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Presentation given by Benoît Tricourt, Belgium, at the seminar on information systems for human resources management in public administration, organised by SIGMA and the Direction générale de la fonction publique algérienne in Algiers, 7-8 December 2012.
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Séminaire surLes systèmes d’information pour la gestion des ressources humaines
dans l’administration publique
Alger 7-8 décembre 2012
SIGMAet la
Direction Générale de la Fonction Publique d’Algérie
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Le SIRH en Belgique : les tableaux de bord équilibrés et autres outils automatisés pour la gestion du
personnel
Benoît Tricourt, Attaché Senior Automatisation & ReportingSPF Santé Publique
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1. SIRH en Belgique : état des lieux2. Modèle eHR (SPF Santé Publique)
2.1 Gestion de projet2.2 Modèle de gouvernance2.3 Contrôle de gestion
3. Tableaux de bord en Belgique4. Tableaux de bord équilibrés (SPF Santé Publique)
Agenda
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Pas de réel système intégré regroupant les données des fonctionnaires fédéraux !
Mais systèmes « business » fragmentés (Payroll (SCDF), formation (IFA), Signalétique (Pdata), Werkamed (Empreva), Absentéisme (Medex), …) dans lesquels chaque organisation enregistre des données.
Problèmes = Données incomplètes : liées au « business » de chaque
application, Données dupliquées : augmentation de la charge de travail et
des erreurs, Données non intégrées : pas de reporting global, de vue
d’ensemble …
1. Le SIRH en Belgique : Etat des lieux
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SPF transversaux et SPF verticaux
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SPF Personnel & Organisation
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1. Le SIRH en Belgique : Etat des lieux
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Depuis 2007 : volonté politique de mettre en place un système totalement intégré (signalétique – time – ESS/MSS – payroll – learning – BI) pour la gestion RH des fonctionnaires fédéraux via le SPF P&O (SPF horizontal, maître d’oeuvre).
5 ans après … échec (relatif) … car : Mauvaise gestion interne du projet (stratégie de roll-out,
modèle de gouvernance, expertise, …) Réglementations trop complexes (mauvais choix stratégiques
vis-à-vis des spécificités du secteur publique : Built it or Buy it ?)
Sous-utilisation des données externes et des lessons learned des SPF verticaux
1. Le SIRH en Belgique : Etat des lieux
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Volonté stratégique de Peter Samyn (Directeur RH du SPF Santé publique): moderniser le service RH
40% Debohra e-HR, Protime, Manuel de qualité
Contact Center, ESS/MSS, Accueil, Intranet, …
BPR (Manuel de qualité) Plan global de développement, Management intégral, recrutement STAR, Exit-interviews, …
Mise en place de la stratégie et des plans d’action sur base des tableaux de bord
Aujourd’hui
HR administration
Transactions
Amelioration de la performance
Strategie
30%
25%
5%
% Temps, effort, coût
Futur
20%
20%
20%
Stratégie
HR administration
Amelioration de la performance
40%
Transactions
RH Change
2. Modèle eHR (SPF Santé publique)
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2. Modèle eHR (SPF Santé publique)DeBOHRA (Data Base Oracle for Human Resources Administration)
Signalétiques
Jobs & Positions
Learning managementCalendrier
de travail
Payroll
Encodage manuel back-office
BI (Business Intelligence)• Management reporting• Monitoring (contrôle) / controle (payroll,
…)• Tableau de bord
ESS
MSS
Hierarchy line RH Departement
Inter
faces
Applications tierces / externes- ProTime - Absentéisme- OID - Organigramme- Siebel - IFA- Pdata - Werkamed
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E2. Modèle eHR (SPF Santé publique)
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Equipe de projet pluridisciplinaire dédiée = chef de projet, consultants, IT support, data stewart, reporting expert, learning expert, change manager & gestionnaire fonctionnel
Gestion du changement = modèle ADKAR (Awareness, Desire, Knowledge, Ability, Reinforcement)
Gestion participative = équipe projet supportée par les « utilisateurs-clé » (responsable de la validation du design par domaine (= gestionnaire de portefeuille de processus))
Orientation produit / qualité = critères d’acception clairement définis ; limites techniques connues de tous … .
2.1 Gestion de projet
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Employee self-service & Manager self-service
Les données appartiennent aux utilisateurs finaux ! Chaque collaborateur du SPF a accès à son propre dossier personnel informatisé via une porte d’entrée unique et sécurisée (Employee Self-service (ESS)). Il est responsable de : La vérification de ses propres données; La mise à jour de ses propres données.
En cas de mise à jour (selon le type de demande) un worklow (+ mailer) est initié pour approbation vers le chef et/ou la ligne hiérarchique, … mais le service RH doit toujours valider / vérifier avant l’enregistrement dans la base de données.
2.2 Modèle de gouvernance
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Premier garant de la qualité (intrinsèque et extrinsèque) des données: transparence complète des informations (ESS/MSS, eOrganigramme,
tableau de bord, …) utilisation centrale des données DeBOHRA dans les processus tiers
(gestion du temps, ICT, …) = pas de données dupliquées, relations master/slave clairement définies !
MAIS très peu de contrôles internes à l’application (n° BIC/IBAN, RRN, …) car la fonction publique nécessite une adaptation de la solution standard, donc besoin de contrôles supplémentaires (non prévus dans l’application): Baromètre dataquality = mesure périodique de la qualité intrinsèque
des données clés (impact financier, impact sur interface, …) Rapport de monitoring = croisement de tables pour identifier les
incohérences.
2.3 Contrôle de gestion
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Pas de tableaux de bord équilibrés et intégrés RH à cause du morcèlement des sources d’information (Pdata, Medex, IFA, Monfed, …)
Les objectifs sont définis top-down par le secrétaire d’état à la fonction publique via la note de politique générale (ex: un départ sur trois à la retraire sera remplacé …).
Mais reporting & monitoring ad-hoc selon les sources d’information : Evolution du nombre d’ETP (budgétaire) (MonFed) Cadastre des fonctionnaires fédéraux (Pdata) Estimations des départs à la retraite (Pdata) % d’absentéisme (Medex) …
Autre initiative = FED20 ; benchmarking des administrations participantes autour de 20 indicateurs RH. Utile pour comparer les résultats de son organisation à la moyenne des autres organisations.
3. Les tableaux de bord en Belgique
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66 indicateurs sont étudiés dans le tableau de bord RH (dont 43 sont calculés automatiquement). La source d’information principale = DeBOHRA mais d’autres sources sont croisées (master pour domaines spécifiques) : gestion du temps, données salariales, absentéisme, … .
Equilibrés ? = 4 dimensions
I. Stratégie et planning
II. Mouvement du personnel
III. Gestion des connaissances et des compétences
IV. Gestion humaine
4. Les tableaux de bord équilibrés (SPF Santé publique)
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La mesure doit accompagner un objectif global les tableaux de bord sont basés sur les indicateurs ‘SMART’ du plan opérationnel des managersEt entraîner des actions de correction …
Le plan opérationnel est défini suite au plan stratégique de l’organisation (SPF) selon la logique de la cascade des objectifs et est répercuté au niveau service / individuel via l’outil Cercles de développement (planification & évaluation) :
Plan stratégique
Plan opérationnel
Cercles de développement
Cascade des objectifs(top-down)
Reporting des résultats(bottom-up)
BSC Corporate
Tableaux de bord (DG)
Tableaux de bord (team meetings)
4. Les tableaux de bord équilibrés (SPF Santé publique)
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Le plan stratégique du SPF est évalué et discuté (au sein du DirCom) périodiquement (tous les 3 mois) via la BSC Corporate (Cockpit du Président) + définition de plans d’action(8 indicateurs RH)
Le plan opérationnel RH est évalué et discuté (au sein du Stafmeeting RH) périodiquement (tous les mois) via le tableau de bord + définition de plans d’action (66 indicateurs RH)
Les plans opérationnel par service sont évalués et discutés (au sein des réunions d’équipes) périodiquement + définition de plans d’action (… indicateurs RH)
4. Les tableaux de bord équilibrés (SPF Santé publique)
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La fonction de signal (par rapport aux objectifs stratégiques / opérationnels) est assurée par les tableaux de bord en temps réel.
En cas d’indicateurs « rouge » un plan d’action est attendu ainsi que des décisions managériales. Les tableaux de bord équilibrés et intégrés permettent de prendre les bonnes décisions au bon moment.
Le système intégré des ressources humaines (DeBOHRA) permet de partager les rapports RH essentiels avec chaque chef fonctionnel (via MSS) afin qu’il assure son rôle de manager intégral (premier relai de la politique RH) :
4. Les tableaux de bord équilibrés (SPF Santé publique)
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Exemple de KPI « Stratégie &Planning »(niveau opérationnel)
Suivi mensuel du budget du Personnel dépensé Taux d’occupation du plan de personnel Suivi mensuel de l’application du Cadre linguistique Pourcentage de personnel RH …
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Exemple de KPI « Mouvement du personnel »(niveau opérationnel)
Analyse des entretiens de sorties (raisons des départs volontaires)
Recrutements réussis Turn-over Temps moyen d’engagement Evolution annuelle du personnel contractuel / statutaire Mobilité interne …
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Exemple de KPI « Gestion des compétences » (niveau opérationnel)
Etat des stages en vue des nominations Effort de formation Bilinguisme Représentativité junior / senior Etat des lieux de la description des processus P&O Participation & Satisfaction au Trajet Intégration Taux d’inscription et de réussite aux formations certifiées Participation & Satisfaction au trajet Management Intégral …
4. Les tableaux de bord équilibrés (SPF Santé publique)
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Exemple de KPI « Gestion humaine »(niveau opérationnel)
Enquête de satisfaction Cercles de développement Pourcentage de femme dans fonction de management Analyse quantitative du Contact center P&O Dashboard Absentéisme (%, contrôle, nombre d’absence d’un
jour, …) Pourcentage de personnel avec handicap Nombre / Durée des accidents du travail …
4. Les tableaux de bord équilibrés (SPF Santé publique)
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Questions ?
Merci !
