Formation contrôle interne comptable du 20 juin 2013

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Formation contrôle interne comptable du 20 juin 2013

Edition du 17 juin 2013

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1 – Propos introductifs

2 - Environnement réglementaire et enjeux

3 - Le contrôle interne comptable : concepts de base - Définition et périmètre du contrôle interne comptable - Principales caractéristiques du dispositif du contrôle interne

4 - La cartographie des risques et plan d’action

5- Les trois leviers de la démarche de contrôle interne comptable - Levier 1 => L’organisation des acteurs et des contrôles - Levier 2 => La documentation des acteurs, des procédures et des risques - Levier 3 => La traçabilité des opérations financières

6 - Rappel de l’organisation et animation du CIC dans l’académie

7 - Questions

SOMMAIRE

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1) Propos introductifs

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2) Environnement réglementaire et enjeuxAssurer la « qualité des comptes publics », une exigence renforcée

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La loi organique relative aux lois de finances (LOLF) n’aborde pas la notion de contrôle interne comptable mais définit pour la première fois l’objectif de « qualité comptable ».

En effet, dans son article 27, la LOLF dispose que «les comptes de l’État doivent être réguliers, sincères et donner une image fidèle de son patrimoine et de sa situation financière».

2) Environnement réglementaire et enjeux du CIC

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L’article 47-2 de la Constitution dispose que « les comptes des administrations publiques sont réguliers et sincères. Ils donnent une image fidèle du résultat de leur gestion, de leur patrimoine et de leur situation financière »


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L’article 58-5 de la LOLF confie à la cour des comptes la mission de certification des comptes de l’Etat, en assistance au parlement.

Ceux-ci se fondent sur l’analyse des risques de non atteinte des critères de qualité comptable et sur les dispositifs de contrôle interne comptable (CIC) mis en œuvre au sein de chaque ministère en général et le ministère de l’éducation nationale en particulier.

Þ La cour des comptes certifie les comptes à la condition que ces derniers répondent à l’objectif de qualité comptable

Þ La qualité comptable est appréhendée par la cour dans une logique globale : du gestionnaire au comptable en s’appuyant sur le contrôle interne


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Certification des comptes de l’Etat au titre de l’année 2012

« La Cour certifie qu’au regard des règles et principes comptablesqui lui sont applicables, le compte général de l’État de l’exercice clos le 31 décembre 2012 et arrêté le 21 mai 2013 est régulier et sincère et donne une image fidèle de la situation financière et du patrimoine de l’État, sous sept réserves – dont cinq revêtent un caractère substantiel »

Réserve n°2 => les insuffisantes effectivité et efficacité des dispositifs ministériels de contrôle interne et d’audit interne, en dehors de ceux relatifs au processus de la dette financière, conduisent la Cour à maintenir une réserve substantielle.


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- L’article 170 du décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) rend obligatoire la mise en place de dispositifs de contrôle interne comptable afin de maîtriser les risques afférents à la poursuite des objectifs de qualité comptable.

- Le décret GBCP définit également la qualité comptable en application de l’article 47-2 de la constitution qui fixe un objectif de régularité, de sincérité et de fidélité des comptes publics, ainsi que l’article 27 de la LOLF.

- La qualité comptable, dont les principes sont déclinés dans le texte, est posée comme une obligation qui doit irriguer l’ensemble de la gestion des administrations publiques.

- L’article 57 du décret sur la GBCP fonde juridiquement les 10 critères de la qualité comptable qui permettent de concrétiser l’objectif général de qualité comptable


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Critères de la qualité comptable (10 critères opérationnels)

Régularité

Exactitude

Exhaustivité

Imputation

Rattachement

Sincérité

Réalité

Justification

Présentation et

bonne informatio

n

TotalitéNon-

contraction

Rattachement à la

bonne période

Rattachement au

bon exercice

QUALITE COMPTABLE

1 2 3

4

5 6

7

8 9

10


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• Critère 4. L'exactitude : les actifs et les passifs de l'entité sont correctement évalués dans la comptabilité

Exemple de risque : liquidation incorrecte amenant l’administration à payer plus que la facture d’un fournisseur

• Critère 1. La réalité : les éléments d'actif et de passif existent réellement et appartiennent bien à l'entité

Exemple de risque : Une immobilisation corporelle figurant à l'actif n’est en fait pas contrôlée par l’État

• Critère 2. La justification : tous les éléments enregistrés en comptabilité sont correctement justifiés par une pièce

Exemple de risque : Une opération n’est justifiée par aucune pièce

• Critère 3. La présentation et la bonne information : les opérations sont enregistrées au bon poste conformément aux normes en vigueur

Exemples de risque : utilisation de documents comptables non conformes, mauvaise qualité des données du référentiel des tiers


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• Critère 6. La non-contraction : Les droits et obligations de l’entité sont enregistrés sans contraction possible

Exemple de risque : Une commande de bien à un tiers qui est par ailleurs redevable d’une imposition aboutit à une seule opération comptable

• Critère 7. L’imputation: Les droits et obligations de l’entité sont imputés conformément au plan comptable

Exemple de risque : Une charge est enregistrée dans un compte d’immobilisation

• Critère 8. Rattachement à la bonne période comptable: L’enregistrement comptable des opérations est définitif

Exemple de risque : la certification d’un service fait n’est pas enregistrée dans chorus dans les meilleurs délais.

• Critère 5. La totalité : Tous les droits et obligations sont enregistrés Exemple de risque : Absence d’enregistrement d’un engagement (comptabilité des engagements non exhaustive).


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• Critère 10. La sincérité : application sincère des règles afin de retranscrire en comptabilité le plus justement possible les droits et obligations actuels, à venir ou éventuels de l’entité.

Exemple de risque : Le montant des écritures de provision n’est pas évalué au cas par cas.

• Critère 9. Rattachement au bon exercice : L’enregistrement comptable des opérations concerne le bon exercice

Exemple de risque : En fin d’exercice, les charges engagées en N et pour lesquelles le service fait a été enregistrées en N+1


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La LOLF accroît le rôle des gestionnaires/ordonnateurs en matière comptable.

Conformément aux exigences de la LOLF, le PGI Chorus permet de créer une réelle continuité entre le travail du gestionnaire et le comptable par le biais du workflow facilitant ainsi la collaboration entre ces deux acteurs.

Les écritures comptables sont enrichies par les différents acteurs tout au long du workfow.


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Toutefois, sa mise en œuvre quotidienne par les agents nécessite non seulement un temps de formation, d’adaptation, mais aussi des qualités professionnelles souvent plus exigeantes que par le passé pour faire face à la complexité de certains écrans de saisies (et pourtant, c’est bien par cette saisie que naîtra la qualité comptable).

Dans la mesure où CHORUS est un « workflow », il apparaît délicat de parcourir les opérations en sens inverse. Ainsi, l’impossibilité d’effectuer des corrections en aval impose rigueur du contrôle interne et maîtrise des processus à tous les niveaux.


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3) Le contrôle interne comptable : concepts de base

- Définition et périmètre du contrôle interne comptable- Principales caractéristiques du dispositif du contrôle interne

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C’est quoi exactement le contrôle interne comptable (CIC)?

CIC

Le contrôle interne comptable est un sous ensemble du contrôle interne qui vise pour l’état à maîtriser le fonctionnement des activités financières. Dans cette perspective, le CIC contribue à s’assurer de la qualité comptable de la comptabilité générale.

Le CIC vise à s’assurer « qu’à chaque étape, pour chaque acteur mais également pour chaque opération ayant un impact comptable, les risques de non respect des critères de qualité comptable sont maîtrisés.


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Quel est le périmètre du contrôle interne ?

Le contrôle interne comptable s’appuie sur une approche par processus et sous-processus, regroupés en cycles et déclinés en procédures puis en tâches, et ce, indépendamment de l’organisation des services afin d’être transposable d’une entité à une autre.

Fonctions

Transverses

provisions

Le ministère de l’éducation nationale participe actuellement

à 5 cycles : Charges

Produits

Engagements

et

Immobilisations et stocks


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Le dispositif du contrôle interne comptable s'articule avec la notion de « processus comptable ».

Rémunérations

Gestion temps partiel

Heures supplémentaires

effectives EPP et EPP privé

Indemnités EPP

Prise en charge d’un agent

Congé maladie ordinaire

Affectation et prise en charge

lauréat concours

Nouvelle bonification

indiciaire NBI

Absence service fait


Le processus comptable est un « ensemble de sous-processus et de tâches réalisées par différents

acteurs ou entités » pour produire un résultat

commun.

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Afin de répondre aux exigences de qualité comptable de la LOLF, des responsables du CIC ont été désignés au sein de chaque

ministère pour fiabiliser, sur un périmètre donné, l’ensemble des procédures et des opérations comptables

CIC

Réseau

Education

Défense

justice

Santé

Affaires

étrangèresintérieur

Agriculture


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Un dispositif fonctionnel décliné à différents niveaux

3ème niveau de CIC

2ème niveau de CIC

1er niveau de CIC

Données comptables

- Le contrôle interne comptable de premier niveau Il regroupe l’ensemble des contrôles réalisés au sein d’un service par les acteurs directs (personnes à qui sont attribuées des fonctions ayant un impact comptable)

- Le contrôle interne comptable de deuxième niveau est chargé, sur un périmètre donné, de piloter et de contrôler le dispositif de contrôle interne comptable de premier niveau.

- Le contrôle interne comptable de troisième niveau

est un niveau d'animation et de pilotage du dispositif de contrôle interne comptable du ministère.

Restitutions + contrôles


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4) La cartographie des risques et plan d’action

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Un dispositif fondé sur une analyse des risques

Les acquis

1

2

3

45

6

7

Découpage de l’activité par

processus

Cartographie des risques comptables

Evaluation des risques comptables

Identification des leviers du contrôle

interne

Elaboration des plans d’action

Suivi des plans d’action

Audit du dispositif de contrôle interne

Amélioration de la qualité comptable

La « spirale » du contrôle interne comptable sur un processus

4) Cartographie des risques et plan d’action

La définition du risque => un risque est un événement potentiel de nature à affecter l’atteinte d’un objectif, en l’occurrence, l’objectif de qualité comptable.

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Fixer des objectifs est une condition préalable à l'évaluation des risques.

Le «responsable» doit se fixer des objectifs avant d'identifier les risques comptables qui sont susceptibles d'avoir un impact sur la qualité comptable.

L'accent doit être mis naturellement sur les zones présentant le risque maximum, pour renforcer le dispositif de contrôle interne comptable.

Fixation des objectifsCIC

2013


2012 2013

Délai global de paiement (académie) 4,66 ?Contrôle hiérarchisé de la dépense (CHD) - Anomalies détectées HT2

1,57% ?

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L’analyse des risques comptables et financiers va consister à s’interroger

- Les risques de contrôle

Risque lié à un dysfonctionnement du dispositif du contrôle interne : soit que sa conception est inopérante, soit que sa mise en œuvre est lacunaire.


Sur la nature, les causes, et

les conséquences des risques

Sur le périmètre des

risques

Sur les acteurs

des risques

Un classement des risques en fonction de leur

origine, pour hiérarchiser les actions.

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INHERENTS

RISQUES

Un risque inhérent doit être maîtrisé mais ne peut être

supprimé, à la différence du risque de contrôle

Les erreurs inhérentes à toutes activités humaines

Les lacunes de formation et de compétence de personnel

Les changements non maîtrisés (administratif, juridique)

L’absence de prise en compte des évolution technologiques et informatiques (CHORUS, SIHREN, …)

Les manquements déontologiques

les évènements extérieurs (notamment politiques,…)

- Les risques inhérents

Risque lié à l’environnement de l’entité ou à la nature de ces activités (risques d’erreur significatives, pour des raisons indépendantes du dispositif du contrôle interne.)


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Détermination des risques

La démarche de détection des risques dépend des situations rencontrées, voire de l'environnement, de l'attitude de l'encadrement face au risque et du degré de maturité du contrôle interne comptable.

L'analyse des risques se construit à partir d'éléments objectifs et empiriques. La combinaison de ces éléments permet en effet de déterminer les processus à forts enjeux et à forts risques, sur lesquels les acteurs du contrôle interne comptable doivent concentrer leurs efforts. Détermination des

risques

Observations formulées dans les rapports d’audit interne ou externe

Remarques des différents acteurs du contrôle interne comptable

Résultats des

groupes de

travail du MEN

(référentiels

CIC)

Forts enjeux financiers

Observations de la cour des comptes

Signalements contrôle hiérarchisé de la dépense (CHD)


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Cycle - charges Exemple de grille d'autodiagnostic

Le "commanditaire"

est-il habilité ?

La disponibilité d'un solde sur le marché est-elle vérifiée ? Si oui,

selon quelle procédure ?

Les bons de livraison sont-ils rapprochés des

bons de commande ?

Existe-t-il des bons de réception ?

Les biens devant faire l'objet d'un

suivi en compte de

stock le sont-ils?

Un inventaire physique

permanent est-il tenu?

Les sorties de stocks sont-elles faites?

Les règles de valorisation des stocks sont-elles

respectées?

La date de réception de facture est-

elle sincère?

La facture est-elle rapprochée du

bon de livraison ? Du bon de réception ?

L'attestation du service fait est-elle systématiquement

contrôlée ?

Phase ordonnateur

Commande

Réception marchandise

Gestion de stock

Réception facture

Mandatement

L’autodiagnostic est un examen collectif et complet de l’ensemble des activités d’une entité ou d’une structure. Il consiste à mesurer le niveau de performance atteint en identifiant les points forts et les points faibles. Il permet de se situer et d'évaluer le chemin à parcourir pour progresser …

- Grille

d’autodiagnostic

Dans le cas présent, le résultat obtenu indique qu’il est nécessaire de progresser au niveau de la gestion des stocks.


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Les risques identifiés feront l’objet d’une analyse qui pourra être menée en fonction de :


– leur probabilité de survenance : se sont-ils déjà réalisés ? Sont-ils susceptibles de se (re)produire ?

– Leur impact (humain, financier, juridique, etc.) ;

– leur périodicité : risque exceptionnel, ponctuel, lié à la procédure, régulièrement constaté, etc.

– leurs caractéristiques (exogènes, endogènes) ;

– la capacité dont l’établissement dispose pour y répondre (dispositifs de contrôle interne comptable déjà mis en œuvre).

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Caractérisation des risques

Probabilité

!Risque 1

Exemple de risques identifiés par le groupe de travail du MEN dans le cadre du processus « commandes publiques »

CDEPUB_R_001 - Mauvaise adéquation entre le besoin exprimé, la prévision budgétaire et la réalité de la ressource.Ce risque est considéré comme un risque clef car il est classé la fois comme « critique » sur l’axe impact et « probable » sur l’axe probabilité

Majeur

Risque 1!

Risque 2!

Impact

Rare Possible Probable Quasi certain

Infime

Modéré

Critique

!Risque 2

CDEPUB_R_013 - Erreur sur le montant de la facture.Ce risque n’est pas considéré comme un risque clef car il est classé la fois comme « modéré» sur l’axe impact et « possible » sur l’axe probabilité. Contrairement au risque 1, il n’est pas à traiter en priorité.

Sens de la hiérarchisation des risques


Dès lors qu'ils ont été détectés, les risques doivent être caractérisés, classés et hiérarchisés, pour s'assurer que les moyens déployés pour les couvrir sont suffisants. C'est la combinaison entre la «probabilité de survenance» et «le niveau d'impact» qui détermine les risques qu'il convient de couvrir en premier lieu.Il s’agit d’un document essentiel car il sert de fondement aux arbitrages sur les chantiers prioritaires à mener en fonction de l’importance des risques et des enjeux attachés à chaque processus

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– organiser / attribuer les tâches : risques tenant à l’absence d’attribution de fonctions précises aux acteurs et de séparation des tâches ;

– organiser / points de contrôle : risques liés à l’absence, la non-pertinence, ou l’insuffisance des points de contrôle ;

– organiser / conservation des biens et valeurs : risques découlant de l’insuffisance des sécurités actives et passives destinées à assurer la sauvegarde des actifs


Dans la cartographie des risques, les facteurs de risques sont classés en sept catégories correspondant à différents points de fragilité. Ainsi définis, ces facteurs de risques permettent en miroir d’identifier les leviers du contrôle interne qui devront être mobilisés dans le cadre du plan d’action pour maîtriser les risques :


– documenter : risques liés à l’absence ou l’insuffisance de la documentation des procédures et de formalisation de l’attribution des tâches ;

– former : risques liés à l’absence ou l’insuffisance de formation des acteurs de la fonction comptable et financière ;

– tracer / identification des acteurs : risques liés à l’absence ou l’insuffisance de la formalisation des contrôles et des sécurités d’accès au système d’information (ainsi que de la traçabilité des intervenants dans le système d’information) ;

– tracer / traçabilité des opérations : risques provenant de l’insuffisance de sécurité du système d’information pour assurer l’intégrité des données ou des conditions d’archivage ne garantissant pas la conservation des pièces justificatives.


• Sur la base des constats issus de la cartographie des risques, des actions sont définies et mises en œuvre afin de corriger les zones d’ombre et d’anticiper les risques futurs. Les actions programmées sont suivies à partir d’un plan d’action régulièrement actualisé.

• Il formalise ainsi les choix stratégiques retenus concernant le renforcement du contrôle interne comptable au sein du ministère.

• En plus d’être un outil de dialogue, de gouvernance et de pilotage interne au ministère, le plan d’action constitue le support de référence assurant une transparence vis-à-vis de l’auditeur dans la programmation et l’effectivité des actions engagées pour renforcer les dispositifs de contrôle interne comptable.

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• Objectifs :

– Faire émerger un pilotage du renforcement du contrôle interne comptable et financier au sein des services

– Valoriser les acquis et mesurer le chemin à parcourir

– Garantir la logique pérenne, progressive et pragmatique de la démarche

– Ancrer l'engagement du ministère dans sa volonté de fiabiliser et de sécuriser ses pratiques

– Maîtriser les risques des processus clefs, en adaptant les exigences aux enjeux et aux risques, mais également au contexte du ministère.

– Fixer des objectifs clairs permettant à chacun de comprendre la logique, la finalité et l'intérêt du CI

– Disposer d'un « plan de travail » adapté au ministère, personnalisé selon ses missions, ses contraintes et son niveau d'avancement en terme de contrôle interne comptable.


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- Le plan d’action ministériel qui retrace les actions à mettre en œuvre sur l'ensemble du ministère, afin de corriger les dysfonctionnements identifiés lors des audits internes et externes (présent dans le référentiel ministériel).

- Le plan d’action local « Académique » qui détaille l’ensemble des mesures décidées. Ces mesures sont prises en fonction de la cartographie locale des risques. Celui-ci peut être différent du plan d’action ministériel pour prendre pleinement en compte les circonstances locales.


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5) Les trois leviers de la démarche de contrôle interne comptable

- Levier 1 => L’organisation des acteurs et des contrôles - Levier 2 => La documentation des acteurs, des procédures et des risques - Levier 3 => La traçabilité des opérations financières

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Levier 1 => L’organisation des acteurs et des contrôles

• Le principe de continuité, garanti par une attribution claire des tâches et une gestion suivie des délégations :

– Les tâches de chaque acteur doivent être définies à l'avance dans le but d'assurer la continuité des opérations ;

– Les habilitations informatiques doivent être conformes aux attributions de chacun (par exemple : seul le chef de service ou son délégué est habilité à valider informatiquement certaines opérations sensibles) ;

– Les délégations de pouvoir et de signature doivent être recensées, mais également gérées afin de :

• ne laisser aucune tâche vacante en l'absence d'un membre de l'organisation (nomination des suppléants).

• couvrir le champ de la responsabilité des acteurs

5) Les trois leviers de la démarche de CIC – levier 1

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• Le principe de séparation des tâches

– L'application de ce principe offre une garantie efficace contre :• Les risques d'erreur ;• Les risques de fraude.

– La séparation des tâches se traduit par la répartition des opérations entre plusieurs acteurs tout au long d'un processus.

• Exemple 1 : Séparation des tâches entre la personne qui passe une commande et celle qui réceptionne la commande ;

• Exemple 2 : Séparation des tâches entre la personne qui gère quotidiennement le stock et celle chargée de l'inventaire physique.

Le respect de ce principe est souvent mis en défaut par la taille réduite des unités de travail; auquel cas, des mesures de contrôles renforcés devront pallier cette situation.


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- L’organigramme fonctionnel

L’organigramme fonctionnel va permettre de répondre à ces questions et va faciliter la gestion de l’organisation puisqu’il constitue un document de référence dans le cadre de l’optimisation des circuits

Il retranscrit la formalisation du circuit comptable et offre ainsi un cadre privilégié pour renforcer la maîtrise des opérations.

Organigramme fonctionnel

Qui fait quoi dans

l’organisation ?

Pour chaque entité, trois questions clefs apparaissent :

1 – Mon organisation me permet-elle de minimiser les risques d’altération de la qualité comptable ?

2 – Mon organisation porte-t-elle des opérations de sécurisation ?


3 – Les fonctions des acteurs intervenant sur le champ comptable sont-elles clairement identifiées ?

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3 types de contrôle de 1er niveau (correspondant aux services qui participent directement au traitement de l’information comptable)

- Auto-contrôle : un opérationnel d'un service s’assure de la qualité des opérations qu’il a réalisées.

Exemple : établir un contrôle de cohérence globale entre le montant des dossiers de liquidation et le montant enregistré sous l’application informatique.

- Contrôles mutuels : un opérationnel contrôle les opérations d’un autre opérationnel en amont, sur la même procédure

Exemple : lors de la liquidation de la dépense, le service ordonnateur contrôle les données saisies lors de l’engagement

- Contrôle de supervision: (contemporain ou à postériori) : le chef de service ou son délégué vérifie les contrôles réalisés par les opérationnels de son service.

Exemple : un contrôle périodique aléatoire sur les opérations réalisées par les opérationnels


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Pour garantir l’auditabilité du dispositif de contrôle interne comptable : les contrôles de supervision doivent être documentés et tracés. Cette formalisation constitue une condition sine qua non pour un auditeur afin de s’assurer de l’existence et de l’efficacité des mesures de contrôles développées par l ’organisation.

Des contrôles à géométrie variable adaptés aux risques et enjeux.

Les contrôles doivent être placés tout au long des procédures Un contrôle est défini par deux éléments - Son champ : exhaustif ou par sondage - Son moment : à priori / à posteriori

… en fonction des risques et des enjeux financiers (complexité / nouveauté d’une procédure, etc.), ils peuvent être :

- Limités : pas ou peu de contrôles mutuels, auto-contrôles par sondage et/ou a posteriori, contrôles de supervision par sondage et a postériori

- Renforcés: auto-contrôles systématiques, organisation de contrôles mutuels, contrôles de supervisions systématiques sur les opérations à plus forts enjeux, voire sur toutes les opérations


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Articulation des contrôles sur un processus

EncadrementContrôle de supervision

Autocontrôle Autocontrôle

Contrôle mutuel sur opération 1

Processus comptable (ex. Rémunérations)

Contrôle mutuel sur opération 2

Autocontrôle

Opération 1 Opération 2 Opération 3

SERVICE 1 SERVICE 2

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- Les fiches d’autocontrôle et les grilles de contrôle

- La fiche d'autocontrôle est structurée en fonction des contrôles devant être effectués par chaque acteur de premier niveau de contrôle interne comptable dans le cadre des tâches qu'il réalise.Elle constitue une «check list» des contrôles auxquels il doit être procédé à chaque fois qu'une tâche donnée est réalisée. Il est donc indispensable que chaque fiche soit exhaustive.

A minima, la fiche d’autocontrôle détaille, pour

chaque contrôle devant être opéré,

les informations suivantes

- l'objet et la nature du contrôle

- la périodicité du contrôle

- les modalités d’exercice du contrôle

- les documents devant servir pour le contrôle

- les modalités de formalisation du contrôle

- L’identité de la ou des personnes devant normalement réaliser ce contrôle, ainsi que son ou ses suppléants

La check list !


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Tâche : commande publique

Objet du contrôleNature

du contrôle

Modalité d’exercice du

contrôle

Documents devant être utilisés pour le contrôle

Modalité de formalisation du contrôle

Identité de la personne

devant réaliser le contrôle

Identité du

suppléantRisques

Opération 1 : expression d’un besoin

Contrôle 1.1 - S’assurer que la dépense entre dans le budget notifié de l’entité

Besoin contraire à la programmation

Contrôle 1.2 - S’assurer que le besoin est nécessaire

Besoin non nécessaire à l’entité

Opération 2 : Evaluation du besoin

Opération 3 : Vérification de l’opportunité d’achat

Opération 4 : expression formalisée du besoin

GRILLE D’AUTOCONTROLEService DIFA

Version du document

Date de la mise à jour du document

Exemple d’une fiche d’autocontrôle

Suite des opérations du processus commande publique


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• Les contrôles de supervision contemporains :

– Ils constituent un « passage obligé », un contrôle clef intégré au déroulement de la procédure. Ils peuvent conduire au rejet d’une opération avant son imputation définitive en comptabilité, par exemple.

– Ces contrôles prennent deux formes :• une validation informatique des opérations lorsqu’un profil le permet ;• une validation de documents au vu des pièces justificatives.

– Ils sont exhaustifs. Ils ne répondent pas à une périodicité donnée car ils sont directement liés à la mise en œuvre d’une procédure nécessitant une validation (informatique et / ou scripturale).

– Les contrôles de supervision contemporains sont matérialisés par la signature sur le document ou par la validation informatique.


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• Les contrôles de supervision a posteriori :


– Ils sont extérieurs à une procédure donnée.– Objectifs :

• permettre à l’encadrement de s’assurer du respect, par les opérationnels, des directives données dans le cadre du traitement des opérations et de la qualité de ces dernières ;

• appréhender le degré de maîtrise des risques au sein de son service, mais aussi la pertinence et l’efficacité des choix mis en œuvre pour couvrir les risques détectés.

– Des contrôles adaptés aux risques et aux enjeux : • Le contrôle de supervision a posteriori doit être « dosé », il est

modulable et non systématique. Il doit être adapté aux risques et aux enjeux.

• Il peut être exhaustif ou par sondage (à partir d’un échantillon d’opérations).

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DIFA N RIVIERE

- Périmètre du contrôle

Exhaustif Montant moyen des éléments contrôlés

Date du contrôle

Par sondage 30 000 € 12/06/2013

Type d'élement contrôlé

Périmètre des données contrôlées

EJ P214

Service concerné par le contrôle : Responsable :

GRILLE DE SUPERVISION

Suivi général des contrôles de supervision (volet 1)

Processus

Commande publique

Seuil

> 20 000 €

Période

01/05/2013 au 31/05/2013

Nature de dépense

marchés publics

Nombre d'éléments contrôlés

15

Montant des éléments contrôlés

450 000 €

- Critères de sélection


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- Critères de la qualité comptable examinés

- Les droits et obligations de l'entité sont enregistrés sans contraction possible

- Tous les droits et obligations sont enregistrés

- Les opérations sont enregistrées au bon poste conformément aux normes en vigueur

- L'enregistrement comptable des opérations concerne le bon exercice

- L'enregistrement comptable des opérations est définitif

- Application sincère des régles afin de retranscrire en comptabilité le plus justement possible les droits et obligations actuels, à venir ou éventuels de l'entité

Exemple de risque : Le montant des écritures de provision n'est pas évalué au cas par cas

- Les éléments d'actif et de passif existent réellement et appartiennent bien à l'entité

- Tous les éléments enregistrés en comptabilité sont correctement justifiés par une pièce

- Les droits et les obligations de l'entité sont imputés conformément au plan des comptes de l'état

- Les actifs et les passifs de l'entité sont correctement évalués dans la comptabilité

Présentation et bonne

information

Tous les critères

Sincérité

TotalitéExemple de risque : Absence d'enregistrement d'un engagement (comptabilité des engagements non exhaustive)

Exemple de risque : une immobilisation corporelle figurant à l'actif n'est en fait pas contrôlée par l'Etat

Réalité

Rattachement au bon

exercice

Rattachement à la bonne

périodeExemple de risque : en fin d'exercice, les charges engagées en année N et pour lesquelles le service fait a été constaté sont enregistrées en N+1

Non contraction

ImputationExemple de risque : une charge est enregistrée dans un compte d'immobilisation

ExactitudeExemple de risque : liquidation incorrecte amenant l'administration à payer plus que la facture du fournisseur

Exemple de risque : La certification du service fait n'est pas enregistrée dans chorus dans les meilleurs délais

- Ensemble des critères de la qualité comptable

JustificationExemple de risque : une opération n'est justifiée par aucune pièce

Exemple de risque : Utilisation de documents comptables non conformes, mauvaise qualité de données du référentiel de tiers

Exemple de risque : une commande de bien à un tiers qui est par ailleurs redevable d'une imposition aboutit à une seule opération


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- Résultat du contrôle

Taux d'erreur détecté (en nb)

13%

- Si le taux d'erreur est supérieur à 10 % : modification du dispositif souhaité + inventaire par les opérationnels des opérations de même nature.

Evaluation du taux d'erreur détecté

-Si le taux d'erreur est inférieur ou égal à 3 %, le dispositif sera jugé efficace

- Si le taux d'erreur est compris entre 3 et 10 % : modification du dispositif souhaité

Taux d'erreur détecté (en montant)

10%2

Montant des opérations ne répondant pas au moins à un critère de qualité comptable

45 000 €

Nb d'opérations ne répondant pas au moins au

critère de qualité comptable

12

6

7

8

9

10

11

0

1

2

3

4

5

Montant de l'enjeu

45 000 €

EJ n° XXXXXX1 03/05/2013 Imputation Mauvais code action sous action 20 000€ Non contrôle du référentiel 20/05/2013 Modification de l'EJ Diffusion du référentiel, contrôle supervision renforcé

EJ n° XXXXXX2 08/05/2013 Imputation Mauvais code activité 25 000€ Non contrôle du référentiel 23/05/2013 Modification de l'EJ Diffusion du référentiel, contrôle supervision renforcé

Date ModalitésAction correctrice à long terme (formation,

documentation, organisation...)

Détail des anomalies constatées (volet 2)

Constats du contrôleIdentification de l'anomalie Corrections des anomalies

N° d'identification de l'élément en

anomalie

DateCritère non

respecté Description de l'erreur Origine de l'erreur


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Levier 2 => La documentation des acteurs

- L’organigramme fonctionnel (rappel levier 1)

• La démarche de documentation des procédures consiste :– à décrire au niveau le plus fin, tant sous les aspects « métiers » qu’« outils », les opérations composant la procédure…– ...tout en présentant leur enchaînement au sein de celle-ci…– ...et en identifiant, pour chacune d ’elle, les acteurs concernés et les contrôles élémentaires devant être réalisés.



Il existe deux formats de documentation des procédures :

• Le format papier qui se traduit par l’existence de fiches ou de guides de procédures

• Le format web privilégiant une approche globale sur un site dédié avec pour objectif de disposer d’une information :

- Précise : décrire au niveau le plus fin les opérations élémentaires à réaliser

- Unique : rassembler dans un fonds documentaire toute la réglementation se rapportant à un processus

- Complète : couvrir les aspects métier et outil

- Actualisée : toutes les nouveautés intégrées en temps réel

CIC


• La formation constitue le complément à la documentation des organisations, des procédures et des risques

• Tout changement de méthode, de SI, de mission, doit donner lieu à une conduite de changement intégrant un volet formation

La formation

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Un document stratégique regroupant l’ensemble des éléments constitutifs du contrôle interne comptable et financier pour couvrir les risques.

• Chaque référentiel de contrôle interne comptable et financier apporte, par processus , les éléments suivants :

– Les références documentaires (instructions, notes de services) ;– Une synthèse des principales informations ayant trait au fonctionnement de la procédure ;– Les principaux risques identifiés par tâche ;– Les dispositifs de contrôle interne comptable et financier à mettre en œuvre dans les services pour couvrir les risques

Le référentiel de contrôle interne


Levier 3 => La traçabilité des opérations financières et comptables

• Objectif : permettre à tout moment et à toute personne de justifier une opération comptable en remontant de l’enregistrement en comptabilité jusqu’au fait générateur de l’opération et inversement.

• Enjeux : C’est un élément essentiel dans :– la planification des tâches : efficacité des contrôles, suivi et

formalisation des opérations, identification des interventions, « mémoire » du service, etc. En pratique, la traçabilité des acteurs et des opérations comptables est de plus en plus fréquemment portée par les systèmes d ’information (sous réserve du respect du dispositif d ’habilitations).Point de vigilance : la traçabilité des acteurs n ’est pas assurée, en cas de mots de passe partagés ou emprunts de codes utilisateurs.

– le processus de certification des comptes : appui décisif pour les auditeurs, internes comme externes.


• Application : renforcer le dispositif de traces et d’archivage– La normalisation du renseignement des documents comptables (libellé,

références aux pièces justificatives...) Ex : dossier justificatif à renseigner dans le cadre des travaux de recensement

et de valorisation du parc immobilier

– La traçabilité des intervenants (règles d’identification : gestion des mots de passe, habilitations informatiques, seuils, etc.)

– La traçabilité des interventions : souvent portée par le système informatique (à condition qu’il y ait un historique des interventions), sauf dans le cas d’applications non interfacées, auquel cas il y a un risque de rupture dans la piste d’audit à maîtriser (ex : mise en place de déclarations de conformité).

– La conservation des données, avec notamment la problématique de l’archivage des pièces, afin d ’éviter les pertes ou destructions de pièces justificatives…ou les conservations multiples.

Ex : instaurer un plan de classement, séparer les archives vivantes des archives dormantes, etc.

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6) Rappel de l’organisation et animation du CIC dans l’académie

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Les correspondants du contrôle interne comptable dans l’académie

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