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Version 1.0 Octobre 2008 Bien gérer ses référentiels de données : un enjeu pour mieux piloter la performance de son établissement Argumentaire

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Version 1.0 Octobre 2008

Bien gérer ses référentiels de données : un enjeu pour mieux piloter la performance de son établissement

Argumentaire

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Les référentiels de données dans un établissement de santé

Définition et enjeux Les principales difficultés rencontrées

dans leur gestion Comment mener un projet « référentiels? Conclusion

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Les référentiels de données dans un établissement de santé

Définition et enjeux Les principales difficultés rencontrées

dans leur gestion Comment mener un projet

« référentiels » ? Conclusion

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Le référentiel : un besoin métier

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La mise en œuvre des référentiels passe principalement par le SI

Parmi les données opérationnelles, on retient certaines données dites de référence…

…elles sont regroupées dans des référentiels qui peuvent prendre différents formats techniques

Les référentiels sont utilisables par l’ensemble du SIH à travers des services offerts par un serveur de référentiel

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Les principaux référentiels nécessaires à un ES

Structurant le SIH, les référentiels sont essentiels au bon fonctionnement du SIO et du SID.

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Pour rappel : apports du SID par rapport aux infocentres

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D’un point de vue fonctionnel Accès à des données fiabilisées issues de plusieurs

sources Pérennité de la gestion au travers de gestion

d’historiques fiables Davantage de tâches à valeur ajoutée pour les équipes Fonctionnalités avancées (prévisions et simulations par

ex) Partage des informations facilité

D’un point de vue technique Soulage les systèmes de gestion opérationnels Offre une performance globale adaptée à l’analyse Evolutivité possible

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Le référentiel de Structures (FICOM)

Enjeux opérationnels Exigences réglementaires Production de soins au quotidien Mise en œuvre des pôles

Enjeux de pilotage (SID) Tableaux de bord Vision transversale Analyses multidimensionnelles Comptabilité analytique EPRD Compte Administratif Retraité

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Le référentiel des Patients et des Venues

Enjeux opérationnels Améliorer la prise en charge Fiabiliser le parcours de soins Contraintes réglementaires Facturation

Enjeux de pilotage (SID) Connaître son attractivité La quasi-totalité des indicateurs d'activité et du PMSI sont liés à l'identité et au séjour Calculer les coûts par séjour Suivi santé publique

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Le référentiel des Ressources Humaines

Enjeux opérationnels Les contrats et les carrières La paie Les formations La responsabilité médicale La sécurité du SI

Enjeux de pilotage (SID) L’identification des affectations La mesure de l'absentéisme Le pilotage de la masse salariale (EPRD) La production de la CAH La production d’indicateurs

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Le référentiel de Nomenclatures

Enjeux opérationnels La cohérence et la qualité des données La facturation et les échanges avec les tutelles

Enjeux de pilotage (SID) Calcul d'indicateurs Utilisation de nomenclature comme axe d'analyse (exemple : GHM, Actes CCAM)

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Le référentiel des méta donnéesLes méta données constituent l’ensemble des informations permettant de décrire une ou des données.

"comment sont définis mes indicateurs ?"

"dans quels tableaux de bord mon indicateur apparaît-il ?

"comment est-il calculé ?"

"quel est l’impact d’une évolution dans le système source sur le SID ?

"quel est l’impact de cette évolution de format dans les données sources ?"

DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION

DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION

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L’absence de gestion des référentiels peut conduire à :

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En synthèse les enjeux des référentiels s’organisent autour de 3 notions

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Les référentiels de données dans un établissement de santé

Définition et enjeux Les principales difficultés rencontrées

dans leur gestion Comment mener un projet

« référentiels » ? Conclusion

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Quelques exemples de difficultés rencontrées en cas de mauvaise gestion des référentiels

Qualité des données : des

problèmes métier

Absence d'historisation

Manque de vision et d’analyses

transversales

Qualité des données : des problèmes pour l’analyse

Non satisfaction des exigences réglementaires

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Contexte

Des problèmes de qualité des données de manière générale

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Les principales problématiques rencontrées par les ES

Une administration des structures

perfectible

Une gestion du référentiel RH perfectible

Des données de référence distribuées

entraînant incohérences et

désynchronisations

Des données de référence non historisées

Une mauvaise qualité des données de

manière générale

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Impacts Gestion des pôles difficile Activité mesurée ≠

facturation

Echanges sans fin entre

acteurs (DIM, CdG, RH, cadre

administratif de pôle)

Nombreux retraitements

manuels

Analyses

multidimensionnelles

compromises

Fiabilité des données : risque

d'abandon du SID

Une administration incomplète du référentiel de structures

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Difficultés liées au référentiel des ressources humaines

Impacts Rapprochement de l'activité par rapport aux effectifs présents difficile

Informations du SID incomplètes et contestées

Simulations de masse salariale sommaires

Réalisation de l'EPRD en partie manuellement

Nombreux retraitements manuels

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Des référentiels distribués entraînant désynchronisations et incohérences

Exemple de distribution des données de référenceImpacts

Activité mesurée ≠

facturation

De l'activité et des recettes rejetées dans le SID

Analyses multidimensionnelles compromises

Diagnostics difficiles à poser

Nombreux retraitements manuels

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Un manque de traçabilité et d’historisation

Impacts Indicateurs faussés (activité, RH…)

Difficultés à établir des tendances ou des simulations

Nombreux retraitements manuels

Saisie rétroactive complexe

Difficultés à récupérer un existant

Traçabilité difficile

Exemples :

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La qualité des données en question

Impacts

Prise en charge du patient de moins bonne qualité

Non respect du cadre législatif

Moindre efficience du pilotage

Non-utilisation du SID

Manque de fiabilité des données

Nombreux retraitements manuels

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Les référentiels de données dans un établissement de santé

Définition et enjeux Les principales difficultés rencontrées

dans leur gestion Comment mener un projet

« référentiels » ? Conclusion

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Gérer ses référentiels de données : un projet à part entière

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Des scenarii complémentaires et progressifs sont envisageables

Sans oublier un travail de fond : la qualité des données

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Un premier socle de base : les solutions organisationnelles

Un comité "référentiels" pourquoi faire ? Recensement et mise en cohérence transversale des référentiels Identification des référents métiers Définition de plans d'actions et de règles de gestion Support à l'équipe SID Une phase de vie courante du SID facilitée

Une large représentation des professionnels de l'ES DIM, CdG, DSIO : les acteurs clés du point de vue du SID

Directions fonctionnelles,

Représentants médicaux, médico-techniques et soignants

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Un travail de fond sur la qualité des données (1/2)

Des procédures d’organisation et des activités spécifiques pour consolider un référentiel unique et transverse :

Audit qualité sur le terrain

Mise en place d'une cellule centralisée de contrôle de la qualité des données

Sensibilisation du personnel à la qualité des données

Formation du personnel à la saisie des données

Mise en place d'une CIV

Mise en place de procédures de contrôle des données

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Un travail de fond sur la qualité des données (2/2)

Des solutions cibles :

Interfaces de saisie guidées

Mise en place de logiciels d'aide à la saisie

Définition de règles de contrôle et de transformation

Mise en place de référentiels des données maîtres ou de solutions MDM

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La situation actuelle en règle générale

Un SIH fortement segmenté, encore peu urbanisé

Données de référence distribuées

Silos = absence de référentiel transverse

Pour tous les référentiels concernés :

Des incohérences et des désynchronisations qui convergent dans le SID

DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION

DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION

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Solutions existantes : intégration par le SID

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Solutions existantes : intégration par le SIO

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Une cible d’urbanisation : un référentiel unique et transverse

SID et SIO : connexion au référentiel identique

Données de référence : - unicité de déclaration, - unicité d’administration - exhaustivité des attributs - partage et diffusions généralisés

Qualité des données assurée de bout en bout

Vision transversale assurée

Pour tous les référentiels concernés

DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION

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Focus sur 3 types d’outils

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Des outils fournis par le GMSIH pour accompagner la démarche

DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION

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Guide méthodologique : que contient-il ?

Des définitions

Des clarifications des concepts abordés

Une description des principaux référentiels utiles au regard des besoins de pilotage

Des problématiques classiques, illustrées, décrivant les impacts et les solutions mises en œuvre sur le terrain

Une méthodologie pour construire et maintenir un référentiel de données de pilotage

Des perspectives plus larges avec des retours d'expériences issus d'autres secteurs d'activité

DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION

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Les référentiels de données dans un établissement de santé

Définition et enjeux Les principales difficultés rencontrées

dans leur gestion Comment mener un projet

« référentiels » ? Conclusion

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Retour sur investissement d’un tel projet : quelques exemples de leviers