LibQual+ à l'UBO : gestion du projet dans un SCD éclaté

Perrine Helly, journée d'étude LibQual+ à Paris le 29 avril 2009

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12 bibliothèques intégrées

5 sites à Brest

Bibliothèque droit-sciences-sport du Bouguen

Bibliothèque lettres et sciences humaines Segalen

Bibliothèque de Médecine

Bibliothèque d'économie-gestion Kergoat

Médiathèque d'IUFM

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12 bibliothèques intégrées (2)

3 sites à QuimperBibliothèque du Pôle Universitaire Pierre Jakez Hélias

Bibliothèque de l'IUT

Médiathèque d'IUFM

1 site à PlouzanéBibliothèque de l'esmisab

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12 bibliothèques intégrées (3)

Les 3 autres sites de la Bibliothèque de Formation des Maîtres

Médiathèque de Saint-Brieuc

Médiathèque de Vannes

Médiathèque de Rennes

(Intégration de la BFM dans le SCD en 2008)

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Répartition géographique du SCD

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Des difficultés de gestion habituelles

12 membres dans l'équipe de direction

Des réunions peu fréquentes et longues

Difficulté de tenir en permanence tout le monde au courant de tous les projets en cours (projets de site comme projets transversaux)

Un système de navette les mardi et jeudi entre Quimper, Brest et Plouzané

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Ressources humaines impliquées dans la gestion du projet

Un conservateur

Un stagiaire bibliothécaire de la FIBE S présent au SCD du 23/02 au 20/03/2009

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Calendrier prévisionnel

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I- Paramétrage de l'enquête

Choix des questions optionnelles et des disciplines : consultation des 12 membres de l'équipe de direction

Sondage par mail

→ prévoir un temps de retour...

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II- Communication externe

Campagne d'affichage

Page web d'explication

Synthèse pour le président de l'université

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II- Communication externe (2)

Transmission d'un « cahier des charges » au Service Communication le 12 janvierQui embauche un prestataire extérieurRetour : 7 propositions d'affiches le 27 février29 février : validation par l'équipe de directionEnvoi à l'impressionRéception des affiches le 11 mars

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II- Communication externe (3) l'affiche retenue

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Bonus : affiches rejetées

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Bonus (2) : affiches rejetées

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III- Communication interne

Intervention lors des 3 réunions de direction de novembre à début marsIntervention à l'occasion de 5 réunions de site (février-mars)Présentation commune aux collègues de Quimper (mars)Présentation commune aux collègues des médiathèques d'IUFM à Vannes (mars)Déplacement à Plouzané (mars)

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III- Communication interne (2)

Une partie des collègues se fait présenter l'enquête après son lancementD'où la rédaction de deux documents envoyés par courriel avant le lancement

Présentation synthétique de l'enquête

Synthèse des questions posées lors des réunions de site

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III- Communication interne (3) : réunion type

Les collègues sont d'abord invités à répondre au questionnaire (distribué au format papier)Présentation par diaporama du questionnaire : contenu, temps de réponsePrésentation de la communication externe (affichage...)Puis élargissement : que faire après l'enquête?

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IV- Déroulement de l'enquête (16 mars – 4 avril) : un contexte difficile

GrèvesIUT bloqué durant toute la périodeIUFM en situation difficile (journée IUFM mort 31 mars)Faculté de Lettres bloquée durant toute la période (mais la bibliothèque reste ouverte en général)Conseil des Présidents d'Université prévu à la faculté de Médecine fin mars

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Suivi des taux de réponse par site

Bibliothèque nb réponses LibQual

nb inscrits à la bibliothèque 2006

% répondants

Segalen 435 3856 11,28%

Bouguen 367 2943 12,47%

Kergoat 59 330 17,88%

Médecine 103 1434 7,18%

Pôle 62 857 7,23%

IUT 30 450 6,67%

Esmisab 41 170 24,12%

BFM Quimper 12 376 3,19%

BFM Vannes 55 516 10,66%

BFM Rennes 40 1397 2,86%

BFM St Brieuc 17 520 3,27%

BFM Brest 24 633 3,79%

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Pour obtenir un bon taux de réponse

Les étudiants se sentent membres de l'université

La bibliothèque reste ouverte durant l'enquête

Les collègues de l'accueil se sentent impliqués et relancent régulièrement les usagers

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Pour compenser

Prolongation de l'enquête jusqu'au 8 avril

Envoi d'un quatrième courriel aux usagers

Test : distribution de questionnaires papier

Relances FacebookCréation d'un événement : 200 invités, 50 inscritsMessages mur des groupes UBOCourriels membres de groupes UBO

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V-Les résultats

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VI- Après l'enquête

Comment annoncer les résultats...En interne?

En externe?

Gestion de projetsde site (accueil, espaces...)Mais aussi transversaux (documentation électronique, formations, collections)

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Merci de votre attention!

Des questions?

perrine.helly@univ-brest.fr

Ce diaporama sera disponible en ligne sur http://www.slideshare.net/phelly