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Viva la revolución de la presentación ! Comment révolutionner vos présentations pour les rendre à la fois plus effcaces et plus amusantes à préparer et à délivrer ! Geckonaute http://geckonaute.tumblr.com

Révolutionner vos présentations

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Guide donnant des conseils pratiques pour rendre vos présentations plus amusantes à préparer & délivrer mais surtout plus efficaces.

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Viva la revolución de la presentación !Comment révolutionner vos présentations pour les rendre à la fois plus effcaces et plus amusantes à préparer et à délivrer !

Geckonaute http://geckonaute.tumblr.com

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Le problème & la prise de conscience p. 3

Le fond p. 6Pour quoi ?Pour qui ?Comment ?

La forme p. 16Utilisation de photosUtilisation de schémasUtilisation de graphiques

Le jour J p. 34La préparationL'environnementL'auditoireSéance de questions / réponses

Table des matières

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La prise de conscience !

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«[L]a première mise en cause [de PowerPoint] remonte au 1er février 2003. Ce jour-là, la navette Columbia rentre dans l’atmosphère avec sept astronautes à bord…et se désagrège, à lastupeur générale.

Après des semaines d’investigation, les enquêteursrévèlent les noms des principaux accusés : PowerPoint et ses complices, les fameux « bullet points ». Quel rapport entre un logiciel qui fait 30 millions de petits chaque jour et ce désastre ? L’outil avait été utilisé quinze jours avant l’accident pour décrire un incident mineur survenu pendant le décollage de la fusée : une mousse isolante s’était détachée et avait endommagé Columbia. Malgré 28 pages de présentation, les ingénieurs de la Nasa ont présenté l’affaire de façon trop simpliste. Minorés dans leur PowerPoint, les risques n’ont pas été suffsamment pris en compte pour la mission. »

Source:Article de Courrier Cadre « Faut-il brûler PowerPoint ? »http://www.courriercadres.com/content/faut-il-br%C3%BBler-powerpoint

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* Traduction de : « It is easy to understand how a senior manager might read this PowerPoint slide and not realize that it addresses a life-threatening situation, the Columbia Accident Investigation Board concluded. »

Sources:- Article de Courrier Cadre « Faut-il brûler PowerPoint ? »http://www.courriercadres.com/content/faut-il-br%C3%BBler-powerpoint- Article du Washington Post « PowerPoint: Killer App? » par Ruth Marcus - 30/08/2005http://www.washingtonpost.com/wp-dyn/content/article/2005/08/29/AR2005082901444.html- Article du New York Times « PowerPoint Makes You Dumb » par Clive Thompson - 4/12/2003http://www.nytimes.com/2003/12/14/magazine/14POWER.html- Article « PowerPoint Does Rocket Science--and Better Techniques for Technical Reports » par Edward Tufte, 06/09/2005 http://www.edwardtufte.com/bboard/q-and-a-fetch-msg?msg_id=0001yB&topic_id=1

« Il est facile de comprendre comment un cadre supérieur [de la NASA] lisant ce slide PowerPoint ne puisse pas comprendre qu'il s'agit d'une situation de vie ou de mort. »- Commission d'enquête sur l'accident de Columbia*

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Le fond : pour être sûr demettre dans le mille !

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Une présentation ne sert pas à informer !

Eh oui, tout comme les autres formes de communication, une présentation sert à provoquer une réaction (agir, décider, valider, ...) chez quelqu'un ou chez un groupe de personnes.

Les 2 éléments clés sont donc :

- l'action- l'auditoire

Le pré-requis est donc de savoir ce que l'on attend (l'action) et de qui on l'attend (l'auditoire)? Cela nécessite souvent un peu de recherche et de réfexion pour savoir exactement à qui on va s'adresser et quel sont les préoccupations de l'auditoire. Il faut donc commencer par se mettre à la place de l'auditoire, de comprendre leur état d'esprit, leur motivation, leurs contraintes...

Une présentation est un exercice d'empathie : ce n'est pas à propos de vous mais d'eux !

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Une présentation est un voyage...

Bien défnir l'action et l'auditoire a pour but de représenter la présentation sous forme d'un « voyage » :

Mon auditoire est ICI aujourd'hui

et à l'issue de ma présentation,

il devra savoir qu'il doit aller LA .

C'est l'objectif de la présentation, en d'autres mots, le message clé.

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Un voyage dont il faut construire l'itinéraire !

Une fois la « destination » & les « voyageurs » défnis, il faut construire « l'itinéraire ».

C'est la construction, l'ossature, de la présentation. Un peu comme un scénario pour un flm.

En effet, L'auditoire ne pourra pas passer pas d'un point à un autre sans efforts. Il n'y a qu'à voir tout ce qui a été écrit & dit sur la conduite du changement !

Il faut donc des étapes intermédiaires, des points de passage pour que personne ne se perde.

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Les 3 étapes de la présentation

L'introduction :

On présente dès le départ le message clé sous la forme «  VOUS êtes ICI aujourd'hui et demain vous devez être LA et voilà COMMENT et/ou POURQUOI ». Trop souvent, le message clé arrive bien trop tard. Cela frustre l'auditoire qui ne comprend pas bien ce qu'on attend de lui et qui n'est donc pas très attentif à ce que vous dites. Il est impératif d'augmenter l'attention de l'auditoire en jouant sur le sentiment d'urgence.

Le cheminement :

On étoffe et argumente pour expliquer QUOI, POURQUOI, COMMENT... en utilisant une structure en pyramide pour chaque question.

D'ailleurs, cette structuration en pyramide se prête étonnamment à un travail de « brainstorming » sous forme de mindmap.

La conclusion doit être un appel à action !

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Le chiffre d'or des présentations : 3

Source: http://www.idergie.com/pyramide-barbara-minto

Idée centrale

Ligne clé

Information de support

Pourquoi &

comment

Chaque information répond à une question à propos de son « parent »

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Les points clés...

Bien être clair dans sa tête sur l'objectif, c'est à dire l'action qui résultera de votre présentation : acheter votre produit, vous accorder un budget...

Se mettre à la place de votre auditoire : vous êtes un expert du sujet, vous avez travaillé pendant des jours/mois/années sur ce que vous allez présenter, l'auditoire n'a pas ce recul... Attention, il ne s'agit pas non plus de les inonder et de faire une démonstration de votre savoir. Pour vous aider, voici 2 questions que vous pouvez vous poser à tout moment en imaginant qu'elles viennent d'une personne dans la salle :

« Et alors ? » question qui permet de jauger la pertinence de ce que vous avancez mais vue du public.

« Show me the millon dollar slide! » (= « Montre-moi le slide qui tue ! »), question qui permet de se concentrer sur le message clé. Si la réponse à cette question est que le « slide qui tue » est le numéro 10, il faut revoir la structure pour qu'il arrive bien avant.

Structurer la présentation sous forme d'un voyage avec une argumentation, sous forme de pyramide, qui viendra étoffer votre message et assurera une cohérence tout au long de la présentation.

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Beyond bullet points et Microsoft PowerPoint : Pour les cadres par Cliff Atkinson.A signaler également le site & le blog de Cliff Atkinson où sont disponibles des modèles de structure pour les présentations : http://www.beyondbulletpoints.com/

A sense of urgency par John P. Kotter, une des références de la gestion de projet. Cet ouvrage est consacré au sentiment d'urgence et comment le créer. En effet, sans sentiment d'urgence, dit-il, pas de motivation pour changer.

Just enough anxiety par Robert H. Rose est centré sur comment & pourquoi créer le « juste niveau d'anxiété ». Trop d'anxiété et on est dans le stress destructeur. Pas assez d'anxiété, on est dans l'immobilisme, dans la complaisance..

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La forme, pour s'adresser...

« Les neurologistes le disent : notre cerveau est bien mieux programmé pour

les histoires que pour les slides PowerPoint et les choses abstraites.

Les histoires avec un peu d’émotion sont (…) mémorisées beaucoup plus longtemps que des slides froids remplis de chiffres et

d’analyses. »John P. Kotter dans A sense of urgency

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...à l'hémisphère droit !

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Utiliser des photos pour faire des analogies

Quelques conseils relatifs à l'utilisation de photos :

Choisir des photos de qualité (résolution, taille, contraste, luminosité...) : la présentation pourra être projetée sur grand écran et si les images ne sont pas de bonne qualité ça se verra encore plus (phénomène de « pixelisation »). Cela nuira forcément au « fond » de la présentation !

Proscrire les cliparts : tout le monde a les mêmes, cela dénote soit un manque d'originalité soit, pire, une certaine paresse...

Faire attention aux droits d'auteur, il vaut mieux utiliser des images libre de droits.

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Où trouver des images de qualité ?

- http://www.sxc.hu : le site par où je commence toute recherche. Site gratuit, bonne qualité, photos libres de droits

- http://www.fickr.com : bien faire attention aux droits qui reprennent les différentes catégories défnies par Creative Commons

- Google image : http://images.google.com (attention aux droits d'utilisation des photos...)

- Images de LIFE magazine : http://images.google.com/hosted/life

Sinon il existe des sites payants tels que http://www.gettyimages.com & http://www.istockphoto.com ...

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Exemples avec des photos sur une partie des slides

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Exemples avec des photos en plein écran

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Dessins ou schémas : illustrer des concepts abstraits

Il est souvent impossible (ou compliqué ou inutile) de faire appel à une photo pour expliquer certains points, idées ou concepts.

On peut alors faire appel à un dessin ou schéma que l'on réalise soi-même.

Encore une fois, le visuel doit être un complément à ce que vous dites oralement et pas une pollution.

Voici un exemple provenant d'une réunion de lancement d'un projet : le visuel exprime le fait qu'il y a 3 « populations » différentes (de 3 fonctions) mais que nous avons un « but » commun : le projet.

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L'utilisation de graphiques pour illustrer des données

Pour illustrer des données, il est souvent utile de faire appel à des graphiques. Seulement voilà, le risque est grand d'en faire « trop », c'est à dire de vouloir appuyer son propos avec force chiffres qui fnalement détournent du vrai sujet, ou pire exposent à des questions non souhaitées.

Avant d'aller plus loin dans le sujet des graphiques, quelques bonnes questions à se poser :

Un graphique est-il vraiment nécessaire ?

Quel type de graphique choisir ?

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Un graphique est-il réellement nécessaire ?

Bien souvent, un graphique n'apportera pas grand chose et ne sert qu'en fait, avouez-le, à donner une pseudo-crédibilité scientifque à votre présentation.

Si le graphique n'apporte rien, il vaut mieux dire la même chose soit avec un texte (sobre et court) ou... avec une photo !

Par exemple, l'utilisation du « Pac-Man » est à proscrire ! Le « Pac-Man » est un graphique « camembert » représentant les proportions de 2 séries et qui, effectivement, ressemble au personnage de jeu vidéo du même nom.

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Ca vous rappelle quelque chose, non ?

% de graphiques qui ressemblent à un Pac-Man% de graphiques qui ne ressemblent pas à un Pac-Man

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Quel type de graphique choisir ?

Le choix du type de graphique est, lui aussi, critique. En fonction du message que vous voulez faire passer, un graphique en ligne ou un histogramme ou un camembert... n'auront pas le même impact. Sur ce sujet, je vous conseille d'utiliser

ce petit guide : ce site :

http://extremepresentation.typepad.com/blog/2006/09/choosing_a_good.html http://www.juiceanalytics.com/writing/introducing-chart-chooser/

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Si un graphique est vraiment nécessaire...

Une fois votre décision prise quant au type de graphique, voici un autre conseil : ne pas faire de copier/coller "brutal" depuis un tableur (MS Excel..).

Pourquoi ? Parce que :

Le look des graphiques n'est jamais "terrible" si on colle depuis un tableur.

Les couleurs du graphique (police, couleur des courbes, fond...) sont à harmoniser avec celles de vos slides.

L'apparition du graphique d'un seul coup donne une occasion (de plus...) à votre auditoire de ne plus vous écouter.

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… voici quelques conseils

Si vous faites apparaître un graphique en une seule fois, votre auditoire va se concentrer sur le graphique pour essayer de comprendre de quoi il retourne. Certains seront sur les axes, d'autres essayeront de comprendre ce que représentent les différentes séries (ligne, histogramme...). Bref, vous les avez perdus, ils ne vous écoutent plus.

Pour éviter ça, il faut « casser » les graphiques en plusieurs « morceaux » pour les faire apparaître un par un :

- le 1er axe (horizontal par exemple) en expliquant ce qu'il représente et j'en profte pour donner des infos sur l'échelle, etc...- puis le 2ème axe, idem que pour le 1er : explications...- puis la 1ère série avec, là aussi, les explications adéquates- puis la 2ème série...

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1 slide par élément du graphique !

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Quelques derniers conseils...

Quelques derniers conseils suite à des mésaventures que j'ai eues il y a quelque temps.

Une fois la présentation fnalisée (pour moi elle ne l'est qu'après l'avoir répétée plusieurs fois, je vous conseille de convertir tous les slides en image (dans PowerPoint, utiliser « enregistrer sous » puis choisir un format photo tel que jpg et exporter tous les slides) puis de les ajouter dans un nouveau fchier PowerPoint.

Cela prend un peu de temps mais ça évite de voir ses slides « endommagés » (mise en page, contenu...) pour cause de :

- format différent (dimensions des slides différentes entre pays ou logiciels)

- police non installée sur l'ordinateur qui sera utilisé le jour J

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… pour 100% de tranquilité !

Un autre conseil, pour être sûr que tout ira bien le jour J… Toujours avoir le fchier de sa présentation avec soi :

- sur son ordinateur

- sur clé USB, au cas où l’ordinateur prévu pour la présentation rende l’âme

- en format PDF au cas où la présentation se fasse avec un ordinateur qui n’a pas la même version de PowerPoint que la vôtre

Je pousse même le « vice » à avoir une version en ligne (via site de stockage & de partage de fchier) au cas où mon ordinateur soit en panne et que ma clé USB soit cassée ou perdue…

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rme présentationzen par Garr Reynolds.

A signaler également, le blog de Garr Reynolds. Vous y trouverez des tonnes de sources d'inspiration et des exemples de visuels :http://www.presentationzen.com

slide:ology par Nancy Duarte, fondatrice de Duarte Design, qui a notamment travaillé avec Al Gore sur sa présentation « an inconvenient truth », http://www.climatecrisis.net/

Le site :http://www.duarte.com

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Le jour J !

« Présenter des idées est une conversation sous haute tension, c'est à la fois plus dangereux et plus puissant. » *Henry M. Boettinger

* Traduction de : "Presentation of ideas is conversation carried on at high voltage — at once more dangerous and more powerful."

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Avant le jour J...

Bien sûr, et cela ne va sans dire, il faut répéter, répéter, répéter avant le jour J.

L’idée est de:

- s’approprier la présentation pour la connaître sur le bout des doigts et notamment les transitions entre slides

- valider la logique du déroulé et l’ordre des slides

- vérifer la durée de la présentation.

Pour ce qui est de la durée de votre présentation, toujours prévoir moins long que le créneau que vous avez pour inclure du temps pour des questions et pour prendre en compte le stress du jour J. D’ailleurs, à moins que vous ne fassiez payer l’auditoire pour vos présentations, personne ne vous en voudra de faire plus court. C’est valable pour les réunions aussi!

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Le jour J – L’environnement : la salle, le matériel...

En fait, le mieux serait de savoir, au moment où vous construisez votre présentation, dans quelles conditions vous allez la délivrer car cela peut avoir un impact :

- éclairage de la salle, cela a une infuence sur les slides : fond clair ou foncé…

- taille de l’écran, du projecteur…

- distance entre vous & l’auditoire (salle de réunion = proximité / podium ou estrade = éloignement)

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Le jour J – Le contact avec le public...

Lors de la présentation, il est critique de se concentrer sur le contact avec l’auditoire. Cela est d'autant plus facile que vous maîtriser les slides donc vous avez l'esprit libre pour les personnes qui sont présentes !

L'objectif est de :

- montrer que vous êtes tout entier là pour faire preuve de votre engagement et pour que les personnes ne soient pas que focalisées exclusivement sur les slides

- être à l’écoute de la salle pour détecter les signes dénotant un accord ou désaccord avec ce que vous dites

- interagir avec l’auditoire voire adapter vos propos à leurs réactions

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Les pièges à éviter

Les pièges classiques relatifs à son positionnement par rapport au public et à l'écran :

- être dos au public pour lire les slides (si vous lisez ce qui est affché pourquoi ne pas avoir simplement envoyé les slides par email…)- se positionner devant le projecteur et ainsi avoir une partie des slides projetés sur vous et votre ombre sur l’écran

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La séance de questions / réponses : une épreuve ?

D’abord, il faut dire au début de la présentation si les personnes peuvent poser les questions à n’importe quel moment ou s’il y a une séance de questions / réponses prévue à l’issue de votre présentation.

Se rapprocher de la personne qui a posé la question pour favoriser le dialogue et montrer que vous l’écoutez attentivement.

Reformuler la question posée pour être sûr que l’auditoire l’a bien entendue (surtout si la salle est grande et que la personne qui a posé la question ne parle pas fort ou n’a pas de micro). En plus, ça vous donne du temps pour préparer votre réponse et cela vous permet de confrmer que vous avez bien compris la question.

Ne pas hésiter à dire que vous n’avez pas de réponse mais que vous êtes disposé à fournir la réponse ultérieurement à la personne soit par email soit au téléphone.

Toujours s’assurer que vous avez bien apporté une réponse à la question posée en disant par exemple : « est-ce que cela répond à votre question ? ».

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ChangeThis 58.06 - Before You Open Your Mouth: The Keys to Great Public Speaking par Nick Morgan.

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Crédits photos

Page 3 - REUTERS/Bob Strong

Autres photos: stock.xchng - http://www.sxc.hu/

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Cette création est mise à disposition selon le Contrat Paternité-Pas d'Utilisation Commerciale-Partage des Conditions Initiales à l'Identique 2.0 France disponible :

- en ligne http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.0/fr/

- par courrier postal à Creative Commons, 171 Second Street, Suite 300, San Francisco, California 94105, USA.

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