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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale - AVANT PROPOS - L’Ecole Supérieure des Techniques Avancées (ESTA) est une école privée d’enseignement supérieur. Elle s’est fixée comme objectif de former à travers un enseignement de haut niveau des techniciens supérieurs immédiatement opérationnels qui répondent aux besoins effectifs des entreprises. La formation en informatique de gestion des techniciens supérieurs dure deux (2) ans. A la fin de leur cycle de formation, les étudiants en informatique doivent rédiger un rapport sur un projet d’informatisation d’entreprise publique ou privée, afin de compléter et parfaire leurs connaissances aussi bien pratiques que théoriques. Ce rapport doit être présenté publiquement devant un jury pour l’obtention du Diplôme de Technicien Supérieur (DTS). C’est dans ce cadre qu’il nous a été proposé comme thème : la Gestion du courrier au sein de l’Assemblée nationale du Burkina Faso. Année scolaire 2006-2007 1

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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

- AVANT PROPOS -

L’Ecole Supérieure des Techniques Avancées (ESTA) est une école privée

d’enseignement supérieur. Elle s’est fixée comme objectif de former à travers un

enseignement de haut niveau des techniciens supérieurs immédiatement opérationnels qui

répondent aux besoins effectifs des entreprises.

La formation en informatique de gestion des techniciens supérieurs dure deux (2) ans.

A la fin de leur cycle de formation, les étudiants en informatique doivent rédiger un rapport

sur un projet d’informatisation d’entreprise publique ou privée, afin de compléter et parfaire

leurs connaissances aussi bien pratiques que théoriques.

Ce rapport doit être présenté publiquement devant un jury pour l’obtention du Diplôme

de Technicien Supérieur (DTS).

C’est dans ce cadre qu’il nous a été proposé comme thème : la Gestion du courrier au

sein de l’Assemblée nationale du Burkina Faso.

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- SOMMAIRE - - AVANT PROPOS -...............................................................................................................................................1

- SOMMAIRE -.......................................................................................................................................................2

- INTRODUCTION GENERALE -.......................................................................................................................5

I - PRESENTATION DE LA STRUCTURE D’ACCUEIL................................................................................9

1. DE SA CRÉATION..............................................................................................................................................92. DU STATUT DE L’INSTITUTION.......................................................................................................................93. DU FONCTIONNEMENT DE L’INSTITUTION : SES ATTRIBUTIONS ET SES MISSIONS...................................10

3.1- Le vote de la loi......................................................................................................................................103.2- Le contrôle de l’action gouvernementale...............................................................................................103.2.1- L’information parlementaire...............................................................................................................113.2.2- Les autorisations parlementaires........................................................................................................113.2.3- La mise en cause de la responsabilité du Gouvernement...................................................................113.3- Consentir l’impôt...................................................................................................................................114.1 –Le Bureau de l’Assemblée nationale.....................................................................................................114.2 – La conférence des présidents................................................................................................................124.3 – Les commissions générales...................................................................................................................124.4 – Les groupes parlementaires.................................................................................................................12

II PROBLEMATIQUE........................................................................................................................................13

III STRUCTURE DU TRAVAIL........................................................................................................................14

1. STRUCTURE SOCIALE....................................................................................................................................141.1 – Les services de la présidence...............................................................................................................141.2– Les services de la Questure...................................................................................................................141.3 – Les services du Secrétariat général......................................................................................................151.3.3 - Les services rattachés au Secrétariat général...................................................................................15

2. STRUCTURE HIÉRARCHIQUE : ORGANIGRAMME.........................................................................................173. STRUCTURE MATÉRIELLE............................................................................................................................184. STRUCTURE DU TRAVAIL..............................................................................................................................19

4.1 Le groupe de pilotage..............................................................................................................................194.2 Le groupe de projet.................................................................................................................................194.3 Le groupe des utilisateurs.......................................................................................................................19

I - PRESENTATION DE LA METHODOLOGIE............................................................................................21

1. OBJECTIF DE L’ÉTUDE DE L’EXISTANT..................................................................................................212. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE DE L’EXISTANT...............................................................................................21

II - DESCRIPTION DE L’EXISTANT..............................................................................................................22

1. PRÉSENTATION DU CHAMP DE L’EXISTANT.................................................................................................222. COMPTE RENDU D’INTERVIEW.....................................................................................................................243. DESCRIPTION DES TRAITEMENTS............................................................................................................27

3.1 - Le diagramme des flux ou modèle conceptuel de communication........................................................273.2 Les modèles de communication (MCC)..........................................................................................293.3 - Découpage du domaine en processus...........................................................................................323.4 – Modèles Conceptuels de Traitements observés (MCT existant)...........................................................323.4 - Modèles Organisationnel de Traitements observés (MOT existant)............................................37

4. DESCRIPTIONS DES DONNÉES.......................................................................................................................424.1 - Règles de gestion...................................................................................................................................424.2 - Modèle entité – association...................................................................................................................434.3 - Dictionnaire de données.......................................................................................................................444.4 – MCD existant........................................................................................................................................46

5. CRITIQUE DE L’EXISTANT.............................................................................................................................47

I - ORIENTATION D’INFORMATISATION...................................................................................................49

1. ORIENTATION FONCTIONNELLE...................................................................................................................492. ORIENTATION TECHNIQUE...........................................................................................................................51

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II - SOLUTION RETENUE.................................................................................................................................52

1. RÈGLES DE GESTION.....................................................................................................................................522. MCD FUTUR..................................................................................................................................................533. MLD FUTUR..................................................................................................................................................544. MCT FUTUR..................................................................................................................................................55

III - POLITIQUE DE SECURITE......................................................................................................................57

1. POURQUOI LES SYSTÈMES SONT-ILS VULNÉRABLES?.................................................................................572. SOLUTIONS À LA SÉCURITÉ DES SYSTÈMES D'INFORMATIONS...................................................................583. SÉCURISATION DE LA BASE DE DONNÉES....................................................................................................61

3.1 – Les risques encourus............................................................................................................................613.2 – Les solutions envisageables..................................................................................................................613.2.1 – La différentiation des types d'utilisateurs.........................................................................................613.2.2 - Les privilèges.....................................................................................................................................623.2 – Autres solutions : la cryptographie......................................................................................................63

I - LES BASES DE DONNEES............................................................................................................................66

1. QU'EST-CE QU'UNE BASE DE DONNÉES?.......................................................................................................662. HISTORIQUE DES BASES DE DONNÉES..........................................................................................................663. GESTION DE BASE DE DONNÉES....................................................................................................................664. LES FONCTIONNALITÉS D’UN SGBD...........................................................................................................67ETAPES D'ÉLABORATION D'UNE BASE DE DONNÉES (SELON ANSI-SPARC 1975).......................................685. EXEMPLES DE SGBD....................................................................................................................................68

II – ENCOMBREMENT DE LA BASE DE DONNEES...................................................................................69

1. COURRIER......................................................................................................................................................692. FICHE D’ACCOMPAGNEMENT.......................................................................................................................693. TYPE DE FICHE..............................................................................................................................................704. IMPUTATION..................................................................................................................................................705. FONCTION......................................................................................................................................................706. OBSERVATIONS..............................................................................................................................................707. CLASSEUR......................................................................................................................................................718. STATUT...........................................................................................................................................................719. CATÉGORIE....................................................................................................................................................7110. PIÈCES JOINTES...........................................................................................................................................7111. FICHE DE TAXATION....................................................................................................................................7212. SERVICE.......................................................................................................................................................7213. EXPÉDITEUR................................................................................................................................................7214. DESTINATAIRE.............................................................................................................................................7315. QUALIFICATION...........................................................................................................................................7316. DOSSIER.......................................................................................................................................................7317. PERSONNEL..................................................................................................................................................7418. EST...............................................................................................................................................................7419. A LA QUALIFICATION..................................................................................................................................7420. EST PORTÉ...................................................................................................................................................7521. EXPÉDIER.....................................................................................................................................................7522. A 1................................................................................................................................................................7523. SE TROUVE DANS.........................................................................................................................................75

I – LES OUTILS DE TRAVAIL.........................................................................................................................77

1. PRÉSENTATION DE LA TECHNOLOGIE WEB.................................................................................................782. STRUCTURE ET FONCTIONNEMENT D’UNE APPLICATION WEB...................................................................79II – LES ECRANS DE NOTRE APPLICATION 1. FENÊTRE D’IDENTIFICATION.......................................812. MENU PRINCIPAL..........................................................................................................................................823. COURRIERS ARRIVÉS.....................................................................................................................................834. COURRIERS DÉPARTS....................................................................................................................................845. COURRIERS INTERNES...................................................................................................................................856. COURRIERS CLASSÉS.....................................................................................................................................867. COURRIERS EN INSTANCE.............................................................................................................................87

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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

8. ETATS DES COURRIERS.................................................................................................................................889. AIDE EN LIGNE...............................................................................................................................................89

- CONCLUSION GENERALE -.........................................................................................................................90

- BIBILIOGRAPHIE -..........................................................................................................................................92

- Annexes - …………………………………………………………………………………...

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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

- INTRODUCTION GENERALE -

Du 10 août au 10 octobre 2007, j’ai effectué un stage au sein de l’Assemblé nationale,

plus précisément à la direction des services informatiques.

Au cours de ce stage, j’ai pu m’intéresser aux différentes activités de la direction au

sein de l’Assemblée Nationale. Plus largement, ce stage a été l’opportunité pour moi

d’appréhender les fonctions d’un informaticien dans le milieu professionnel, notamment celui

d’un programmeur.

Tout au long de ce stage, j’ai pu acquérir une grande connaissance sur la vie et le

fonctionnement de l’Assemblée nationale d’une part, et d’autre part j’ai su ceux à quoi était

assigné un informaticien dans une telle institution.

Par ailleurs ce stage m’a permis d’acquérir une énorme expérience de la vie

professionnelle, de porter aide et conseils aux utilisateurs. En somme ce stage m’a permis

d’enrichir et de développer mes découvertes et mes connaissances.

Au-delà donc de l’enrichissement de mes connaissances techniques et pratiques, ce

stage m’a permis de comprendre dans quelle mesure la formation de techniciens

immédiatement opérationnels est nécessaire dans un pays comme le Burkina Faso

Mon stage à la direction des services informatiques à l’Assemblée nationale a

consisté essentiellement dans un premier temps à apporter soutien technique aux honorables

députés dans la salle de navigation INTERNET pendant leurs passages dans la dite salle.

Dans un second temps j’ai été affecté au service courrier afin de proposer une solution

automatique au traitement de “courriers arrivée” et “courriers départ”, chose qui était jusqu’à

ce jour manuel.

Mon maître de stage étant concepteur de profession, j’ai pu travailler dans

d’excellentes conditions sur mon thème :

« GESTION DE COURRIER AU SEIN DE L’ASSEMBLEE NATIONALE »

Ce stage a donc été une opportunité pour moi de percevoir comment se fait une gestion

manuelle de courrier notamment à l’Assemblée nationale, et de proposer une solution

automatique pour une telle gestion.

L’élaboration de ce rapport a pour principale source les différents enseignements tirés

de la pratique journalière des tâches auxquelles j’étais affecté et des nombreux entretiens que

Année scolaire 2006-20075

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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

j’ai pu avoir avec les employés du service courrier et des autres services concernés. Ce qui

m’a permis de donner une cohérence à ce rapport.

En vue de rendre compte de manière fidèle et analytique des trois mois passés au sein

de l’Assemblée nationale, il apparaît logique de présenter

à titre préalable l’environnement professionnel de l’Assemblée nationale, à savoir son

organigramme,

ensuite d’envisager d’une part une présentation du traitement du courrier et d’autre

part une présentation organisationnelle au sein des différents services et directions

concernés,

et enfin de préciser les différentes missions et tâches que j’ai pu effectuer au sein de ce

service, les nombreux apports que j’ai pu en tirer, et les différentes solutions

proposées dans l’objectif d’une solution automatique, c'est-à-dire informatisée.

Année scolaire 2006-20076

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Année scolaire 2006-20077

PARTIE I :

ETUDE DE PREALABLE

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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

L’étude préalable encore appelée analyse des besoins ou étude d’opportunité, selon

que l’on privilégie l’un ou l’autre de ces concepts : analyse de la situation existante ou

présentation des éléments qui permettront de décider de l’opportunité d’une solution de

remplacement.

L’étude préalable précède le travail de conception qui doit aboutir au remplacement du

système d’information actuel par une solution meilleure qui prend en compte des besoins non

encore satisfaits et résolve les défauts et insatisfactions ressentis.

Pour présenter le contenu de notre étude préalable, nous nous attacherons d’abord à en

préciser les méthodes et les outils, puis nous nous intéresserons aux dossiers que doit

nécessairement fournir cette étape.

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I - PRESENTATION DE LA STRUCTURE D’ACCUEIL1. De sa création

La Constitution du 02 juin 1991, institue le Parlement qui comprend deux chambres :

l’Assemblée des Députés du Peuple ;

la Chambre des Représentants ;

La révision constitutionnelle par la loi N° 002/ 97 / ADP du 27 Janvier 1997, apporte une

correction sur l’appellation qui devient ASSEMBLEE NATIONALE.

2. Du statut de l’Institution

L’Assemblée nationale est une institution constitutionnelle.

Les membres de l’Assemblée nationale portent le titre de « Député ». Les députés sont

élus au suffrage universel direct, égal et secret.

L’Assemblée nationale fonctionne comme un établissement public à caractère

administratif, dotée d’une organisation administrative autonome et jouissant d’une autonomie

financière.

Le Président de l’Assemblée nationale est élu pour la durée de la législature qui est de

cinq (5) ans. Les membres du Bureau sont élus pour une année renouvelable.

Le Président de l’Assemblée nationale est l’ordonnateur du budget de l’Institution. A

ce titre, il gère les crédits qui lui sont alloués pour son fonctionnement. Le Président est

responsable de cette gestion devant l’Assemblée. Celle-ci peut le démettre à la majorité

absolue pour faute lourde dans sa gestion.

En cas de vacance de la Présidence du Faso pour quel que cause que ce soit, ou

d’empêchement absolu ou définitif constaté par la Cour Suprême, les fonctions de président

du Faso sont exercées par le Président de l’Assemblée nationale.

En cas de vacance de la Présidence de l’Assemblée nationale par décès, démission ou

pour toute autre cause, l’Assemblée élit un nouveau Président.

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3. Du fonctionnement de l’Institution   : ses attributions et ses missions

Au terme de l’article 84 de la Constitution, « L’Assemblée nationale vote la loi,

consent l’impôt et contrôle l’action du gouvernement conformément aux dispositions de la

présente Constitution ».

Conformément à l’article 87, les attributions et missions essentielles de l’Assemblée nationale

sont principalement de deux ordres :

légiférer ;

contrôler l’action du Gouvernement ;

consentir l’impôt.

3.1- Le vote de la loi

Pour remplir cette attribution, l’Assemblée se réunit chaque année en deux sessions

ordinaires de quatre vingt dix (90) jours chacune. La première session s’ouvre le premier

mercredi du mois de mars, et la seconde le dernier mercredi de septembre.

L’article 87 lui permet de se réunir en session extraordinaire sur convocation de son

Président, à la demande du Premier Ministre ou celle de la majorité absolue des Députés sur

ordre du jour déterminé. Le règlement intérieur en son article 26 précise que les sessions

extraordinaires sont closes sitôt l’ordre du jour épuisé et au plus tard quinze (15) jours après la

date de leur ouverture.

Dans son action de législation, l’Assemblée nationale se penche sur :

les propositions de loi si le projet de texte émane des députés;

les projets de loi si le projet de texte émane du Gouvernement ;

de pétitions si l’initiative vient du peuple (au moins quinze milles 15000 signatures).

3.2- Le contrôle de l’action gouvernementale

La fonction de contrôle est une des fonctions essentielles de l’Assemblée nationale.

Cette fonction est assurée par des moyens variés et nécessairement gradués :

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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

Tantôt l’Assemblée s’informe sur l’action du gouvernement,

Tantôt elle l’oriente et lui donne des autorisations d’agir,

Tantôt enfin elle tient entre ses mains l’existence même du Gouvernement, c’est le

degré maximum du contrôle.

3.2.1- L’information parlementaire

L’information parlementaire est une grande nécessité. Cette information se fait à travers :

les questions parlementaires (questions écrites, questions orales);

les commissions d’enquêtes ou de contrôle.

3.2.2- Les autorisations parlementaires

Elles sont de plusieurs ordres et concernent des domaines variés :

les lois de finances ;

l’autorisation de déclaration de guerre ;

l’état d’urgence ;

l’autorisation de ratifier les accords et traités internationaux.

3.2.3- La mise en cause de la responsabilité du Gouvernement

La mise en cause de la responsabilité du gouvernement s’opère de deux façons à savoir :

à l’initiative du gouvernement (sur un texte, sur un programme, sur la déclaration de

politique générale).

à l’initiative de l’Assemblée (la motion de censure).

3.3- Consentir l’impôtIl s’agit de fixer l’impôt.

4. Des organes de l’Assemblée nationale

L’Assemblée nationale comptent quatre grands organes :

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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

4.1 –Le Bureau de l’Assemblée nationale

Le Bureau de l’Assemblée nationale est l’organe suprême de l’Institution chargé de

son administration et de sa gestion. Il est composé de seize (16) membres qui sont :

un (1) Président qui est le Président de l’Assemblée nationale ;

cinq (5) Vice-présidents ;

huit (8) Secrétaires Parlementaires ;

deux (2) Questeurs.

4.2 – La conférence des présidents

Elle regroupe :

le Président de l’Assemblée nationale ;

les cinq (5) Vice-présidents ;

le Ministre chargé des relations avec le parlement ;

les Présidents des commissions ;

le Rapporteur général de la Commission des Finances et du Budget (COMFIB).

La conférence des présidents organise les travaux parlementaires, fixe l’ordre du jour

des sessions et affecte les dossiers aux commissions générales.

4.3 – Les commissions générales

Elles sont au nombre de cinq (5), présidées chacune par un député pour un mandat

d’un an renouvelable.

Il s’agit de :

la Commission des Finances et du Budget (COMFIB) ;

la Commission du Développement et de l’Environnement (CODE)

la Commission des Affaires Etrangères et de la Défense (CAED)

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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

la Commission des Affaires Générales et Institutionnelles et des Droits Humains

(CAGIDH) ;

la Commission de l’emploi, des Affaires Sociales et Culturelles (CEASC)

4.4 – Les groupes parlementaires

Les députés à l’Assemblée nationale peuvent s’organise en groupes parlementaires par

affinités politiques. L’actuelle législature comprend quatre (4) groupes parlementaires.

Chaque groupe parlementaire doit comporter au moins dix députés. Les députés qui ne sont

pas membres d’un groupe sont appelés « non inscrits ».

Les groupes parlementaires (GP) suivants sont présents à l’Assemblée nationale :

le GP du Congrès pour la Démocratie et le Progrès (CDP) qui est majoritaire avec

soixante treize (73) députés ;

le GP de l’Alliance pour la Démocratie et la Fédération / Rassemblement

Démocratique Africain (ADF/RDA) avec quatorze (14) députés ;

le GP Alliance pour la Démocratie et la Justice (ADJ) avec onze (11) députés ;

le GP de la Convention des Forces Républicaines (CFR) avec douze (12) députés.

Ces deux derniers GP (CFR et ADJ) ont été constitués suite au programme de plusieurs

partis politiques qui n’ont pas eu les dix (10) députés requis pour la formation d’un groupe.

Il faut par ailleurs noter l’existence d’un député non inscrit en la personne de Monsieur

Laurent BADO.

II PROBLEMATIQUEL’Assemblée nationale en tant que Institution nationale reçoit et envoie une centaine

de courriers par jour ouvrable. Elle se trouve confrontée à un véritable souci de traitement de

ces courriers au sein des services dans lesquels ces dits traitements devraient avoir lieu.

Au nombre de ces difficultés, on peut énumérer :

la perte du courrier,

la lenteur dans les traitements,

le suivi contrôle des étapes de validation,

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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

la prise en compte du courrier arrivé et sortant,

les états des courriers ayant fait l’objet de réponse,

les états des courriers reçus et traités par partenaires,

la reconnaissance du courrier en instance de validation,

la reconnaissance du courrier ayant fait l’objet de réponse,

la reconnaissance du type de courrier émis ou reçus par période,

la reconnaissance du lieu de rangement d’un courrier à un moment donné

C’est dans le souci de trouver des solutions efficientes à ces multiples problèmes auxquels

le personnel traitant le courrier fait face, que nous nous sommes vus confiés la noble tache de

proposer une application de gestion de courrier au sein de l’Assemblée nationale.

III Structure du travail1. Structure sociale

L’Assemblée nationale compte environ trois cent trente (330) employés repartis dans

trois pôles de gestion que sont :

les services de la présidence ;

Les services de la questure

Les services du secrétariat général

1.1 – Les services de la présidence

Le cabinet du Président regroupe les services suivants :

- le bureau des conseillers techniques,

- les services de sécurité,

- la direction du protocole,

- la direction de l’intendance,

- le secrétariat particulier du Président,

- la direction de la commission et des relations publiques,

- les chargés de mission,

- le médecin personnel du Président de l’Assemblée nationale.

L’ensemble de ces services est placé sous l’autorité du Directeur de cabinet, leurs

missions et attributions sont contenues sont contenues dans la résolution

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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

N°2004-00/AN/PRES du 1er mars 2004 portant organisation et attribution des services de

l’Assemblée nationale.

1.2– Les services de la Questure

La Questure comprend les services suivants :

- la direction générale des services financiers et comptables,

- les services rattachés.

Les Questeurs de l’Assemblée nationale sont chargés de préparer le budget à rapporter

devant la Commission des Finances et du Budget. Ils suivent les dépenses de fonctionnement

et d’investissement dans le cadre de l’exécution du budget, contrôlent les services financiers

et comptables selon une répartition des taches fixées par le Président. Les Questeurs sont

également chargés de la gestion du patrimoine de l’Assemblée nationale.

1.3 – Les services du Secrétariat général

Le Secrétariat général dirige et coordonne l’ensemble des services de l’Assemblée

nationale. Il veille à la marche des différentes directions et services en assurant le contrôle

hiérarchique. Les services qui sont rattachés sont surtout compétents pour traiter les affaires

relatives à l’administration de l’Assemblée nationale

Le Secrétariat général a sous son autorité deux Directions Générales que sont la

Direction Générale des Services Administratifs (DG-SA) et la Direction Générale des

Services Législatives et des Services Rattachés (DG-SL)

1.3.1- Direction Générale des Services Administratifs (DG-SA)

La DG-SA regroupe :

- la Direction des ressources humaines (DRH),

- la Direction de l’administration parlementaire (DAP),

- la Direction du service médical (DSM),

- la Direction des services informatiques.

1.3.2 - Direction Générale des Services Législatives et des Services Rattachés (DG-SL)

Année scolaire 2006-200715

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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

La Direction générale des services législatifs est chargée d’organiser et de suivre le

support administratif de l’Assemblée nationale en matière de procédure législative et

d’élaboration des lois.

Elle comprend :

- la Direction des séances et des commissions (DSC),

- la Direction des comptes rendus (DCR),

- la Direction de la documentation et des archives (DDA).

1.3.3 - Les services rattachés au Secrétariat général

Les services rattachés du secrétariat général sont des services qui ne relèvent pas d’une

direction générale.

Ils relèvent directement du secrétariat général :

- le Bureau d’études (BE),

- le Bureau des assistants parlementaires (BAP),

- la Direction de la coopération internationale (DCI),

- le Service central du courrier (SCC),

- le Service du standard (SS),

- le Service de la reprographie (SR).

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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

2. Structure hiérarchique   : Organigramme

Année scolaire 2006-2007

Président

Questeur (s) Secrétaire général Directeur de cabinet

Com. Palais

Sécurité rap.

Aide de campConseil. Tech.

Char.g. miss.

Médecin pers. Secrét. Part.

Serv. Cen. cou

Serv. standardServ. reprog

DG/SLDG/SADG/SFC

DSMDAP DSIDRHDSF DIEMDSCT DPA DCR DDADSC DCRPDPBAPBEDCI

Chef Cab.

LEGENDE- DG/SFC : Direction générale des services financiers et comptables - DSI : Direction des services informatiques- DG/SA : Direction générale des services administratifs - DSC : Direction des séances et commissions- DG/SL : Direction générale des services législatifs - DCR : Direction des comptes rendus- DSF : Direction des services financiers - DDA : Direction de la documentation et des archives- DSCT : Direction des services comptables et de la trésorerie - DCI : Direction de la coopération internationale- DIEM : Direction des infrastructures, de l’équipement et de la maintenance - BE : Bureau d’études- DPA : Direction du parc automobile - BAP : Bureau des assistants parlementaires- DRH : Direction des ressources humaines - DP : Direction du protocole- DAP : Direction de l’administration parlementaire - DCRP : Direction de la communication et des relations publiques- DSM : Direction du service médical

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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

3. Structure Matérielle

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4. Structure du travail

Au cours de cette noble mission qui nous est assignée, et dans le souci de donner à

notre étude son véritable rôle, différents points de vue seront représentés.

4.1 Le groupe de pilotage

C’est l’instance décisionnelle chargée de la définition des objectifs à atteindre, de

l’orientation du travail, de l’affectation des ressources et du contrôle des résultats. Il est

constitué de :

. Toutes les directions générales ;

. Tous les premiers responsables de l’Assemblée nationale ;

. Mon maître de stage, Mr Issa KABORE informaticien à l’Assemblée nationale.

4.2 Le groupe de projet

C’est l’instance exécutive chargée de la conception et de la réalisation du projet. Il se

compose de :

. Mr BOUGOUMA Roch Omar : étudiant à l’E.S.T.A.

4.3 Le groupe des utilisateurs

C’est l’instance consultative chargée de renseigner les enquêtes menées par le groupe

de projet. Il se prononce de l’adéquation et sur la validation des enquêtes et des interviews

menées. Il s’agit de l’ensemble des secrétariats et directions traitant le courrier au sein de

l’Assemblée nationale et en particulier le Service central du courrier (SCC).

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Année scolaire 2006-2007

PARTIE II :

ETUDE DE L’EXISTANT

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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

I - PRESENTATION DE LA METHODOLOGIE

1. Objectif de l’étude de l’existant

L’étude est réalisée suivant la méthodologie MERISE. Dans la démarche MERISE, la

première étape est l’étude préalable dont la première phase est l’étude de l’existant. L’étude

de l’existant comme son nom l’indique poursuit les objectifs suivants :

la prise de connaissance à un niveau assez fin des activités du domaine de l’étude, de

comprendre comment se réalisent ces activités, comment l’information et les

documents circulent à l’intérieur du domaine d’étude et entre celui-ci et

l’environnement extérieur ;

l’identification des points de dysfonctionnement existant dans le domaine d’étude et

de formuler ainsi un diagnostic d’orientation pour la conception des solutions ;

l’approfondissement de la demande initiale d’informatisation en reprécisant et en

clarifiant davantage les objectifs initiaux ;

le listage des contraintes de gestion et d’organisation ;

la délimitation avec précision des limites du domaine d’étude en termes de structures

concernées et d’activités concernées.

2. Démarche de l’étude de l’existant

Chacune des différentes étapes de Merise possède une démarche pour sa réalisation.

Pour notre étude, les principaux éléments de la démarche sont résumés dans les points

suivants :

l’exploitation des textes règlementaires et autres documents, des instructions ;

la réalisation des interviews des postes de travail des différents services du domaine

d’étude ;

la structuration des activités du domaine d’étude en processus. Un processus étant un

ensemble d’activités concourrant au même but ou à des finalités analogues ;

Année scolaire 2006-200721

Page 22: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

la réalisation du modèle organisationnel de traitement (MOT) en utilisant le graphe

d’enchaînement des procédures fonctionnelles (PF) ;

le recensement des règles de gestion ;

la réalisation du modèle conceptuel de traitement (MCT) à partir du MOT et des règles

de gestion ;

la réalisation du modèle conceptuel de données (MCD) à partir des documents

recueillis et des règles de gestion ;

le diagnostic de l’existant assorti d’orientation pour la conception des solutions.

II - DESCRIPTION DE L’EXISTANT

1. Présentation du champ de l’existant

Année scolaire 2006-200722

Page 23: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

Présentation du champ de l’existant

DIAGRAMME DES FLUX   : VUE DETAILLEE Présidence de l’AN

1. Arrivée de courrier

2. transmission du courrier enregistré +

Fiche d’accompagnement numéroté

3. courrier enregistré et imputé

4. retour de courrier pour suite à donner

4 bis transmission

Secrétariat général

Direction générale Questure

Année scolaire 2006-2007

Directeur de cabinet Président

Directeur de Cabinet

S. Dir. Cabinet S.P. du PAN

SEM Président

Service Central du Courrier

Secrétariat du SG

Secrétaire général

Secrétariat

1er et 2ème Questeur

Secrétariat

Différentes directions

23

Page 24: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

2. Compte rendu d’interview

Compte rendu d’interview

Service concerné   : Service Central du

Courrier

Poste concerné   : Chef de service

Personnel interviewé   : Mr. SEDOGOMme BAMBARAMr MILLOGOMr Moctar

Page : 1/1Date : 23 octobre 2007

Le service central du courrier est le service chargé de la réception de tous les courriers – arrivés au

sein de l’AN. Il est directement rattaché au secrétariat général.

Le service central du courrier

Les types de courriers reçus et traités par le service courrier :

- les courriers express déposés par DHL ou Chronopost)

- les courriers venant de la boite postale de l’AN

- les courriers directement déposés au SCC par les intéressés expéditeurs

- les courriers personnels

Le service courrier :

- reçoit et classe les lettres pour transmission ou retransmission en cas de réponses favorables

ou non,

- reçoit des factures pour transmission à la comptabilité

Les postes de travail au sein du service courrier :

- service courriers arrivés,

- service courrier départ,

- contrôle du courrier enregistré et exploité (Chef SEDOGO)

Comment se fait le traitement du courrier au sein du service?

Pour ce qui est du courrier – arrivé, au sein du SCC, des agents spécifiques sont désignés pour

traiter les différents types de courrier selon la destination de celui-ci d’une part et d’autre part un agent de

liaison est à la disposition de ce dernier pour la transmission des courriers à qui de droit.

Mme BAMBARA reçoit, enregistre et transmet deux types de courriers arrivés :

- Les courriers personnels des députés,

- Les courriers personnels du personnel de l’AN.

Les courriers reçus et enregistrés par Mme BAMBARA sont transmis directement aux destinataires par le

biais de l’agent de liaison. Mme BAMBARA rencontre en général un problème de délai de transmission suite

à l’arrivée tardive de certains courriers.

Année scolaire 2006-200724

Page 25: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

Mr MILLOGO reçoit, enregistre et transmet uniquement les courriers arrivés explicitement spécifiés

« privés » à destination du Président de l’AN. Le PAN reçoit en moyenne 5 plis privés par jour.

L’expéditeur doit venir avec son registre de transmission pour justification de transmission. NB : il existe des

expéditeurs sans registre.

Les courriers reçus et enregistrés par Mr MILLOGO sont transmis directement au cabinet du PAN par le biais

de l’agent de liaison.

Mr Moctar (Adjoint Administratif) reçoit, enregistre et transmet uniquement

- Les lettres administratives,

- Les lettres de sociétés privées (offres de service, offre de formation).

Mr Moctar reçoit entre 0 et 100 courriers par jour. Il rencontre également un problème de délai de

transmission suite à l’arrivée tardive de certains courriers.

Pour ce qui est du courrier – départ de l’AN , le SCC reçoit le dit courrier du service expéditeur par

le biais d’un agent de liaison, l’enregistre et le confie à un agent des services postaux en liaison avec l’AN.

La SONAPOST passe deux fois par semaine pour les dépôts de courrier entrant et pour la réception de

courriers sortants (dépôt ou envoi).

Quant à DHL et Chronopost qui sont chargés de l’envoi et de l’expédition des courriers express, ils effectuent

des appels téléphoniques et envoient un agent de liaison chaque fois que le besoin se fait savoir.

Comment sont conservées les traces des courriers ?

Les courriers entrants et sortants du SCC sont archivés par l’utilisation de papier carbone et par le cahier de

registre.

Documents reçus : fiches de taxation – fiche d’accompagnement du courrier arrivé

Année scolaire 2006-200725

Page 26: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

Compte rendu d’interview

Service concerné   : secrétariat du Secrétaire général

Poste concerné   : Personnes interviewées   : Mme ……………LydieMme ………………………Mme………………………..

Page : 1/1Date : 23 octobre 2007

Le Secrétaire général est nommé par le Président après accord du Bureau de l’Assemblée nationale.

Il coordonne l’ensemble des services de l’AN et veille à leur bonne en assurant le hiérarchique.

Tous les courriers y transitent exceptions faites des courriers arrivés explicitement spécifiés « privés » de

l’extérieur qui sont transmis directement par le SCC au cabinet du PAN par le biais d’un agent de liaison.

Illustrons nos propos par un exemple de traitement de courrier arrivé au secrétariat du Secrétaire

général.

Parcours Courrier officiel envoyé par la Présidence du Faso à son SEM le Président de l’AN   :

Le service central du courrier reçoit le courrier, l’enregistre, y joint une fiche d’accompagnement sur lequel

est imputé un numéro d’arrivée chronologique et envoi l’ensemble courrier –fiche d’accompagnement au

niveau du secrétariat du Secrétaire général

Le secrétariat du SG, reçoit le courrier, l’enregistre et l’introduit pour traitement au niveau du SG.

Dès réception, le SG vise, annote et impute le courrier à qui de droit (ici au cabinet du PAN pour transmission

au Président).

Le Président après avoir pris connaissance du courrier donne des instructions à son Directeur de cabinet.

A partir de cet instant le SG peut perdre les traces du courrier s’il n’est plus compétent pour traiter des

instructions données. Dans ce cas le courrier est transmis à la questure, au Protocole par le biais du Directeur

de cabinet. Cependant, si le SG est compétent pour savoir des instructions données par le PAN, le courrier

accompagné de la fiche d’accompagnement revient au niveau de son secrétariat pour suite finale à donner

selon la décision du PAN.

Dans le cas présent le courrier officiel transmis par la Présidence du Faso revient au niveau du secrétariat du

SG pour suite à donner.

En général les courriers transmis au Cabinet du PAN reviennent chez le SG

Année scolaire 2006-200726

Page 27: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

3. Description des traitements

3.1 - Le diagramme des flux ou modèle conceptuel de communication

Le modèle des flux représente ce qui doit être étudié dans le cadre du projet à partir de

l’analyse des flux échangés.

Le modèle des flux de données quant à lui permet de déterminer le système à modéliser

(champ de l’étude) en indiquant ses frontières et en le décomposant en sous système. En

somme, le diagramme des flux est une représentation graphique des acteurs et des flux

échangés.

Les acteurs peuvent être externes ou internes.

Les acteurs externes constituent l’ensemble des éléments extérieurs avec lesquels le

système échange des flux d’information. Pour notre cas spécifique, les échanges d’avec

l’extérieur pourraient être représentés comme suit :

1 2 8

2 3

7

4 5 6 7

Année scolaire 2006-2007

Domaine d’étude

AN

Particuliers - Ministères - Institutions

Partenaires extérieurs

(UE, UEMOA.)

Fournisseurs de service

Serv des postes : (DHL, CHRONOPOST)

27

Page 28: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

DIAGRAMME DES FLUX   : VUE GLOBALE Quant aux acteurs internes, le diagramme des flux représente l’ensemble des domaines

de l’AN. Le domaine étant l’ensemble des grandes fonctions ou activités de l’organisation.

Le flux est un échange de biens ou d’informations entre un acteur émetteur et un

acteur récepteur

Liste des acteurs internes

1. PAN

2. Secrétaire général

3. Questeur

4. Directeur de Cabinet

5. Directions générales

6. Autres directions

Liste des flux

1. Sortie directe

2. Courrier arrivé

3. Courrier privé du PAN visé

4. Correspondance du PAN à expédier

5. Courrier enregistré au SCC

6. Courrier à expédier soumis au PAN

7. Courrier visé destiné au PAN

8. Courrier transmissible correspondance expédiée

9. Courrier SG sortie directe

10. Courrier instructions du PAN visé d'ordre financier

11. Instructions financière du PAN

12. Instruction du PAN

13. Courrier visé

14. Courrier du PAN transmis par le DC à expédier

15. Courrier d'une direction relevant de la Questure

16. Courrier d'une direction relevant du DC

17. Courrier d'une direction relevant du SG

18. Courrier financier soumis au PAN avant transmission

19. Courrier sorti

20. Envoi d'un courrier à expédier pour avis du PAN

21. expression de besoin d’un service

Année scolaire 2006-200728

Page 29: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

Les modèles de communication (MCC)

12_courrier privé du PAN

7_instructions financière du PAN

9_courrier visé

10_courrier visé

11_courrier visé

8_instruction du PAN

6_instructions du PAN

5_courrier visé d'ordre financier

4_courrier transmissible

3_courrier visé destiné au PAN

2_courrier enrégistré au SCC

1_courrier arrivé

extérieur

SCC

SG

PAN

Questure

Service relavant du

SG

DC

Service relavant de la Questure

Service relavant du

Cabinet

Trajet d'un courrier arrivé au sein de l'AN

Année scolaire 2006-200729

Page 30: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

5_courrier SG sortie directe

courrier sorticourrier d'une direction relevant du SG

courrier d'une direction relevant du DC

courrier d'une direction relevant de la Questure

3_ courrier à expédier soumis au PAN

envoi d'un courrier à expédier pour avis du PAN

courrier financier soumis au PAN vant transmission

transmission courrier financier

1_ sortie directe

2_correspondance du PAN à expédier

4_ correspondance expédiéeSCC

Questure

SG

PAN

DC

Services relavant

de la Questure

Service relavant du SG

Services relavant

du Cabinet

- Le PAN peut envoyer du courrier au SCC directement- Le PAN par le biais de son SG peut envoyer du courrier au SCC- Le PAN par le biais de son SG peut envoyer du courrier au SCC- Le SG sur instruction du PAN peut initier des sorties de courrier- Les autres directions envoyent leur courrier à leur direction Générale pour sortie au SCC- Le SCC est chargé de transmettre le courrier à l'exterieur - La Questure peut initier des sorties de courrier après avis du PAN- Le SG, la Questure, rendent comptent aux PAN avant l'initiation toute action- Les courriers expédier par le SG, ou la Questure se font après avis du PAN

Extérieur

Trajet d'un courrier sorti

Année scolaire 2006-200730

Page 31: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

12

11

10

9

2120

1918

15

14

33

323130

2928

272625242322

17

16

87

65

4

3

2

1

Président

Secrétaire général

Questeurs Directeur de cabinet

DGSA DGSLDGSF

Direction relevant de la DGSF

Direction relevant de la DGSA

Direction relevant de la DGSL

service relevant du PAN

Secrétariat de Direction

Secrétariat de Direction Secrétariat

de Direction

Direction relevant du

DC

Echange de flux à l'interieur de l'AN

1

2

3

Légende

Service indépendantDirections GénéralesDirections relevant des Directions Générales

Echange de flux

Année scolaire 2006-200731

Page 32: gestion de courrier BTS

Evt_1 Evt_2

Evt_3 Evt_4

Et

Oper_5

action1action2

ok pas ok

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

- Découpage du domaine en processus

La gestion du courrier est d’une importance capitale pour le suivi, le contrôle et la

transmission de tous les courriers "arrivés" et les courriers "départs".

La pluralité des services et l’ampleur des courriers traités dans les différentes directions

nécessitent un découpage procédural en vue d’un meilleur traitement.

Nous pensons en ce sens donc scindé notre travail en processus de gestion de courrier :

Processus I  : traitement courriers "arrivés" ;

Processus II  : traitement courriers "départs" ;

Processus III : traitement de courrier interne.

3.4 – Modèles Conceptuels de Traitements observés (MCT existant)

Les MCT ont pour objectif de représenter les activités du domaine d’étude en

indiquant formellement les activités exercées par le domaine par la considération des

échanges du domaine avec son environnement. Cette conceptualisation s’effectue en faisant

abstraction totale de l’organisation et des choix techniques, c'est-à-dire qu’elle exprime ce

qu’il faut faire mais n’indique pas qui doit le faire ni quand et où il faut le faire.

Schéma illustratif d’un MCT

- événement déclencheur

- synchronisation

- nom de l’opération

- actions

- règles d’émission

- évènements résultats

Année scolaire 2006-200732

Page 33: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

Liste des processus

Traitement courriers "arrivés";

Traitement courriers "départs";

Traitement de courrier "interne"

Liste des évènements

1. arrivée courrier

2. courrier enregistré

3. disponibilité agent de liaison

4. courriers refusés (SG, DC, PAN)

5. courriers visés (SG, DC, PAN)

6. disponibilité responsables ou signataires (SG, DC, PAN)

7. courrier à reprendre

8. instruction de saisie

9. courrier imputé

10. copie de courrier

11. courrier validé

12. expression de besoin

13. courrier validé

14. courrier rejeté

15. courrier renvoyé

Année scolaire 2006-200733

Page 34: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

Les modèles 

Processus : Traitement "courriers-arrivés" PAGE :1/1

Année scolaire 2006-200734

Page 35: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

arrivée de courrier ordinaire

traitement au SCC

recevoirenregistrerremplir fiche d'accompagnement

toujours

courrier enrégistré disponibilité

agent de liaison

Et

Traitement du SG

Recevoir au secretariat du SGEnrégistrerEtudierImputerviser_SG

NON OK OK

courrier refusé_SG

courrier visé_SG

Disponibilté Agent de

liaison

et

Traitement du Cabinet

recevoir au secrétariat Cabinetenregistreretudierimputerviser_DC

non ok ok

courrier refusé_DC

courrier visé_DC

disponibilté PAN

Et

Traitement du PAN

Recevoir au SPEnrégistrerImputer_PANviser_PAN

Toujours

courrier visé_PAN

Processus : Traitement "courriers-départs" PAGE :1/1

Année scolaire 2006-200735

Page 36: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

instruction de saisie

à reprendre

courrier redigé

à corriger

courrier imputé

copie du courrier courrier

visé

et

signature courrier

receptionner_PANenrégistrer_PANviser

toujours

et

vérification

receptionnerenrégistrer_DCviser courrier_DCimputer courrier

non conforme conforme

OU

redaction de courrier

instruction du SGsaisir le courrierverifier par SGenregistrerviser courrier

non conforme conforme

disponibilité DC

disponibilité PAN

ab

c

Processus : Traitement "courrier-interne" PAGE :1/1

Année scolaire 2006-200736

Page 37: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

Expression de besoin

courrier visé

Disponibilité DG

courrier renvoyé

Courrier validé

Disponibilité SG

Courrier rejété

courrier Validé

disponibil ité DC

courrier renvoyé

OU

Saisie du courrier

SaisirMettre en formeEnrégistrersoumettre

Toujours

a ou (b et c)

soumission au DG

Vérifierviser

ok non ok

Et

Analyse SG

enregistrerimputer_SGviser_SG

non ok ok

Et

Analyse DC

ouvrirenregistrerimputeravistransmettre

non ok ok

courrier visé_DCSG

secrétaire

a bc

PAN

Année scolaire 2006-200737

Page 38: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

- Modèles Organisationnel de Traitements observés (MOT existant)

Dans cette partie, il s’agit d’une part de répondre aux questions « QUI EST QUI ?

QUI FAIT QUOI ? » La réponse à ces questions nous amènera à analyser les postes de travail

c'est-à-dire identifier les traitements, les types d’individus qui réalisent ces traitements.

D’autre part il s’agira de trouver les réponses aux questions « QUAND ? OÙ ? »

C’est-à-dire de trouver l’influence du temps et la manière de structurer les traitements en

conséquence et comment ces traitements seront organisés dans l’espace.

Enfin, nous répondrons à la question « COMMENT ? » en définissant les ressources à

mettre en œuvre : les moyens techniques ou humains, l’espace, le temps et les données.

Le MOT pourrait ainsi donc être résumé comme suit :

MOT = MCT + Lieu + Moment + Nature

Année scolaire 2006-200738

Page 39: gestion de courrier BTS

Période SCC secrétariat général questure directeur de cabinet Président Directions G énérales Type

arrivée de

courrier

courrier non

ouvert

courrier enrégistré

disponibil ité

courrier non

conforme

courrier financier

avis

disponibil ité

courrier financier transmis

courrier non transmissible

avis

DC dispo

courr non transmissible

à transmettre

avis

disponibil ité

courrier visé

avis et intruction du PAN

reception _controle contenu

non confidentiel confidentiel

Manuel

et

Analyse_Imputation

non ok ok

Manuel

et

Analyse_Transfert

non ok ok

Manuel

et

analyse_transmission

non ok ok

Manuel

( (a et d) ou (b et c) ou f ) et e

Analyse

toujours

Manuel

et

transmission1

toujours

Manuel

et

transmission2

toujours

Manuel

et

transmission3

toujours

Manuelcourrier transmis

avis et intruction

du PAN avis et intruction du PAN

tous les jours

ouvrables

a tout moment

a tout moment

a tout moment

a tout moment

a tout moment

a tout moment

a tout moment

administratif à transmettre

a

b

c

d

ef

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

Les modèles

ORGANISME : Assemblée nationale du BF GESTION DU COURRIER ANProcessus : Courrier arrivé MOT

Année scolaire 2006-200739

Page 40: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

ORGANISME : Assemblée nationale du BF GESTION DU COURRIER ANProcessus : Courrier sorti MOT

Période Autres directions générales Secrétariat général Q uesture Directeur de cabinet PAN SCC Type

ou

Saisie_Impression

toujours

Automatique

(a ou b ou d ou e) et c

verification et correct ion

non ok ok

Automatique

arrivié instruction

du SG

ou

enrégistrement2

toujours

Manuel

courrier imprimé

(a ou c) et b

enrégistrement

non conforme conforme

Manuel

et

signature

non conforme conforme

Manuel

instruction de saisie du

PAN

à envoyer

à transmettre

à corriger

PAN

envoi direct_2

envoi direct_4

envoi direct_3envoi

direct_1

SG

Questeurs

DC

a

b

cd

e

à corriger

courrier signé

à corriger

à corriger

DC

SG

SG dispo

DC dispo

PAN dispo

à transmettre

DC

a

b c

d

e

ab

c

courrier expédié

extérieur

Année scolaire 2006-200740

Page 41: gestion de courrier BTS

Période SCC secrétariat général questure directeur de cabinet Président Directions G énérales Type

arrivée de

courrier

courrier non

ouvert

courrier enrégistré

disponibil ité

courrier non

conforme

courrier financier

avis

disponibil ité

courrier financier transmis

courrier non transmissible

avis

DC dispo

courr non transmissible

à transmettre

avis

disponibil ité

courrier visé

avis et intruction du PAN

reception _controle contenu

non confidentiel confidentiel

Manuel

et

Analyse_Imputation

non ok ok

Manuel

et

Analyse_Transfert

non ok ok

Manuel

et

analyse_transmission

non ok ok

Manuel

( (a et d) ou (b et c) ou f ) et e

Analyse

toujours

Manuel

et

transmission1

toujours

Manuel

et

transmission2

toujours

Manuel

et

transmission3

toujours

Manuelcourrier transmis

avis et intruction

du PAN avis et intruction du PAN

tous les jours

ouvrables

a tout moment

a tout moment

a tout moment

a tout moment

a tout moment

a tout moment

a tout moment

administratif à transmettre

a

b

c

d

ef

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

ORGANISME : Assemblée nationale du BF GESTIOJN DE COURRIER ANProcessus : Courrier arrivé MOT

Année scolaire 2006-200741

Page 42: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

ORGANISME : Assemblée nationale du BF GESTION DU COURRIER ANProcessus : Courrier interne MOT

DC

Période secrétaire directeur généra l secrétaire général directeur de cabinet questeur PA N Type

expression de besoin

ou

saisie de courrier

saisie

toujours

a tout moment Au tomat ique

courrier à soumettre

DG dispo

(a ou c) et b

vérification du DG

non ok ok

Manuel

renvoi pour correction

courrier validé

SG dispo

et

Aalyse SG

ok non ok

Manuel

courrier rejété

courrier validé

Questeurs dispo

(a ou c) et b

Analyse du DC

non ok ok

Manuel

renvoi pour correction courrier

validé

et

Soumission aux Questeurs

non ok ok

Manuel

DC dispo

et

Analyse du PAN

non ok ok

Manuel

PAN dispo

rejetavis

favorable

renvoitransmissible

Questeurs

courrier à soumettre

a bc

ab

c

Q uesteurs

SG

Année scolaire 2006-200742

Page 43: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

4. Descriptions des données

4.1 - Règles de gestion

1. un courrier a une nature (lettre – paquet – colis)

2. un courrier a une catégorie

3. plusieurs courriers peuvent avoir la même nature

4. à un courrier on peut joindre une ou plusieurs pièces jointes

5. un courrier a un statut (confidentiel – ordinaire – officiel)

6. plusieurs courriers peuvent avoir le même statut

7. un courrier est rangé dans un dossier

8. un dossier peut contenir plusieurs courriers

9. un dossier est rangé dans un classeur

10. un classeur peut contenir plusieurs dossiers

11. un classeur se trouve dans toutes les directions et services de l’AN

12. dans une direction on a plusieurs classeurs

13. un courrier arrivé peut être adressé à un ou plusieurs acteurs internes

14. un acteur peut recevoir un ou plusieurs courriers

15. un acteur peut envoyé un ou plusieurs courriers

16. un courrier arrivé est attaché d’une fiche d’accompagnement

17. un courrier est destiné à un acteur

18. un même acteur peut recevoir plusieurs courriers

19. un courrier est toujours imputé par le SG

20. le SG annote le courrier

21. le SG transmet son courrier au DC

22. tous les courriers arrivés sont transmis au SG sauf le courrier confidentiel

23. les courriers personnels ou confidentiels du PAN sont transmis au PAN

24. le SG a la charge de diriger le courrier vers son destinataire

25. un courrier est enregistré dans un parapheur

26. chaque service à son parapheur (réception et transmission)

Année scolaire 2006-200743

Page 44: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

4.2 - Modèle entité – association

4.2.1 L’entité

Une entité est la représentation d’un élément matériel ou immatériel ayant un rôle dans

le système que l’on désire décrire. L’entité serait tout simplement un regroupement sensé de

plusieurs propriétés.

La propriété en elle-même étant une information élémentaire, donc non déductible

d’autres informations qui présente un intérêt pour notre domaine étudié.

Chaque entité porte une propriété identifiante permettant de désigner une et une seule

entité. L’identifiant serait donc une propriété particulière d’un objet telle qu’il n’existe pas

deux occurrences de cet objet pour lesquelles cette propriété pourrait prendre une même

valeur. Il est en général souligné

Exemple : age d’un acteur interne ……… entité = Acteur interne propriété = age

4.2.2 L’association

Quant à l’association ou relation type, elle est un lien sémantique entre plusieurs

entités. Il arrive qu’une association porte une ou plusieurs propriétés

4.2.3 Les cardinalités

Les cardinalité permettent de caractériser le lien qui existe entre une entité et la

relation à laquelle elle est reliée. La cardinalité d’une relation est composée d’un couple

comportant une borne maximale et une borne minimale, intervalle dans lequel la cardinalité

d’une entité peut prendre sa valeur :

Mini 0 : certaines occurrences de l’entité ne participent pas à la relation (0,1)

Mini 1 : toutes les occurrences de l’entité participent à la relation (0,n)

Maxi 1 : toutes les occurrences de l’entité ne participent pas plus d’une fois à la relation (1,1)

Maxi n : au moins une occurrence de l’entité peut participer plusieurs fois à la relation (1,n)

0,n0,1

entité X

propriété 1 de Xpropriété 2 de Xpropriété 3 de X

association X_Yentité Y

propriété 1 de Ypropriété 2 de Ypropriété 3 de Y

Année scolaire 2006-200744

Page 45: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

4.3 - Dictionnaire de données

Le dictionnaire est un document dont le contenu ne cessera d’évoluer jusqu’au terme

de notre étude.

Tous les renseignements concernant chaque donnée devront y être consignés. Certains

ne seront connus qu’au bout d’un certain temps. Il est en somme le résultat de la recherche et

de l’analyse des données afin de la conceptualisation.

N° CODES DESIGNATION TYPE TAILLE OBSERVATIONS

COURRIER

01 RéfCourrier Référence du courrier N 10

02 NatureCourrier Nature du courrier A 20

03 FlagueSpécial Flague spécial 20 Champ flague

04 Objet Objet du courrier A 100

05 DateReception Date de réception du courrier entrant Date

06 DateEmission Date d’émission du courrier sorti Date

07 DateEdition Date d’édition du courrier Date

FICHE D’ACCOMPAGNEMENT

08 NumFiche Numéro de la fiche d’accompagnement N 10

09 DateFiche Date édition de fiche d’accompagnement Date

10 Délai Délai d’une fiche d’accompagnement N 2

11 Synthèse Synthèse sur fiche d’accompagnement AN 100 SG

Annotation Annotations sur fiche d’accompagnement AN 100 SG, DC, PAN

Visa Visas portées sur fiche d’accompagnement AN 10 SG, DC, PAN

TYPE DE FICHE

12 NumTypeFiche Numéro du type de fichier N 10

13 LibTypeFiche Libellé du type de fichier A 20

IMPUTATION

14 CodeImputation Code de l’imputation AN 10

15 LibImputation Libellé de l’imputation A 20

FONCTION

16 CodeFonction Code de la fonction AN 10

17 LibFonction Libellé de la fonction A 20

OBSERVATIONS

18 LibObservation Libellé de l’observation A 20

19 Observations Observations A 100 SG

Année scolaire 2006-200745

Page 46: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

CLASSEUR

20 RéfClasseur Numéro du classeur AN 10

21 LibClasseur Libellé du classeur A 20

22 DateClasseur Date du classeur Date

23 Commentaires Commentaires sur le classeur A 100

STATUT DU COURRIER

24 NumStatut Numéro du statut du courrier N 10

25 LibStatut libellé du statut du courrier A 20

CATEGORIE

26 NumCatégorie Numéro de la catégorie du courrier N 10

27 LibCatégorie Libellé de la catégorie du courrier A 20

PIECES JOINTES

28 RéfPJ Référence de la pièce jointe AN 10

29 LibPJ Libellé de la pièce jointe A 20

FICHE DE TAXATION

30 NumFicheTaxation Fiche de taxation N 10

31 Poids Poids du courrier sortant N 5 Par la poste

32 Prix Prix fixé par la poste N 10 Par la poste

33 Nombre Nombre de courriers sortants pesés N 10

SERVICE

34 NumService Numéro du service N 10

35 NomService Nom du service A 20

36 RespService Responsable du service A 50

EXPEDITEUR

37 CodeExpéditeur Code de l’expéditeur AN 10

38 TypeExpéditeur Type d’expéditeur AN 10

39 NomExpéditeur Nom de l’expéditeur A 100

40 AdresExpéditeur Adresse de l’expéditeur AN 20

41 TelExpéditeur Téléphone de l’expéditeur N 10

42 EmailExpéditeur Email de l’expéditeur AN 100

43 DomActExp Domaine d’activité de l’expéditeur A 100

DESTINATAIRE

44 NomDestinataire Nom du destinataire (Nom Agent) A 100

QUALIFICATION

45 CodeQualif Code de la qualification de l’agent AN 10

46 LibQualif Libellé de la qualification de l’agent AN 20

Année scolaire 2006-200746

Page 47: gestion de courrier BTS

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1,1

categorie

NumCatégorieLibCategorie

Pièces_Jointes

Ref_PJLib_PJ

Statut

NumStatutLibStatut

FicheAccomp

NumFicheDateFicheDélaiSynthèse

courrier

RefCourrierNatureCourrierObjetFlagueSpécialDateReceptionDateEmissionDateEdition

Personnel

MatriculeNomPersPrenPersSexePersAdressPersTélPersEmailPers

Fonction

CodeFonctLibFonct

Classeur

RéfClasseurLibClasseurDateClasseurCommentaires

Fiche_Taxation

NumFiche_TaxationPoidsPrix

T ype_fiche

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LibT ypeFi che

A

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Observations

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CodeImputationLibImputation

service

NumserviceNomserviceRespService

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Expéditeur

CodeExpéditeurTypeCourrierNomExpéditeurAdrExpéditeurTélExpéditeurEmailExpéditeurDomActExpéditeur

Destinataire

NomDestinatire

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

4.4 – MCD existant

Année scolaire 2006-200747

Page 48: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

5. Critique de l’existant

De façon générale, l’informatisation d’un système de gestion répond aux besoins de

palier aux problèmes suivants :

l’insuffisance des moyens de traitement : relevée aussi bien au niveau du

personnel, du matériel que des logiciels.

L’inadéquation des circuits d’information qui sont trop longs, redondants et

assez complexes ;

L’inadéquation des documents : les documents sont trop nombreux, souvent

incomplets et voir même inutiles ;

Les taches ne sont pas commodes : la procédure est jugée trop complexe et

malaisée par ceux qui ont la charge de l’appliquer entraînant la conséquence

classique de l’allongement des temps de traitement et un accroissement des

risques d’erreurs ;

Le coût des traitements est trop élevé, en atteste la quantité de copie,

d’encres et de papiers rames achetés au cours d’une année législatives.

Le manque d’efficacité : bien que conservant des performances acceptables,

les système de gestion manuelle ne répondent plus aux besoins des utilisateurs

qui se trouvent submergés de courriers à traiter ;

En sus de ces insuffisances d’ordre général, nous pouvons citer dans le cas spécifique

de l’Assemblée nationale,

Les risques permanents de perte de courriers ;

Les difficultés de recherche et d’archivage ;

Les difficultés de suivi ;

Les états de courriers traités, ou en cours de traitement ;

La difficulté de situer les responsabilités à l’issu d’erreur ou de perte ;

La diversité des fiches de traitement de courrier ;

Les délais de réponse jugés trop long ;

L’absence de relance.

Année scolaire 2006-200748

Page 49: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

Année scolaire 2006-2007

PARTIE III :

CONCEPTION GLOBALE

49

Page 50: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

I - ORIENTATION D’INFORMATISATION

1. Orientation fonctionnelle

Afin d’illustrer le choix de cette orientation fonctionnelle, nous nous permettons de

citer un article de Michel Callon une juriste, Marie-Angèle Hermitte une constitutionnaliste,

Dominique Rousseau un biologiste et Jacques Testart un sociologue des sciences, dans

Libération, le 26 novembre 2007, qui disaient que : «  certaines innovations seraient diffusées

alors qu’elles feraient l’objet de controverses ouvertes que les élus, incomplètement informés,

ne peuvent ni prendre en compte ni relayer. Pourtant, dès que les incertitudes sur l’intérêt et

les conséquences des technologies sont importantes, les autorités devraient collecter et

discuter les points de vue des «  simples utilisateurs » au-delà du cercle des experts habituels.

A l’évidence, pour qu’il soit argumenté, l’avis de ces utilisateurs devrait se nourrir des

informations les plus complètes possibles ».

Ainsi, progressivement, l’appareil conceptuel, logiciel et informationnel s'étofferait.

L'objectif de cette gestion informatique du courrier est de trouver d’une part une solution

efficiente et automatique aux problèmes relevés dans l’étude préalable à savoir : la perte du

courrier, la lenteur dans les traitements, le suivi contrôle des étapes de validation, la prise en

compte du courrier arrivé et sortant, les états des courriers ayant fait l’objet de réponse, les

états des courriers reçus et traités par partenaires, la reconnaissance du courrier en instance de

validation, la reconnaissance du courrier ayant fait l’objet de réponse, la reconnaissance du

type de courrier émis ou reçus par période, la reconnaissance du lieu de rangement d’un

courrier à un moment donné et d’autre part de favoriser la prise en main de ces concepts, de

ces outils et de ces méthodes en réunissant autour d'un même point d'entrée : les moyens de

penser, de concevoir et de mieux comprendre les nouvelles technologies de l'information et de

la communication.

Première partie du travail: Comprendre et concevoir

Toute démarche d'enquête et d'information s'appuie sur des concepts et des méthodes. Dans

notre cas précis, afin de mieux comprendre et de proposer une conception de ce système

d’information qui nous a été soumis, nous utiliserons la méthode MERSIE qui nous permettra

de réfléchir à l'ensemble de l'organisation que l'on doit mettre en place. Cette phase de

conception basée sur la méthode MERSIE nécessite des méthodes permettant de mettre en

place un modèle sur lequel on va s'appuyer.

Année scolaire 2006-200750

Page 51: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

La modélisation consiste à créer une représentation virtuelle de la réalité de telle façon

à faire ressortir les points auxquels on s'intéresse.

MERISE, méthode de conception, de développement et de réalisation de projets

informatiques, basé sur la séparation des données et des traitements à effectuer en plusieurs

modèles conceptuels et physiques a donc pour but d'arriver à concevoir un système

d'information.

La séparation des données et des traitements assure une longévité au modèle. En effet,

l'agencement des données n'a pas à être souvent remanié, tandis que les traitements le sont

plus fréquemment.

Deuxième partie : écrans

Notre application devrait avoir 7 écrans : cf. : page 82

Année scolaire 2006-200751

Page 52: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

2. Orientation technique

A ce niveau il s’agit d’expliquer la fonctionnalité technique, c'est-à-dire l’orientation

technique que nous désirons donner à notre application.

Le logiciel qui devrait être proposé à l’issu de cette analyse devrait permettre :

Enregistrement du courrier traité au sein de l’Assemblée nationale;

Le suivi des expéditeurs et des destinateurs externes et internes ;

La redistribution interne du courrier ;

L’édition des états des courriers en instance ;

L’édition des états des courriers traités ;

La relance des courriers en attente de réponse selon le délai;

Le lieu de classement de chaque courrier classé ;

…..

Année scolaire 2006-200752

Page 53: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

II - SOLUTION RETENUE

1. Règles de gestion

1. un courrier a une nature (lettre – paquet – colis)

2. un courrier a une catégorie

3. plusieurs courriers peuvent avoir la même nature

4. à un courrier on peut joindre une ou plusieurs pièces jointes

5. un courrier a un statut (confidentiel – ordinaire – officiel)

6. plusieurs courriers peuvent avoir le même statut

7. un courrier est rangé dans un dossier

8. un dossier peut contenir plusieurs courriers

9. un dossier est rangé dans un classeur

10. un classeur peut contenir plusieurs dossiers

11. un classeur se trouve dans toutes les directions et services de l’AN

12. dans une direction on a plusieurs classeurs

13. un courrier arrivé peut être adressé à un ou plusieurs acteurs internes

14. un acteur peut recevoir un ou plusieurs courriers

15. un acteur peut envoyé un ou plusieurs courriers

16. un courrier arrivé est attaché d’une fiche d’accompagnement

17. un courrier est destiné à un acteur

18. un même acteur peut recevoir plusieurs courriers

19. un courrier est toujours imputé par le SG

20. le SG annote le courrier

21. le SG transmet son courrier au DC

22. tous les courriers arrivés sont transmis au SG sauf le courrier confidentiel

23. les courriers personnels ou confidentiels du PAN sont transmis au PAN

24. le SG a la charge de diriger le courrier vers son destinataire

25. un courrier est enregistré dans un parapheur

26. chaque service à son parapheur (réception et transmission)

Année scolaire 2006-200753

Page 54: gestion de courrier BTS

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CATEGORIE

NumCatégorieLibCategorie

PIECES_JOINTES

Ref_PJLib_PJ

STATUT

NumStatutLibStatut

FICHE

NumFicheDateFicheDélaiSynthèse

COURRIER

NumCourrierNatureCourrierObjetFlagueSpécialRefCourrierDateReceptionDateEmissionDateEditionDateEchéanceDateAvertissementDateEnrégistrement

PERSONNEL

MatriculeNomPersPrenPersSexePersAdressPersTélPersEmailPers

FONCTION

CodeFonctLibFonct

TYPE_FICHE

NumTypeFicheLibTypeFiche

A

Est_Joint en sorti

Est_Lié

Est

A1

est joint

Expédier Par

DateExpédition

QUALIFICATION

CodeQualif

LibQualif

SERVICE

Numservice

Nomservice

RespService

a la qualification

est dans

est

DESTINATAIRE

NomDestinatire

Est rangé

DateRangement

EXPEDITEUR

CodeExpéditeurTypeCourrierNomExpéditeurAdrExpéditeurTélExpéditeurEmailExpéditeurDomActExpéditeur

FICHE_TAXATION2

NumFiche_TaxationPoidsPrix

Est imputé à

DateImputationannotationvisa

Classeur

NumClasseurLibClasseurDateClasseurCommentaires

ET

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

2. MCD Futur

Année scolaire 2006-200754

Page 55: gestion de courrier BTS

Heritage_499

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est dans

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est joint

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Est

Est_Lié

Est_Joint en sorti

A

CATEGORIE

NumCatégorieLibCategorie

PIECES_JOINTES

Ref_PJNumCourrierLib_PJ

STATUT

NumStatutLibStatut

FICHE

NumFicheNumTypeFicheNumCourrierDateFicheDélaiSynthèse

COURRIER

NumCourrierNumFiche_TaxationNumCatégorieNatureCourrierObjetFlagueSpécialRefCourrierDateReceptionDateEmissionDateEditionDateEchéanceDateAvertissementDateEnrégistrement

PERSONNEL

MatriculeNumserviceNomPersPrenPersSexePersAdressPersTélPersEmailPers

FONCTION

CodeFonctLibFonct

TYPE_FICHE

NumTypeFicheLibTypeFiche

QUALIFICATION

CodeQualifLibQualif

SERVICE

NumserviceNomservice

RespService

DESTINATAIRE

Matricule

NomDestinatire

Numservice

NomPers

PrenPers

SexePers

AdressPers

TélPers

EmailPers

EXPEDITEUR

CodeExpéditeur

TypeCourrier

NomExpéditeur

AdrExpéditeur

TélExpéditeurEmailExpéditeurDomActExpéditeur

FICHE_TAXATION2

NumFiche_TaxationPoidsPrix

Classeur

NumClasseurLibClasseurDateClasseurCommentaires

A1

NumCourrierNumStatut Expédier Par

NumCourrierCodeExpéditeurDateExpédition

a la qualification

MatriculeCodeQualif

est

CodeFonctMatricule

Est rangé

NumCourrierNumClasseurDateRangement

Est imputé à

MatriculeNomDestinatireDateImputationannotationvisaNumFicheCodeFonct

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

4. MLD Futur

Année scolaire 2006-200755

Page 56: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

4. MCT Futur

Modèles Conceptuels de Traitements Actuels page :1/1

Arrivée de courrier

transmissible

ou

Reception du courrier

Vérifier origine du courrierEnrégistrer le courrierTransmettre au responsableDécision du responsable (reponse_avis_signature_imputation )SaisirEnrégistrer décisionTransmettre décision

Reponse Absence de reponse

Reponse Courrier classé

Arrivée de courrie r dans un serv ice - reception de la secretaire - reponse du responsable - transmission au destinataire

Arrivée d'un expression de besoin d'un

service

Année scolaire 2006-200756

Page 57: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

Modèles Conceptuels de Traitements Futur page :1/1

Arrivée de

courrier

Serv ice Central du Courrier

et

Reception de Courrier

Reçevoir le courrierVérifier le destinataireVérifier la natureTransmettre

Confidentiel ou Personnel Ordinaire

Disponibilité agent de liaison

Courrier transmis au PAN

Courrier enrégistré

et

Enregistrement

Enregistrer le courrierChoisir un agent de liaisonTransmettre le courrier

courrier transmissibles courrier non transmissibles

Courriers transmis

Courriers réjétés

Année scolaire 2006-200757

Page 58: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

III - POLITIQUE DE SECURITE

La sécurité des systèmes d’information devient au fil des années une nécessité

absolue, alors même que ces systèmes deviennent de plus en plus complexes donc plus

vulnérables aux menaces.

Cette partie de notre rapport constitue donc une référence, à caractère incitatif pour

l’orientation des choix stratégiques, en matière de recherche et de développement dans le

domaine de la sécurité de notre système d’information. Toutefois, il ne saurait se substituer

aux choix stratégiques résultant toujours d’une analyse de plusieurs facteurs. Il s’agira plutôt

de propositions d’orientations scientifiques.

1. Pourquoi les systèmes sont-ils vulnérables?

La sécurité est devenue un point crucial des systèmes d'informations. Cependant, les

organisations sont peu ou pas protégées contre les attaques sur leur réseau ou les hôtes du

réseau. Dorothy DENNING, à travers ses analyses nous montre l'importance du nombre

d'attaques dans le monde, et des raisons visant à démontrer la vulnérabilité des systèmes

d'informations :

La première raison qui fait que les systèmes sont mal protégés est que la sécurité coûte

chère. Les organismes n'ont pas de budget alloué à ce domaine. Elle souligne

également que la sécurité ne peut être sûr à 100%, voire qu'elle est même souvent

inefficace. Aurobino SUNDARAM nous en donne les raisons : les bugs dans les

programmes sont courants et seront toujours exploitables par les attaquants.

De plus, même la cryptographie a ses faiblesses et les mots de passe, par exemple,

peuvent être cassés. Il n'existe pas d'organisation centralisée gérant l'ensemble des

clefs et autres éléments de cryptographie.

Enfin, même un système fiable peut être attaqué par des personnes abusant de leurs

droits légitimes.

Dorothy DENNING ajoute d'autres raisons démontrant la vulnérabilité des systèmes :

On trouve notamment des faiblesses dues à la gestion et à la configuration des

systèmes.

Il y a aussi en permanence de nouvelles technologies qui émergent, et par là même, de

nouveaux points d'attaques.

Année scolaire 2006-200758

Page 59: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

En dernier point, les organisations acceptent de courir ce risque, la sécurité n'étant pas

leur principale priorité.

Pour exploiter ces faiblesses, les attaquants profitent de la négligence des utilisateurs

vis-à-vis de leurs droits et autorisations d'accès, en se faisant passer pour un employé du

service informatique dans le but d'obtenir des informations. Ils peuvent aussi casser les clefs

d'une longueur insuffisante ou les mots de passe par une attaque systématique. Ils peuvent se

mettre à l'écoute sur le réseau pour obtenir des informations. Ils peuvent changer leur adresse

réseau pour se faire passer pour quelqu'un de confiance. Ils ont la possibilité d'injecter du code

comme un virus ou un cheval de Troie sur la cible. Enfin, ils peuvent exploiter les faiblesses

des applications, des protocoles ou des systèmes d'exploitation.

2. Solutions à la sécurité des systèmes d'informations

Etant donné le nombre de systèmes attaqués ces dernières années et les enjeux

financiers qu'ils abritent, les systèmes d'informations se doivent aujourd'hui d'être protégés

contre les anomalies de fonctionnement provenant soit d'une attitude intentionnellement

malveillante d'un utilisateur, soit d'une faille rendant le système vulnérable.

Du fait du nombre toujours croissant de personnes ayant accès à ces systèmes par le

biais d'Internet, la politique de sécurité se concentre généralement sur ce point d'entrée du

réseau interne. La mise en place d'un pare-feu est devenue indispensable afin d'interdire

l'accès aux paquets indésirables. On peut, de cette façon, proposer une vision restreinte du

réseau interne vu de l'extérieur et filtrer les paquets en fonction de certaines caractéristiques

telles qu'une adresse ou un port de communication.

Cependant, ce système de forteresse est insuffisant s'il n'est pas accompagné d'autres

protections. Citons entre autres :

la protection physique des informations par des accès contrôlés aux locaux,

la protection contre les failles de configuration par des outils d'analyse automatique

des vulnérabilités du système,

la protection par des systèmes d'authentification fiables pour que les droits accordés à

chacun soient clairement définis et respectés, ceci afin de garantir la confidentialité et

l'intégrité des données.

Année scolaire 2006-200759

Page 60: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

Faire donc de la sécurité sur des systèmes d'informations, consiste à s'assurer que celui qui

modifie ou consulte des données du système en a l'autorisation et qu'il peut le faire

correctement car le service est disponible.

Même en mettant en place tous ces mécanismes, il reste encore beaucoup de moyens pour

contourner ces protections. Pour les compléter, une surveillance permanente ou régulière des

systèmes peut être mise en place. Ce sont :

les systèmes de détection d'intrusions. Ils ont pour but d'analyser tout ou partie des

actions effectuées sur le système afin de détecter d'éventuelles anomalies de

fonctionnement.

L’utilisation des antivirus professionnels accompagnés de leurs mises à jour régulière.

L’utilisation d’un pare-feu ou firewall : Un firewall est un système ou un groupe de

système qui gère les contrôles d’accès entre deux réseaux. Plusieurs méthodes sont

utilisées à l’heure actuelle. Deux mécanismes sont utilisés : le premier consiste à

interdire le trafic, et le deuxième à l’autoriser. Certains firewalls mettent beaucoup

d’énergie à empêcher quiconque de passer alors que d’autres tendent à tout laisser

passer. La chose la plus importante à comprendre est qu’il représente une politique de

contrôle d’accès. Vous devez avoir une idée précise de cette politique dans son

ensemble pour savoir ce que vous devez autoriser ou interdire. Certains firewalls

laissent uniquement passer le courrier électronique. De cette manière, ils interdisent

toute autre attaque qu’une attaque basé sur le service de courrier. D’autres firewalls,

moins strictes, bloquent uniquement les services reconnus comme étant des services

dangereux. Généralement, les firewalls sont configurés pour protéger contre les accès

non authentifié du réseau externe. Ceci, plus qu’autre chose, empêche les vandales de

se logger sur des machines de votre réseau interne, mais autorise les utilisateurs de

communiquer librement avec l’extérieur.

Les firewalls sont également intéressants dans le sens où ils constituent un point

unique où l’audit et la sécurité peuvent être imposés. Tous les échanges passeront par

lui. Il pourra donner des résumés de trafic, des statistiques sur ce trafic, ou encore

toutes les connexions entre les deux réseaux.

Année scolaire 2006-200760

Page 61: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

L’utilisation d’un serveur Proxy : Le but d'un serveur Proxy est d'isoler une ou

plusieurs machines pour les protéger, comme indiqué sur le schéma :

Les machines A doivent se connecter au réseau par l’intermédiaire du serveur

Proxy. Ce dernier sert de relais entre le réseau et les machines à cacher. Ainsi, les

machines du réseau B auront l'impression de communiquer avec le Proxy, et non les

machines A. Pour les applications du réseau B, l'adresse IP du client sera celle du

serveur Proxy. Par exemple, lors d’une connexion à un serveur HTTP, le browser se

connecte au serveur Proxy et demande l’affichage d’une URL. C’est le serveur Proxy

qui gère la requête et qui renvoie le résultat à votre browser. Ainsi, en utilisant un

numéro de port différent, le Proxy oblige toutes les requêtes à passer par lui en

supprimant les trames dont le numéro de port ne lui correspond pas. De plus, le Proxy

possède un avantage supplémentaire en termes de performances. Si deux utilisateurs

demandent à peu de temps d’intervalle la même page, celle-ci sera mémorisée dans le

Proxy, et apparaîtra donc beaucoup plus rapidement par la suite. Ce procédé est très

intéressant en termes de sécurité sur Internet, les machines sont protégées.

L’utilisation des de la technologie RAID (Redundant Array of Inexpensive Disks)

qui signifie : « ensemble redondant de disques indépendants » qui permet de

constituer une unité de stockage à partir de plusieurs disques et d’y effectuer des

sauvegardes régulières à partir de plusieurs disques durs. L’unité ainsi créée (grappe)

a donc une grande tolérance aux pannes ou une plus grande capacité et de vitesse

d’écriture. Une telle répartition de données sur plusieurs disques durs permet

d’augmenter la sécurité et de fiabiliser les services associés.

Année scolaire 2006-200761

Page 62: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

3. Sécurisation de la Base de Données

3.1 – Les risques encourus

Notre future application requière une base de données pour le stockage des

informations et comme source d’information pour les états à afficher. Elle pourrait donc être

confrontée à de multiples risques que sont entre autre :

Le vol de données à travers la perte de confidentialité des données stockées ;

L’altération de données à travers la perte d’intégrité c'est-à-dire que les données ne

seront plus digne de confiance ;

La destruction de données qui remettrait sérieusement en cause la continuité de

l’activité de l’Institution ;

L’augmentation du niveau de privilège d’un utilisateur malveillant est le risque le

plus insidieux, car comme pour l’altération, il n’est remarqué qu’après un laps de

temps durant lequel le pirate peut réaliser un grand nombre d’actions malveillantes. Il

peut par exemple s’attribuer le droit d’accès à des informations confidentielles, le droit

à des opérations sensibles (ajout – suppression) voir même prendre le contrôle de

l’application.

3.2 – Les solutions envisageables

Face à toutes ces formes de risques constatées sur la mise d’une base de données et

surtout avec une interface Web, différentes solutions aussi efficaces que efficientes existent

dans la communauté informatique. Entre autres solutions nous pouvons retenir :

3.2.1 – La différentiation des types d'utilisateurs

Il faut identifier les utilisateurs ayant besoin d'un accès à la base de données. Nous

avons trois types d’identification possible : - administrateur - application - utilisateur –

L'administrateur qui est une personne physique ayant tous les droits sur le

SGBD, mais pas forcément sur le contenu des bases de données : il peut

réaliser des opérations de gestion des droits d'accès et des ressources systèmes.

C'est normalement une personne de confiance, compétente et prudente.

Une application peut être une application web, un outil de synchronisation

entre sources d'informations ou tout programme accédant pour lui-même à la

Année scolaire 2006-200762

Page 63: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

base de données. Ainsi, une application peut être vue comme un utilisateur de

base de données auquel on attribut des droits qu'elle pourra restreindre de façon

transparente pour l'utilisateur final de l'application ainsi que pour le SGBD.

L'utilisateur est une personne physique se connectant directement à la base de

données (commande mysql sous Linux) ou via une interface graphique ou en

utilisant une application qui va se connecter à la base de données sous l'identité

de l'utilisateur.

Gestion des habilitations

3.2.2 - Les privilèges

Il convient pour chaque compte d'accès d'identifier les privilèges minima à accorder

ainsi que le niveau de granularité adéquat.

Classes d'objets et granularité : Les SGBD permettent généralement de

spécifier assez finement les privilèges d'un utilisateur en fonction des objets

manipulés :

base de données

table (relation)

colonne (attribut)

Ainsi, un utilisateur peut se voir attribuer un privilège pour toute une base de données,

ou seulement pour quelques tables, ou encore sur uniquement quelques colonnes de certaines

tables.

Année scolaire 2006-200763

Page 64: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

Classes de privilèges. Les privilèges s'organisent autour de plusieurs classes :

accès au contenu de l'information

gestion du schéma de la base de données

gestion des privilèges utilisateurs

gestion des paramètres systèmes

Chaque utilisateur devra se voir attribuer des privilèges parmi ces classes.

Le tableau suivant liste les types d'utilisateurs qui devraient être habilités pour chaque classe

de privilège :

Classes de privilèges Types de compte

gestion du schéma de la base de données utilisateur application

accès au contenu de l'information Administrateur application (parfois)

gestion des privilèges utilisateurs Administrateur

gestion des paramètres systèmes Administrateur

3.2 – Autres solutions   : la cryptographie

Le cryptage, appelée également chiffrement, est un processus consistant à convertir

des données de texte simple en texte crypté afin de les rendre incompréhensibles par un tiers

non autorisé. Ce procédé se fait par le biais d'une clé de cryptage.

A partir de la 9i, Oracle fournit le paquetage DBMS_OBFUSCATION_TOOLKIT qui

utilise seulement deux types de cryptages standards : DES et Triple DES.

DES: Data Encryptions Standard. Outil de cryptographie, mis au point par IBM dans

les années 1970.

Le triple DES est basé sur une clé de 128 bytes et est plus robuste qu'un simple DES

qui est basé sur une clé de 56 bytes.

Le DES 56 bits a été cassé en moins de 24 heures par Distributed.net, en janvier 1999.

À la place du DES, NIST (novembre 2001) recommande l'utilisation de l'AES (Advanced

Encryptions Standard) qu'on va trouver dans le nouveau paquetage DBMS_CRYPTO (Oracle

10g).

Quand une chaîne de caractères est cryptée, elle est divisée en plusieurs morceaux de 8

bytes, qui sont traités indépendamment par l'algorithme de cryptage. Quand la longueur de

Année scolaire 2006-200764

Page 65: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

données n'est pas un multiple de 8 bytes, l'algorithme ajoute quelques caractères à la fin pour

l'amener exactement à 8 bytes. Ce processus est connu sous le nom de Remplissage

(Padding).

Pour sécuriser la valeur de ce remplissage, on peut utiliser une méthode de

remplissage prédéveloppée dans Oracle, connue sous le nom de PCKS#5 (Public Key

Cryptography System), mais il existe d'autres options.

Quand une chaîne a été divisée en plusieurs morceaux, après, on doit ensuite les relier

ensemble, ce processus est connu sous le nom de Chaînage (chaining). En général, la sécurité

d'un système de cryptage est basée sur la manière d'enchaîner ces morceaux. Oracle fournit

les méthodes suivantes :

Méthode DescriptionCBC Cipher Block Chaining, la méthode la plus utilisé

ECB Electronic Code Book

CFB Cipher Feedback

OFB Output Feedback

Année scolaire 2006-200765

Page 66: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

Année scolaire 2006-2007

PARTIE IV :

ETUDE TECHNIQUE

66

Page 67: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

I - LES BASES DE DONNEES

1. Qu'est-ce qu'une base de données?

Une Base de Données (BD), en anglais Data Base (DB), est une collection

d’informations structurées, cohérentes et persistantes. L'un des avantages d'une base de

données est que les informations qui la constituent peuvent être accessibles aisément par

plusieurs programmes qui les utilisent simultanément avec des objectifs différents.

Une base de données peut être locale ou répartie. Elle est dite locale quand c'est utilisé sur une

machine par un utilisateur et repartie quand les informations sont stockées sur des machines

distantes (serveur) et accessibles par réseau.

2. Historique des bases de données

 

 

 

 

 

3. Gestion de base de données

La gestion de base de données se fait au moyen d'un logiciel appelé SGBD, acronyme

de Système de Gestion de Base de Données, en anglais DBMS (Data Base Management

System). Ce logiciel prend en charge tous les accès à la base de données. A titre d'exemple,

citons: la structuration, le stockage, la maintenance (accès concurrents, sauvegarde,

restauration de données), l'insertion, la mise à jour, la consultation et la suppression d'une

Année scolaire 2006-2007

jusqu'à

1960

: organisation classique en fichiers

Fin

1960

: apparition des premiers SGBD, systèmes réseaux

hiérarchiques

début

1970

: 2ème génération des SGBD, systèmes

relationnels

Début

1980

: 3ème génération des SGBD, systèmes orientés

objets

67

Page 68: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

base de données, etc. Il existe trois principaux types de SGBD : les relationnels, les objets

relationnels et les objets. Le rôle principal d’un SGBD est de gérer des données structurées et

persistantes de façon intègre, fiable, concurrente et efficace. La durée de vie des données doit

être supérieure à la durée des programmes qui les manipulent. La persistance peut être

obtenue en effectuant un stockage permanent (sur le disque).

4. Les Fonctionnalités d’un SGBD

Plusieurs fonctionnalités sont à mettre à l’actif d’un système de gestion de bases de

données. Ce sont :

Intégrité et fiabilité des données : le SGBD assure une vue cohérente des données,

en dépit des accès concurrents.

Fiabilité des données grâce à :

la vérification des contraintes des données (intégrité référentielle, réflexes, etc.)

la gestion des transactions (atomicité des transactions)

la gestion de la sécurité (mot de passe, etc.)

la récupération des données en cas de crash logiciel, SE ou disque

Concurrence par la gestion des accès Multi-Utilisateurs, notamment en cas de

modification.

Intégration de techniques spécifiques pour avoir de bonnes performances : index,

hash-coding ; regroupement des données sur disque ; optimisation des requêtes ;

Cache mémoire (utilisation du principe LRU) ; Langage de requête, comme le SQL

(Strutured Query Language) ;

Indépendance logique / physique : L'organisation physique de la base de données

est transparente pour le développeur d'applications. Un remaniement de

l'organisation physique des données n'entraîne pas des modifications dans les

programmes d'application. On doit pouvoir changer la répartition des données sur le

disque (une nouvelle rubrique, un regroupement, la pose d'un index) sans modifier

les programmes d'application non concernés.  

Année scolaire 2006-200768

Page 69: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

Etapes d'élaboration d'une base de données (selon ANSI-SPARC 1975)

5. Exemples de SGBD

Comme exemple de SGBD, on peut citer : Access, Paradox, Sybase, PosgresSQL, Interbase,

FoxPro, DB2, Mysql, Oracle, Informix, Ingress, O2, SqlServer, etc.

Année scolaire 2006-200769

Page 70: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

II – ENCOMBREMENT DE LA BASE DE DONNEES

1. Courrier

Nom de la table : COURRIER

Clé Primaire : RéfCourrier

Clé Etrangères NumFicheTaxation, NumFicheTaxation, NumDossier,

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLESRéfCourrier Référence du courrier N 10

NumFicheTaxation Numéro de la fiche de N 10

NumFicheTaxation Numéro fiche de taxation N 10

NumDossier Numéro dossier N 10

NatureCourrier Nature du courrier A 20

FlagueSpécial Flague spécial 20

Objet Objet du courrier A 100

DateReception Date de réception du courrier entrant Date

DateEmission Date d’émission du courrier sorti Date

DateEdition Date d’édition du courrier Date

2. Fiche d’accompagnement

Nom de la table : FicheClé Primaire : NumFicheClé Etrangères NumTypeFiche, NumCourrier, LibObservation

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLESNumFiche Numéro de la fiche d’accompagnement N 10

NumTypeFiche Numéro du type de fiche d’accompagnement N 10

NumCourrier Numéro du courrier N 10

LibObservation Libéllé de l’observation A 20

DateFiche Date d’édition de la fiche d’accompagnement Date

Délai Délai de transmission Date

Synthèse synthèse A 100

Année scolaire 2006-200770

Page 71: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

3. Type de fiche

Nom de la table : TypeFicheClé Primaire : NumTypeFicheClé Etrangères

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLESNumTypeFiche Numéro du type de fiche N 10

LibTypeFiche Libellé du type de fiche A 20

4. Imputation

Nom de la table : ImputationClé Primaire : CodeImputationClé Etrangères

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLESCodeImputation Code de l’imputation AN 10

LibImputation Libellé de l’imputation AN 20

DateImputation Date de l’imputation Date

5. Fonction

Nom de la table : FonctionClé Primaire : CodeFonctClé Etrangères

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLESCodeFonct Code de la fonction N 10

LibFonct Libellé de la fonction AN 20

6. Observations

Nom de la table : ObservationClé Primaire : LibObservationClé Etrangères

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLESLibObservation Libellé de l’observation AN 10

Observations Observations A 100

Année scolaire 2006-200771

Page 72: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

7. Classeur

Nom de la table : Classeur

Clé Primaire : NumClasseur

Clé Etrangères

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLESNumClasseur Numéro du classeur AN 10

LibClasseur Libéllé du classeur A 20

DateClasseur Date d’édition de classeur Date

Commentaires Commentaires mis sur un classeur A 100

8. Statut

Nom de la table : StatutClé Primaire :Clé Etrangères NumStatut

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLESNumStatut Numéro du statut N 10

LibStatut Libellé du statut AN 20

9. Catégorie

Nom de la table : CatégorieClé Primaire :Clé Etrangères NumCatégorie

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLESNumCatégorie Numéro de la catégorie N 10

LibCatégorie Libellé de la catégorie AN 20

10. Pièces jointes

Nom de la table : PiècesJointesClé Primaire : RefPjClé Etrangères NumCourrier

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLESRefPJ Référence de la pièce jointe AN 10

NumCourrier Numéro du courrier N 10

LibPJ Libellé de la pièce jointe AN 20

Année scolaire 2006-200772

Page 73: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

11. Fiche de taxation

Nom de la table : FicheTaxationClé Primaire : NumFicheTaxation

Clé Etrangères

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLESNumFicheTaxation Numéro de la fiche de taxation N 10

Poids Poids d’un courrier N 05

Prix Prix en fonction du nombre et du poids Monnaie 06

12. Service

Nom de la table : ServiceClé Primaire : NumServiceClé Etrangères

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLESNumService Numéro du service N 10

NomService Nom du service AN 10

Responsable Responsable du service A 50

13. Expéditeur

Nom de la table : ExpéditeurClé Primaire : NumExpéditeurClé Etrangères TypeCourrier

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLESCodeExpéditeur Code de l’expéditeur AN 10

TypeCourrier Type de courrier AN 10

NomExpéditeur Nom de l’expéditeur A 100

AdrExpéditeur Adresse de l’expéditeur AN 20

TélExpéditeur Téléphone de l’expéditeur N 10

EmailExpéditeur Mail de l’expéditeur AN 100

DomACtExpéditeur Domaine d’activité de l’expéditeur A 100

Année scolaire 2006-200773

Page 74: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

14. Destinataire

Nom de la table : DestinataireClé Primaire : DestinataireClé Etrangères NumService, NomPers

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLESMatricule Matricule AN 10

NomDestinataire Nom du destinataire A 100

NumService Numéro du service N 10

NomPers Nom du personnel A 100

PrenPers Prénom du personnel A 100

SexePers Sexe du personnel A 2

AdressePers Adresse du personnel AN 100

TélPers Téléphone du personnel N 10

Email Mail du personnel AN 100

15. Qualification

Nom de la table : QualificationClé Primaire : CodeQualifClé Etrangères

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLESCodeQualif Code de la qualification AN 10

LibQualif Libellé de la qualification AN 20

16. Dossier

Nom de la table : DossierClé Primaire : NumDossierClé Etrangères NumDossier, NumClasseur

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLESNumDossier Numéro du dossier N 10

NumClasseur Numéro du classeur N 10

LibDossier Libellé du dossier AN 20

Année scolaire 2006-200774

Page 75: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

17. Personnel

Nom de la table : PersonnelClé Primaire : MatriculeClé Etrangères NumService

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLESMatricule Matricule AN 10

NumService Numéro du service N 10

NomPers Nom du personnel A 100

PrenPers Prénom du personnel A 100

SexePers Sexe du personnel A 100

AdressePers Adresse du personnel AN 100

TélPers Téléphone du personnel N 10

EmailPers Mail du personnel AN 100

18. Est

Nom de la table : EstClé Primaire :Clé Etrangères

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLESCodeFonction Code de la fonction AN 10

Matricule Matricule de l’agent AN 10

19. A la qualification

Nom de la table : A la qualificationClé Primaire :Clé Etrangères

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLESMatricule Matricule de l’agent AN 10

CodeQualif Code de la qualification AN 10

Année scolaire 2006-200775

Page 76: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

20. Est porté

Nom de la table : Est portéClé Primaire :Clé Etrangères

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLESCodeFonct Code de la fonction AN 10

NumFiche Numéro de fiche d’accompagnement N 10

CodeImputation Code de l’imputation AN 10

Annotation Annotation A 100

Visa Visa

21. Expédier

Nom de la table : ExpédierClé Primaire :Clé Etrangères

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLESNumCourrier Numéro du courrier N 10

CodeExpéditeur Code de l’expéditeur AN 10

22. A 1

Nom de la table : A1Clé Primaire :Clé Etrangères

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLESNumCourrier Numéro du courrier N 10

NumStatut Numéro du statut N 10

23. Se trouve dans

Nom de la table : Se trouve dansClé Primaire :Clé Etrangères

CHAMPS SIGNIFICATIONS TYPES TAILLESNumService Numéro du service N 10

NumClasseur Numéro du classeur N 10

Année scolaire 2006-200776

Page 77: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

Année scolaire 2006-2007

PARTIE V :

REALISATION

77

Page 78: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

I – LES OUTILS DE TRAVAIL

La réalisation pourrait se définir comme étant la phase d’écriture du programme dans

un langage de programmation donné et de la génération de la base de données.

L’objectif de cette étape étant de produire un logiciel conforme aux besoins des futurs

utilisateurs.

Pour une telle réalisation nous avons utilisé :

Un AGL (Atelier de Génie Logiciel) : AMC Designor qui est un outil graphique de

conception de système d’information sous windows. Il permet de mettre en œuvre la

méthode MERISE en facilitant les étapes de création de la base de données et de

développement d’application. Il se compose de deux modules que sont : le module

``traitement`` et le module ``données``

Des outils de développement : MACROMEDIA DREAMWEAVER et

MACROMEDIA FIREWORK qui sont des outils de développement graphique et

de création de pages web dynamiques et d’application web utilisant le langage HTML

(HyperText Markup Language).

Un SGBD (Système de Gestion des Bases de Données) : MICROSFT SQL

SERVER 2005. Il permet la création et la manipulation de bases de données et la

communication des données de systèmes d'information différents ce qui représente

bien les besoins actuels en terme de système d'information, de transfert de données et

permet de garder une cohérence. .

Année scolaire 2006-200778

Page 79: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

1. Présentation de la technologie web

Avec l'interconnexion des ordinateurs en réseau et en particulier à travers Internet, il

devient possible de faire fonctionner des applications sur des machines distantes. L'intérêt

d'une application fonctionnant à distance peut à première vue sembler inutile dans la mesure

où les applications fonctionnent fort bien en local (sur le poste de l'utilisateur), néanmoins une

application distante peut répondre aux problématiques suivantes :

Les données peuvent être présentes uniquement sur le serveur distant (par exemple un

catalogue produit, un classement en temps réel, etc.) ;

Le serveur distant peut disposer d'une puissance de calcul ou de capacités de stockage

dont l'utilisateur local ne dispose pas ;

L'application distante peut être utilisée simultanément par un grand nombre d'utilisateurs

et sa mise à jour n'intervient qu'à un seul endroit.

Pour toutes ses raisons, une interaction entre des programmes distants peut être utile. Les Web

Services apportent une solution à ce problème en définissant une manière standard d'invoquer

une application distante et d'en récupérer les résultats à travers le web.

Les services web (en anglais web services) représentent un mécanisme de

communication entre applications distantes à travers le réseau Internet indépendant de tout

langage de programmation et de toute plate-forme d'exécution :

utilisant le protocole http (HyperText Transfer Protocol) comme moyen de transport.

Ainsi, les communications s'effectuent sur un support universel, maîtrisé et généralement

non filtré par les pare-feux;

employant une syntaxe basée sur la notation XML (eXtensible Markup Language et

traduisez Langage à balises étendu, ou Langage à balises extensible) pour décrire les

appels de fonctions distantes et les données échangées ;

organisant les mécanismes d'appel et de réponse.

Le premier bénéfice d’une application web est la facilité de maintenance de l'application, ainsi

que l'interopérabilité permettant de modifier facilement un composant (un service) pour le

remplacer par un autre, éventuellement développé par un tiers. Aussi, elle facilite non

Année scolaire 2006-200779

Page 80: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

seulement les échanges entre les applications de l'entreprise mais surtout permet une

ouverture vers les autres entreprises.

Les premiers fournisseurs de services web sont ainsi les fournisseurs de services en

ligne (météo, bourse, planification d'itinéraire, pages jaunes, etc.), mettant à disposition des

développeurs des API (Application Programmable Interface) payantes ou non, permettant

d'intégrer leur service au sein d'applications tierces.

2. Structure et fonctionnement d’une application web

Le fonctionnement des services web repose sur un modèle en couches, dont les trois

couches fondamentales sont les suivantes :

Invocation, visant à décrire la structure des messages échangés par les applications.

Découverte, pour permettre de rechercher et de localiser un service web particulier dans

un annuaire de services décrivant le nom de la société, l'objectif de chaque service, etc.

Description, dont l'objectif est la description des interfaces (paramètres des fonctions,

types de données) des services web.

Il existe deux grands standards de services web, tous deux basés sur XML :

XML-RPC (XML Remote Procedure Call), le plus ancien, fonctionnant sur un principe

procédural et sans gestion des états.

SOAP (Simple Object Access Protocol), fonctionnant selon le modèle objet.

Quel que soit le standard utilisé, le principe de programmation est le même : l'appel de

méthode distante est réalisé grâce à une bibliothèque cliente qui transmet la demande au

fournisseur de service en la formatant en XML de manière transparente; au niveau du serveur

une bibliothèque serveur décode la requête, le serveur fait ses traitement, puis répond grâce à

cette même bibliothèque; la bibliothèque client décode enfin la réponse afin qu'elle puisse être

utilisée par l'application client.

Le protocole standard le plus utilisé pour la découverte de services est UDDI. Le

standard UDDI (Universal Description Discovery and Integration défini par l'OASIS vise à

décrire une manière standard de publier et d'interroger les services web proposés par un

réseau, généralement au sein d'un service d’annuaire recensant les services web de

l'organisation).

Le protocole standard le plus utilisé pour la description de services est WSDL (Le standard

WSDL (Web Service Description Language) est un langage reposant sur la notation XML

Année scolaire 2006-200780

Page 81: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

permettant de décrire les services web. WSDL permet ainsi de décrire l'emplacement du

service web ainsi que les opérations (méthodes, paramètres et valeurs de retour) que le service

propose).

Année scolaire 2006-200781

Page 82: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

II – LES ECRANS DE NOTRE APPLICATION

1. Fenêtre d’identification

2. Menu Principal

Année scolaire 2006-200782

Page 83: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

3. Courriers arrivés

Année scolaire 2006-200783

Page 84: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

4. Courriers départs

Année scolaire 2006-200784

Page 85: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

5. courriers internes

Année scolaire 2006-200785

Page 86: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

6. Courriers classés

Année scolaire 2006-200786

Page 87: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

7. Courriers en Instance

Année scolaire 2006-200787

Page 88: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

8. Etats des courriers

Année scolaire 2006-200788

Page 89: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

9. Aide en ligne

Année scolaire 2006-200789

Page 90: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

- CONCLUSION GENERALE -

Au cours de ce stage, j’ai eu l’opportunité de découvrir un métier sous toutes ses

formes et de comprendre de manière globale les difficultés que les informaticiens pouvaient

rencontrer dans l’application de leurs connaissances dans un milieu professionnel.

Au cours de ce stage, j’ai passé le plus clair de mon temps à la salle spécialement

dédiée aux honorables députés et surtout à porter assistance et conseils aux utilisateurs de

Année scolaire 2006-200790

Page 91: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

l’institution. A mesure que j’apprenais, mes recherches se sont approfondies. Ce n’est donc

qu’à partir du deuxième mois de mon stage que j’ai été véritablement opérationnel, du fait de

ma meilleure maîtrise des fonctionnements de notre structure d’accueil.

Comme il a été précisé en introduction, l’informatique est un métier qui a vocation de

révolutionner les habitudes anciennes et à rendre plus aisées et conviviales les taches des

utilisateurs.

En matière de gestion de courrier, il s’agit surtout de proposer des solutions faciles

d’utilisation et à même de conserver des traces des actions de tous les acteurs de la chaîne de

traitement.

Au cours de ce stage, j’ai pu apporter une assistance technique aux utilisateurs,

installer des systèmes d’exploitations et mettre à jour des antivirus. Aussi, les apports que j’ai

tiré de cette expérience professionnelle peuvent être regroupés autour de trois idées

principales : les compétences acquises, les difficultés rencontrées et les solutions apportées.

Mon stage à l’Assemblée nationale a été très instructif. Au cours de ces trois mois, j’ai

ainsi pu observer le fonctionnement d’une institution publique. Au-delà de l’activité de

chacun des services, j’ai pu apprendre comment s’articulent les différents départements d’une

telle institution. Par ailleurs, les relations humaines entre les différents employés de la société,

indépendamment de l’activité exercée par chacun d’eux, m’ont appris sur le comportement à

avoir en toute circonstance. La circulation de l’information est ainsi un des points forts que

j’ai retenu de cette institution, tant au niveau du travail collaboratif, que dans l’implication de

tous dans le bon fonctionnement de l’Assemblée nationale.

Au-delà du fonctionnement de l’institution, j’ai pu ressentir une chaleur humaine très

favorable à l’apprentissage. En effet, l’atmosphère au sein de la société était très intéressante.

J’ai ainsi constaté que la hiérarchie des fonctions de l’Assemblée nationale était appréhendée

avec considération dans les rapports entre les employés, favorisant par là, une vie

professionnelle très épanouie. Au travers de cette convivialité, j’ai pu comprendre que

l’activité d’une société est plus performante dans une atmosphère chaleureuse et bienveillante.

Année scolaire 2006-200791

Page 92: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

- BIBILIOGRAPHIE -

Ouvrages consultés   :

1. Informatique de gestion (BTS) Tome 1   ; 2 Collection DEPREZ DUVANT Ph. Desplanches ; j.-j. Facon ; A. Lesueur.

Année scolaire 2006-200792

Page 93: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

2. Informatique appliquée à la comptabilité et à la gestion Tome 2

Les Editions Fouchers R. REIX

3. Eléments d’analyse appliqués à l’informatique de gestionEditions Breal Août 1995Jean Paul Faure

4. Bases de Données Editions Eyrolles, 2002 Georges Gardarin

5. Méthodologie des systèmes d’information – MERISE –

CNAM ANGOULEME 2000-2001 Di Gallo Frédéric – A. Lassus – A. Mundubeltz – B. Chaulet

6. Cours de Bases de Données A. Lassus – A. Mundubeltz – B. Chaulet Di Gallo Frédéric CNAM Angouleme1999-2000

Sites web consultés   :

http://www.commentcamarche.net/web-services/

http://www.developpez.com http://www.commentcamarche.net/web-services/web-service.php3 http://www.megagiciel.com/logiciels/134.html http://fablain.developpez.com/tutoriel/ssis/ http://www.developpez.net/forums/forumdisplay.php?f=989 http://dico.developpez.com/html/ http://cyberzoide.developpez.com/securite/privileges-base-de-donnees/ http://dev.mysql.com/doc/refman/5.0/fr/data-manipulation.html http://edocs.bea.com/wls/docs70/webapp/deployment.html http://www.megagiciel.com/logiciels/134.html http://sqlserver.developpez.com/

Année scolaire 2006-200793

Page 94: gestion de courrier BTS

Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale

Année scolaire 2006-2007

- ANNEXES -

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