Redaction technique administrative

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  • 1. RDACTION TECHNIQUE ET ADMINISTRATIVE ~ dition, revue et augmente

2. RDACTION TECHNIQUE ET ADMINISTRATIVE dition rafise par Grard Laganire en collabortion avec les co-auteurs Page couverture conue et ralise par le Carrefour des Couleurs inc. Photocomposition: Typographie Lidec inc. Montage: Danielle Denis 1986-05-27, ditions Laganire, C.P. 163, Sherbrooke, J1H 5H8 Tous droits rservs. On ne peut reproduire, enregistrer ou.diffuser aucune partie du prsent ouvrage, sous quelque forme ou par quelque procd que ce soit, lectronique, mcanique, photographique, sonore, magntique ou autre, sans avoir obtenu au pralable l'autorisation crite de l'diteur. Deuxime dition, imprime au Qubec en juin 1986. (Titre de la 1re d.: Rdaction Technique) Dpt lgal 3e trimestre 1986 Bibliothque nationale du Qubec Bibliothque nationale du Canada ISBN-2-9800272-4-3 3. REMERCIEMENTS Nous tenons remercier trs sincrement Madame Monique Hroux, qui nous a aids dans le choix et la prsentation des ouvrages constituant notre bibliographie critique. Notre reconnaissance va galement tous ceux et celles qui nous ont fourni, pour cette deuxime dition, des remarques, commentaires et suggestions. Nous remercions spcialement Mesdames Dominique Chass, de l'cole Polytechnique de Montral, Colette Allard, de la Facult des sciences appliques de l'Universit de Sherbrooke et Danielle Codre, de la Facult de droit de l'Universit de Sherbrooke. Nous remercions aussi de tout coeur Madame Marielle Dub, qui nous a apport une aide trs apprciable dans la rvision de notre texte. Nos plus sincres remerciements vont galement Madame Jose Saint-Marseille pour son travail de recherche concernant la correspondance entre le prsent manuel et notre Cours de rdaction technique et administrative. Nous exprimons enfin notre gratitude Madame Germaine Collinge de mme qu' Daniel, Catherine et Pascale Laganire pour leur patience et leur comprhension tout au cours de la rdaction de cet ouvrage. Les auteurs 4. PRFACE DE LA PREMIRE DITION Si les outils traitant de la rdaction gnrale ne manquent pas en franais, il en va autrement pour les ouvrages touchant spcifiquement la rdaction technique. L'ouvrage qui nous est prsent aujourd'hui vient point nomm combler une importante lacune au Qubec et dans la francophonie en gnral. Cette lacune est difficilement explicable si l'on songe qu'avec l'avancement de la technologie pendant la prsente dcennie, la masse des textes techniques s'est considrablement accrue, de mme que les besoins en matire de rdaction technique. Le dfi technologique auquel nous serons confronts durant la prochaine dcennie et au-del de l'an 2000, implique au plus haut point l'laboration et la diffusion de documents d'information en langue franaise et, pour nous, francophones d'Amrique, cette capacit d'effectuer ce virage en franais. Le "futurible des annes 70 est mainte- nant nos portes, nous sommes maintenant entrs dans la "troisime vague, selon les termes du futurologue-penseur A. Toffler. Des changements aussi rapides que ceux que nous sommes en train de vivre exigeront des ajustements trs rapides des institutions humaines et sociales. Le domaine de l'enseignement, en particulier, deviendra sans cesse plus avide d'crits techniques rdigs en langue franaise et ce, tous les niveaux du systme scolaire du Qubec, alors que plusieurs gnrations d'lves s'initieront et, de plus en plus prcocement, la nouveaut technologique. Il va sans dire que la rdaction technique a un rle trs important jouer dans l'volution de notre socit. Premirement, cela veut dire que nos ingnieurs et nos techniciens doivent matriser les techniques de rdaction afin de pouvoir transmettre leurs connaissances et leurs documents dans un langage clair et prcis. Deuximement, qu'en ce faisant, ils participent la survie du franais comme grande langue vhiculaire des sciences et des techniques. L'avenir du franais au Qubec et ailleurs dans la francopho- nie est ce prix. On n'insistera jamais assez sur cette ncessit. L'Universit de Sherbrooke a t et reste encore trs novatrice en matire d'ensei- gnement de la rdaction technique, le programme" Rdaction-Recherche est l pour en tmoigner. Madame Hlne Cajolet-Laganire et Monsieur Pierre Collinge ont fait 5. l'intrieur de ce nouveau programme oeuvre de pionniers et il faut reconnatre en ce manuelle prolongement naturel et systmatique de leur enseignement. La prsence d'un ingnieur, Monsieur Grard Laganire, parmi les auteurs, parle d'elle-mme du souci d'ajustement la ralit socio-professionnelle qui a prsid l'laboration de ce remar- quable manuel. Pour avoir, moi-mme, commis des textes mthodologiques, je sais gr aux auteurs d'avoir expos dans un langage clair et simple les multiples facettes de la rdaction technique. Ils ont su surmonter le difficile obstacle des textes caractre mthodo- logique, qui rside principalement dans l'introspection sur la praxis et dans la trans- mission de cette rflexion grce un guide rdig en une langue claire et qui se laisse consulter facilement. Le manuel trouvera, j'en suis assur, la place de choix qu'il mrite chez les praticiens de la technique comme chez les professionnels de la langue. Il est appel galement un brillant avenir comme manuel d'enseignement. Je flicite enfin les auteurs d'avoir dot le Qubec d'un si bel outil de promotion linguistique. Pierre Auger Directeur de la terminologie Office de la langue franaise 6. NOTE RELATIVE .LA DEUXIME DITION Afin de fournir au lecteur une prsentation plus complte ries diffrentes tech- niques menant une bonne structuration des ides ainsi qu' leur expression correcte et efficace, nous avons entirement refait le premier chapitre de l'ouvrage. Ainsi, la prsentation de chaque type de communication est organise comme suit: dfinition, lments essentiels, mthode suivre quant au travail prparatoire, rdaction propre- ment dite, style caractristique, dtails de prsentation. En outre, nous avons ajout de nouveaux exemples destins illustrer les divers aspects thoriques prsents. D'autre part, pour rpondre aux nombreuses demandes qui nous ont t adresses, nous avons cru bon d'ajouter en annexe quelques lments de base relatifs la prise de notes, un protocole de correction typographique ainsi qu'un exemple de petit rapport technique. Enfin, nous avons voulu assurer une correspondance plus rigoureuse entre le prsent manuel et notre Cours de rdaction technique et administrative, afin que l'utilisateurdu Cours puisse toujours se rfrer au manuel pourobtenir les explications dont il peut avoir besoin pour faire les exercices. Nous avons videmment profit de cette deuxime dition pour corriger certaines erreurs et lacunes qui nous avaient chapp lors de la premire dition. 7. TABLE DES MATIRES Pages INTRODUCTION Chapitre premier 1.0 Types de communication technique et administrative. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 7 1.1 Lettre............................................................................... 7 1.2 Note, note de service et note technique 14 1.3 Compte rendu ., 20 1.4 Procs-verbal 26 1.5 Imprims............................................................................ 39 1.6 Communiqu 44 1.7 Curriculum vitae 51 1.8 Procdure........................................................................... 64 1.9 Directive 65 1.10 Autres moyens de communication technique 68 1.10.1 Spcifications techniques 68 1.10.2 Norme 68 1.10.3 Manuel d'utilisation et d'entretien 68 1.10.4 Manuel d'assurance de la qualit 68 1.10.5 Offre de service 69 1.10.6 Programme de travail 71 1.10.7 Rapport 72 Chapitre Il 2.0 Rapport technique 75 2.1 Gnralits 75 2.1.1 Divers types de rapports .. , 75 2.1.2 Rdacteur du rapport 76 2.1.3 Destinataires du rapport 77 2.1.4 Qualits d'un bon rapport 78 2.1.5 Lettre de prsentation du rapport 83 8. 2.2 tapes franchir avant d'laborer un rapport technique 83 2.2.1 Dlimitation prcise du sujet 83 2.2.2 laboration d'un plan de travail provisoire 84 2.2.3 Collecte des matriaux 85 2.2.4 Analyse et classement des matriaux 87 a) Reprage et description des faits 87 b) Analyse et classement des faits 87 c) Conception et nonciation des ides 88 2.2.5 laboration du plan dtaill (plan de rdaction) 88 2.3 Structure d'ensemble du rapport 92 2.3.1 Pages prliminaires 92 a) Page-titre 92 b) Page de remerciements 96 c) Sommaire 96 d) Table des matires 96 e) Liste des tableaux 97 f) Liste des figures 97 g) Liste des abrviations et sigles 97 2.3.2 Introduction 98 2.3.3 Dveloppement 99 a) Expos des faits 100 b) Analyse des faits ou dmonstration 101 2.3.4 Conclusion 104 2.3.5 Pages annexes 105 a) Annexes et appendices 106 b) Bibliographie 106 c) Index 112 Chapitre III 3.0 Rdaction 115 3.1 Style 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 ............................................................ " " 115 Langue parle et langue crite 117 Niveaux de langue 119 Rgle et bon usage 120 Mot, phrase, discours 121 a) Le mot dans la phrase 121 b) La phrase dans le discours 121 Choix des mots 122 a) Improprit c,les mots 122 b) Emprunts et anglicismes 123 c) Nologismes 124 d) Synonymes 124 e) Style technico-scientifique 125 9. 3.2 Critres de lisibilit 126 3.3 Clart syntaxique 130 3.3.1 Phrase simple 131 3.3.2 Phrase complexe 132 a) Juxtaposition 133 b) Coordination 133 c) Subordination 133 3.3.3 Ordre des mots dans la proposition 133 3.3.4 Ordre des propositions dans la phrase complexe 134 3.3.5 Ngation 135 3.3.6 Propositions relatives 135 3.3.7 Propositions participiales 138 3.3.8 Pour exprimer le temps 139 3.3.9 Pour exprimer la cause 142 3.3.10 Pour exprimer la consquence 145 3.3.11 Pour exprimer la concession 148 3.3.12 Pour exprimer le but 153 3.3.13 Pour exprimer le moyen 155 3.3.14 Pour exprimer la comparaison 156 3.3.15 Pour exprimer la condition ou l'hypothse 157 3.4 Quelques rappels 161 3.4.1 Temps et modes 161 3.4.2 Concordance des temps 162 3.4.3 Rgles d'accord 166 a) Accord du verbe avec le sujet 166 b) Accord de l'attribut du "nous" et du "vous" de politesse 169 c) Accord du pronom avec le mot qu'il remplace 169 d) Accord de l'adjectif 170 e) Accord du participe pass 176 3.5 Charnires du discours 183 3.5.1 Liste de charnires 185 3.5.2 Quelques formules utiles 188 3.6 Ponctuation /; 194 3.6.1 Signes de ponctuation forts 194 a) Point 194 b) Point-virgule 196 c) Deux-points 197 d) Points de suspension 197 e) Point d'interrogation 198 f) Point d'exclamation " 199 3.6.2 Virgule 200 3.6.3 Signes de ponctuation doubles 208 a) Parenthses 208 10. b) Guillemets 209 c) Tirets 210 d) Crochets 210 3.7 Majuscules et minuscules 211 3.7.1 Noms propres 212 3.7.2 Noms communs " 213 3.7.3 Noms gographiques 217 3.7.4 Domaine des sciences et des arts 218 3.7.5 Noms de socits, d'organismes publics et privs et d'entits administratives 219 3.7.6 Firmes et raisons sociales 221 3.7.7 Marques de commerce 221 3.7.8 Fonctions, titres et grades 222 3.7.9 Accent sur les majuscules 223 3.8 criture des nombres 223 3.8.1 Chiffres arabes 224 3.8.2 Fractions et dcimales 228 3.8.3 Chiffres romains 228 3.9 Abrviations, sigles et symboles 230 3.9.1 Technique de l'abrviation , 230 3.9.2 Point abrviatif 232 3.9.3 Pluriel des abrviations 232 3.9.4 Cas particuliers 233 3.9.5 Sigles 236 3.9.6 Symboles : 237 3.9.7 Abrviations et sigles usuels 238 3.9.8 Symboles des units de mesure (SI) 241 Chapitre IV 4.0 Prsentation matrielle 247 4.1 Dactylographie du texte 249 4.2 Couverture 249 4.3 Longueur 250 4.4 Marges, interlignes, alinas 250 4.4.1 Marges 250 4.4.2 Interlignes 251 4.4.3 Alinas 252 4.5 Espacement 252 11. 4.6 Pagination 252 4.7 Rfrences et notes au bas des pages 253 4.7.1 Rfrences 253 4.7.2 Notes 254 4.7.3 Chiffre d'appel ou appel de notes 255 4.8 Citations........................................................................... 255 4.9 numration 257 4.10 Classification des titres et des sous-titres 258 4.10.1 Nom des divisions et subdivisions numrotes 258 4.10.2 Systme de numrotation 258 4.11 Soulignement....................................................................... 259 4.12 Tableaux et figures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 260 4.12.1 Listes....................................................................... 260 4.12.2 Tableaux 261 4.12.3 Figures 263 4.12.4 Titres dans les tableaux et les figures 270 4.13 Division des mots en bout de ligne - . Chapitre V 270 5.0 Bibliographie critique l'usage du rdacteur technique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 279 5.1 Dictionnaires gnraux et encyclopdies (en franais) 279 5.2 Dictionnaires spciaux, grammaires et autres ouvrages de consultation 282 5.3 Dictionnaires gnraux et encyclopdies (bilingues) 286 5.4 Dictionnaires unilingues anglais 287 5.5 Encyclopdies techniques et dictionnaires techniques gnraux 288 5.6 Quelques priodiques 293 12. Annexe A Processus intellectuel de rdaction de rapports techniques 297 Annexe B La prise de notes 300 .Annexe C Procdure de rvision de rapports techniques 302 Annexe 0 Exemple de rapport technique 307 Appendice 1 Rapport de stage 312 Appendice 2 Protocole de correction de texte 314 Bibliographie 322 Index 327 Tableau 1 Tableau Il Tableau III Qualits d'un rapport technique 79 Temps et modes 161 Concordance des temps 162 13. LISTE DES FIGURES Pages Fig. 1 Graphique images 264 Fig. 2 Graphique circulaire 265 Fg. 3 Graphique linaire 266 Fig. 4 Graphique colonnes et histogramme 267 Fig. 5 Cartogramme 268 Fig. 6 Cheminement critique 269 Fig. 7 Programme de travail 269 14. INTRODUCTION Pour construire une maison, un barrage, une centrale nuclaire, il faut des connais- sances, une technique particulire, des matriaux trs divers, mais surtout, l'habilet de spcialistes qui savent utiliser et agencer cette technique et ces matriaux. Il en va de mme pour communiquer d'une manire efficace. Le rdacteur, lui, doitsavoircomment runir des donnes, comment les classer dans un plan et comment rdiger un texte d'une manire logique, claire, concise et correcte. Communiquer est un art difficile. Que le message soit transmis son destinataire ne signifie pas ncessairement qu'il sera lu et compris par celui-ci. L'volution que nous avons connue depuis quelques annes sur le plan des ides et sur le plan de la langue s'est accompagne de certaines prises de conscience qui aboutissent un dveloppe- ment considrable de l'esprit critique. Le lecteur, qui est trs souvent satur d'informa- tions, qui voit les notes, les rapports, les articles s'empiler sur son bureau, devient de plus en plus exigeant quant au fond et la forme des textes qui lui sont prsents. D'autre part, pour n'tre pas chose aise, la communication n'en est pas moins essentielle. De nos jours, le besoin de communiquer se manifeste de faon croissante. Il n'est pas possible de prendre une dcision sans recourir la communication. Et pour la faire excuter, il faut la rdiger d'une faon claire, l'expliquer et la justifier. L'autorit ne s'impose pas d'elle-mme. En consquence, s'il veut tre pleinement efficace, un organisme ne peut se conten- ter d'avoir des collaborateurs qui possdent certaines spcialisations techniques; il doit de toute ncessit s'assurer que ceux-ci savent communiquer. Trs souvent, une note, .une directive, une offre de service, un rapport manqueront leur but parce que le rdacteur n'est pas parvenu faire valoir ses ides et ses propositions, n'a pas russi accrocher son destinataire et garder le contact avec lui, ne s'est pas rendu lisible, accessible, persuasif. Ces faiblesses peuvent mme compromettre le succs de projets d'une grande valeur technique. Ainsi, comptence technique gale, un employ russira mieux et rendra de meilleurs services son entreprise s'il sait assurer de bonnes communications crites avec ses collgues, ses suprieurs, ses subordonns et ses clients. 15. 2 On conoit ds lors aisment qu'il soifimportant de savoir rdiger. Il y a une mthode, une technique, un art si l'on veut, pour crire des textes efficaces. Et nous croyons que cette technique peut s'acqurir. Le prsent ouvrage constitue donc une tentative en vue de dfinir cette mthode de travail et de dcrire la technique propre la rdaction de textes. Le premier chapitre prsente les divers types de communication technique: note, rapport, curriculum vitae, directive, procdure, offre de service, etc. Pour chacun d'eux, il fournit une technique de rdaction ainsi que certaines prcisions relatives sa prsentation et au style qui le caractrise. On y trouve galement quantits d'exemples pratiques que le lecteur n'aura qu' adapter ses besoins. Le deuxime chapitre porte sur l'laboration et la structure d'ensemble du rapport technique. On y conseille aux rdacteurs de procder par tapes: on leur donne des indications prcises qui les guideront dans la prparation et l'laboration du travail, jusqu' la rdaction proprement dite. L'ouvrage accorde une place privilgie l'labora- tion du rapport technique, d'une part, cause de la trs grande importance que ce type de document revt dans tout organisme ou entreprise, et d'autre part, parce que la plupart des principes applicables au rapport technique le sont galement aux autres types de communication technique. Dans le troisime chapitre, les auteurs abordent le dlicat problme de la rdaction, avec le souci de montrer comment on peut crire d'une manire simple et efficace. La clart d'un texte dpend toujours de l'enchanement des ides exprimes dans des phrases, qui doivent tre nettes et concises et se succder avec une grande rigueur logique. La concision consiste n'employer que les mots ncessaires au sens de l'nonc et non pas utiliser le moins de mots possible. En outre, crire des phrases claires est synonyme d'crire des phrases simples et naturelles; simples en ce sens que l'on vite de dire plus qu'on ne pense, et naturelles, en ce sens qu'on dit les choses telles qu'elles sont en ralit. Ajoutons enfin que pour exprimer correctement des ides claires, il faut penser nettement. Le quatrime chapitre est consacr au support matriel du moyen de communica- tion. Il vise l'amlioration de l'apparence gnrale du rapport. Il faut se rappeler qu'une 16. 3 mauvaise prsentation du texte diminue la porte des ides et des donnes prsentes, et indispose le plus souvent le lecteur. Ce dernier apprciera le caractre impeccable du document qu'on lui soumet, et il sera port penser qu'une prsentation aussi soigne ne peut annoncer qu'une parfaite qualit dans le contenu. L'inverse est galement vrai: toute ngligence dans les dtails de prsentation amne facilement le lecteur penser que l'auteur n'a pas mis plus de soin au fond qu' la forme de son travail. La mdiocrit est toujours remarque et svrement critique. Le cinquime et dernier chapitre prsente une bibliographie critique des meilleurs ouvrages, dictionnaires et encyclopdies, o le rdacteur trouvera une mine inpui- sable de renseignements tant sur le plan terminologique que grammatical. En annexe, les auteurs ont jug utile de synthtiser sous forme de tableau le processus intellectuel de rdaction de rapports techniques, d'offrir aux lecteurs une procdure de rvision de textes et de fournir un protocole de correction typographique. Deux autres annexes compltent l'ouvrage: l'une prsente un exemple de petit rapport technique, l'autre synthtise certains lments fondamentaux de la prise de notes. Le livre se termine par une bibliographie des ouvrages relatifs au sujet et par un index alphabtique qui facilite le reprage des points traits. Cet ouvrage a surtout t conu pour tre un instrument de travail pratique et facile consulter. Les exposs thoriques sont donc maills de nombreux exemples concrets. Les auteurs esprent que les pages qui suivent pourront rendre service ceux qui sont appels rdiger et lire des rapports et autres types de communication technique. Ils invitent leurs lecteurs leur faire parvenir toutes remarques ou commentaires qu'ils jugeraient .propos. 17. : Chapitre Pre11lier Typesde communication technique et administrative j j j j j 1 18. 1 1 1 1 1 1 1 1 19. 7 1.0 TYPES DE COMMUNICATION TECHNIQUE ET ADMINISTRATIVE Au sein de tout organisme existent des besoins de communication interne (rela- tions entre les divers services et directions) et externe (relations avec les clients, les fournisseurs, le public en gnral, etc.). Le succs ou le rendement de toute entreprise, commerciale ou non, structure plus ou moins complexe, dpend de la qualit et de l'efficacit de ses communications, et cela, tous les degrs de la hirarchie. Le sujet concerne donc la. fois les ouvriers, les techniciens, les secrtaires, les ingnieurs et autres professionnels, les administrateurs et les chefs d'entreprise. Parmi les divers types de communication crite, citons: la lettre, la note, le compte rendu, le procs-verbal, l'imprim, le communiqu, le curriculum vitae, la procdure, la directive, le rapport (technique), etc. 1.1 Lettre La lettre est un crit que l'on adresse quelqu'un pour lui communiquer ce que l'on ne veut ou ne peut lui dire oralement. Elle constitue, avec son duplicata, un procd d'enregistrement des renseignements qui tient lieu de mmoire tant pour l'expditeur que pour le destinataire. 20. 8 LalUiConsfifue le document le plus courl.ntdaHs I.esli>v:rauxadmh'listratifset commerciaux. Aussi recommande-t-on de standardiser sa prsentation dans une cer- taine mesure; ceci permet d'uniformiser le courrier commercial et de faciliter les changes de correspondance entre les entreprises et les organismes. Bref, le travail de tous les intresss s'en trouve simplifi et acclr. On est donc astreint un certain formalisme,qui concerne: 19 les prliminairesde la lettre (en-tte, lieu et date, vedette, mention de la nature et du mode d'acheminement, rfrences, objet, etc.); 29 le corps de la lettre (appel; division de la lettre en quelques alinas prsentant une structure tripartite: introduction, dveloppement, conclusion; formule de salutation); 39 les complments de la lettre (signature, initiales d'identification, pices jointes, copies conformes, etc.). La rdaction de la lettre se fait en deux tapes: prparation et rdaction proprement dite. La prparation consiste dans l'laboration d'un plan qui suppose rsolues les questions suivantes: - Quelles sont les caractristiques du destinataire? - Quel est l'objectif de la lettre? - Quelles sont les ides que nous voulons mettre compte tenu de l'objectif vis? - Comment pouvons-nous regrouper et classer ces ides en lments principaux et-secondaires? 21. 9 La rdaction proprement dite est la mise en forme de toutes les ides mises dans le plan. Elle suivra le schma suivant: - nonciation de l'objetde la lettre: il s'agit de rsumer le plus brivement possible le but et le contenu de la lettre. - Appel: c'est la formule de civilit par laquelle on s'adresse au destinataire. - Alina d'introduction: il se compose d'une ou de plusieurs phrases par les- quelles, aprs avoir tabli le contact avec le destinataire, on l'informedu sujet de la lettre (V. chap. III, par. 3.5.2 Quelques formules utiles). - Dveloppement: il est constitu d'un ou de plusieurs alinas dont chacun cor- respond une ide mentionne dans le plan. On veillera relier soigneusement les diffrentes ides les unes aux autres par les transitions, mots de liaison et charnires convenables (V. chap. III, par. 3.5.1 Charnires du discours). - Alina de conclusion: on yfait la synthse de tout ce qui a prcd et l'on termine ventuellement par une demande, par une proposition, par l'expression d'une opinion; etc. (V. chap. III, par. 3.5.2 Quelques formules utiles). - Salutation finale: c'est une formule courtoise par laquelle on prend cong du destinataire. Elle doit tre choisie en fonction de la personnalit de celui-ci et doit toujours reprendre les termes utiliss dans l'appel. N.B. Pour les autres dtails de prsentation de la lettre ainsi que pour les formules d'appel et de salutation, nous renvoyons le lecteur l'ouvrage d'Hlne Cajolet- Laganire, Le franais au bureau, publi par l'Office de la langue franaise. Les exemples ci-aprs illustrent des types standardiss de la lettre commerciale. On trouvera successivement une lettre accompagnant l'envoi d'un formulaire, une lettre de demande d'emploi et enfin une lettre d'offre de service comportant une argumen- tation. 22. Cf) w cr: z ~ :J w cr: 0- Cf) W .....1 10 1 En-tte ~socit de grance M. O. inc. Mention de la ~ 11 , nature et du ....."'" mode d'acheminement RECOMMAND T Mad.m, Lire l.om;'~.:..;;:;=.:.:r-----Consultants C.O. 14, rue Laurier Laval (Qubec) J4K 4R6 Montral, le 14 juillet 19.. 1 Lieu et date Rfrence j Objet: Systme d'assurance de la qualit de la compagnie Ladacapa inc. Objet Cf) 0- cr: o W .....1 Ala suite de votre appel tlphonique du 12 courant, vous trouverez ci-joint l'autorisation de travail n 40-06. Nous vous demandons de la ren1Plir dans les dlais les plus brefs et de nous la retourner avec une estimation dtaille du cot prvu pour vrifier l'application du systme d'assurance de la qualit de la compagnie Ladacapa inc. Nous vous rappelons que leprogramme que vous nous proposerez doit tre en tout point conforme la norme AQ-B648. Nous devrons galement accepter votre programme avant que ne dbutent les travaux de surveillance. 1 Texte Pices jointes p.j. Autorisation de travail c.e. M. Claude Roy Copies conformes Si nature 23. Appel Introduction Montral, le 3 septembre 19.. Madame Yvette Brie Directrice Socit de grance M.O. inc. 141, 8e Avenue, bureau 16 Montral (Qubec) J4K 3B4 Objet: Demande d'emploi Madame la Directrice, Wfflm~~MIWvotre offre d'emploi parue la semaine dernire dans le joumal Les Affaires, j~m~p~nMti;de vous offrir ma candidature au poste de technicienne en informatique. q~W9~~i~m~~$HqjhJune copie de mon curriculum vitae. Vous P8@~*P9rW#~~t que, depuis sept ans, j'ai acquis une grande exprience dans le domaine de l'analyse et de la programmation de systmes de gestion. 11 ] Contact Il ]"'rd, l'obi" 1re ide principale Dveloppement Conclusion sembl:~:~~~~~;f:!:r~~ur~:~i~:~~t~:;:~~.e~;;#t;~~~~tli,~~e~~ mes principaux centres d'intrt l'heure actuelle.q~q@quema forma- tionet mon exprience me permettraient d'exercer, votre entire satisfac- tion, les responsabilits lies au poste que vous offrez. I!tJihijigy~ri~,je vous serais trs oblige de bin vouloir m'accor- der, dallsles prochains jours, une entrevue qui vous permettrait d'valuerma candidature. Veuillez agrer, Madame la Directrice, l'expression de mes sentiments distingus. /hh/hhi Charnires assurant la structuration du texte. 24. 12 Groupe - conseil S. O. inc. Qubec, le 10 mai 19... Madame Chantal Lanouette Vice-prsidente l'administration Entreprises Lonie Ite 345, bou!. Delorme Qubec (Qubec) G2X 1H3 Objet: Amlioration de l'efficacit du secrtariat Madame, ifu.mif~iji:tiii~notre entretien tlphonique d'hier, je vousconfirme la ]r-_",C",o,;..:nn;ta;;.:c:.otIl . possibilit d'amliorer l'efficacit de votre secrtariat par l'acquisition Rappel de l'ob,et d'quipements interrelis. T 1re ide principale :!' ide principale Une nouvelle distribution des postesde secrtaires dans les diffrents services de votre entreprise ncessite l'acquisition de nouveaux appareils de traitement de texte. Ai#~!!i##~ij:t,chaque service peut compter sur le travail d'une secr- taire. La plupart des postes de travail sont quips d'un micro-ordinateur personnel ou d'une machine de traitement de texte. Ces machines sont de quatre marques diffrentes et ne sont aucunement compatibles. ;~jiilij~, il n'y a que trois postes sur dix qui soient quips d'une imprimante rapide marguerites. Ces postes ne sont pas interrelis et les membres du personnel ne sont pas polyvalents, n'ayant t forms que pour l'appareil dont ils disposent prsentement. Pro me traite tat de la situation actuelle -ides secondai -faits Ces anomalies affectent gravement la productivit des services, qui l Conclusion doivent soit absorber les cots des heures supplmentaires, soit subir des 1-_...:.p_a_rTtier'_'e__ 1- retards inacceptables. Il y a 4~Wii ncessit et urgence d'agir. ...2 25. :Y ide principale 2 Je recommandej,i!!tgQ~~lnl'acquisitiond'un systme interreli de traitement de texte compatible avec les trois micro-ordinateurs de marque C.L.C. que vous utilisez dj. Le logiciel de traitmentde texte serait le mme pour tous les postes de. travail, de faon un)formiser l'utilisation des appareils et . faciliter la formation du personneI.INRii#,les machines seraient interrelies afin de permettre la cration d'uriebiinqe de donnes accessible tous.~~i'ffii~~',IE)S trois imprimantes rapides seraient int- gres au systme afin d'acqurirplus d'efficacit.~Nm,les heures suppl- mentaires ainsi que les dlais pourraient tre rdssirion limins, par la possibilit d'un prt de personnel d'un service un autre. 13 Recommandations -ides secondaire -faits ~ Je vous demandegpQl'autorisation de procder l'analyse dtaille Conclusion de vos besoins, la slection des quipements et des logiciels ncessaires ainsi qu' la demande de soumissions pour l'achat et l'installation des .. appareils." Demande de passe J'action Salutation Esprant une rponse dans le meilleur dlai, je vous prie de recevoir, Madame, l'assurance de mes sentiments les meilleurs. AB/pl ~J3~ Aline Blair, analyste Pt) tt Charnires ponctuant l'argumentation logique. 26. 14 1.2 Note, note de service et note technique La note est un crit gnralement bref, qui sert la communication interne au sein d'une entreprise ou d'un organisme. On l'utilise afin de transmettre des ordres, des informations ou des demandes sur un point particulier. On peut distinguer la simple NOTE, qui s'adresse des suprieurs ou des gaux, la NOTE DE SERVICE, qui s'adresse en principe des subordonns, et la NOTE TECHNIQUE, qui a pour objet de fournir des renseignements sur un point technique particulier. Cette dernire prend la forme d'un petit rapport trs simplifi qui s'envoie sans lettre de prsentation. Cette distinction entre les trois espces de notes n'est toutefois pas observe dans toutes les entreprises. Dans certains cas, tous les crits du genre sont appels notes ou notes de service. La prsentation de la note n'est pas astreinte au formalisme de la lettre. Elle ne comporte gnralement ni appel (Madame la Prsidente), ni formule de salutation finale (Recevez, Monsieur, ...). Quel que soit le type de la note, on y trouve les lments suivants: - La mention du ou des destinataires: la note peut tre adresse une ou plusieurs personnes en particulier (avec ou sans l'indication de leurs titres), tout ou partie du personnel d'une unit administrative, aux membres du personnel exerant certaines fonctions, etc. - La mention de l'expditeur (avec ou sans l'indication de son titre). - L'indication de la date: celle-ci peut figurer sous la forme entirement num- rique (Ex.: 19..-06-17). - L'indication de l'objet de la note qui prsente succinctement le but et le contenu de la note. 27. 15 - Le texte proprement dit de la note: il prsente le contenu du message sans prambule et souvent sans conclusion explicite. - Diverses mentions ventuelles telles que initiales d'identification, rfrences (p. ex. numro de dossier), pices jointes, copies conformes, prire de faire circuler, etc. Si la note s'adresse nommment un graM nombre de personnes, on peut inscrire la place du nom des destinataires le mot "Distribution et l'on joint la note la liste des personnes concernes. - La signature manuscrite de l'expditeur (avec ou saJns son titre) ou simplement son parafe. N.B. Beaucoup d'organismes ou d'entreprises utilisent des formules pr-imprimes pour ce type de communication. La prparation et la rdac;tion de la note se font exactement selon les mmes principes que dans le cas de la lettre: laboration d'un plan, choix et classement des ides, dcoupage du texte en alinas, utilisation judicieuse des charnires, etc. (V. par. 1.1 "Lettre). Ci-aprs des exemples de note, de note de service et de note technique. 28. 16 Groupe - conseil S. O. inc. NOTE DESTINATAIRE: Monsieur Marc Dulut EXPDITEUR: Raynald Blair DATE: Le 13 octobre 19.. OBJET: Rvision du Manuel d'assurance de la qualit Ala suite de l'audit de MM. Paul Marchand et Luc Lebeau tenu le 5 octobre dernier, il y aurait lieu d'effectuer les corrections suivantes: 1. Section 5.0 p. 4, remplacer fiches d'valuation du personnel par fiches de notation du personnel. 2. Formule n 30-19-8207, ajouter comme 5e point valuer: Les docu- ments sont-ils autoriss? et modifier le texte de la section 6.1 de faon approprie. 3. Section 6.11 , mettre jour la fiche de contrle d'utilisation des estampilles de la compagnie (un rapport de non-conformit a dj t produit ce sujet). Les modifications doivent tre effectues dans les plus brefs dlais selon les prescriptions mmes du Manuel. 29. Groupe - conseil S. O. inc. NOTE DE SERVICE DESTINATAIRES: Tous les employs du Groupe-conseil s.a. inc. 17 EXPDITEUR: DATE: OBJET: Pascale Lesieur, directrice du personnel Le 20 octobre 19.. Rmunration compter du 1er janvier 19.., votre rmunration vous sera verse sur une base bimensuelle et dpose directement dans un compte la caisse populaire de votre choix. Vous devrez remplir et remettre vos fiches de prsence dans le dlai rglementaire. Une fiche de prsence doit couvrir la priode du 1er au 15, et une autre fiche, la priode du 16 jusqu' la fin du mois. Chaque employ devra remplir personnellement sa fiche de pr- sence. Pour les frais de dplacement, tous les numros de dossiers ainsi que la description du contrat devront tre indiqus d'une manire prcise. Pour recevoir un remboursement, l'employ devra joindre tous ses reus sa fiche de prsence. c.c. Mmes Lise Leblanc, prsidente Anne Lenoir, secrtaire-trsorire 30. 18 Groupe - conseil S. O. inc. NOTE TECHNIQUE DESTINATAIRE: Monsieur Jean Royer, charg de projet Socit d'habitation du Qubec DATE: OBJET: Le 15 octobre 19.. Immeuble d'habitation rue Damas, Montral Excavation: zone de dpotoir Le site prvu pour la construction d'un immeuble d'habitation de 128 appartements rue Damas, Montral, prsente des particularits ncessi- tant une attention particulire. En effet, lors de l'excution de l'tude gotech- nique, nous avons identifi une zone de matriaux de rebut (ancien dpotoir). Cette zone couvre la partie nord du terrain et s'tend jusqu'au centre. Lors des forages, nous avons constat la prsence de matriaux organiques (biodgradables) en dcomposition avance mais non acheve, sur des profondeurs allant de 4 5 mtres: Nous avons de plus dcel dans le tubage la prsence de gaz toxiques inflammables, voire explosifs s'ils sont confins (mthane, H2S, etc.). RECOMMANDATION tant donn les dangers que constituent la prsence actuelle et la production prvue de ces gaz toxiques, et compte tenu de la conception du btiment projet de mme que des problmes rencontrs sur d'autres sites prsentant les mmes caractristiques, nous recommandons d'excaver la zone contamine sur sa pleine paisseur (4 5 m) jusqu' la couche de sol naturel comptent sous-jacent (sable silteux compact). L'excavation devra ...2 31. 2 tre effectue sUrtoute la surface prvue pour laconstruction de l'difice et les matriaux devront tre transports au rebut dans un endroit appropri et approuv parle propritaire et par le ministre del'Environnementdu Qubec. Aprs inspection et approbation de l'excavation, on pourra procder au remblai avec un matriau granulaire compactable jusqu'au niveau prvu pour la construction. tant donn la hauteur du remblai, on devra eXrcer un contrle svre de la mise en place et du compactage des matriaux du remblai afin de minimiser les tassements ultrieurs. Pour chaque couche de 300 mm du remblai, il faudra atteindre une densit sche quivalant 95% de la valeur de l'essai Proctor modifi. On pourra alors utiliser une capacit portante admissible de 190 kilopascals pour le calcul des fondations reposant sur ce remblai. Pour toute information complmentaire, prire de communiquer avec le soussign. 'b1~OaNIMe. ~ La secrtaire, ' Joanne Allary 51. 39 1.5 Imprims L'imprim est un document comportant des titres indicatifs et des espacements en blanc o l'on consigne des faits, des actes, des vnements qui se reproduisent fr- quemment au sein d'une entreprise ou d'un organisme. Ainsi, c'est sous forme d'imprims que se prsentent les bordereaux de transmis- sion qui accompagnent les documents, les formulaires servant la rdaction de rap- ports journaliers, hebdomadaires ou mensuels (rapports d'inspection, de vente, etc.), les blocs-messages tlphoniques, les notagrammes, etc. La structure de l'imprim comporte normalement les lments suivants: - la raison sociale de l'entreprise ou de l'organisme (telle qu'on la retrouve sur le papier en-tte); - le titre qui identifie la formule ainsi que les rfrences qui facilitent son classe- ment; - les sous-titres des rubriques o l'utilisateur consigne les renseignements appro- pris; - ventuellement, des instructions relatives au mode d'emploi de la formule. La conception d'un formulaire comporte deux tapes: "identification prcise des rubriques et la disposition matrielle des lments. Le rdacteur aura choisir entre trois types principaux d'imprims: les imprims lignes, les imprims cases et les imprims colonnes. Les qualits essentielles d'un bon imprim sont les suivantes: 1 Il doit tre parfaitement clair, dpourvu de toute ambigut et exempt de toute mention inutile. 52. 40 2 Sa prsentation graphique doit permettre l'utilisateur de le remplir facilement (espace suffisant, indication claire des instructions, etc.). On utilisera ventuel- lement des encadrs, des griss ou des trames pour mettre en relief telle ou telle partie du formulaire. 3 Si l'imprim est bilingue, on choisira, selon le type d'imprim, l'une ou l'autre des solutions suivantes: a) Ou bien on juxtapose les deux textes, en plaant la version franaise gauche. b) Ou bien on dispose les deux textes l'un en dessous de l'autre en plaant la version franaise au-dessus. Dans ce cas, et chaque fois que la version franaise d'un titre, d'une indication, d'une instruction comporte plus d'une ligne, on vitera d'interrompre la lecture normale par une ligne de traduction: on crira d'abord tout le texte franais, qui sera suivi de toute la version en langue trangre. Dans les deux cas, il est souhaitable, pour augmenter la lisibilit, d'employer des caractres diffrents pour les deux versions, par exemple le romain pour le texte franais et l'italique pour l'autre texte. c) Si le document contient plusieurs pages, il est souvent prfrable de rd iger deux imprims distincts, l'un uniquement en franais, l'autre dans la langue de traduction. Ci-aprs, on trouvera trois exemples d'imprims: un bordereau de transmission, un avis de message tlphonique et un notagramme. Ces exemples sont tirs essentielle- ment du Guide linguistique l'usage des imprimeurs, d'Hlne Cajolet-Laganire et al., Office de la langue franaise, Qubec, paratre.) 53. Consultants S.O. inc. DESTINATAIRE: EXPDITEUR: BORDEREAU DE TRANSMISSION TL.: 41 D Prendre note et classer D Prendre note et faire suivre D Prendre note et retourner D Prendre note et me voir D Retourner avec commentaires COMMENTAIRES: REU PAR: D Retourner avec plus de dtails D titre de renseignement D Pourvotre approbation D Pour votre signature D Selon votre demande DATE: D Prire de rpondre D Prparer rponse pour signature D Pour enqute et rapport D Prire de donner suite HEURE: 86-434428 54. 42 Consultants s.a. inc. MESSAGE TLPHONIQUE POUR DE LA PART DE _ 1 TL.: D PRIRE D'APPELER DDOIT RAPPELER COMMENTAIRES: REU PAR: HEURE: DATE: 86-434429 55. Consultants s.a. inc. ~'t- NOTAGRAMME Expditeur: Date: Destinataire: Objet: Message: RPONSE: Signature: Date de rponse 1 1 Expditeur: Conserver la copie verte Destinataire: Conserver la feuille blanche et retourner la copie rose 86-434430 43 56. 44 1.6 Communiqu Le communiqu est un texte destin transmettre une nouvelle un public plus ou moins tendu. On distingue ainsi: - le communiqu externe (communiqu de presse), qui s'adresse aux mdias (journaux, radio, tlvision) dans le but de rejoindre le grand public; - le communiqu interne, qui n'est destin qu'au personnel d'un organisme ou d'une entreprise. Le communiqu comprend les lments suivants: - la provenance du communiqu, que donne l'en-tte du papier lettres de l'orga- nisme ou de l'tablissement; - le lieu et la date d'envoi du communiqu, qui peuvent tre placs, soit avant le titre, dans l'angle suprieur droit; soit au dbut du texte, juste avant la premire phrase; soit la fin du texte; - la mention "COMMUNIQU; - l'avis de publication, qui autorise la publication du communiqu compter d'une date prcise ou immdiatement: ~ Pour publication le 14 septembre 19.. Pour publication immdiate - le titre du communiqu, qui prcise en quelques mots, avec le souci de piquer la curiosit du lecteur, l'objet et le contenu du texte; 57. 45 - le texte du communiqu, qui est prsent en quelques alinas; - l'indicatif -30-, qui est inscrit sous le texte du communiqu, au centre de la page, pour annoncer la fin du texte diffuser; - la source, qui prcise le nom et le numro de tlphone de la personne suscep- tible de fournir des renseignements supplmentaires. Le mot "source" peut tre remplac par l'expression "Pour information". N.B. En gnral, le communiqu n'est pas sign et l'on n'y indique pas d'initiales d'identification. Avant de rdiger un communiqu, il faut se poser les questions suivantes: - Quelles sont les caractristiques du public auquel on s'adresse? - Quel est l'objectif poursuivi? - Quel est l'essentiel du message transmettre? - quel titre transmet-on le message? Une fois rsolues ces questions et mises en ordre les ides prsenter, on passe la rdaction proprement dite. Le premieralina (prambule) doit contenir, sous la forme la plus condense et la plus claire possible tous les lments importants du message. (Souvent, la presse lectronique ne retiendra que ce premier alina). Le ou les alinas qui suivent fournissent les dtails de la nouvelle. On se rappellera que c'est lorsque tout le texte est compos que l'on est le mieux plac pour choisir le titre le plus percutant possible. En ce qui concerne le style du communiqu, plus le public atteindre est large, plus on doit veiller la simplicit de l'expression. 58. 46 La prsentation du communiqu doit tre particulirement claire et soigne. On dactylographiera toujours le texte double interligne en laissant de bonnes marges pour permettre aux journalistes d'annoter leur exemplaire. Des sous-titres bien choisis peuvent tre trs utiles si le communiqu est relativement long. L'efficacit d'un com- muniqu est directement lie la qualit de sa rdaction et de sa prsentation. Mais il faut en outre tenir compte de l'heure de tombe des mdias choisis et adresser le communiqu au directeurde l'information. Signalons enfin que les contacts personnels avec tel ou tel journaliste peuvent tre d'une trs grande utilit. Ci-aprs, on trouvera des exemples d'un communiqu interne (avis de nomination), d'un communiqu de presse relatif une enqute sur la qualit des services d'une entreprise de transport et enfin d'un communiqu technique. 59. Titre Chapeau d'introduction Dtails de la nouvelle. Conclusion Groupe-conseil S.O. inc. Le 16 mai 19.. COMMUNIQU AVIS DE NOMINATION J'ai le plaisir d'annoncer la nomination de Madame Lucie Roy au poste de vice-prsidente l'administration de la compagnie. Madame Roy entrera en fonctions le 1er juin prochain. C'est avec regret que nous avons accept la dmission de Monsieur David King, qui occupait ce poste depuis 1982. Nous lui souhaitons le plus grand succs dans ses nouvelles fonctions d'attachcommercial du Canada en Algrie. Nous profitons de l'occasion pour souligner l'excellence de son travail et pour le remercier trs sincrement des services rendus notre firme pendant toutes ces annes. Madame Roy, qui tait, depuis 1983, directrice des ventes notre succursale de l'est du Canada, est titulaire d'un M.BA de l'Universit York. Je compte sur vous tous pour apporter Madame Roy votre entire collaboration et maintenir ainsi la prosprit de notre compagnie. ~./~~ 7GUYIaine Chnier Prsidente-Directrice gnrale GC/mt 47 60. 48 2:>~> Socit des transports de Sherbrooke COMMUNIQU Pour publication immdiate ENQUTE SUR LA QUALlT DES SERVICES DE LA S.T.S. Sherbrooke, le 18 septembre 19.. - Du 22 au 29 septembre prochain, la Socit des transports de Sherbrooke procdera une enqute afin de mesurer le degr de satisfaction des usagers de son rseau de transport en ... commun. 1'" chapeaul d'introducton Des enquteurs indpendants feront remplir quelque 25 000 question- Dtails de naires des usagers choisis au hasard dans les autobus sur les diffrents la nouvelle parcours du rseau. L'enqute a pour but de recueillir les impressions des 1 usagers sur la qualit des services disponibles. Ces donnes permettront de ... corriger les lacunes actuelles et d'amliorer ainsi le service offert au public. Conclusion (excuses et ~ La S.T.S. s'excuse auprs de la population pour les inconvnients remerciements) qu'entranera la tenue de l'enqute. Elle remercie d'avance de leur collabora- tion tous ceux et celles qui seront choisis pour rpondre au questionnaire. Avis de .~. i-=Lieu et date -30- Source Pour plus (J'information: Mme Lise Turcotte, agente d'information 569-6682 61. Consultants s.a. inc. Le 5 juin 19.. COMMUNIQU Pour publication immdiate TRAVAUX DE PROTECTION DU FOYER LEDOUX CONTRE LES BOULEMENTS DE LA TOUR NOIRE Les services professionnels des Consultants S.O. inc. ont t retenus en aot 19.. par le ministre du Plan, afin de concevoir les techniques propices la protection du foyer Ledoux contre d'ventuelles chutes de blocs rocheux provenant du mont Apache (Tour Noire). La firme a propos, dans une premire phase, de creuser une tran- che de rception des boulis l'arrire du foyer Ledoux. cette tranche un remblai serait ajout pour renforcer cette mesure de scurit. Le travail a t excut au cours de l'automne 19...et la tranche sera entretenue en permanence. De plus, on a rebois le talus aval en avril 19.. dans le but d'agrmenter le site, ce reboisement permettant aussi de consolider les obstacles opposs aux boulements. La seconde phase consistera en l'abattage de la partie de la Tour Noire qui menace de s'crouler dans les prochaines annes et dont la dtrioration est trop avance pour pouvoir tre stabilise par des techni- ques scuritaires et conomiques. Durant la priode du 15 juin au 15 juillet 19.., on procdera donc l'abattage slectif d'une vingtaine de blocs rocheux d'un poids total d'environ 2500 tonnes. On utilisera de faibles charges de dynamite et, pour plus de scurit, le foyer Ledoux sera vacu durant les phases de dynamitage. Des panneaux seront galement disposs proxi- mit du chantier et on appliquera toutes les normes de scurit propres de telles oprations. Une fois l'abattage de la Tour Noire termin, on procdera au dblaiement des blocs instables demeurs sur les parois rocheuses et ...2 49 62. 50 2 l'on installera dans le roc laiss en place des ancrages afin d'viter que de nouvelles plaques se dtachent nouveau. En outre des repres de d- placement permettront de surveiller au fil des ans la stabilit du massif rocheux. Le coat de ces travaux, valu 120 000 $, est assum par le minis- tre du Plan. -30- Source: Mme Hlne Leroy 873-0542 63. 51 1.7 Curriculum vitae Le curriculum vitae est un document qui renferme l'ensemble des indications relatives l'tat civil, la formation, l'exprience et aux qualits professionnelles d'un individu. C'est une pice matresse dans la vie professionnelle de tout cadre ou employ. Son importance se manifeste surtout dans les trois circonstances suivantes: ro lorsqu'on est la recherche d'un emploi; 2 lorsqu'on envoie Une demande de subvention; 3 lorsque, dans le cadre d'une activit professionnelle, on rpond un appel d'offre de services. Le curriculum vitae comprend gnralement les lments suivants: 1 renseignements individuels (nom, adresse, numro de tlphone, date de nais-,~ , sance, langues parles et crites, numro d'assurance sociale, tat civil, etc.); 2 formation (tudes secondaires, collgiales, universitaires, etc., diplmes obte- nus, stages, cours complmentaires, cartes de comptence, etc.); 3 exprience (emplois, employeurs, type d'entreprise, tches accomplies, res- ponsabilits, raisons du dpart, etc.); 4 publications et participation diffrents congrs, colloques, etc.; 5 appartenance des associations, ordres professionnels, socits savantes; 6 ventuellement, mention de la participation des activits socio-culturelles diverses, mention des champs d'intrts extra-professionnels, etc. N.B. Lorsque le curriculum vitae est tabli en vue d'une demande d'emploi, on peut juger opportun de le terminer par l'indication de quelques rfrences personnelles. 64. 52 Dans ce cas, il importe de toujours en demander l'autorisation aux personnes cites. Une foisQesr~nselgnementsrecueillis et classs, il faut procder leur mise en forme. Il existe diffrentes faons de rdiger un curriculum vitae. La formule classique commence par une numration de tous les renseignements relatifs au nom, la date de naissance, l'tat civil et au domicile du candidat. Elle prsente ensuite d'une manire chronologique la liste des tudes faites, en commen- ant par les tudes secondaires ou collgiales pour se terminer par les diplmes d'tudes suprieures. Il en va de mme pour l'exprience professionnelle. Le lecteur peut ainsi suivre la carrire du candidat depuis ses dbuts jusqu' la priode actuelle. La fonnule l'amricaine est plus synthtique. Elle reg roupe brivement les rensei- gnements personnels du candidat (ge, tat civil, etc.) et prsente son exprience professionnelle en commenant p~r le dernier emploi qu'il a occup. Il en va de mme pour sa formation. Ce type de curriculum vitae introduit mme, la manire d'un article de journal, un chapeau .d'introduction o le rd~cteur.met en exergue deux ou trois lments percutants qui caractrisent sa carrire professionnelle. Cela a pour but de piquer la cudosit du lecteur et de l'intresser ds les premires lignes. Dans certains cas, il peut tre intressant de regrouper l'information relative l'exprience professionnelle d'une manire thmatique. Ce type de curriculum vitae permet de faire ressortir la correspondance entre les domaines d'exprience d'un candidat et les exigences de l'emploi qu'il postule. Il ne s'agit l d'ailleurs que d'une des faons d'adapter son curriculum vitae aux circonstances. On doit en effet toujours veiller mettre en valeur les lments suscep- tibles d.'attrer l'attention de la personne qui le document s'adresse, compte tenu de l'emploi postul ou du service que l'on offre. Le style du curriculum vitae doit se caractriser par une extrme simplicit. Il peut souvent se rduire au style tlgraphique, ce qui se traduit par le fait qu'on n'utilise gure le pronom personnel sujet, surtout celui de la premire personne. Toutefois, dans le rsum de carrire initial, on utilise de vritables phrases syntaxiquement compltes 65. 53 comportant l'emploi normal du pronom personnel sujet. S'il s'agit d'une demande d'emploi, ce pronom peut tre la premire personne. S'il s'agit d'une offre de services manant d'un organisme ou d'une entreprise, on utilisera la troisime personne. La prsentation matrielle du curriculum vitae doit tre impeccable. Comme ce document est souvent lu rapidement, il faut en rendre la lecture la plus facile et la plus attrayante possible. On veillera spcialement ce que le texte soit bien ar, que les alinas soient brefs, qu'ils soient regroups en paragraphes pourvus de titres et de sous-titres pertinents. Ci-aprs, on trouvera trois exemples de curriculum vitae: le premierest rdig selon la formule l'amricaine, le second suit la forme classique et le dernier prsente les informations sous la forme thmatique. 66. 54 CURRICULUM VITAE MARCEL B. GRONDINES, ing., M.Sc.A. 1205, rue Groulx, app. 102 Sherbrooke (Qubec) J1 H 528 tl.: (819) 562-4055 N.A.S.: 231-375-507 N le 7 juin 1948, Lotbinire, Qubec Langues: franais, anglais, espagnol Mari (3 enfants) RSUM DE CARRIRE Diplm en gnie lectrique de l'Universit de Sherbrooke en 1972, il a oeuvr depuis ce temps en conception, surveillance et gestion de projets de transformation, transport et distribution d'lectricit. Il a travaill autant pour l'entreprise prive que dans le secteur public. Il possde de plus une bonne exp- rience des projets internationaux pour avoir ralis un contrat d'lectrification rurale en Arabie Saoudite, o il a rsid pen- dant deux ans. TUDES ET DIPLOMES M.Sc.A., gnie lectrique cole Polytechnique de Montral, 1976 B.Sc.A., gnie lectrique Universit de Sherbrooke, 1972 D.E.C., sciences pures et appliques Cgep de Trois-Rivires, 1968 ...2 67. 2 MARCEL B. GRONDINES (suite) EN COMPLMENT Cours sur les lois des contrats A.C.M.Q., 1979 Cours de gestion de projets Institut canadien des ingnieurs, 1978 MEMBRE DES ASSOCIATIONS SUIVANTES Ordre des ingnieurs du Qubec Institut canadien des ingnieurs Confrence internationale des grands rseaux lectriques Chambre de commerce de Laval EXPRIENCE Depuis 1980 Consultants S.O. inc. Chef de chantier. Il est affect la surveillance et la gestion de la construction du poste Alabi (735 kV) la Baie James, rseau A.T.B.J. 1978-1980 S.w.L. inc. Ingnieur rsident. Il a la responsabilit d'un projet d'lectrifi- cation rurale dans la rgion de Quaseem en Arabie Saoudite (demande actuelle 15000 kVA, prvisions 65 000 kVA pour dans 5 ans et 200 000 kVA pour dans 10 ans - distribution triphase au primaire (33 kV) et au secondaire (120/208 V) avec MALT solide sur le rseau). ...3 55 68. 56 3 MARCEL B. GRONDINES (suite) 1976-1978 L.R.W.M. et associs Ingnieur de projet. Il est responsable de divers projets de conception de sous-centrales pour Hydro-Qubec: poste Sar- celle, Cap l'Aiguille (120-25 kV), poste du Riz Sauvage, Port au Marsouin (12, 4-4 kV), etc. 1972-1976 Ville de Sherbrooke Charg de projet. Il est responsable de la construction d'une centrale hydro-lectrique. 1970-1972 Gnrale lectrique du Canada Ite tudiant stagiaire. Il travaille la conception, aux essais et la mise en production d'un nouveau type de transducteur. PUBLICATIONS GRONDINES, M.B. Design of Arlalog Model for 12-14 kV substation ground studies, using a digital Model, dans Substation Magazine, vol. 10, n 5, oct. 1976, p. 25-41. GRONDINES, M.B. etA. LANOUETTE. Mthode de concep- tion et dessin de rseaux de MAL.T. assists l'ordinateur, dans le Matre lectricien, vol. 15, n 8, sept. 1980, p. 10-21. 69. CURRICULUM VITAE1 RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Nom: BEAUCHEMIN Prnom: Catherine Adresse: 840, av. Simard, app. 16 Rivire-du-Loup (Qubec) G18 5H2 Numro de tlphone au domicile: (418) 336-2514 au bureau : (418) 336-9461 Date et lieu de naissance: le 8 avril 1947, Saint-Jean, Qubec Langue maternelle: franais Autre langue: anglais Situation de famille: marie TUDES ET DIPLOMES Diplme d'tudes collgiales en Sciences de l'administration Cgep de Saint-Jean, Saint-Jean, 1973 Baccalaurat en Sciences de l'administration Universit de Moncton, 1976 CA, Ordre des comptables agrs du Qubec, 1977 Matrise en Sciences commerciales Universit d'Ottawa, 1978 ...2 1. Ce curriculum vitae accompagne une lettre de demande d'emploi pour un ooste de vice-orsidente l'administration d'une compagnie prive. 57 70. 58 2 CATHERINE BEAUCHEMIN (suite) EN COMPLMENT Stage de huit mois en comptabilit Complexe Desjardins inc., Montral, 1976 Tches et responsabilits: assister le chef comptable dans les diffrentes fonctions du systme de comptabilit de la compa- gnie (comptes fournisseurs, comptes clients, grand livre, etc.) EXPRIENCE Printemps 1977 Lamarre, Brochu, Jodoin et associs, comptables agrs Contrat de trois mois pour prparer les documents et vrifier les rapports d'impt fdral et provincial traits parordinateur. 1978-1981 Banque nationale du Canada Comptable la succursale principale de Hull (Qubec) 1981-1985 Banque nationale du Canada Directrice adjointe la succursale principale de Qubec Depuis juin 1985 Directrice des finances de la compagnie lectrolic inc., Rivire-du-Loup Tches et fonctions: comptable et contrleuse. Responsable de toutes les activits relatives aux finances de la compagnie. Il s'agit d'une firme trs dynamique, spcialise dans la haute technologie. Elle compte actuellement 325 employs et son chiffre d'affaires est de plus de 25 000 000 $ par anne. ...3 71. 3 CATHERINE BEAUCHEMIN (suite) MEMBRE DES ASSOCIATIONS SUIVANTES Association des administrateurs agrs du Nouveau-Brunswick Ordre des comptables agrs du Qubec Chambre de commerce de Rivire-du-Loup DISTRACTIONS PRFRES Cours de peinture et de dessin. Tennis, golf et ski. RFRENCES Mme Luce Veillette, directrice Banque nationale du Canada 16, bou!. Laurier, Qubec (Qubec) G1G 8Z4 (418) 643-2612 M. Paul Simoneau, prsident-directeur gnral Compagnie lectrolic inc. 114,8e Rue, bureau 101, Rivire-du-Loup (Qubec) G2B4B6 (418) 263-2611 Fait Rivire-du-Loup, le 15 septembre 1986. 59 72. 60 CURRICULUM VITAE1 de Robert LEBLANC 2630, rue Roy Montfleury (Qubec) J1H 7X9 Tl.: (819) 562-1020 Bureau: Dpartement de franais Universit de Chribourg 2500, bd du Collge Chribourg (Qubec) J1K9W9 Tl.: (819) 821-9988 RENSEIGNEMENTS PERSONNELS N Limoilou (Qubec), le 25 avril 1936 poux de Ghislaine BDARD Pre de cinq enfants N A.S.: 332-412-158 1. Ce curriculum vitae thmatique a t dress et envoy en rponse l'annonce suivante: SOCIT MULTINATIONALE recherche pour diriger son SERVICE DES RELATIONS INTERNATIONALES un juriste d'exprience spcialis dans ...2 les questions fiscales et connaissant parfaitement les problmes du monde agro-alimentaire. Le poste exige une excellente connaissance du franais, de l'anglais et de l'espagnol. La prfrence sera donne aux candidats ;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;.1 connaissant d'autres langues et ayant l'exprience de la traduction. 73. 2 Curriculum vitae de Robert Leblanc (suite) RSUM DE CARRIRE Diplm en droit et en sciences conomiques, il a d'abord pratiqu le bar- reau pendant quatre ans. Il aensuite travaill durant six ans comme conseil- ler juridique et fiscal dans l'industrie agro-alimentaire. Ayant entretemps poursuivi temps partiel des tudes de linguistique et de traduction, il est depuis 1967, professeur l'Universit de Chribourg, o il enseigne la rdaction et la traduction dans le cadre du programme Rdaction adminis- trative, juridique et technique. TUDES 1947-1953: Humanits classiques Berlin-Ouest et Montral (Collge Brbeuf) 1954c1957: Licence en droit (Universit de Montral) 1957-1962: Matrise en sciences conomiques (Universit de Montral) 1964-1969: Matrise en linguistique (Universit Laval) EXPRIENCE DU DROIT Sitt ses tudes de droit termines, en 1958, il passe l'examen du barreau et pratique comme avocat, jusqu'en 1963, chez Bernard, Roy et associs, Montral, o il est spcialement charg des procs d'ordre fiscal. En 1960, il fait, au congrs international du M.N.O.P., tenu Rome, une communication intitule L'incidence des impts directs sur la produc- tivit agricole. Entre 1961 et 1963, il collabore rgulirement la revue Agriculture d'aujourd'hui par la publication d'une soixantaine d'articles consacrs aux problmes juridiques et fiscaux qui se posent aux agriculteurs. ...3 61 74. 62 3 Curriculum vitae de Robert Leblanc (suite) CONNAISSANCE DE L'INDUSTRIE AGRO-ALIMENTAIRE la fin de ses tudes de droit, en 1957, il publie un mmoire de 120 pages intitul "Agriculture et Fiscalit. Cet ouvrage obtient le Prix Andr Leboeuf, auquel est attache une bourse de 5000 dollars. Cette bourse lui permet de complter ses tudes par une matrise en sciences conomiques, qu'il termine en 1962 en publiant un mmoire intitul "volution de l'levage du lapin au Qubec de 1900 1950. De 1961 1967, il est conseiller juridique et fiscal la Socit Agralim, o il met notamment sur pied un glossaire terminologique trilingue (fran- ais, anglais, espagnol) de la culture et du commerce de la betterave sucrire. Depuis 1967, il enseigne l'Universit de Chribourg, o il supervise entre autres un cours destin aux futurs agronomes et intitul "Terminologie et style du rapport d'expertise. CONNAISSANCE DES LANGUES ET EXPRIENCE DE LA TRADUCTION De langue maternelle franaise, mais ayant pass la plus grande partie de son enfance (jusqu' l'ge de treize ans) dans diffrents pays trangers, il y apprend successivement l'espagnol, le russe et l'allemand, langues dont il approfondit la connaissance durant toutes ses tudes secon- daires et universitaires. Pendant ses tudes de linguistique, il s'intresse spcialement la stylistique compare de l'anglais etdu russe. Sa thse de matrise est consa- cre une "tude comparative du vocabulaire de la culture marachre en anglais et en russe. ...4 75. 4 Curriculum vitae de Robert Leblanc (suite) En 1966, il devient membre agr de la Socit des traducteurs du Qubec (traduction partir de l'espagnol, de l'allemand et du russe vers le franais). Depuis son entre au service de l'Universit de Chribourg, il enseigne la stylistique compare du franais et de l'anglais ainsi que la rdaction technique et administrative franaise. En 1976, il est choisi pour reprsenter le Canada au sein du "Comit international pour l'harmonisation des terminologies dans l'industrie agro- alimentaire. En 1978, il fait, au Congrs international des juristes, tenu Stock- holm, une communication relative "Quelques problmes de langue dans les traits internationaux relatifs aux changes de produits agricoles". Cette communication d'une demi-heure a t traduite en trois langues et repro- duite in extenso, en 1979, dans des revues scientifiques de cinq pays. Depuis 1981, il est agr comme traducteur par le Gouvernement du Qubec, pour lequel il a: traduit ce jour environ 1900 pages de textes anglais, allemands, espagnols ou russes vers le franais. Fait Chribourg, le 28 juin 1986 63 76. 64 1.8 Procdure Une procdure est un document qui a pour objet de fournir des renseignements prcis concernant les tapes par lesquelles il faut passer et les rgles suivre pour effectuer un travail, une recherche, etc. On rdige gnralement un texte de procdure lorsque, dans un organisme ou une entreprise, on dsire implanter ou uniformiser une nouvelle mthode de travail, un type de formulaire, de rapport, etc. qui ncessite une mthodologie particulire. La rdaction est assure par une personne mandate cette fin. Une fois le texte rdig, il est approuv par la direction et transmis aux personnes concernes. Le texte de la procdure doit informer le destinataire quant aux points suivants: 1. le but ou les objectifs de la procdure; 2. sa priode d'application; 3. l'expos systmatique et dtaill de toutes les oprations relatives son objet; 4. les personnes qu'elle concerne. La phase prparatoire la rdaction d'une procdure consiste bien identifier ces quatre composantes principales, qui constituent en fait le plan de travail et qui reprsen- tent les quatre parties du texte. En ce qui a trait la mthodologie suivre, pice matresse de la procdure, il faut veiller avec le plus grand soin tablir une suite rigoureusement chronologique des oprations qui permettront l'usagerd'atteindre les objectifs viss sans le moindre risque d'erreur. Dans la rdaction du texte, on doit apporter une attention spciale au choix des charnires pour bien se faire comprendre et liminer toute ambigut dans l'interprta- tion des consignes. Tout texte de procdure doit tre dactylographi, numrot et sign par le rdac- teur et le responsable. 77. 65 En principe, on ne le dtruit jamais, mais on peut le modifier. Dans un tel cas, la nouvelle version mentionne qu'il y a eu modification; la version originale est toujours conserve dans les archives de l'Administration. Voir en annexe C un exemple de texte de procdure concernant la rvision de rapports techniques. 1.9 Directive La directive est une espce de note de service, de longueurvariable, qui apour objet de donner des instructions prcises tout le personnel ou une fraction du personnel quant la faon d'agir dans certaines circonstances donnes: excution d'un travail, accomplissement d'une tche, etc. On rdige une directive lorsqu'on dsire donner des instructions relatives l'appli- cation de nouvelles procdures, des modifications dans la politique administrative, des modifications dans l'organisation dpartementale, etc. La rdaction de la directive est assure par une personne mandate cette fin. Une fois le texte rdig, il est approuv par la direction et diffus parmi les personnes concernes. La directive doit informer les destinataires relativement aux points suivants: - dtails des instructions formant l'objet de la directive; - priode d'application; - personnes concernes; - voie hirarchique suivre; - sanctions ventuellement encourues par les contrevenants; - rdacteur et responsable administratif. Le travail de prparation et de rdaction est analogue mutatis mutandis ce qui a t dit propos de la procdure (V. par. 1.8 "Procdure,,). Toute directive doit tre dactylographie, numrote et signe par le directeur ou le responsable administratif. 78. 66 Il arrive souvent que les directives renvoient des procdures. Comme celles-ci sont appeles tre modifies et rvises rgulirement, il est important que, le cas chant, les directives prcisent le numro de la procdure ou de la version rvise. Enfin, il est essentiel que la directive indique clairement sa date d'entre en vigueur. Ci-aprs, un exemple de directive. 79. 01-00-00 Directive concernant la mise jour des curriculum vitae Rvision n Date 1-0 1983-08-21 App~.jdm. Date ~ 1983-09-01 67 Les curriculum vitae de tous les employs doivent tre mis jour au moins une fois par an au dbut de janvier. Cette mise jour devra tre faite conformment la procdure PR-00-02 Rdaction des curriculum vitae et ses derniers amendements et rvisions. Ds la rentre du cong du Nouvel An, tous les employs recevront une copie de leur C.V. tel qu'il figure dans les dossiers du personnel. Ils auront un dlai de dix jours pour le rviser et en remettre la directrice du personnel une copie dment signe et approuve par leur directeur. L'employ doit veiller bien dcrire les fonctions occupes depuis la dernire rvision, la nature et l'importance des tudes, chantiers et ouvrages sur lesquels il a travaill, de mme que les cours et les sminaires suivis, les diplmes obtenus, les confrences prononces, les articles publis, etc. Cette directive remplace toute autre directive antrieure sur le mme sujet et entre en vigueur ds aujourd'hui. ~ Luc Sylvain Vice-prsident 80. 68 1.10 Autres moyens de communication technique Nous avons group ici quelques autres moyens de communication technique d'usage courant dans les entreprises. tant donn l'ampleur de certains de ces docu- ments et leur caractre spcialement technique, il s'avre impossible d'en donner des exemples-types. 1.10.1 SPCIFICATIONS TECHNIQUES Document qui dfinit les caractristiques exiges d'un matriau, d'un produit, d'un service ou d'un systme (de matriaux, de produits, de services ou de systmes). 1.10.2 NORME Spcifications techniques ou autre document accessible au public, tabli avec la coopration et le consentement de toutes les parties intresses, et nonant des exi- gences auxquelles doit satisfaire un matriau, un produit, un service ou un systme pour qu'une collectivit puisse en faire usage comme il en a t convenu. 1.10.3 MANUEL D'UTILISATION ET D'ENTRETIEN Ce manuel renferme les procdures, spcifications, programmes, conseils et recom- mandations essentiels l'utilisation et l'entretien du produit, du matriel, de la machine ou du systme concern. Qu'il s'agisse d'un racteur nuclaire, d'une automobile ou d'un jouet, chaque produit a des particularits techniques qui demandent une mthode d'utili- sation particulire de mme qu'un entretien appropri. Le document doit tre clair, prcis et illustr par des plans, schmas, figures, photos, etc. Il est gnralement accompagn de la garantie applicable au produit en question. 1.10.4 MANUEL D'ASSURANCE DE LA QUALIT Ce manuel prcise les engagements et les obiigations de la socit ou de la compa- gnie en ce qui a trait aux mesures prendre pour assurer la qualit des produits fabriqus 81. 69 ou des services rendus. Il doit en outre expliquer de faon claire, pour les diffrentes fonctions du programme d'assurance de la qualit, les responsabilits de chacun des intervenants, tout en prcisant quelles sont les autorits hirarchiques comptentes en la matire. 1.10.5 OFFRE DE SERVICE L'offre de service constitue en fait le curriculum vitae d'une firme. Elle renferme essentiellement la description des services et des produits que l'on offre un client ventuel. Elle peut tre gnrale: elle s'adresse alors tous les clients ventuels et s'appa- rente ainsi une brochure publicitaire. Mais elle a aussi souvent pour but d'offrir un service, un produit ou un systme bien dtermins un ou quelques clients ventuels directement concerns. L'offre de service peut tre trs courte et parfois mme se rsumer une simple lettre; mais il arrive souvent qu'elle soit beaucoup plus toffe si le projet est complexe et la mthodologie dtaille. Selon le cas, l'offre de service peut comprendre les lments suivants: historique de la firme; prsentation du personnel et des ressources matrielles disponibles (avec addi- tion ventuelle d'un organigramme); ralisations de la firme (services ou produits, avec addition ventuelle de fiches techniques). S'il s'agit d'un projet d'envergure, on ajoutera souvent des dtails concernant: - la mthodologie du travail (avec annexe ventuelle d'un logigramme); - le curriculum vitae des personnes charges de l'excution du projet; 82. 70 - le calendrier des activits; - une estimation des cots. Dans certains cas, notamment dans les relations internationales, on devra ajouter certaines rfrences bancaires. L'offre de service est souvent la rponse une invitation prcise faite par un client ventuel. Cette invitation est dnomme appel d'offre de service et peut tre publie dans les journaux. Elle doit comporter tous les lments ncessaires la prparation de l'offre de service, et notamment, selon le cas: - le nom de la firme d'o mane l'appel d'offre; - la nature et la description du projet; - le lieu o le projet doit tre ralis; - le lieu o l'on peut se procurer les documents ncessaires (feuilles de soumis- sion, plans, cahier des charges, etc.); - les conditions d'admissibilit; - la nature des garanties exiges; - la date et l'heure limites de la remise des offres de service. La rdaction d'une offre de service fait appel diffrents styles d'criture. On y trouve la fois des textes prsents sous forme de narration (historique et ralisations) et de description (ressources et quipements disponibles). Certaines parties de l'offre peuvent tre rdiges en style tlgraphique (fiches techniques, calendrier, etc.). On peut galement y faire usage de plans, de schmas, d'organigrammes, etc. Les curricu- lum vitae sont videmment rdigs selon les rgles exposes plus haut (V. par. 1.7 Curriculum vitae,,). 83. 71 La prsentation de l'offre de service revt une importance capitale. On doit lui accorder la mme attention que lorsqu'on rdige une brochure publicitaire. Le corps du texte sera prcd d'une table des matires tablie avec soin et d'une page-titre attrayante. Le tout sera soigneusement reli dans une couverture approprie. Enfin, l'offre de service sera accompagne d'une lettre de prsentation. 1.10.6 PROGRAMME DE TRAVAIL Le programme de travail est un document permettant la planification et la gestion d'un projet ou d'une recherche. L'tablissement d'un tel programme s'impose dans tous les cas o l'on doit accomplir un travail de quelque envergure. Il trouvera notamment sa place dans toute demande de subvention ou de subside. Il va sans dire qu'il s'agit l d'un outil de base dont on doit se munir avant d'offrir ses services pour un projet ou d'entreprendre l'excution d'un contrat. L'tablissement d'un programme de travail comprend un certain nombre d'tapes. 1 Dlimitation prcise du sujet. Il s'agit de prendre conscience avec une parfaite nettet de la nature du mandat dont on est charg, des objectifs poursuivis et des caractristiques des personnes qui l'on s'adresse. 2 laboration du plan de travail. Elle consiste tablir une liste des diffrents aspects considrer, des diffrentes dmarches effectuer afin de dgager et d'tudier tous les aspects importants du problme. Dans certains cas, le plan de travail peut prendre la forme d'un logigramme (prsentation graphique de la mthodologie utilise). 3 Dfinition de la structure organisationnelle. On y prcise les types de res- sources humaines qu'exige l'application du programme, ce qui se traduit gn- ralement par un organigramme, o sont figurs graphiquement les lots de travail, les activits, les disciplines, les tches. etc. 4 Inventaire des ressources matrielles. Celui-ci concerne les locaux, la docu- mentation et l'quipement dont on aura besoin dans l'excution du travail. 84. 72 50 numration des tapes de ralisation et des techniques utilises pour la rali- sation du projet. 60 tablissement du calendrier des activits. 70 Estimation des cots. 80 Mise au point de mcanismes de contrle qui visent valuer la porte des rsultats et effectuer les corrections ncessaires en cours de route. La rdaction du programme de travai1consiste clarifier tous les points ci-dessus et les prsenter sous forme de schmas, de tableaux, de graphiques, de plans fragmen- taires et de courts textes adoptant ventuellement le style tlgraphique. (Pour plus de dtails, nous renvoyons le lecteur la leon 9 de notre Cours de rdaction technique et administrative, o figure galement un exemple de programme de travail.) 1.10.7 RAPPORT Le rapport est un document qui prsente l'tude objective et approfondie d'une question ou d'une situation donne. Cette tude est ralise en vertu d'un mandat confi par une autorit quelconque en vue d'une dcision prendre par celle-ci. " s'agit donc d'un instrument de communication, d'information et de gestion, d'o son caractre la fois social, documentaire et administratif. " doit constituer une synthse, une vue gn- rale d'un problme particulier pour une priode donne. Le rapport diffre du compte rendu et du procs-verbal; il est plus qu'une simple description. " impose au rdacteur la tche de rassembler des lments et d'en faire une analyse judicieuse, afin d'en arriver, dans la plupart des cas, des avis, des proposi- tions, des conclusions motives. N.B. Le chapitre qui suit est entirement consacr l'laboration du rapport technique. (V. aussi Annexe D Exemple de rapport technique.) 85. Chapitre II : Rapport technique j j j j j j j j j 86. 75 2.0 RAPPORT TECHNIQUE Le prsent chapitre est entirement consacr l'laboration du rapport technique. Nous lui avons accord une place privilgie, d'une part, cause de la trs grande importance que ce type de document revt dans tout organisme ou entreprise, et d'autre part, parce que la plupart des principes applicables au rapport technique le sont gaIe- ment mutatis mutandis aux autres types de communication technique. Ajoutons que la mthodologie dcnte cI-aprs peut aussi tre utilise dans la rdac- tion de documents tels que mmoires, rapports de recherche, reportages, dossiers de tout genre. 2.1 Gnralits 2.1.1 DIVERS TYPES DE RAPPORTS Quel que soit le genre d'entreprise, la rdaction de rapports est une activit courante, et cela, aux diffrents niveaux de la hirarchie. Il existe une trs grande varit de rapports selon les divers domaines d'activits auxquels ils s'appliquent: ingnierie, administration, commerce, finance, industrie, recherche, politique, environnement, cologie, etc. Par exemple, un rapport peut avoir pour objet: l'tude d'impact d'un projet sur l'environnement; l'tude de faisabilit d'un projet; 87. 76 les rsultats d'une campagne d'exploration; une tude de rentabilit; les mthodes d'exploitation d'une mine, d'un chantier, d'une usine, etc.; les rsultats de visites et d'inspection d'un chantier, d'une usine, etc.; des avis techniques concernant un brevet d'invention; les moyens de formation du personnel; l'tat d'avancement de la fabrication d'un produit; l'tude de la situation financire d'une entreprise; l'achat d'quipement; des expertises; des programmes d'action; la description et l'valuation d'activits priodiques (rapports journaliers, hebdoma- daires, mensuels, annuels); des enqutes judiciaires, etc. Parmi ces rapports, certains ont essentiellement pour but de fournir une information sur un sujet donn, en laissant au destinataire le soin de porter un jugement et de prendre les dcisions appropries. Ce sera le cas, par exemple, d'un rapport qui fait tat du nombre et des types d'accidents survenus dans une entreprise pendant une priode dtermine (rapport de type explicatif). Nanmoins, la majorit des rapports vont plus loin. Outre l'expos des faits, ils en prsentent une analyse, tirent des conclusions, proposent des solutions motives ou en font une discussion critique. Ainsi, dans l'exemple prcdent, le rdacteur du rapport ne se bornerait pas faire tat du nombre et des types d'accidents; il tudierait en outre leurs causes et proposerait des moyens pour remdier la situation (rapport de type critique). 2.1.2 RDACTEUR DU RAPPORT Le rapport engage la responsabilit de son auteur. Ce dernier est responsable de l'information donne et, le cas chant, des dcisions qui sont prises par l'autorit sur la base des donnes fournies dans le rapport. 88. 77 Le rdacteur du rapport doit donc manifester une grande intgrit professionnelle. Il doit rapporter les faits en toute impartialit, objectivement. Les donnes qu'il expose doivent tre rigoureusement vrifies. Les propositions et les conclusions qu'il formule doivent tre soigneusement tudies et peses. Son seul but doit tre l'efficacit et l'exactitude. Le rapporteur doit galement tre conscient que le rapport reflte l'ampleur de ses connaissances professionnelles, la justesse de son jugement, l'efficacit de son esprit de synthse et d'analyse, enfin, la rigueur de son raisonnement et la qualit de son expres- sion. 2.1.3 DESTINATAIRES DU RAPPORT Un rapport est crit spcialement pour un ou des destinataires, c'est--dire pour un petit nombre de gens qualifis. Ceux qui ont demand le rapport dsirent tre bien informs. Il importe donc de connatre le plus exactement possible leurs exigences en ce qui a trait l'tendue du rapport, son contenu et l'esprit dans lequel il doit tre rdig. Il est parfois essentiel de rencontrer les destinataires, afin de s'assurer que le travail entrepris rpond leurs besoins et leurs exigences. Les destinataires ont gnralement beaucoup d'occupations; aussi dsirent-ils un rapport concis, clair et bien prsent. Ils souhaitent tre rapidement au courant du but du rapport et des solutions proposes par son auteur. De plus, les questions qu'ils se posent doivent facilement trouver rponse par la consultation de la table des matires, de l'index ou des titres et sous-titres, qui seront donc prsents selon un bon systme de numrotation. En ce sens, il est toujours souhaitable de se mettre la place du lecteur et de tenter de prvoir ses questions. Les destinataires sont censs avoir une comptence certaine dans le domaine. Le rapport doit par consquent viter toute donne imprcise, tout calcul non vrifi, toute remarque ou proposition non justifie. La prsence de telles imperfections jetterait le discrdit sur l'ensemble du travail. 89. 78 Enfin, les destinataires sont des personnes qui apprcient, juste titre, la qualit des rapports. Le texte doit donc tre bien crit, prsent avec soin et rdig dans un ton qui vitera d'agacer ou de choquer le lecteur. 2.1.4 QUALITS D'UN BON RAPPORT Tout rapport est le plus souvent jug et annot ds sa premire lecture. Aussi, le rdacteur doit-il tout mettre en oeuvre pour qu'il soit, en tout point, de la meilleure qualit, ce qui suppose le respect de trois exigences de base. 1. Un rapport doit toujours tre fond sur des faits concrets, rels, qui sont dcrits et replacs dans un ensemble. Loin d'accumuler des informations et de multiplier les dtails superflus, un bon rapport ne conserve que l'essentiel et prsente les faits le plus clairement et le plus fidlement possible. 2. Un bon rapport se caractrise galement par une dmarche logique rigoureuse, qui part d'une analyse systmatique des faits et des donnes recueillies pour aboutir aux commentaires et aux interprtations appropris. 3. Enfin, pour tre efficace, un rapport doit prsenter des conclusions et des recomman- dations pratiques et justifies, qui rpondent ainsi aux questions et problmes soule- vs au dbut du rapport et sont susceptibles de convaincre les destinataires. Pour atteindre ces trois objectifs de base, le rapporteur doit veiller la qualit d'un certain nombre d'lments etviter plusieurs cueils qui le guettent. Le tableau qui suit prsente une synthse des principales qualits qui caractrisent un bon rapport. celles-ci nous avons oppos les diverses erreurs qui font qu'un rapport n'est pas convaincant, est difficile ou dsagrable lire, parfois mme incomprhensible. Dans une troisime colonne, nous avons donn quelques recettes" pour aider amliorer la qualit des rapports. 90. Dfautsviter TABLEAU1 Qualitsd'unrapporttechnique ,..--------------- 11l"Recettes11Qualitsdef~ ,.H'Sujetd'tudemalcern.1)Dlimitationprecisei-'--- dusujetetdesobjec-Objectifsnonrespectsouperdusde tifs.vueencoursderoute. LI_ Nejamaisentreprendrelarecherche sansavoiraupralablelaborunplan detravailprovisoireprcis. Danslamesuredupossible,tablirun programmedetravailindiquantlesta- pesfranchir,avecventuellement,un calendrieretlescoOtsprvus. 2)Documentationperti- nenteetcomplte. f-- Documentationincomplte, inexacte, discutable, nonoumalidentifie, malutilise. 1-- Prendreletempsdesedoterdetoutela documentationpertinente. ventuellement,faireuneutilisationjudi- cieusedesbanquesdedonnes. Veillerscrupuleusementunetranscrip- tionfidleetcompltedesrenseigne- mentspuissdansladocumentation. valuerlessourcesdisponiblesenfonc- tiondecertainscritrestelsquel'gedu document,larputationdel'auteur,etc. Nejamaisconsignerunrenseignement sansnoterlarfrenceexacteet compltedudocumentd'oilprovient. Respecterlecontexted'oesttirle renseignement,envitantsoigneuse- menttouteextrapolationinjustifie. Nejamaishsiterconsulterunspcia- listepourobtenirdesclaircissements surunpointparticulier. --J o oParti-prisoumanqued'objectivitdu rapporteur. oIntroductionimprciseencequi concernelesujetd'tude,lesobjectifsoEssayerd'aborderlesujetdel'tude durapportetlamthodedetravailutili-sanslamoindreideprconue. se. oArgumentsprsentsdefaonincoh-oApporteruneattentionparticulirene rente.jamaisrienaffirmerquin'aitdjt oAffirmationsdpourvuesdejustifica- prouv.viternotammentdetenirpour tion. acquiscequiestprcismentdmon- oExplicationsincompltes. trer(ptitiondeprincipe). oDtailsoiseux,rptitionsetlongueursoNejamaiscommencerrdigerlerap- 3)Argumentationinutiles.portavantd'avoirlaborunplande bienstructure. 1--oAnticipationsurlesconclusionsdurap- 1--rdaction(plandtaill). port. oConclusionescamote,nerpondant oLireetsedocumentersurlafaonde pastouteslesquestionsannonces rdigerunbonrapport. dansl'introduction.oventuellement,avoirportedemain oConclusiondpourvuedeconcisionetunouplusieursexemplesderapports selimitantunlongrsumdudvelop-bienrdigs. pement. oLecaschant,conclusionprsentant despropositionsourecommandations vaguesetincompltes. 92. Qualitsdeforme TABLEAU1(suite) Qualitsd'unrapporttechnique 1Dfautsviterl,------R-e-ce-tt-e-s------, Styletropfamilier,tropparl. Toninappropri:artificiel,emphatique. Avoirsadispositionquelquesbons(pt"""/n.,, "rappeler, douter peuvent s'employer sans le pronom rflchi.) Parmi les verbes accidentellement pronominaux, on doit faire la distinction suivante: a) Pour certains de ces verbes, le pronom rflchi peut vraiment s'analyser spar- ment; il a un sens plein et il pourrait ventuellement tre remplac par un pronom d'une autre personne. Lorsque nous disons: je me lave>" cela signifie: je lave moi-mme. Le pronom me pourrait tre remplac par un pronom de la 2 et se rendre compte sont des verbes pronominaux agglutins dont le participe pass demeure toujours invariable: ~ Elles se sont plu dmolir notre argumentation. Ils se sont ri de toutes ces difficults. Nous nous sommes rendu compte de notre erreur. Remarque 2: Lorsqu'un verbe pronominal est utilis avec un sens passif, on applique exactement la mme rgle que dans le cas des pronominaux agglutins, c'est--dire que le participe pass s'accorde avec le sujet: ~ Le cuivre et l'tain se sont trs bien vendus cette anne. Remarque 3: Lorsque le participe pass de l'un des verbes laisser, voir, entendre,>, sentir>, employ pronominalement est suivi d'un infinitif, on applique la mme rg le que lorsqu'il n'est pas employ pronominalement (v. p. 178, remarque 2): 193. 183 ~ Elle s'est laisse tomber. (C'est elle qui fait l'action de tomber; donc on fait l'accord.) Elle s'est laiss emmener par le policier. (Ce n'est pas elle qui fait l'action d'emmener; donc l'accord ne se fait pas.) Accord du participe pass des verbes impersonnels Le participe pass des verbes impersonnels ou employs de faon impersonnelle est toujours invariable: Il est tomb beaucoup de neige cet hiver. Il a fallu plusieurs essais pour vrifier cette hypothse. Tous les essais qu'il a t convenu de faire sont trs coteux. 3.5 Charnires du discours On appelle charnires tous les mots ou expressions auxquels on peut avoir recours pour indiquer les rapports logiques existant entre tous les lments de l'expos: parties de phrase, phrases, paragraphes, chapitres. Dans ce sens, les signes de ponctuation, les prpositions, les conjonctions et les pronoms relatifs constituent des charnires: Nous n'avons pu nous procurer ce livre: il est puis depuis plusieurs semaines. (Le deux-points montre ici que le deuxime segment exprime la cause du fait mentionn dans le premier.) 194. 184 Nous avons simplifi notre texte en vue d'en faciliter la lecture. (La locution prpositive en vue de montre que le deuxime segment exprime le but poursuivi par l'action signifie dans le premier.) Les ouvriers, qui taient mcontents, ont dclench une grve surprise. (La proposition relative mise entre deux virgules indique ici que le mcon- tentement des ouvriers est la cause du dclenchement de la grve.) Tous ces points sont traits ailleurs dans le prsent chapitre (voir les paragraphes consacrs la ponctuation et la rdaction de phrases). Nous nous bornerons donc traiter dans le prsent paragraphe des expressions et formules qui servent relier les phrases et toutes les units suprieures la phrase. cet gard, il existe quatre grands types de charnires: 1. Les charnires d'introduction qui marquent le dbut de l'nonc et annoncent ce qui va suivre. Tel est le cas des expressions: ~ Commenons par... Avant tout, il faut considrer... 2. Les charnires de rappel qui renvoient une chose qui vient d'tre dite: ~ Nous avons vu (prcdemment) que... 3. Les charnires de liaison qui unissent deux phrases en prcisant leurs rapports rciproques: ~ Or,... Donc,... 4. Les charnires de terminaison qui indiquent la fin de l'expression d'une ide ou d'une srie d'ides: 195. 185 ~ Au terme de cette tude... Pour conclure... Remarque: Certaines charnires se prsentent sous la forme de deux expressions corrlatives: ~ D'une part,..., d'autre part,... Non seulement..., mais encore... Les pages qui suivent prsentent une liste de charnires qui pourra aider le rdacteur varier son expression dans la structuration de son expos. Nous avons regroup sous certains mots-vedettes des sries d'quivalents approximatifs. On notera toutefois qu'en gnral nous n'avons pas repris ici les prpositions et conjonctions qui ont dj t traites dans l'tude des propositions subordonnes et qui peuvent galement servir de charnires. 3.5.1 LISTE DES CHARNIRES Dans ce but cet effet, . cette fin, . Pour atteindre ce rsultat, ... De plus En outre, . En plus, .. Par surcrot, .. De surcrot, .. Au surplus, . D'ailleurs Par ailleurs, ... D'un autre ct, ... un autre point de vue,... Par contre, ... Dans un autre ordre d'ides,... Au demeurant,... En revanche, . D'autre part, .. Au reste, . Du reste, . Au surplus, ... 196. 186 D'aprs ce qui prcde Selon ce qui prcde,... (ce que nous avons dit plus haut, nos conclusions prcdentes, etc.) Conformment ce qui prcde,... Aux termes de ce qui prcde, . la lumire de ce qui prcde, . Comme nous l'avons dit plus haut, . Comme nous l'avons dit ci-dessus, .. Comme nous l'avons mentionn antrieurement, ... Selon nos conclusions prcdentes,... Le lecteur sait dj que... Nous avons vu plus haut que... Dans ces circonstances, ... Dans ces conditions, ... Compte tenu de ce qui prcde, ... En raison de ce qui prcde,... En considration de ce qui prcde,... Eu gard ce qui prcde,... Dans ce cas Si tel est le cas, ... Dans cette hypothse,... Dans une telle hypothse,... Si l'on retient cette hypothse,... Car En effet, . C'est que . C'est qu'en effet,... De fait,... Enfin Pour terminer, . En terminant, . Ainsi donc,... En dernire analyse,... Finalement,... En dernier lieu, .. En conclusion, . Pour conclure, . En fin de compte, ... Par consquent Aussi(,) ... C'est pourquoi ... En consquence, . Pour cette raison, . Pour ces motifs, . Pour ces raisons, . Ainsi, . Donc, . Partant de ce fait, ... Ainsi donc,... En ralit En fait,... vrai dire,... Effectivement,... Notamment En particulier, ... Particulirement,... Entre autres choses, ... 197. En rsum Bref,... En un mot,... Pour tout dire, . tout prendre, . Somme toute, . En d'autres termes, .. Pour nous rsumer, .. En somme, ... Tout compte fait, ... En dfinitive,... Au fond,... Dans le fond,... Tout bien considr, ... Au total,... Dans l'ensemble, . Essentiellement, .. En substance,... En gros,... Pourtant Nanmoins,... Toutefois, ... Cependant, ... Sans doute Assurment, ... notre avis En ce qui nous (me) concerne,... Pour notre (ma) part,... Personnellement,... Quant nous (moi), . notre (mon) avis, . notre (mon) sens, . Au