des requêtes

pour les charger lorsqu’on en a besoin



La recherche s’effectue dans une base à la fois

Combinaison de recherches séparées Add to showing references, lorsqu’une requête a déjà

été faite et que l’on veut ajouter les résultats d’une nouvelle requête aux précédents résultats

Search showing references, pour restreindre une recherche aux références courantes de la fenêtre de bibliothèque

Omit from showing references, pour cacher les résultats d’une recherche parmi les références de la base

Sauvegarde des stratégies de recherche

Save Search (fichier .enq) + Load Search

Formation EndNote6. Les styles

bibliographiques


Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques

Le principe : EndNote propose des styles qui contiennent un ensemble d’instructions permettant de formater :

Les citations de références + les notes de bas de page

Les bibliographies correspondantes : listes bibliographiques, listes de figures, de tableaux

EndNote propose environ 3000 styles reprenant les normes d’écriture des grandes revues scientifiques

Ils définissent la forme sous laquelle apparaîtront les références avec Format Bibliography, Print, Export, Copy Formatted = noms des champs, ponctuation/caractères spéciaux et texte


Le principe (suite) On peut modifier un style ou en créer de nouveaux.

Les fichiers styles sont des fichiers .ens C’est le Style Manager qui permet de gérer les styles Par défaut 4 styles génériques s’affichent dans le

menu déroulant : Annotated

Citation = Auteur et date de publicationBibliographie = Auteur, date, titre,… triés par ordre alphabétique (résumé après chaque référence)

Author-Date : même principe, mais sans les résumés Numbered style : citations numérotées, bibliographie

affichée par ordre chronologique des numéros de citation Show All Fields : les références sont affichées comme

elles ont été saisies avec tous les champs et leurs intitulés




Le Style Manager (Menu Edit > Output Styles) : liste les noms de tous les styles disponibles, classés par ordre alphabétique de revues ou par catégories de revues

Marquer un ou tous les styles comme favoris

Editer un style pour en voir les propriétés



Il faudra créer un style pour chaque type de document = chaque type de référence

Options : About this style :

informations sur le style Anonymous Works :

paramétrage pour les œuvres anonymes

Pages Numbers : choix d’écriture de la pagination

Journal Names : forme abrégée ou complète

Citations : forme des citations

Bibliography Footnotes Figures & Tables



Création d’un style / Modication d’un style existant

Sélectionner les champs qui s’afficheront (Insert Field) et introduire la ponctuation

Opérer différents paramétrages : nom des auteurs, séparateurs entre les auteurs, ordre des noms, initiale de prénom

Pour voir les modalités de présentation, sélectionner les Templates



Le style « Generic »

Permet de formater les types de référence qui n’auraient pas été définis dans le style. Chaque style doit comporter un style Generic qui pourra être utilisé quand un type de référence n’aura pas de style défini

Pour trouver des styles : http://www.endnote.com/support/enstyles.asp



Les 4 règles fondamentales concernant le style Dépendance élémentaire :

N’importe quel texte qui n’est pas séparé d’un nom de champ par un espace ordinaire dépend du champ adjacent.

Cf. Volume (Issue):PagesLes parenthèses apparaissent dans la référence mise en forme seulement s’il y a un numéro d’issue : BMJ 326 (7384):339 (sinon : BMJBMJ 316 1643-1646)



Le champ précédent prend l’ascendance sur le champ suivant

Quand la ponctuation apparaît entre 2 champs sans espace, elle dépend du champ précédent.

Ex : (Issue):Pagesle deux points dépend du champ « Issue ». Donc s’il n’y a pas de N°, les deux points n’apparaissent pas.



Le premier espace après le champ est dépendant du champ. Les espaces supplémentaires sont indépendants.

Tous les espaces supplémentaires consécutifs sont indépendants et apparaîtront tout le temps dans la mise en forme des références.

ex : pour le style Author. (2 espaces) (Year), on aura en anonyme

(2002). Personalities in Paleontology…(remarque : un espace indépendant peut être forcé à être dépendant sur un champ adjacent en utilisant le caractère de mise en forme spéciale)

Le texte indépendant apparaît toujours dans la bibliographieex : le texte ed derrière le champ Edition et séparé par un espace



Les caractères spéciaux4 caractères spéciaux de mise en forme permettent de moduler la mise en œuvre des styles bibliographiques (disponibles par le bouton Insert Field) :

L’espace de non rupture (◊) : lie les textes ou la ponctuation à un champ. Pour obtenir ce caractère : CTRL+Alt+Barre d’espace (Windows) (Link Adjacent Text)

Barre verticale (|) : sépare les éléments qui sont normalement dépendants entre eux (Forced Separation)

Apostrophe arrière (`) : identifie les textes qui ne seront pas interprétés en tant que champ

Accent circonflexe (^) : sépare les versions simples et multiples de labels qui apparaissent avec les auteurs, les éditeurs ou les champs de pages (Singular / Plural)



Paramétrages des styles Liste d’auteurs «Author

List» Définit la manière dont les

noms de l’auteur et de l’éditeur vont apparaître

Options : Ponctuation entre les

noms Nombre de noms inclus

dans la liste et texte à utiliser si la liste est abrégée (« et al »)



Paramétrages des styles

Noms d’auteurs Options :

Ordre du nom et du prénom

Utilisation du prénom complet ou des initiales et composition des initiales

Choix de lettres en majuscules pour les noms d’auteur

Application : Auteur / citation Auteur / bibliographie Editeur / bibliographie



Paramétrages des styles Citations = ce qui va

apparaître comme citation dans le texte :

Apparence des noms d’auteur pour la première citation et pour les occurrences suivantes

Ponctuation utilisée pour séparer de multiples citations




Bibliographie / Layout Le préfixe de la référence

comprend des champs ou du texte qui vont précéder toutes les références de la bibliographie (cf. N°)

Ex : « Start Each reference with » / Insert Field : Bibliography Number + ponctuation additionnelle

Le Menu Reference Suffix contient des champs ou du texte qui suivent les références (End Each Reference with)




Page Numbers Contrôle l’apparence du

n° de pages Options :

Don’t change pages number (ne pas modifier le n° de page)

Show only first page number (afficher uniquement la 1ère page)

Abbreviate last page number (abréger la dernière page)

Show full range of pages (afficher l’intervalle complet)

…




Ordre de la bibliographie Bibliography > Sort Order pour modifier le classement des références de la bibliographie




Apparence du nom de revue : Journal Names

Options : Full Journal Name Abbreviation 1, 2 or

3 Don’t replace Remove periods

(enlève les points des nom de revues)

Abbreviate Journal Article Only



Modification des Templates : chaque champ pour chaque type de référence, en suivant les règles de style

Formation EndNote7. L’utilisation d’EndNote

avec Word


Formation à EndNote 7/ L’utilisation d’EndNote avec Word

Cite While You Write : le principe

EndNote permet, au cours de la rédaction d’un texte sous Word, de citer automatiquement une référence en faisant appel à la bibliothèque concernée. Le logiciel permet aussi de générer une bibliographie avec Word.



Word est doté d’outils permettant le CWYW : voir le Menu Outils > EndNote +

Find Citation(s) Go To EndNote Format Bibliography Insert Selected Citation(s) Edit Citation(s) Insert Note Edit Library Reference(s) Remove Field Codes Export Travelling Library Find Figure(s) Generate Figure List Cite While You Write Preferences



Insérer des citations dans un texte Word Sous EndNote :

Sélectionner la ou les référence(s) à introduire Aller dans Word et choisir le Menu Outils > EndNote X1 >

Insert Selected Citation(s) Sous EndNote :

Sélectionner les références souhaitées Utiliser le menu Cite While You Write > Insert Selected

Citation(s) Sous Word :

Choisir le Menu Outils > EndNote X1 > Find Citation(s) Dans la boîte de dialogue EndNote Insert Citations, faire la

recherche dans la fenêtre Find + Search La liste des références apparaît Insérer la citation (bouton Insert)



Insérer la référence



Les références sont alors insérées dans le texte :

Citation dans le texte

bibliographie

= Selon le style choisi



La bibliographie peut être générée automatiquement au fur et à mesure de l’insertion des citations dans le texte (Outils > EndNote X1 > Format Bibliography > Instant Formatting)

Si les citations ne sont pas automatiquement formatées (option précédente désactivée par Turn off), que la bibliographie n’est pas mise à jour à chaque insertion, et pour formater la bibliographie avec un style donné, sélectionner dans Word l’option Format Bibliography (choix du style).



Possibilité de personnaliser avec Outils > EndNote X1 > Format Bibliography > Layout

Pour générer une bibliographie indépendante, sélectionner les citation + Copy Formatted et Coller dans Word. On peut aussi exporter des bibliographies à partir de la commande Export du Menu File (TXT, RTF, HTML, XML).



Pour modifier le contenu d’une citation particulière (sous Word) :

Positionner le curseur dans la citation (grisée)

Choisir Outils > Edit Citation



Insérer des images Sous EndNote, on peut insérer des fichiers images

dans les types de Référence « Figure » par : Reference > Figure > Attach Figure, ainsi que leurs légendes dans le champ Caption

Sous Word, on utilisera Outils > Find Figure : la recherche s’effectuera sur les données du champ Caption

L’image s’insère dans le texte, la légende de l’image correspond au champ Caption



Les Templates de Word

Les « Manuscript Templates », accessibles par le Menu Tools d’EndNote sont des modèles Word conçus pour aider à rédiger un article scientifique selon les normes des revues.



Suivre les étapes proposées pour la rédaction selon un style choisi.

Formation EndNote8. Fonctionnalités complémentaires

et outils d’aide


Formation à EndNote 8/ Fonctionnalités complémentaires, Outils d’aide

Création et gestion de termes EndNote donne la possibilité de créer des listes de termes

avec pour objectif d'aider à la création des références.

3 sortes de listes :

- Auteurs- Noms de revues- Mots clés

Lorsque l'on saisit les références et qu'une forme correspond à un terme des différentes listes dans le champ approprié, le logiciel propose cette forme déjà rencontrée et enregistrée.

Le comportement automatique affectant les listes apparaît dans les préférences et peut être modifié par ce biais (Menu Edit > Preference) :




Formation à EndNote 8/ Fonctionnalités complémentaires, Outils d’aide Au départ, les listes sont vides; lorsque des références

sont entrées (saisies, importées, collées), EndNote met à jour automatiquement les listes de termes qui reçoivent alors les noms d'auteur, de revue, les mots clés mentionnés dans la base.

Par ailleurs, en saisissant des données correspondant à des entrées de listes, si la forme existe déjà dans une liste, EndNote complète le mot en allant chercher les formes stockées dans ses listes.

Si un nom entré n'est pas encore dans la liste, il apparaît en rouge; lorsque la référence est fermée ou sauvegardée, le nouveau terme est ajouté à la liste.



QUELQUES POINTS IMPORTANTS

Les listes de termes sont stockées dans la base courante et ne concernent que cette base.

Une base doit être ouverte avant de pouvoir éditer ses listes de termes.

EndNote donne la possibilité de créer jusqu'à 31 listes supplémentaires par base de données.

Il n'y a pas de limite au nombre de termes dans une liste de termes.

Un terme peut comporter jusqu'à 253 caractères. Les termes peuvent être copiés d'une liste et collés

dans une autre. Les listes de termes peuvent être importées et

exportées.



Par défaut, les listes de termes sont automatiquement mises à jour par les termes entrés dans les références (nouveaux termes en rouge); pour annuler cette fonctionnalité, voir les Préférences.

Les listes de termes peuvent être liées à des champs spécifiques, de façon que EndNote associe la bonne liste au champ en édition.

Les listes peuvent fonctionner avec ou sans la propriété "Auto-entry"; par défaut Auto-entry est activée et Endnote dans ce cas suggère le terme le plus proche du terme saisi dans la référence.

La liste des termes concernant les noms de revues contient les diverses formes de noms de revues qui peuvent être utilisées lors de la création de la bibliographie. EndNote propose 3 listes de revues (Humanités, Médecine et Chimie) qui peuvent être importées.



Ajout de termes dans une liste

Mise à jour automatique des listes avec les saisie des références.

Ajout manuel d'un terme dans la liste : dans le Menu Tools, choisir Open Term Lists et sélectionner la liste à modifier, puis New Term et entrer le terme + Save Term ; à la fin : OK



Copie de termes entre listes (par copier coller à partir des listes de termes).

Copie de termes à partir d'autres sources (copier / coller à partir d'un article en cours de rédaction par exemple; s'il s'agit de plusieurs mots, il est nécessaire de séparer les termes par des retours chariot).

Mise à jour manuelle des listes de termes (si mise à jour automatique désactivée) :

Option Define Term Lists + sélectionner la liste ; puis par le bouton Update List dans la boîte de dialogue Terms List / onglet Lists. S'applique à toutes les références ou seulement aux références sélectionnées (option à cocher).



Import de termes dans les listes de termes, à partir des fichiers textes proposés par EndNote pour les noms et abréviations de noms de revues (Chimie, Médecine, Humanités).

A partir du Menu Tools, choisir Define Terms Lists et sélectionner la liste à laquelle on veut ajouter des termes. Cliquer sur Import List, sélectionner le fichier et cliquer sur OK.

Si deux formes d'un même nom ont été entrés par erreur dans les références et par conséquent dans la liste des termes, il est possible de supprimer la forme erronée en cliquant sur Delete Term; il faudra ensuite corriger la base :

utiliser l'option Change Text du Menu Edit. (On peut aussi modifier des termes par Edit Term).



Insertion des termes dans les références Le logiciel propose automatiquement le premier terme

de la liste comparable avec le début de la forme en cours de saisie.

en utilisant les flèches haut et bas du clavier, s'affichent le terme possible précédent ou suivant dans la liste des termes.

insertion de termes de la liste dans la référence sans que la fonctionnalité de suggestion des termes soit activée : positionner le point d'insertion à l'endroit où l'on souhaite ajouter le terme + Menu Tools > Open Term Lists + sélection de la liste désirée + double-clic sur un terme pour l'insérer directement dans la référence.



Utilisation des listes pour la recherche Pour vérifier la correction du terme envisagé, on

peut utiliser les listes de termes avec la commande de recherche de EndNote

1/ Dans le Menu References, choisir Search References et changer le premier élément du menu déroulant = sélectionner Author

2/ Dans le Menu Tools, choisir Open Term Lists + Authors Term List et double-cliquer sur un terme pour l'insérer dans la fenêtre de recherche

3/ Cliquer sur Search pour rechercher les références correspondantes



Autres actions sur les listes :

Détruire une liste (Define Term Lists > Delete List)

Renommer une liste (Define Term Lists > Rename List)

Créer une nouvelle liste de termes (Define Term Lists > Create List)

Lier les listes de termes aux champs Menu Tools > Link Term Lists

Exporter (Define Term Lists > Export List) et imprimer les listes de termes (ouvrir et imprimer le fichier à partir de Word par exemple, après conversion)



Listes des termes des revues

mettre à jour la liste des revues (nom de la revue, nom abrégé), soit par une procédure automatique, soit en utilisant Open Term Lists > Journals Term List, puis New Term et les champsFull Journal et Abbreviation 1, 2, 3. Les formes abrégées peuvent être utiles dans les bibliographies et textes.



Bibliographie thématique

Tools > Subject bibliography

Par exemple : sélectionner les Keywords (tous les mots clés)

Bibliographie ordonnée par mots clés

Bibliographie thématique paramétrable par le bouton « Layout »

Documents

FORMATION À ENDNOTE URFIST Bretagne et Pays de la Loire Marie-Laure MALINGRE 23 mai 2008