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1 © copyright EVER TEAM 2014 Certifier son système d’archivage marque NF 461, le plus dur est de s’y mettre !!! Retour d’expérience SAE interne de la société EVER TEAM Christian DUBOURG – Directeur 20/11/2014

Certifier son système d’archivage marque NF 461, le plus dur est de s’y mettre !!!

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1© copyright EVER TEAM 2014

Certifier son système d’archivage marque NF 461, le plus dur est de s’y

mettre !!!

Retour d’expérienceSAE interne de la société EVER TEAM

Christian DUBOURG – Directeur20/11/2014

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Agenda

1. EVER TEAM en bref

2. NF Z42013, ISO 14641-1 et marque NF 461

3. Le processus de certification

4. Le SAE interne de la société EVER TEAM

5. Calendrier du projet certification

6. Q&A

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EVER TEAM en bref

1er éditeur européen de solutions intégrées de

gestion de contenu d’entreprise

+ 20 ans d’expertise en gestion de Documents et de

Contenu

Plus de 1300 clients en EMEA

65% du CA à l’international

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EverSuite spectre fonctionnel

EverSuite Content Analytics

Socle EverSuite

Recherche multi-sources & valorisation

EverSuiteCase Management

EverSuiteContent

Management

Workflow GED

EverSuiteCompliance

Archivage

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Normes et référentielNF Z42013, ISO 14641-1 et marque NF 461

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Normes NF Z42-013 Piliers de l’archivage électronique en France

AFNOR normalisation

CN 171

Spécifications relatives à la conception

et à l'exploitation de systèmes informatiques

en vue d'assurer la conservation et l'intégrité

des documents stockés dans ces systèmes

• Définit les piliers d’un SAE : Intégrité, sécurité, pérennité

• Précise les niveaux d’exigences associées.

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Normes ISO 14641-1la version internationale de la NF Z42-013

ISO TC 171 / SC 1

Electronic archiving -

Specifications concerning the design and

the operation of an information system

for electronic information preservation.

• ISO 14641-1 = NFZ42-013 – CNIL + English

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Marque NF 461la certification SAE - Système d’Archivage Electronique

AFNOR Certification

« Les présentes règles de certification précisent les conditions d'application des Règles Générales de la marque NF à un système d’archivage électronique (SAE)et aux activités d’archivage électronique correspondantes garantissant, pour le moins, aux documents archivés leur fidélité, intégrité, pérennité et traçabilitépour que ceux-ci puissent conserver leur valeur d’origine »

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Marque NF 461Le processus de certification

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Un SAE certifié, pourquoi ?3 bonnes raisons pour passer la certification

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Processus de certificationPrérequis

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Processus de certificationDossier d’admission

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Processus de certificationAudit d’admission – Evaluation, rapport

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Processus de certificationAudit d’admission - Décision

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Processus de certificationAudit d’admission – Décision et Certificat

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Processus de certificationAudit annuel et audit de reconduction

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Le SAE interne certifiéSAE EVER TEAM certifié depuis le 31/07/2014

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Périmètre du SAE EVER TEAMFamille Finance/comptabilité

Extraction entités : produits, comptes, clients, dates, …Navigation à facette combinée avec la recherche plein texteRebond d’un document à un autreVocation probatoire conforme NF Z42-013 et ISO 14641-1

Périodicité

(A)nnuel,

(M)ensuel,

(V)ariable

Format Indexation

plein texte

des contenus

Délai fiscal Délai

commercia

l

Grand livre clients

fournisseurs

A PDF texte X 6 ans 10 ans

Grand livre

général

A PDF texte X 6 ans 10 ans

Balance clients

fournisseurs

A PDF texte X 6 ans 10 ans

Balance générale A PDF texte X 6 ans 10 ans

Journaux des

achats

A PDF texte X 6 ans 10 ans

Journaux des

ventes

A PDF texte X 6 ans 10 ans

Fichier des

Ecritures

comptables

A XML

X

6 ans 10 ans

Factures Clients M / V PDF

X 6 ans 10 ans

Pièces

justificatives TVA

M Scan PDF X 6 ans

Journaux et

documentation du

SAE

V PDF X NA NA

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Journalisation des opérations

Les journaux NF Z42-013

Processus de journalisation du SAE

Format des journaux générés et archivés

Chaînage des journaux

Vérifier l’intégrité des documents mentionnés dans les journaux

Vérifier l’intégrité des journaux

Tout savoir via le bulletin technique disponible surle site web EVER-TEAM

http://www.ever-team.com/fr/bulletins-techniques.html

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Documentation du SAE

01.DDTS – Dossier de Description Technique du Système

02.PA – Politique d’Archivage 02.1.PA – Politique d’Archivage

02.2.PA - Convention de Service

03.Guides 03.1 – Guide Utilisateur

03.2 – Guide Administrateur

03.3 – Guide Auditeur

03.4 - Guide Exploitant

04.Matériels

05.Méthodes

06.Guides Produit EverSuite Compliance NFZ42-013

07.Référentiel Normatif

08.Rapports d’Audit

09.Anomalies

09.Enquêtes Utilisateurs

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Calendrier du projet certification

12/2013 – Etude de périmètre et fomalisation de la Politique d’Archivage 1 mois

02/2014 – Mise en place du SAE sur base du progiciel EverSuiteCompliance 15 jours

03/2014 - Constitution de la documentation du SAE et du dossier de pré-audit 2 mois

05/2014 – Pré-audit du SAE par un cabinet externe : Laurent PrevelConsultants 5 jours

06/2014 – Constitution du dossier de demande d’admission 5 jours

07/2014 – Audit d’admission par AFNOR CERTIFICATION 5 jours sur 2 sites

31/07/2014 – Obtention du Certificat

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Q&AVos questions !!!

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Merci de votre attentionPour en savoir plus