ON A LES MOYENS DE VOUS EXPORTER EXPORT & INVESTMENT Présentation des objectifs et principes du reporting budgétaire et comptable

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Présentation des objectifs et principes du reporting budgétaire et comptable


QUELQUES REPERES

DéfinitionObjectifVolet opérationnelContenu

• Aujourd’hui• Extensions futures envisageables• Jamais

Démonstration sur le scope actuel


1. DEFINITION


DEFINITION

Edition quotidienne sécurisée de tableaux récapitulatifs par article et programme budgétaire, tableaux détaillés accessibles, via le portail intranet, aux responsables de services et de directions fonctionnels

Structuration des tableaux en:• Pour les dépenses

- Budget après ajustements- Montants totaux « réservés » ou pré-engagés- Montants totaux engagés- Montants totaux ordonnancés (autorisés à payer)- Montants totaux liquidés (c’est-à-dire payés)- Soldes disponibles

• Pour les recettes- Montants totaux des droits acquis- Montants perçus- Solde à percevoir


2. OBJECTIF


OBJECTIF

Faciliter la gestion des services opérationnels en mettant à la disposition des responsables les quelques informations financières utiles dans le cadre du traitement des dossiers tels que:

• Montant des engagements pris eu égard à tel article et/ou centre de frais

• Soldes budgétaires disponibles

• Paiements en attente, notamment dans le chef des entreprises incluses dans une action de l’AWEX

• Liquidations en attente, par exemple sur les factures ou déclarations de créances se rapportant à tel ou tel programme


3. VOLET OPERATIONNEL


VOLET OPERATIONNEL

Sources des données• Extraction quotidienne du logiciel comptable PIA

via une procédure automatisée

Mode de traitement et de présentation• Via Oracle Discoverer

Outil de visualisation• Portail intranet (domaine fonctionnel Budget/Comptabilité_Répertoire Reporting quotidien)


VOLET OPERATIONNEL

Autorisations d’accès des utilisateurs

• Sur la base de l’organisation hiérarchique générale de l’AWEX et des articles budgétaires/centres de frais

• Accès réservé au management et responsables de service, selon 4 niveaux

- Niveau 1: CEO et Direction comptable et financière- Niveau 2: DG « Comext » et « IE »- Niveau 3: Directeurs et chefs de service- Niveau 4 (le cas échéant): cellules


VOLET OPERATIONNEL

Profils d’accès• Lecture exclusivement

En conclusions

• Principe d’efficacité (ne pas surcharger les responsables avec des données inutiles)• Principe de confidentialité (accès aux données dont les utilisateurs ont la responsabilité)


4. CONTENU

Aujourd’huiExtensions futures envisageablesEn question


CONTENU

AUJOURD’HUI• Ensemble des données ayant fait l’objet

d’un enregistrement en comptabilité - via une filière (factures avec bon de

commande)- ou non (budget, factures sans bon de

commande, notes de frais AEC, divers recettes, mouvements)

• Exercice budgétaire pris en considération- À partir de 2008 et suivants


CONTENU

AUJOURD’HUI• Vues actuellement disponibles

- Dépenses_budget- Via articles ou centres de frais budgétaires

- Dépenses_tiers- Via articles budgétaires ou via tiers

- Recettes_budget- Via articles ou centres de frais budgétaires

- Recettes_tiers- Via articles budgétaires ou via tiers


CONTENU

Extensions futures envisageables au niveau de l’outil

• Extension du nombre d’utilisateurs (selon souhaits des responsables)

• Introduction du concept d’établissement (Comext/IE/commun)

• Introduction du concept de « numéro de dossier » et déclinaison de toutes les opérations individuelles associées à un tiers

(dès lors que cela s’avère pertinent ex. incitants financiers)


CONTENU

Autres extensions et exploitations futures envisagées

• Exploitation accrue des données primaires par opération sous-jacentes à savoir:

- Numéro opération- Date et montant réservation budgétaire- Date et montant engagement budgétaire- Date et montant ordonnancement(s) budgétaire(s)- Date et montant liquidation(s)/perception lié(s) à l’opération

• Types d’exploitations envisageables:

- Calcul des délais moyens par processus- Evolution du nombre de « dossiers » par article et CF budgétaires ET

par processus- Montant moyen par « dossier » et évolution- Taux de consommation des budgets- Pourcentage de paiements effectués…


CONTENU

EN QUESTION:• Reporting sur les opérations liées aux journaux « DIVERS »,

« REMUN » et « CUTOFF » (opérations comptables marginales vis-à-vis des tiers)

DE MANIERE GENERALE• Exploitation des données enregistrées en comptabilité et

uniquement de celles-ci• Pas d’instantanéité entre la réalisation d’un

paiement/Perception d’une recette et son intégration en comptabilité

Actuellement pas d’identité parfaite entre les totaux en Comptabilité et ceux du reporting


5. DEMONSTRATION SUR LE SCOPE ACTUEL


DEMONSTRATION

Comment connaître les soldes budgétaires disponibles sur les articles dont on a la responsabilité?• Se connecter sur le portail « Reporting »• Opter pour « Dépenses-budget » via les

articles budgétaires• Faire défiler les divers articles et visualiser

les totaux sur celui/ceux dont on souhaite connaître le solde ou le taux de consommation


DEMONSTRATION

Est-il possible de connaître la liste des entreprises envers lesquelles des engagements sont pris sur tel ou tel article budgétaire?• Se connecter sur le portail « Reporting »• Opter pour « Dépenses-tiers » via les articles

budgétaires• Faire défiler les divers articles et choisir l’article

retenu• Cliquer sur « ► » pour obtenir le niveau de détail

voulu soit la liste de tous les tiers concernés par une réservation, un engagement, un ordonnancement ou un paiement


DEMONSTRATION

Est-il possible de connaître la liste des entreprises qui ont pris un engagement envers l’AWEX dans le cadre d’une action?• Se connecter sur le portail « Reporting »• Opter pour « Recettes-tiers » via les centres de

frais budgétaires• Faire défiler les divers centres de frais budgétaires

et choisir le numéro de l’action souhaitée• Cliquer sur « ► » pour obtenir le niveau de détail

voulu soit la liste de tous les tiers concernés par un « droit acquis » (lequel signifie qu’une facture ou une déclaration de créance a été adressée et enregistrée en comptabilité)


DEMONSTRATION Comment savoir si le paiement d’une

entreprise inscrite à une action est enregistré ?• Se connecter sur le portail « Reporting »• Opter pour « Recettes-tiers » via les tiers (si on ne

connaît que le nom de la firme) ou via les centres de frais budgétaires (si on connaît le numéro du centre de frais associé à l’action)

• Faire défiler les noms de tiers• Cliquer sur « ► » pour obtenir le niveau de détail

voulu soit la liste de tous les centres de frais sur lesquels un droit acquis a été enregistré sur le tiers en question

• Constater le montant sur « Droit perçu » et « Solde à percevoir »

Documents

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