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Projet d'externalisation DIRISI GROUPE : GRANOLA CHEF DE PROJET : MATTHIEU MEGALY MEMBRE DU GROUPE : JORDAN BORGES; MATHIEU CHANELIERE; HEIDI DERRAS Jeudi 19 Février 2015 1

Présentation Soutenance Externalisation

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Page 1: Présentation Soutenance Externalisation

Projet d'externalisationDIRISIGROUPE : GRANOLA

CHEF DE PROJET : MAT THIEU MEGALY

MEMBRE DU GROUPE : JORDAN BORGES; MATHIEU CHANELIERE; HEIDI DERRAS

Jeudi 19 Février 20151

Page 2: Présentation Soutenance Externalisation

Présentation de l’équipe

Nom : Matthieu MEGALYRôle : Chef de ProjetTraitement des parties : 2 & 4

Nom: Jordan BORGESTraitement des parties :

3 & 4

Nom: Mathieu CHANELIERETraitement des parties :

1 & 4

Nom: Heidi DERRASTraitement des parties :

1 & 4

2

Page 3: Présentation Soutenance Externalisation

Sommaire

Partie 1 : Accompagnement dans la phase de préparation d’un sourcing

Partie 2 : Etude de la stratégie de sous-traitance

Partie 3 : Identification des points clés de l’externalisation d’un service

Partie 4 : Etude sur la solution de sourcing « Cloud Computing »

3

Page 4: Présentation Soutenance Externalisation

Sommaire – Partie 1 rédigée par :

• Le planning de l’appel d’offre

• Organisation de l’équipe

• Démarche de gestion de l’appel d’offre

• Critère de sélection des fournisseurs

• Budget de l’appel d’offre

• Choix d’un scénario

• Liste des domaines et pratiques e-SCM

Partie 1 : Accompagnement dans la phase de préparation d’un sourcing

Partie 2 : Etude de la stratégie de sous-traitance

Partie 3 : Identification des points clés de l’externalisation d’un service

Partie 4 : Etude sur la solution de sourcing « Cloud Computing »

Partie 2 : Etude de la stratégie de sous-traitance

Partie 1 : Accompagnement dans la phase de préparation d’un sourcing

Partie 3 : Identification des points clés de l’externalisation d’un service

Partie 4 : Etude sur la solution de sourcing« Cloud Computing »

MC HD

4

Page 5: Présentation Soutenance Externalisation

La planning de l’appel d’offre

Partie 2 : Etude de la stratégie de sous-traitance

Partie 1 : Accompagnement dans la phase de préparation d’un sourcing

Partie 3 : Identification des points clés de l’externalisation d’un service

Partie 4 : Etude sur la solution de sourcing« Cloud Computing »

Ph

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Ph

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Durée de l’appel d’offre = 6 mois

Signature du contrat

Consultation des fournisseurs et

présentation des produits

Réunion de Lancement

Processus de l’appel d’offre

Préparation du cahier des charges

Phase de préparation

Rencontre et questions des fournisseurs

Questions/Réponses des fournisseurs

Analyse des réponses

Sélection définitive

Phase d’analyse Phase de négociation

Négociation financière contractuelle

Proof of Concept des solutions

5

3 semaines

≈ 1,5 mois ≈ 2,5 mois ≈ 1 mois

2 semaines

Page 6: Présentation Soutenance Externalisation

Organisation de l’équipe

Partie 2 : Etude de la stratégie de sous-traitance

Partie 1 : Accompagnement dans la phase de préparation d’un sourcing

Partie 3 : Identification des points clés de l’externalisation d’un service

Partie 4 : Etude sur la solution de sourcing« Cloud Computing »

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Acteurs divisés selon leur rôle :

DIRISI

Cabinet Consulting

Prestataires

DIRISICabinet

Consulting

Prestataires

Taches DSI Dir Financière CDP MOE

(3)

MOA

(3)

Juriste AMOA Candidat

(séparer éditeur

/ intégrateur)

1. Rencontre fournisseurs –

Présentation des produits

I A,R C C R

2. Processus de l’appel d’offres I A,R C C I

3. Préparation du cahier des charges C A,R C R C C I

4. Rencontre et questions des

fournisseurs

I A R R C

5. Analyse des réponses A,R I I C

6. Proof of Concept des solutions I A C C C R

7. Négociation financière contractuelle I C A,R R

8. Sélection définitive C A,R R C

Page 7: Présentation Soutenance Externalisation

Démarche de gestion de l’appel d’offre

Partie 2 : Etude de la stratégie de sous-traitance

Partie 1 : Accompagnement dans la phase de préparation d’un sourcing

Partie 3 : Identification des points clés de l’externalisation d’un service

Partie 4 : Etude sur la solution de sourcing« Cloud Computing »

Choix « Make or Buy ? » = Buy

Durée de l’AO : 6 mois

Pas de limite au niveau des candidatures

3 candidats retenus en short-list

Ajout d’une étape supplémentaire : POC

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Page 8: Présentation Soutenance Externalisation

Critère de sélection des fournisseurs

Partie 2 : Etude de la stratégie de sous-traitance

Partie 1 : Accompagnement dans la phase de préparation d’un sourcing

Partie 3 : Identification des points clés de l’externalisation d’un service

Partie 4 : Etude sur la solution de sourcing« Cloud Computing »

Critère d’attribution au niveau des offres : Technique

Financier

Critères de sélection des fournisseurs :

Critères d’attribution Coefficient de pondération

Critère 1 : La réponse technique à la demande 60 %

Critère 2 : Le prix 40 %

Choix final : Mieux disant

CritèresPondération

(%)

Validité de la méthodologie et de l’organisation proposées 10 %

Compétence et expérience du fournisseur 10 %

Compréhension de l’appel d’offre 10 %

Qualité et précision de l’offre 20 %

Calendrier du projet réaliste 10 %

Situation financière du fournisseur 5 %

Qualité de la formation et des supports 5 %

Localisation géographique 5 %

Politique de garantie 10 %

Sous-traitance du fournisseur 5 %

Coût global du projet 10 %

8

Page 9: Présentation Soutenance Externalisation

Budget de l’appel d’offre 1/2

Partie 2 : Etude de la stratégie de sous-traitance

Partie 1 : Accompagnement dans la phase de préparation d’un sourcing

Partie 3 : Identification des points clés de l’externalisation d’un service

Partie 4 : Etude sur la solution de sourcing« Cloud Computing »

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Page 10: Présentation Soutenance Externalisation

Budget de l’appel d’offre 2/2

Partie 2 : Etude de la stratégie de sous-traitance

Partie 1 : Accompagnement dans la phase de préparation d’un sourcing

Partie 3 : Identification des points clés de l’externalisation d’un service

Partie 4 : Etude sur la solution de sourcing« Cloud Computing »

Casquette Initiales Coûts de la journée

de travail effectif

Directeur des Systèmes d’Information DSI 800 €

Direction Financière DAF 800 €

Chef de projets informatiques ou Maîtrise d’Œuvre CPMOE 400 €

Chef du projet utilisateur ou Maîtrise d’Ouvrage CPMOA 385 €

Assistance à Maitrise d’Ouvrage AMOA 300 €

Juridique Jur 550 €

Coût global de l’appel d’offre = 100 625 €Charge de travail estimée = 245 JH

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Page 11: Présentation Soutenance Externalisation

Choix d’un scénario

Editeur Intégrateur

Adaptabilité au contexte de la SA

(Code des marchés publics)

Réactivité

Garantie de confidentialité

Communication

Connaissance du fonctionnement des marchés publics

Complexité de la solution (Modules standards)

Gestion d’un projet d’envergure

Partie 2 : Etude de la stratégie de sous-traitance

Partie 1 : Accompagnement dans la phase de préparation d’un sourcing

Partie 3 : Identification des points clés de l’externalisation d’un service

Partie 4 : Etude sur la solution de sourcing« Cloud Computing »

Cas de la Société d’Armement :

Couverture étendue à partir des modules standard pour l’ERP

Clause de confidentialité (secret défense)

Fonction publique d’Etat

Code des marchés publics

Tableau comparatif entre les différents scénario :

Choix d’un Editeur

Choix d’un intégrateur associé à l’éditeur

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Page 12: Présentation Soutenance Externalisation

Liste des domaines et pratiques e-SCM

Partie 2 : Etude de la stratégie de sous-traitance

Partie 1 : Accompagnement dans la phase de préparation d’un sourcing

Partie 3 : Identification des points clés de l’externalisation d’un service

Partie 4 : Etude sur la solution de sourcing« Cloud Computing »

Permanent

Phases Code Domaines d'aptitude Points

concernés

Analyse APP Approche de sourcing, traite du choix du type de sourcing à adopter pour une

opportunité donnée1.2 - 1.3 –

1.5

app01 Approche du sourcing (1.3)

app02 Business Case (1.5)

app03 Modèle de gouvernance (1.2)

app05 Décision de lancement

Démarrage PLN Planification du sourcing, traite de la mise en œuvre d'une approche planifiée d'une

opération de sourcing1.1

pln01 Mise en place du projet de sourcing

pln02 Définition du service attendu

pln03 Procédure de sélection des prestataires

pln04 Critères d’évaluation

pln05 Préparation du cahier des charges

SPE Evaluation des prestataires, traite de l'identification des prestataires candidats, de

l'analyse des services proposés et de la sélection des prestataires les mieux adaptés 1.4

spe01 Communication du cahier des charges

spe02 Evaluation des prestataires

spe03 Sélection des candidats

Dans le cas présent les phases retenues sont:

Les domaines d’aptitude retenus sont :

Approche du sourcing (APP) Planification (PLN) Evaluation des prestataires (SPE)

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Page 13: Présentation Soutenance Externalisation

Sommaire – Partie 2 rédigée par :

Partie 1 : Accompagnement dans la phase de préparation d’un sourcing

• Description du projet de sous traitance de Renault

• Diagnostic du cas Renault

• Diagnostic du cas de la DIRISI

• Améliorations proposées

Partie 2 : Etude de la stratégie de sous-traitance

Partie 3 : Identification des points clés de l’externalisation d’un service

Partie 4 : Etude sur la solution de sourcing « Cloud Computing »

Partie 2 : Etude de la stratégie de sous-traitance

Partie 1 : Accompagnement dans la phase de préparation d’un sourcing

Partie 3 : Identification des points clés de l’externalisation d’un service

Partie 4 : Etude sur la solution de sourcing« Cloud Computing »

MM

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Page 14: Présentation Soutenance Externalisation

Le projet de sous-traitance de RenaultEnjeux :

◦ Améliorer la qualité des services

◦ Rationnaliser le parc informatique

◦ Réduire et maitriser les coûts

Objectifs :◦ Standardiser

◦ Banaliser

◦ Verrouiller

◦ Réduire les coûts de 30% d'ici 2010

Partie 2 : Etude de la stratégie de sous-traitance

Partie 1 : Accompagnement dans la phase de préparation d’un sourcing

Partie 3 : Identification des points clés de l’externalisation d’un service

Partie 4 : Etude sur la solution de sourcing« Cloud Computing »

Taille colossale du parc info

Hétérogénéité du parc appli

Nombreuses zones Géo

Secteur privé concurrentiel

Contraintes sociales

Contraintes spécifiques :

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Page 15: Présentation Soutenance Externalisation

Diagnostic du cas Renault

Partie 2 : Etude de la stratégie de sous-traitance

Partie 1 : Accompagnement dans la phase de préparation d’un sourcing

Partie 3 : Identification des points clés de l’externalisation d’un service

Partie 4 : Etude sur la solution de sourcing« Cloud Computing »

Domaine Maitrisé

• Stratégie

• Gestion de la valeur & Connaissances

• Etude d'opportunité

• Evaluation des partenaires

• Contractualisation

Domaine partiellement connu

• Gestion de la gouvernance, des relations et des changements

• Approche de sourcing

• Planification du sourcing

• Gestion des services

• Réversibilité

Domaine non couvert

• Transfert du service

• Gestion des ressources humaines

• Gestion de la technologie et des risques

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Page 16: Présentation Soutenance Externalisation

Le cas de la DIRISIDiagnostic difficile à mener

Enjeux :◦ Réduire les coûts

◦ Réduire les effectifs

◦ Améliorer la performance

Moyens eSCM :◦ Massification (réduire le nombre de

fournisseurs comme le cas Renault)

◦ Industrialisation (standards et normes)

◦ Mutualisation

◦ Gouvernance

Partie 2 : Etude de la stratégie de sous-traitance

Partie 1 : Accompagnement dans la phase de préparation d’un sourcing

Partie 3 : Identification des points clés de l’externalisation d’un service

Partie 4 : Etude sur la solution de sourcing« Cloud Computing »

Risques élevés (sécurités, réglementaires, sociales)

Besoin de confidentialité

Importance de l'informatique élevée

Parc informatique colossal

Contraintes spécifiques :

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Page 17: Présentation Soutenance Externalisation

Améliorations proposées

Partie 2 : Etude de la stratégie de sous-traitance

Partie 1 : Accompagnement dans la phase de préparation d’un sourcing

Partie 3 : Identification des points clés de l’externalisation d’un service

Partie 4 : Etude sur la solution de sourcing« Cloud Computing »

Externalisation Renault

Externalisation DIRISI

Des conditions différentes

Confier un périmètre maitrisé

par le client

Bien choisir son prestataire

Reporting (indicateurs de performance)

Collaborer

Bonnes pratiques eSCM F.C.S

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Page 18: Présentation Soutenance Externalisation

Sommaire – Partie 3 rédigée par :

Partie 1 : Accompagnement dans la phase de préparation d’un sourcing

Partie 2 : Etude de la stratégie de sous-traitance

• Plan d’action pour l’externalisation

• Tableau des risques

Partie 3 : Identification des points clés de l’externalisation d’un service

Partie 4 : Etude sur la solution de sourcing « Cloud Computing »

Partie 2 : Etude de la stratégie de sous-traitance

Partie 1 : Accompagnement dans la phase de préparation d’un sourcing

Partie 3 : Identification des points clés de l’externalisation d’un service

Partie 4 : Etude sur la solution de sourcing« Cloud Computing »

JB

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Page 19: Présentation Soutenance Externalisation

Plan d’action pour l’externalisation

Partie 2 : Etude de la stratégie de sous-traitance

Partie 1 : Accompagnement dans la phase de préparation d’un sourcing

Partie 3 : Identification des points clés de l’externalisation d’un service

Partie 4 : Etude sur la solution de sourcing« Cloud Computing »

TechniqueFonctionnel

OpérationnelStratégique

Ressource humaineJuridique

Appel d’offreSélection des candidatsAnalyser les réponses

Schéma directeurInterfacer les outils

Liens entre les intervenants

Phase de recette

Pilotage en interneCadre de gouvernance

Préparation du projet Choix du prestataire Transition Activités de suivi

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Page 20: Présentation Soutenance Externalisation

Tableau des risquesPERTE DE MAITRISE DE SON SYSTEME D'INFORMATION

Capacité financière du prestataire limité

Sous-traitance en cascadeCompétences, Sécurité applicative / données, Réversibilité

INTERVENTIONS DISTANTES ET AUX DISPOSITIFS DE TELEMAINTENANCE

Intrusions / Gestion des mots de passes / Sécurité des systèmes / risques humains / Sécurité technique et organisationnelles

L’HEBERGEMENT MUTUALISE

Attaque du prestataire : Disponibilité / intégrité / Confidentialité

Juridique : Journaux d’évènements / Suivi du service hébergé / Modalités de prévention d’une attaques / Réaction suite à un incident

Partie 2 : Etude de la stratégie de sous-traitance

Partie 1 : Accompagnement dans la phase de préparation d’un sourcing

Partie 3 : Identification des points clés de l’externalisation d’un service

Partie 4 : Etude sur la solution de sourcing« Cloud Computing »

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Page 21: Présentation Soutenance Externalisation

Sommaire – Partie 4 réalisée par :

Partie 1 : Accompagnement dans la phase de préparation d’un sourcing

Partie 2 : Etude de la stratégie de sous-traitance

Partie 3 : Identification des points clés de l’externalisation d’un service

• Avantages & Inconvénients du mode SaaS

• Choix d’un ERP mode SaaS vs On premise

Partie 4 : Etude sur la solution de sourcing « Cloud Computing »

Partie 2 : Etude de la stratégie de sous-traitance

Partie 1 : Accompagnement dans la phase de préparation d’un sourcing

Partie 3 : Identification des points clés de l’externalisation d’un service

Partie 4 : Etude sur la solution de sourcing« Cloud Computing »

MC HD JB MM

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Page 22: Présentation Soutenance Externalisation

Avantages & Inconvénients du mode SaaS

Partie 2 : Etude de la stratégie de sous-traitance

Partie 1 : Accompagnement dans la phase de préparation d’un sourcing

Partie 3 : Identification des points clés de l’externalisation d’un service

Partie 4 : Etude sur la solution de sourcing« Cloud Computing »

• Agilité / Flexibilité

• Mise en œuvre rapide

• Réversibilité

• Maintenabilité

• Mobilité

Forces

• Latence réseau

• Dépendance du prestataire

• Manque de standardisation

• Personnalisation limitées

Faiblesses

• Economies financières

• Economie de temps

• Economie d’efforts

• Impact écologique réduite

Opportunités

•Sécurité et Confidentialité

•Retour difficile à un service informatique interne

•Maitrise du S.I plus compliquée

Menaces

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Page 23: Présentation Soutenance Externalisation

Choix d’un ERP mode SaaS vs On premise

Partie 2 : Etude de la stratégie de sous-traitance

Partie 1 : Accompagnement dans la phase de préparation d’un sourcing

Partie 3 : Identification des points clés de l’externalisation d’un service

Partie 4 : Etude sur la solution de sourcing« Cloud Computing »

Les dépenses d’investissement (CAPEX) est faible.

Coût d’installation très faible

Pas besoin d’infrastructure matériel. Une connexion internet est cependant nécessaire

Ressource informatique internet limité voire inexistante et aucun plan d’investissement nécessaire

Accès à l’application via un portail internet ou une application mobile

Redevance de licence d'abonnement mensuel qui comprend les logiciels, mises à jour quotidiennes , et les sauvegardes

Les fournisseurs s’occupent des mise à jours du logiciel de manière régulière et sans coût additionnel

Le temps de mise en place est bien inférieur

La personnalisation est très limitée

La reprise après sinistre est de la responsabilité du fournisseur et est inclus dans le cadre de la commission de souscription

Plus l'entreprise est grande, plus les coûts CAPEX sont intéressants

Les coûts d'installation sont élevés

Souvent, cela représente : le matériel serveur , logiciels , stockage , sauvegardes de données et de reprise après sinistre

Ressources indispensable pour le support de la stratégie informatique

Application Client Server pour un accès local ou via un control à distance Citrix.

Frais de licence du logiciels ainsi que les frais de maintenance annuel qui assure le support et les mise à niveau des fonctionnalités

Le Fournisseur met à jour le logiciel pendant les 24-36 premiers mois . Cependant, les mises à jour ou les améliorations peuvent prendre des mois

Le temps de mise en place est beaucoup plus long

Total personnalisation possible

La reprise après sinistre est de la responsabilité du client

Saas

On

Pre

mise

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Page 24: Présentation Soutenance Externalisation

Merci pour votre attention

Avez-vous des questions ?

Pour toute question ultérieure :

Matthieu MEGALY- Chef de projet

[email protected]

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