GESTION ADMINISTRATIVE

& FINANCIERE

DES ASSOCIATIONS

Plan :

Introduction La gestion administrative La gestion financière Conclusion

Introduction

Le Dahir 01-58 définit l'association comme étant :

« la convention par laquelle deux ou Plusieurs personnes mettent en commun, d'une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices»

Caractéristiques L’association est une convention, un contrat de droit privé entre adhérents.

Accord volontaire : les individus définissent et acceptent leurs obligations réciproques.

L'association est un groupement permanent: même si les membres changent, l'association poursuit son fonctionnement (les contrats restent valides).

Non lucrativité : l'objet principal de l'association n'est pas la recherche du profit.

Non partage des bénéfices : les gains que l'association réalise ne doivent pas permettre l'enrichissement personnel de ses membres, ni pendant la vie de l'association, ni à la dissolution.

L'objet est sans limite : rien ne limite, ni n'interdit l'invention, l'innovation, l'originalité dans la définition des objectifs de l'association. La liberté totale de l'objet associatif, sauf porter atteinte à l'ordre public et être contraire aux bonnes mœurs.

Discours de SA MAJESTE LE ROI MOHAMMED VI que dieu l’assiste adressé à la nation le 30/07/2012 à l’occasion de la

fête de trône :

• « C'est ainsi que Nous avons consolidé les chantiers des actions sociales et en matière de développement, en lançant, en 2005, l'Initiative Nationale pour le Développement Humain, et en l'inscrivant dans une vision globale de lutte contre l'exclusion, la marginalisation et la pauvreté »

Travailler dans l'associatif : témoignage de Adel ESSAADANI

Directeur de l'Institut des métiers du spectacle, membre de l'Association Casamémoire 

Le travail associatif répond à une exigence ou une propension personnelle à un certain militantisme pour changer le monde (rien que ça !). C’est du boulot mais dans la lutte et le plaisir; voire le plaisir de la lutte contre un ordre que l’on considère injuste ou un état d’esprit que l’on considère malsain. Bref, il permet de rêver en travaillant sur des utopies. Disons que les «objectifs», en comparaison avec ceux d’une entreprise commerciale, ne sont pas les mêmes. Il requiert néanmoins une rigueur, de la stratégie et du «va-t-en-guerre» quand il le faut. Le tout en adéquation avec soi-même, ses principes et ses rêves.

Deux grands volets sont à traiter :

La gestion administrative

Les administrateurs de l’association doivent mettre en œuvre les programmes préservant sa réputation et ses biens. Ils ont le devoir de gérer l'organisation honnêtement et en toute bonne foi. On distingue deux grands organes à savoir :

l’assemblée généraleLe bureau d’association

L'assemblée générale L'assemblée générale est donc l'organe souverain de l'association, C’est l'instance

souveraine de l'association : les décisions prises lors de l’AG sont les plus importantes à toute autre décision de n’importe quel autre organe. 2 types d’AG peuvent être envisagés :

OrdinaireConstitutive

L’assemblée générale constitutive est

composée des membres fondateurs de

l’association. Elle se réunit, une seule fois.

Que décide-t-on lors de cette assemblée ?-créer l’association,-adopter les statuts,

-nommer les membres du bureau ou conseil

d’administration,-choisir un établissement

bancaire,-ouvrir un compte

bancaire,

Annuelleen général, elle se

réunit une seule fois par an). Elles statue sur

le fonctionnement normal de

l'association , approbation de la gestion de l'année écoulée, vote du

budget de celle à venir, renouvellement

éventuel des membres du conseil

d'administration et du bureau, vote d'un

rapport d'orientation sur les projets de l'association et les

directives à suivre par les administrateurs.

Extraordinaire: Elles peut être convoquée à tout moment pour

traiter de questions urgentes et importantes (modifications des statuts, application

d'orientations nouvelles, dissolution de l'association).

-Remarque: Généralement l’AG extraordinaire est similaire à une A .G sauf dispositions statuaires ou

réglementaires spécifiques.

Le bureau d’association:Il est l’instance de gestion de l’association, elle détient un pouvoir décisionnel exécutif de l’association. Le bureau est élu (ou nommé) parmi les membres de l'organisation et sa fonction est de gérer le fonctionnement de l’association suivant les objectifs arrêtés par l’AG. Il se compose habituellement d'un président, d'un vice-président, d'un secrétaire, d’un trésorier et de conseillers.

Président : dirigeant et représentant de l'association

Secrétaire : chargé du fonctionnement administratif

Les fonctions, rôles et responsabilités Les fonctions, rôles et responsabilités

Diriger l'administration de l'association : (signature des contrats, embauche du personnel) Assurer les relations publiques, internes et externes, Représenter de plein droit l'association devant la justice, Faire le rapport moral annuel à l'assemblée générale. présider , maintenir l'ordre, et assurer le déroulement des réunions Déléguer les responsabilités et les pouvoirs.

Traiter l'ensemble de la correspondance de l'organisation Etablir les comptes rendus des séances et les faire approuver Être prêt à faire des Recommandations quant au suivi possible en se fondant sur sa connaissance des documents, de la correspondanceElaborer le bilan moral ou bilan des activités de l’association

Trésorier :chargé de la gestion financière

Les fonctions, rôles et responsabilités

Etablit chaque année le budget prévisionnel, le soumet au bureau et il le présente à l'Assemblée Générale pour adoption définitive.Percevoir toutes les sommes d'argent exigibles et émettre des reçusEtablir les états financiers au besoin II est garant de la gestion comptable de l’association (dépenses, recettes, Remboursement de frais, règlement des factures , cotisation)Il propose les moyens pour les recettes à rentrer par les activités et services.Il établit les demandes de subventions et les adresse aux organismes compétentsIl effectue les opérations de dépenses définies sous la responsabilité de la direction remboursement de frais, règlement des factures…Etablit le plan de trésorerieGère l’excédent de trésorerie en le plaçant au mieux par rapport aux critères de placement .Il présente périodiquement au Conseil la situation financière.Il établit le rapport financier annuel pour le soumettre au Conseil et à l'Assemblée Générale

Membres de l’association :Orientent les activités.· Contrôlent les activités de leur association.· soient ponctuels aux réunions….

Quels sont les documents à tenir ?

Le livre des assemblées ou registre des assemblées n’est pas obligatoire, mais sa tenue permettra d’apprécier le fonctionnement de l’association dans toutes ses démarches entreprises à savoir: tenue des assemblées régulières, dressant les procès verbaux (PV), modifications statutaires de tout ordre.

Le registre d'une association : Un registre obligatoire, spécial destiné à recevoir les modifications des statuts et de l'administration de l'association. Il a pour fonction essentielle de permettre un contrôle des autorités administratives et judiciaires sur la régularité du fonctionnement de l'association.

Le registre des délibérations : facultatif joue un rôle fondamental comme moyen de preuve à l'égard des membres et des tiers. Il constitue la mémoire de l'association et demeure le moyen de preuve essentiel des décisions prises.

Un livre d'opérations : Chaque écriture doit être justifiée par une pièce datée, susceptible de pouvoir être rapprochée des relevés de compte mis à la disposition par les banques.Tenir une comptabilité est un gage de sécurité. Un dirigeant doit connaître à tout moment, dans un souci de bonne gestion : la situation active de son association : les biens et les valeurs qu'elle possède. -sa situation passive : dettes à l'égard des tiers ou des adhérents. sa trésorerie : ce qui reste dans la caisse pour payer les factures.

PROCÈS-VERBAL (PV):

Le but du procès-verbal est de Fournir un registre permanent des débats d'une assemblée; suivre les progrès; informer les absents; aider les nouveaux participants à comprendre le fonctionnement des comités ou de l'organisation.

La gestion financière

Les associations doivent agir autrement que les sociétés et les administrations, mais elles n’ont pas droit d’échapper aux disciplines qui ont fait leurs preuves dans les entreprises. Le fait de proposer des techniques comptables et financiers ne doit pas être interprété comme une tentative pour détourner les associations de leurs objectifs premiers en les orientant vers un but lucratif. Ce qu’il faut cependant, c’est adapter ces techniques à la réalité des associations.

• QUELLES SONT LES DIFFERENTES RESSOURCES DES ASSOCIATIONS ?

• Propriétés LOCAUX ACQUISITION DE TERRAIN

• Les cotisations C’est la ressource première de l’association Montant n’est pas limite

Les subventions C’est une ressource importante pour les

associations. * subventions des instituts publiques * subventions instituts élues * subventions des établissements prives

• Les partenariats

MINISTERES

*MINISTERE DE L’EDUCATION ET LA JEUNESSE

*MINISTERE DE L’ENVIRONNEMENT Les partenariats

• Etablissement publics et privés

• Les dons LE DON EN NATURE

* ALIMENTAIRE * MEDICAMENT LE DON EN NUMERAIRE

* ARGENT

• Vente de produits ou de services

PUBLICATIONS PIN S T-SHIRT COURS STAGES DE FORMATIONS ENCADREMENTS ET ANIMATIONS

• QUELS SONT LES DIFFERENTS EMPLOIS DES ASSOCIATIONS ?

• Propriétés TERRAINS LOCAUX

Les équipements MATERIEL ET MOBILIER DE BUREAU *TABLES-CHAISES-BUREAU *PHOTOCOPIEUSE-TELEPHONE-FAX… MATERIEL INFORMATIQUE * ORDINATEUR-IMPRIMANTE-

*LOGICIEL-SCANNER… AUTRES EQUIPEMENTS

• Les frais administratifs

FOURNITURE DE BUREAU FRAIS DE TELEPHONE FRAIS POSTAUX FRAIS D’ENREGISTREMENT ALIMENTATION CAISSE

• Autres emplois LOCATIONS TRANSPORT INTERNE DEPLACEMENT ENTRE LES VILLES VOYAGES RECEPTIONS RESTAURATIONS HEBERGMENTS ETC…

LES ASSOCIATIONS DOIVENT-ELLES TENIR UNE COMPTABILITE ?

L’association doit tenir sa comptabilité conformément au Code Général de la Normalisation Comptable (CGNC) sous réserve des adaptations prévues par le présent plan comptable des associations décliné en modèle normal et modèle simplifié. Dans la mesure ou La bonne gestion d’une association dépend la plupart du temps de la bonne organisation de sa comptabilité. Elle remplie les fonctions suivantes :

Fonction juridique :Les associations qui reçoivent périodiquement des subventions publiques sont obligées de fournir leur budget et leurs comptes aux ministères qui leur accordent les dites subventions (art.32 du dahir du 15 novembre 1958 réglementant le droit d’association au Maroc). Il en est de même pour les associations d’utilité publique (loi 75-00 modifiant le dahir du 15 novembre 1958 précité). Elles doivent justifier les fonds qu’elles reçoivent de l’Etat, des collectivités locales ou de leurs partenaires. Elles ne seront en mesure de la faire que si la comptabilité est bien tenue pour être crédible.

Fonction économique et financière :Seule une comptabilité complète bien tenue à jour permettra à un dirigeant d’association de réaliser cet objectif et préparer un budget, de suivre l’exécution et de s’assurer que les crédits prévus ne sont pas dépassés.

Fonction d’information :La tenue de la comptabilité est un support d’information aussi bien pour les membres et les gérants d’une association que pour les tiers (Etat, partenaires…).

LES DOCUMENTS FINANCIERS DES ASSOCIATIONS :

Cahier de caisse :Il sert à noter tous les mouvements d’argents liquides disponibles au niveau de l’association. Ces mouvements concernent par exemple les opérations d’achats au comptant, des versements de la banque à la caisse,…etc.

Exemple de modèle de cahier de caisse :

DATE Réf. Nature d’opération Entrée Sortie Solde restant

Report de la caisse en 01/01/14

500,00

04/01/14 Fact.ure N°01

Achat de papier pour bureau

100,00 400,00

05/01/14 Bon N°20 Cotisation annuelle de M.Zaki

200,00 600.00

Cahier de banque :Il enregistre toutes les opérations et les transactions de l’association avec la banque. Il s’agit des opérations des versements à la banque par les tiers, des retraits et dépôts qui peuvent être enregistrées dans un tableau sous forme d’entrée et sorties de banque.

Exemple de modèle de cahier de banque :

DATE Réf. Nature d’opération Entrée Sortie Solde restant

Report de la banque au 01/01/14

100000,00

04/01/14 Facture N°10

Acquisition d’un ordinateur

10000,00 90000,00

04/01/14 Projet AID N°02/05

Contribution du bailleur de fonds FDI projet AID N°02/05

20000,00 110000,00

12/01/14 Chèque N°00213

Alimentation de la caisse

2000,00 108000,00

Cahier des Opérations diverses : Où sont enregistrées toutes les opérations de prêt et

de Crédit.

Cahier de CréditIl sert à connaître la situation des crédits que l’association a reçue. Il donne des renseignements sur le montant du crédit, taux d’intérêt, annuité ou montant de versement annuel et le montant restant à payer.

Exemple de modèle de cahier de crédit : Soit la Banque X vous a accordé au 01/01/04 un crédit de 150.000,00 sur trois ans

avec un taux d’intérêt (0 %) et un remboursement en annuités constantes à la fin de chaque période :

DATE Montant du crédit de la

période

Durée Taux Annuité Montant versé

Solde restant

01/02/12 150 000,00 3 ans 0 % 50 000,00 150 000,00

01/01/13 50 000,00 50 000,00 100 000,00

50 000,00

150 000,00

Cahier d’inventaireIl sert à enregistrer les informations sur les équipements de l’association. Ces informations sont données sous forme d’un tableau :

Date Désignation

Quantité

Prix unitaire

Montant brut

Taux d’amortissement

Dotation aux

amortissement

Valeur nette

comptable

01/01/14 Ordinateur Accent

Réf.001

1 10 000,00 10 000,00 20 % 2500 7500

- - - - - - - -

Les autres cahiers, livres ou registres

Ils sont déterminés en fonction de la nature des activités de l’association et ses besoins de gestion à savoir : La fiche de stocks, le registre des cotisations et le registre de paie du personnel…

Les états de synthèse :

Les documents financiers ne permettent pas d’expliquer la situation de patrimoine et les résultats de fonctionnement de l’association. Ils doivent être complétés par les documents de synthèse et d’analyse des données. Ces derniers peuvent rendre compte de la richesse que possède l’association, ses dettes et l’argent qu’on lui doit, d’une part et du résultat de chaque exercice à partir de la connaissance des charges et des produits :

Le bilan

Permet d’étudier la structure du patrimoine de l’association sous forme de « Passif » et du « Actif ».

Exemple : Au 31/12/13 le bilan simplifié de l’Association « Attadamoun » se présente comme suit :

Actif Valeur brut (Dh)

Amortis. Valeur nette comptable

passif Montant (Dh)

Mobilier et matériel d’administration

60 000 10 000 50 000 Fonds associatif 30 000

Disponible en banque 90 000 90 000 Excédent 0

Disponible en caisse 1000 1000 Subvention d’équipement des collectivités locales

11 000

Subvention d’équipement des partenaires

110 000

Total 151 000 10 000 141 000 Total 151 000

A rappeler que :

Le total bilan doit toujours être équilibré « Total Actif = Total Passif » . si les Ressources (Passif) sont supérieurs aux Emplois (Actif). On dit que l’Association a réalisé un Excédent qui sera inscrit au Passif ). Dans le cas contraire, si le Total Passif est inférieur au Total Actif. On dit que l’institution a enregistré un Déficit qui est généralement le cas.

Compte de Produits et Charges : Le CPC

Au cours de l’exercice (en général l’année civile) et dans le cadre de son activité principale, l’association vend les produits de ses services à la population cible, perçoit des cotisations de ses membres, des contributions de fonctionnement ou d’activités de ses partenaires, paye son personnel salarié, l’électricité, louer…etc. Toutes ces opérations comptables donnent lieu à deux catégories :

- Les Rentrées de fonds appelées Produits ou recettes- Les Sorties de fonds appelées Charges ou

dépenses

Exemple :le compte de Produits et Charges simplifié de l’Association

« Attadamoun » du 01/01/13 au 31/12/13 :

Charges Montant Produits montant

•Location

•Frais de personnel

•Transport de déplacement

•Excédent

10 000,00

40 000,00

10 000,00

30 000,00

Cotisation des membres

Facturation des services

Contribution au fonctionnement des partenaires

1000,00

9000,00

80 000,00

Total 90 000,00 Total 90 000,00

Lorsque les produits sont supérieurs aux charges comme c’est le cas de l’Association Attadamoun, On dit qu’elle a réalisé un

Excédent de 30 000,00 Dh. Dans le cas contraire, si les produits sont inférieurs aux charges, on dit qu’elle a enregistré un Déficit

ou une Perte.

Rapport financier annuel:

Une bonne préparation du Rapport financier et sa présentation devant l’Assemblée Générale d’une façon compréhensible présente plusieurs avantages :

Il renseigne les adhérents sur la situation financière et les incitent à participer dans les discussions et à formuler des propositions pour surmonter les difficultés de financement ;

C’est un outil indispensable à la portée des gestionnaires pour gérer au mieux les finances de l’association.

Lorsque les membres du CA le préparent, ils doivent, d’abord, déterminer leurs objectifs. En effet, le rapport financier et les délibérations de l’Assemblée Générale peuvent déboucher sur la mise en évidence des constatations, des recommandations, des problèmes de financement et la prise des décisions adéquates. Un bon rapport financier doit permettre le contrôle par les adhérents. Il faut, donc, qu’il soit compris par tous et qu’il permette une participation effective et efficace de tous.

Il faut que les adhérents soient informés de la situation financière de leur association et en mesure de faire des choix et propositions claires.

Le budget prévisionnel :

Il est parmi, les outils de prévisions dont a besoin le plus l’association. Il se définit comme l’expression en terme financier d’un programme d’activité annuel, d’un projet…etc. C’est la prévision des charges (dépenses) et des produits (recettes) pour un exercice à venir. Il se présente avec une colonne de charges et une colonne de produits. Généralement, le budget est fait pour un an et présenté à l’assemblée générale et qui doit être approuvé par la majorité des adhérents pour permettre au Conseil d’administration de le mettre en œuvre.

Conclusion :

• Malgré que ces techniques financières et administratives marquent la rigueur et la transparence en matière de gestion de l’association, on trouve que la réalité reflète autre chose puisque on remarque qu’il y a pas mal de cas de fraude qui malheureusement détourne le rôle noble de l’association à un moyen d’enrichissement personnel.

FIN

Merci de

votre attention