Synthèse des changements dans le PMIS 1.2 Explication détaillée des nouvelles fonctions du PMIS 1.2 Cliquez sur ces liens Comment puis-je... Utiliser le

Synthèse des changements dans le PMIS 1.2

Explication détaillée des nouvelles fonctions du PMIS 1.2

Cliquez sur ces liens

Comment puis-je...

• Utiliser le nouveau flux d’approbation préalable ?

• Utiliser le nouveau flux d’approbation ?

Utilisateurs du PMIS

Administrateurs PMIS Comment puis-je...

• Aligner des anciens documents sur le LEAP ?

• Configurer des flux ?

Main Menu

Pour une explication détaillée des nouvelles fonctions, et pour voir les liens vers les captures d’écran et les démonstrations, cliquez sur ces liens

UTILISATEURS DU PMIS

Gestion de programme

Matrice

Gestion des documents

Page d’accueil du PMIS

Mon PMIS

Sites des Bureaux Nationaux

Flux

Rapports

Autres (Uniformité des sites de projet, sites des BN et sites de programme ; langue portugaise)

ADMINISTRATEURS PMIS D’UN BUREAU NATIONAL


Flux

Gestion des utilisateurs

ADMINISTRATEURS PMIS D’UN BUREAU DE SOUTIEN

Gestion des utilisateurs

S’il vous est demandé d’entrer un identifiant/mot de passe en cliquant sur les liens ci-dessous, cliquez simplement sur OK pour continuer. Il faut parfois quelques minutes pour télécharger ces fichiers.

Main Menu

Gestion de programmeFonctionnalité PMIS 1.1 PMIS 1.2

Créer des programmes

Le lien « Créer Programme » se trouve dans l’onglet des bureaux de VM

Le lien se trouve dans les « Liens Rapides » de Mon PMIS

Calcul de la date de fin d’un programme

La date de fin d’un programme est entrée manuellement

Lors de la création d’un programme, sa date de fin est automatiquement générée puisque les années de cycle du programme sont entrées dans la matrice (la date peut être changée manuellement)

Cliquez ici pour voir des images

Messages d’erreur liés à la saisie de données incorrectes

Chaque erreur dirige d’utilisateur vers un nouvel écran. L’utilisateur doit revenir en arrière pour ressaisir les données

Tous les messages d’erreur apparaissent sur le même écran lors de la création d’un programme


Possibilité d’éditer le type de financement

Une fois le type de financement entré, il ne peut pas être modifié

Le type de financement peut être changé à tout moment

Possibilité d’éditer l’année de début

Une fois l’année de début entrée, elle ne peut pas être modifiée

L’année de début peut être changée à tout moment

Créer et éditer des sites de projet

Les responsables de programme ne peuvent pas créer et éditer des sites de projet

Les responsables de programme peuvent créer et éditer des sites de projet

Main Menu

MatriceFonctionnalité PMIS 1.1 PMIS 1.2

Enregistrer un document de programme

Les utilisateurs doivent indiquer dix propriétés de document différentes

Seuls le type de contenu, le nom du document, l’auteur et l’année sont demandés

Rapports des IDT dans la matrice

Les rapports des IDT ne sont pas inclus dans la matrice

Les rapports des IDT sont inclus dans la matrice


Visibilité des icônes LEAP

L’icône d’alignement sur le LEAP n’est pas assez visible ; le statut de l’alignement est difficile à déterminer

L’icône d’alignement sur le LEAP est plus visible ; le statut de l’alignement est facile à déterminer

Liens vers les documents LEAP dans la matrice

Les documents LEAP ne peuvent être trouvés qu’en allant dans la bibliothèque des documents LEAP

Les Outils Rouges* du LEAP sont accessibles en cliquant sur le lien LEAP dans la colonne de gauche de la matrice


* Tous les documents de la matrice ne sont pas liés à un modèle

Main Menu


Fonctionnalité PMIS 1.1 PMIS 1.2

Publication des documents de programme et des documents généraux

Les documents ne peuvent être publiés qu’après leur enregistrement

Les documents de programme et les documents généraux sont automatiquement publiés lorsqu’ils sont enregistrés, sauf si les utilisateurs décochent la case « Publier » (cochée par défaut)

Indication du statut de publication

Le statut de la publication est difficile à déterminer

Le statut de la publication est indiqué dans une colonne Oui/Non à côté du titre du document


Visibilité des champs de données

Les champs non pertinents tels que le nom du programme, son numéro etc, sont visibles lorsqu’un document est enregistré ou quand ses propriétés sont éditées

Les champs non pertinents ne sont pas visibles

Main Menu

Page d’accueil du PMISFonctionnalité PMIS 1.1 PMIS 1.2

Apparence de la page d’accueil avant identification

N/A L’apparence de la page d’accueil a été fortement révisée

Onglets de la page d’accueil (après identification)

N/A Onglets révisés Ces liens se trouvent dans l’onglet « Mon PMIS » :

Mes Programmes Mes Documents Mes Discussions Mes Tâches

Onglets supprimés Mes Communautés Personnes


Accès à « Mon PMIS »

N/A En cliquant sur le bouton « Mon PMIS » de la page d’accueil avant identification, les utilisateurs :

se connectent sont directement dirigés vers « Mon PMIS » sans retourner à la page d’accueil


Main Menu

Mon PMIS


Page Mon PMIS Les éléments de Mon PMIS sont : Mes Programmes Mon Travail Mes Communautés

Mon PMIS comprend : Mes Programmes Mes Documents Mes Discussions Mes Tâches

La page Mon PMIS contient

Documents Nombre de tâches Nombre de jours jusqu’à l’expiration du mot de passe Informations personnelles Mes Liens Rapides Mes Liens


Créer / éditer un portfolio

Cliquer sur « Editer Portfolios » sur la page « Mes Programmes »

Cliquer sur « Editer Portfolios » sur la page « Mon PMIS »

Niveaux d’alignement sur le LEAP

Les définitions de l’alignement sur le LEAP ne sont pas affichées

Les définitions de l’alignement sur le LEAP sont affichées lorsque la souris passe sur la mention LEAP – dans Mes Programmes


Main Menu

Sites des Bureaux NationauxFonctionnalité PMIS 1.1 PMIS 1.2

Page d’accueil d’un site de Bureau National

N/A Un site de Bureau National comprend maintenant :

Lettres de nouvelles Statut de mise en œuvre du PMIS Programmes du BN Rapport du tableau de bord Documents


Indicateur visuel du statut de mise en œuvre du PMIS

Aucun indicateur disponible

Chaque site de Bureau National affiche des diagrammes qui montrent le nombre de :

Programmes live Docs de conception approuvés Rapports semi-annuels rendus dans les temps Rapports annuels rendus dans les temps


Rapport de flux – site d’un Bureau National

Le rapport de flux n’est pas entièrement fonctionnel

Un rapport personnalisable est disponible. Le type de document et les dates peuvent maintenant être choisis comme paramètres pour le rapport Cliquez ici pour voir des images

Main Menu

Flux de productionFonctionnalité PMIS 1.1 PMIS 1.2

Flux de révision Uniquement disponible dans la bibliothèque des documents d’un programme

Disponible dans toutes les bibliothèques des documents

Flux d’approbation préalable

Le flux d’approbation préalable n’est pas disponible

Le flux d’approbation préalable est disponible pour l’approbation préalable (par une personne ou un groupe) de tous les documents d’un Bureau, et il peut être initié par chaque utilisateur.

Le flux d’approbation préalable est utilisé dans un BN avant l’initiation d’un flux d’approbation entre le BN et le BS pour des documents de programme LEAP Cliquez ici pour une démonstrationCliquez ici pour plus de renseignements

Attribution de la responsabilité de l’approbation pour le flux d’approbation

Seule une personne peut être désignée comme Initiateur ou Approbateur

Les flux d’approbation sont maintenant initiés et approuvés par les membres des groupes des approbateurs des BS

Flux d’approbation Le flux d’approbation est initié au niveau du programme

Le flux d’approbation est maintenant initié par les approbateurs du BN pour obtenir l’approbation des approbateurs du BSCliquez ici pour une démonstrationCliquez ici pour plus de renseignements

Flux de révision Aucun changement au flux de révision

Flux de production – site de Bureau National

Le flux de production n’est pas entièrement fonctionnel

Un rapport personnalisable est disponible. Le type de document et les dates peuvent maintenant être choisis comme paramètres du rapport.Cliquez ici pour des images

Publication des documents approuvés

Les documents ne sont pas automatiquement publiés lorsque le flux est achevé

Tous les documents approuvés par un flux d’approbation sont automatiquement publiés lorsque le flux est achevé. Tous les documents publiés peuvent être « dé-publiés ».

Main Menu

Flux d’approbation préalable du BN

1. Un membre d’un programme enregistre le document.

2. Le membre du programme peut initier un flux d’approbation préalable en choisissant des noms de personnes ou en ajoutant le groupe des approbateurs du BN.

3. Tous les membres du groupe des approbateurs du BN sont automatiquement informés qu’un nouveau document doit être approuvé. Les approbateurs sont informés par e-mail et une nouvelle tâche apparaît dans « Mes Tâches ».

4. L’Approbateur du BN approuve ou refuse le document.

5. Si l’Approbateur du BN refuse le document, le système envoie un e-mail au groupe de l’Initiateur avec le feedback de l’Approbateur. Le système indique automatiquement le statut du flux comme « Refusé ».

6. Si l’Approbateur du BN approuve le document, le système envoie un e-mail à l’Initiateur et crée une tâche pour les Approbateurs et les Coordinateurs du BN pour qu’ils initient un flux d’approbation. Le système indique automatiquement le statut du flux comme « Approuvé ».

7. Tous les documents approuvés, mais encore non envoyés pour approbation sont affichés sur la page « Mes Tâches » des Coordinateurs et des Approbateurs du BN.

Retourner au tableau du flux de productionRetourner au tableau du flux de production

Main Menu

Retourner au tableau du flux de productionRetourner au tableau du flux de production

Flux d’approbation

1. Chaque membre d’un groupe d’Approbateurs ou de Coordinateurs d’un BN peut initier un flux d’approbation en choisissant le groupe approprié des Approbateurs du BS.

2. Un flux d’approbation peut seulement être initié pour les documents Rouges si le flux d’approbation préalable est achevé et si le statut du flux du document est Approuvé.

3. Lorsque le flux d’approbation est initié, le système informe les Approbateurs du BN de ce nouveau flux (par e-mail et dans Mes Tâches).

4. Les Approbateurs du BS peuvent :a) Demander des modifications pour ce document, oub) L’approuver (enregistrer l’outil de révision et l’approuver).

5. Si l’Approbateur du BN demande des modifications pour ce document (4.a), a) Le système informe l’Approbateur du BS et l’Approbateur et l’Initiateur du BN concernés des

changements demandésb) L’Initiateur modifie le document en conséquencec) L’Approbateur du BN vérifie que les changements apportés au document respectent les

demandes de l’Approbateur du BS, et il renvoie le document à l’Approbateur du BSd) L’Approbateur du BS enregistre l’outil de révision pour approuver le document (si nécessaire),

après avoir vérifié les modifications. Le système indique alors le statut Approuvé pour le flux et il infirme l’Initiateur et l’Approbateur du BN.

6. Tous les documents du flux d’approbation qui n’ont pas été consultés par les Approbateurs du BS sont suivis pas les Coordinateurs du BS.

Main Menu

Rapports


Lien vers les données StepWise

Aucun lien disponible Un lien vers les données StepWise est disponible sur la page d’accueil du PMIS

Indicateur visuel de programme pour le statut du programme

Aucun indicateur disponible

Chaque site de Bureau National comprend des diagrammes qui montrent :

la proportion d’ADP qui utilisent le PMIS la proportion d’ADP qui possèdent des conceptions LEAP approuvées la proportion de programmes dont les rapports semi-annuels et annuels ont été rendus dans les temps

Chaque site de programme affiche le statut « live » des programmes


Rapport de flux de production – site de Bureau National

Le rapport de flux de production n’est pas entièrement fonctionnel

Un rapport personnalisable est disponible. Le type de document et les dates peuvent être choisis comme paramètres du rapport.


Suivi des modifications des documents d’un flux

Un Coordinateur ne peut pas suivre des documents envoyés pour approbation

Un menu déroulant disponible à côté des documents propose un choix de vues différentes


Main Menu

AutresFonctionnalité PMIS 1.1 PMIS 1.2

Uniformité des sites des projets, des BN et des programmes

Les fonctionnalités des bibliothèques de documents sont différentes

Les fonctionnalités qui sont disponibles dans les bibliothèques de documents des programmes, des projets et des BN sont :

Publication Numérotation des versions Enregistrement et extraction Flux de révision et d’approbation initiale

Langue portugaise Langue portugaise non disponible

Le portugais est disponible pour :

messages système navigation contenu texte aide titres des données messages d’erreur

Main Menu

Gestion des documentsFonctionnalité PMIS 1.1 PMIS 1.2

Modifier le statut d’alignement sur le LEAP des anciens documents

Le statut d’alignement sur le LEAP des anciens documents ne peut pas être changé

Les membres du groupe « Enregistreur d’anciens documents » peuvent modifier le statut d’alignement des anciens documents.

Cliquez ici pour voir des imagesCliquez ici pour plus de renseignements


Main Menu


Pour modifier le statut d’alignement sur le LEAP des anciens documents :

• Joindre le groupe « Enregistreur d’anciens documents »

• Situer le document

• Editer les propriétés du document

• Vérifier : L’utilisation du modèle approprié du LEAP (Oui / Non / N/A) La présence du document de révision (Oui / Non / N/A) L’approbation du BN (Date) L’approbation du BS (Date)

• Enregistrer le document

Retourner au tableau de la Gestion des DocumentsRetourner au tableau de la Gestion des Documents

Attention :

L’inscription au groupe « Enregistreurs d’anciens documents » doit être temporaire.

Lorsque vous êtes membre de ce groupe, vous ne devez pas enregistrer des documents Rouges car le flux d’approbation ne fonctionnera pas correctement (l’Approbateur du BS ne se verra pas demander d’enregistrer un Outil de Révision pour ce document).

Main Menu

Configuration de fluxFonctionnalité PMIS 1.1 PMIS 1.2

Configuration des flux d’approbation préalable et de révision du BN

La configuration de flux n’est pas disponible dans le PMIS 1.1

L’Administrateur du BN peut configurer un flux :

déterminer si l’approbation est effectuée en série ou en parallèle indiquer des dates d’échéance inclure un message par défaut

Plusieurs flux peuvent être configurés en même temps

Cliquez ici pour une démonstrationCliquez ici pour plus de renseignements


Main Menu

Configuration de flux

Pour configurer un flux d’approbation préalable et de révision d’un BN, • allez sur le site du Bureau National et cliquez sur « Configuration Flux »

Configurer un flux• Cliquez sur « Ajouter Configuration » • L’écran « Créer Configuration de Flux » apparaît

Donnez un nom au flux, choisissez son type (« Nom Flux »)• L’écran « Sélecteur de Programme » apparaît

Choisissez les programmes voulus et cliquez sur « OK »• L’écran « Paramètres Configuration de Flux » apparaît

Attribuez les « Tâches du Flux » Choisissez les « Valeurs par défaut du début du flux » Cochez « Compléter le flux » Cochez « Tâches post-complétion du flux »

• Cliquez sur « OK »

Editer une configuration• Cliquez sur le nom de la configuration• L’écran « Editer Configuration » apparaît• Editez les paramètres• Cliquez sur « OK » Retourner au tableau Configuration de FluxRetourner au tableau Configuration de Flux

Main Menu

Gestion des utilisateurs Fonctionnalité PMIS 1.1 PMIS 1.2

Attribuer des inscriptions à des groupes

Les inscriptions à des groupes sont attribuées à plusieurs endroits

Les inscriptions à des groupes et des programmes sont attribuées à un seul endroit


Supprimer des sites de BN

Les Administrateurs PMIS des BN peuvent supprimer les sites de BN

Les Administrateurs PMIS des BN ne peuvent pas supprimer les sites de BN

Créer et éditer des sites de projet

Les responsables de programme ne peuvent pas créer et éditer des sites de projet

Les responsables de programme peuvent créer et éditer des sites de projet


Main Menu

Gestion des utilisateurs Fonctionnalité PMIS 1.1 PMIS 1.2

Attribuer des inscriptions à des groupes

Les inscriptions à des groupes sont attribuées à plusieurs endroits

Les inscriptions à des groupes et des programmes sont attribuées à un seul endroit


ADMINISTRATEURS PMIS D’UN BUREAU DE SOUTIEN

Main Menu