Livret convoyeur

MAN

UELDE

L’AC

COMPA

GNA

TEUR

DEVA

CANC

IER

HIVER

2011

1) RESPONSABLE DE CONVOYAGE :MISSIONS PRINCIPALES

Pour l’efficacité, un responsable de convoyagepeut être nommé quand plusieurs convoyeurs sontprésents. C’est lui qui est alors en relation avec lapermanence d’Akhor Voyages en cas de difficultéet qui donnera les consignes aux autres convoyeursqui voyagent avec lui.

Le convoyeur (s’il est tout seul) ou le responsableconvoyage a pour mission :- d’être le premier à accueillir les adultes et lespersonnes qui les accompagnent,- de prévenir Akhor Voyages si une personne estabsente et d’informer de tout retard supérieur à lademi-heure,- de préciser le rôle de chaque accompagnateur(s’il y a lieu) pour la prise en charge des adultes,des bagages, et des enveloppes de médicamentspour la journée de transport.La prise en charge et l’accompagnement desadultes font l’objet d’une fiche de consignes enpage 4 de ce manuel. La prise en charge et letransport des bagages font l’objet d’une fiche deconsignes en page 5. La prise en charge et letransport des enveloppes de médicaments fontl’objet d’une fiche de consignes en page 6 dumanuel.

Vous accompagnez des adultes handicapés men-taux et cette population demande une attentionparticulière. Les vacances des adultes débutentdès leur prise en charge. Ils sont généralementheureux de partir mais éprouvent également uncertain stress causé par le voyage et l’appréhen-sion d’un lieu de vacances inconnu. Les familles etles éducateurs ont également besoin d’être rassu-rés. Il est donc important de faire preuve de profes-sionnalisme et de donner une image rassurante àtous vos interlocuteurs.Ainsi, les consignes générales vous rappellent lespoints principaux sur lesquels votre vigilance doitporter lors du convoyage « aller ou retour » versun séjour. Si, à la lecture de ce manuel, des infor-mations vous semblent obscures, n’hésitez pas àtéléphoner au 03 84 76 93 35.

A l’aller, avant votre départ, prévoyez un pique-niquepour le repas du midi, sachant que nous avons demandéaux adultes d’en prendre un aussi.Au retour, avant votre départ, faites préparer un panierrepas de petit déjeuner si vous voyagez de nuit et unpique-nique pour le midi (si nécessaire) pour vous et lesadultes. (sauf consigne contraire, repas fournis sur leregroupement de Dijon au retour)Lors de votre convoyage, vous devez vous assurer queles personnes sous votre responsabilité sont toujoursavec vous. Méfiez-vous des mouvements de foule. Lorsdes arrêts aux toilettes ou lors des changements (train,car...) vérifiez systématiquement vos effectifs. Aumoindre problème, contactez la permanence d’AkhorVoyages au 03 84 76 93 35. Un adulte peut s’égarerfacilement, il est donc impératif que vous soyez vigilant(e)lors de vos déplacements. Nous vous remercions pourvotre sérieux et vous souhaitons un bon convoyage.L’équipe Akhor Voyages

2 MANUEL DU CONVOYEUR - NOVEMBRE 2011

CONVOYAGE “ ALLER OU RETOUR “ VERS UN SEJOUR

consignes générales

2) CONSIGNES GÉNÉRALES POUR LE TRAIN

Quand vous recevez les éléments, assurez-vousque vous avez tous les billets des personnes quevous allez accompagner. Si vous êtes plusieursconvoyeurs, c’est la personne nommée responsa-ble qui a tous les billets (le vôtre, ceux des adulteset les tickets de métro si nécessaire).Si vous avez du temps, pensez dès votre arrivée àla gare, ou lors de votre montée dans le train, àsignaler votre présence au personnel de la SNCF(bureaux accueil, contrôleurs, chef de gare...). Lesagents de la SNCF pourront aiguiller les personnesqui éventuellement vous cherchent et ils sont d’uneaide précieuse lors des changements ou dessituations délicates.Si votre train (ou car...) à plus de 30 minutes deretard, veuillez nous prévenir au 03 84 76 93 35afin que nous puissions réorganiser votre arrivée.Si vous prenez en charge des adultes lors de votreparcours et que le train va s’arrêter uniquement 2minutes : dès votre montée prévenez le contrôleurafin qu’il vous attende avant de donner l’ordre dedépart du train au moment de cette nouvelle priseen charge. N’oubliez pas de demander aux adultes,qui sont déjà installés dans le wagon, de vousattendre tranquillement. Rassurez les quant à votreretour...

3MANUEL DU CONVOYEUR - NOVEMBRE 2011

4) AUTRES CONSIGNES

Argent de poche des vacanciersSi on vous propose de prendre de l’argent de poche pourles adultes, vous devez le refuser. Vous en seriez tenu(e)pour responsable en cas de perte ou de vol. Demandezaux éducateurs et aux familles de le placer dans la valiseoù il sera facilement récupéré par l’adulte dès son arrivéesur le centre de vacances.(avec le traitement médical parexemple).

REPÈRES VISUELSQUATRE COULEURS

Pour le convoyage aller, les séjours sont répartisselon quatre catégories. Chaque catégorie se voitattribuer une couleur : verte, bleu, orange ou rouge.Suivant le séjour choisi, une même couleur seraattribuée au badge d’indentification de l’adulte, auxétiquettes de ses bagages, à la couleur de ses« enveloppes médicaments » et apposée sur le carqui l’amènera à sa destination de séjour.

Pour le convoyage retour, l’attribution des couleursest remise en question et vous devez détruire lesanciennes étiquettes, les anciens badges, et lesanciennes « enveloppes médicaments ».Vous recevez, à la fin du séjour et avant de repartir,les nouvelles étiquettes, les nouveaux badges et lesnouvelles « enveloppes médicaments ».Pensez à reprendre à l'arrivée les badges plastiques desadultes et du personnel qui serviront pour le retour.

Suite : pour prendre le train

Lieu de rendez-vous sur les quais :A l’aller, les adultes sont convoqués impérativementsur le quai du train 15 minutes avant le départ. Ilsdoivent se rendre :- à la voiture indiquée sur les listes (attention pastoujours celle indiquée sur le billet)- au niveau du deuxième wagon s’il n’y a pas deréservation.A Paris, les quais sont le plus souvent accessiblesavec le billet de train, les adultes ne peuvent doncpas se rendre au wagon. Vérifiez, si l’accès au quaiest limité et selon les cas les prendre en charge endébut de quai ou devant le wagon.

Au retour, les familles et les foyers sont convoquéssur le quai d’arrivée de votre train.

3) CONSIGNES GÉNÉRALES POUR LE CAR

Les adultes sont convoqués devant les gares SNCF(parfois au foyer), 15 minutes avant le départ.Avant le départ du car, le responsable convoyages’assure du respect des consignes concernantl’accueil et la présence de tous les adultes, la prise encharge des bagages, la présence des enveloppespour la prise de médicaments durant la journée.Attention, pendant le voyage, les médicamentsdoivent toujours être surveillés pour que les adultesn’y aient pas directement accès. (Rappel : la prise encharge et l’accompagnement des adultes font l’objetd’une fiche de consignes en page 4 de ce manuel.La prise en charge et le transport des bagages fontl’objet d’une fiche de consignes en page 5. La priseen charge et le transport des enveloppes de médica-ments font l’objet d’une fiche de consignes en page6 du manuel).


...consignes générales

(avec les spécifications) et les titres detransport (billets de train...)

Objet de cette fiche d’instruction :convoyer chaque vacancier du lieu deprise en charge au lieu principal deregroupement, puis de ce lieu auxdestinations de séjour.

Destinataires des instructions :- les responsables des convoyages- les convoyeurs.

2- L’ACTION DE CONVOYAGE

Acteurs concernés :Les « responsables convoyage » etles convoyeurs qui accompagnent unou plusieurs vacanciers (en une ouplusieurs étapes).

Actions à mener, avant le jour « j »Dès réception des instructions survotre convoyage, étudiez les minutieu-sement. Si des informations voussemblent obscures, n’hésitez pas ànous téléphoner au 03 84 76 93 35.

Le jour « j »- être repérable, et pour ce faire vousdevez : porter votre tee-shirt AkhorVoyages et votre badge, avoir votrepancarte Akhor Voyages (servez-vouspour cela de la couverture de cemanuel : vous disposez ainsi d’unepancarte avec le logo Akhor Voyagesau format A4).

- disposer d’un stylo pour prendre desconsignes ou des informations,

- accueillir les vacanciers qui prennentle train, soit en début de quai quand les

quais ne sont accessibles qu’avec lebillet de train, soit au numéro de voitureindiqué sur les listes convoyages (pastoujours celui du billet),- accueillir les vacanciers qui prennentle car : en général, le car est stationnédevant la gare SNCF, ou suivre lesinstructions qui ont été transmises,

- faire les premières vérifications obli-gatoires : vérifier le badge du vacan-cier, par rapport à votre listing deconvoyage : destination, couleur dubadge et nom du vacancier, (quand levacancier part à l’étranger : vérifierqu’il a bien ses papiers selon la desti-nation et les instructions qui vous ontété données)

- faire descendre ou monter les vacan-ciers en toute sécurité dans lesmoyens de transport (et tout particu-lièrement dans les cars)...- pointer les vacanciers à chaquemontée ou descente d’un moyen detransport (par rapport au listingconvoyage).

COMMENTAIRES

Un responsable convoyage estnommé lorsque plusieurs per-sonnes sont nécessaires pourencadrer un groupe.

Si vous êtes plusieurs enca-drants sur un convoyage, c’est lapersonne nommée responsablequi a tous les billets (les vôtreset ceux des adultes, ainsi queles tickets de métro si néces-saire).

Si un adulte n’est pas présent audépart, téléphoner au 03 84 7693 35 rapidement avant l’heurede départ et nous vous indique-rons la marche à suivre. Quandvous téléphonez : donnez votrenuméro de convoyage.

Les vacances des adultes débu-tent dès leur prise en charge. Ilssont généralement heureux departir mais éprouvent parfois uncertain stress causé par levoyage et l’appréhension du lieude vacances inconnu. Il estimportant de vous présenteraimablement et de donner uneimage rassurante tout au long duconvoyage.

1- CONTEXTE

Au préalable des séjours, les infor-mations et les instructions sontdonnées au foyer ou tuteur duvacancier afin de s’assurer que :. le vacancier a ses papiers selon sadestination : CNI, passeport.... le vacancier a souscrit aux formalitésde santé selon sa destination.. Le vacancier a son « badge identité »(reçu au préalable par courrier)

Les convoyeurs ont reçu : le listingdes vacanciers à convoyer

COMMENTAIRES

Les instructions sur les formali-tés pour l’étranger (piècesd’identités et santé) sont don-nées à l’inscription.

Les instructions complémen-taires (aux foyers et tuteurspour le convoyage du vacancier)sont adressées par courrier, unmois avant les départs. (cf.aussi, les instructions deconvoyage pour les bagages etles enveloppes médicales).

INSTRUCTIONS CONVOYAGE

vacanciers et formalités



bagages des vacanciers

au lieu principal de regroupement,puis de ce lieu aux destinations de sé-jour.

Les destinataires de l’instructionLes responsables convoyage et lesconvoyeurs, le « responsable contrôledes bagages » sur le lieu principal deregroupement et son équipe.

2- L’ACTION

- vérifier l’étiquetage de chaque ba-gage du vacancier : destination, couleuret nom du vacancier mentionné (parrapport au listing convoyage) et quandle vacancier part à l’étranger, contrôlerle nombre et l’encombrement des ba-gages,- faire respecter les normes de range-ment des bagages par couleur, dansla soute du car,- ranger à part les bagages mal ou nonétiquetés (mettre une étiquette provi-soire).

Autres actions relais :- remettre les bagages au convoyeurqui assure un relais (s’il y a lieu),- signaler les bagages (mal ou non éti-quetés) à l’arrivée au lieu de regrou-pement principal,- passer le relais au « responsable ba-gage » et à son équipe, à l’arrivée surle lieu principal de regroupement.

3- L’ACTION «REGROUPEMENT »

Acteurs concernés : le responsabledes bagages et son équipe sur le lieuprincipal de regroupement.

Actions à mener :- décharger les bagages des vacan-ciers de la soute des cars au fur et àmesure des arrivées,- porter chaque bagage identifié parson étiquette à l’emplacement du busdesservant la destination de séjour :cf. numéro et destination mentionnéssur le bus,

- recharger chaque bagage dans lasoute du « bus de destination » etpointer chaque bagage par rapport aulisting des vacanciers affectés à cettedestination,- donner le feu vert de départ quand lechargement des bagages dans lasoute d’un car est terminé afin depasser le relais pour la montée desvacanciers.

COMMENTAIRES


Sur le lieu principal de regroupe-ment est présent un espace deréception et de tri pour les ba-gages. Ils sont déchargés, re-groupés, puis rechargés dansles soutes des cars selon lesdestinations de séjour.

COMMENTAIRES

La destination de séjour estidentifiée sur le car.

cf. aussi, les fiches d’instructionspour les convoyages des :- vacanciers/formalités,- enveloppes médicales

1- CONTEXTE

Le foyer ou le tuteur doit :. s’assurer que le vacancier a bienétiqueté ses bagages : destination,couleur, nom,. respecter les normes : nombre debagages, poids et encombrement(cf. en particulier les normes pour letransport par avion).

Objet de l’instruction :- convoyer les bagages de chaquevacancier du lieu de prise en charge

COMMENTAIRES

Les informations sur les bagagespour l’étranger (poids, nombre,encombrement) sont donnéesà l’inscription (cf. aussi les infor-mations données concernantles formalités pour l’étranger :pièces d’identité et santé...)

Les instructions aux foyers ettuteurs pour l’étiquetage sontadressées par courrier, un moisavant les départs.

5MANUEL DU CONVOYEUR - NOVEMBRE 2011

de chaque vacancier du lieu deprise en charge au lieu principal deregroupement, puis de ce lieu auxdestinations de séjour.

Les destinataires de l’instructionles responsables convoyage et lesconvoyeurs, le responsable du tri desmédicaments sur le lieu principal deregroupement et son équipe.

2- L’ACTION

-vérifier sur votre listing de convoyage,lors de la prise en charge d’un vacan-cier, s’il doit prendre des médicamentsdurant le temps de transport et récu-pérer les enveloppes médicales dès laprise en charge pour les convoyervous-même,- vérifier le (les) moment(s) où chaquevacancier doit prendre ses médica-ments à partir des indications jointes,- distribuer les médicaments suivantles indications jointes,- faire un premier rangement des en-veloppes médicales par couleur (lesséjours sont répartis suivant quatrecouleurs).

Autres actions relais :- remettre les enveloppes médicalesau convoyeur qui assure votre relais(s’il y a lieu),- remettre les enveloppes rangées parcouleur au responsable « médica-ments » à l’arrivée sur le lieu principalde regroupement,- partir du lieu principal de regroupe-ment avec, dans le car, le(s) carton(s)des enveloppes médicales regrou-pées qui vous est (sont) attribué(s) .

3- L’ACTION «REGROUPEMENT »

Acteurs concernés :- le responsable « médicaments » etson équipe sur le lieu principal de re-groupement.

Actions à mener :- récupérer, sur le lieu principal deregroupement, toutes les enveloppesmédicales auprès des différentsconvoyeurs et contrôler que la récupé-ration est complète,

- regrouper les enveloppes venant desdifférents convoyages dans des car-tons identifiés par couleur et par des-tination de séjour,- s’assurer que chaque carton est bienaffecté au car qui dessert la (les) des-tination(s) de séjour(s).

COMMENTAIRES


Le rangement des enveloppesmédicales se fait par couleur dèsle premier convoyage. Il préparele tri final sur le lieu principal deregroupement.

Sur le lieu principal de regroupe-ment est présent un espace deréception et de tri pour les enve-loppes médicales.

COMMENTAIRES

La destination de séjour estidentifiée sur le carton et sur lecar.

cf. aussi, les fiches d’instructionspour les convoyages des :- vacanciers/formalités,- bagages des vacanciers.

1- CONTEXTE

Instructions données au préalabledes séjours : le foyer ou le tuteur duvacancier doit mettre dans des enve-loppes séparées le traitement médicalpour une durée d’une journée detransport ou plus (une enveloppe parprise de médicaments ; les médica-ments étant distribués selon les indi-cations).

Objet de l’instruction :- convoyer les enveloppes médicales

COMMENTAIRES

Les instructions aux foyers ettuteurs pour les enveloppesmédicales sont adressées parcourrier, environ 15 jours avantles départs.

Dans une enveloppe sont misles médicaments concernantune prise avec les indicationsde distribution (moment etconditions de prise...)


“enveloppes médicaments”


RANGEMENT DES BAGAGES DANS LES CARS

Au moment de charger les bagages de chaque vacancierdans la soute des cars, il est demandé de respecter unordre de rangement par couleur.Ce respect strict des consignes permet de décharger et derecharger efficacement (dans les lieux de regroupement),en minimisant le risque d’erreur.Le chauffeur du car connaît les consignes de rangement.Toutefois, il est bon que les convoyeurs les connaissentaussi pour aider et contrôler les opérations.Dans l’exemple ci-contre, le rangement est présenté selontrois couleurs (vert, bleu, orange et violet) selon lesétiquettes des bagages.

7

arrière Gauche du busRouge

Avant Gauche du busVert

Avant Droit du busBleu

Avant du bus

« Consignes de rangementdes bagages dans la soute d’un car »


consignes spécifiques - notes

ALLER SEJOURS HIVER 2011 COULEURS

Alsace Rouge

Blois Rouge

Bruxelles Rouge

Chalet Abondance Vert

Equitation Violet

Fréjus Bleu

Karting Violet

Moto Neige et chien de traineau Violet

Nestuby Bleu

Site aux Charmes Violet

Ski alpin Violet

Ski de fond Violet

Tunisie Rouge

VILLES RETOUR COULEURS

Aix les Bains BleuAmiens VioletArles BleuAvignon RougeBeauvais VioletChateauroux VertColmar BleuCreil VioletDunkerque VioletLaon VioletLes Aubrais Orléans VertLille VioletLimoges VertMontbard BleuMontélimar BleuMontpellier BleuMulhouse BleuNice RougeOrléans VertParis gare de l'Est RougeParis gare de Lyon RougeParis gare du Nord RougeParis gare St Lazare VertReims BleuRennes VertRouen VertSt Maur des Fossés RougeTournus VioletVesoul Vert

arrière Droit du busViolet

MANUEL DU CONVOYEUR - NOVEMBRE 2011


formalités convoyages n°1

8

Convoyage ALLER

Permanence téléphonique :03.84.76.93.35N° de convoyeur :

Votre séjour :

Pour aller à votre ville de convoyageVotre feuille de route, pour vous rendre sur votre ville de convoyage

Nom SIEGWART Prénom EMMANUELLE

N° de portable

Date de départ

Heure de départ

Votre ville de départ

La ville de votre convoayge

Votre billet de trainpour vous rendre à la ville où vous réceptionnez les vacanciers

Aucun frais ne sera remboursé sans accord préalable de Akhor VoyagesVous devez porter impérativement votre tee-shirt Akhor Voyages pendant tout le voyages

Bon voyage à tous

1325

Lourdes

PBContrôle

01.23.45.67.89

31/07/2010

05h54

LILLE

LAON

N° du convoyeur

Votre séjour

Votre numéro de téléphone

Date de votre départ

Heure de départde votre ville

Votre ville de départ

Rendez-vousavec les vacanciers

Personne qui a créé le convoyage

Nom du convoyeur Prénom du convoyeur

“Suite à un changement informatique, ce document est suceptible d’avoir une présentation différente”




9

Convoyage ALLER

Permanence téléphonique :03.84.76.93.35N° de convoyeur :

Convoyage en direct par la SNCFPrise en charge des vacanciers

Vousconvoyezunouplusieurs vacanciers. Nousvousprionsdesuivre à la lettre les consignesqui suivent :- pour tout problème que vous pourriez rencontrer, une permanance est en place pendanttoute la durée du convoyage. Vous ne devez en aucun cas pendre une décision seul.- Il vous manque un vacancier : 1/4 d’heure avant le départ, téléphonez au foyer.Dans l’hypothèse où le vacancier ne partirait pas, téléphonez à Akhor Voyages.- Votre train a du retard ; dès que possible, téléphonez à Akhor Voyages.- pour toute anomalie ; téléphonez à Akhor Voyages.

Rendez-vous avec les vacanciers

Date de rendez vous

heure de rendez-vous

Nombre de vacancierspris en charge

Votre contact au rendez-vous et votre lieu de rendez-vousEducateur ou famille des vacanciers

Accompagnateur Alhor Voyages

Moyen

La ville d’arrivée

Aucun frais ne sera remboursé sans accord préalable de Akhor VoyagesVous devez porter impérativement votre tee-shirt Akhor Voyages pendant tout le voyages

Bon voyage à tous

1325 N° du convoyeur

LAON

31/07/2010

10h45

41

Premier lieu de prise encharge des vacanciers

Date de votre rendez-vous

Heure de votre rendez-vous

Nombre de personnesdans le car

Précision si vous avez rendez-vous avec deséducateursou des encadrants Akhor Voyages

Votre moyen de transport

DIJON

OUI

NON

BUS 06

Votre ville de d’arrivée





10

N°de

client

Tel.d’urge

nce

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t

Déb

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Lége

ndeha

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formalités importantes

11

NUMEROS UTILES

AKHOR VOYAGES :- PERMANENCE (heures de bureau) : 03.84.76.93.35

- N° D’URGENCE PRIORITAIRE (24/24H) : 06.74.47.75.20- N° D’URGENCE “ DIRECTION “ : 06 08 03 30 43

APPEL SAMU : 15APPEL POMPIERS : 18

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......................................................................................................................................

Notes :..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

AKHOR VOYAGES34, rue Jean Jaurès - BP10277 - 70005 Vesoul Cedex - Tél. : 03 84 76 93 35

Vous trouverez ci-dessous la liste des séjours pour lesquels les encadrants et les adultes devrontavoir obligatoirement sur eux le jour du départ les papiers nécessaires pour pouvoir partir. Si unadulte n’a pas ses papiers il faudra obligatoirement téléphoner à la permanence Akhor Voyagesafin que nous vous indiquions la marche à suivre.

Formalités nécessaires :ARINELLA CORSE : carte d’identité et CEAM en cours de validité obligatoireCOSTA BRAVA VILLA : carte d’identité et CEAM en cours de validité obligatoireCROATIE : carte d’identité et CEAM en cours de validité obligatoireFIGUEIRA : carte d’identité et CEAM en cours de validité obligatoireGRECE HOTEL : carte d’identité et CEAM en cours de validité obligatoireGUADELOUPE : carte d’identité et CEAM en cours de validité obligatoireLLORET DEL MAR carte d’identité et CEAM en cours de validité obligatoireMADERE carte d’identité et CEAM en cours de validité obligatoireMONTNYAMAR HOTEL carte d’identité et CEAM en cours de validité obligatoireNEW YORK passeport biométrique en cours de validité obligatoire de plus de 6 mois


«DépliezlevisueldulogoAkhorVoyages-vousvousenservirezcommepancartepourrassemblerlesvacanciers»

N°AKHORVOYAGES:03.84.76.93.35

-N°D’URGENCE(24/24H

):06.74.47.75.20

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