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Informe sobre la gestión de almacenes.
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Av. Los Frutales 419, Ate Vitarte, Lima 3 - Perú
Teléfono: (511) 313-4200 Anexo: 4257
Fax: (511) 437-6837
www.cipsasoltec.com
GESTIÓN
DE ALMACENES
Área de Proyectos
Marzo
2016
Versión 1.0
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Registro de Cambios
Fecha Autor Versión Referencias del Cambio
07-03-2016 Mariapaz Reyes Ruiz 1.0 Análisis sobre aspectos básicos relacionados con la gestión de almacenes.
Revisores
Fecha Nombre Cargo Versión
Luis Vílchez Jefe de Proyectos
Distribución
Nombre Cargo Luis Vílchez Jefe de Proyectos
Mario Garcia Perez-I. Analista de Proyectos
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GLOSARIO
1. ALMACÉN
Espacio físico donde se guardan materias primas o productos. Puede
estar ubicado dentro del espacio de una empresa. Pueden clasificarse
según sus objetivos comerciales, el sector industrial, el tipo de artículos,
entre otros.
1.1. Abierto o al aire libre: Se utiliza para almacenar productos a
la intemperie que no son perecibles o que no se deterioran
con la acción del medio ambiente.
1.2. Central y regional: Por lo general se ubican cerca a plantas
de embotelladoras de bebidas. El almacén central maneja
SKUs de gran tamaño (pallets= mientras que los regionales
SKUs más pequeños (cajas o unidades sueltas).
1.3. Comerciales: Es donde se depositan productos terminados
destinados al mercado.
1.4. De distribución: Se utiliza para almacenar mercancías, como
por ejemplo productos terminados para cadenas de retail. Este
tipo de almacén importa, almacena y distribuye a cada punto
venta.
1.5. General de depósito: Utilizado para guardar todo tipo de
mercancías o productos terminados. Además cualquier
persona, natural o jurídica, puede hacer uso de sus servicios.
1.6. Industriales o fabriles: Su objetivo es reservar materias
primas o componentes para atender a los procesos de
producción.
1.7. Logístico: Se caracteriza por no tener inventarios de
mercancías durante largos períodos de tiempo. Su función
solo es distribuir los productos o mercancías pero no
almacenarlos.
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2. ALMACENAMIENTO:
Es un proceso que involucra las siguientes actividades:
2.1. Recepción de la mercancía: Se divide en tres fases: el
ingreso físico en el sistema a todos los productos que se
reciben en el almacén, el control de calidad y conteo, y por
último, el redireccionamiento al área correspondiente.
2.2. Pre-embalaje: Consiste en la agrupación de productos en
paquetes individuales más pequeños o paquetes surtidos. El
embalaje de la mercadería puede ser total o solo una parte.
2.3. Put-away: Se refiere a la ubicación de los artículos en una
posición determinada de almacenamiento. Incluye el manejo
de materiales y el control de la ubicación dentro del almacén.
2.4. Almacenamiento: Hace referencia a la permanencia física de
la mercancía en el almacén.
2.5. Order picking: Es. el proceso inverso al put-away. Es la
selección y recopilación de artículos que se encuentran en el
almacén y han sido solicitados mediante una orden de pedido
de un cliente
2.6. Embalar y/o etiquetar: Es la agrupación y empaque de los
productos en envases individuales con fines comerciales.
2.7. División y agregación: Es la distribución y reagrupación de
los productos de acuerdo a los pedidos individuales de los
clientes. Solo puede llevarse a cabo cuando las órdenes
contienen más de de un producto diferente.
2.8. Despacho: Es el proceso de transporte de los productos hacia
los puntos de venta. Se debe verificar que las órdenes de
salida estén completas.
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2.9. Cross-docking: Es el proceso a través del cual los productos
pasan de la recepción hacia el depósito sin ser almacenados.
2.10. Manejo de retornos: Se enfoca en la administración de las
devoluciones internas, por ejemplo por obsolescencia, y las
que provienen de los clientes.
2.11. Mantenimiento, sanidad y seguridad: Son tareas de apoyo a
las labores del almacén.
3. INVENTARIO O STOCK
Es la cantidad de bienes que una empresa tiene en existencia en un
determinado momento, independientemente de su grado de acabado
(materia prima, semi-terminado, terminado) y su finalidad. Entre el tipo
de inventario más común se encuentra el “cíclico” que es el conteo físico
de un grupo de ítems de forma periódica.
4. LAYOUT
Se refiere al diseño de la distribución de un almacén. Debe incluir todas
las zonas requeridas para el flujo de materiales e información, tales
como la zona de recepción, almacenaje, preparación de pedidos,
expedición, entre otros. Un layout correctamente elaborado permitirá
minimizar el número de movimientos de los materiales y operarios
dentro del almacén.
5. UBICACIONES
Los productos se pueden ubicar dentro del almacén siguiendo estos
criterios: valor del producto, demanda, costos de traslados interiores,
estacionalidad, configuración del almacén y perecibilidad
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GESTIÓN DE ALMACENES
1. Creación de valor en un almacén
Los almacenes crean valor sin necesidad de hacer algún cambio sobre
el producto. A continuación se describen las actividades que generan
valor:
Rotación de mercadería: Evitar que los productos se vuelvan
inservibles debido a la perecibilidad u obsolescencia. Esto se
logra despachando la mercadería que está próxima a vencerse.
Minimizar pérdidas: Se debe manipular adecuadamente los
productos confiados para evitar pérdidas por deterioro o robo.
Mantener un buen nivel de stocks: No debe excederse la
máxima capacidad del almacén. Además es recomendable
conservar un mínimo de stock de mercadería, con el objetivo de
satisfacer los pedidos.
2. Funciones del almacén
Carga y descarga: Gestionar las ubicaciones de la mercadería
dentro del almacén de acuerdo a los siguientes criterios: tipo de
mercadería, capacidad, entre otros. El proceso de carga puede
incluir el proceso de ubicación de la mercadería dentro del
almacén.
Programación efectiva: Consiste en la programación de las
actividades de compras, despachos e inventarios, incluir los
recursos y el cálculo del tiempo requerido.
Traslados dentro del almacén: Se refiere al traslado físico de la
mercadería dentro de las instalaciones del almacén. Se utilizan
equipos como montacargas, apiladores, carretillas, entre otros.
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3. Codificación y catálogo
Catálogo: Es recomendable que el almacén cuente con un
catálogo o lista de productos que sean manejados en el sistema
y puedan ser revisados es tiempo real. Pueden considerarse los
siguientes parámetros: código, descripción, ubicación, cantidad,
estado, entre otros.
Codificación de productos: Para una búsqueda efectiva en el
catálogo, los productos deben seguir una codificación numeral y
correlativa. Entre las ventajas de utilizar códigos de barras se
encuentran la eliminación del porcentaje de errores en la captura
de datos y mejor control de calidad y servicio al cliente. Por otro
lado, existe la posibilidad que se requiera codificar las
ubicaciones; para ello se puede usar códigos alfanuméricos que
sirven para identificar la zona a la cual pertenecen.
4. Aspectos a considerar en la ubicaciones
Valor del producto: Cuando los productos almacenados son
costosos y si ocurriera alguna pérdida puede ser perjudicial para
el almacén. Se recomiendan áreas con acceso restringido.
Demanda: Parte de los productos de mayor demanda deben
ubicarse en los niveles más bajos y accesibles del almacén.
Costos de traslados internos: Si manejan mercaderías muy
pesadas, lo ideal es ubicarlas cerca a las zonas de despacho o
recepción para así evitar elevados costos de traslados internos.
Estacionalidad de la demanda: Existen productos que tienen
una mayor demanda en ciertos periodos del año, por ello en esos
meses deben ser ubicados en los niveles bajos, posteriormente
regresar a lugares altos.
Configuración del almacén: Se debe mantener el orden del
almacén y evitar colocar productos en áreas que no
corresponden, ya que generan desorden y podrían causar algún
daño.
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Perecibilidad: Tener en cuenta aquellos productos que son
perecibles y que pueden generar pérdidas.
5. Clases de almacenes
Financieros o Warrants: Almacenes de bienes que han sido
entregados en garantía por un préstamo, solo el prestamista
tiene acceso a ellos.
Aduaneros: Son utilizados cuando no se desea recurrir a los
almacenes de las terminales marítimas o áreas. Brindan mayor
seguridad y garantizan menos pérdidas.
De importación temporal: Importan insumos para empresas y
así pueden ahorrar los costos de impuestos aduaneros o IGV.
De exportación temporal: Se encuentran bajo el control de la
SUNAT y se utilizan para devoluciones a proveedores
extranjeros.
De consignación: Pertenecen a entidades comerciales. La
mercadería es entregada por las empresas productoras con la
condición quesea pagada luego de ser vendida.
6. Clasificación de los materiales:
Según su naturaleza
o Materiales sólidos que no requieren refrigeración
o Materiales que requieren refrigeración
o Materiales líquidos que requieren envase
o Materiales líquidos que requieren niveles de refrigeración
o Materiales gaseosos, que requieren de un envase
metálico
Según su origen
o Materiales naturales: Pueden ser de origen mineral,
vegetal o animal.
o Materiales sintéticos: por ejemplo plástico o papel
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Otra clasificación
o Materia prima o insumos
o Productos semi-terminados
o Productos terminados.
7. Clasificación de los stocks:
Por procedencia: local, nacional e importado
Por demanda: regulares, irregulares y eventuales
Por importancia operativa: estratégico, normal y no operativo
Por su existencia: de stock, no stock
Por su movimiento: activos, inactivos, agotados y códigos
muertos.
8. Técnica ABC
En un almacén existen productos que tienen un mayor valor que otros.
Por ello, la técnica ABC es un método para detectar y clasificar los
ítems según su valor. Además se lograría mejorar el control sobre la
mercadería de mayor importancia dentro del almacén. A continuación
se muestra un ejemplo de la clasificación:
La interpretación es la siguiente: el 20% del total de artículos representa
el 80% del valor de toda la mercadería. Con la aplicación de esta
técnica se puede distinguir a qué artículos aplicarles mayor control, por
ejemplo los del grupo A pueden ser inventariados tres veces, los B dos
veces y C una vez.
Tipo de artículo % artículos % valor
A 20% 80%
B 30% 15%
C 50% 5%
Total 100% 100%
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9. Inventario cíclico
Es el conteo físico de un grupo de ítems de forma periódica. Se realiza
de manera diaria a una pequeña parte de del grupo inicial seleccionado.
Al finalizar esta actividad se espera que se haya podido contar todo el
grupo seleccionado al inicio.
El objetivo es detectar las diferencias que existan entre las cantidades
registradas en el sistema y las que realmente existen en la ubicación.
Se va a utilizar el indicador de “exactitud de inventario” que se calcula
dividiendo el número de ítems exactos y los contabilizados y luego
multiplicándolos por cien.
10. Metodología JIT (Just in Time) en almacenes
También denominada “justo a tiempo”, es una filosofía orientada a la
minimización de pérdidas. Propone los siguientes parámetros conocidos
como “5 ceros”:
Cero defectos: Asegurar la calidad desde el diseño hasta el
producto terminado. Eliminar cualquier demora o reproceso por
cualquier falla.
Cero averías: No tener demoras por averías de máquinas, por lo
que es necesario mantenimientos preventivos y correctivos.
Cero stocks: Los stocks generan costos de almacén y de
oportunidad. Se puede aplicar a recursos que interfieran y quiten
espacio como por ejemplo, balones de gas.
Cero plazos: Eliminar cualquier tiempo de espera innecesario en
el proceso. En el caso de la gestión de almacenes se puede
aplicar en no tener demoras durante los traslados de mercadería.
Cero papeles: Eliminar la burocracia de la operación y los costos
innecesarios.
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Anaya, J. (s.f). Almacenes: análisis, diseño y organización. Madrid: ESIC
Arieta, J.G. (2010). Aspectos a considerar para una buena gestión en los
almacenes de las empresas. Medellín: Universidad EAFIT
Ballou, R.H. (1991). Logística empresarial, Control y planificación. España: Ediciones Díaz de Santos.
Candeloro, F. G. (2012). Mejoras en la gestión del almacén de una empresa del ramo ferretero. Sartenejas. Díaz, Á. (1999). Gerencia de inventarios. Caracas: Ediciones IESA.
Ferrín, A. R. (2003). Gestión de stocks. España: Fundación Confemetal.
Moreno Calderon, E. J. (2009). Propuesta de mejora de operación de un
sistema de gestión de almacenes en un operador logístico. Lima.
