21
La comptabilité des matières (cas des matériels en service) Wenceslas Ludovic TOTO Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.

La Comptabilite Des Matieres

Embed Size (px)

Citation preview

La comptabilité des matières(cas des matériels en service)

Wenceslas Ludovic TOTO

Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.

1. NOTION GENERALE, CADRE JURIDIQUE ET SITUATION ADMINISTRATIVE

Suivant l’article 55 du Décret n° 2005-003 du 04 janvier 2005, portant

règlement général sur la comptabilité de l’exécution budgétaire des

organismes publics, « La comptabilité comprend une comptabilité selon les

besoins et les caractères propres à chaque organisme public, une

comptabilité analytique et une ou plusieurs comptabilités spéciales des

matières, valeurs et titres ». Ces dernières (comptabilités spéciales des

matières, valeurs et titres), dénommées « comptabilité des matières et des

immeubles» dans l’Instruction Générale du 22 juillet 1955, comprennent, elles

aussi à leur tour, quatre (04) éléments :

- La comptabilité, en quantité et valeurs, des matières et du matériel

de toute nature formant l’approvisionnement des magasins (matériels

en approvisionnement) ;

- La comptabilité, en quantité et valeurs, des objets qui, à raison de leur

affectation spéciale, ne font pas partie de l’approvisionnement

des magasins et sont confiés à un détenteur quelconque pour

les besoins du service ou pour son usage personnel (matériel en

service) ;

- Les comptabilités administratives se rapportant aux matières,

denrées et tous objets mis en consommation, en cours de

transformation ou de confection, ainsi qu’aux matériaux employés aux

constructions. Sont compris dans cette branche, tous objets et

matériels durables, dont le prix unitaire est inférieur à cinquante mille

Ariary.

- Le compte évalué des propriétés immobilières bâties ou non

bâties appartenant au Territoire, aux provinces et aux communes

(comptabilité des immeubles)

En fait, ce travail concerne, plus particulièrement du second élément qui

n’est autre que la comptabilité des matériels en service.

Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.

1.1. Principes fondamentaux

1.1.1 Définition :

La comptabilité des matériels en service est un ensemble des règles

applicables à la gestion des objets et matériels de toute sorte (outillages

divers, matériels et machines agricoles, matériels informatiques, matériels et

mobiliers de bureau, matériels de logement, matériels roulants…), utilisé par

l’administration publique pour le fonctionnement de ses services. On entend

par l’administration publique, toutes les Institutions de l’Etat, tous les

Ministères et leurs services déconcentrés, collectivités territoriales,

Etablissements publics…

Cependant, pour être prise en comptabilité des matériels en service,

ces objets sont soumis à une double condition :

- Avoir un prix unitaire strictement supérieur à MGA 50 000,00. Par contre,

les matériels et objets dont le prix unitaire est au dessous de ce seuil,

entrera dans la comptabilité administrative, qui est un élément à part et

entière de la comptabilité des matières.

- Ne pas sceller dans les murs ou sur le sol. Autrement dit, les objets ou

matériels qui sont susceptibles des mouvements de mutation.

1.1.2 Tenue de la comptabilité

Généralement, quatre (04) principes régissent la comptabilité des matériels en

service. Ces principes sont indissociables :

- Une Comptabilité soumise à la période annuelle : par principe,

l’exercice budgétaire de l’administration publique s’étend du 1er janvier

au 31 décembre de l’année N. En d’autre terme, la gestion comptable

se fait annuellement.

- Une comptabilité tenue par service et par budget : tout service

disposant d’un budget propre (budget général, autonome ou annexe)

devra avoir un compte. Ainsi, « chaque livre comptable est unique par

service ou branche de service et par budget »1. La régularité de ce

1 Instruction Générale du 22 juillet 1955, sur la comptabilité des matières, art 31, alinéa 4

Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.

compte est sanctionnée par la délivrance d’un quitus annuel émanant

de la Direction du Patrimoine de l’Etat auprès du Ministère des

Finances et du Budget, au niveau central ; et par la Direction Régionale

du Budget, au niveau excentrique.

- Une rubrique budgétaire unique pour tous les services : étant donné

que toutes les opérations en comptabilité publique sont régies

par le Plan Comptable des Opérations Publiques (PCOP), la rubrique

de la comptabilité des matériels en service est unique pour l’ensemble

de l’administration publique.

- Comptabilité par nomenclature : l’Instruction générale du 22 juillet 1955

évoque que tous les objets devraient être classés selon leur nature et

suivant leur destination. En se référant toujours à ladite instruction, ce

classement se fait par nomenclature sommaire, et numéroté de un à

treize.

1.1.3 Tenue de Registres :

Puisqu’il s’agit de la comptabilité, le Journal est un document indispensable.

Ensuite, s’ajoute le Grand livre (annuel ou triennal). Le premier fait figurer

les différents mouvements ou opérations effectuées au cours de l’exercice

(en quantité et en valeur), et par numéro d’ordre chronologique.

Toute inscription dans le journal doit être accompagnée des pièces

justificatives valables (ordre d’entrée ou ordre de sortie), tandis que le second

fourni des renseignements généraux sur l’ensemble des matériels existants.

L’enregistrement des objets dans le grand livre doit se faire obligatoirement

par article, par ordre alphabétique et par numéro de la nomenclature

sommaire. La désignation des objets et matériels est identique à celle du livre

journal avec les caractéristiques y afférents. Cependant, il est à noter que,

deux ou plusieurs objets de même nature et ayant le même prix unitaire,

forment un article, même si la période ou date d’acquisition est différente. De

même, l’unification des prix est obligatoire lorsque les prix dans les écritures

Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.

des deux ou plusieurs objets de même nature, et même caractéristiques sont

différents à la fin d’année.

Afin d’éviter toute forme et/ou tentative de fraude, « le libellé des articles

inscrits sur les livres doit être clair et précis, sans surcharges ni interlignes ;

les grattages sont formellement interdits. Les ratures ne sont autorisées que

dans les cas d’erreurs matériels… »2

1.1.4 Les différentes sortes d’opérations :

Par principe, il n’y a que deux types d’opération comptable : l’entrée

et la sortie. Ainsi, la comptabilité des matériels en service ne fait pas

l’exception à ce principe. On parle généralement de la prise en charge et de la

décharge.

- La prise en charge : comme son nom l’indique, est une opération comptable

qui consiste à faire porter en écriture (journal), tout objet ou matériel

nouvellement acquis (achat ou dotation) et/ou nouvellement constaté

(excédent lors du recensement). Elle nécessite inévitablement une pièce

justificative, appelée « Ordre d’Entrée», établie à partir d’une facture, en ce qui

concerne les achats effectués ; un état de cession ou ordre de sortie émanant

du service ou organisme donateur, en ce qui concerne les dotations ; et un

procès verbal de recensement, pour les excédents constatés.

- La décharge est une opération comptable permettant à un service public de

se désengager des objets ou matériels figurés dans ses écritures. Elle doit

être justifiée par un « Ordre de sortie ». La décharge peut s’effectuer pour

plusieurs raisons : délivrance à un service public par d’autre service, la perte

des objets ou déficit constaté lors du recensement, et la condamnation des

matériels. La première demande une présentation d’un récépissé portant la

prise en charge de la partie bénéficiaire qui se justifie par son « ordre

d’entrée » ; la seconde doit être accompagnée par un procès verbal

constatant la perte des objets, dûment approuvé par l’autorité compétente à

cet effet ; et un procès verbal de condamnation approuvé, pour la troisième.

2 Instruction générale du 22 juillet 1955, sur la comptabilité des matières. Art. 34

Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.

Bref, il est considéré comme opération en comptabilité des matériels

en service, tout mouvement nécessitant un enregistrement dans le livre

journal. De ce fait, les prêts, les réparations et les remplacements d’objets

dans les unités collectives, bien qu’ils entrainent des mouvements des objets

et matériels, ne donnent pas lieu à un mouvement comptable (chapitre 5 de

l’instruction générale du 22 juillet 1955). En effet, ces types de mouvements

ne sont pas définitifs, ils ne s’agissent que des mouvements temporaires des

objets et matériels

1.2. Cadre réglementaire et rattachement administrative

De rang constitutionnel, le préambule de la Constitution de la quatrième

République de Madagascar énonce que, « Considérant que l’épanouissement

de la personnalité et de l’identité de tout Malagasy est le facteur essentiel

du développement durable et intégré dont les conditions sont, notamment :

la bonne gouvernance dans la conduite des affaires publiques, grâce à

la transparence dans la gestion et la responsabilisation des dépositaires

de la puissance publique ;

Déclare :

Article 93.- La Cour des comptes assiste le Parlement dans le contrôle

de l’action du Gouvernement. Elle assiste le Parlement et le Gouvernement

dans le contrôle de l’exécution des lois de finances ainsi que dans l’évaluation

des politiques publiques. Par ses rapports publics, elle contribue à

l’information des citoyens.

Les comptes des Administrations publiques doivent être réguliers et

sincères, et donner une image fidèle du résultat de leur gestion, de leur

patrimoine et de leur situation financière.» En effet, étant le résultat

des dépenses publiques, les objets et matériels mis à la disposition

de l’Administration devront être gérer convenablement.

D’une manière générale, en tant qu’un élément de la comptabilité

des matières, la comptabilité des matériels en service est régie par

l’Instruction Générale du 22 juillet 1955. Bien qu’il existe quelques textes

règlementaires et des mises à jour, ce texte datant de la fin de la colonisation,

Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.

confirmé par la circulaire n°13 604-FIN/MTM du Ministre des Finances en date

du 19 mai 1965, reste un texte de base et de référence dans la gestion des

objets et matériels dans les services publics à Madagascar. La question est de

savoir si devant les différentes catégories de l’Administration publique,

l’application des règles relatives à la comptabilité des matériels en service est

identique.

1.2.1 Ministères et Services déconcentrés de l’Etat :

Se servant du budget général de l’Etat, les départements ministériels et leurs

services déconcentrés au niveau provincial et régional ayant les mêmes

procédures budgétaires, appliquent, par voie de conséquence, les mêmes

règlements, y compris pour tout ce qui concerna la comptabilité des matières.

1.2.2 Collectivités Territoriales Décentralisées :

En ce qui concerne les collectivités territoriales décentralisées,

on les distingue en deux catégories :

a. Première catégorie :

Sont classées dans cette catégorie, les provinces, les régions et les

communes urbaines. Pour cette catégorie, la loi n°95-005 du 21juin 1995

relative aux budgets des Collectivités territoriales décentralisées a clairement

défini dans son article 3 que : « Les Régions, les Départements, Communes

urbaines suivent le régime de la comptabilité publique, sur la gestion

financière et sur celle des matières conformément aux lois et règlements en

vigueur ». Pour le cas des communes urbaines, une autre précision est

avancée. « Les comptabilités des matières sont tenues, conformément à la

réglementation, par un agent municipal désigné par l’ordonnateur »3. L’arrêté

n°3738/96 MBFP/SG du 14 juin 1996 fixant le régime de la comptabilité des

communes rurales, de première catégorie, stipule que : « l’exécution des

opérations financières des communes rurales de 1ère catégorie, suit le régime

3 DECRET n° 2005-003 du 04 janvier 2005, portant règlement général sur la comptabilité de l’exécution

budgétaire des organismes publics Art. 281

Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.

de la comptabilité publique ». Ce qui fait que, les communes rurales de

première catégorie, font partie de cette première distinction.

Ainsi, comme les départements ministériels et leurs services déconcentrés,

la comptabilité des matières des CTD classées dans la présente catégorie, est

strictement soumise à l’approbation annuelle de reddition des comptes auprès

de la Direction du Patrimoine de l’Etat ou à la Direction Régionale du Budget,

le cas échéant. Il s’agit en effet, du respect des principes de la répartition

des services publics et de la décentralisation, notamment, aux missions

prévus dans les dispositions de l’article 20 de la loi n°93-005 du 26 janvier

1994.

b. Deuxième catégorie :

Dans ce paragraphe figure les communes rurales de la deuxième catégorie.

Cependant, il faut préciser que cette deuxième distinction a été faite à base du

« Manuel de comptabilité-matières à l’usage des communes », publié par le

Ministère chargé du Budget et du Développement des Provinces Autonomes,

en octobre 2001. Dans la page 15, paragraphe 2-11-1, dudit manuel, il a été

avancée que : « Avant l’approbation par ses soins, le Maire doit tout d’abord

vérifier cet inventaire ». Toutefois, cette disposition peut engendrer de

multiples débats. D’abord, est-ce que ce manuel a une valeur juridique,

comme les différents textes règlementaires ? Effectivement, la disposition

prévue dans l’article 9, de l’arrêté n°3739/96 MBFP/SG du 14 juin 1996 stipule

qu’« Au 31 décembre de chaque année, le trésorier est chargé de préparer le

compte financier appuyé des pièces justificatives. Le compte financier est

présenté par le maire devant le conseil communal en assemblée générale

pour approbation ». Peut-être, cet article est aussi valable pour le

compte-matières, car, c’est aussi, le trésorier lui-même qui assure la

comptabilité des matières (art.5). Ensuite, le principe de séparation du pouvoir

sera-t-il respecté ? Même avec examen du conseil communal, le maire, qui

est à la fois, ordonnateur en matière, assure lui-même l’approbation du

compte de la commune. Quoi qu’il en soit, les dispositions règlementaires en

vigueur, évoque que leur « comptabilités des matières sont tenues

conformément à la réglementation par le receveur ou par un agent communal

Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.

désigné par l’ordonnateur »4. Ce qui implique que l’application de la

disposition, prévue dans ce manuel ne sera acceptée que lorsqu’elle va de

l’avant avec les textes règlementaires, car les articles de l’instruction générale

du 22 juillet 1955, cités comme référence ne mentionnent pas cette distinction,

concernant l’autorité d’approbation, d’autant plus que le susdit arrêté n’est pas

cité en référence. Ce qui fait que, la procédure de la comptabilité-matières des

communes rurales de cette catégorie, voire des collectivités dans son

ensemble, devra faire l’objet d’études des autorités gouvernementales.

1.2.3 Etablissements Publics nationaux et autres institutions publiques :

Suivant l’article 2 de loi n°98-031 du 20 janvier 1999, les établissements

publics sont classés en deux catégories : les Etablissements publics à

caractères industriels et commercial (EPIC) et les Etablissements public à

caractère administratif (EPA). Bien que les dispositions de l’article 321, alinéa

2 du décret n° 99-335, paru dans le journal officiel du 30.08.99, p.1940

relatives à a comptabilité des matières des Etablissements publics nationaux

sont plus ou moins floues, celles de la circulaire n°01.MFB/SG/GB/DPE/SM

du 14 juillet 2010, par contre, stipulent clairement que « les établissement

publics (EPIC, EPA…), les collectivités décentralisées doivent respecter,

outre la procédure de leur comptabilité financière, toutes les dispositions

relatives à la gestionde la comptabilité des matières (Instruction générale,

décrets, circulaires, décisions…) ». Celles-ci supposent que ces

établissements, comme l’ensemble des services publics, sont soumis à la

reddition de comptes de matériels en service à chaque fin d’exercice.

En somme, quelque soit leur nature et leur statut, et même si la procédure

de leur comptabilité financière est différente, l’ensemble de l’Administration

publique dispose des mêmes règlements en matières de la gestion

des matériels en service. Seules, les communes rurales (à partir de la

deuxième catégorie) qui font l’exception.

4 D E C R E T N° 2005-003 portant règlement général sur la comptabilité de l’exécution budgétaire

des organismes publics, Article 323

Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.

1.3. Système de contrôle

Les écritures comptables et les inventaires physiques des matériels dans

un service, collectivité ou établissement devraient rester en concordance.

Pour garantir cette concordance, la mise en place d’un système de contrôle

est indispensable.

1.3.1 Contrôle interne :

a. Contrôle périodique des matériels :

En se référant à l’article 236 de l’instruction générale du 22 juillet 1955,

« les matières, denrées et objets doivent être recensés chaque année ». Cette

disposition a été aussi, renforcé par la circulaire n°01 MFB/SG/DGB/DPE/SM

du 14 juillet 2010, en affirmant que « le recensement général des matières et

objet est obligatoire. », à partir de l’exercice 2010. En fait, le recensement est

un moyen permettant à chaque service de contrôler physiquement les

matériels et, leur concordance avec les écritures comptables.

De plus, le contrôle périodique a aussi pour objet de contrôler la concordance

entre les dépenses engagées et les prises en charge dans la comptabilité

des matériels en service.

b. Contrôle contextuel :

Comme son nom l’indique, le contrôle contextuel s’effectue dans un contexte

bien défini. D’abord, il est effectué dans les conditions prévues par l’article 15

de la susdite instruction. Celui-ci stipule que « dans le cas de mutation

de comptables, la remise et la prise de service donnent lieu en principe,

à un recensement général des matières et objets ». Mais, à noter que cette

opération n’est obligatoire. Elle s’effectue à la demande du comptable entrant.

Dans le cas où ce dernier n’a pas pu procéder à ce recensement,

dans un délai de quinze jours après la date de sa prise de service, « il sera

considéré comme ayant reconnu la concordance entre l’existant et

les écritures » et, son prédécesseur sera acquitté de droit de toute

responsabilité y afférente. Ensuite, ce type de contrôle pourra se faire à la

Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.

demande du chef de service ou du comptable dépositaire pour quelque motif

que ce soit (incendie, cyclone, vol, doute…).

Ces contrôles consistent surtout à la comparaison de l’existant réel et

les écritures. En cas de différence (excédent et/ou déficit), un procès verbal

de recensement sera établi, conformément à la règlementation en vigueur.

Seuls, les articles qui présentent de différences seront portés dans le procès

verbal de recensement.

1.3.2 Vérification externe et contrôle règlementaire :

On entend par « vérification externe et contrôle règlementaire », l’ensemble

de toute action exercée par l’Inspection Générale de l’Etat, le Contrôle

Financier ou du service chargé des matériels auprès du Ministère du Budget,

conformément à la règlementation en vigueur.

La vérification et contrôle externe pourra aussi être périodiques

ou contextuels. Périodique, dans le sens où chaque service est soumis

à la reddition de compte qui devra être approuvée, par le service chargé des

matériels au sein du Ministère du Budget, après visa du Contrôle Financier

(circulaire n°01MFB/SG/DGB/DPE/SM du 14 juillet 2010). Tandis que, le

contrôle contextuel est exercé généralement par les services d’inspection.

1.4. Reddition des comptes de fin d’année et pénalisation

La reddition des comptes se définit comme étant un rapport annuel

de la situation comptable d’un service donné, présentant la situation initiale,

les opérations effectuées au cours de l’année, ainsi que la situation en fin

d’exercice, dressé par le dépositaire comptable. Ce rapport sera présenté

dans un document, appelé « état appréciatif ». L’état appréciatif, accompagné

des pièces justificatives d’entrées et de sorties (ordre d’entrée, ordre de sortie)

sera dressé en deux exemplaires, dont un servira de chemise.

1.4.1 Approbation des comptes :

Suivant la règlementation en vigueur « aucun Titre d’Engagement Financier

se rapportant aux achats de matériels et de mobiliers sur toutes les rubriques

de fonctionnement et/ou d’investissement ne pourra être délivré par

Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.

le Contrôle Financier s’il n’a pas été produit à l’appui de la demande

d’engagement, le quitus d’approbation du compte matière d’au moins

(N-2) »5. En d’autre terme, l’approbation des comptes matières est obligatoire

pour tout service public, sous réserve du non délivrance d’aucun titre

d’engagement financier, relatif à l’acquisition des matériels. L’approbation des

comptes matières et la délivrance du quitus y afférent, relèvent exclusivement

de la compétence de la Direction du Patrimoine de l’Etat, au niveau central ; et

de la Direction Régionale du Budget, au niveau régional.

Cependant, cette disposition ne concerne pas les collectivités territoriales

décentralisées et quelques institutions autonomes qui sont dispensées du TEF

dans leur procédure financière.

1.4.2 Dossier de reddition des comptes :

Pour être valable, les dossiers de reddition des comptes devront contenir :

- État appréciatif avec les pièces justificative (ordre d’entrée, ordre de

sorties et/ou factures) ;- La fiche d’inventaire des mobiliers et objets ; - Le procès verbal de recensement ; - Décision portant nomination du dépositaire comptable ;- Fiche de la Centralisation Comptable (FCC) ;- Copie du dernier quitus ;- Note de présentation et/ ou texte portant création (si besoin sera) ;- Autres actes jugées nécessaires selon les cas (procès verbal de

condamnation, procès verbal constatant la perte des objets et

matériels, décision portant nomination des membres de commissions

diverses, d’agent recenseur…)

2. LES PRINCIPAUX ACTEURS EN COMPTABILITE DES MATERIELS EN SERVICE

5 Circulaire n°004 - MFB/SG/DGB/DESB/SAIDM du 24 décembre 2010, p.35

Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.

Dans un cas général, on considère cinq principaux acteurs en comptabilité

des matériels en service, ceux-ci sont : l’ordonnateur en matière, le

dépositaire comptable, les détenteurs effectifs, les commissions et les agents

de contrôle.

2.1. L’ordonnateur en matière

L’ordonnateur en matière est une qualité liée à la fonction. Principalement,

ce sont les directeurs et les chefs de service, qui agit en qualité

de l’ordonnateur principal en matière. En se référant à la circulaire

n°01MFB/SG/DGB/DPE/SM du 14 juillet 2010, il s’agit du Gestionnaire

d’Activités (GAC). Toutefois, « il peut éventuellement déléguer sa signatures à

un fonctionnaire relevant de chaque SOA, exerçant alors les fonctions

d’ordonnateur délégué en matière ».

2.1.1 Attributions de l’ordonnateur en matière :

Suivant toujours l’article 7 de l’instruction ci-dessus, l’ordonnateur

en matières ordonne tous les mouvements d’entrée ou de sortie

des matériels et objets, fait procéder à des recensements généraux ou partiels

(contrôle interne). Sur ce, il devra être l’initiateur et l’ordonnateur de toutes

les opérations (ordre d’entrée et ordre de sortie, recensement,

revalorisation…) dans son domaine. Ceci débute, en principe, dès la

préparation du budget prévisionnel, en identifiant les besoins en objets et

matériels nécessaires pour le fonctionnement de son service ; et de les

soumettre à l’ordonnateur secondaire qui se chargera de la procédure

d’engagement selon les règlements y afférents. Il nomme par voie de décision

le dépositaire comptable, procède à l’institution des commissions,

conformément aux dispositions de l’instruction générale dans son article 57,

en ce qui concerne la commission ordinaire des recettes, et de l’article 138,

pour celle de remises. Il se charge de la répartition et de l’emploi des objets et

matériels relevant de son service, et veille à la reddition des comptes.

2.1.2 Responsabilité de l’ordonnateur en matière :

Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.

L’ordonnateur en matière est « pécuniairement responsable des délivrances

non prévues par les règlements qu’il aurait autorisées». Il est également

responsable de toutes les informations transmises à l’ordonnateur secondaire,

notamment, en ce qui concerne la certification des services faits.

2.2. Les comptables dépositaires et les détenteurs effectifs

2.2.1 Le dépositaire comptable :

Le dépositaire comptable est un fonctionnaire chargé « de la garde,

de la conservation et de l’entretien du matériel en service ainsi que de la

régularité des écritures le concernant6 ». Il est nommé au niveau de SOA par

décision de l’ordonnateur en matière (cf. circulaire

n°01MFB/SG/DGB/DPE/SM du 14 juillet 2010)

La responsabilité du dépositaire comptable prend effet à partir de la prise en

charge des objets et matériels qu’il certifie la réception, et/ou à partir

de son entrée en fonction, en cas de mutation des comptables. Dans

ce dernier cas, un délai de 15 jours lui est accordé pour vérifier

la concordance entre les écritures et les existants réels. Les résultats de cette

vérification (qui se fait généralement par le biais d’un recensement général ou

partiel) sont présentés dans un « Procès-verbal de mutation

comptable (modèle n°13)». Passer ce délai, si le dépositaire comptable

entrant n’a pas demandé cette opération de vérification (recensement), il

devient automatiquement responsable des objets et matériels inscrits dans les

écritures de son prédécesseur.

Le dépositaire comptable tient, prend soins et met à jour les documents

comptables, tels que le grand livre et le livre journal. Sur ordre

de l’ordonnateur en matière, il procède aux mouvements d’entrées et

de sorties des matériels. Toutes les correspondances relatives à

ces opérations se font toujours et exclusivement par écrit. En ce qui concerne

les mouvements d’entrées, le dépositaire comptable reçoit de l’ordonnateur en

matière « un ordre d’entrée » qui lui ordonne la prise en charge. Cet ordre

d’entrée précise exactement la désignation des objets et matériels faisant

6 Instruction Générale du 22 juillet 195, Art. 23

Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.

objet de la prise en charge, la quantité, la valeur unitaire, la valeur de chacun

des articles, la valeur totale de l’opération, ainsi que la référence de la pièce

justificative correspondante. La copie de cette pièce justificative est adressée

en même temps que l’ordre d’entrée, au dépositaire comptable : facture pour

les achats, fiche de cession, ordre de sorties émanant du service donateur,

pour les dotations ou délivrances, procès verbal de recensement, pour

les excédents…En ce qui concerne les achats, les instructions données

par la Direction Régionale du Budget insistent pour que toutes les factures

relatives aux achats des matériels soient certifiées par le dépositaire

comptable (pour prise en charge dans le journal de la comptabilité des

matériels en service). Il en est de même, pour les ordres d’entrées. Pour être

valide, les ordres d’entrée devront faire apparaître la déclaration de prise en

charge du dépositaire comptable. En principe, un ordre d’entrée, est revêtu de

deux signatures.

Comme la prise en charge, la décharge est de natures différentes.

Par voie de conséquence, les ordres de sorties sont établis pour de multiples

raisons. Le rôle et la responsabilité du dépositaire comptable varient selon le

cas. D’abord, on parle des sorties volontaires des objets et matériels sur

lesquelles figurent, le changement de classification et de valeur ; délivrance

par un dépositaire comptable à d’autres dépositaires comptables (donation,

au terme courant), sorties pour destruction, démolition, vente suite à

une condamnation… Dans ces situations, les missions du dépositaire

comptable consistent uniquement à la mise en œuvre de la procédure

administrative classique, à l’intérieur du service même ; et dans le cas

échéant, entre deux organismes concernés (service donateur et bénéficiaire,

service public et fournisseur). De l’autre coté, il existe des sorties involontaires

opérée par un service public. Ce sont des décharges qui nécessitent selon le

cas, une procédure spécifique, ou une intervention judiciaire (le cas échéant) :

déficit constaté lors du recensement, perte des objets et matériels…Aussi, la

responsabilité du dépositaire comptable, ne sera pas uniquement d’ordre

professionnel, elle pourra être pénale.

Cependant, dans le cas où le (ou les) matériel (s) en question a été mise

à la disposition de tiers, pour son usage personnel ou pour le besoin de

Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.

service, la responsabilité revient au détenteur du matériel, appelé « détenteur

effectif ».

2.2.2 Les détenteurs effectifs :

On considère comme « détenteur effectif », tout fonctionnaire ou agent

de l’Etat, qui soit par leur statut, soit par leur fonction, possède à sa disposition

des objets ou matériels appartenant à un service public. Les détenteurs

effectifs deviennent aussi responsables des matériels qui sont mis à leur

disposition. Ainsi, par exemple, les hauts fonctionnaires de l’Etat, logés dans

des logements de fonction, équipés des ameublements, matériels et mobiliers

de logement, matériels de cuisines sont devenus détenteurs effectifs de ces

matériels. Il en est de même pour les fonctionnaires ayant des véhicules

administratifs, des ordinateurs portables à leur disposition, les chefs d’ateliers

qui disposent des outillages, à défaut de magasin ou pour organisation propre

du service…

En ce qui concerne les matériels installés dans les logements, le dépositaire

comptable établit une fiche d’inventaire en trois exemplaires, suivant

le modèle n°26. La première copie servira d’une pièce comptable

du dépositaire comptable, la seconde sera gardée par le détenteur,

et la troisième sera adressée au chef du service responsable du logement

ou l’ameublement, dans un délai de quinze jours. Cette fiche devra

mentionner l’adresse de l’immeuble et le logement où se trouvent le mobilier,

le prix unitaire et le prix total des articles, la provenance et l’état de ces

articles. Tandis que pour les autres matériels, il sera établi une fiche

d’inventaire des matériels remis à un détenteur effectif, modèle n°25. Le

grade, la fonction et l’adresse exacte du détenteur effectif. Ces inventaires

sont numérotés et inscrits sur un carnet tenu par le dépositaire comptable.

2.3. Les commissions

Il existe en principe, trois types de commissions en comptabilité des matières.

Ces commissions sont aussi valables pour la comptabilité des matériels en

service. Elles devront être instituées dans chaque service. Il s’agit de la

Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.

commission ordinaire de recette, la commission ordinaire de remises et la

commission de réception.

2.3.1 La commission ordinaire de recette :

En se référant à l’article 57 de l’instruction générale du 22 juillet 1955,

sur la comptabilité des matières, l’institution de cette commission relève

de la compétence du gestionnaire d’activité dont il nomme les membres.

La commission est composée de trois fonctionnaires, issus de n’importe

quel service. Toutefois, « en cas d’impossibilité, elle peut être réduite à deux

et même à un membre ». Cependant, « le dépositaire comptable, ne peut,

en aucun cas faire partie de la commission nommée pour examiner le matériel

ou les objets qu’il doit prendre en charge » (art.58).

L’attribution de cette commission est occasionnelle. Elle ne se réunit que

« pour la réception des achats effectués sur marché ». Les observations et

les décisions de cette commission sont portées en écriture dans un

procès-verbal (modèle n°14, en annexe)

2.3.2 La commission ordinaire des remises :

La commission des remises est une commission instituée dans chaque

service, et comme celle des recettes, « elle est composée, si possible, de trois

fonctionnaires ». On entend par « remise », la restitution à titre définitif

ou en vue de remplacement, des objets et matériels, jugés inutiles et sans

emploi par le dépositaire comptable.

2.3.3 Commission de réception

A la différence de la commission ordinaire de recette qui ne se réunit que pour

les achats effectués, cette commission se charge de toute réception des

objets et matériels en dehors des achats : excédent constatés lors d’un

recensement, dotation, ou cession …

Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.

2.4. Les agents de contrôle

Lors de son intervention dans une séance de formation en novembre 2008, un

haut fonctionnaire de l’Etat7, a évoqué quatre catégories d’agents de contrôle.

Il s’agit d’agent recenseur, les commissions diverses, les vérificateurs de la

direction du patrimoine de l’Etat et/ou de ses services déconcentrés et les

organes de contrôle de l’Etat, tels que le Contrôle Financier, l’Inspection

Générale de l’Etat…

Pourtant, en se référant à l’instruction générale du 22 juillet 1955, il existe trois

catégories d’organes de surveillance et de contrôle (Art.260 à 262). D’abord,

la surveillance et le contrôle permanent exercé par les chefs de service

ou ordonnateurs en matières (contrôle interne), ensuite le contrôle

de l’Administration Territoriale ou Provinciale qui est actuellement assuré

par la Direction du Patrimoine de l’Etat et ses services déconcentrés, celui du

Contrôle Financier et de l’Inspection Générale de l’Etat, et enfin, les autres

contrôles contextuels et/ou temporaires et indépendamment du contrôle

normal.

En réalité, ces deux points ne sont pas contradictoires. On peut les concilier,

en disant que les quatre organes cités par ce haut fonctionnaire n’est qu’un

élargissement des deux organes stipulés dans l’article 260 et 261 de

l’instruction générale.

2.4.1 La surveillance et le contrôle permanent (contrôle interne)

Il s’agit d’une surveillance et contrôle des matériels au niveau de chaque

service. L’ordonnateur en matière et/ou chef de service « veillent à la

régularité de toutes les écritures qui s’y rapportent » (art.60 de l’IG du

22/07/55), d’une façon périodique (trimestrielle, semestrielle…). L’objet de ce

contrôle est la mise à jour des écritures par rapport aux réalités physiques des

objets et matériels.

7 Jean Frédéric MAMINJOARY , Inspecteur d’Etat

Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.

2.4.2 Le contrôle de l’administration externe au service

C’est le contrôle effectué par l’autorité de vérification et d’approbation

des comptes à la clôture d’exercice. En effet, « à la fin de la période annuelle,

chaque dépositaire comptable dresse, d’après les livres et pièces

justificatives, un état appréciatif (modèle n°9) présentant par numéro de la

nomenclature sommaire le montant de chaque opération à charge et à

décharge » (art.261 de l’IG), la récapitulation qui précise les existants au

début de l’année, la valeur totale des entrées et de sorties, ainsi que le

reliquat en fin d’année, en vue de la délivrance d’un quitus d’approbation.

Mais ce contrôle touche aussi la vérification des opérations circonstancielles

en vu de leur approbation ou visa, comme par exemple, le cas de la

condamnation des matériels, procès verbal constatant la perte des matériels,

le recensement…

2.4.3 Les autres contrôles

Il s’agit d’un contrôle effectué sur instruction spéciale du chef de province, du

chef de région ou de leurs délégués, en vu de vérifier « toutes les pièces de

la comptabilité (…) et porte ses investigations dans toutes les parties

du service » (art.262 de l’IG), lorsqu’ils jugent nécessaire. Pourtant, dans la

pratique, celui-ci, n’est plus le cas. Ce qui explique davantage l’importance de

la révision des textes qui règlementent la comptabilité des matières.

Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.

Sources

Textes fondamentaux :

Constitution du 17 novembre 2010Loi Organique n° 2004-007 du 26 juillet 2004 sur les lois de Finances ;Loi n° 2003-011 du 03 septembre 2003 Portant Statut Général des

Fonctionnaires ;Décret n° 2003-1158 du 17 décembre2003 Portant Code de Déontologie de

l'Administration et de Bonne Conduite des Agents de l'Etat, Décret n°2005-003 du 4 janvier 2005 portant règlement général sur la

comptabilité de l’exécution budgétaire des organismes publics.Décret n°2007-444 du 21 mai 2007 fixant les règles de gestion budgétaire,

financière et comptable des Régions.Arrêté N°3738/96 MBFP/SG du 14 juillet 1996, fixant le régime de la

comptabilité des communes rurales de première catégorieArrêté N°3739/96 MBFP/SG du 14 juillet 1996, fixant le régime de la

comptabilité des communes rurales de deuxième catégorie

Textes spécifiques relatifs à la comptabilité des matières actuellement en vigueur :

Instruction Générale du 22 juillet 1955 sur la Comptabilité des Matières et des

Immeubles à Madagascar et Dépendance; (J.O de 1955 page 1765) ; Décret n°61-242 du 26 mai 1961 fixant le montant et les conditions

d’attribution des indemnités de responsabilité allouées aux fonctionnaires des

cadres et agents de l’État chargés d’une gestion de derniers ou de matières

(J.O M 1961page 942) modifié par les décrets n°61-654 du 7 décembre1961

(J.O.p 2229) et 66-084 du 15 février 1966 (J.O 1966 p 504) ; Arrêté interministériel n° 074/2005 du 21 janvier 2005 fixant les modalités

d’application du décret n° 2004 -515 du 4 mars 2004 ; Arrêté n° 6153-93 du 26 novembre 1993 portant application du décret

n°93-894 règlementant l’utilisation des véhicules administratifs (J.O.R.M du 28

février 1994 page 701) ;Arrêté n°21-543/2007-MFB du 11 décembre 2007 portant constitution des

commissions de réception pour les marchés publics de travaux, de fournitures

et de prestations intellectuelles ; Circulaire n° 460-MFB/SG/DGD/3/SEMA du 5 avril 1994 relative à la reddition

des comptes des matières;Circulaire n°498-MDG/SG/DGPBD/3/MM.1 du 21 juillet 1997 sur l’amélioration

de gestion des matières;

Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.

Circulaire n° 148-MEFB/SG/DGDP/DL/SM –du 9 mars 2005 sur l’amélioration

de gestion des matières;Circulaire n° 01 MFB/SG/DGB/DPE/SM du 14 juillet 2010Note circulaire n°02 –PM/CAB/CT/DA du 11mars 2005 sur la gestion des

biens et équipements.Lettre n°127-MEFB/SG/SGDP du 07 Avril 2004 sur la gestion de

l’Administration

Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.