Kick off de projet

Sylvain Loubradou

Contenu

Projet Kick-Off Suivi Clôture

Rôles Sponsor /

Leader

Contenu / Créer

l’urgence, Aligner

Qui

Pourquoi

Quoi

Comment

Animation de projet

VSM

Méthode agile - Kanban

Design Thinking

Projet : rôles principaux

Sponsor

• Garant du pourquoi du projet• Dans la transmission du sens• Dans le suivi du leader

• Facilitateur du leader• Moyens humains• Moyens financiers• Moyens matériels

Leader

• Garant du quoi et du comment du projet

• Animateur et coordinateur de l’équipe

• Garant de la méthode de travail• Garant du respect des moyens

établis• Remonte les problèmes rencontrés

par l’équipe projet

Réunion de kick-off, principes

Kick Off

Aligner l’équipe sur les attendus

du projet

Créer le sens de l’urgence

(nécessité) du projet

Pas une réunion

de CODIR

Sponsor absent

Trop long // projet *

Présence de toute l’équipe projet

Sponsor démarre

la réunion

Leader anime la réunion

Donner l’impulsion à une équipe éphémère

Etapes Qui ? Pourquoi ? Quoi ? Comment ?

Introduction Pourquoi du projet?

* pour un projet de 3-6 mois, 1-2h de kickoff ; pour 6 mois et plus, 2-4h de kickoff

Introduction, le pourquoi du projetIntroduction Pourquoi du

projet?

Même information

Retracer l’origine du projet, de la

réflexion

Montrer la nécessité du

projet créer de “l’urgence”

Montrer le point A où

sommes-nous aujourd’hui?

Représenter vers où veut-on

arriver

Rechercher un format visuel

Kick-Off, répondre à qui?Etapes Qui ? Pourquoi ? Quoi ? Comment ?

Réseau social du projet

Pourquoi suis-je là?

A la rencontre de mes voisins

• Présenter les participants au projet en faisant marquer les liens forts entre personnes

• Utile si équipe grande (> 8 personnes) et se connait moyennement

• Chacun expose ses attentes et envíes par rapport au projet

• Permet de détecter des leviers de motivation et/ou des incohérences dans les attentes

• Checklist des personnes impactées par le projet• A faire s’il y a des doutes sur le périmètre ou

une gestion du changement importante à réaliser

15 min

30 min

30 min

Etapes Qui ?

Réseau social du projet

1. Chacun vient se présenter au tableau en écrivant son prénom, en disant sa fonction et si possible un détail innovant non intime sur sa vie (créer du lien en connaissant les autres)

2. Chacun dessine un lien avec les autres noms s’ils travaillent fréquemment ensemble (écrire sur quoi autor du lien).

JacquesCP

Aline Magasin

HenriAssistant

JulietteStyle

SophieWeb

DenisCGAdeline

Sponsor

JoséLeader

Permet de repérer les influenceurs du projet (Denis par

exemple)

Permet de repérer les isolés dans le projet (Aline par

exemple)

Equipe qui se connait peu

Plus de 8 personnes

Etapes Qui ?

Pourquoi suis-je là ?

1. La question est posée à l’équipe : pourquoi intervenez-vous sur le projet, quelles sont vos attentes ?

2. Pendant 5 minutes, chaque participant note sur des post-its ses idées (une par post-it)

3. Chacun explique ses post-its devant tous en les collant sur le tableau.

4. Le leader regroupe en idées principales et synthétise.

Permet de repérer les leviers de

motivation du groupe

Permet de voir les écarts d’attente sur

le projet

Conseillé de la faire à chaque projet

Au debut de la session

Idée 1 : Innover

Idée 2 : Plaisir à bien faire le métier

Idée 3 : Impact Client

Idée 4 : Qualité

Etapes Qui ?

A la rencontre de mes voisins ?

1. La question est posée à l’équipe : qui est impacté par le projet et pourquoi?

2. 2 couleurs sont définies : une pour les personnes impactées et une pour les raisons

3. Pendant 5 minutes, chaque participant note sur des post-its ses idées (une par post-it)

4. Chacun explique ses post-its devant tous en les collant sur le tableau.

5. Le leader regroupe en idées principales et synthétise.Permet de repérer les leviers de

motivation du groupe

Permet de voir les écarts d’attente sur

le projet

A faire si incertitude sur les impacts…

…ou sur les participants au projet

Qui

Projet

Pourquoi

Kick-Off, répondre à pourquoi?Etapes Qui ? Pourquoi ? Quoi ? Comment ?

Elevator Pitch

• Résumer le projet en une phrase consensuée par le groupe

• Permet de conserver la raison initiale du projet sur la longueur du projet

• Utile si groupe projet hétérogène30-60 min

Etapes Pourquoi ?

Elevator Pitch

1. Présentation de l’elevator pitch 2. Si plus de 6 personnes, división en groupes de

máximum 6 personnes3. Chaque groupe travaille sur sa versión du pitch4. Les groupes partagent les pitchs5. Le leader aide à construire le pitch final en recensant

d’abord les points communs puis en demandant un choix ou une reformulation des points divergents.

6. Relecture et publication du picthPermet d’aligner l’équipe sur une

phrase projet

Donne au sponsor un outil lui

permettant de valider l’orientation

du projet

Recommandé si groupe hétérogène…

…ou projet long

Phrase:

Remplacer les (textes) par ce qui correspond au projet

Pour :Qui :Le projet :Est un :Qui permet :

Au contraire de :Il apporte :

(bénéficiaires du projet, clients…)(problème à régler ou besoin)(nom du projet)(description courte du projet)(1-3 caractéristiques)

(situation de référence ou concurrent)(1-3 avantages)

Kick-Off, répondre à quoi?Qui ? Pourquoi ? Quoi ? Comment ?Etapes

La boîte du projet

• Représenter le projet par une boîte d’emballage composée par le groupe

• Permet de visualiser l’intention du groupe• Utile sur un projet long ou peu tangible

La Not List• Construire le territoire du projet• Permet de délimiter ce qui ne fera pas partie du

projet et détecter des incertitudes fortes

La data box• Définir la mesure du succès du projet• Permet de se focaliser sur les résultats du projet

60-90 min

30 min

30 min

Etapes Quoi ?

La boîte du projet

1. La question est posée : comment représenter le projet par une boîte d’emballage ?

2. Si plus de 8 personnes, diviser en groupes de máximum 8 personnes.

3. Disposer le matériel à disposition4. Chaque groupe doit expliquer les éléments choisis pour

la boîte et pourquoi5. Positionner la(es) boîte(s) dans la salle projet ou un

endroit emblématique pour le groupe projet.Permet de repérer les leviers de

motivation du groupe

Permet de voir les écarts d’attente sur

le projet

A faire si projet long…

…ou peu tangible

Prévoir beaucoup de matériel créatif

Nom du projetImage du projetSlogan du projet

3 caractéristiques3 avantages

Etapes Quoi ?

La Not List

1. Poser la question : quels éléments vont faire partie du projet et lesquels non

2. Chacun a 5 minutes pour écrire ses idées sur post-it3. Partage des idées, chacun une idée à son tour en la

positionnant In/Out/?4. Si une idée génère une discussion de plus d’une minute

dans la case ? indéfini

Permet de délimiter le projet

Aide le sponsor et le leader à repérer les incertitudes et décisions très tôt

pour action

A faire pour chaque projet

Parler de territoire du projet et pas d’idées

In Out

Indéfini ?

Etapes Quoi ?

La Databox

1. La question est posée : comment mesurer le succès du projet ?

2. Chacun écrit ses idées sur des post-its3. Partage des idees, chacun en presente une et

argumente. La faisabilité doit être abordée4. Le groupe sélectionne soit par consensus soit par vote

les trois indicateurs les plus pertinents pour le projet

Aligne l’équipe sur les attentes du

projet

Aligné avec la démarche VSM,

permet de préparer la mesure

future

A faire pour mesurer le succès du projet Autoriser des KPI qualitatifs

KPI faisables Abandon : KPI

non faisables

3

3 Votes

7

1

5

22

KPI choisi

Kick-Off, répondre à comment?Pourquoi ? Quoi ? Comment ?Etapes

La Timeline

• Permet de visualiser les étapes prévues du projet

• Fait participer l’équipe sur les activités et charges qu’elle prévoit

Les rôles

• Lister les rôles possibles dans le projet• Sponsor, leader, réalisation, voix du client,

apporteur d’idées• Positionner ou demander à chacun de se

positionner

La méthode

• Définir le rythme de rencontre du groupe projet • avec le leader, avec le sponsor

• Choisir le format du suivi du projet (tableau Kanban, fichier Excel, Trello, Gantt…)

30 min

15 min

15 min

Etapes Comment ?

La Timeline

1. Une ligne du temps est déssinée sur le tableau2. Le sponsor positionne les 3-4 grandes dates importantes3. Chacun écrit les activités à réaliser sur des post-its, une

couleur peut être attribuée à chaque équipe ou rôle4. Partage des idees, chacun en presente une et la

positionne sur la ligne du temps, la hauteur en fonction de la charge prévue

5. Le sponsor et le leader synthétisent pour valider les dates

Aligne l’équipe sur les attentes du

projet

Aligné avec la démarche VSM,

permet de préparer la mesure

future

A faire pour visualiser les étapes et la charge

Sur les dates lointaines, donner de la marge

Date 1

Faib

leCh

arge

Fort

e

Date 2 Date 3

Suivi de projets, techniquesSuivi de projet

Aligner le format aux attentes du

projet

Assurer le rythme du projet et

l’attention

Se doter de la transparence

nécessaire

Amélioration de process

VSM

Création, innovation

Design Thinking

Suivi, coordination

Méthode Agile, Kanban

!Possibilité de mixer VSM et Kanban, VSM pour la photo et

Kanban pour le suivi du plan d’actionsIdem entre Design Thinking et Kanban