Management des coûts

Management des coûts

ELHAIBA Younes - [email protected]

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Management des coûts du projet

Les processus du domaine de connaissance de management des coûts sont relatifs à la planification des coûts, à leur estimation, à l’établissement du budget, au financement, au provisionnement, au management et à la maîtrise des coûts, de façon à ce que le projet soit achevé dans les limites du budget approuvé.

Le management des coûts du projet porte principalement sur le coût des ressources nécessaires à l’achèvement des activités du projet. Le management des coûts du projet doit également prendre en considération l’effet des décisions du projet sur les coûts récurrents ultérieurs d’utilisation, d’entretien et de support.

P • Planifier le management des coûts

P • Estimer les coûts

P • Déterminer le budget

S • Maîtriser les coûts


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Planifier le management des coûts

C’est le processus qui établit les politiques internes, les procédures et la documentation pour la planification, le management , les dépenses et la maîtrise des coûts du projet. Ce processus fournit les directives et les orientations sur la façons de gérer les coûts du projet tout au long du projet. Les processus de management des coûts, et les outils et techniques qui leur sont associés, sont documentés dans le plan de management des coûts. Ce plan est inclus dans le plan de management du projet.

Entrées

• Plan de management du projet

• Charte du projet

• Facteurs environnementaux de l’entreprise

• Actifs organisationnels

Outils et techniques

• Jugement des experts

• Techniques analytiques

• Réunions

Sorties

• Plan de management des coûts


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Jugement d’expert.

Techniques analytiques: L’élaboration du plan de management des coûts peut nécessiter de choisir des options stratégiques de financement du projet, tels que l’autofinancement, le financement par prise de participation ou le financement par emprunt. Le plan de management des coûts peut également expliquer comment financer les ressources (fabrication, achat, location, bail …etc.). Ces décisions financières sont susceptibles d’affecter les risques ou l’échéancier.

Réunions: Les participants à ces réunions peuvent comprendre le chef de projet, le commanditaire, des membres de l’équipe de projet et d’autres parties prenantes.


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Sorties

Plan de management des coûts: Les processus des coûts et les outils et techniques qui leur sont associés sont documentés dans le plan de management des coûts. Il contient notamment les éléments suivants: Unités de mesures pour chaque ressource Niveau d’exactitude: mesure des erreurs estimation/réel. Cette mesure d’exactitude visée dans les estimations doit être documenté. Peut prendre en compte une provision pour aléas. Niveau de précision: précision numérique des estimations (arrondissement à 10% par exemple). Définition des comptes de contrôle: identifié par un code qui le relie directement au système de comptabilité de l’entreprise. Seuils de maîtrise: des seuils d’écarts peuvent être spécifiés pour la surveillance de la performance des coûts, ces seuils sont habituellement exprimés en pourcentage de divergence par rapport à la référence de base. Une fois ces seuils dépassé une actions corrective doit être prise. Règles de mesure de performance.


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Estimer les coûts

Ce processus consiste à évaluer les ressources monétaires nécessaires à l’accomplissement des activités du projet.

Entrées


• Plan de management des ressources humaines

• Référence de base du contenu

• Echéancier du projet

• Registre des risques

• Facteurs environnementaux de l’entreprise



• Jugement de l’expert

• Estimation par analogie

• Estimation paramétrique

• Estimation ascendante

• Analyse de la réserve

• Coût de la qualité

• Logiciel de gestion de projet

• Analyse des offres

• Techniques de prise de décision collective

Sorties

• Estimations du coût des activités

• Base des estimations

• Mise à jour des documents du projet


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Estimer les coûts

Entrées

Plan de management des ressources humaines: Il fournit les attributs des ressources humaines du projet, les taux salariaux du personnel, mais aussi les récompenses et les reconnaissances correspondantes. Référence de base du contenu: L’énoncé du contenu du projet: avec les hypothèse (inclure ou non les coûts indirects par exemple), les contraintes (limite maximale de budget par exemple) La SDP et le dictionnaire de la SDP Echéancier du projet: Le type et la quantité des ressources affectées aux activités. Registre des risques: Le registre des risques doit être analysé de façon à prendre en compte les coûts de prévention des risques. Facteurs environnementaux de l’entreprise: Parmi lesquels les conditions du marché et les informations commerciales publiées. Actifs organisationnels: Les modèles d’estimation, les données historiques et les leçons apprises.


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Estimer les coûts


Estimation par analogie: Lors de l’estimation des coûts, cette technique utilise les coûts réels de projets antérieurs similaires comme base d’estimation des coûts pour le projet en cours. C’est une approche d’estimation grossière qui est parfois ajustée pour tenir compte des différences de complexité entre projets. Le plus souvent, l’estimation des coûts par analogie est moins onéreuse et prend moins de temps que les autres techniques, mais d’une façon générale, elle est également moins précise. Estimation paramétrique: L’estimation paramétrique utilise une relation statistique entre les données historiques et d’autres variables (par exemple, la superficie de construction en mètres carrés) pour estimer les paramètres d’une activité, tels que le coût, le budget et la durée. Les estimations paramétriques des coûts peuvent être appliquées à un projet complet ou à des parties d’un projet, et peuvent être utilisées conjointement avec d’autres méthodes d’estimation.


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Estimation ascendante: Le coût de chaque lot de travail ou de chaque activité est estimé au niveau contenant le plus de détails. Ces coûts détaillés sont ensuite totalisés ou « remontés » vers des niveaux de détail supérieurs pour permettre l’établissement de rapports et le suivi. Estimation à trois points: La précision des estimations du coût d’une activité unique peut être améliorée en prenant en compte l’incertitude et le risque de l’estimation. Plus probable (CPP). Le coût de l’activité est basé sur une évaluation vraisemblable de l’effort requis par le travail et des dépenses prévues. Optimiste (CO). Le coût de l’activité est basé sur l’analyse du « meilleur scénario possible » pour l’activité. Pessimiste (CP). Le coût de l’activité est basé sur l’analyse du « pire scénario possible » pour l’activité. Distribution Bêta (PERT): Le Coût Attendu se calcule :CA = (CO + 4 CPP + CP )/6 Distribution triangulaire: Le Coût Attendu se calcule : CA = (CO + CPP + CP )/3

Estimer les coûts



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Estimer les coûts


Analyse de la réserve: Les estimations de coûts peuvent inclure des provisions pour aléas (que l’on appelle parfois réserves pour imprévus) afin de tenir compte d’incertitudes sur les coûts. Les provisions pour aléas peuvent être estimées ou déterminées à partir de méthodes d’analyse quantitative. Ces provisions doivent être clairement identifiées dans la documentation de l’échéancier. Des estimations peuvent être faites pour la provision pour imprévus. Cette provision ne fait pas partie de la référence de base des coûts mais elles est incluse dans le budget. Coût de la qualité. Logiciels d’estimation des coûts du projet. Analyse des offres: Les méthodes d’estimation des coûts peuvent inclure l’analyse de ce que le projet devrait coûter, basée sur les offres conformes de fournisseurs qualifiés. Lorsqu’il s’agit d’un appel d’offres.


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1. Vous êtes chef d’un projet qui vient de démarrer. Vous voulez faire une estimation des coûts du projet mais vous n’avez pas encore suffisamment de détails. Quelle technique vous allez utiliser: A- Estimation par analogie, parce que c’est une forme de jugement d’expert qui utilise des informations historiques de projets similaires. B- Estimation ascendante, parce que c’est une forme de jugement d’expert qui utilise des informations historiques de projets similaires. C- Analyse Monte Carlo, parce que c’est une technique de modélisation qui utilise les simulations pou déterminer les estimations. D- Estimation paramétrique, parce qu’elle permet d’avoir une estimation plus réaliste.

Questions de révision


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Déterminer le budget

C’est le processus qui consiste à cumuler les coûts estimés de chaque activité individuelle ou de chaque lot de travail de façon à établir une référence de base des coûts approuvée.

Entrées


• Référence de base du contenu

• Estimations des coûts des activités

• Bases des estimations

• Echéancier du projet

• Calendriers des ressources

• Registre des risques

• Accords



• Agrégation des coûts

• Analyse de la réserve

• Jugement de l’expert

• Liens historiques

• Réconciliation des limites de financement

Sorties

• Référence de base des coûts

• Exigences en financement du projet

• Mise à jour des documents du projet


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Déterminer le budget Sorties

Référence de base des coûts: un budget à l’achèvement échelonné et approuvé permettant de mesurer, surveiller et maîtriser la performance d’ensemble des coûts du projet.

Exigences en financement du projet: Le financement s’effectue souvent par montants incrémentiels non continus qui sont représentés par des marches. Le total des fonds requis se compose des coûts inclus dans la référence de base des coûts plus, le cas échéant, le montant des provisions pour imprévus.


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Budget du projet

Référence de base des coûts

Estimations des coûts des lots de travail

Estimations des coûts des

activités

Réserve par activité

Réserve des contingences

Réserve de management

Totalité des exigences en financement du projet

Déterminer le budget Sorties


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Maîtriser les coûts

C’est le processus qui consiste à surveiller l’état du projet dans le but de mettre à jour son budget et à gérer les modifications affectant la référence de base des coûts.

La maîtrise des coûts du projet implique la recherche des causes d’écarts, positifs et négatifs, et fait partie du processus Mettre en œuvre la maîtrise intégrée des modifications

Entrées

• Plan de management du projet

• Exigences en financement du projet

• Données sur la performance du travail



• Management par la valeur acquise

• Prévisions

• Indice de performance pour l'achèvement du projet

• Revues de performance

• Analyse des réserves

• Logiciel de gestion de projet

Sorties

• Informations sur la performance du travail

• Prévisions budgétaires

• Demandes de modification

• Mises à jour du plan de management du projet

• Mises à jour des documents du projet

• Mises à jour des actifs organisationnels


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Date de fin du projet

Budget

temps

Référentiel des coûts

Budgétisation


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Coûts budgétés à l’achèvement ou budget à l’achèvement (CBA)

temps


Management par la valeur acquise

Coûts réels

Valeur acquise


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CBA

temps



Coûts réels

Valeur acquise

CR

VP

VA


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Ecart des délais: ED = VA – VP Ecart des coûts: EC=VA – CR Indice de performance des délais: IPD = VA/VP Indice de performance des coûts: IPC=VA/CR Coût final estimé: CFE=CBA/IPC (supposant que la performance passée ne changera pas)

Coût final estimé: CFE=CR + (CBA-VA)/IPC’ (supposant que la performance passée ne représente pas la

performance future; selon le PMBOK on suppose IPC’=1 c-à-d la performance future est celle planifiée au début du projet)

Coût estimé pour l’achèvement: CEA = CFE – CR Indice de performance pour l’achèvement: IPA = (CBA-VA)/(CBA – CR)


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Schedule variance: SV = EV – PV Cost variance: CV=EV – AC Schedule performance index: CPI= EV/PV Cost performance index : CPI=EV/AC Estimate At Completion: EAC=BAC/CPI (supposant que la performance passée ne changera pas)

Estimate At Completion : EAC=AC + (BAC-EV)/CPI’ (supposant que la performance passée ne

représente pas la performance future; selon le PMBOK on suppose CPI’=1 c-à-d la performance future est celle planifiée au début du projet)

Estimate To Completion: ETC = EAC – AC To Complete Performance Index: TCPI = (BAC - EV)/(BAC – AC)



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Management par la valeur acquise Exercice

Vous avez un projet planifier sur une durée de 10 mois avec un budget de 100,000$. A la fin du 6ème mois vous faites une analyse et vous trouvez que 70% du travail est déjà réalisé et que vous avez dépensé 65,000$. En supposant que les travaux continueront avec la même cadence, calculer: La valeur acquise (EV) : 70,000$ Le budget à l’achèvement (BAC) : 100,000$ Est-ce qu’on en avance ou en retard? Avance Est-ce qu’on dépensera à la fin plus ou moins que le budget planifié? Moins Calculer le SPI. 1,17 Calculer le CPI. 1,08


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Management par la valeur acquise Exercice

Vous êtes en charge de la construction d’un local à quatre faces de mêmes longueurs. Chaque face coûtera le même prix. Vous estimer que tout le travail sera achevé en 4 jours. Votre budget incluant les réserves des contingences est de 4,000$. A la fin du 3ème jours, les coûts dépensés sont à 3,500$ et 70% du projet est complété. BAC ( Budget At Completion) = 4,000$. EV (Earned Value) = BACx70% = 4,000$ x 70% = 2,800$ PV (Planned value) = BACx75% (3 jours sur 4) = 3,000$ SPI (Schedule Performance Index) = EV/PV=2,800/3,000=0.933 < 1 donc on est en retard SV (Schedule variance) = EV – PV = 2,800 – 3,000 = - 200$ <0 donc retard CPI (Cost performance Index) = EV/AC= 2,800/3,500 = 0.8<1 donc dépassement du budget CV (Cost variance) = EV – AC = 2,800 – 3,500 = -700$<0 donc dépassement du budget EAC (Estimate At Completion) = BAC/CPI = 4,000/0.8 = 5,000$ ETC (Estimated cost To Complete) = EAC – AC = 5,000 – 3,500 = 1,500$ TCPI (To Complete Performance Index) = (BAC – EV)/(BAC-AC)=(4,000-2,800)/(4,000-3,500) = 2.4


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Questions de révision

1. Vous prenez en charge un projet dont on vous dit qu’il est en bonnes performances. Dans le dernier rapport de performance rédigé par le chef de projet précédent vous avez trouvez SV = 50,000$ ; CV = 10,000$ ; PV = 500,000$. Quels sont les valeurs des indices SPI et CPI ? A- 0,90 ; 1,02 B- 1,10 ; 1,02 C- 0,91 ; 0,98 D- 1,11 ; 0,98 2. Un chef de projet est critiqué par sont supérieur hiérarchique pour avoir dépassé à plusieurs phases le budget alloué. Lors de sa prochaine rencontre avec son responsable quel information devra –t-il présenté pour démontré sa performance? A- Indice de performance des coûts CPI B- Une liste des reproches du responsable C- Le diagramme Gantt mis à jour avec l’avancement D- Le budget détaillé du projet


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3. En tant que chef de projet vous trouvez que c’est pratiquement impossible de faire des estimations fiables des coûts de votre projet. Quel est la cause la PLUS probable ? A- Mauvaise définition du contenu du projet B- Indisponibilité des bonnes ressources C- Manque d’informations historiques sur les projets antérieurs D- Défaillance des processus de l’entreprise 4. Une analyse de la valeur acquise de votre projet donne les valeurs suivantes: CPI = 1,10 ; AC = 8,000$ ; PV = 8,900$. Quel est l’état du projet? A- En retard d’un mois B- En avance sur l’échéancier et dépassement du budget C- En retard sur l’échéancier et inférieur au budget D- On n’a pas assez d’informations 5. Le Coût à l’achèvement EAC peut être déterminé en calculant le budget à l’achèvement BAC : A- Multiplié par le SPI B- Divisé par le CPI C- Multiplié par le CPI D- Divisé par le SPI 6. Si la valeur acquise EV = 350, Coût réel AC = 400, Valeur planifiée PV = 325, quel est la variance des coûts CV? A. 50 B. -75 C. 400 D. -50 ELHAIBA Younes -

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7. L’estimation analogique: A- utilise les techniques d’estimation ascendantes B- est plus utilisé durant la phase d’exécution C- utilise les technique d’estimation descendantes D- est utilisé dans le cas d’un produit 8. Qu’est ce qui n’est pas une sortie du processus « Estimer les coûts» A- Une compréhension du risque du coût du travail estimé B- Eviter qu’une modification non appropriée soit faite sur les coûts C- Une indication de la plage des coûts possibles du projet D- Documentation de toutes les hypothèses 9. Quel est l’objectif de l’estimation du coût du cycle de vie d’un produit? A- Estimer les coûts d’installation B- Estimer les coûts de l’exploitation et de la maintenance C- Considérer les coûts d’installation dans la planification des coûts du projet D- Considérer les coûts de l’exploitation et de la maintenance pour prendre des décisions sur l’autorisation du projet 10. Qu’est ce qui n’est pas nécessaire pour le développement des estimations ? A- SDP B- Risques C- diagramme réseau D- Système de contrôle des modifications


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Management des coûts