Les échanges dématérialisés entre les ordonnateurs et les

comptables

Paris le 31 janvier 2012

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Le Contexte comptable : Hélios, l’application unique du secteur public local de la DGFiP

36 500 100 26 980 au total : 117 000

Communes départements régions hôpitaux collectivités et établissements publics locaux (CEPL)

Etat Secteur Local

DGFIP

= 171 550 Comptabilités

2 665Postes Comptables

20 500Agents (ETP)

26 CRC

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Les enjeux de la dématérialisation sont stratégiques pour l’ensemble des partenaires du secteur public local

• Modernisation et sécurisation des échanges de la chaîne comptable et financière

• Interopérabilité des solutions de dématérialisation et de transmission

• Réduction de la manipulation des documents papier, des coûts liés aux photocopies

• Réduction des délais de transmission et de traitement

• Facilité d’archivage et d’accès à l’information archivée

Ordonnateur1 milliard

dontComptable

530 millions

PJ250

millions

PEC280

millions

Volumétrie papier actuelle(en nombre de feuilles A4 recto, par an)

Titres et bordereaux

Mandats et bordereaux

Factures de recette

Factures de dépense

MarchésDélibérations

et arrêtés PayeAides

sociales Autres PJ

Potentiel de dématérialisation par type de pièce- en volume de feuilles A4 -

117 000 collectivités et établissements publics locaux

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Une offre de dématérialisation disponible progressivement depuis 2005 élaborée sur la base d’une démarche partenariale

Confortée par l’arrêté du 3 Août 2011 mettant à jour l’arrêté du 27 juin 2007 (BCFR0750735A)

Confortée par l’arrêté du 3 Août 2011 mettant à jour l’arrêté du 27 juin 2007 (BCFR0750735A)

Intégrant l’ensemble des documents transmis par la CEPL au comptable pour l’exécution budgétaire et comptable

La possibilité de dématérialiser toute la chaîne

Charte nationale Partenariale

Signée le 07.12.2004

13 associations nationales d’ordonnateurs (AMF, ADF, ARF, AMGVF, AMRF, ACUF, ADCF, ACDOM, APVF, FOHLM, FHF, Conférence des Directeurs Généraux de CHU, Conférence des Directeurs de Centres Hospitaliers)

6 administrations centrales (DGFIP, DGME, DGCL, DHOS, DGUHC et DGAS)

La Cour des Comptes et des représentants des Chambres Régionales des Comptes pour les juridictions financières

Structure Nationale Partenariale

Accessible sur Bercy colloc :

http://www.colloc.bercy.gouv.fr/colo_struct_fina_loca/dema_chai/conv_cadr_2.

html

Pour toutes les pièces justificatives, un accord local tripartite préalable à la mise en œuvre de la dématérialisation entre la collectivité/ le comptable/ la Chambre Régionale des Comptes

Pour les données comptables, un formulaire d’adhésion(Protocole PES)

Une convention cadre nationale depuis le 18 janvier 2010

rassemblant l’ensemble des préconisations nationales

Reprenant les travaux menés depuis 2005

Une convention cadre nationale depuis le 18 janvier 2010

rassemblant l’ensemble des préconisations nationales

Reprenant les travaux menés depuis 2005

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Une démarche progressive sur les Pièces Justificatives et le Protocole PES recette et dépense pour aboutir à une dématérialisation globale de la chaîne comptable et financière

Les travaux des différentes offres de dématérialisation proposées peuvent être menés en parallèle, selon les choix de chaque CEPL

PES V2

Etats justificatifs de paye / Aide

sociale

Délibérations et décisions

PJ de passation de

marché

Titres, mandats

Transmission des PJ

dématérialisées

bordereaux (Signature

électronique du flux PES)

PJ d’exécution de marché

PJ

La dématérialisation des PJ est conseillée avant l’engagement des

travaux du PES

Le PES aller recette et dépense est la modalité de transmission cible

des PJ dématérialisées

Concentrer les efforts sur le déploiement du PES

Dématérialiser le plus de PJ avant l’engagement des travaux de déploiement du PES

Préconisations de la convention cadre nationale

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La dématérialisation des pièces justificatives est à intensifier :une analyse des PJ (volume et nature) et des impacts sur les processus de la collectivité

Distinguer

les PJ créées par la collectivité

Au format bureautique qui ne nécessitent pas de signature

électronique : délibérations et arrêtés, pièces de passation de

marchés (hors acte d’engagement, contrat)

Au format XML qui nécessite un développement de l’éditeur ou

en interne

• les PJ cosignées par la collectivité et des tiers

Nécessitant la maîtrise de la signature électronique par la

collectivité et de sa vérification par le comptable et la CRC

Faire valider le projet par la DGFIP pour plus de sécurité

• les PJ reçues des tiers

Pouvant être numérisées lorsqu’elles ne sont pas

volumineuses

Dans l’attente de leur émission électronique par leur émetteur

(factures…)

Utiliser toutes les solutions simplificatrices prévues par la convention cadre nationale

Prioriser les PJ volumineuses

Travailler par type de PJ homogène : par service pour les collectivités importantes

sur des périmètres en cohérence avec le volume des PJ de la CEPL

Se référer aux solutions de dématérialisation et aux formats prévus par la convention cadre nationale :

Solutions définies de manière partenariale

en tenant compte des contraintes des collectivités pour faciliter la dématérialisation par les collectivités

Prioriser le format XML lorsque pour les PJ volumineuses créées par la CEPL gérées dans un logiciel adapté :

paye, aide sociale, frais de déplacement

Prioriser le format RTF ou PDF pour les PJ créées par la CEPL en bureautique/pas de numérisation :

délibérations/décisions, CCAP

Utiliser le format PDF après numérisation

PJ cosignées, émises par des tiers…

Signer un accord local décrivant les solutions convenues :

La signature engage la collectivité à respecter les solutions définies conjointement

La signature engage le comptable et le CRC à recevoir les documents selon les solutions définies en remplacement des documents papier

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• Déploiement du PES 804 budgets au 10 janvier 2012 : 274 BP et 530 BA Nombre de budgets avec PJ : 524 et 375 budgets avec signature Nombre de budgets sur Guichet XML : 74

L’état d’avancement de la dématérialisation

PayeTitres de recettes

Mandats et bordx

PJ passation

MP

Etats versement

d'aide sociale et

autres aides

Quittancement HLM

rôle factures de

recette

Délibérations et

arrêtés

Factures-PJ

execution MP-Carte

achat-

Total

avt 2001 4 26 0 0 0 1 0 0 31

2001 2 11 0 0 0 0 0 0 13

2002 0 21 0 0 0 0 0 0 21

2003 6 59 0 0 0 0 0 1 66

2004 28 66 0 0 0 4 0 1 99

2005 54 48 1 1 0 4 0 0 108

2006 482 23 0 27 2 1 0 2 537

2007 1600 15 1 13 0 1 3 4 1637

2008 1105 53 27 34 3 4 70 3 1299

2009 1356 75 58 55 1 12 205 78 1840

2010 1327 62 54 43 15 29 186 36 1752

2011 1212 66 63 89 42 27 219 78 1796

7176 525 204 262 63 83 683 203 9199

La Ville et le Département de Paris ont adopté le PES dépense etont mis en œuvre la dématérialisation des mandats et bordereauxla transmission des PJ électroniquesà compter de fin Septembre 2011

L’arrêté du 3 Août 2011 donne une nouvelle impulsion aux chantiers de

dématérialisation

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Deux dispositions majeures permettent de mobiliser tous les acteurs :

A compter du 1er janvier 2012, suppression des disquettes (et autres supports physiques)

Pour la transmission des flux comptables hors PES (protocoles de titres/mandats : Indigo, Hmandat…)

En conséquence, la transmission de tous les fichiers de virement et de prélèvement

La transmission des PJ électroniques par CDROM/DVDROM n’est pas concernée jusqu’à l’adoption du PES aller recette et dépense par la CEPL

Le support de transmission de remplacement : le Portail de la gestion publique

Mobilisation de la DGFIP pour tenir cette échéance vis à vis des collectivités notamment celles non encore utilisatrices du Portail Internet de la gestion publique et apporter l’appui pour y accéder :

69 000 organismes locaux habilités au 30/09/2011 (soit près de 60%)

134 000 utilisateurs sont habilités à consulter Hélios et au transfert de flux au 30/09/2011 (129 000 au 25/08/2011)

La date du 1er janvier 2012 sera gérée avec souplesse par les comptables publics à partir du moment où un ordonnateur lui propose des perspectives raisonnables.

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Deux dispositions majeures permettent de mobiliser tous les acteurs :

A compter du 1er janvier 2015, suppression des protocoles historiques (de type Indigo )et remplacement par le Protocole d ’échanges standard et de dématérialisation (PES V2):

Pour la transmission des titres, mandats, bordereaux

Pour la dématérialisation des titres, mandats, bordereaux

Pour la transmission des pièces justificatives électroniques

Le déploiement accéléré du PES est un sujet commun aux ordonnateurs et à la DGFIP, examiné à ce titre dans le cadre de la Structure nationale partenariale avec les associations d ’ordonnateurs pour déterminer les modalités d ’accompagnement respectives

Une organisation interne adéquate au sein de la DGFIP (niveau départemental -cellules régionales et pilotage national )

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Avant le passage au PES

P ro g ic ie l C L

Collectivité

L’ordonnateur Le comptable

Centre des Finances Publiques

2 flux parallèles Les données de prise en charge :

Indigo, Htitre, Hmandat…

Mandats, bordereaux de dépense “papier” Titres et bordereaux de recette “papier”

ayant valeur probante et produits au compte de gestion

Hélios

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Avec le passage au PES

P ro g ic ie l C L

Collectivité

L’ordonnateur Comptable

Centre des Finances Publiques

Hélios

Un seul flux : Le Protocole d’Echange Standard

Domaine recette et dépense

Avec signature électronique

Incluant les PJ électroniques

Ayant valeur probante et produits au compte de gestion

Plus de mandats/titres/bordereaux/PJ « papier »

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Le PES, un protocole qui permet une dématérialisation à valeur probante entre l’ordonnateur et le comptable

• Un protocole spécifique qui doit permettre d’optimiser Hélios• Enrichissement des données par l’ordonnateur (numéro régie, inventaire, emprunt, marché,

convention…)

• Un protocole ne permettant pas de valorisation par défaut : • Les données transmises par l’ordonnateur sont intégrées dans Hélios• Sans retraitement possible par Hélios ou par le comptable• Les flux transmis par l’ordonnateur sont restitués à la CRC dans le compte de gestion dès le

passage en production

• Un protocole permettant à l’ordonnateur de transmettre des informations enrichies à Hélios, d’où

• Un meilleur recouvrement amiable et contentieux (des tiers plus précis)

• Des fonctionnalités optimisées pour le comptable

• Un Contrôle hiérarchisé de la dépense (CHD) plus performant pour le comptable

• L’émargement automatique des recettes et dépenses à régulariser

• Des services améliorés : paiement à juste date, prélèvement sur le titre

• Des restitutions enrichies et plus précises à l’ordonnateur

• Un protocole spécifique qui doit permettre d’optimiser Hélios• Enrichissement des données par l’ordonnateur (numéro régie, inventaire, emprunt, marché,

convention…)

• Un protocole ne permettant pas de valorisation par défaut : • Les données transmises par l’ordonnateur sont intégrées dans Hélios• Sans retraitement possible par Hélios ou par le comptable• Les flux transmis par l’ordonnateur sont restitués à la CRC dans le compte de gestion dès le

passage en production

• Un protocole permettant à l’ordonnateur de transmettre des informations enrichies à Hélios, d’où

• Un meilleur recouvrement amiable et contentieux (des tiers plus précis)

• Des fonctionnalités optimisées pour le comptable

• Un Contrôle hiérarchisé de la dépense (CHD) plus performant pour le comptable

• L’émargement automatique des recettes et dépenses à régulariser

• Des services améliorés : paiement à juste date, prélèvement sur le titre

• Des restitutions enrichies et plus précises à l’ordonnateur

Développement par l’éditeur de nouvelles fonctionnalités dans le logiciel financier Valorisation de nouvelles informations par l’ordonnateur

Développement par l’éditeur de nouvelles fonctionnalités dans le logiciel financier Valorisation de nouvelles informations par l’ordonnateur

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La démarche de mise en œuvre du PES s’articule en 4 phases pour garantir la qualité de l’information et l’exploitation par Hélios

Phase 1Étape 1

LANCEMENT

Étape 2

CADRAGE

Préalable

VALIDATION du progiciel

EDITEUR

Phase 3

Étape 4

PASSAGE en PRODUCTIONet à la

DEMATERIALISATION

Phase 2

Étape 3

VALIDATION

CEPL

*Durées indicatives

Le préalable : la validation complète du logiciel de l’éditeur associée à une collectivité représentative sur les domaines gérés, suivie par le Pôle national de dématérialisation de la DGFIP

Une phase de cadrage destinée à préciser le périmètre et le calendrier des travaux

Une phase de test avec la collectivité avec le soutien de l’éditeur

Le passage en production dès que les flux sont corrects (tests OK) et validés par le pôle

national de dématérialisation.

Le passage à la dématérialisation (arrêt des flux papier) peut s’effectuer après quelque

temps d’usage

Les outils permettant le déploiement accéléré du Protocole d’Echange

Standard d’Hélios

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Le certificat électronique de signature de la DGFiP à destination des ordonnateurs

Rappel des objectifs de la solution proposée

Un certificat électronique à destination des ordonnateurs des collectivités et de leurs

représentants Délivré à titre gratuit par la DGFiP, de façon centralisée

Par accès au Portail de la Gestion Publique

Après habilitation préalable de la collectivité

Sur la base du renforcement du face à face demandeur/comptable permettant

la vérification de l’identité et de la qualité du demandeur

la vérification de la délégation de signature du demandeur

Après signature conjointe d’un contrat de service comportant (reprise d’une fonctionnalité existante), étendu à la demande du certificat de signature

Pour la signature des flux PES dans le cadre de la dématérialisation

des bordereaux récapitulatifs de titres et de mandats

Modalités de mise en œuvre du certificat pour la signature électronique

Deux types de certificats électroniques proposés aux ordonnateurs pour

sécuriser le dispositif

Un certificat d’authentification (Reprise des fonctionnalités existantes pour l’accès au portail)

Accès à l’échange des flux comptables (dépôt des fichiers aller Indigo…, PES, fichiers de virement et de prélèvement, réception des flux retour…)

Accès à la consultation d’Hélios

Un certificat de signature pour les seules personnes habilitées

Nouvelle fonctionnalité : signature des flux PES aller recette et dépense

permettant la dématérialisation des bordereaux de recette et de dépense

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Le certificat électronique de signature de la DGFiP à destination des ordonnateurs

Modalité d’utilisation du certificat de signature de la DGFiP par les CEPL

• La signature électronique des flux PES s’effectue sous la responsabilité de chaque ordonnateur

par un certificat électronique de signature

de la DGFiP ou référencé

selon le choix de la collectivité

par un outil de signature choisi librement

progiciel financier, parapheur

XéMéLios

Mise en place d’une organisation cohérente avec les délégations de signature en vigueur dans la collectivité

L’outil de signature de la DGFiP : les fonctionnalités de signature et de

vérification de XéMéLios

• XéMéLios version 5 étendu pour

La réalisation de la signature électronique des flux PES

Avec le certificat de signature de la DGFiP

Avec un certificat référencé

Dispositif technique prêt

Diffusion en cours

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L’outil XéMéLios de la DGFiP permet d ’exploiter les données dématérialisées

Développé et mis à disposition par la DGFiP Sources publiées sur le site public Adullact http://adullact.net/projects/xemelios/ Une version 5 de XéMéLios offrant une nouvelle ergonomie a été diffusée en Octobre

A base de logiciels libres Chaque partenaire est libre de réaliser des évolutions

Assure l’analyse et l’exploitation de données au format XML selon les schémas Validés par la convention cadre nationale Référencés par la convention cadre nationale Recherches multicritères, tris, visualisation et exports vers outils bureautiques

Utilisé par le comptable public et les juridictions financières Par la CEPL si elle le souhaite ou n’a pas d’outil spécifique

La modalité d’échange entre les collectivités et la DGFiP :

le Portail Internet de la gestion publique

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• Une généralisation de l’accès pour les collectivités effective depuis le 1er janvier 2011

• Le Portail permet aux collectivités notamment :

La consultation d’Hélios

La transmission des fichiers comptables (Indigo, PES), de virement et de prélèvement

Prochainement le retrait du certificat électronique de signature des fichiers PES

• Le Portail est la solution de transmission des fichiers actuellement transmis par disquette (ou support physique) (pour les CEPL qui n’envoient pas les flux par fil à Hélios)

Suppression des disquettes

À compter du 1er janvier 2012 pour les flux comptables (titres, mandats et bordereaux)

• mise à jour de l’arrêté du 27 juin 2007 portant application de l’article D1617-23 du CGCT (BCFR750735A) le 3 Août 2011 suite à décision partenariale

Le Portail de la gestion publique : la modalité d’échange entre les CEPL et la DGFiPmise à disposition par la DGFiP

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Le portail de la gestion publique :une modalité sécurisée de communication entre les collectivités et la DGFiP

Un accès simplifié qui ne nécessite pas d’installation de logiciel dédié

Une connexion simple par Internet

Associée à une authentification forte par certificat électronique délivré gratuitement

Des fonctionnalités qui ont vocation à s’enrichir Les fonctionnalités disponibles

L’échange des flux comptables• Quel que soit le protocole : PES, Indigo, H-titre, H-mandat

• Y compris les fichiers de prélèvements et de virement

La consultation d’Hélios :

l’état des paiements, du recouvrement, de la trésorerie…

La consultation du compte dépôt de fonds au Trésor des régisseurs

La transmission des valeurs foncières (Patrim Colloc)

près de 60% des CEPL

habilitées à ce jour

16 dispositifs de tiers de transmission homologués pour la transmission des

flux PES

Adullact

Agedi

Alternance Soft

Atexo

Berger Levrault

CG10

CG27

Dematis

Enovacum

Fast

Klekoon

SICTIAM

SITC

SITPI

SRCI

Telino

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Merci de votre attention

Mission HéliosPôle national de dématérialisation Immeuble Maille Nord III7 Porte Neuilly93160 NOISY LE GRAND cedex

Pierre JUANCHICH, directeur de la mission HéliosMarie Laure INISAN-EHRET, chef du Pôle national de dématérialisation

pole.demat@dgfip.finances.gouv.fr

Pour en savoir plus : le site Internet Bercy collochttp://www.colloc.bercy.gouv.frFinances locales/dématérialisation