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Version 1.0 Octobre 2008
Bien gérer ses référentiels de données : un enjeu pour mieux piloter la performance de son établissement
Argumentaire
Copyright © 2008 GMSIH
Permission vous est donnée de copier et distribuer ce document selon les termes de la Licence D-GMSIH, Version 2.0 ou ultérieure publiée par le GMSIH.
Une copie de cette licence peut être consultée à l’adresse : http://www.gmsih.fr/fre/nos_publications/licences_gmsih
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Les référentiels de données dans un établissement de santé
Définition et enjeux Les principales difficultés rencontrées
dans leur gestion Comment mener un projet « référentiels? Conclusion
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Les référentiels de données dans un établissement de santé
Définition et enjeux Les principales difficultés rencontrées
dans leur gestion Comment mener un projet
« référentiels » ? Conclusion
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Le référentiel : un besoin métier
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La mise en œuvre des référentiels passe principalement par le SI
Parmi les données opérationnelles, on retient certaines données dites de référence…
…elles sont regroupées dans des référentiels qui peuvent prendre différents formats techniques
Les référentiels sont utilisables par l’ensemble du SIH à travers des services offerts par un serveur de référentiel
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Les principaux référentiels nécessaires à un ES
Structurant le SIH, les référentiels sont essentiels au bon fonctionnement du SIO et du SID.
Pour rappel : apports du SID par rapport aux infocentres
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D’un point de vue fonctionnel Accès à des données fiabilisées issues de plusieurs
sources Pérennité de la gestion au travers de gestion
d’historiques fiables Davantage de tâches à valeur ajoutée pour les équipes Fonctionnalités avancées (prévisions et simulations par
ex) Partage des informations facilité
D’un point de vue technique Soulage les systèmes de gestion opérationnels Offre une performance globale adaptée à l’analyse Evolutivité possible
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Le référentiel de Structures (FICOM)
Enjeux opérationnels Exigences réglementaires Production de soins au quotidien Mise en œuvre des pôles
Enjeux de pilotage (SID) Tableaux de bord Vision transversale Analyses multidimensionnelles Comptabilité analytique EPRD Compte Administratif Retraité
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Le référentiel des Patients et des Venues
Enjeux opérationnels Améliorer la prise en charge Fiabiliser le parcours de soins Contraintes réglementaires Facturation
Enjeux de pilotage (SID) Connaître son attractivité La quasi-totalité des indicateurs d'activité et du PMSI sont liés à l'identité et au séjour Calculer les coûts par séjour Suivi santé publique
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Le référentiel des Ressources Humaines
Enjeux opérationnels Les contrats et les carrières La paie Les formations La responsabilité médicale La sécurité du SI
Enjeux de pilotage (SID) L’identification des affectations La mesure de l'absentéisme Le pilotage de la masse salariale (EPRD) La production de la CAH La production d’indicateurs
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Le référentiel de Nomenclatures
Enjeux opérationnels La cohérence et la qualité des données La facturation et les échanges avec les tutelles
Enjeux de pilotage (SID) Calcul d'indicateurs Utilisation de nomenclature comme axe d'analyse (exemple : GHM, Actes CCAM)
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Le référentiel des méta donnéesLes méta données constituent l’ensemble des informations permettant de décrire une ou des données.
"comment sont définis mes indicateurs ?"
"dans quels tableaux de bord mon indicateur apparaît-il ?
"comment est-il calculé ?"
"quel est l’impact d’une évolution dans le système source sur le SID ?
"quel est l’impact de cette évolution de format dans les données sources ?"
DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION
DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION
L’absence de gestion des référentiels peut conduire à :
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En synthèse les enjeux des référentiels s’organisent autour de 3 notions
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Les référentiels de données dans un établissement de santé
Définition et enjeux Les principales difficultés rencontrées
dans leur gestion Comment mener un projet
« référentiels » ? Conclusion
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Quelques exemples de difficultés rencontrées en cas de mauvaise gestion des référentiels
Qualité des données : des
problèmes métier
Absence d'historisation
Manque de vision et d’analyses
transversales
Qualité des données : des problèmes pour l’analyse
Non satisfaction des exigences réglementaires
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Contexte
Des problèmes de qualité des données de manière générale
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Les principales problématiques rencontrées par les ES
Une administration des structures
perfectible
Une gestion du référentiel RH perfectible
Des données de référence distribuées
entraînant incohérences et
désynchronisations
Des données de référence non historisées
Une mauvaise qualité des données de
manière générale
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Impacts Gestion des pôles difficile Activité mesurée ≠
facturation
Echanges sans fin entre
acteurs (DIM, CdG, RH, cadre
administratif de pôle)
Nombreux retraitements
manuels
Analyses
multidimensionnelles
compromises
Fiabilité des données : risque
d'abandon du SID
Une administration incomplète du référentiel de structures
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Difficultés liées au référentiel des ressources humaines
Impacts Rapprochement de l'activité par rapport aux effectifs présents difficile
Informations du SID incomplètes et contestées
Simulations de masse salariale sommaires
Réalisation de l'EPRD en partie manuellement
Nombreux retraitements manuels
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Des référentiels distribués entraînant désynchronisations et incohérences
Exemple de distribution des données de référenceImpacts
Activité mesurée ≠
facturation
De l'activité et des recettes rejetées dans le SID
Analyses multidimensionnelles compromises
Diagnostics difficiles à poser
Nombreux retraitements manuels
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Un manque de traçabilité et d’historisation
Impacts Indicateurs faussés (activité, RH…)
Difficultés à établir des tendances ou des simulations
Nombreux retraitements manuels
Saisie rétroactive complexe
Difficultés à récupérer un existant
Traçabilité difficile
Exemples :
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La qualité des données en question
Impacts
Prise en charge du patient de moins bonne qualité
Non respect du cadre législatif
Moindre efficience du pilotage
Non-utilisation du SID
Manque de fiabilité des données
Nombreux retraitements manuels
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Les référentiels de données dans un établissement de santé
Définition et enjeux Les principales difficultés rencontrées
dans leur gestion Comment mener un projet
« référentiels » ? Conclusion
Gérer ses référentiels de données : un projet à part entière
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Des scenarii complémentaires et progressifs sont envisageables
Sans oublier un travail de fond : la qualité des données
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Un premier socle de base : les solutions organisationnelles
Un comité "référentiels" pourquoi faire ? Recensement et mise en cohérence transversale des référentiels Identification des référents métiers Définition de plans d'actions et de règles de gestion Support à l'équipe SID Une phase de vie courante du SID facilitée
Une large représentation des professionnels de l'ES DIM, CdG, DSIO : les acteurs clés du point de vue du SID
Directions fonctionnelles,
Représentants médicaux, médico-techniques et soignants
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Un travail de fond sur la qualité des données (1/2)
Des procédures d’organisation et des activités spécifiques pour consolider un référentiel unique et transverse :
Audit qualité sur le terrain
Mise en place d'une cellule centralisée de contrôle de la qualité des données
Sensibilisation du personnel à la qualité des données
Formation du personnel à la saisie des données
Mise en place d'une CIV
Mise en place de procédures de contrôle des données
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Un travail de fond sur la qualité des données (2/2)
Des solutions cibles :
Interfaces de saisie guidées
Mise en place de logiciels d'aide à la saisie
Définition de règles de contrôle et de transformation
Mise en place de référentiels des données maîtres ou de solutions MDM
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La situation actuelle en règle générale
Un SIH fortement segmenté, encore peu urbanisé
Données de référence distribuées
Silos = absence de référentiel transverse
Pour tous les référentiels concernés :
Des incohérences et des désynchronisations qui convergent dans le SID
DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION
DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION
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Solutions existantes : intégration par le SID
DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION
DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION
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Solutions existantes : intégration par le SIO
DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION
DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION
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Une cible d’urbanisation : un référentiel unique et transverse
SID et SIO : connexion au référentiel identique
Données de référence : - unicité de déclaration, - unicité d’administration - exhaustivité des attributs - partage et diffusions généralisés
Qualité des données assurée de bout en bout
Vision transversale assurée
Pour tous les référentiels concernés
DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION
DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION
Focus sur 3 types d’outils
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DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION
DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION
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Des outils fournis par le GMSIH pour accompagner la démarche
DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION
DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION
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Guide méthodologique : que contient-il ?
Des définitions
Des clarifications des concepts abordés
Une description des principaux référentiels utiles au regard des besoins de pilotage
Des problématiques classiques, illustrées, décrivant les impacts et les solutions mises en œuvre sur le terrain
Une méthodologie pour construire et maintenir un référentiel de données de pilotage
Des perspectives plus larges avec des retours d'expériences issus d'autres secteurs d'activité
DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION
DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION
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Les référentiels de données dans un établissement de santé
Définition et enjeux Les principales difficultés rencontrées
dans leur gestion Comment mener un projet
« référentiels » ? Conclusion
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Retour sur investissement d’un tel projet : quelques exemples de leviers