Journée de formation sur la qualité des comptes locaux et la fiabilisation des flux informatiques transmis aux comptables publics

Journée de formation sur la qualité des comptes locaux et la fiabilisation des flux informatiques transmis aux comptables

publics

Présentation de la journée9H - 9H 15 : Ouverture de la réunion

9h15 - 9h45 : Intégration des immobilisations et travaux d ’inventaire

9h45 - 10h15 : Cessions d’immobilisations

9h45- 10h15 : Amortissements

10 min de pause

11h - 11h15 : Mise à disposition et transfert de compétence

11h15 - 11h45 : Rattachement des charges et des produits

12h15 - 14 h15 :Pause déjeuner

14h15 - 14h45 : Affectation du résultat

14h45 - 15h15 : Suivi du fichier tiers

15h15 - 16 h : Divers

1. INTEGRATION DES IMMOBILISATIONS ET TRAVAUX D ’INVENTAIRE

L’inventaire communal (I)circulaire interministérielle n° NOR/INT/B97/00186/C

instruction 97-119-m14 du 24/11/1997

1/ Les acteurs concernés :

L’ordonnateur chargé du recensement et de l’identification des biens à l’inventaire

Le comptable est responsable de l’enregistrement et du suivi de ces biens à l’actif

L’inventaire de l’ordonnateur et l’état de l’actif du comptable doivent correspondre

2/ Les biens concernés par l ’inventaire :

Les immobilisations incorporelles : compte 20

Les immobilisations corporelles : comptes à 21, 22, 23, 24

Les immobilisations financières : comptes 26 et 27

exception : comptes 229, 249, 269, 279, 2768

L’inventaire communal (II)

3/ Le numéro d’inventaire :

librement déterminé par l’ordonnateur, n° alphanumérique 25 caractères maximum

mentionné sur les mandats et titres retraçant les événements de la vie du bien

attribué à chaque bien individualisable et à chaque lot pour les biens acquis par lot et les fonds documentaires (nécessité de créer 2 fiches d’inventaire pour l’acquisition d’un bien comprenant 1 bâtiment et 1 terrain par exemple)

un n° individualisé est également attribué aux frais d’études, de recherche et développement, aux frais d’insertion, aux travaux en cours, aux avances (238) ainsi qu’au travaux en régie

pour les adjonctions un n° d’inventaire différent est attribué pour les biens amortissables

4/ Transmission des informations patrimoniales :

Il est conseillé à l’ordonnateur

de transmettre au comptable les numéros d ’inventaire sur les titres et mandats au fur et à mesure des acquisitions et cessions

de transmettre au comptable les flux « indigo inventaire » régulièrement

afin d’accélérer la mise à disposition de l’état de l’actif en fin d ’exercice

Intégration des immobilisations en cours et des frais d’étude

1/ Immobilisations en cours

Le compte d’immobilisation 21 ne peut être mouvementé que lors de la mise en service du bien. L’ordonnateur adresse alors un certificat administratif au comptable attestant la fin des travaux et le comptable solde le compte 23 par le débit du 21. Le bien peut dès lors être amorti.

Opérations d’ordre non budgétaire => pas de prévision budgétaire

2/ Frais d ’étude

Les opérations relatives aux frais d’étude sont enregistrées temporairement au compte 2031. Deux hypothèses sont alors possibles :

Les travaux relatifs à l’étude sont réalisés => il convient d ’intégrer les frais dans l’immobilisation en cours.

Les travaux ne sont pas réalisés => les frais doivent être réintégrés dans la section de fonctionnement par le biais de l’amortissement

Opérations d’ordre budgétaire nécessitant une prévision budgétaire au chapitre 041


3/ Immobilisations en cours et TVA

Attention :

La collectivité peut détenir une créance sur transfert de droits à déduction de TVA (compte 2762).

C’est le cas par exemple pour les services d’eau et d’assainissement affermés en M49.

Il convient de comptabiliser la récupération de la TVA sur le fermier avant de transmettre le certificat d ’intégration au comptable.

Mandat au compte 2762 et titre au compte 23 pour constater la créance

Titre au compte 2762 pour recouvrer auprès du fermier.

Opérations budgétaires à inscrire au budget


Pour les travaux terminés et selon le certificat transmis : Opération d ’ordre non budgétaire

D 2313 C 2314 2315

D 213 C 214 215

X X

Intégration des frais d ’études

1ère hypothèse = les travaux sont réalisés = TITRE + MANDAT

D 2031 C D 23 C

X X


•2ème hypothèse = les travaux ne sont pas réalisés =

amortissement des frais d ’étude

D 6811 C D 28031 C

X X


•2ème hypothèse = les travaux ne sont pas réalisés =

frais entièrement amortis : AUCUNE PIECED 28031 C D 2031 C

X X

Intégration des immobilisations en cours : contraintes Hélios et principes à respecter (I)

1/ Chaque compte de travaux en cours (23xx) est lié à un compte d ’immobilisation (21xx) :

=> importance de sélectionner la bonne imputation des travaux en cours

Exemple d’erreur d’imputation souvent constatée: travaux en cours sur autres constructions imputés au compte 2318 et impossibilité pour le comptable d’intégrer l’immobilisation au 2138

Imputation travaux en cours

Libellé travaux en coursImputation définitive

immobilisationLibellé immobilisation

2121 Plantations

2128 Aménagements terrains

2131 Bâtiments publics

2132 Immeubles de rapport

2135 Aménagements constructions

2138 Autres constructions

2314 de constructions sur sol d'autrui 214XX Constructions sur sol d'autrui

2315 d'installations, matériels techniques 215XX Installations, matériels techniques

2316 collections et œuvres d'art 216XX collections et œuvres d'art

2317 sur immobilisations mises à disposition 217XX Immobilisations mises à disposition

2318 sur autres immobilisations 218XX Autres immobilisations corporelles

2312

2313 de constructions

de terrains

Intégration des immobilisations en cours : contraintes Hélios et principes à respecter (II)

2/ Hélios n’accepte qu’une seule imputation budgétaire pour un n° d ’immobilisation :

=> Ne pas attribuer à des travaux en cours de réparation d’une immobilisation existante à l ’inventaire le n° de l’immobilisation d’origine

3/ Le compte budgétaire attribué à une immobilisation est définitif et ne peut être modifié dans Hélios

=> la régularisation n’est possible pour le comptable qu’après création d ’une nouvelle immobilisation et transfert vers cette dernière

Exemple :

n° inventaire hôtel de ville : 311 au compte 21311

travaux de rénovation en 2012 compte 2313, utiliser un nouveau n° d ’inventaire (par ex 311-2313)

intégration par le comptable au compte 21311 et transfert de la nouvelle immobilisation 311-2313 sur l ’ancienne 311 (ce regroupement est également possible dans le logiciel ordonnateur)

6. CESSIONS D ’IMMOBILISATIONS

Les cessions d’immobilisations

Les principes

Les schémas comptables

Cas particulier des cessions pour l’€ symbolique

Les flux informatiques

Les cessions d’immobilisations (I) : principes

Décision de cession et imputation comptable : La décision de cession d’un actif relève de la compétence de l’organe délibérant; l’exécutif local peut toutefois bénéficier d’une délégation (L1222-22 CGCT) de l’organe délibérant pour les biens < 4.600€. Le produit de cession est imputé au compte 775 (opération budgétaire => titre)

Principes de comptabilisation :

Simultanément à l’émission du titre constatant la cession au compte 775, il convient :

de comptabiliser la réintégration des amortissements pour les biens amortissables

de comptabiliser la sortie des biens du patrimoine pour leur valeur nette comptable (valeur d ’acquisition - amortissements)

de comptabiliser les différences sur cession (+ ou - values au bilan) :Moins valueMoins value => mandat d’ordre budgétaire au compte 676 et titre d’ordre

budgétaire au compte 192Plus value => mandat d’ordre budgétaire au compte 192 et titre d’ordre

budgétaire au compte776

Ne concernent que les nomenclatures M14, M52, M61

Les cessions d’immobilisations (I) : principes

La prévision budgétaire :

La réforme de la M14 en 2006 a limité l’inscription budgétaire des cessions au chapitre globalisé 024 en section d’investissement (954 pour la nomenclature fonctionnelle)

Elle a également supprimé l’impact budgétaire de la comptabilisation des plus ou moins values : désormais il n’est plus nécessaire de prévoir au budget primitif ou par délibération modificative les crédits aux comptes 676 et 192; une décision modificative « technique » modifie automatiquement les prévisions budgétaires dans le logiciel comptable de l’ordonnateur et dans Hélios.

À la condition que les opérations comptables soient correctement caractérisées (type « ordre budgétaire » et nature « cession » voir supra)

1/ Cession de l’immobilisation

•Recette = émission d ’un titre en section de fonctionnement

D 462 C D 775 C

X X

Les cessions d’immobilisations (II) : schémas comptables

2/ Réintégration des amortissements

•AUCUNE PIECE

D 281 C D 21 CX X


3/ Constatation de la valeur nette comptable et sortie du patrimoine

Mandat en section de fonctionnement et titre en section d ’investissement

RAPPEL : Valeur nette comptable = valeur d ’acquisition - amortissements

D 675 C D 21 C

X X



• Transfert en section d ’investissement de la différence sur la vente (plus -value):MANDAT en section de fonctionnement (676) et TITRE en section d ’investissement (192)

• Transfert en section d ’investissement de la différence sur la vente (moins -value):MANDAT en section d ’investissement (192) et TITRE en section de fonctionnement (776)

D 676 C D 192 CX X

D 192 C D 776 CX X

Vérification de l ’équilibre des opérations de cession

• A l ’issue du passage des opérations de cession, l ’équilibre suivant doit être vérifié:

675 + 676 = 775+776

• Dans vos applications de gestion• Dans l ’application Hélios : consultation du solde des comptes à la balance

Les cessions d’immobilisations (III) : cas particulier des cessions pour l’€ symbolique

Les cessions de biens à titre gratuit ou à l’€ symbolique s’analysent comme des subventions versées et s’imputent au compte 2044

Titre d’ordre budgétaire au compte 21xx (chapitre 041) à l’ordre du bénéficiaire nature « investissement » pour la valeur nette comptable à l’actif.

Mandat d’ordre budgétaire au compte 2044 (chapitre 041) à l’ordre du bénéficiaire nature « investissement » pour la valeur nette comptable à l’actif.

Les cessions d’immobilisations (IV) : conseils pour une bonne qualité des flux informatiques

1/ Le typage correct des divers mandats et titres pour une intégration sans retraitement dans Hélios

2/ La consultation de l’actif du comptable par le portail de la Gestion Publique

3/ Un exemple de confection des titres et mandats dans le logiciel Corail (fiche technique réalisée par l ’ALPI

Typage des opérations de cession (I)

Prix de cession et sortie du bien de l’actif

Titre au compte 775 constatant le prix de cession :Titre ordinaire de nature « cession » complété du n° d’inventaire du bien cédé

Titre au compte 21xx (chapitre 040) constatant la sortie du bien de l’actif :Titre d’ordre budgétaire et de nature « cession » complété du n° d’inventaire du bien cédé

Mandat au compte 675 (chapitre 042) constatant la sortie du bien de l’actif:Mandat d’ordre budgétaire de nature « cession »

Seuls les comptes suivants de la classe 2 sont éligibles aux cessions :

205, 208 (sauf 2087), 21xx (sauf 217x), 22xx (sauf 229x), 261, 266, 271, 272

Dès que ces titres sont pris en charge dans Hélios, les crédits budgétaires sont ouverts automatiquement aux chapitres 040 et 042 et les crédits réduits au chapitre 024 (la DM technique est constituée)

Typage des opérations de cession (II)

Constatation des différences sur cession

Titre au compte 192 (chapitre 040) constatant la plus-value :Titre d’ordre budgétaire de nature « cession »

Titre au compte 776 (chapitre 042) constatant la moins-value :Titre d’ordre budgétaire et de nature « cession »

Mandat au compte 192 (chapitre 040) constatant la moins-value:Mandat d’ordre budgétaire de nature « cession »

Mandat au compte 676 (chapitre 042) constatant la plus-value:Mandat d’ordre budgétaire de nature « cession »

PLUS-VALUE

MOINS-VALUE

Consultation de l’actif du comptable par le portail DGFiP

les possibilités de tri

Les cessions pour CIRIL et COSOLUCE

Dans les logiciels de ces 2 éditeurs vous trouverez des outils d’aide aux opérations comptables de cession

CIRIL

création d’une nouvelle ligne dans

l’historique de l’immobilisation

COSOLUCE

bouton cession à droite de

l’immobilisation

Ces assistants créent écritures et documents justificatifs

2. LES AMORTISSEMENTS

Les Amortissements

I) Définition, périmètre et principes

II) Comptabilité

III) Flux informatiques

I) Les amortissements : définition périmètre et principes

Définition : l’amortissement des immobilisations est la constatation comptable d ’un amoindrissement irréversible de la valeur des éléments de l ’actif. => opération essentielle à la sincérité du bilan

Budgets concernés : obligation pour les communes et EPCI > 3.500 habitants et leurs budgets annexes obligation pour les budgets annexes à caractère industriel et commercial

obligation pour les communes et EPCI < 3.500 habitants d’amortir les subventions versées (compte 204) depuis l ’exercice 2006

Type d ’opération : Nomenclatures M14, M52: opérations d’ordre budgétaire => prévisions budgétaires aux chapitres 042 et 040 au budget primitif Nomenclatures M4, M49: idem depuis l ’exercice 2008

Période de comptabilisation :au plus tôt après le vote du budget pour permettre un lissage des opérations de bilan à la trésorerie et avant le 31/12.

I) Les amortissements : définition périmètre et principes

Biens amortissables : Les immobilisations incorporelles des comptes 2031, 2032, 204 et 205 Les immobilisations corporelles des comptes 2156, 2157, 2158 et 218 et les immeubles productifs de revenus

II) Les amortissements : comptabilisation

1/ Exemple des frais d’étude non suivis de travaux

Cas particulier de solde des comptes de bilan par le comptable

II) Les amortissements : Comptabilisation

1/ Exemple des subventions versées

Valeur résiduelle au 31/12/2012 :

1.000

2/ Exemple de reprise des subventions transférables

Valeur résiduelle : 11.000

III) Les amortissements : aspect informatique

1/ Le typage des titres et mandats :

Mandat de type « Ordre budgétaire » et de nature « Fonctionnement »

Titre de type « Ordre budgétaire » et de nature « Inventaire » si un titre est émis par fiche d’inventaire, le n° d’inventaire du bien amorti doit être renseigné si le titre est global, ne rien indiquer dans la zone « inventaire » dans tous les cas, le titre doit référencer le n° du mandat au compte 6811 pour un rattachement automatique à la trésorerie

2/ La nécessité d’un flux « Indigo Inventaire » :

il va permettre la ventilation automatique à la trésorerie des amortissements sur chaque fiche d’inventaire

Les subventions versées sur CIRIL

A saisir comme tout autre bien avec les caractéristiques suivantes :

Puis dans l'onglet imputation :

Sur CosoluceDans CORAIL, faire un mandat normal, ensuite

dans la fiche inventaire :

Ne pas oublier de cocher

4. MISE A DISPOSITION DE BIENS LORS DE TRANSFERT DE COMPETENCE

Mise à disposition de biens lors de transfert de compétences

• Cette opération permet de transférer à l ’établissement de coopération intercommunale la jouissance d ’un bien, à titre gratuit, avec les droits et obligations qui s ’y attachent, tout en conservant la propriété du bien.

•Le procès-verbal de mise à disposition constitue un élément préalable indispensable à la constatation comptable de la mise à disposition et doit être, autant joint aux arrêtés de création ou d ’extension de compétence des EPCI.

•L ’opération de mise à disposition est une opération d ’ordre non budgétaire constatée par le comptable au vu des informations transmises par l ’ordonnateur, qui met parallèlement à jour l ’inventaire.


•Chez le remettant comme chez le bénéficiaire, l ’ordonnateur n ’a pas de crédits à prévoir, ni de titres et de mandats, à émettre pour le passage de ces opérations.

•La transmission de l ’information comptable est assurée par un certificat administratif qui doit indiquer les éléments suivants sur le bien mis à disposition:

•1) chez le remettant : désignation, n°d ’inventaire, date et valeur d ’acquisition, s ’il est amortissable ou non, dans l ’affirmative, le montant des amortissements pratiqués, ainsi que l ’état des subventions afférentes et les comptes par nature affectés;

•2) chez le bénéficiaire : idem + le cas échéant, la durée et le type d ’amortissement et tout autre élément qu l ’ordonnateur jugera utile pour enrichir la fiche inventaire.

Afin que le comptable puisse enregistrer les opérations d ’ordre non budgétaire de mise à disposition, la commune et l ’EPCI doivent lui transmettre l ’arrêté préfectoral rendant effectif le transfert de compétence, le certificat administratif, ainsi que le procès-verbal de mise à disposition.

-

Mise à disposition

• Hypothèse : Mise à disposition par une commune à un EPCI auquel elle transfère une immobilisation utilisée pour l ’exercice d ’une compétence ainsi que les amortissements, l ’emprunt et la subvention afférente à ce bien.

Affectation

Valeur initiale de l’immobilisation remise : 1600 Amortissements pratiqués : 200 Capital d’emprunt restant dû : 600 Subvention transférable reçue pour financer ledit bien : 400 Subvention reprise au compte de résultat : 50

Mise à disposition : pour la collectivité remettante Mise à disposition du bien :

D 2492 C D 21 C1600 1600

Mise à disposition des amortissements :D 2492 C D 28 C

200 200

Mise à disposition de la subvention :D 2492 C D 131 C

400 400

Affectation de la reprise de subventionD 2492 C D 1391 C

50 50

Mise à disposition de l’empruntD 2492 C D 164 C

600 600

Mise à disposition : pour la collectivité bénéficiaire Réception du bien

D 1027 C D 217 C

1600 1600

Réception des amortissementsD 1027 C D 28 C

200 200

Réception de la subvention et de la repriseD 1027 C D 131 C D 1391 C

400 50 400 50

Réception de l’empruntD 1027 C D 164 C

600 600


•Les opérations de retour des biens mis à disposition, en cas de désaffectation du bien à la compétence transférée, de réduction de compétence, ou de périmètre ou de dissolution, sont également des opérations d ’ordre non budgétaire .

•Le traitement budgétaire et comptable de ces opérations est identique à celui de la mise à disposition.

5. RATTACHEMENTS DE CHARGES ET DE PRODUITS

Régularisation des charges et des produits

• Le rattachement des charges et des produits à l ’exercice qu ’il concerne est effectué en application du principe d ’indépendance des exercices. Afin de donner une image fidèle, il vise à faire apparaître dans le résultat d ’un exercice donné les charges et les produits qui s ’y rapportent.

• Depuis le réforme de la M14 en 2006, ce principe concerne exclusivement la section de fonctionnement et est obligatoire pour les communes de plus de 3500 habitants .

• Il convient de distinguer les différents types de régularisation sur charges et de produits :

1) les charges à payer (hors ICNE)

2) les produits à recevoir (hors ICNE)

3) les ICNE à payer ( sur emprunt et sur ligne de trésorerie)

4) les charges constatées d ’avance

5) les produits constatés d ’avance

Charges à payer (hors ICNE)

• Ce sont des charges nées pendant l ’exercice mais non comptabilisées à la fin de l ’exercice par défaut de PJ à cette date (facture non parvenue)

= bien ou prestation de service reçu en N / facture reçue en N+1Rattacher à l ’exercice N le bien ou la prestation reçue en NRattacher à l ’exercice N le bien ou la prestation reçue en N

Ex: acquisition de fournitures scolaires pour 1000€

Etape 1 : en JC = émission d ’un mandat en section de fonctionnement N - type : « rattachement » - nature « fonctionnement »

Etape 2 :Après initialisation de N+1 et avant le 31 juillet = émission d ’un mandat de réduction ou d ’annulation en section de fonctionnement - type : « correctif » - nature « mandat de rattachement » avec référence au mandat initial

D 6067 C D 408 C1000 1000

D 408 C D 6067 C1000 1000

Produits à recevoir (hors ICNE)• Ce sont les produits à recevoir de créances imputables à l ’exercice clos mais pour lesquelles les pièces justificatives n ’ont pas encore été établies. Il s ’agit de produits livrés mais non facturés.

= recettes correspondant à des prestations effectuées en N / mise en recouvrement effectuée après le 31 janvier N+1

Rattacher à l ’exercice N la prestation effectuée en année NRattacher à l ’exercice N la prestation effectuée en année N

Ex: loyer payable à terme échu, dû pour la période du 1er novembre N au 31 janvier N+1 pour un montant de 900€

Etape 1 : en JC = émission d ’un titre en section de fonctionnement N - type : « rattachement »

- nature « fonctionnement » pour le montant du loyer correspondant à novembre et décembre N

Etape 2 :Après initialisation de N+1 et avant le 31 juillet = émission d ’un titre de réduction

ou d ’annulation en section de fonctionnement - type : « correctif » - nature « titre de rattachement » avec référence au titre initial

D 4181 C D 752 C600 600

D 752 C D 4181 C

600600

600

Typage des opérations de comptabilisation des charges à payer et des produits à recevoir: conseils pour une bonne qualité des flux informatiques

Mandat de cl 6 constatant le rattachement des charges à payer à l ’exercice NMandat ordinaire de type « rattachement » et de nature « fonctionnement»

Mandat au compte de classe 6 constatant la régularisation en N+1 :Mandat d ’annulation/réduction de type « correctif » et de nature « annulation mandat de rattachement » avec la référence du mandat initial

Titre de cl 7 constatant le rattachement du produit à l ’exercice NTitre ordinaire de type « rattachement » et de nature « fonctionnement »

CHARGES A PAYER (hors ICNE)

PRODUITS A RECEVOIR (hors ICNE)

Titre au compte de classe 7 constatant la régularisation en N+1:Titre d ’annulation réduction de type « correctif » et de nature « annulation titre de rattachement » avec la référence au titre initial

ICNE A PAYER

• Ce sont des charges qui impactent le résultat de l ’exercice, dans la mesure où ils sont rattachés à un exercice et ne sont décaissés que sur l ’exercice suivant.

• L ’opération de rattachement des ICNE est une opération d ’ordre semi-budgétaire, ce qui implique de ne pas prévoir de crédit en section d ’investissement. (Le débit est budgétaire et le crédit est non budgétaire).

•Au stade de la prévision :

•Il convient de prévoit des crédits budgétaires en dépenses pour le différentiel entre le montant des ICNE rattachés de l ’exercice N et celui des charges contre-passées en N-1.

•NB: Cette prévision pourra être négative si les intérêts contre-passés sont supérieurs aux intérêts rattachés . Idem pour l ’exécution budgétaire (CA) aux comptes 66112, 6615, 6616, 6618.

Chapitre 66 (nature)ou 931(fonction)

Libellé Montant

666611166112

Intérêts réglés à l’échéanceIntérêts – rattachement ICNECalcul 66112 =Montant des ICNE N =Montant des ICNE N-1 =

ICNE A PAYER

• Ce sont des charges rattachés à un exercice et qui ne seront décaissés que sur l ’exercice suivant (ICNE sur emprunts ou ligne de trésorerie) = charges d ’intérêt courant sur exercice N / échéance de paiement N+1

Rattacher à l ’exercice N la part des intérêts correspondants à l ’année N Rattacher à l ’exercice N la part des intérêts correspondants à l ’année N Ex: les intérêts d ’un emprunt sont payables annuellement à terme échu le 31 mars : 1200 €/an

Etape 1 : en JC = émission d ’un mandat en section de fonctionnement N - type : « rattachement » - nature « emprunt» - Les flux INDIGO MANDAT doivent comporter le « code 15 Charges à payer » et non le « code 17 Opérations d ’ordre non budgétaires »

Etape 2 :Après initialisation de N+1 et avant le 31 juillet = émission d ’un mandat de réduction ou d ’annulation en section de fonctionnement - type : « correctif » - nature « mandat d ’annulation » avec référence au mandat de rattachement - Les flux INDIGO MANDAT doivent comporter le « code 06

Etape 3 : 31 mars N+1 = paiement des intérêts

D 66112 C D 16884 C900 900

D 16884 C D 66112 C

900900

900

D 66111 C D 4XX C1200 1200

Typage des opérations de comptabilisation des ICNE à payer: conseils pour une bonne qualité des flux informatiques

Mandat au compte 66112 constatant les ICNE en N :Mandat ordinaire de type « rattachement » et de nature « emprunt » complété du code 15 (charges à payer)

Mandat au compte 66112 constatant la contre-passation des ICNE N en N+1 :Mandat d ’annulation réduction de type « correctif » et de nature « annulation mandat de rattachement» complété du code 06

Constatation des ICNE en N

Contre-passation des ICNE en N+1

Charges constatées d ’avance• Ce sont des charges enregistrées au cours de l ’exercice mais qui correspondent à des achats de biens ou de services dont la fourniture ou la prestation doit intervenir ultérieurement ( en tout ou en partie) = bien ou prestation de service reçu en N+1 / facture reçue en N

Rattacher à l ’exercice N+1 le bien ou la prestation qui concerne l ’exercice NRattacher à l ’exercice N+1 le bien ou la prestation qui concerne l ’exercice NEx: abonnement annuel à une revue technique valable du 1er septembre au 31 août N+1 = 1200€

Etape 1 : 10 sept N = réception de la facture pour l ’abonnement émission d ’un mandat en section de fonctionnement N

Etape 2 :JC = émission d ’un mandat de réduction ou d ’annulation en section de fonctionnement - type « charges constatées d ’avance »- nature « annulation réduction » - pour la part de l ’abonnement concernant les mois de N+1

Etape 3 : Après initialisation de N+1 et avant le 31juillet, il convient d ’intégrer la charge inhérente à N+1, soit 800€, via l ’émission d ’un mandat - type « charges constatées d ’avance - nature « fonctionnement »

D 6182 C D 4011 C1200 1200

D 486 C D 6182 C

8001200

800

D 6182 C D 486 C800 800

Produits constatés d ’avance• Ce sont des produits reçus ou comptabilisés au cours de l ’exercice avant que les prestations et fournitures les justifiant aient été effectuées ou fournies (en tout ou partie). = recette correspondant à des prestations effectuées en N+1 dont la mise en recouvrement est effectuée en N

Rattacher à l ’exercice N+1 la recette perçue en NRattacher à l ’exercice N+1 la recette perçue en NEx: loyer payable d ’avance pour un trimestre mis en recouvrement le 1er décembre pour 900€

Etape 1 : 1er déc N = émission d ’un titre de recettes en section de fonctionnement N pour la totalité (loyer pour la période du 1er déc au 28 fév)

Etape 2 :JC = émission d ’un titre de réduction ou d ’annulation en section de fonctionnement - type « produits constatés d ’avance »- nature « annulation réduction » - pour la part du loyer concernant les mois de N+1(600€)

Etape 3 : Après initialisation de N+1 et avant le 31 juillet, il convient d ’intégrer la recette

inhérente à N+1, soit 600€, via l ’émission d ’un titre - type « produits constatés d ’avance - nature

« fonctionnement »

D 414 C D 752 C900 900

D 752 C D 487 C

600900

600

D 487 C D 752 C

600600

600

Typage des opérations de comptabilisation des charges et des produits constatés d ’avance : conseils pour une bonne qualité des flux informatiques

Mandat au compte de classe 6 constatant la charge constatée d’avance à l ’exercice N :Mandat d ’annulation réduction de type « charges constatées d ’avance » et de nature «Annulation/Réduction»

Mandat au compte cl 6 constatant la régularisation en N+1 :Mandat ordinaire de type « charges constatées d ’avance» et de nature « fonctionnement » complété de la référence du mandat initial

Titre au compte de classe 7 constatant le rattachement du produit à l ’exercice NTitre d ’annulation réduction de type « produits constatés d ’avance » et de nature « annulation réduction »

CHARGES CONSTATEES D ’AVANCE

PRODUITS CONSTATES D ’AVANCE

Titre au cl 7 constatant la régularisation en N+1:Titre ordinaire de type « produits constatées d ’avance » et de nature « fonctionnement » complété de la référence au titre initial

3. L ’AFFECTATION DU RESULTAT

Affectation du résultat

• I. Comptabilisation : présentation des différents cas

• II. Détermination du résultat

I. Comptabilisation : Basculement du compte 12 au 11X

• En cas d ’excédent : aucune pièce

• En cas de déficit : aucune pièce

D 12 C D 110 C

XBE

X

D 12 C D 119 CBE

X X

I. Comptabilisation : Affectation du résultat

Couverture du besoin de financement en section d ’investissement :

titre au 1068 puis solde du 110 affecté :

Soit en dotation complémentaire en réserve (optionnel): titre SI et report à nouveau à la SF du solde au 110 (pas de pièce)

Couverture du besoin de financement en section d ’investissement:

titre au 1068 puis solde du 110 affecté :

Soit report à nouveau total à la SF au 110 : pas de pièce

D 110 C D 1068 C

XX

BE

X

XX

D 110 C D 1068 C

XBE

XX

I. Comptabilisation : Affectation du résultat

Pas besoin de financement en section d ’investissement : 1er cas

Soit en dotation complémentaire en réserve (optionnel): titre SI et report à nouveau à la SF du solde au 110 (pas de pièce)

Pas besoin de financement en section d ’investissement : 2 ème cas

report à nouveau à la SF du solde au 110 (pas de pièce)

D 110 C D 1068 C

XBE

XX

D 110 CBE

X

Affectation du résultat : • Attention appelée : dans le cadre des travaux

budgétaires, il convient de s ’assurer de l ’équilibre réel des opérations financières, c ’est à dire la couverture du remboursement du capital d ’emprunt par des fonds propres :

Section d’investissementDépenses

_________________________

Remboursement du capitald’emprunt_________________________001 Solde déficitaire

Section d’investissementRecettes

_________________________

FCTVA021 Autofinancement_________________________1068 (part du 002 affectéeobligatoirement à lacouverture du déficit)

Titre au compte 1068 Excédents de fonctionnement capitalisés

Excéden ts e t/ou dé fic its sous C IR IL

Dans Fin d'exercice \ Compte 001 et 002 \ Saisie des reports

Bascule les m ontants dans l'étape budgétaire BP

Sélection des im putations

Excéden ts e t/ou dé fic its sous C O R AIL

Dans Budget \ Sais ie des réalisations de l'excédent / défic it

Affecte les m ontants au budget

7. SUIVI DU FICHIER DES TIERS

La gestion des fichiers des tiers

Définition et composition d’un tiers

Gestion du référentiel tiers : les bonnes pratiques

Les outils pour CIRIL et COSOLUCE

La gestion des fichiers des tiers (I) : définition et composition

Ensemble de fiches regroupant les informations propres à chaque redevable ou créancier de la collectivité : un seul fichier pour toutes les collectivités d’une trésorerie dans Hélios.

Chaque fiche Tiers répartie les informations en quatre blocs :

1/ L’identifiant : évolution des protocoles actuels vers le PES V2

2/ L’état civil

3/ L’adresse

4/ La référence bancaire

Gestion du référentiel tiers : les bonnes pratiques

Les outils pour CIRIL et COSOLUCE

La fiche tiers : identifiant et civilité

les protocoles en ligne (Indigo, Rolmre..) ne disposent pas de zones permettant de véhiculer SIRET, SIREN ou NIR mais seulement une référence stable, utilisée parfois pour le SIRET.

Le PES V2 (obligatoire à compter du 01/01/2015) identifie les tiers sur plusieurs champs de données présents à l’heure actuelle dans la plupart des logiciels comptables des ordonnateurs :

1/ la nature et l’identifiant national du tiers : SIRET, SIREN,FINESS, NIR

2/ la catégorie et la nature juridique du tiers (obligatoires)

3/ La civilité : obligatoire si personne physique et uniquement si personne physique

4/ le nom : exclusion de caractères « parasites »

5/ le prénom obligatoire pour les personnes physiques

6/ le complément de nom

Il est vivement conseillé de renseigner d’ores et déjà la totalité de ces informations en prévision du passage au PES V2 bien qu’elles ne soient pas transmises dans les protocoles actuels.

Les informations tiers dans un fichier Indigo mandat

Le bloc « Tiers » dans un fichier xml protocole PES V2

La fiche tiers : l’adresse

Pour un respect de la norme AFNOR XPZ 10-011, 6 règles d’or à observer :

1/ des informations ordonnées

2/ 6 lignes maximum :Ligne 1 = destinataireligne2 et 3 = complément d’adresseligne 4 = n°, type et libellé de la voieligne 5 = lieu-ditligne 6 = code postal et localité

3/ 38 caractères par ligne, espaces compris

4/ pas de signes de ponctuation, d’italiques ou de caractères soulignés à partir de la ligne 4 (voie)

5/ 3 dernières lignes toujours en majuscules : voie, code postal et localité

6/ Pavé adresse aligné à gauche

La fiche tiers : la référence bancaire

Le RIB du tiers est une information essentielle pour le rattachement des créanciers et redevables (tiers « dépense » et « recette ») et pour la gestion des pièces associées à ce tiers dans Hélios.

Les références bancaires (détail ci-dessous) doivent être cohérentes et valides (pas de valorisation à « 0 », espace ou tiret ou de RIB « fictif »

Nom du titulaireCode BanqueCode GuichetN° de compteClé RIB

La norme SEPA (Single € Payments Area) obligatoire à partir du 01/02/2013 pour les virements et au 01/02/2014 pour les prélèvements : ajout du code identification international du pays et de la banque (BIC/IBAN)

L’information bancaire doit être cohérente avec le mode de règlement

La gestion des fichiers des tiers (II) : les bonnes pratiques

Effectuer un travail d’amélioration de la base tiers en plusieurs temps :

Balayer l ’antérieur au fur et à mesure : vu le nombre important de tiers, il n’est pas forcément pertinent de tous les corriger en même temps.

Mettre en place une procédure de création des nouveaux tiers afin de s’assurer que leur qualité est conforme aux attentes du PES V2

Associer le comptable dans le travail d’amélioration de la base tiers : la trésorerie peut en effet aider à définir les chantiers prioritaires selon les informations qu’elle reçoit dans les flux.

Ce travail ne concerne pas seulement le logiciel de comptabilité mais également et « surtout » les logiciels de facturation.

Alimenter systématiquement les informations bancaires, y compris en l’absence de prélèvement ou virement afin de faciliter le rapprochement pour les personnes physiques.

La gestion des fichiers des tiers (III) : CIRIL et COSOLUCE

CIRIL et COSOLUCE vous proposent des outils pour gérer, fusionner, supprimer des tiers :

Dans CIRIL : Sécurité\ Traitement \ Fusion des tiers

Dans COSOLUCE : Tiers et Marchés\Traitement :

Affectation des tiers à plusieurs collectivités

Fusion \ Regroupement de tiers

Purge des tiers de la collectivité

Suppression des tiers non utilisés

Tie rs sous C IR ILPerm et de supprim er un tiers non utilisés

Évite les tiers en double


Exercice à partir duquel un tiers

n'est plus utilisé


Tie rs sous C IR IL (su ite )

L'IBAN se calcule tout seul

Type de règlem ent

Tie rs sous C O SO LU C E


Tie rs sous C O SO LU C E (su ite )

Clic dans la zone pour que le logic iel calcule l'IBAN

Type de règlem ent

8. DIVERS

La dématérialisation des pièces comptables et des pièces justificatives

Voir le diaporama présenté aux élus les 7 et 14 mars 2012

Conseils pratiques pour la dématérialisation du budget avec l’application TOTEM

1/ Télécharger et utiliser la nomenclature qui correspond à la nomenclature des comptes prévue dans la maquette budgétaire.

2/ N’utiliser ni points ni tirets dans les comptes.

3/ Interdiction d’utiliser des comptes ne figurant pas à la nomenclature ou de comptes plus ou moins détaillés que la nomenclature.

4/ Pour éviter un blocage dans l’application TOTEM, transmettre éventuellement au comptable le flux budgétaire pour une analyse automatique dans Hélios. Le comptable transmettra en retour une liste des anomalies bloquantes.

Rappel : le délai global de paiement1/ Le décret n°2008-1355 du 19 décembre 2008 aligne les délais de paiement des marchés conclus par les collectivités territoriales sur le régime déjà applicable à l’État en application du décret n°2008-407 du 28 avril 2008 (délai global de paiement de 30 jours).Il modifie l’article 98 du code en réduisant progressivement de quarante-cinq à trente jours le délai maximum de paiement pour les marchés publics passés par les collectivités territoriales et leurs établissements publics, à l’exception des établissements publics de santé, laissés hors du champ de la réforme.

Ainsi, le délai global de paiement (cumulant celui de l’ordonnateur et du comptable) est de de 30 jours (20 jours pour l’ordonnateur et 10 pour le comptable).

2/ Afin que ce délai puisse être suivi, un paramétrage « suivi du délai de paiement » doit être réalisé concomitamment chez l ’ordonnateur et chez le comptable.

3/ Autre impératif : la saisie du point de départ dans l ’application, à savoir la DATE DE RECEPTION DE LA FACTURE ( = cachet « arrivé le …. »)

http://www.legifrance.gouv.fr/./affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000019961066&fastPos=1&fastReqId=1052501168&categorieLien=cid&oldAction=rechTexte

Documents

Journée de formation sur la qualité des comptes locaux et la fiabilisation des flux informatiques transmis aux comptables publics