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La comptabilité des matières(cas des matériels en service)
Wenceslas Ludovic TOTO
Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.
1. NOTION GENERALE, CADRE JURIDIQUE ET SITUATION ADMINISTRATIVE
Suivant l’article 55 du Décret n° 2005-003 du 04 janvier 2005, portant
règlement général sur la comptabilité de l’exécution budgétaire des
organismes publics, « La comptabilité comprend une comptabilité selon les
besoins et les caractères propres à chaque organisme public, une
comptabilité analytique et une ou plusieurs comptabilités spéciales des
matières, valeurs et titres ». Ces dernières (comptabilités spéciales des
matières, valeurs et titres), dénommées « comptabilité des matières et des
immeubles» dans l’Instruction Générale du 22 juillet 1955, comprennent, elles
aussi à leur tour, quatre (04) éléments :
- La comptabilité, en quantité et valeurs, des matières et du matériel
de toute nature formant l’approvisionnement des magasins (matériels
en approvisionnement) ;
- La comptabilité, en quantité et valeurs, des objets qui, à raison de leur
affectation spéciale, ne font pas partie de l’approvisionnement
des magasins et sont confiés à un détenteur quelconque pour
les besoins du service ou pour son usage personnel (matériel en
service) ;
- Les comptabilités administratives se rapportant aux matières,
denrées et tous objets mis en consommation, en cours de
transformation ou de confection, ainsi qu’aux matériaux employés aux
constructions. Sont compris dans cette branche, tous objets et
matériels durables, dont le prix unitaire est inférieur à cinquante mille
Ariary.
- Le compte évalué des propriétés immobilières bâties ou non
bâties appartenant au Territoire, aux provinces et aux communes
(comptabilité des immeubles)
En fait, ce travail concerne, plus particulièrement du second élément qui
n’est autre que la comptabilité des matériels en service.
Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.
1.1. Principes fondamentaux
1.1.1 Définition :
La comptabilité des matériels en service est un ensemble des règles
applicables à la gestion des objets et matériels de toute sorte (outillages
divers, matériels et machines agricoles, matériels informatiques, matériels et
mobiliers de bureau, matériels de logement, matériels roulants…), utilisé par
l’administration publique pour le fonctionnement de ses services. On entend
par l’administration publique, toutes les Institutions de l’Etat, tous les
Ministères et leurs services déconcentrés, collectivités territoriales,
Etablissements publics…
Cependant, pour être prise en comptabilité des matériels en service,
ces objets sont soumis à une double condition :
- Avoir un prix unitaire strictement supérieur à MGA 50 000,00. Par contre,
les matériels et objets dont le prix unitaire est au dessous de ce seuil,
entrera dans la comptabilité administrative, qui est un élément à part et
entière de la comptabilité des matières.
- Ne pas sceller dans les murs ou sur le sol. Autrement dit, les objets ou
matériels qui sont susceptibles des mouvements de mutation.
1.1.2 Tenue de la comptabilité
Généralement, quatre (04) principes régissent la comptabilité des matériels en
service. Ces principes sont indissociables :
- Une Comptabilité soumise à la période annuelle : par principe,
l’exercice budgétaire de l’administration publique s’étend du 1er janvier
au 31 décembre de l’année N. En d’autre terme, la gestion comptable
se fait annuellement.
- Une comptabilité tenue par service et par budget : tout service
disposant d’un budget propre (budget général, autonome ou annexe)
devra avoir un compte. Ainsi, « chaque livre comptable est unique par
service ou branche de service et par budget »1. La régularité de ce
1 Instruction Générale du 22 juillet 1955, sur la comptabilité des matières, art 31, alinéa 4
Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.
compte est sanctionnée par la délivrance d’un quitus annuel émanant
de la Direction du Patrimoine de l’Etat auprès du Ministère des
Finances et du Budget, au niveau central ; et par la Direction Régionale
du Budget, au niveau excentrique.
- Une rubrique budgétaire unique pour tous les services : étant donné
que toutes les opérations en comptabilité publique sont régies
par le Plan Comptable des Opérations Publiques (PCOP), la rubrique
de la comptabilité des matériels en service est unique pour l’ensemble
de l’administration publique.
- Comptabilité par nomenclature : l’Instruction générale du 22 juillet 1955
évoque que tous les objets devraient être classés selon leur nature et
suivant leur destination. En se référant toujours à ladite instruction, ce
classement se fait par nomenclature sommaire, et numéroté de un à
treize.
1.1.3 Tenue de Registres :
Puisqu’il s’agit de la comptabilité, le Journal est un document indispensable.
Ensuite, s’ajoute le Grand livre (annuel ou triennal). Le premier fait figurer
les différents mouvements ou opérations effectuées au cours de l’exercice
(en quantité et en valeur), et par numéro d’ordre chronologique.
Toute inscription dans le journal doit être accompagnée des pièces
justificatives valables (ordre d’entrée ou ordre de sortie), tandis que le second
fourni des renseignements généraux sur l’ensemble des matériels existants.
L’enregistrement des objets dans le grand livre doit se faire obligatoirement
par article, par ordre alphabétique et par numéro de la nomenclature
sommaire. La désignation des objets et matériels est identique à celle du livre
journal avec les caractéristiques y afférents. Cependant, il est à noter que,
deux ou plusieurs objets de même nature et ayant le même prix unitaire,
forment un article, même si la période ou date d’acquisition est différente. De
même, l’unification des prix est obligatoire lorsque les prix dans les écritures
Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.
des deux ou plusieurs objets de même nature, et même caractéristiques sont
différents à la fin d’année.
Afin d’éviter toute forme et/ou tentative de fraude, « le libellé des articles
inscrits sur les livres doit être clair et précis, sans surcharges ni interlignes ;
les grattages sont formellement interdits. Les ratures ne sont autorisées que
dans les cas d’erreurs matériels… »2
1.1.4 Les différentes sortes d’opérations :
Par principe, il n’y a que deux types d’opération comptable : l’entrée
et la sortie. Ainsi, la comptabilité des matériels en service ne fait pas
l’exception à ce principe. On parle généralement de la prise en charge et de la
décharge.
- La prise en charge : comme son nom l’indique, est une opération comptable
qui consiste à faire porter en écriture (journal), tout objet ou matériel
nouvellement acquis (achat ou dotation) et/ou nouvellement constaté
(excédent lors du recensement). Elle nécessite inévitablement une pièce
justificative, appelée « Ordre d’Entrée», établie à partir d’une facture, en ce qui
concerne les achats effectués ; un état de cession ou ordre de sortie émanant
du service ou organisme donateur, en ce qui concerne les dotations ; et un
procès verbal de recensement, pour les excédents constatés.
- La décharge est une opération comptable permettant à un service public de
se désengager des objets ou matériels figurés dans ses écritures. Elle doit
être justifiée par un « Ordre de sortie ». La décharge peut s’effectuer pour
plusieurs raisons : délivrance à un service public par d’autre service, la perte
des objets ou déficit constaté lors du recensement, et la condamnation des
matériels. La première demande une présentation d’un récépissé portant la
prise en charge de la partie bénéficiaire qui se justifie par son « ordre
d’entrée » ; la seconde doit être accompagnée par un procès verbal
constatant la perte des objets, dûment approuvé par l’autorité compétente à
cet effet ; et un procès verbal de condamnation approuvé, pour la troisième.
2 Instruction générale du 22 juillet 1955, sur la comptabilité des matières. Art. 34
Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.
Bref, il est considéré comme opération en comptabilité des matériels
en service, tout mouvement nécessitant un enregistrement dans le livre
journal. De ce fait, les prêts, les réparations et les remplacements d’objets
dans les unités collectives, bien qu’ils entrainent des mouvements des objets
et matériels, ne donnent pas lieu à un mouvement comptable (chapitre 5 de
l’instruction générale du 22 juillet 1955). En effet, ces types de mouvements
ne sont pas définitifs, ils ne s’agissent que des mouvements temporaires des
objets et matériels
1.2. Cadre réglementaire et rattachement administrative
De rang constitutionnel, le préambule de la Constitution de la quatrième
République de Madagascar énonce que, « Considérant que l’épanouissement
de la personnalité et de l’identité de tout Malagasy est le facteur essentiel
du développement durable et intégré dont les conditions sont, notamment :
la bonne gouvernance dans la conduite des affaires publiques, grâce à
la transparence dans la gestion et la responsabilisation des dépositaires
de la puissance publique ;
Déclare :
Article 93.- La Cour des comptes assiste le Parlement dans le contrôle
de l’action du Gouvernement. Elle assiste le Parlement et le Gouvernement
dans le contrôle de l’exécution des lois de finances ainsi que dans l’évaluation
des politiques publiques. Par ses rapports publics, elle contribue à
l’information des citoyens.
Les comptes des Administrations publiques doivent être réguliers et
sincères, et donner une image fidèle du résultat de leur gestion, de leur
patrimoine et de leur situation financière.» En effet, étant le résultat
des dépenses publiques, les objets et matériels mis à la disposition
de l’Administration devront être gérer convenablement.
D’une manière générale, en tant qu’un élément de la comptabilité
des matières, la comptabilité des matériels en service est régie par
l’Instruction Générale du 22 juillet 1955. Bien qu’il existe quelques textes
règlementaires et des mises à jour, ce texte datant de la fin de la colonisation,
Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.
confirmé par la circulaire n°13 604-FIN/MTM du Ministre des Finances en date
du 19 mai 1965, reste un texte de base et de référence dans la gestion des
objets et matériels dans les services publics à Madagascar. La question est de
savoir si devant les différentes catégories de l’Administration publique,
l’application des règles relatives à la comptabilité des matériels en service est
identique.
1.2.1 Ministères et Services déconcentrés de l’Etat :
Se servant du budget général de l’Etat, les départements ministériels et leurs
services déconcentrés au niveau provincial et régional ayant les mêmes
procédures budgétaires, appliquent, par voie de conséquence, les mêmes
règlements, y compris pour tout ce qui concerna la comptabilité des matières.
1.2.2 Collectivités Territoriales Décentralisées :
En ce qui concerne les collectivités territoriales décentralisées,
on les distingue en deux catégories :
a. Première catégorie :
Sont classées dans cette catégorie, les provinces, les régions et les
communes urbaines. Pour cette catégorie, la loi n°95-005 du 21juin 1995
relative aux budgets des Collectivités territoriales décentralisées a clairement
défini dans son article 3 que : « Les Régions, les Départements, Communes
urbaines suivent le régime de la comptabilité publique, sur la gestion
financière et sur celle des matières conformément aux lois et règlements en
vigueur ». Pour le cas des communes urbaines, une autre précision est
avancée. « Les comptabilités des matières sont tenues, conformément à la
réglementation, par un agent municipal désigné par l’ordonnateur »3. L’arrêté
n°3738/96 MBFP/SG du 14 juin 1996 fixant le régime de la comptabilité des
communes rurales, de première catégorie, stipule que : « l’exécution des
opérations financières des communes rurales de 1ère catégorie, suit le régime
3 DECRET n° 2005-003 du 04 janvier 2005, portant règlement général sur la comptabilité de l’exécution
budgétaire des organismes publics Art. 281
Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.
de la comptabilité publique ». Ce qui fait que, les communes rurales de
première catégorie, font partie de cette première distinction.
Ainsi, comme les départements ministériels et leurs services déconcentrés,
la comptabilité des matières des CTD classées dans la présente catégorie, est
strictement soumise à l’approbation annuelle de reddition des comptes auprès
de la Direction du Patrimoine de l’Etat ou à la Direction Régionale du Budget,
le cas échéant. Il s’agit en effet, du respect des principes de la répartition
des services publics et de la décentralisation, notamment, aux missions
prévus dans les dispositions de l’article 20 de la loi n°93-005 du 26 janvier
1994.
b. Deuxième catégorie :
Dans ce paragraphe figure les communes rurales de la deuxième catégorie.
Cependant, il faut préciser que cette deuxième distinction a été faite à base du
« Manuel de comptabilité-matières à l’usage des communes », publié par le
Ministère chargé du Budget et du Développement des Provinces Autonomes,
en octobre 2001. Dans la page 15, paragraphe 2-11-1, dudit manuel, il a été
avancée que : « Avant l’approbation par ses soins, le Maire doit tout d’abord
vérifier cet inventaire ». Toutefois, cette disposition peut engendrer de
multiples débats. D’abord, est-ce que ce manuel a une valeur juridique,
comme les différents textes règlementaires ? Effectivement, la disposition
prévue dans l’article 9, de l’arrêté n°3739/96 MBFP/SG du 14 juin 1996 stipule
qu’« Au 31 décembre de chaque année, le trésorier est chargé de préparer le
compte financier appuyé des pièces justificatives. Le compte financier est
présenté par le maire devant le conseil communal en assemblée générale
pour approbation ». Peut-être, cet article est aussi valable pour le
compte-matières, car, c’est aussi, le trésorier lui-même qui assure la
comptabilité des matières (art.5). Ensuite, le principe de séparation du pouvoir
sera-t-il respecté ? Même avec examen du conseil communal, le maire, qui
est à la fois, ordonnateur en matière, assure lui-même l’approbation du
compte de la commune. Quoi qu’il en soit, les dispositions règlementaires en
vigueur, évoque que leur « comptabilités des matières sont tenues
conformément à la réglementation par le receveur ou par un agent communal
Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.
désigné par l’ordonnateur »4. Ce qui implique que l’application de la
disposition, prévue dans ce manuel ne sera acceptée que lorsqu’elle va de
l’avant avec les textes règlementaires, car les articles de l’instruction générale
du 22 juillet 1955, cités comme référence ne mentionnent pas cette distinction,
concernant l’autorité d’approbation, d’autant plus que le susdit arrêté n’est pas
cité en référence. Ce qui fait que, la procédure de la comptabilité-matières des
communes rurales de cette catégorie, voire des collectivités dans son
ensemble, devra faire l’objet d’études des autorités gouvernementales.
1.2.3 Etablissements Publics nationaux et autres institutions publiques :
Suivant l’article 2 de loi n°98-031 du 20 janvier 1999, les établissements
publics sont classés en deux catégories : les Etablissements publics à
caractères industriels et commercial (EPIC) et les Etablissements public à
caractère administratif (EPA). Bien que les dispositions de l’article 321, alinéa
2 du décret n° 99-335, paru dans le journal officiel du 30.08.99, p.1940
relatives à a comptabilité des matières des Etablissements publics nationaux
sont plus ou moins floues, celles de la circulaire n°01.MFB/SG/GB/DPE/SM
du 14 juillet 2010, par contre, stipulent clairement que « les établissement
publics (EPIC, EPA…), les collectivités décentralisées doivent respecter,
outre la procédure de leur comptabilité financière, toutes les dispositions
relatives à la gestionde la comptabilité des matières (Instruction générale,
décrets, circulaires, décisions…) ». Celles-ci supposent que ces
établissements, comme l’ensemble des services publics, sont soumis à la
reddition de comptes de matériels en service à chaque fin d’exercice.
En somme, quelque soit leur nature et leur statut, et même si la procédure
de leur comptabilité financière est différente, l’ensemble de l’Administration
publique dispose des mêmes règlements en matières de la gestion
des matériels en service. Seules, les communes rurales (à partir de la
deuxième catégorie) qui font l’exception.
4 D E C R E T N° 2005-003 portant règlement général sur la comptabilité de l’exécution budgétaire
des organismes publics, Article 323
Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.
1.3. Système de contrôle
Les écritures comptables et les inventaires physiques des matériels dans
un service, collectivité ou établissement devraient rester en concordance.
Pour garantir cette concordance, la mise en place d’un système de contrôle
est indispensable.
1.3.1 Contrôle interne :
a. Contrôle périodique des matériels :
En se référant à l’article 236 de l’instruction générale du 22 juillet 1955,
« les matières, denrées et objets doivent être recensés chaque année ». Cette
disposition a été aussi, renforcé par la circulaire n°01 MFB/SG/DGB/DPE/SM
du 14 juillet 2010, en affirmant que « le recensement général des matières et
objet est obligatoire. », à partir de l’exercice 2010. En fait, le recensement est
un moyen permettant à chaque service de contrôler physiquement les
matériels et, leur concordance avec les écritures comptables.
De plus, le contrôle périodique a aussi pour objet de contrôler la concordance
entre les dépenses engagées et les prises en charge dans la comptabilité
des matériels en service.
b. Contrôle contextuel :
Comme son nom l’indique, le contrôle contextuel s’effectue dans un contexte
bien défini. D’abord, il est effectué dans les conditions prévues par l’article 15
de la susdite instruction. Celui-ci stipule que « dans le cas de mutation
de comptables, la remise et la prise de service donnent lieu en principe,
à un recensement général des matières et objets ». Mais, à noter que cette
opération n’est obligatoire. Elle s’effectue à la demande du comptable entrant.
Dans le cas où ce dernier n’a pas pu procéder à ce recensement,
dans un délai de quinze jours après la date de sa prise de service, « il sera
considéré comme ayant reconnu la concordance entre l’existant et
les écritures » et, son prédécesseur sera acquitté de droit de toute
responsabilité y afférente. Ensuite, ce type de contrôle pourra se faire à la
Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.
demande du chef de service ou du comptable dépositaire pour quelque motif
que ce soit (incendie, cyclone, vol, doute…).
Ces contrôles consistent surtout à la comparaison de l’existant réel et
les écritures. En cas de différence (excédent et/ou déficit), un procès verbal
de recensement sera établi, conformément à la règlementation en vigueur.
Seuls, les articles qui présentent de différences seront portés dans le procès
verbal de recensement.
1.3.2 Vérification externe et contrôle règlementaire :
On entend par « vérification externe et contrôle règlementaire », l’ensemble
de toute action exercée par l’Inspection Générale de l’Etat, le Contrôle
Financier ou du service chargé des matériels auprès du Ministère du Budget,
conformément à la règlementation en vigueur.
La vérification et contrôle externe pourra aussi être périodiques
ou contextuels. Périodique, dans le sens où chaque service est soumis
à la reddition de compte qui devra être approuvée, par le service chargé des
matériels au sein du Ministère du Budget, après visa du Contrôle Financier
(circulaire n°01MFB/SG/DGB/DPE/SM du 14 juillet 2010). Tandis que, le
contrôle contextuel est exercé généralement par les services d’inspection.
1.4. Reddition des comptes de fin d’année et pénalisation
La reddition des comptes se définit comme étant un rapport annuel
de la situation comptable d’un service donné, présentant la situation initiale,
les opérations effectuées au cours de l’année, ainsi que la situation en fin
d’exercice, dressé par le dépositaire comptable. Ce rapport sera présenté
dans un document, appelé « état appréciatif ». L’état appréciatif, accompagné
des pièces justificatives d’entrées et de sorties (ordre d’entrée, ordre de sortie)
sera dressé en deux exemplaires, dont un servira de chemise.
1.4.1 Approbation des comptes :
Suivant la règlementation en vigueur « aucun Titre d’Engagement Financier
se rapportant aux achats de matériels et de mobiliers sur toutes les rubriques
de fonctionnement et/ou d’investissement ne pourra être délivré par
Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.
le Contrôle Financier s’il n’a pas été produit à l’appui de la demande
d’engagement, le quitus d’approbation du compte matière d’au moins
(N-2) »5. En d’autre terme, l’approbation des comptes matières est obligatoire
pour tout service public, sous réserve du non délivrance d’aucun titre
d’engagement financier, relatif à l’acquisition des matériels. L’approbation des
comptes matières et la délivrance du quitus y afférent, relèvent exclusivement
de la compétence de la Direction du Patrimoine de l’Etat, au niveau central ; et
de la Direction Régionale du Budget, au niveau régional.
Cependant, cette disposition ne concerne pas les collectivités territoriales
décentralisées et quelques institutions autonomes qui sont dispensées du TEF
dans leur procédure financière.
1.4.2 Dossier de reddition des comptes :
Pour être valable, les dossiers de reddition des comptes devront contenir :
- État appréciatif avec les pièces justificative (ordre d’entrée, ordre de
sorties et/ou factures) ;- La fiche d’inventaire des mobiliers et objets ; - Le procès verbal de recensement ; - Décision portant nomination du dépositaire comptable ;- Fiche de la Centralisation Comptable (FCC) ;- Copie du dernier quitus ;- Note de présentation et/ ou texte portant création (si besoin sera) ;- Autres actes jugées nécessaires selon les cas (procès verbal de
condamnation, procès verbal constatant la perte des objets et
matériels, décision portant nomination des membres de commissions
diverses, d’agent recenseur…)
2. LES PRINCIPAUX ACTEURS EN COMPTABILITE DES MATERIELS EN SERVICE
5 Circulaire n°004 - MFB/SG/DGB/DESB/SAIDM du 24 décembre 2010, p.35
Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.
Dans un cas général, on considère cinq principaux acteurs en comptabilité
des matériels en service, ceux-ci sont : l’ordonnateur en matière, le
dépositaire comptable, les détenteurs effectifs, les commissions et les agents
de contrôle.
2.1. L’ordonnateur en matière
L’ordonnateur en matière est une qualité liée à la fonction. Principalement,
ce sont les directeurs et les chefs de service, qui agit en qualité
de l’ordonnateur principal en matière. En se référant à la circulaire
n°01MFB/SG/DGB/DPE/SM du 14 juillet 2010, il s’agit du Gestionnaire
d’Activités (GAC). Toutefois, « il peut éventuellement déléguer sa signatures à
un fonctionnaire relevant de chaque SOA, exerçant alors les fonctions
d’ordonnateur délégué en matière ».
2.1.1 Attributions de l’ordonnateur en matière :
Suivant toujours l’article 7 de l’instruction ci-dessus, l’ordonnateur
en matières ordonne tous les mouvements d’entrée ou de sortie
des matériels et objets, fait procéder à des recensements généraux ou partiels
(contrôle interne). Sur ce, il devra être l’initiateur et l’ordonnateur de toutes
les opérations (ordre d’entrée et ordre de sortie, recensement,
revalorisation…) dans son domaine. Ceci débute, en principe, dès la
préparation du budget prévisionnel, en identifiant les besoins en objets et
matériels nécessaires pour le fonctionnement de son service ; et de les
soumettre à l’ordonnateur secondaire qui se chargera de la procédure
d’engagement selon les règlements y afférents. Il nomme par voie de décision
le dépositaire comptable, procède à l’institution des commissions,
conformément aux dispositions de l’instruction générale dans son article 57,
en ce qui concerne la commission ordinaire des recettes, et de l’article 138,
pour celle de remises. Il se charge de la répartition et de l’emploi des objets et
matériels relevant de son service, et veille à la reddition des comptes.
2.1.2 Responsabilité de l’ordonnateur en matière :
Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.
L’ordonnateur en matière est « pécuniairement responsable des délivrances
non prévues par les règlements qu’il aurait autorisées». Il est également
responsable de toutes les informations transmises à l’ordonnateur secondaire,
notamment, en ce qui concerne la certification des services faits.
2.2. Les comptables dépositaires et les détenteurs effectifs
2.2.1 Le dépositaire comptable :
Le dépositaire comptable est un fonctionnaire chargé « de la garde,
de la conservation et de l’entretien du matériel en service ainsi que de la
régularité des écritures le concernant6 ». Il est nommé au niveau de SOA par
décision de l’ordonnateur en matière (cf. circulaire
n°01MFB/SG/DGB/DPE/SM du 14 juillet 2010)
La responsabilité du dépositaire comptable prend effet à partir de la prise en
charge des objets et matériels qu’il certifie la réception, et/ou à partir
de son entrée en fonction, en cas de mutation des comptables. Dans
ce dernier cas, un délai de 15 jours lui est accordé pour vérifier
la concordance entre les écritures et les existants réels. Les résultats de cette
vérification (qui se fait généralement par le biais d’un recensement général ou
partiel) sont présentés dans un « Procès-verbal de mutation
comptable (modèle n°13)». Passer ce délai, si le dépositaire comptable
entrant n’a pas demandé cette opération de vérification (recensement), il
devient automatiquement responsable des objets et matériels inscrits dans les
écritures de son prédécesseur.
Le dépositaire comptable tient, prend soins et met à jour les documents
comptables, tels que le grand livre et le livre journal. Sur ordre
de l’ordonnateur en matière, il procède aux mouvements d’entrées et
de sorties des matériels. Toutes les correspondances relatives à
ces opérations se font toujours et exclusivement par écrit. En ce qui concerne
les mouvements d’entrées, le dépositaire comptable reçoit de l’ordonnateur en
matière « un ordre d’entrée » qui lui ordonne la prise en charge. Cet ordre
d’entrée précise exactement la désignation des objets et matériels faisant
6 Instruction Générale du 22 juillet 195, Art. 23
Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.
objet de la prise en charge, la quantité, la valeur unitaire, la valeur de chacun
des articles, la valeur totale de l’opération, ainsi que la référence de la pièce
justificative correspondante. La copie de cette pièce justificative est adressée
en même temps que l’ordre d’entrée, au dépositaire comptable : facture pour
les achats, fiche de cession, ordre de sorties émanant du service donateur,
pour les dotations ou délivrances, procès verbal de recensement, pour
les excédents…En ce qui concerne les achats, les instructions données
par la Direction Régionale du Budget insistent pour que toutes les factures
relatives aux achats des matériels soient certifiées par le dépositaire
comptable (pour prise en charge dans le journal de la comptabilité des
matériels en service). Il en est de même, pour les ordres d’entrées. Pour être
valide, les ordres d’entrée devront faire apparaître la déclaration de prise en
charge du dépositaire comptable. En principe, un ordre d’entrée, est revêtu de
deux signatures.
Comme la prise en charge, la décharge est de natures différentes.
Par voie de conséquence, les ordres de sorties sont établis pour de multiples
raisons. Le rôle et la responsabilité du dépositaire comptable varient selon le
cas. D’abord, on parle des sorties volontaires des objets et matériels sur
lesquelles figurent, le changement de classification et de valeur ; délivrance
par un dépositaire comptable à d’autres dépositaires comptables (donation,
au terme courant), sorties pour destruction, démolition, vente suite à
une condamnation… Dans ces situations, les missions du dépositaire
comptable consistent uniquement à la mise en œuvre de la procédure
administrative classique, à l’intérieur du service même ; et dans le cas
échéant, entre deux organismes concernés (service donateur et bénéficiaire,
service public et fournisseur). De l’autre coté, il existe des sorties involontaires
opérée par un service public. Ce sont des décharges qui nécessitent selon le
cas, une procédure spécifique, ou une intervention judiciaire (le cas échéant) :
déficit constaté lors du recensement, perte des objets et matériels…Aussi, la
responsabilité du dépositaire comptable, ne sera pas uniquement d’ordre
professionnel, elle pourra être pénale.
Cependant, dans le cas où le (ou les) matériel (s) en question a été mise
à la disposition de tiers, pour son usage personnel ou pour le besoin de
Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.
service, la responsabilité revient au détenteur du matériel, appelé « détenteur
effectif ».
2.2.2 Les détenteurs effectifs :
On considère comme « détenteur effectif », tout fonctionnaire ou agent
de l’Etat, qui soit par leur statut, soit par leur fonction, possède à sa disposition
des objets ou matériels appartenant à un service public. Les détenteurs
effectifs deviennent aussi responsables des matériels qui sont mis à leur
disposition. Ainsi, par exemple, les hauts fonctionnaires de l’Etat, logés dans
des logements de fonction, équipés des ameublements, matériels et mobiliers
de logement, matériels de cuisines sont devenus détenteurs effectifs de ces
matériels. Il en est de même pour les fonctionnaires ayant des véhicules
administratifs, des ordinateurs portables à leur disposition, les chefs d’ateliers
qui disposent des outillages, à défaut de magasin ou pour organisation propre
du service…
En ce qui concerne les matériels installés dans les logements, le dépositaire
comptable établit une fiche d’inventaire en trois exemplaires, suivant
le modèle n°26. La première copie servira d’une pièce comptable
du dépositaire comptable, la seconde sera gardée par le détenteur,
et la troisième sera adressée au chef du service responsable du logement
ou l’ameublement, dans un délai de quinze jours. Cette fiche devra
mentionner l’adresse de l’immeuble et le logement où se trouvent le mobilier,
le prix unitaire et le prix total des articles, la provenance et l’état de ces
articles. Tandis que pour les autres matériels, il sera établi une fiche
d’inventaire des matériels remis à un détenteur effectif, modèle n°25. Le
grade, la fonction et l’adresse exacte du détenteur effectif. Ces inventaires
sont numérotés et inscrits sur un carnet tenu par le dépositaire comptable.
2.3. Les commissions
Il existe en principe, trois types de commissions en comptabilité des matières.
Ces commissions sont aussi valables pour la comptabilité des matériels en
service. Elles devront être instituées dans chaque service. Il s’agit de la
Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.
commission ordinaire de recette, la commission ordinaire de remises et la
commission de réception.
2.3.1 La commission ordinaire de recette :
En se référant à l’article 57 de l’instruction générale du 22 juillet 1955,
sur la comptabilité des matières, l’institution de cette commission relève
de la compétence du gestionnaire d’activité dont il nomme les membres.
La commission est composée de trois fonctionnaires, issus de n’importe
quel service. Toutefois, « en cas d’impossibilité, elle peut être réduite à deux
et même à un membre ». Cependant, « le dépositaire comptable, ne peut,
en aucun cas faire partie de la commission nommée pour examiner le matériel
ou les objets qu’il doit prendre en charge » (art.58).
L’attribution de cette commission est occasionnelle. Elle ne se réunit que
« pour la réception des achats effectués sur marché ». Les observations et
les décisions de cette commission sont portées en écriture dans un
procès-verbal (modèle n°14, en annexe)
2.3.2 La commission ordinaire des remises :
La commission des remises est une commission instituée dans chaque
service, et comme celle des recettes, « elle est composée, si possible, de trois
fonctionnaires ». On entend par « remise », la restitution à titre définitif
ou en vue de remplacement, des objets et matériels, jugés inutiles et sans
emploi par le dépositaire comptable.
2.3.3 Commission de réception
A la différence de la commission ordinaire de recette qui ne se réunit que pour
les achats effectués, cette commission se charge de toute réception des
objets et matériels en dehors des achats : excédent constatés lors d’un
recensement, dotation, ou cession …
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2.4. Les agents de contrôle
Lors de son intervention dans une séance de formation en novembre 2008, un
haut fonctionnaire de l’Etat7, a évoqué quatre catégories d’agents de contrôle.
Il s’agit d’agent recenseur, les commissions diverses, les vérificateurs de la
direction du patrimoine de l’Etat et/ou de ses services déconcentrés et les
organes de contrôle de l’Etat, tels que le Contrôle Financier, l’Inspection
Générale de l’Etat…
Pourtant, en se référant à l’instruction générale du 22 juillet 1955, il existe trois
catégories d’organes de surveillance et de contrôle (Art.260 à 262). D’abord,
la surveillance et le contrôle permanent exercé par les chefs de service
ou ordonnateurs en matières (contrôle interne), ensuite le contrôle
de l’Administration Territoriale ou Provinciale qui est actuellement assuré
par la Direction du Patrimoine de l’Etat et ses services déconcentrés, celui du
Contrôle Financier et de l’Inspection Générale de l’Etat, et enfin, les autres
contrôles contextuels et/ou temporaires et indépendamment du contrôle
normal.
En réalité, ces deux points ne sont pas contradictoires. On peut les concilier,
en disant que les quatre organes cités par ce haut fonctionnaire n’est qu’un
élargissement des deux organes stipulés dans l’article 260 et 261 de
l’instruction générale.
2.4.1 La surveillance et le contrôle permanent (contrôle interne)
Il s’agit d’une surveillance et contrôle des matériels au niveau de chaque
service. L’ordonnateur en matière et/ou chef de service « veillent à la
régularité de toutes les écritures qui s’y rapportent » (art.60 de l’IG du
22/07/55), d’une façon périodique (trimestrielle, semestrielle…). L’objet de ce
contrôle est la mise à jour des écritures par rapport aux réalités physiques des
objets et matériels.
7 Jean Frédéric MAMINJOARY , Inspecteur d’Etat
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2.4.2 Le contrôle de l’administration externe au service
C’est le contrôle effectué par l’autorité de vérification et d’approbation
des comptes à la clôture d’exercice. En effet, « à la fin de la période annuelle,
chaque dépositaire comptable dresse, d’après les livres et pièces
justificatives, un état appréciatif (modèle n°9) présentant par numéro de la
nomenclature sommaire le montant de chaque opération à charge et à
décharge » (art.261 de l’IG), la récapitulation qui précise les existants au
début de l’année, la valeur totale des entrées et de sorties, ainsi que le
reliquat en fin d’année, en vue de la délivrance d’un quitus d’approbation.
Mais ce contrôle touche aussi la vérification des opérations circonstancielles
en vu de leur approbation ou visa, comme par exemple, le cas de la
condamnation des matériels, procès verbal constatant la perte des matériels,
le recensement…
2.4.3 Les autres contrôles
Il s’agit d’un contrôle effectué sur instruction spéciale du chef de province, du
chef de région ou de leurs délégués, en vu de vérifier « toutes les pièces de
la comptabilité (…) et porte ses investigations dans toutes les parties
du service » (art.262 de l’IG), lorsqu’ils jugent nécessaire. Pourtant, dans la
pratique, celui-ci, n’est plus le cas. Ce qui explique davantage l’importance de
la révision des textes qui règlementent la comptabilité des matières.
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Sources
Textes fondamentaux :
Constitution du 17 novembre 2010Loi Organique n° 2004-007 du 26 juillet 2004 sur les lois de Finances ;Loi n° 2003-011 du 03 septembre 2003 Portant Statut Général des
Fonctionnaires ;Décret n° 2003-1158 du 17 décembre2003 Portant Code de Déontologie de
l'Administration et de Bonne Conduite des Agents de l'Etat, Décret n°2005-003 du 4 janvier 2005 portant règlement général sur la
comptabilité de l’exécution budgétaire des organismes publics.Décret n°2007-444 du 21 mai 2007 fixant les règles de gestion budgétaire,
financière et comptable des Régions.Arrêté N°3738/96 MBFP/SG du 14 juillet 1996, fixant le régime de la
comptabilité des communes rurales de première catégorieArrêté N°3739/96 MBFP/SG du 14 juillet 1996, fixant le régime de la
comptabilité des communes rurales de deuxième catégorie
Textes spécifiques relatifs à la comptabilité des matières actuellement en vigueur :
Instruction Générale du 22 juillet 1955 sur la Comptabilité des Matières et des
Immeubles à Madagascar et Dépendance; (J.O de 1955 page 1765) ; Décret n°61-242 du 26 mai 1961 fixant le montant et les conditions
d’attribution des indemnités de responsabilité allouées aux fonctionnaires des
cadres et agents de l’État chargés d’une gestion de derniers ou de matières
(J.O M 1961page 942) modifié par les décrets n°61-654 du 7 décembre1961
(J.O.p 2229) et 66-084 du 15 février 1966 (J.O 1966 p 504) ; Arrêté interministériel n° 074/2005 du 21 janvier 2005 fixant les modalités
d’application du décret n° 2004 -515 du 4 mars 2004 ; Arrêté n° 6153-93 du 26 novembre 1993 portant application du décret
n°93-894 règlementant l’utilisation des véhicules administratifs (J.O.R.M du 28
février 1994 page 701) ;Arrêté n°21-543/2007-MFB du 11 décembre 2007 portant constitution des
commissions de réception pour les marchés publics de travaux, de fournitures
et de prestations intellectuelles ; Circulaire n° 460-MFB/SG/DGD/3/SEMA du 5 avril 1994 relative à la reddition
des comptes des matières;Circulaire n°498-MDG/SG/DGPBD/3/MM.1 du 21 juillet 1997 sur l’amélioration
de gestion des matières;
Extrait du Mémoire de DESS soutenu à l’Ecole Normale Supérieure – Université de Fianarantsoa.
Circulaire n° 148-MEFB/SG/DGDP/DL/SM –du 9 mars 2005 sur l’amélioration
de gestion des matières;Circulaire n° 01 MFB/SG/DGB/DPE/SM du 14 juillet 2010Note circulaire n°02 –PM/CAB/CT/DA du 11mars 2005 sur la gestion des
biens et équipements.Lettre n°127-MEFB/SG/SGDP du 07 Avril 2004 sur la gestion de
l’Administration
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