Transcript
Page 1: Lintegration vue de différents angles Atlas dans les pays en crise

l’integration vue de différents angles

Atlas dans les pays en crise

Page 2: Lintegration vue de différents angles Atlas dans les pays en crise

Page 2

• Les Modules intégrées d’Atlas • Les processus du travail• Schéma opérationnel intégré

AgendaAgenda

Page 3: Lintegration vue de différents angles Atlas dans les pays en crise

Page 3

Le système ancien et le système Atlas Le système ancien et le système Atlas

IMIS FIM

WINFOASPFMS

HYPERION

UPStAR

MRF

BRIO

RBMS

HRMS

CONDAT

FINEX

RCA

SUN

SAP

RST

LSJPF

BOITE D’OUTILS

TIC

PAMAPERTURE REALITY

MILLENIUM

Pour aller d’ici

SUBVENTIONS/PRIX

PROJETS

CONTROLE DESENGAGEMENTS

CREANCES

COMPTESCREDITEURS

GRAND LIVRE

ACHATS/PATRIMOINE

RESSOURCESHUMAINES/

TRAITEMENTS & SALAIRES

CONTRATS/FACTURATION

La simplification La simplification grâce à grâce à

l’ integrationl’ integration

À là:

Page 4: Lintegration vue de différents angles Atlas dans les pays en crise

Page 4

SUBVENTIONS/PRIX

PROJETS

CONTROLE DESENGAGEMENTS

(KK)

CREANCES

COMPTESCREDITEURS

GRAND LIVRE

ACHATS/BIENS

Subventions autorisées

Budgets liés aux projets

RESSOURCESHUMAINES/

TRAITEMENTS & SALAIRES

Contributions pour le projet

Traitement & salaires & dépenses liées aux achats & aux biens

Grèvements

Bons de Commande

Vérification budgétaire des dépenses liées aux achats & aux Biens

Interface des dépenses liées aux traitements & salaires

Vérification des grèvements

Revenu

Traitement

& salaires

Dépenses liées aux achats & aux biens

CONTRATS/FACTURATION

Echéancier des paiements

Factures

Les Modules d’AtlasLes Modules d’Atlas

Page 5: Lintegration vue de différents angles Atlas dans les pays en crise

Page 5

• Les Modules intégrées d’Atlas • Les processus du travail• Schéma opérationnel intégré

AgendaAgenda

Page 6: Lintegration vue de différents angles Atlas dans les pays en crise

Page 6

Les résultatsLes résultats

2. La gestiondes projets

2. La gestiondes projets

1. La Stratégie & la planification axées surles résultats

1. La Stratégie & la planification axées surles résultats

7. La gestion du renforcement des capacités

6. La gestion des partenariats

5. La gestion des contrats, des biens, & des achats

3. La gestion des ressources financières

4. La gestion des ressources humaines

Les processus du travail clésLes processus du travail clés

Page 7: Lintegration vue de différents angles Atlas dans les pays en crise

Page 7

1. La stratégie & la planificication axées sur les résultats1. La stratégie & la planificication axées sur les résultats

1.1. Développer la planification stratégique1.1. Développer la planification stratégique

Résumé

Ce processus traite de la planification

stratégique au plus haut niveau, à travers le MYFF ainsi que le Budget biennal,

jusqu’aux comptes-rendu et l’évaluation des

résultats (système de récapitulatif de suivi & le rapport annuel axé sur

les résultats). La planification stratégique comprend la préparation du SRF/MRF au niveau du bureau de pays et au

siège, aussi bien que les programmes au niveau international, régional, et national.

Résumé

Ce processus traite de la planification

stratégique au plus haut niveau, à travers le MYFF ainsi que le Budget biennal,

jusqu’aux comptes-rendu et l’évaluation des

résultats (système de récapitulatif de suivi & le rapport annuel axé sur

les résultats). La planification stratégique comprend la préparation du SRF/MRF au niveau du bureau de pays et au

siège, aussi bien que les programmes au niveau international, régional, et national.

1.2. Développer la planification stratégique pour chaque BU 1.2. Développer la planification stratégique pour chaque BU

1.3. Mettre en place et suivre les plans stratégiques pour les différents BUs1.3. Mettre en place et suivre les plans stratégiques pour les différents BUs

1.5. Evaluer les résultats (évaluation & audit) 1.5. Evaluer les résultats (évaluation & audit)

1.4. Donner un compte-rendu des résultats &de la performance 1.4. Donner un compte-rendu des résultats &de la performance

La stratégie & la planificication La stratégie & la planificication axées sur les résultatsaxées sur les résultats

Page 8: Lintegration vue de différents angles Atlas dans les pays en crise

Page 8

2. La gestion des projets2. La gestion des projets

2.1. Elaboration du Project2.1. Elaboration du Project

Résumé

Ce processus traite de la gamme d’activités qui ont été structurées pour

qu’un certain résultat devienne une réalité,

appelé projet et géré à travers la portée

(scope), l’échéancier, et les ressources. Le rendement (Output)

concernant les résultats de développement et

celui pour les résultats de gestion sont

structurés à travers ce processus.

Résumé

Ce processus traite de la gamme d’activités qui ont été structurées pour

qu’un certain résultat devienne une réalité,

appelé projet et géré à travers la portée

(scope), l’échéancier, et les ressources. Le rendement (Output)

concernant les résultats de développement et

celui pour les résultats de gestion sont

structurés à travers ce processus.

2.2. Financement du Project2.2. Financement du Project

2.3. Activer le projet2.3. Activer le projet

2.4. Gestion et suivi du projet2.4. Gestion et suivi du projet

2.5. Finalisation du projet2.5. Finalisation du projet

La gestion des projetsLa gestion des projets

2.6. Evaluation du projet2.6. Evaluation du projet

Page 9: Lintegration vue de différents angles Atlas dans les pays en crise

Page 9

3. La gestion des ressources financières3. La gestion des ressources financières

3.1. Gérer les contributions3.1. Gérer les contributions

Résumé

Ce processus traite des éléments clés relatifs à la gestion des ressources

financières du PNUD, dans un contexte de plus en plus fréquent où le PNUD reçoit

des fonds de plusieurs sources. Cela comprend des

activités visant à regarder de près le revenu généré par les contributions à la source et au moment de l’allocation du revenu. En

outre, les activités concernant l’inscription de tout décaissement effectué par les bureaux de pays et le siège en font partie. Le

processus comprend le bon financement des bureaux de

pays, la gestion des liquidités grâce aux

investissements, ainsi que la gestion et l’analyse des

risques liées aux taux de change et aux taux d’intérêt.

Résumé

Ce processus traite des éléments clés relatifs à la gestion des ressources

financières du PNUD, dans un contexte de plus en plus fréquent où le PNUD reçoit

des fonds de plusieurs sources. Cela comprend des

activités visant à regarder de près le revenu généré par les contributions à la source et au moment de l’allocation du revenu. En

outre, les activités concernant l’inscription de tout décaissement effectué par les bureaux de pays et le siège en font partie. Le

processus comprend le bon financement des bureaux de

pays, la gestion des liquidités grâce aux

investissements, ainsi que la gestion et l’analyse des

risques liées aux taux de change et aux taux d’intérêt.

3.2. Gérer les paiements3.2. Gérer les paiements

3.3. Gérer les liquidités, les investissements, & les risques financiers3.3. Gérer les liquidités, les investissements, & les risques financiers

3.4. Analyser et donner un compte-rendu des rapports financiers 3.4. Analyser et donner un compte-rendu des rapports financiers

3.5. Effectuer des audits financiers 3.5. Effectuer des audits financiers

3.6. Approuver un poste 3.6. Approuver un poste

La gestion des ressources financièresLa gestion des ressources financières

Page 10: Lintegration vue de différents angles Atlas dans les pays en crise

Page 10

4. La gestion des ressources humaines4. La gestion des ressources humaines

4.1. La gestion des postes vacants4.1. La gestion des postes vacants

Résumé

Ce processus traite de l’élaboration et de la

gestion d’une stratégie globale relative aux

ressources humaines, basée sur les objectifs

du PNUD et les résultats souhaités, l’identification et le développement des

compétences nécessaires pour atteindre les dits

objectifs, l’embauche et la rétention du

personnel, la gestion des contrats et d’un

système d’évaluation des performances.

Résumé

Ce processus traite de l’élaboration et de la

gestion d’une stratégie globale relative aux

ressources humaines, basée sur les objectifs

du PNUD et les résultats souhaités, l’identification et le développement des

compétences nécessaires pour atteindre les dits

objectifs, l’embauche et la rétention du

personnel, la gestion des contrats et d’un

système d’évaluation des performances.

4.2. Embaucher4.2. Embaucher

4.3. La gestion des talents & de la performance4.3. La gestion des talents & de la performance

4.4. La getion de l’apprentissage4.4. La getion de l’apprentissage

4.5. La gestion de carrière4.5. La gestion de carrière

4.6. La gestion des événements professionnels4.6. La gestion des événements professionnels

4.7. La gestion des événements personnels4.7. La gestion des événements personnels

4.8. La séparation4.8. La séparation

4.9. Traitement & salaires4.9. Traitement & salaires

La gestion des ressources humainesLa gestion des ressources humaines

Page 11: Lintegration vue de différents angles Atlas dans les pays en crise

Page 11

5. La gestion des contrats, des biens, & des achats5. La gestion des contrats, des biens, & des achats

5.1. Initiative d’achat 5.1. Initiative d’achat

Résumé

Ce processus comprend,et au niveau du bureau de

pays et au niveau du siège, les systèmes relatifs à

l’achat des biens et des services. Il couvre toute la

gamme des demandes d’achats, qu’elles soient simples ou complexes, à l’interne ou à travers les

projets et les agences. Le traitement des bons de

commande comprend tout le processus des achats (c’est-

à-dire la préparation des demandes de prix, des

appels d’offre, de la sélection des fournisseurs,

étc.).

De plus, par rapport au bureau de pays, cela

comprend l’inscription des actifs immobilisés ainsi que de l’état de leur disposition

via un transfert ou une vente.

Résumé

Ce processus comprend,et au niveau du bureau de

pays et au niveau du siège, les systèmes relatifs à

l’achat des biens et des services. Il couvre toute la

gamme des demandes d’achats, qu’elles soient simples ou complexes, à l’interne ou à travers les

projets et les agences. Le traitement des bons de

commande comprend tout le processus des achats (c’est-

à-dire la préparation des demandes de prix, des

appels d’offre, de la sélection des fournisseurs,

étc.).

De plus, par rapport au bureau de pays, cela

comprend l’inscription des actifs immobilisés ainsi que de l’état de leur disposition

via un transfert ou une vente.

5.2. Préparer et traiter le bon de commande5.2. Préparer et traiter le bon de commande

5.3. Recevoir les biens & les services5.3. Recevoir les biens & les services

5.4. Payer la facture5.4. Payer la facture

5.6. La gestion du patrimoine/des biens5.6. La gestion du patrimoine/des biens

5.5. La gestion des fournisseurs5.5. La gestion des fournisseurs

La gestion des contrats, des biens, & La gestion des contrats, des biens, & des achatsdes achats

Page 12: Lintegration vue de différents angles Atlas dans les pays en crise

Page 12

6. La gestion du partenariat6. La gestion du partenariat

6.1. Créér des réseaux avec différents partenaires6.1. Créér des réseaux avec différents partenaires

Résumé

Ce processus comprend, et au niveau du bureau de

pays et au niveau du siège, des systèmes visant

à mettre en valeur les partenariats stratégiques

du PNUD et à renforcer sa capacité à mobiliser des ressources. Cela va de

l’identification des opportunités; du

développement de nouveaux partenariats, de la diffusion des meilleures

pratiques, de la formalisation des accords aux comptes-rendu. Pour ne citer que quelques-uns des partenaires, ce sont

les divers agences onusiennes, les donateurs,

les Gouvernements, le CSO et le secteur privé.

Résumé

Ce processus comprend, et au niveau du bureau de

pays et au niveau du siège, des systèmes visant

à mettre en valeur les partenariats stratégiques

du PNUD et à renforcer sa capacité à mobiliser des ressources. Cela va de

l’identification des opportunités; du

développement de nouveaux partenariats, de la diffusion des meilleures

pratiques, de la formalisation des accords aux comptes-rendu. Pour ne citer que quelques-uns des partenaires, ce sont

les divers agences onusiennes, les donateurs,

les Gouvernements, le CSO et le secteur privé.

6.2. Mettre en place le partenariat6.2. Mettre en place le partenariat

6.3. Mobiliser les Ressources nécessaires6.3. Mobiliser les Ressources nécessaires

6.4. Préparer & signer des accords 6.4. Préparer & signer des accords

6.5. Faire le suivi et en donner un compte-rendu aux partenaires 6.5. Faire le suivi et en donner un compte-rendu aux partenaires

La gestion du partenariatLa gestion du partenariat

Page 13: Lintegration vue de différents angles Atlas dans les pays en crise

Page 13

7. La gestion du renforcement des capacités7. La gestion du renforcement des capacités

7.1. Générer des informations de base7.1. Générer des informations de base

Résumé

Ce processus décrit la façon dont l’information est utilisée pour mieux planifier, mieux gérer le

rendement et les résultats. Ce processus suppose qu’il y aura une

combinaison de personnes et de

processus informatiques afin de faire en sorte

que les connaissances personnelles deviennent

des connaissances organisationnelles afin de mieux affronter les

changements éventuels.

Résumé

Ce processus décrit la façon dont l’information est utilisée pour mieux planifier, mieux gérer le

rendement et les résultats. Ce processus suppose qu’il y aura une

combinaison de personnes et de

processus informatiques afin de faire en sorte

que les connaissances personnelles deviennent

des connaissances organisationnelles afin de mieux affronter les

changements éventuels.

7.2. Analyser la situation du pays 7.2. Analyser la situation du pays

7.3. Codifier l’information7.3. Codifier l’information

7.4. Gérer les connaissances7.4. Gérer les connaissances

7.5. Diffuser et faire partager l’information7.5. Diffuser et faire partager l’information

La gestion du renforcement des La gestion du renforcement des capacitéscapacités

Page 14: Lintegration vue de différents angles Atlas dans les pays en crise

Page 14

Le but principal de la formation Le but principal de la formation

• Le but principal de la formation sera de se concentrer sur quatre des sept processus de travail clés:– La gestion des projets

– La gestion des ressources financières

– La gestion des ressources humaines

– La gestion des contrats, des biens & des achats

• Le point essentiel à retenir sera celui des points d’intégration / relais entre ces processus

Voyons maintenant la question de l’intégration de ces quatre processus de travail

Page 15: Lintegration vue de différents angles Atlas dans les pays en crise

Page 15

• Les Modules intégrées d’Atlas • Les processus du travail• Schéma opérationnel intégré

AgendaAgenda

Page 16: Lintegration vue de différents angles Atlas dans les pays en crise

Page 16

Couloir d’activités “Swimlane”: une Couloir d’activités “Swimlane”: une DéfinitionDéfinition

• Swimlanes sont utilisés pour indiquer qui est responsable d’un certain processus ou d’une certaine activité

• Dans la plupart des cas, swimlanes sont assignés aux différents services, aux groupes au sein de ces services,aux individus,ou bien aux applications, aux systèmes informatiques ou aux bases de données

• Dans des cas exceptionnels, swimlanes peut représenter des régions géographiques

• Les processus, les sous-processus ou bien les activités qui font partie d’un swimlane sont à la charge de l’entité nommé sur ce swimlane particulier

Page 17: Lintegration vue de différents angles Atlas dans les pays en crise

Page 17

Initiative d’achatInitiative d’achat

Recevoir & accepter les biens ou servicesRecevoir & accepter les biens ou services

Gestion paiementsGestion paiements

Gestion et suivi du projetGestion et suivi du projet

Schéma opérationnel intégré: Schéma opérationnel intégré: un exemple de Swimlanes (1/2)un exemple de Swimlanes (1/2)

Préparer & traiterle bon de commande

Préparer & traiterle bon de commande

Faire la demande d’achatFaire la demande d’achat Créer initiative Créer initiative

Vérification budgetVérification budget

Approuver initiativeApprouver initiative

Sélectionner fournisseur

Sélectionner fournisseur

Approuver BdCApprouver BdC

Transmission du bon de commandeTransmission du

bon de commande

Vérification des biens reçus

Vérification des biens reçus

Comm. autorisationde paiement

Comm. autorisationde paiement

Créer la factureCréer la facture

Effectuer paiementEffectuer paiement

Vérification budgetVérification budget

Vérification budgetVérification budget

Projets Les finances Ressources Humaines Les Achats

Page 18: Lintegration vue de différents angles Atlas dans les pays en crise

Page 18

EmbaucherEmbaucher

Gestion et suivi du projetGestion et suivi du projet

Demande création d’un posteDemande création d’un poste

Schéma opérationnel intégré: Schéma opérationnel intégré: un exemple de Swimlanes (2/2)un exemple de Swimlanes (2/2)

Gestion postes vacantsGestion postes vacants

Traitement & salairesTraitement & salaires

Approuver un posteApprouver un poste

Demande de recrutementDemande de recrutement

Créer le posteCréer le poste

Comm. details de poste Comm. details de poste

Comm. Info. sur les candidatsComm. Info. sur les candidats

Comm. sélection candidatComm. sélection candidat

Approbation poste Approbation poste

Lancer le programmeLancer le programme

Initiative d’embaucheInitiative d’embauche

Faire une annonceFaire une annonce

Saisir candidaturesSaisir candidatures

Embaucher candidatEmbaucher candidat

Projets Les finances Ressources Humaines Les Achats

Page 19: Lintegration vue de différents angles Atlas dans les pays en crise

Page 19

Schéma opérationnel intégréSchéma opérationnel intégré

Gestion et suivi du projetGestion et suivi du projet

Activer le projetActiver le projet

Finalisation du ProjetFinalisation du Projet

Financement du projetFinancement du projet

Elaboration du projetElaboration du projet

Gérer les contributions

Gérer les contributions

Gérer liquiditésInvestissements & risques financiers

Gérer liquiditésInvestissements & risques financiers

Gestion desévénements personnels

Gestion desévénements personnels

Gestion des événements professionnels

Gestion des événements professionnels

SéparationSéparation

Gérer les talents& la performanceGérer les talents& la performance

Gérer l’apprentissage

Gérer l’apprentissage

Gestion de la carrièreGestion de la carrière

Gestion postes vacantsGestion postes vacants

EmbaucherEmbaucher

Préparer & traiterle bon de commande

Préparer & traiterle bon de commande

Recevoir & accepterles biens ou servicesRecevoir & accepterles biens ou services

Gestion du patrimoineGestion du patrimoine

Initiative d’achat

Initiative d’achat

Gestion paiementsGestion paiements

Effectuer audits financiers

Effectuer audits financiers

Projets Les finances Ressources Humaines Les Achats

Analyser & fournirun compte-rendu desRapports financiers

Analyser & fournirun compte-rendu desRapports financiers

Gestion des fournisseursGestion des fournisseurs

Traitement& salairesTraitement& salaires

Approuver un poste

Approuver un poste

Evaluation du projetEvaluation du projet

Page 20: Lintegration vue de différents angles Atlas dans les pays en crise

Page 20

Des questions – réponses sur le Des questions – réponses sur le schéma opérationnel intégréschéma opérationnel intégré

• Quand on regarde le schéma opérationnel intégré, qu’est-ce qui vous frappe le plus?

• Quelle incidence par rapport à nos méthodes de travail une fois qu’Atlas sera lancé?

• Il apparaît quil y a un toujours un sous-processus de travail qui déclenche pratiquement tous les autres sous-processus du travail.

• Tout ce que nous faisons sera basé sur un projet, aucune différence ne sera faite entre les projets de gestion et les projets de développement.

Page 21: Lintegration vue de différents angles Atlas dans les pays en crise

Page 21

Des questions – réponses sur le Des questions – réponses sur le schéma opérationnel intégréschéma opérationnel intégré

• Pourquoi ce schéma opérationnel intégré est-il important? Qu’est-ce que cela m’apporte?

• Le schéma opérationnel intégré peut être utilisé comme une feuille de route. Il vous dira où vous en êtes et où vous vous dirigez en termes du processus de travail dans l’ensemble.

Jetez un coup d’oeil au schéma opérationnel intégré chaque fois

que vous aurez à éxécuter un étape dans le processus pour

pouvoir déterminer votre position et où vous voulez aller


Recommended