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Journée annuelle des centres régionaux du Sudoc-PS– 19 mai 2011

Journée annuelle des centres régionaux du Sudoc-PS– 19 mai 2011

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Journée annuelle des centres régionaux du Sudoc-PS– 19 mai 2011

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Annonce par un message à la liste de discussion le 31 mars

Mise à disposition de conventions sur le site de l’ABES Deux cas de figure différents:◦ Un « modèle » général◦ Une convention tripartite pour les Entrées secondaires

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Mise à jour d’un modèle proposé aux CR et devenu obsolète

Conception de documents utilisables par les responsables CR dans la gestion de leur réseau

Meilleure prise en compte de la spécificité du statut d’Entrée secondaire

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Modèle proposé aux centres régionaux pour la formalisation du partenariat avec les structures documentaires participant au réseau

Deux signataires :◦ L’Université hébergeant le Centre régional◦ La structure de tutelle de l’établissement de rattachement de la structure

documentaire Peut être repris et adapté aux exigences locales

◦ Par exemple, lettre d’accord entre structures relevant de la même tutelle

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Rappel des conditions de la participation au réseau◦ Accessibilité des collections (quelle qu’en soit la forme)◦ Incitation à la participation au PEB◦ Identification de la structure documentaire dans le RCR◦ Communication des informations utiles au signalement des

collections Rappel du rôle du responsable du Centre régional◦ Cf. fiche de fonction proposée par l’ABES

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Rôle du responsable du Centre régional Mais… une nouveauté : la possibilité de mettre en place

des transferts réguliers entre le Sudoc et le système local de la structure documentaire◦ En lien direct avec l’ABES

Mention de la cession de données nécessitant une convention particulière

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La propriété du catalogue Sudoc◦ L’ABES est bénéficiaire de l’ensemble des droits (auteur ;

producteur de base de données)◦ Engagement de la structure documentaire à reconnaître et

respecter ces droits Les usages autorisés des notices de publications en série◦ Par le CR : usages autorisés dans la convention Sudoc « type »◦ Par la structure documentaire : usages réduits (mise en ligne en

format non professionnel)

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Clause d’arbitrage Durée de la convention◦ 3 ans par année civile : choix homogène de l’ABES pour ses

conventions◦ Adaptable aux conditions locales

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Initiée et signée par l’ABES◦ Installation du logiciel de catalogage dans la structure

documentaire Applicable à partir du 01/04/2011◦ Pour les nouvelles ES : envoi de la convention par l’ABES dès

installation logiciel◦ Pour les ES déjà en fonctionnement : mises à jour d’ici janvier 2012

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Mêmes conditions que pour la convention « générale »

Mais une condition supplémentaire : habilitation des personnels◦ Respect des formats, normes et pratiques du Sudoc◦ Formation à l’utilisation du logiciel

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Rappel du rôle « général » Insistance sur deux points (liés à article précédent)◦ Responsabilité dans l’installation du logiciel dans la structure

documentaire◦ Formation (et tutorat) des personnels qui utiliseront le

logiciel

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Usages autorisés plus nombreux pour la structure documentaire◦ Consultation notices du catalogue◦ Copie et modification des notices de publications en série◦Mise en ligne notices dans format non professionnel

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Article supplémentaire par rapport à la convention « générale »

Détaille l’usage des logiciels fournis par l’ABES◦WinIBW décrit dans annexe◦ Comprend toutes les clauses d’usage des logiciels

Raison pour laquelle l’ABES est aussi signataire de la convention

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Durée non aménageable (gestion des conventions par l’ABES)

Trois signataires à la convention◦ L’ABES représentée par son directeur◦ L’Université hébergeant le Centre régional◦ L’organisme de tutelle de la structure documentaire

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Gérée, rédigée et envoyée par l’ABES Trois exemplaires signés du directeur de l’ABES envoyés à l’établissement hébergeant

le CR pour :◦ Signature par l’Université hébergeant le CR◦ Envoi des exemplaires à la structure documentaire

La structure documentaire :◦ Fait signer les trois exemplaires à sa tutelle◦ Conserve un exemplaire◦ Retourne deux exemplaires au CR

Le Centre régional :◦ Conserve un exemplaire◦ Retourne un exemplaire à l’ABES