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Copyright le CXP, 2013 1 La Capture Intelligente de Données, vecteur d’efficacité pour les CSP Finance LIVRE BLANC LA CAPTURE INTELLIGENTE DE DONNÉES, VECTEUR D’EFFICACITÉ POUR LES CSP FINANCE Réalisé par Muriel Guénon Analyste, le CXP

Les leviers de performance d'un CSP Finance

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La capture intelligente de données, vecteur d'efficacité pour les Centres de Services Partagés Finance - Livre blanc réalisé par Muriel Guénon, Analyste, le CXP

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La Capture Intel l igent e de Données, vecteur d’eff icacité pour les CSP Finance

LIVRE BLANC

LA CAPTURE INTELLIGENTE DE DONNÉES, VECTEUR D’EFFICACITÉ POUR

LES CSP FINANCE

Réalisé par Muriel Guénon Analyste, le CXP

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La Capture Intel l igent e de Données, vecteur d’eff icacité pour les CSP Finance

Nous tenons à remercier chaleureusement pour leur contribution à ce livre blanc :

Nicolas Vlieghe, Finance & Control Senior Vice-Président, Schneider Electric,

Stéphane Haesaert, Vice-Président EMEA Finance Shared Services, Schneider Electric,

Jean-Claude De Vera, Vice-Président Global Standardization & Shared Services, Lafarge.

SOMMAIRE

1 – INTRODUCTION 3

2 – ENJEUX STRATÉGIQUES ET MISSIONS DES CSP FINANCE 4

3 – PROBLÉMATIQUE DOCUMENTAIRE DES CSP FINANCE 6

4 – PROBLÉMATIQUE DU PROCESSUS DE COMPTABILITÉ FOURNISSEURS 6

5 – QU’EST-CE QUE LA CAPTURE INTELLIGENTE DE DONNÉES ? 9

6 – CONCLUSION : LES APPORTS DE LA CAPTURE INTELLIGENTE DE DONNÉES POUR LES CSP FINANCE 10

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1 – INTRODUCTION

Les Centres de Services Partagés ont pour mission d’optimiser les fonctions support (Finance, Ressources

Humaines, etc.) des entreprises par la mutualisation des ressources affectées à ces activités et

l’harmonisation de leurs pratiques. Ils sont surtout déployés par les grands groupes internationaux (avec un

chiffre d’affaires annuel au-delà de 8 milliards d’euros) même si des entreprises d’envergure moindre ont

également commencé à mettre en œuvre ce mode d’organisation. Si le Secteur Industriel reste parmi les

secteurs les plus actifs dans la mise en œuvre de CSP avec ceux de la Grande Distribution, de la Banque /

Assurance, des Telecoms et de la Santé, peu à peu cette organisation des fonctions support se répand dans

d’autres secteurs d’activité.

Les défis que relèvent les CSP sont complexes. Il s’agit d’améliorer la productivité des fonctions support et

de réduire leurs coûts d’exploitation en harmonisant les pratiques et en simplifiant les organisations dans

un contexte extrêmement diversifié et mouvant (extension internationale, croissance, acquisitions) dont la

crise économique accroît l’instabilité.

Les Centres de Services Partagés, qu’ils soient mono ou multifonctions, prennent en premier lieu en charge

les fonctions Finance de leur entreprise (93% d’entre eux selon l’étude réalisée en 2013 par Deloitte),

devant les fonctions RH et IT. Le processus de comptabilité fournisseurs arrive en tête des fonctions Finance

traitées par les CSP et son optimisation répond à des enjeux majeurs : amélioration des relations avec les

fournisseurs, meilleure visibilité sur les dépenses, réduction des délais et du coût de traitement des

factures, réduction des pénalités dues à des retards de paiement, etc.

En centralisant le traitement des factures fournisseurs de leur groupe sur un pays ou sur une région du

monde, les CSP Finance sont amenés à traiter une volumétrie considérable de documents dont une

majorité leur parvient encore sous format papier. L’amélioration du traitement des factures fournisseurs

demande une action sur plusieurs axes : harmonisation des pratiques des services achats, concentration du

nombre de fournisseurs, modification du mode de transmission des factures fournisseurs (facture

électronique, portail fournisseurs)… et appui sur les technologies de dématérialisation.

Ces dernières années, les technologies de dématérialisation des documents ont progressé significativement

avec notamment l’essor de la Capture Intelligente de Données. Cette nouvelle technologie de capture et

d’extraction des données qui s’applique à des documents papier numérisés ou nativement numériques,

permet d’extraire plus précisément les données de documents semi structurés ou non structurés pour les

rapprocher d’autres données et le cas échéant les insérer dans un ERP. Par ailleurs, sa mise en œuvre et sa

maintenance sont facilitées et accélérées car à l’inverse d’autres technologies, elle ne nécessite pas la

définition de modèles ni de mots-clés pour chaque type de documents pour fonctionner. De ce fait, les

technologies de Capture Intelligente de Données sont capables de traiter de fortes volumétries de

documents extrêmement complexes et variés. Cette capacité peut répondre d’une façon pertinente à la

problématique de traitement de volumes importants de factures émanant d’une multitude de fournisseurs

à laquelle sont confrontés les CSP Finance.

Ce livre blanc expose les problématiques majeures que rencontrent les responsables de CSP Finance, puis

s’attache au processus de comptabilité fournisseurs et au traitement des factures fournisseurs. Il met en

perspective les apports de la Capture Intelligente de Données vis-à-vis des problématiques de la

comptabilité fournisseurs. Ce livre blanc s’appuie notamment sur des entretiens menés avec des

responsables de CSP Finance.

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2 – ENJEUX STRATÉGIQUES ET MISSIONS DES CSP FINANCE

Objectifs

Les Centres de Services Partagés Finance centralisent des fonctions de comptabilité en mutualisant les

ressources et les moyens affectés au traitement de ces activités et en proposant à l’ensemble de

l’entreprise des services auparavant fournis au sein de chacune des différentes entités qui la composent. Si

les premières expériences de Services Partagés ont souvent été à l’origine le fruit d’initiatives locales, les

Centres de Services Partagés Finance des grands groupes internationaux s’inscrivent désormais dans une

démarche Groupe qui vise l’optimisation globale des fonctions support. L’organisation géographique des

CSP diffère d’un groupe à l’autre. Certains déploient des CSP par pays (lorsque le volume d’affaires dans un

pays atteint un niveau justifiant cette organisation) quand d’autres optent pour une organisation par

grande région du monde. Ainsi les CSP de Lafarge sont

déployés par pays, tandis que Schneider Electric a déployé ses

CSP par grande région du monde.

Confrontés à la diversité des entités qui les composent tant

sur le plan des pratiques que sur celui des systèmes

d’information, les entreprises cherchent à travers la mise en

œuvre de leurs CSP Finance à simplifier et à rationaliser les

processus de comptabilité-finance. De fait, les CSP sont sans

cesse mis à contribution dans cette mission de rationalisation

car ils favorisent aussi l’intégration des entités nouvellement

acquises par des groupes à la croissance externe soutenue.

Les objectifs majeurs des CSP Finance sont ainsi :

La simplification des organisations et des activités de

support dans le cadre global de programmes d’orientation des entreprises comme c’est le cas chez

Lafarge ou Schneider Electric.

Le soutien à la croissance : dans leur croissance – notamment externe – les entreprises doivent faire

face à un accroissement du nombre de leurs clients, de leurs fournisseurs, et en conséquence du

volume de leurs activités comptables. Les CSP doivent permettre à l’entreprise de tirer parti de sa

croissance en rationalisant et en réduisant ses coûts de fonctionnement.

La standardisation et l’automatisation graduelle des processus de comptabilité – finance : le

regroupement des fonctions de comptabilité au sein des CSP Finance va de pair avec la

standardisation des processus de comptabilité auparavant effectués de façon diverse au sein des

différentes entités. Une fois standardisés, les processus sont progressivement automatisés.

L’excellence et la fiabilité dans l’exécution des activités transactionnelles doit résulter de la

standardisation des processus qui s’inspire des meilleures pratiques du groupe et de l’automatisation

des processus qui réduit les erreurs inhérentes au traitement manuel et apporte une meilleure

visibilité sur l’exécution des activités.

L’amélioration de la performance, de la qualité et de la rapidité des services rendus : l’amélioration

de la performance passe par la standardisation des processus, l’adoption des meilleures pratiques et

par une démarche d’amélioration continue.

L’intégration rapide des nouvelles acquisitions : le CSP est en première ligne pour intégrer les sociétés nouvellement acquises et leurs activités comptables en les faisant bénéficier de processus standardisés qui facilitent leur adoption des normes et procédures de l’entreprise. Il favorise aussi le cas échéant la revente de sociétés en facilitant la découpe des services de comptabilité qu’il peut continuer à fournir un temps avant de les céder à la société revendue.

« Schneider Electric a plus que doublé son chiffre

d’affaires au cours des dix dernières années

notamment par croissance externe. Les acquisitions

ont apporté au groupe de nouvelles organisations,

de nouvelles pratiques et de nouveaux Systèmes

d’Information. L’objectif est d’intégrer le plus

rapidement possible les nouvelles entités. Les CSP

Finance favorisent l’intégration de ces nouvelles

entités en intégrant leurs processus de comptabilité

et en apportant leur expertise au niveau des

processus transactionnels. »

Stéphane Haesaert, Vice-Président EMEA Finance Shared Services, Schneider Electric.

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La réduction des coûts d’exploitation par la mutualisation des ressources et par la délocalisation. Il

faut noter à ce sujet que si la réduction des coûts de la masse salariale via la délocalisation génère une

économie rapide, il faut ensuite agir sur la productivité des activités, pour poursuivre la démarche de

réduction des coûts, ce qui est beaucoup plus difficile à réaliser.

Missions des CSP Finance

Les processus transférés aux CSP Finance sont généralement les activités transactionnelles à forte volumétrie :

La Comptabilité Fournisseurs : si les négociations avec les fournisseurs ainsi que le pilotage des fournisseurs critiques sont souvent réalisées en amont, hors du CSP, une fois la commande émise l’administration des achats, y compris la gestion des litiges, est prise en compte par les CSP.

La Comptabilité Clients mais parfois certaines sous-activités comme par exemple le Credit Management sont considérées trop proches de la force de vente pour être transférées aux CSP.

L’administration des Données Maîtres (Master Data Administration) relatives aux Clients, Fournisseurs, Produits, etc.

La Comptabilité Générale traitée soit sous l’entière responsabilité du CSP (surtout quand le CSP opère à l’échelon national), soit sur ordre des comptables référents dans les entités juridiques pour lesquelles les CSP agissent à l’échelle d’une grande région du monde.

Les CSP sont confrontés à la diversité des Systèmes d’information des entités pour lesquelles ils œuvrent, une diversité sans cesse renouvelée par les acquisitions. Pour y faire face, différentes approches sont mises en œuvre. La première consiste à choisir un ERP au niveau mondial, à l’adapter aux spécificités locales et à le déployer dans les différents CSP. Mais cette approche est parfois jugée longue et coûteuse à mettre en œuvre par d’autres entreprises qui décident plutôt de continuer à travailler avec plusieurs ERP différents.

Une exigence de performance

Un CSP se doit d’être performant en agissant sur plusieurs leviers :

Gouvernance forte : le déploiement de CSP dans le cadre de démarches Groupe se traduit souvent sur un plan organisationnel par la création d’une fonction Shared Services avec un responsable au niveau Groupe et des responsables régionaux et locaux comme c’est le cas chez Lafarge et chez Schneider Electric. Selon l’étude réalisée en 2013 par Deloitte, 44% des groupes ayant déployé des CSP ont créé une fonction Shared Services au niveau Groupe.

Démarche d’amélioration continue et pilotage de la performance : une démarche d’amélioration continue est nécessaire pour favoriser l’harmonisation des processus et l’application des meilleures pratiques. Les performances du CSP sont précisément suivies et pilotées via des tableaux de bord. Par ailleurs, les CSP procèdent régulièrement à des benchmarks internes et externes pour évaluer leurs résultats. Ils effectuent également des enquêtes de satisfaction auprès de leurs clients.

Appui sur les technologies : la technologie est également un levier de la performance des CSP et notamment les technologies de dématérialisation des documents et d’automatisation des processus…

« Les CSP ont favorisé l’adoption d’outils Best of Breed dont notamment les outils de capture intelligente de

données. En effet, le Business Case est plus facile à établir et le ROI se calcule plus aisément dans les CSP que dans

les organisations décentralisées. Les CSP permettent de rationaliser la démarche de choix : un outil est choisi au

niveau du groupe via un appel d’offres international. Une fois l’outil intégré dans le SI, il est déployé vers les pays

qui en font la demande. Beaucoup d’outils ont pu ainsi se justifier et en quelque sorte s’autofinancer. »

Jean-Claude De Vera, Vice-Président Global Standardization & Shared Services, Lafarge.

« La notion de performance est implicite dans

les CSP, d’où l’importance de la démarche

d’amélioration continue. Nos experts analysent

les causes des dysfonctionnements et proposent

des solutions pour les éliminer. Un CSP ne vit pas

sans un encouragement au progrès quotidien et

permanent. »

Jean-Claude De Vera, Vice-Président Global

Standardization & Shared Services, Lafarge

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3 – PROBLÉMATIQUE DOCUMENTAIRE DES CSP FINANCE

En centralisant sur un pays ou une région du monde les activités transactionnelles de comptabilité de leur

groupe, les CSP Finance sont amenés à traiter une volumétrie considérable de documents (commandes

clients, contrats, dossiers, factures fournisseurs…) dont une majorité leur parvient encore sous format

papier. Ces documents présentent les caractéristiques suivantes :

Très forte volumétrie : de l’ordre de plusieurs millions de documents annuellement. Ainsi Lafarge traite 10 millions de commandes clients et 6 millions de factures fournisseurs au niveau mondial dans ses CSP.

Très grande variété accentuée par le nombre de fournisseurs et clients dont les CSP traitent les documents entrants qui est de l’ordre de plusieurs dizaines de milliers.

Multilinguisme : les CSP regroupant les activités de plusieurs pays sont confrontés à cette problématique. Ainsi le CSP EMEA de Schneider Electric sert 15 pays en 12 langues différentes.

Le traitement des documents sous format papier commence généralement par une étape de tri manuel

réalisé au sein d’un service courrier avant l’étape de numérisation par scanner.

4 – PROBLÉMATIQUE DU PROCESSUS DE COMPTABILITÉ FOURNISSEURS

Le processus de comptabilité fournisseurs traite de très importants volumes de documents. Ainsi, le CSP

EMEA de Schneider Electric traite annuellement 850 000 factures fournisseurs tandis que l’ensemble des

CSP de Lafarge gèrent au niveau mondial 6 millions de factures fournisseurs par an. Un nombre important

de factures fournisseurs sont reçues sous format papier : c’est le cas de 60% des factures fournisseurs au

CSP EMEA de Schneider Electric et une étude publiée en 2011 par Aberdeen fait état d’un taux de 77% de

factures entrantes au format papier dans les services

comptabilité des entreprises.

Cette situation impose de nombreuses manipulations, la

ressaisie de données comptables et génère des erreurs

qu’il faut traiter. Ces manipulations entravent la fluidité

des processus et peuvent entraîner des conséquences

fâcheuses : retards de paiement, pénalités, coût de

traitement des factures important…

Les entreprises cherchent donc à optimiser leur processus

de comptabilité fournisseurs en dématérialisant leurs

factures fournisseurs pour améliorer et automatiser le plus

possible leur traitement.

Le traitement automatisé des factures réunit les fonctions suivantes :

Acquisition (numérisation des factures au format papier + importation multi-canal des flux

nativement électroniques : e-mails, FAX, etc.).

Capture des données : lecture, reconnaissance et extraction du contenu pertinent.

Rapprochement des données d’en-tête et de lignes articles des factures après vérification de leur

cohérence avec les données présentes dans la base Fournisseurs (références, coordonnées, n°

TVA…), dans le livre comptable et avec les informations présentes dans l’ERP (demandes d’achat

validées, bons de commande, bon de livraison…).

Traitement des écarts si le rapprochement ne peut se faire directement.

Enjeux de l’optimisation du traitement des factures fournisseurs :

Visibilité accrue sur les dépenses et les flux de trésorerie.

Amélioration de la relation avec les fournisseurs.

Réduction du coût et du temps de traitement des factures.

Réduction des pénalités dues à des retards de paiement.

Bénéficier de remises sur les paiements anticipés.

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Validation / approbation de la facture une fois les données rapprochées.

Export des flux de données et enregistrement dans l’ERP / applications comptables.

Stockage/Archivage : le stockage/archivage des factures dématérialisées de façon à les rendre

aisément consultables favorise l’amélioration du processus de comptabilité fournisseurs.

Déclenchement des actions de paiement.

Traitement des litiges.

Le traitement automatique des informations présentes dans les factures nécessite une extraction du

contenu particulièrement pertinente car elle détermine la qualité des données traitées dans le processus de

comptabilité fournisseurs et nécessaires à sa bonne exécution : nom et coordonnées du fournisseur,

numéro de facture, numéro de TVA, etc. La précision et la performance des dispositifs de capture et

d’extraction des données sont essentielles. Si les systèmes d’extraction basés sur des modèles de factures

peuvent être utilisés quand le nombre de fournisseurs n’est pas trop élevé, lorsque ce nombre est

important comme c’est le cas dans les CSP Finance, ces systèmes s’avèrent trop fastidieux à configurer, à

maintenir et à faire évoluer.

L’étape de rapprochement des données de la facture avec les données du bon de commande, du bon de

livraison ou du contrat si besoin est également une étape particulièrement sensible. D’une part, il importe

que ce rapprochement soit le plus précis possible, en particulier pour vérifier que la facture tient bien

compte des conditions négociées lors de la commande : le rapprochement doit donc pouvoir se faire sur le

détail des lignes articles (quantité, prix unitaire, remise, etc.). D’autre part, de nombreuses causes peuvent

faire échouer le rapprochement automatique et ainsi limiter le taux d’automatisation du processus :

Une mauvaise qualité des données extraites dans la phase de capture (voir plus haut).

Des pratiques hétérogènes du processus Purchase-to-pay à l’intérieur d’un groupe dans les

services Approvisionnement ou Achat des différentes entités : par exemple certaines entités

achètent sans bons de commande alors que le groupe veut faire appliquer une règle No PO No Pay

(pas de paiement sans bon de commande).

Des erreurs sans conséquence (fautes de frappe, libellés différents d’un même article,

abréviation…) peuvent également faire échouer le rapprochement et donner lieu à un traitement

manuel des écarts qui entrave inutilement la fluidité du processus.

Traitement des factures fournisseurs

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Ainsi les écueils dans l’automatisation du traitement des factures fournisseurs peuvent être nombreux et

d’origine variée. L’amélioration du taux d’automatisation du traitement des factures doit donc s’appuyer

sur plusieurs axes :

Stratégie Fournisseurs

o Concentration du nombre de fournisseurs : les CSP Finance des grands groupes traitent avec des

dizaines de milliers de fournisseurs (voire plus) et la réduction de leur nombre est un élément

notable pour réduire la complexité du traitement des factures. Cependant cet objectif se heurte à

différentes problématiques : pays au territoire très vaste, nouvelles acquisitions, etc.

o Modification du mode de facturation : incitation des fournisseurs à adopter d’autres modes de

facturation (dématérialisation fiscale par exemple), ou de transmission des factures (facturation

électronique, portail fournisseurs…). Il s’agit d’une démarche à moyen terme qui ne sera adoptée

que par un pourcentage minoritaire de fournisseurs. Les responsables des CSP Finance cherchent à

inciter les 20% de leurs fournisseurs qui génèrent 80% du volume des factures à adopter la

stratégie qu’ils ont choisie.

Harmonisation des processus et des règles métier

o Le traitement des factures fournisseurs fait partie du processus Purchase-to-Pay (de l’achat au

paiement) et de son sous-ensemble Procure-to-Pay

(de l’approvisionnement au paiement). Dans les

groupes internationaux dont la croissance est

soutenue par de nombreuses acquisitions, les

pratiques de ces processus peuvent être très

différentes d’une entité à l’autre. Un travail de

standardisation doit alors être mené en

collaboration avec les services Achats et

Approvisionnement, standardisation qui nécessite

une importante conduite du changement.

o Ainsi des entreprises comme Schneider Electric

souhaitent faire adopter la règle du No PO No Pay :

les factures sont traitées seulement si elles portent la référence du bon de commande, ce qui

implique en amont que les services Achat ou Approvisionnement des différentes entités aient

généré en amont des bons de commande.

Appui sur les technologies

o Les technologies de dématérialisation des documents permettent la reconnaissance de

documents, de caractères, l’extraction de données et le rapprochement avec des données

contenues dans des sources externes. Pour optimiser le taux d’automatisation du traitement des

factures dans un contexte de forte volumétrie, il est pertinent de faire appel à des technologies

d’extraction et de rapprochement des données performantes comme la Capture Intelligente de

Données.

o L’intégration des technologies de dématérialisation avec les ERP et les applications comptables

est essentielle pour éviter les ressaisies, les erreurs de frappe et augmenter le taux

d’automatisation du traitement des factures.

Par ailleurs, certaines entreprises et certains CSP décident d’externaliser le traitement de leurs factures.

« Nous voyons deux pistes d’amélioration de la

productivité et de l’efficacité du processus de

comptabilité fournisseurs au sein des CSP : d’une

part la standardisation des règles de gestion et des

processus, d’autre part l’automatisation du

processus de traitement des factures grâce à des

outils de facturation électronique, de lecture

optique, etc. »

Stéphane Haesaert, Vice-Président EMEA Finance

Shared Services, Schneider Electric.

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5 – QU’EST-CE QUE LA CAPTURE INTELLIGENTE DE DONNÉES ?

Les technologies de lecture et de reconnaissance automatique de caractères existent depuis plus de trente

ans. Elles consistent à lire et extraire les données contenues dans les images des documents semi-

structurés ou non structurés (de format papier numérisé ou nativement électronique) pour les convertir en

données électroniques structurées susceptibles d’être traitées informatiquement et intégrées dans une

application de gestion ou un ERP. Ces technologies comprennent plusieurs facettes : classification de

documents, reconnaissance de formulaires, reconnaissance de caractères (OCR), de codes à barres et de

zones à cocher (OMR). Elles fonctionnent sur la base de configuration de modèles de documents à traiter,

de mots-clés ou de règles.

Ces dernières années, les technologies de dématérialisation des documents ont progressé significativement

avec notamment l’essor de la Capture Intelligente de Données. Cette technologie est dite intelligente car

elle s’appuie sur des technologies d’intelligence artificielle (réseaux de neurones, logique floue…) et

propose des fonctions d’analyse de contenu et de contexte, d’auto-apprentissage des documents, qui lui

permettent de s’affranchir des configurations par modèles, mots clés, zones d’ancrage ou règles, trop

longues et trop contraignantes à définir et à maintenir lorsqu’il s’agit de traiter de très fortes volumétries

de documents très diversifiés.

La Capture Intelligente de Données se caractérise par les fonctions suivantes :

Auto-apprentissage des différents types de documents : le système apprend, en lisant des

échantillons de documents, les différentes classes de documents qu’il va être amené à traiter. Cet

apprentissage se perfectionne au fil de l’eau lorsque des interventions manuelles sont nécessaires

pour traiter un écart : le système intègre alors à sa connaissance les données saisies et/ou corrigées

qu’il utilisera ultérieurement pour traiter automatiquement, lorsqu’ils se présenteront, des cas

semblables ou similaires.

Classification automatique des documents : toutes les catégories de documents entrants

(factures, commandes, contrats, éléments de dossiers, documents RH, etc.) sont classés en

fonction de leur contenu, indépendamment de leur mise en page. Le système utilise des

technologies telles que les réseaux de neurones pour comparer les nouveaux documents avec les

échantillons de documents connus (appris durant la phase d’apprentissage) de sorte à les classer

automatiquement.

Extraction des données : toutes les données nécessaires sont extraites avec une grande précision

des documents pour être traitées en fonction du contexte et non en se basant sur une pré-

configuration de l’extraction via des modèles, des mots clés ou des règles. La solution analyse

chaque donnée dans son contexte, c’est-à-dire en analysant les données qui l’entourent, et l’extrait

en lui attribuant une probabilité de vraisemblance. Concernant les factures, la capture intelligente

permet d’extraire non seulement les données des champs d’en-têtes mais également les données

contenues au niveau du détail des lignes articles.

Rapprochement des données : les données extraites sont rapprochées de données contenues dans

des sources externes (référentiel fournisseurs, livre comptable, ERP, etc.) afin de les confronter à

ces données et de les valider automatiquement en fonction de ces références externes. Ainsi, les

données contenues dans les factures fournisseurs seront rapprochées, ligne par ligne si nécessaire,

des données du bon de commande et du bon de réception afin de valider la facture et de procéder

à son règlement. Pour effectuer les rapprochements, le système utilise un moteur de recherche

tolérant aux fautes qui lui permet d’étendre le rapprochement aux libellés approximatifs, aux

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abréviations, aux différents formats de date, etc. Ainsi la gestion des écarts se trouve facilitée et

plus largement automatisée. Si le rapprochement n’est pas concluant, un écran pop-up de

validation sera proposé au personnel chargé de la validation avec mise en évidence des zones à

vérifier. La fonction d’auto-apprentissage prendra alors en compte les informations manuellement

insérées pour enrichir sa connaissance.

Intégration des données extraites : les données extraites sont intégrées dans les applications de

gestion et les ERP. Pour cela, le système dispose de connecteurs spécialisés avec les principaux ERP

du marché (SAP, Oracle…).

Suivi et reporting : suivi en temps réel des étapes de traitement des documents, mise en évidence

de problèmes, tableaux de bord d’indicateurs de performance.

6 – CONCLUSION : LES APPORTS DE LA CAPTURE INTELLIGENTE POUR LES CSP FINANCE

Les trois grandes caractéristiques des documents traités dans les CSP Finance (très forte volumétrie, très

grande variété et multilinguisme) rendent l’utilisation de la technologie de Capture Intelligente des

Données particulièrement pertinente d’une part pour la dématérialisation et la gestion de documents de

tout type, et d’autre part pour l’automatisation du traitement des factures fournisseurs.

Ainsi on retiendra parmi les principaux apports de la Capture Intelligente de Données :

Automatisation de l’étape de tri du courrier : un des premiers apports de la Capture Intelligente

des Données qui est en mesure d’automatiser quasi complètement l’étape de tri au service courrier

par sa capacité à reconnaître et à classer de multiples catégories de documents sans devoir définir

au préalable de modèle pour chaque type de documents. Dans ce cas, tous les documents doivent

être préalablement numérisés et ainsi l’étape de numérisation devient la première étape de

traitement des documents avant l’étape de tri qui est prise en charge par la Capture Intelligente.

Cette automatisation permet d’accélérer la prise en compte des documents, de réduire les erreurs

inhérentes à leur traitement manuel, d’affecter le personnel jusque là dédié au tri à des tâches à

plus forte valeur ajoutée.

Amélioration du taux d’automatisation du traitement des factures fournisseurs : en améliorant la

précision et la qualité des données extraites, en augmentant le taux de rapprochement

automatique des données de la facture avec les

données du bon de commande, en réduisant la

part d’intervention manuelle dans le traitement

des écarts grâce à son moteur de recherche

tolérant aux fautes et par ses capacités

d’intégration avec les ERP, la Capture Intelligente

de Données contribue à réduire les erreurs et à

améliorer significativement le taux

d’automatisation de bout en bout du traitement

des factures fournisseurs.

Extensibilité du traitement des documents et des factures : la capacité de la Capture Intelligente

des Données à traiter de façon très large une grande variété de documents et plus rapidement

(sans avoir besoin de définir un modèle pour chaque type de document), permet d’absorber

« La capture intelligente des données a accru le

pourcentage d’automatisation du traitement des

factures et en a réduit les coûts. Le temps

auparavant dédié à la saisie des données est

maintenant consacré au traitement des factures

problématiques, des écarts, des litiges. »

Jean-Claude De Vera, Vice-Président Global

Standardization & Shared Services, Lafarge.

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l’augmentation des volumes de documents et de factures que doit traiter un CSP Finance face à la

croissance organique de l’activité de son groupe et lors de l’acquisition d’une nouvelle entité.

Réduction du coût de traitement des factures : le coût de traitement des factures est directement

lié au taux d’automatisation du traitement des factures, à la réduction des interventions manuelles,

etc. Le coût de traitement unitaire des factures est selon différentes estimations compris entre 27€

(lorsque le traitement est manuel) et de 2 à 4€ (dans les entreprises les plus avancées) avec une

moyenne de 11€. C’est un indicateur important qui permet des benchmarks internes et externes. Il

révèle le niveau de standardisation, de mutualisation et d’automatisation du processus de

traitement des factures.

A moins de faire partie des 20% d’entreprises pour lesquelles, selon l’étude réalisée en 2011 par

Aberdeen, le coût moyen de traitement d’une facture s’élève seulement à 2,19€, on constate que

la marge d’amélioration reste notable et peut générer des gains considérables dans un CSP

Finance, un gain de 1€ sur le coût unitaire d’une facture entraînant une économie annuelle qui

peut se chiffrer en millions d’euros.

Amélioration de la visibilité sur la comptabilité fournisseurs : la solution de Capture Intelligente

des Données donne une visibilité sur l’ensemble du traitement des factures, sur l’avancement des

règlements et fournit ainsi une visibilité globale sur les dépenses et les flux de trésorerie.

D’une manière générale, la Capture Intelligente de Données est une technologie dont les apports

s’inscrivent dans les objectifs stratégiques définis dans les missions des CSP Finance, en particulier les

objectifs de réduction des coûts d’exploitation, d’amélioration de la qualité et de la performance des

services rendus.

Réduction du coût de traitement des factures

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A propos du CXP Le CXP est un cabinet européen indépendant d’analyse et de conseil en logiciels applicatifs. Leader en Europe, le

CXP offre à ses clients un service complet d’assistance pour l’évaluation, la sélection et l’optimisation de

solutions logicielles : des études de benchmarking produits, des prestations personnalisées (audit du système

d’information, rédaction de cahiers des charges, consultations d'éditeurs, assistance à maîtrise d’ouvrage...), et

des études de marché. Le CXP intervient dans plus d’une dizaine de domaines (BI, BPM, SIRH, gestion de

contenu, IT management, finance, ERP, CRM…).

Chaque année, le groupe CXP apporte son expertise à plus de 1500 DSI et directions fonctionnelles de grands

comptes et entreprises du mid-market.

Basé à Paris, le CXP est présent sous la marque BARC (Business Application Research Center) en Allemagne, en

Autriche et en Grande-Bretagne.

A propos de Perceptive Software Perceptive Software, division du groupe Lexmark (NYSE: LXK), conçoit et réalise des logiciels de gestion des

processus et du contenu qui établissent des ponts entre les informations non structurées et dispersées dans

toute votre organisation. Cet ensemble complet de technologies logicielles comprend :

La gestion des processus métier

La gestion du contenu d'entreprise

La capture intelligente de données

La recherche pour les entreprises et la recherche fédérée

Des technologies d'intégration.

Cette combinaison de savoir-faire confère au groupe une position unique sur le marché qui s’appuie sur la

maîtrise de ses technologies, sa connaissance métier et apporte ainsi à ses clients la plate-forme indispensable à

la gestion de toutes leurs informations non structurées indépendamment de leur forme, de leur localisation

qu’elles soient imprimées ou numérique.

Pour en savoir plus sur Perceptive Software, rendez-vous sur www.perceptivesoftware.fr

Pour toute information : Le Service Clients CXP

[email protected] Tel. : +33 (0)1 53 05 05 90

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