Thierry Bédouin 22-23 Juin 2006 Système dinformation et ENT Thierry Bédouin, U. Rennes 1 22-23 Juin 2006

Thierry Bédouin 22-23 Juin 2006

Système d’information et ENT

Thierry Bédouin, U. Rennes 1

22-23 Juin 2006


Le système d’information d’établissement

Le système d’information est constitué de l’ensemble des informations produites et valorisées au sein de l’établissement :

•Données structurées contenues dans les bases de données (gestion étudiants et enseignements, patrimoine, gestion financière, gestion personnels, gestion salles et emplois du temps, inventaire, gestion des équipes de recherche, etc…)

•Données moins structurées à référencer et à indexer pour rendre compte, valoriser son image et mettre en cohérence avec les données structurées (ressources pédagogiques, ressources documentaires, productions scientifiques (« pré-publications » ?), documents administratifs, procédures, archives, etc .)



Les enseignants / chercheurs Les étudiants Les personnels Les structures internes (UFR, instituts, laboratoires,

services ..) L’établissement Le chef d’établissement, le « gouvernement » de

l’établissement Les partenaires externes (MENESR, EPST, CHU, autres

établissements) Les organes de coopérations inter-établissements (UNR,

UNT, …) …. Toute la communauté extérieure

Les acteurs concernés :


Système d’information d’établissement = Patrimoine de l’établissement


Le référentiel est unique Le code UFR X est le même dans toutes les applications et documents La désignation est la même dans toutes les applications et documents La désignation de la formation Y est unique dans toutes les

applications et documents La description de la formation Z est unique….. L’identité de W est unique …..

L’information est à jour, fiable et saisie une seule fois L’information est structurée et l’ensemble urbanisé

Disposer d’un S.I. pertinent, c’est être en mesure de distribuer l’information adéquate à l’instant T en fonction du profil de la personne qui la demande




Un document se caractérise par : un contenu un (ou des) auteur(s) un responsable de sa mise à jour un (ou des) destinataire (s) une (ou des) thématique (s) une durée de vie Une (ou des) référence(s) Des droits d’accès ….

Un document peut être : une ressource pédagogique, une ressource documentaire, une thèse, une publication, un document administratif, etc…

Le document fait partie intégrante du SI : il est référencé, indexé et mis à disposition, selon la volonté de l’établissement, des acteurs internes ou externes (moteur de recherche, moissonneurs OAI, ….)



Il est produit et mis à jour par des acteurs de l’établissement

Il est destiné aux acteurs internes de l’établissement (étudiants, enseignants, chercheurs, IATOS) selon leurs profils, leurs missions, leurs rôles

Il sert à informer et à échanger avec les autres acteurs externes à l’établissement selon la volonté de l’établissement

Il met en valeur l’établissement par la qualité de son contenu, sa cohérence et sa structuration

Il est l’image de l’établissement et constitue un élément fort de son identité

Il est indispensable pour le pilotage de l’établissement



Dans un contexte de : Développement des coopérations à tous les niveaux (politique de

site, PRES, régional, interrégional, national, international, thématique)

Pilotage et d’évaluation des établissements de plus en plus importants (production de tableaux de bords et de statistiques, etc..)

Mise en œuvre des environnements numériques de travail individualisés

Il est indispensable pour l’Université de Maîtriser son système d’information en toute autonomie et de le

sécuriser Faire en sorte que des formats communs d’échanges soient mis en

œuvre Faire en sorte que des typologies de métadonnées soient définies

Pour préserver son identité, valoriser ses productions et échanger avec tous ses partenaires …

Préserver son identité dans un environnement complexe



Un travail indispensable au regard des évolutions : Développement des échanges électroniques Dématérialisation des pièces et ressources d’information Les espaces numériques de travail individuels Simplification des procédures Communications ciblées (profil) Développement des services accessibles à distance Coopérations accrues entre établissements à géométrie très

diverses (UNR, UNT, Portail UB, Portail RUOA, Portail xxx, PRES..) La mise en commun ou le partage de ressources numériques

(document, ressources pédagogiques, …) …..

L’urbanisation et la structuration du S.I.



Mettre en place un ENT c’est structurer ses informations pour : Répondre aux besoins des usagers, Mutualiser avec les autres établissements (Cohabilitation, UNR,

coopérations locales, nationales et internationales, UNT) (portail commun, format d’échanges)

Répondre aux demandes émergeantes et notamment l’accès à la formation tout au long de la vie en fonction du profil

Assurer l’équité d’accès aux informations que l’on soit sur site, en stage, en échange international etc…

Placer l’usager au cœur du SI

Ne saisir les informations qu’une fois et s’assurer de leurs pertinences

Le système d’information et l’ENT



L’ENT est la partie visible individuellement du SI Le dossier étudiant (administratif, pédagogique, résultats, emplois

du temps, agenda,….) Le dossier personnel (administratif, remb. Mission, gestion du

temps, agenda, …) Les annonces en fonction du profil Les informations (intranet) en fonction du profil Les ressources pédagogiques, documentaires, administratives en

fonction du profil Les services individuels ou personnalisés (en fonction du profil) Les annuaires et les services de communication Etc…..

Le système d’information et l’ENT



E.N.T. Individuel

Accès aux informations et ressources selon son profil

Base de données gestion, Base des ressources numériques,...

EtudiantPersonnelLecteurs,..

Site établissement de communication externe

Site de composante communication externe

Site documentaire Bibliothèques

Portail(s) de coopération inter établissements (UNR,

UNT, etc.)

Echanges avec SI autres établissements (CNRS,

MENESR, etc.) selon formats prédéfinis

La cible recherchée avec un SI unique, structuré &

urbanisé

Sites d’appui des formations

Stockage individuelCommunication

Indexation de toutes les ressources numériques avec mise en place de méta-données

Comité de pilotage du S.I.

Réponse aux moteurs de recherche, moissonneurs,

moissonneurs OAI, etc.

Le SI


Apogée

Documents, ressources en lignes, etc….

Nabuco

Harpége

Autres bases

S.I. Université A

WebJe suis connu, j’accède aux données et

services en ligne

Étudiant

PersonnelJe suis connu, je mets à

jour les données et accède aux services en

ligne

Annuaire

LDAP

Annuaire

LDAP

Apogée


Nabuco

Harpége

Autres bases

S.I. Université B ou C ….

Web

Je suis connu, j’accède aux données et

services en ligne

Étudiant

Personnel

Je suis connu, je mets à jour les données et accède aux

services en ligne

Annuaire

LDAP

Annuaire

LDAP

Je ne suis pas connu, je ne peux

accéder à rien

X

Je ne suis pas connu, je ne peux

accéder à rien


Apogée


Nabuco

Harpége

Autres bases

S.I. Université A

ÉtudiantPersonnel

Personnel

Je suis connu, je mets à jour les données et accède

aux services en ligne

Annuaire

LDAP

Annuaire

LDAP

Apogée


Nabuco

Harpége

Autres bases

S.I. Université B ou C ...

Web

PersonnelJe suis connu, je mets à jour les données et accède aux

services en ligne

Annuaire

LDAP

Annuaire

LDAP

Je suis connu, j’accède aux données et services en ligne auxquels j’ai un droit d’accès

Depuis le domicile, chambre étudiant, Point Etude, salle libre

accès, salle TD,...

ENT et services associésENT et services associés

Domaine de

confiance-

Fédération identités


UNR

L’établissement au cœur de toutes ses coopérations

SI

UN

T 1

UNT 2

.euENT

Etablissement A


Les SIGB : Particularité ou partie intégrante du SI d’établissement ?

L’ENT : interface unique d’accès aux ressources en ligne et aux services ?

Rôle de l’ENT, transversalité




Des données, fonds et références importantes et précieuses pour les établissements et acteurs

Des acteurs différents des personnels et étudiants : Les lecteurs

Des compétences importantes intéressantes pour l’ensemble du SI

Des outils variés et différents selon les établissements et quelques fois à l’intérieur des établissements

Des organisations variées (SCD, bibliothèque de composante, d’équipe de recherche, …)

Des liens et échanges avec les acteurs nationaux (ABES, …) et autre réseau local, régional

De nouveaux besoins : référencements des ressources pédagogiques, documents administratifs, productions scientifiques, archivages, …

Une dynamique nouvelle à prendre en compte : l’accès distant numérique individualisé




La vision « Usager au cœur du SI » nécessite : Une mise en cohérence de toutes les ressources notamment par rapport

aux droits et profils mais également par rapport à la notion de patrimoine

D’identifier l’ensemble des acteurs y compris les lecteurs (intégration aux annuaires) (des obligations d’identifier à prendre en compte…)

D’identifier les rôles de chacun pour permettre les échanges numériques entre instances (Identification unique, fédération d‘identité, ..)

De référencer et indexer l’ensemble des ressources dans un cadre commun qu’est le SI d’établissement

Un travail collaboratif important entre les différents acteurs en capitalisant sur les compétences de chacun et la complémentarité de celles-ci

D’adapter les processus et procédures pour améliorer la qualité de l’information

De nombreux contenus, des compétences avérées, des acteurs motivés des synergies à développer !




Les besoins d’identification des ressources et le référencement dans un processus de « démarche OAI »

Le patrimoine est à identifier dans son ensemble

Le référencement ne peut se faire sans métadonnées

La maîtrise du patrimoine passe par la définition des droits d’accès

La valorisation nécessite la diffusion de l’existence de ressources (exposition OAI)

La valorisation des ressources se fait dans le cadre de l’établissement

Les processus d’identification, de référencement et de valorisation nécessitent des réflexions d’établissement

Le moissonnage OAI : des atouts essentiels de diffusion

Un rôle accru des outils de référencement multimétadonnées (projet ORI)

Le SIGB n’est pas dissociable du SI d’établissement !


l’usager est unique, il peut avoir plusieurs profils mais veut disposer d’une interface d’accès synthétisant l’ensemble des informations qui lui sont nécessaires :

Dissocier la présentation de la politique documentaire (CMS WEB) et l’accès aux ressources et services (ENT)

Simplifier les accès pour l’usager et notamment le nomade

Intégrer les services (webservice, « cassification » des applications de gestion des comptes de prêts et gestion catalogue)

Intégrer la communication événementielle

Capitaliser sur le rôle essentiel joué par les ENT (connexion journalière, passage « obligatoire » , …)




L’ENT, point d’entrée privilégié pour les accès authentifié Déposer et référencer les ressources, Positionner les droits d’accès

Accéder aux ressources (plateforme téléformation, intégration moissonneur, etc…)

Capitaliser sur les processus de fédération d’identités sur les accès aux ressources

Faire évoluer les notions de portail documentaire en les intégrant dans une dimension globale et Etc…




UNR

UNTMutualisation de

production thématique

Université BUniversité A

Internet

Producteur de ressources

Usager, utilisateur

Environnement numérique de travail

Services : communication, dossier, téléformation, stockage, emploi du

temps, …

…Site WEB

Documents, ressources,

etc..

Méta données associées

Dépôts de documents, Saisies

métadonnées, Moissonneurs

Fiches OAI

Autre organisation de mutualisation de

production Régionale, inter-régionale, etc..

CNB, …

Pédagogiques

Moissonneur

Dépôt « petits établissements »

Fiches OAIU.A

Fiches OAIU.B

Fiches OAIU…

Site WEB

Synoptique général de l’organisation des projets et coopérations


Système d’information, l’ENT et transversalité

En conclusion :

La dimension établissement, un élément essentiel à considérer

Le Système d’Information, base de développement des usages numériques

La complémentarité des compétences, un atout majeur

L’ENT, interface unique pour les accès web authentifiés