LA REDACTION ADMINISTRATIVE.

FACILITATEUR Monsieur Gilbert NDAMBWE

Durée 2 heures .(56 diapositives)

RAISON – D’ÊTRE

Dans le cadre de la réalisation de ses missions de développement économique et social, l’Etat multiplie à travers l’Administration Publique plusieurs interventions dans tous les aspects de la vie nationale.

RAISON – D’ÊTRE (suite) Il s’ensuit un accroissement considérable

des rapports entre l’Administration et les administrés.

Afin de constituer une mémoire institutionnelle garante de l’historicité de l’action publique ainsi que de la preuve à l’égard des uns et des autres, les rapports entre l’Administration et les Administrés sont transcrites dans des documents.

RAISON-D’ETRE (suite)

Ces documents écrits servent de liaisons, de transfert d’information ou de directive, en même temps qu’ils peuvent être utilisés à la conservation d’éléments de multiples procédures.

RAISON – D’ÊTRE (suite et

fin) L’action administrative ne peut dès lors

être utile, parce que efficace, que si elle s’exerce dans la clarté, la précision et la cohérence. C’est la raison pour laquelle la rédaction administrative revêt une grande importance au fonctionnaire , notamment au médecin qui tôt ou tard sera appelé à mettre en branle l’action administrative dans l’exercice de ses fonctions.

OBJECTIFS

Le présent exposé se propose d’être à la fois un exercice d’initiation et un recueil d’outils qui permettent au jeune médecin de se perfectionner tout au long de sa carrière à la rédaction administrative.

PLAN DE L’EXPOSE

L’exposé se divise en deux parties à savoir: De la préparation à la rédaction

administrative; De la typologie des documents

administratifs.

PREPARATION A LA REDACTION ADMINISTRATIVE

Pour rédiger correctement les documents administratifs, il faut: Avoir l’habitude d’exprimer sa pensée par

écrit et de développer ou de résumer celle des autres;

Maîtriser les caractéristiques et techniques du discours littéraire en général,

Maîtriser les spécificités de la rédaction administrative en particulier.

SAVOIR REDIGER EN GENERAL

Pour bien rédiger , il est nécessaire: De maîtriser: l’orthographe, la

grammaire, la conjugaison, la sémantique requises par la langue que l’on emploie;

Développer le style par l’exercice et la lecture.

PLEONASMES A EVITER  Car en effet  Puis ensuite Collaborer ensemble Prévoir d’avance Marcher à pied Un faux prétexte Une idée me vient à

l’esprit Il suffit simplement Mais néanmoins

car (ou effet); Puis (ou ensuite); Travailler ensemble; Prévoir; Aller à pieds; Un prétexte, une

fausse raison; Une idée me vient; Il suffit. Mais (ou néanmoins).

MOTS PASSE-PARTOUT A EVITER Le professeur de

cardiologie a des rhumatismes;

Djoungolo a dix mille habitants;

Le Directeur a la clef; As-tu eu la

permission d’y aller? Elle a eu une

intervention chirurgicale.

Souffre des…. Compte dix mille… Détient la clef. As-tu obtenu la

permission d’y aller? Elle a subi une

intervention chirurgicale.

DEVELOPPER LE STYLE

Le médecin développera la manière de s’exprimer avec plus de clarté, d’élégance, de rigueur et de concision par l’exercice et la lecture.

Lire souvent, beaucoup et de bons auteurs enrichit le vocabulaire et le style.

DEVELOPPER LE STYLE (fin) L’habitude à écrire accroît

l’aptitude à écrire. Tenir compte dans une phrase de

sa portée mélodique, informative et sémantico-syntaxe.

SPECIFICITES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE

Le langage de l’Administration doit être une langue véhiculaire, c’est-à-dire commune à tous les citoyens du pays.

Parce que représentant l’Etat, l’Administration doit s’exprimer: Avec clarté pour être comprise de tous, Avec précision pour éviter des

incompréhensions.

SPECIFICITES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE(suite)

Avec courtoisie, car elle est non seulement au service de l’Etat mais également au service des citoyens dont elle tire in fine sa légitimité .

Avec correction ,pour montrer aux citoyens l’exemple de la bonne utilisation de la langue employée.

CARACTERES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE

Les qualités qui se dégagent de la lecture d’un document administratif sont: Le respect de la hiérarchie, La dignité et la courtoisie Le sens de la responsabilité, L’objectivité, La prudence, La cohérence et la précision, L’homogénéité du style administratif.

LE RESPECT DE LA HIERARCHIE

L’Administration dispose d’une hiérarchie sans laquelle règneraient le désordre et l’inefficacité de l’action publique. Aussi, les attributions administratives doivent-elles être hiérarchisées pour un fonctionnement harmonieux des services.

LE RESPECT DE LA HIERARCHIE (suite) on dispose d’une autorité hiérarchique qui

part du Ministre, en passant par le Secrétaire Général du Ministère, les Inspecteurs Généraux , les Conseillers Techniques, les Inspecteurs de Services, les Directeurs, les sous-Directeurs, les Chefs de services, les Chefs de Bureau, enfin les agents.

La subordination hiérarchique s’exerce quant à elle en sens inverse de l’ordre précédent.

LE RESPECT DE LA HIERARCHIE (suite)

Le respect de la hiérarchie doit se traduire dans les documents administratifs circulant soit dans le sens de l’autorité hiérarchique, soit dans celui de la subordination hiérarchique.

De supérieur à subordonné Les exemples de styles utilisés sont

les suivants: J’ai l’honneur de vous faire connaître… Je vous envoie ci-joint pour étude… J’attache du prix à la réalisation rapide…. Je vous engage à faire preuve de plus de

circonspection à l’avenir… Je tiens à vous faire observer que..; Je vous prie de bien vouloir me faire tenir J’attache de l’intérêt aux résultats de …

De subordonné à supérieur

Je vous saurais gré de bien vouloir…

J’ai l’honneur de vous rendre compte…

Je vous suis très obligé de la bienveillante attention que voudrez bien porter à ma requête…

DE LA DIGNITE

La dignité de l’Administration se manifeste sa courtoisie , et par la considération portée à son interlocuteur.

DE LA DIGNITE (suite)

La considération qu’elle manifeste à son interlocuteur conduit l’Administration à éviter dans ses écrits:

Des expressions relevant du langage familier;

Des tournures grammaticales incorrectes;

Des gros mots.

DE LA COURTOISIE Corollaire de l’objectivité, la

courtoise s’applique entre les services où elle se manifeste par des nuances hiérarchiques.

L’écrit administratif se gardera: Des expressions désobligeantes, Des appréciations trop sévères et

blessantes pour l’amour- propre de celui qui en est l’objet.

DE LA COURTOISIE (suite)

Des refus brutaux; Des ordres trop secs ou trop impératifs sans nécessité absolue,

DE LA COURTOISIE (fin) Votre requête est

ridicule J’émets des

réserves sur ; Je rejette

catégoriquement….

Votre requête me paraît peu fondée;

Il ne me sera pas possible d’appliquer…

Il ne m’est pas possible de donner une suite favorable à…

SENS DE LA RESPONSABILITE Le médecin qui signe un document

administratif engage la responsabilité de l’Administration. Aussi doit-il endosser la pleine responsabilité du contenu de ce qui a été écrit, même s’il n’en est pas le rédacteur.

La correspondance sera alors écrite à la première personne du singulier « JE ». Le pronom personnel « on » est à proscrire parce que imprécis.

SENS DE LA RESPONSABLITE On m’a dit que… Docteur « X »

m’a signalé que. Docteur « Y » m’a

parlé d’un dossier que vous n’avez pas traité

Il me revient que; Il m’a été signalé

que; Mon attention a

été appelée sur un dossier que vous n’auriez pas traité.

DE L’OBJECTIVITE L’Administration doit être impartiale,

sans passion ni faiblesse, mais objective vis-à-vis des usagers qu’elle est appelée à servir. Aussi, les écrits doivent –t-elles faire ressortir non l’opinion ou la personnalité de leurs rédacteurs, mais des dispositions normatives prises en conformité avec la législation ou la réglementation en vigueur.

DE L’OBJECTIVITE(suite)

Le rédacteur d’un document administratif évitera des expressions qui illustrent un caractère arbitraire, personnel, émotionnel, sentimental traduisant: l’impatience, la tristesse, le courroux, la joie, la félicité,l’admiration, l’espoir, l’ extase…

DE L’OBJECTIVITE(fin) Dans l’espoir d’une

suite agréable, je vous prie…

Je vous serais reconnaissant des diligences qu’il vous plaira de mettre en œuvre pour l’aboutissement de ce dossier

Je vous prie d’agréer;

Je vous serais obligé ( je vous saurais gré) des diligences qu’il conviendrait de bien vouloir mettre en œuvre pour l’aboutissement…

DE LA PRUDENCE L’écrit administratif doit être imprégné de

prudence car: Toute faute , toute erreur , toute

négligence ou imprudence engage la responsabilité de l’Administration.

Toute décision prise par un agent public ( fonctionnaire,contractuels d’administration, agents) doit pouvoir être acceptée par celui qui le remplace, dans l’optique de la continuité du service public

DE LA PRUDENCE (suite)

La prudence requiert que les affirmations ou appréciations soient nuancées lorsque le rédacteur n’a pas la preuve de ses déclarations;

Le recours au conditionnel est alors de mise.

De la cohérence et la précision La cohérence de l’écrit administratif est

remarquable au lien de cause à effet qui doit pouvoir exister entre les causes d’un problème , ses conséquences et la solution retenue.

Afin d’être compris de tous, le document administratif doit également être précis quant à ses conclusions et clair quant à son énoncé . Aussi doit- il posséder des mentions permettant de l’identifier et de retrouver ses antécédents .

De la cohérence et la précision (suite)

La date doit être écrite de façon précise: le quantième en chiffre, le mois en lettres, l’ année en chiffres, sauf dans les procès-verbaux.

Les sigles ne seront utilisés que si l’appellation complète a été utilisée une première fois dans le document administratif.

L’homogénéité du style administratif

L’homogénéité du style administratif est la conséquence de l’observation par tous les auteurs des caractères de la rédaction administrative.

Elle permet de faire la différence entre un document administratif et un faux.

DE LA TYPOLOGIE DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

Il existe plusieurs types d’écrits administratifs qu’on peut regrouper en quatre catégories:

1. La lettre,2. Les documents de liaison et

d’information à sens unique,3. Les documents d’injonction et pour

rendre compte,4. Les actes administratifs .

LA LETTRE

Deux sortes de lettres sont généralement rédigées dans l’Administration: La lettre à forme personnelle, La lettre entre services.

LA LETTRE (suite et fin)

La lettre comporte trois parties: Une introduction , le corps de la lettre et une conclusion.

Il doit être respecté à l’occasion de la rédaction d’une lettre les principes suivants: L’équilibre entre les parties; La loi des intérêts croissants.

LETTRE A FORME PERSONNELLE

On parle de lettre à forme personnelle lorsqu’elle est utilisée : Par un agent public qui s’adresse à

son supérieur hiérarchique pour lui exposer un problème personnel;

Par un supérieur hiérarchique pour répondre à un problème personnel de son subordonné.

LETTRE A FORME PERSONNELLE (suite)

Par l’Administration lorsqu’elle s’adresse à des personnes privées, nationales ou étrangères .

STRUCTURE DE LA LETTRE A FORME PERSONNELLE Lorsqu’elle émane d’un individu, la

lettre à forme personnelle possède les mentions suivantes: Le lieu et la date, La formule d’appel, Noms, prénoms, adresse du destinataire, L’objet, Le corps de la lettre, La formule de courtoisie, La signature et le nom de l’expéditeur.

STRUCTURE DE LA LETTRE A FORME PERSONNELLE (suite) Ecrite pour le compte d’un service administratif,

les mentions de la lettre en forme personnelle sont :

L’appellation de l’Etat et la devise, Le timbre du service, Le Numéro d’enregistrement Le lieu et la date, La formule d’appel, La formule de courtoisie, L’objet, La réclame ou suscription, Le corps de la lettre, L’Attache (qualité du signataire), signature, nom , corps Les ampliations (éventuellement).

LETTRE ENTRE SERVICES La lettre entre services possède les mentions

suivantes: L’appellation de l’Etat et la devise, Le timbre du service, Le Numéro d’enregistrement Le lieu et la date, La réclame ou suscription L’objet, Les références s’il y a lieu, Les pièces jointes s’il y a lieu, Le corps de la lettre, L’Attache (qualité du signataire), signature, nom et

corps . Les ampliations;

DIFFERENTES LETTRES Lettre de transmission à une personne

extérieure à l’Administration; Lettre d’accusé de réception; Lettre circulaire ; Lettre de présentation; elle sert à

commenter ou à présenter un dossier volumineux ou complexe au supérieur hiérarchique;

Lettre de rappel.

DOCUMENTS DE LIAISON ET D’INFORMATION

Les documents de liaison sont: Le bordereau d’envoi utilisé pour la

transmission des documents au sein de l’Administration. Lorsque la transmission s’opère à l’intérieur d’un département administratif, le bordereau prend le nom de SOIT- TRANSMIS, et sert à acheminer les documents à la subordination hiérarchique.

DOCUMENTS DE LIAISON ET D’INFORMATION

Les documents de liaison sont: Le bordereau d’envoi utilisé pour la

transmission des documents au sein de l’Administration. Lorsque la transmission s’opère à l’intérieur d’un département administratif, le bordereau prend le nom de SOIT- TRANSMIS, et sert à acheminer les documents à la subordination hiérarchique.

DOCUMENTS DE LIAISON ET D’INFORMATION (suite)

Le message- Fax et le message- porté doivent être écrits en style télégraphique avec indication du degré de priorité: Normal, Urgent, extrême urgent, Priorité, Priorité absolue,Priorité sans délai.

Le courriel électronique.

DOCUMENTS DE LIAISON ET D’INFORMATION (suite) Les documents d‘information à sens

unique sont: La note ( note d’information,note

d’instruction, note de service); La convocation; L’avis, le communiqué (le communiqué peut

être publié dans la presse, affiché, lu à la radio, à la télévision alors que l’avis n’est destiné qu’à l’affichage pour un public restreint);

L’attestation , le certificat.

DOCUMENTS D’INJONCTION ET POUR RENDRE COMPTE Cinq types de documents sont

généralement utilisés dans l’Administration pour intimer l’ordre à un subordonné: L’ordre (ordre de mission, ordre de service) La directive; La note de service; L’instruction La circulaire.

DOCUMENTS D’INJONCTION ET POUR RENDRE COMPTE (suite) Quatre types de documents permettent

de rendre compte d’un événement ou d’une activité: Le compte-rendu; Le rapport; Le procès-verbal (sert à relater

solennellement ce qu’on a vu, fait ou entendu dans l’exercice de sa fonction)

Le mémoire( étude profonde sur une question importante; il présente un caractère plus intellectuel, plus scientifique et moins empirique que le rapport d’étude dont le style est cursif);

DES ACTES ADMINISTRATIFS

Plus simplement, un acte administratif est la trace écrite de la manifestation de la volonté de l’Administration publique, laquelle crée ou modifie une situation juridique;

Il en existe de deux types, les actes administratifs unilatéraux et bilatéraux.

DES ACTES ADMINISTRATIFS UNILATERAUX

Ces actes se subdivisent en actes réglementaires et en actes législatifs.

La hiérarchie des normes impose la conformité de la norme inférieure à la norme supérieure. Le respect de cette hiérarchie conduit à la règle du parallélisme des formes et à la théorie de l’acte contraire selon laquelle un acte ne peut être défait que par une acte de même niveau.

DES ACTES REGLEMENTAIRES

Les actes réglementaires sont: La décision, L’arrêté (individuel ou réglementaire); Le Décret

DES ACTES LEGISLATIFS L’on peut citer: l’ordonnance et la loi. On distingue plusieurs sortes de loi:

la loi constitutionnelle qui crée ou modifie la constitution,

La loi organique, qui organise le fonctionnement des institutions sur les bases posées par la constitution,

La loi ordinaire qui est prise pour organiser les domaines de la vie nationale.

L’ordonnance est un acte législatif pris par un chef d’Etat:

Lorsque la constitution le prévoit. Lorsque la constitution est suspendue et le Parlement

dissous.

DES ACTES ADMINISTRATIFS BILATERAUX Il s’agit des contrats entre

l’Administration et les personnes relevant du secteur privé.

On peut citer: Les contrats conclus avec les « contractuels

d’administrations », Le Bon de commande administratif; La lettre-commande; La marché.

FIN

JE VOUS REMERCIE DE VOTRE BIEN AIMABLE ATTENTION.