Suite de l’enquête du GTAO Zoom sur quelques projets d’AO

Caroline Bruley, Hélène GarriauxNolwen Huet-Clément, Annaïg Mahé

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De l’enquête au zoom L’enquête L’objectif des zooms Les documents produits

Présentation des établissements et de leurs motivations L’INP de Toulouse L’Université Paris Ouest Nanterre L’Université de Nice Sophia Antipolis

Les points marquants des 3 zooms Les acteurs principaux Méthodologie de projet Le caractère évolutif des projets

Table ronde : zoom sur la gestion de projet

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L’enquête Lancée début avril 2007 par le GTAO afin de dresser un panorama des réalisations et des projets

d’archives ouvertes de la recherche 86 questionnaires ont été remplis par 74 établissements. Résultats publiés sur le wiki du GTAO :

http://gtao.wikidot.com/resultats-enquete Bilan : 1/3 des établissements engagés dans un projet d’AO dont la moitié en phase de démarrage,

nombre de dépôts faible, articulation avec les ENT limitée.

De l’enquête au zoom

→ Premier état des lieux nécessitant d’être relancé périodiquement (à faire) et d’être complété par des données plus qualitatives (but des zooms)

Les zooms Objectif : compléter les données quantitatives de l’enquête par des données plus précises et

qualitatives. Choix d’établissements ayant répondu à l’enquête et dont les projets d’AO ont bien évolué : faire

un nouvel état des lieux avec eux et voir le chemin parcouru et les choix effectués aux cours des 18 mois passés.

3 établissements, 4 enquêtrices qui se sont rendues sur place et entretenues avec les acteurs du ou des projets

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Les documents produits Un tableau de synthèse recensant les principaux éléments des projets dans les 3 établissements :

gestion de projet, l’archive et ses utilisateurs, l’archive et son contenu Un document de présentation du ou des projets par établissement Plusieurs documents produits par les établissements tout au long des projets ont également été

récupérés.

De l’enquête au zoom

→ Le tout est en ligne sur le … de Couperin (à compléter)

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L’Institut National Polytechnique de Toulouse Regroupe plusieurs écoles d'ingénieurs et fait partie des membres fondateurs du PRES Toulouse

(2006) Disciplines de recherche organisées autour des applications liées à l’aéronautique (particulièrement

l’informatique et l’automatique), de la chimie, la mécanique des fluides, les matériaux et l’agronomie.

Présentation des établissements et de leurs motivations

A commencé par les thèses en ligne … Participe dès début 2000 aux réunions organisées par le Ministère sur la publication des thèses

(projet Cyberthèses) En 2003 : projet d’un portail des thèses piloté par le SCD, ouverture en 2005

… et poursuivi avec les publications scientifiques 2006 : mise en place d’un portail des publications scientifiques, avec l’appui de la direction de la

recherche Objectif : créer une archive anglophone pour promouvoir le contenu de l’archive au niveau

international et l’ouverture aux membres du PRES qui souhaiteraient participer.

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L’Université Paris Ouest Nanterre Grande université francilienne pluridisciplinaire. Pôles d’excellence : l’archéologie et l’histoire, le droit et les sciences politiques, mais aussi

l’économie, les langues et la littérature. L’université regroupe 5 écoles doctorales.

Présentation des établissements et de leurs motivations

Souhaitait pouvoir gérer avec un même outil : L’aspect recherche : structures, individus, financements, …et disposer d’une base de données

complète sur l’organisation de la recherche à Paris Ouest. La dimension production scientifique : articles, revues, monographies, thèses, mémoires, colloques,

… et pouvoir faire du multi-dépôt en une fois.

De là est né le projet OGURE OGURE = Outil de Gestion Universitaire de l’information sur la Recherche de l’Etablissement. Application locale pouvant s’intégrer dans l’ENT Esup

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L’Université de Nice Sophia Antipolis Etablissement pluridisciplinaire développant des recherches dans tous les grands secteurs

scientifiques à l'exception des sciences de l'ingénieur. A mis en œuvre depuis plusieurs années une politique de mise en ligne des résultats de la

recherche sous l’égide du Conseil Scientifique. 3 projets d’AO en découlent :

Présentation des établissements et de leurs motivations

La plateforme REVEL A la fois outil d'édition électronique et site de publication en ligne des revues des équipes de

chercheurs de l’UNS Propose actuellement 11 revues en sciences humaines et sociales de l’UNS, dont 6 diffusées

depuis 2007 par Revues.org.

Une archive ouverte pour les travaux des chercheurs Prémices : interface HAL-UNICE de test, avec habillage à minima. Envisagée comme une manière alternative et complémentaire au circuit traditionnel de publication.

Les thèses en ligne Projet éminemment transversal Enjeux à la fois scientifiques (état de l’art de la recherche sur un sujet et nouvelles perspectives) et

académiques (soutenance publique validant un diplôme et donnant lieu à un grade universitaire).

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Les acteurs principaux Un ou 2 service(s) de l’université joue(nt) le rôle de moteur du projet.

Les points marquants des 3 zooms

Rôle central des SCD dans 5 des 6 projets A l’INPT, pour les deux projets : le SCD initie et organise le travail de réflexion et de mise en place et

maintient et fait évoluer les portails créés. Il a invité l’ensemble des acteurs volontaires à participer et à enrichir la réflexion pour proposer ensuite des applications répondant au mieux aux besoins de chacun.

A Nice, le SCD a été, dans les 3 cas, le porteur des projets d’AO.

Démarche « recherche » pour Paris Ouest Acteurs principaux : Division de la recherche (service d’Administration de la recherche et service de

Valorisation de la recherche) et Centre des Ressources Informatiques (CRI). Lié à la nature même du projet et à l’objectif de base : avoir une base de données à jour sur les

structures de la recherche. L’idée de la valorisation des publications fait partie du projet mais n’est pas la première accroche.

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Méthodologie de projet 2 types de méthodologie apparaissent :

Les points marquants des 3 zooms

Une démarche où la réflexion et la production de documents préparatoires sont centrales Cas du projet thèses en ligne de l’UNSA, où une méthodologie de projet rigoureuse a été mise en

place : identification des chantiers, association des différents acteurs de l’UNS, documentation systématique de toutes les étapes, communications et validations devant les différentes instances.

Une démarche basée sur une mise en place rapide de l’archive Le recentrage est fait au fur et à mesure de l’avancée du projet, de façon très pratique. Cas de l’INPT pour le portail des thèses et de Nice pour REVEL : délais courts (suite au vote du

double dépôt à l’INPT et compte tenu du délai de réalisation imparti à Nice) : mise en place des plateformes en 4 mois.

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Le caractère évolutif des projets En fonction des réorientations politiques ou techniques de l’établissement Suite à un bilan de fonctionnement des plateformes

Les projets peuvent subir des modifications ou des réorientations importantes.

Les points marquants des 3 zooms

A Paris Ouest 2005 : archive Eprints mise en place pour valoriser l’ensemble de la production scientifique de

l’établissement. Apparition de nouveaux besoins : disposer d’une base de données décrivant au mieux les

différentes structures de la recherche et leur environnement. Un nouveau projet aux ambitions plus larges, gérant ces 2 aspects, voit alors le jour : ce sera

OGURE. Plateforme EPrints aujourd’hui fermée.

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Le caractère évolutif des projets (suite)

Les points marquants des 3 zooms

A l’Université de Nice Après son lancement officiel en 2004 : franc succès de la plateforme REVEL, mais difficile de la

maintenir en mode autonome. 2006 : scénarios de mutualisation (avec la région PACA, avec l’Université d’Angers) explorés ; sans

aboutir, les besoins différant trop. Après réflexion, réorientation de REVEL vers une activité de plateforme pépinière :

l’équipe projet continue de recenser les besoins, de former les équipes, de leur apporter le soutien éditorial nécessaire (conseils, aide à la mise en ligne…) et de s’impliquer dans l’initiation des jeunes chercheurs aux conditions de la publication scientifique ;

chaque fois que cela est possible, les revues sont orientées vers une publication sur des plateformes nationales reconnues. En 2007/2008, 6 revues migrent ainsi sur Revues.org. Revel devenant une plateforme pépinière face aux contraintes de gestion de la plateforme

Enfin, lors de la mise en place de tous ces projets, l’intégration à l’ENT n’a pas été possible immédiatement, les établissements ont donc tous travaillé à cette intégration progressive, qui est désormais effective à Nice.

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Approfondissons ces questions

TABLE RONDE « Gestion de projet »

Participants

Silvio Carella – Université Paris OuestJean-Marie Le Bechec – INP ToulouseMarie-Luce Rauzy – Université de Nice

Table ronde