Méthodologie du classement

d’un dossier d’archives(utile pour un concours de CED par exemple)

Formation SIAF 2011

PLANLe classement

• Définitions et recommandations générales • Prendre connaissance de l'ensemble du fonds • Identifier les grands ensembles de documents • Le classement interne • Les tris et les éliminations • Les imprimés et les tirés à part • Le classement matériel et l'analyse des dossiers • Le choix du classement approprié qui conditionne

l'instrument de recherche • L'organisation du plan de classement -->La rédaction de la note de synthèse

2.- Les grandes catégories de documents

• Les dossiers à caractère administratif • Les dossiers à caractère technique ou scientifique • Les dossiers judiciaires ou supposés comme tels • Les dossiers relatifs à l’histoire de l’art • Les documents à caractère biographique• La correspondance• Les cahiers, carnets de travail, récépissés,

prospectus, etc.• Les dossiers de travail : notes de travail et de lecture• Les dossiers d’articles et d’ouvrages• Les notes en tout genre • Les documents hors format ou sur support spécifique• etc.

3.- Les règles d’analyse archivistique

- à partir d’une pièce -

• De quoi s’agit-il ?

• Où se situe l’objet ?

• Comment l’objet est-il traité ? et que lui arrive-t-il ?

• Avec quels autres documents l’objet et l’action sont-

ils illustrés ?

• Quand l’objet et l’action ont-ils pris place ?

• Par qui l’action est-elle mise en œuvre ?

• Comment les pièces sont-elles classées ?

4 et 5.- Les différents élément de l’instrument de recherche

Introduction (la note de synthèse) Sommaire (ou plan de classement) Corps (l’instrument de recherche)

Typologie : soit il est synthétique (description sommaire) soit il est analytique (description fine)

--> répertoire numérique, répertoire numérique détaillé, répertoire méthodique, inventaire analytique, catalogue…

_______________ Bibliographie (éventuellement) Sources complémentaires (éventuellement) Annexes (éventuellement) Index (éventuellement)

1.- Le classement

2.- Les grandes catégories de documents

Partie I

En archivistique, le classement est l'ensemble des

opérations, tant matérielles qu'intellectuelles qui aboutit à

organiser les différents documents contenus dans un dossier

et pour ensuite rédiger l'instrument de recherche permettant

de les retrouver.

Classement : définition

Le classement doit avant tout respecter les unités

documentaires que représentent les grandes catégories de

documents à décrire (en application du principe du respect des fonds).

Décrire un dossier d’archives consiste donc à présenter

intellectuellement et matériellement une unité de description

faite pour en donner une identification exacte et unique en

expliquant le contexte d’origine et en permettre l’exploitation

administrative et historique.

Principe général

Le principe général, qui doit servir de règle de

conduite, est celui du respect des fonds.

Le classement doit être fait par unité productrice

d'archives, qui peut être, selon les cas, une

personne, une famille ou une institution.

On ne mélange jamais des documents de

provenances différentes.

Prendre connaissance de l'ensemble du fonds

1.-Avant d'entreprendre les opérations matérielles de classement, il est impératif, de prendre connaissance de l'ensemble du fonds.2.-Cette première approche des documents doit se faire au moment de la lecture générale ou lorsque le surveillant de la salle demande à chacun de vérifier le nombre de ses pièces.3.-Les pièces portent souvent un titre ou une indication permettant de se faire une première idée de leur contenu.4.-Ensuite parcourir rapidement les pièces une à une et leur attribuer un titre et un numéro provisoires, qui peuvent être porté au crayon en évidence sur la pièce. 5.-A ce stade, on ne procède à aucun tri, à aucune élimination, à aucune modification de l'élément de base que constitue le dossier.

Identifier les grandsensembles de documents (1/4)

1.-Il est ensuite possible de constituer des «tas» par grands

ensembles de documents et de procéder à un tri pièce à pièce.

2.-Très rapidement en effet, certaines pièces apparaissent comme ayant une forme ou un objet commun: correspondance, notes, un même «producteur», etc. Autant d'ensemble de documents qui constituent autant de «tas».

3.-Chaque «tas» ainsi constitué est sommairement identifié au moyen, par exemple, d'une fiche de posée dessus ou relié par un trombone.

Mais où trouverla place

pour la constitutiondes «tas»?

Identifier les grands ensembles de documents (2/4)

4.-Cette première opération de ventilation achevée, on peut procéder à un examen plus approfondi de chacun des «tas». Cet examen, pièce à pièce permet de déterminer de façon plus précise les grandes articulations du dossier et peut amener à transférer une pièce d'une pile à une autre, voire à créer un ou plusieurs nouveaux «tas».

5.- En effet lorsqu'il apparaît, au premier abord, difficile de placer une pièce sur telle ou telle pile, il est préférable d'en constituer une nouvelle, quitte à la faire disparaître ensuite.

6.- Dans la plupart des cas, pas de panique! les questions en suspens se résolvent au fur et à mesure qu'on avance dans le travail matériel de classement.

Identifier les grands ensembles de documents (3/4)

7.- C'est un travail long et minutieux, mais indispensable si on veut permettre non seulement la consultation des documents, mais aussi leur compréhension.En effet le but ultime du classement est bien, malgré les lacunes possibles, d'offrir une image de la logique, administrative et intellectuelle, qui a conduit à l'élaboration des dossiers.Dans un tel cas, il faut noter soigneusement tous les éléments qui pourraient permettre une meilleure identification, voire une meilleure intelligence des documents : provenance (en-tête des lettres ou des enveloppes par exemple), proximité de telle et telle pièce, dates des documents, etc.

Identifier les grands ensembles de documents (4/4)

8. C'est aussi à ce stade que se font les éliminations des

pièces qui n’ont aucun rapport avec le dossier.

Toutefois, la plus grande prudence est toujours requise. Il

faut en effet éviter d’écarter une pièce, qui, après un examen

plus attentif, ne peut être considérée comme telle :

•ainsi une enveloppe (numérotée 98) pourrait être rapprochée d’une

lettre (numérotée 21 par exemple) et, de plus, s’il s’agit d’une

correspondance avérée, cette enveloppe peut comporter des éléments

permettant de dater celle ci. Il faut donc (et impérativement),

conserver l’enveloppe avec la lettre et en faire une analyse commune;

•autre exemple d’un imprimé dont on trouve une mention dans une

note devra être conservé à sa place dans le «tas» correspondant.

Le classement interne (1/2)

•L'étape suivante est constitué par le classement proprement dit. Ce classement interne des dossiers est effectué successivement pour chacun des «tas» représentant chacune des grandes catégories de documents.

•A ce stade, chacun des «tas» est considéré comme une unité, bien qu'il puisse toujours y avoir transfert d'un dossier d'un «tas» à un autre, s'il s'avère avoir été mal placé au départ. L'ordre suivi pour le traitement des «tas» n'a pas grande importance pour l’instant mais il est préférable toutefois de les classer chronologiquement (cf. vie d’un document).

•A ce stade, classer aussi la correspondance (voir plus loin les

différents types de classement de la correspondance).

Le classement interne (2/2)

On profite de ce classement interne pour glaner des renseignements qui viendront compléter la note de synthèse (commencer à la rédiger dès cet instant, au brouillon).On reviendra sur la note de synthèse mais si on juge que telle information nous sera utile alors ne pas hésiter à le recopier in extenso (exemple la pièce 25 du dossier sur les « peintres de la Réalité en France au XVIIIe siècle»)

Une question peut se poser pour certains documents dont le support exige (on le sait) des conditions de conservation particulières, comme les photographies, les cartes postales, les films, les calques, etc., mais qui (et on le sait aussi) font partie intégrante du dossier…devront-ils être conservés à part alors qu’ils y figurent intellectuellement --> dans ce cas, le préciser dans la note de synthèse.

Le plan de classement (1/2)

•Une fois les opérations matérielles de classement achevées pour chacun des grands ensembles de documents, classement qui s'accompagne donc de l'analyse des documents, on a une idée précise à la fois du contenu et de l'intérêt de chacun de ces ensembles (les fameux «tas»).•Il est alors possible de réfléchir à l'organisation finale de ces matériaux et, donc au plan de classement global du fonds. En effet, même s'il est parfois, et même souvent, possible de se faire une idée d'un plan de classement éventuel dès les premières opérations de tri, il est absolument nécessaire d'attendre l'achèvement complet du classement pour arrêter le plan de classement définitif.•On conçoit d'abord ce plan de classement de façon intellectuelle, sur le papier, éventuellement à partir des fiches rédigées au cours du classement, avant d'organiser les pièces elles-mêmes suivant l'ordre prévu par le plan.

Le plan de classement (2/2)

Lorsque le classement a été fait par grandes masses documentaires, le choix du plan de classement se résume souvent au choix de l'ordre dans lequel doivent se succéder ces différents ensembles mais il est nécessaire de le rédiger.

Pour un exemple de plan de classement, voir la diapositive suivante.

On peut aussi choisir de mettre en valeur, en la plaçant en tête de l'inventaire, telle ou telle catégorie de documents particulièrement intéressante ou particulièrement volumineuse.

Quelque soit le plan finalement adopté, il doit figurer au sommaire, en tête de l'inventaire, et éventuellement être explicité dans l'introduction (la note de synthèse).

Exemple de classement d’un dossier de cabinet d’architectes

1.- CONSTITUTION DE L'AGENCE

2.- FONCTIONNEMENT DE L'AGENCE

3.- PATRIMOINE

4.- DOSSIERS D'AFFAIRESCommandes publiquesCommandes privéesÉtudes et projets

5.- FINANCESRelations avec les banquesImpôts et taxes

6.- COMPTABILITEComptabilité généraleComptabilité annexe

7.- PERSONNELDossiers du personnelMouvements du personnelSalaires et cotisationsConventions relatives au personnelFormation professionnelle

8.- CONTENTIEUX

9.- BIBLIOTHEQUE

10.- ARCHIVES PERSONNELLES ET FAMILIALES

Les grandes catégoriesde documents

Dans un dossier d'archives, les documents se présentent rarement comme des pièces isolées. Cependant, les pièces d'un dossier ont pour point commun soit la forme des documents (correspondance...) soit un même objet (comptabilité...).On peut rencontrer dans un dossier d'archives :

Des documents à caractère administratif

Des documents à caractère judiciaire

Des documents à caractère militaire

Des documents techniques

Des documents à caractère biographique

Des documents figurés

Des documents sur support spécifique

De la correspondance

etc., la liste est très longue...

Ce qu’il convient de faire

Dans tous les cas, il convient :

1) d’identifier le document (nom du document ou autres noms

utilisés, définition et fonction du document, etc.),(exemple : acte de naissance)

2) de prêter attention à la forme du document, aux caractères

externes (exemple : l’acte de naissance a été toujours manuscrit puis cases pré-

imprimés, le scribe se contente de remplir les cases, puis dactylographié ou pré-

imprimé dans les années 1920 et internes (cet acte est rédigé en français et dans le

cas des actes en langue étrangère, il peut être traduit)

3) d’identifier le service producteur (ici c'est le service de l'état civil d'une

commune qui rédige les actes de naissance).……………Même exercice avec l’acte de mariage, le passeport, un certificat (exemple celui de nationalité française), une transcription d'un document, un décret (exemple de naturalisation), etc.

Exemples de documentsDans un dossier de juge de paix on trouvera : une notice individuelle, son acte de naissance, l’extrait du casier judiciaire, le certificat constatant sa situation militaire, le certificat de bonnes vie et mœurs, le certificat de jouissance des droits civils, civiques et politiques, etc.), des lettres de recommandation (de parlementaires, députés, préfets, ministres, etc.), des pièces imprimées (journaux, coupures de presse).Dans les dossiers de commandes, acquisitions et affectations des œuvres d'art par l'État, on trouvera un arrêté d'acquisition, un arrêté d'attribution (avec la date de l’arrêté d’attribution, le nom de l’auteur, le bénéficiaire, etc.).Dans les papiers du parquet (saisis chez Fouquier-Tinville) on trouvera : des dénonciations anonymes, des mandats d’arrêts, des procès-verbaux d’arrestations et d’interrogatoires des individus arrêtés, des procès-verbaux d’apposition des scellés, des actes d’accusation, des assignations à comparaître, des mémoires justificatifs manuscrits et/ou imprimés, des pièces justificatives (certificats de non-émigration, attestations de bonne conduite, certificats de résidence et de civisme, extraits de baptême, passeports, quittances, titres de famille, etc.), des feuilles du mouvement des détenus, des rapports des concierges des maisons d’arrêts...

Exemples de typologieacte de société, affiche, agenda, arrêté du maire, arrêté ministériel, arrêté préfectoral, atlas, avant-projet, avant-projet définitif, avant-projet sommaire, avis, brevet d'invention, bréviaire, brochure (s'emploie pour désigner toutes sortes de dépliants, plaquettes... ), bulle pontificale, bulletin de paie, bulletin de salaire, bulletin de vote, bulletin municipal, bulletin paroissial, cahier de doléance, cahier des charges, calendrier, caricature (s'emploie pour les documents figurés), carnet de santé (désigne le carnet médical d'un individu), carte, carte à jouer, carte de membre, carte de travail, carte de vœu, carte d'électeur, carte d'identité, carte postale, carton d'invitation, cartulaire, catalogue, certificat, chanson (correspond à la fois au texte des paroles et aux partitions musicales), charte (s'emploie pour les documents solennels médiévaux et d'Ancien Régime), circulaire, communiqué de presse, compte administratif, compte de gestion, compte financier, compte rendu, contrat, contrat d'apprentissage, copie d'examen, correspondance, coupure de presse, déclaration, déclaration de douane, déclaration de revenus, déclaration de succession, déclaration fiscale, délibération, devis, diplôme, discours, document de séance, document figuré (s'emploie à l'exclusion des affiches, des cartes, des cartes postales, des photographies et des plans), documentation, dossier de candidature, dossier de carrière, dossier de pension, dossier de presse (au sens de dossier constitué à l'attention de la presse), dossier de procédure, dossier individuel, dossier médical, exploit d'huissier, facture, faire-part, fichier, jugement, laissez-passer, liste électorale, liste nominative, livret militaire, loi, main courante, mandat de paiement, mémoire, menu, microforme, minute juridictionnelle, minute notariale, missel, note, note de service, ordonnance, ordre de recouvrement, organigramme, ouvrage imprimé, partition musicale, passeport, permis de construire/de démolir, pétition, photographie (négatif, tirage…), pièce comptable, pièce justificative de dépenses, pièces comptables, pièces de procédure, placard, placet, plan, plan d'urbanisme, plumitif d'audience, poème, procès-verbal , profession de foi, questionnaire d'enquête, quittance, rapport (de gendarmerie, de police, d'expertise …), règlement (d'entreprise, intérieur…), revue de presse, rôle, sceau, sentence, statistique, tableau statistique, télégramme, testament, texte officiel, thèse, timbre, tract, traité diplomatique, transcription hypothécaire, warrant...

Comment classer un ensemble matériellement important de documents

Exemple : la correspondance

Remarque très importante : la correspondance ne prend son sens que par son appartenance à une pièce (-->ne pas la séparer de son contexte et ne pas faire une «collection» de lettres).

Mais si la correspondance forme un ensemble cohérent, alors on peut appliquer plusieurs types de classement.

Ordre alphabétique des correspondants (outre le nombre total de lettres, on indiquera les nom et prénom des correspondants, les dates extrêmes, etc.).

Dans le cas d'un classement chronologique outre le nombre total de lettres, on indiquera le titre de l'événement, les dates extrêmes et éventuellement un index des correspondants qu’on fera figurer en annexe.

3.- Les règles d’analyse archivistique

4.- La rédaction de la note et le corps de

«l’instrument de recherche» 

Partie II

Définition de l’analyse archivistique

Étape essentielle de la description archivistique, qui consiste à présenter, sous une forme normalisée, concise et précise, les informations d'ordre historique et diplomatique contenues dans un document ou dans un ensemble de documents.

Les éléments constitutifs de l’analyse archivistique

L’analyse archivistique doit être répondre aux questions suivantes :

1.- De quoi s’agit-il ? 2.- Où se situe l’objet ?3.- Comment l’objet est-il traité ? et que lui arrive-t-il ? 4.- Avec quels documents (pièces) l’objet et l’action sont-

ils illustrés ?5.- Par qui l’action est-elle mise en œuvre ?6.- Comment les pièces sont-elles classées ?7.- Quand l’objet et l’action ont-ils pris place ?

De quoi s’agit-il ?1. OBJET

Où se situe l’objet ?2. LOCALISATION

Comment l’objet est-il traité ? et que lui arrive-t-il ?

3. ACTION (sur l’objet)

Avec quels documents (pièces) l’objet et l’action sont-ils illustrés ?

4. TYPOLOGIE DES DOCUMENTS

Par qui l’action est-elle mise en œuvre ?5. AGENT (de l’action)

Comment les pièces sont-elles classées ?6. NATURE DU CLASSEMENT

Quand l’objet et l’action ont-ils pris place ?7. DATES EXTRÊMES

Analyse d’une pièce

1950-1980 ou s. d. (sans date) ou [1950] si date reconstituée1976, 1980, 1989 [1867]-1900, XVIIIe siècle, XIXe-XXe siècles, etc. ou vers 1960

Quand l’objet et l’action ont-ils pris place ?

Dates extrêmes

Ordre numérique, alphabétique, chronologique, géographiqueComment les pièces sont-elles classées ?

Nature du classement

Textes de lois, procès-verbal, rapport, mémoire, correspondance, photographies, tableaux statistiques, circulaire, arrêté du maire, permis d’exploitation, discours, liste, communiqué de presse...

Avec quels documents (pièces) l’objet et l’action sont-ils illustrés ?

Typologie documentaire

Actions concrètes : achat, construction, entretien, inondationActions abstraites : jugement, réglementation, programmation, interdiction, contrôle, financementAgents : services, personnes (décoration, vaccination, inhumation)

Comment l’objet est-il traité ? Que lui arrive-t-il ? Par qui l’action est-elle mise en œuvre ?

Action sur l’objet

Paris, Rennes…(ou pays, villes, etc.)Où se situe l’objet ?Localisation

Objet physique : école, pont, terrain, rivière, cours d’eau, canauxPersonne morale : Ministère, Chambre de commerce et d’industrieZone géographique : parc national, quartierÉvènements : fêtes, guerre, voyages officiels, manifestationsSituations physiques : structures agricolesSituations juridiques : prix, nationalité, occupation des solsObjets complexes : urbanisme, sécurité sociale, environnement

De quoi s’agit-il ? Objet / Intitulé

Pièce numéro 20Numéro de la pièceCote

ExempleRéponse à la question

Éléments

Les principes fondamentaux de rédaction de l’analyse

L’analyse doit être :

• fiable, concise et homogène.

• intelligible : la description doit correspondre au contenu, comprise par tous et ne pas être sujette à interprétation.

• complète : elle doit donner un élément d’information pertinent pour chacun des articles décrits.

Les principes généraux d’organisation des différents

éléments de l’analyse archivistique

1. La ponctuation.L’utilisation des signes de ponctuation n’est pas normalisée (à l’inverse des

notices de description bibliographique). Il existe toutefois une présentation traditionnelle :

Objet, action : typologie documentaire.Dates extrêmes

2. La non répétition des informations communes.3. L’organisation des analyses à plusieurs niveaux.

La non répétition des informations communes

L’emploi de idem doit être évité car il ne permet pas de savoir exactement à quelle partie de l’analyse précédente il se substitue, outre le fait qu’il peut entraîner une présentation non homogène des analyses, comme dans ce cas précis :

idem.1913

Pièce 35

Bordereau de conversion de titres boursiers.1912

Pièce 20

Il convient de disposer ainsi les éléments :Bordereaux de conversion de titres boursiers (classement chronologique).

1912-1913

Pièces 20, 35

Exemples l’analyse archivistiqueUne analyse comprend au moins un intitulé et, le cas échéant, des informations

complémentaires...

Objet. – Typologie.Dates extrêmes

Commission de surveillance de la prison départementale de Lons-le-Saunier. – Procès-verbaux des délibérations.

1816-1827Objet. – Action.

Dates extrêmesRouen, quartier Sainte-Thérèse. – Réhabilitation.

1816-1865

Forme complexe de l’analyse

Intitulé.- Action : typologie (dates extrêmes). Action : typologie (dates extrêmes).

Dates extrêmes

Mairie.-Reconstruction : plans (1895-1899). Extension : procès-verbal d’adjudication des travaux (1900-1903).

1895-1903

Forme simple d’une analyseCote Objet, action : typologie.

Dates extrêmesPièce 25 Quartier Sainte-Thérèse à Rouen, réhabilitation : plan

1816-1865

Cette forme simple n’est cependant pas très facile à mettre en pratique le jour du concours. Il convient donc d ’adapter l’analyse selon le sujet

Analyse proposéeCote Intitulé.- Action : typologie.

Dates extrêmes

Pièce 35 Mairie de Rouen.- Reconstruction : plan.1895

(devient)Pièce 35 Plan de la reconstruction de la mairie de Rouen.

1895(autre exemple)

Pièce 44 Lettre d’envoi de tableaux pour la mairie de Rouen, par le conservateur du musée d’Épinal (Vosges).

25 juillet 1896

RésuméL’analyse archivistique consiste à présenter,

sous une forme normalisée les informations d'ordre historique et diplomatique contenues dans un document ou dans un ensemble de documents.

Les éléments constitutifs de l’analyse archivistique sont:

Cote. Intitulé/Analyse. Typologie documentaire. Nature du classement (éventuellement). Dates extrêmes

Les principes fondamentaux de rédaction de l’analyseL’analyse doit correspondre au contenu et non sujette à interprétation, être fiable, concise, homogène, intelligible, complète.

Les autres éléments de l’épreuve

Le sujet demande une description + ou - détaillée

des documents, mais selon les années, d'autres

éléments peuvent être demandés (introduction,

sommaire, bibliographie, sources complémentaires,

index, etc.), passons-les en revue :

L'introduction

Le sommaire

La bibliographie et les sources complémentaires.

L'index et les annexes

L’introduction L'introduction, qui peut parfois être assez substantielle et même

atteindre, dans certains cas, plusieurs dizaines de pages, a plusieurs

finalités :

•donner des informations qui peuvent aider le lecteur (le jury) à mieux

comprendre les documents que lui propose l'inventaire et rendre son

travail plus facile

•retracer l'historique du groupe documentaire proposé, sa

constitution, la date et les conditions de son entrée dans le service s’il

est indiqué (don, achat, legs, dation, etc.)

•ses éventuelles vicissitudes avant ou après son entrée

•présenter les principes de classement choisis et, dans certains cas,

les justifier

•indiquer précisément les éliminations qui ont pu être effectuées dans

le dossier «les pièces aberrantes»

•donner le mode d'utilisation de l'instrument de recherche proposé et

préciser les conditions de communication du fonds aux chercheurs«indiquer l’intérêt pour l’Histoire» (concours 2006)

Le sommaire, la bibliographie,

les sources complémentaires.

Le sommaire présente, les principales articulations de

l'inventaire ; il permet d'avoir une vue synoptique de la

composition du fonds.

Quand on le peut, il est très utile d'indiquer une

bibliographie et les sources complémentaires,

c'est-à-dire les fonds d'archives conservés sur place, dans

d'autres établissements de conservation ou chez des

particuliers, dont la consultation peut compléter ou éclairer les

documents inventoriés, en précisant les instruments de

recherche existants.

L’index

Il est souvent demander de munir l'inventaire d'un

index, qui se présente comme une liste

alphabétique unique réunissant au moins les

noms de personnes et les noms de lieux. Chacune

des références renverra au numéro de la pièce.

L'index a l'avantage de faciliter la recherche.

En revanche, il est plus délicat d'établir un index des

matières abordées dans l'inventaire.

L'index peut être simple ou hiérarchisé, en fonction

du volume et de la complexité du dossier traité.

Définition d’une norme

Texte qui énonce des principes, des règles, types et modèles.

Pas d’obligation à l’utiliser si un texte législatif ne la mentionne pas.

Son application confère une cohérence des savoir-faire d’un métier, une uniformisation nationale voire internationale, un échange facilité.

Structures de normalisation

Structures internationales ISO, Technical Committee 46 (Information et

documentation) Conseil international des Archives (CIA-ICA) / Comité des

standards de description (CDS)

Structures nationalesFrance :

Commission « Information et documentation » (CG 46) de l’AFNOR (Association française de normalisation)

Direction des Archives de France --> (SIAF)

Les normesde la description archivistique

• Natalis de Wailly (1841) (identification du producteur et respect des fonds)

Norme ISAD (G) (1994, 2000)

Norme ISAAR (CPF) (1996)

La description archivistique

On appelle description archivistique la

présentation intellectuelle et matérielle d’une

unité archivistique, faite pour en donner une

identification exacte et unique, en expliquer le

contexte d’origine et en permettre l’exploitation

administrative ou historique. Cette description

est régie par la norme ISAD(G)

Les règlesde la description archivistique

la description se fait à plusieurs niveaux la description se fait du général au particulier à chaque niveau de classement correspond un

niveau de description les informations sont adaptées au niveau de

description les descriptions doivent être liées entre elles une même information ne doit pas être répétée

Objet de la norme ISAD (G)

Fournit les lignes directrices pour la description archivistique à plusieurs niveaux, sans redondance.

Facilite la recherche et l’échange d’informations sur les archives.

Applicable indépendamment de la forme ou du support matériel des documents.

Ne définit ni les formats d’édition ni les moyens utilisés pour présenter ces éléments.

Les présupposés de la norme

La norme doit être utiliséeen respectant les principes suivants :

Description du général au particulier Fournir uniquement les renseignements appropriés

au niveau décrit Relier chaque description à celle de l’unité de

description immédiatement supérieure Éviter la répétition des informations dans les

descriptions archivistiques reliées hiérarchiquement

Les éléments de description

Éléments de description d’une notice de description archivistique(regroupés en 7 zones)

Zone d’identification Zone du contexte Zone du contenu Zone des conditions d’accès et d’utilisation Zone des sources complémentaires Zone des notes Zone de contrôle de la description

Les normes de la description archivistique

ZONE D'IDENTIFICATION Référence Intitulé / analyse Dates Niveau de description Importance matérielle et support de l'unité

de description (quantité, volume ou dimension)

Les normes de la description archivistique

ZONE DU CONTEXTE

Nom du producteur

Histoire administrative/Notice biographique

Historique de la conservation

Modalités d'entrée

Les normes de la description archivistique

ZONE DU CONTENUET DE LA STRUCTURE

Présentation du contenu

Évaluation, tris et éliminations, sort final

Accroissements

Mode de classement

Les normes de la description archivistique

ZONE DES CONDITIONS D'ACCÈSET D'UTILISATION

Conditions d’accès Conditions de reproduction Langue et écriture des documents Caractéristiques matérielles et contraintes

techniques Instruments de recherche

Les normes de la description archivistique

ZONE DES SOURCES COMPLÉMENTAIRES

Existence et lieu de conservation des originaux

Existence et lieu de conservation de copies Sources complémentaires Bibliographie

Les normes de la description archivistique

ZONES DES NOTES ETDU CONTRÔLE DE LA DESCRIPTION

Notes de l’archiviste

Règles ou conventions

Date(s) de la description

5.- La typologiedes instruments de recherche

Partie III

Les différents types d’instruments de recherche

Les instruments de recherche peuvent être:

synthétiques

analytiques

Définition de la pièce

La pièce est la plus petite unité de description, indivisible à la fois matériellement et intellectuellement (feuillet simple ou double, plusieurs feuillets agrafés, cahier, registre…).

Une pièce est rarement isolée...

Définition du dossier

Ensemble de documents constitués soit organiquement par le producteur d’archives pour la conduite ou le traitement d'une affaire, soit par regroupement logique lors du classement dans le service d'archives.

Définition de lasérie organique

Division organique identifiée par l’archiviste lors de son classement, qui constitue en un ensemble de dossiers maintenus groupés parce qu’ils résultent d’une même activité, se rapportent à une même fonction ou à un même sujet, ou revêtent une même forme. On parle aussi de documents sériels.

Définition du fonds

Ensemble de documents de toute nature constitué de façon organique par un producteur dans l'exercice de ses activités et en fonction de ses attributions. Cette notion s'oppose à celle de collection (qui est une réunion artificielle de documents en fonction de critères communs liés à leur contenu ou à leur support et dont la juxtaposition est le fruit de la volonté ou du hasard).

Instruments de recherche

outil papier ou informatisé qui énumère ou décrit un ensemble de documents d’archives

grande diversité : guides, inventaires, catalogues, registres, répertoires, index, registres des emplacements, etc.

Instruments de recherche

la terminologie (= leur nom ) dépend de leur niveau de description

ce critère a été réaffirmé par la norme générale ou internationale de description archivistique du Conseil International des Archives = norme ISAD (G)

Les étapes de la rédaction d’un instrument de recherche

Identifier et circonscrire le fonds Attribuer au fonds une place dans le cadre de

classement S’informer sur le contexte de production et la

structure des fonds Décrire/Élaborer le plan de classement du fonds Rédiger l’instrument de recherche et coter

définitivement le fonds

Définition

Un instrument de recherche sert à décrire un ensemble de documents d’archives (forme et contenu) afin de les communiquer au public le plus large et avec la meilleure qualité de service possible. Un instrument de recherche est l’aboutissement logique du classement.

Les règles de la description archivistique

Les masses d’archives comprennent plusieurs niveaux:

le fonds le sous-fonds la série organique le dossier la pièce

synthétiques

analytiques

Instruments de recherche synthétiques

Description au niveau du fonds ou du sous-fonds, alors : état des fonds

Description par groupe d’articles, alors :

état sommaire, état des versements,

guides...

Instruments de recherche analytiques

Description au niveau du dossier, alors

répertoire

Description au niveau de la pièce, alors

inventaire

répertoire numériqueInstrument de recherche ayant pour niveau de

description le dossier ou l’article et donnant pour chacun sa cote, ses dates extrêmes et un intitulé aussi court que possible.

répertoire numérique détailléInstrument de recherche ayant pour niveau de

description le dossier ou l’article et donnant pour chacun sa cote, ses dates extrêmes et une analyse développée au-delà de l’intitulé.

Répertoire numérique et répertoire numérique détaillé

exemples répertoire numérique

2 O 1-4 Commune de Saint-Martin, 1805-1937.1. Personnel, 1848-1925.2. Mairie, écoles, 1800-1931.3. Église, presbytère, cimetière, 1868-1897.

répertoire numérique détaillé2 O 1 Personnel. Dossiers individuels. 1848-1925.2 O 2 Mairie, écoles. - Mairie, reconstruction : plans

(1800-1900), correspondance (1882-1899); extension : procès-verbal d’adjudication des travaux (1933-1934). École de filles, aménagement : plans et correspondance (1929-1931).

Inventaire sommaire et inventaire analytique

inventaire sommaireInstrument de recherche donnant une analyse

succincte de chaque pièce ou groupe de pièces d’un fonds ou d’une collection.

inventaire analytiqueInstrument de recherche donnant une analyse

détaillée de toutes les pièces d’un fonds ou d’une collection.

exemples

inventaire sommaire1 H 1. Abbaye de Saint-Jean : privilèges.1. Confirmation des possessions de l ’abbaye par Honorius III (1218). 2. Confirmation de la bulle précédente par Innocent IV (1245). 3-4. Privilèges accordés par Innocent IV pour ceux qui participeront à la reconstruction de la chapelle (1245).

inventaire analytique1H1. 1. 1218 n. st., 2 février, Rome, Palais du Latran. Honorius III confirme à l ’abbé et aux frères de Saint-Jean les châteaux, villes et terres ainsi que les droits qu ’ils possèdent dans le diocèse de Langres. Parch. lat. La bulle manque.

Inventaire-indexInstrument de recherche présenté sous forme d’index

alphabétique, avec pour points d’accès les noms de personnes, de lieux ou de matières caractérisant chaque article, suivis d’une brève analyse et de la cote de l’article.Exemples (grâces de condamnés à mort, 1826-1899)

• BROCHARD (Mathurin), assassinat, Loire-Inférieure, 17/03/1835. BB/24/2007 dossier : 2523 S9.

• BROCHARD (Pierre-Marie), voies de fait militaires, tribunal spécial, 27/11/1876. BB/24/2044 dossier : 80 S77.

• BROCHOT (François), assassinat, Côte-d'Or, 26/02/1832. BB/24/2006 dossier : 4364 S8.

• BROCQUEVIELLE (René-Isidore), voies de fait militaires, tribunal spécial, 29/06/1878. BB/24/2054 dossier : 5380 S83.

Inventaire méthodiqueet le Catalogue

inventaire méthodiqueInstrument de recherche décrivant chaque article ou groupe

d’articles selon un ordre méthodique indépendant de l’ordre des cotes.

catalogueInstrument de recherche analytique et méthodique portant sur des

documents choisis parce qu’ils sont de même type (cartes et plans, cartes postales, etc.), ou parce qu’ils ont été réunis dans un projet particulier (une exposition, etc.) quel que soit le fonds auquel ils appartiennent et quel que soit leur lieu de conservation.

Composition d’un instrument de recherche

page de titre introduction bibliographie sources complémentaires sommaire ou plan de classement corps de l’instrument de recherche annexes index alphabétique

RésuméInstruments de recherche synthétiques

Description au niveau du fonds ou du sous-fonds (état des fonds) ou description par groupe d’articles (état sommaire, état des versements, guides).

Instruments de recherche analytiquesDescription au niveau du dossier (répertoires) ou

description au niveau de la pièce (inventaire).

Se documenterSuivre « impérativement » les questions d'archives (ou culturelles au sens large) dans l'actualité.

« Le Monde », « Libération », etc., les blogs d’archives, etc.

Connaître  (par cœur)  la loi du 15 juillet 2008.

Consultez aussi toutes sortes de revues de généalogie.

Il est aussi conseillé d'utiliser des exemples tirés de son expérience professionnelle.

Se documenter sur la toile• Ne pas négliger les sites des AN et des AD, qui

donnent des infos - et des idées.

• Publications du Conseil international des Archives (CIA ou ICA) http://www.ica.org/fr/publications

L'ICA, organisation non gouvernementale, a pour mission de promouvoir la préservation et l'accès aux archives dans le monde entier, au moyen de la coopération internationale. Ces buts sont de promouvoir la préservation, le développement et l'utilisation du patrimoine archivistique mondial. Il réunit les institutions nationales d'archives, les associations professionnelles d'archivistes, les Archives régionales, locales ou celles d’organismes publics et privés. Il accueille aussi des archivistes à titre individuel (1400 membres institutionnels dans 190 pays et plus de 200 archivistes à titre individuel)

L’association des Archivistes français (AAF)http://www.archivistes.org/

Fondée en 1904, l’Association des archivistes français regroupe plus de 1200 adhérents, professionnels des archives du secteur public comme du secteur privé.Elle se définit comme un organe permanent de réflexion, de formation en matière d’archivistique.Elle organise également de nombreux colloques et journées d’études ainsi que des formations continues des professionnels des archives (les stages, généralistes ou spécifiques, portent sur la théorie archivistique, la connaissance des institutions et les différentes techniques et actions mises en œuvre dans les services d’archives : près de 7000 stagiaires depuis 1984)

Le Portail international archivistique francophone (PIAF)

http://www.piaf-archives.org/

module 01 - Les Archives : pour quoi? pour qui? par qui?

module 02 - Notions générales d'archivistique

module 03 - Législation et réglementation archivistiques. Déontologie professionnelle

module 04 - Gestion des documents actifs / Traitement des archives courantes

module 05 - Gestion des documents semi-actifs/ traitement des archives intermédiaires

module 06 - Traitement des archives définitives

module 07 - Gestion et archivage des documents numériques

module 08 - Préservation et restauration

module 09 - Reproduction par microfilmage et numérisation

module 10 - Bâtiments et locaux d'archives

module 11 - Communication des archives

module 12 - Valorisation des archives

module 13 - Création et gestion d’un service d’archives

Textes réglementaires relatifs à l’analyse archivistique et aux instruments de recherche

Instructions du SIAF (en ligne sur le site du SIAF) Note d’information DITN/RES/2007/008, Indexation, état de la question Circulaire DITN/RES/2005/005, Normalisation de la description archivistique Instruction DITN/RES/2003-001 du 17 octobre 2003 sur "Guide de(s) sources

et guides de recherche. Modélisation"

Circulaire AD 94-8 du 5 septembre 1994, Traitement des archives contemporaines. Indexation. Instruments de recherche

Circulaire AD 98-8 du 18 décembre 1998. Instruction sur le classement et la cotation des archives dans les services d'archives départementales

Circulaire AD 79-6 du 31 décembre 1979. Instruction sur le traitement des documents des archives départementales postérieurs au 10 juillet 1940

Circulaire AD 83-1 du 8 mars 1983. Instruction sur le traitement des archives communales

SitesDirection des Archives deFrance

RéglementationArchivistique (instructions,conseils)Circulaires de triPublicationsAnnuaire des services d’archives

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/

Portail internationalarchivistique francophone(PIAF)

Formation en ligne, bibliographie http://www.piaf-archives.org/

Association des archivistesfrançais

Informations professionnelles,publications, bibliographie, liens

http://www.archivistes.org/

Conseil international desArchives (Unesco)

Informations professionnelles,publications et normes en ligne

http://www.ica.org

Ecole nationale des Chartes Thélème : techniques pourl’historien en ligne (études,manuels, exercices, bibliographied’archivistique générale)

http://theleme.enc.sorbonne.fr/

ARCP, Atelier deconservation et derestauration desphotographies de la ville deParis

Conseils pratiques et ressources,glossaire, liens

http://www.paris-france.org/musees/arcp/Accueil/Accueil.htm