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MIEUX GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS CONCEPTS ET BOÎTE À OUTILS POUR MANAGER DÉBORDÉ UNE APPROCHE SUR-MESURE POUR AIDER AU DÉVELOPPEMENT DE LENTREPRISE

Mieux gérer son temps et ses priorités, concepts généraux et boîte à outils pour manager débordé

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Mieux gérer son temps et ses priorités... Facile à dire mais pas facile à faire !… Vraiment ? Il paraît effectivement difficile de pouvoir se permettre de perdre du temps aujourd’hui. Nous nous impliquons dans plusieurs projets au travail, devons y être de plus en plus efficaces, pour générer de plus en plus d’opportunités, tout en menant des vies personnelles bien remplies ! Le temps est devenu un luxe. Ajoutez à cela la réunion qui tombe à 18h, le coup de téléphone qui vient chambouler le planning de la journée (voire notre semaine !), la demande urgente du patron … voilà … vous êtes débordé ! Ce dossier ne contient peut-être pas la la formule magique qui vous rendra invisible (et donc moins perturbable !) mais il contient quelques clés pour décrypter vos modes de fonctionnement au travail et quelques bonnes pratiques pour vous aider à mieux gérer vos priorités et votre temps. Nous avons même pensé à quelques exercices simples pour vous mettre en situation et vous aider à faire un premier bilan. Bonne lecture !

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MIEUX GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS CONCEPTS ET BOÎTE À OUTILS POUR MANAGER DÉBORDÉ

UNE APPROCHE SUR-MESURE POUR AIDER AU DÉVELOPPEMENT DE

L’ENTREPRISE

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SOMMAIRE

1- DIAGNOSTIC PERSONNEL DE SA GESTION DU TEMPS •  Comprendre sa façon personnelle d’appréhender le temps •  Évaluer les risques d’éparpillement liés à son environnement : les chronovores •  Identifier ses sources d’inefficacité et ses faiblesses dans la gestion des priorités •  Partager les bonnes pratiques personnelles •  Clarifier ses contraintes et identifier ses marges de manœuvre

2- METTRE LE TEMPS AU SERVICE DE SES PRIORITÉS •  Clarifier les priorités de sa mission, ses rôles et responsabilités •  Intégrer les attentes essentielles de ses partenaires professionnels •  Identifier ses activités à haute valeur ajoutée •  Passer du temps subi au temps choisi avec la matrice d'Eisenhower : distinguer essentiel, importance,

urgence et bâtir sa matrice des priorités

3- TRADUIRE SES PRIORITÉS DANS L’ORGANISATION DE SON EMPLOI DU TEMPS •  Mettre en place des objectifs SMART et élaborer un planning •  Définir sa semaine type et utiliser la méthode NERAC au quotidien •  Savoir dire « non » et savoir déléguer •  Savoir donner le « bon niveau de reporting » à son encadrement direct •  Savoir remonter les alertes au bon moment et à la bonne personne

4- POUR ALLER PLUS LOIN •  Livres et ouvrages complémentaires •  Un outil collaboratif web pertinent : intraknow®, pour le pilotage et la coordination des plans d’actions et des

tâches de chacun

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INTRODUCTION

GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS - levier d’optimisation personnel, et d’entreprise

Facile à dire mais pas facile à faire !… Vraiment ? Il paraît effectivement difficile de pouvoir perdre du temps aujourd’hui. Nous nous impliquons dans plusieurs projets au travail, devons y être de plus en plus efficaces, pour générer de plus en plus d’opportunités, tout en menant des vies personnelles bien remplies ! Le temps est devenu un luxe. Ajoutez à cela la réunion qui tombe à 18h, le coup de téléphone qui vient chambouler le planning de la journée (voire notre semaine !), la demande urgente du patron … voilà … vous êtes débordé ! Ce dossier ne contient peut-être pas la la formule magique qui vous rendra invisible (et donc moins perturbable !) mais il contient quelques clés pour décrypter vos modes de fonctionnement au travail et quelques bonnes pratiques pour vous aider à mieux gérer vos priorités et votre temps. Nous avons même pensé à quelques exercices simples pour vous mettre en situation et vous aider à faire un premier bilan. Bonne lecture !

Il faut parfois savoir perdre du temps pour gagner en efficacité dans son activité quotidienne ...

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Pas le temps, j’ai une bataille à gagner !

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PARTIE 1 - DIAGNOSTIC PERSONNEL DE SA GESTION DU TEMPS

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Comprendre sa façon personnelle d’appréhender le temps Afin d’identifier les bons leviers d’optimisation de son temps et d’amélioration de la gestion des priorités, il est primordial de bien se connaître et de bien connaître son rapport au temps. Il existe 2 visions du temps qui passe : une ligne qui file, comme une autoroute sur laquelle on avance (en mode «  découverte  ») , ou une roue qui tourne sans s’arrêter, années après années (construction du soi au travers des tâches récurrentes). L’une n’est pas meilleure que l’autre mais appréhender son rapport au temps vous permettra de vous comprendre un peu plus.

j m

année

Les chronovores : pertes de temps liées aux autres Apprenez à détecter les sources extérieures qui semblent nuire à votre efficacité (le téléphone, le mail, le manque de ponctualité de vos collègues, leur manque d’autonomie ou de communication, la réunionnite aiguë, les rôles mal définis, les priorités non négociées, etc.). Les chronovores : pertes de temps liées à soi-même Le problème ne vient pas toujours des autres ! Êtes-vous suffisamment organisé, estimez-vous correctement le temps à passer sur une tâche, savez-vous déléguer, anticiper, dire non, dire je ne sais pas ou tirer les leçons de vos erreurs.

En groupe, partagez les bonnes pratiques personnelles, clarifiez les contraintes et identifiez ses marges de manœuvre

Identifier ses forces et ses faiblesses dans la gestion des priorités Sans se juger trop sévèrement, il est important de pouvoir identifier ses forces et ses faiblesses pour améliorer son efficacité. Vous pourrez ensuite les regrouper en familles et identifier plus facilement vos axes d’amélioration…

Exercice à la maison : Prenez 5 min devant une feuille blanche et dessinez votre roue ou votre ligne, au regard des évènements passés ces dernières années et ceux devant arriver dans les prochains mois

Exercice à la maison : Devant une feuille blanche, identifiez les éléments qui semblent nuire à votre travail, ceux qui contribuent à en améliorer la qualité et regroupez les en « familles »

Priorités#par claires Priorités claires#

mais non respectées

Mauvaise#organisation#personnelle

Freins personnels

Contradiction avec#les priorités d’autres#

secteurs Faiblesse dans la#

gestion des#priorités

Mission#mal définie

Pas de#hiérarchisation

Actions à mener#mal identifiées

Perfectionnisme

Eparpillement

Ne sait pas#dire non

Tendance à #remettre à plus tard#

(procrastination)

Ne demande#pas d’aide

Insuffisances de#rangement/classement

Pas de#planification

Visiteurs #imprévus

Manque#d’autodiscipline

Interruptions#fréquentes

Pression#de l’urgence

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PARTIE 2 - METTRE LE TEMPS AU SERVICE DE SES PRIORITÉS

GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS - levier d’optimisation personnel, et d’entreprise

Clarifier les priorités de sa mission, ses rôles et responsabilités et se centrer sur sa valeur ajoutée Quelle est ma fiche de poste, sur quoi m’attend-on ? Quelles sont mes valeurs ?

La matrice d’Eisenhower  Cette méthode a été suggérée par Dwight D. Eisenhower, 34ème président des Etats-Unis d'Amérique. Eisenhower aurait un jour déclaré: "Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important". Partant cette idée la matrice a pour but d’aider à prioriser objectivement les tâches. La matrice comprend quatre zones : A.  Les activités importantes et urgentes (tâches à exécuter

immédiatement et soi-même) B.  Les activités importantes mais peu urgentes (tâches pour

lesquelles il est possible d’attendre ou de déléguer) C.  Les activités urgentes mais peu importantes (tâches à

exécuter soi même ou à déléguer rapidement) D.  Les activités inutiles (tâches à abandonner)

Les 12 commandements de la vie au travail 1.  Retrouvez des moments de calme et de recul. 2.  Affirmez vos choix 3.  Etablissez clairement des priorités 4.  Cernez l’essentiel, simplifiez 5.  Maitrisez votre tendance à remettre à plus tard 6.  Ménagez du temps pour l’imprévu 7.  Concentrez-vous sur une chose à la fois 8.  Notez, regroupez 9.  Triez, jetez, classez, archivez 10.  Déléguez le plus possible 11.  Systématisez la réalisation des tâches

récurrentes 12.  Alternez période d’activité et phase de

récupération

Exercice à la maison : Dessinez cette matrice et intégrez toutes les tâches que vous pensez avoir à réaliser cette semaine, ou ce mois

STRATEGIE

•  Définir la vision •  Clarifier les valeurs •  Lancer des projets •  Fixer des objectifs SMART •  Analyser et résoudre les dysfonction.

INTERVENTION A FORTE#VALEUR AJOUTEE

•  Gérer des crises ou des problèmes

pressants •  Piloter les projets échéancés •  Mener des entretiens ou réunions-clés

ROUTINE

•  Simplifier, regrouper, systématiser les micro-tâches

•  Se tenir à jour des « corvées » •  Identifier ses chronovores •  Fixer des règles •  S’auto-discipliner sur les activités de 

« fuite »

ACTIVITES A MOINDRE#VALEUR AJOUTEE

•  Planifier •  Déléguer, Dire non •  Réduite la durée et la fréquence •  Gérer les interruptions •  Négocier des alternatives

URGENT  PEU URGENT  

IMPO

RTAN

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U IM

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A B

D C

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La délégation est un processus d’apprentissage nécessitant le co-investissement et la co-responsabilité du manager et de son collaborateur •  Clarifiez la délégation de façon SMART : définissez une mission spécifique, mesurable, attractive,

réalisable, délimitée dans le temps •  Choisissez le délégataire en fonction de 3 critères : son niveau de compétences, son degré de

motivation, sa maturité à assumer une responsabilité nouvelle, voire supplémentaire •  Transférez le niveau d’autorité à décider et à agir en conséquence •  Fournissez les explications et la formation requises •  Assurez le suivi et le soutien nécessaires (soit directement, soit par l’intermédiaire d’un référent) •  Faites le bilan de l’expérience : les aspects positifs, les difficultés, les axes d’amélioration •  Tirez-en les enseignements et sachez anticiper les futures délégations

PARTIE 3 - TRADUIRE SES PRIORITÉS DANS L’ORGANISATION DE SON EMPLOI DU TEMPS

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Mettre en place des objectifs SMART La méthode SMART permet de clarifier le plus possible un objectif. Il doit être à la fois : Spécifique – Mesurable – Atteignable (ou Attractif) – Réaliste - Temporel (dans le temps). Idéalement il peut également être « Ecologique »

Les caractéristiques d’une action à réaliser D’une manière générale, il faut garder en tête qu’une action est soit «  à faire  », soit «  à déléguer  », soit «  à reporter, soit «  à refuser »

Savoir élaborer un planning, les étapes à respecter

Les chiffres clés d’un planning projet

2 priorités par jour en lien avec les projets stratégiques

1,5 coefficient multiplicateur pour évaluer la charge avec une marge de sécurité́

1 heure pour soi sans interruption mais pas nécessairement en continu (réflexion – concentration – récupération)

0,7 30% du temps flexible pour les imprévus et 70% du temps planifié

Fixer des objectifs pour un période donnée

Dresser une liste des activités à prévoir

Hiérarchiser les priorités

Décider le traitement de chaque activité

Evaluer le temps de réalisation

Fixer l’échéance du rendu

S’organiser

SMART  Liste «  à faire »  Degré 1/2/3  A-B-C-D  Coef. 1,25/1,5  Date précise  Priorités des autres  

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Vérification minute d’une priorité Importance / Enjeux : Quelles seraient les conséquences si on ne le faisait pas ? (par rapport au client, aux équipes, à moi-même) Urgence / échéance : Quelles seraient les conséquences si on ne respectait pas le délai demandé ? Est-ce possible de négocier une alternative ? Fonction / Faire ou Faire Faire : s’agit-il d’une de mes missions essentielles ? Est-ce là que mes compétences sont le mieux exploitées ?

La méthode NERAC au quotidien Noter : listez tout ce qu’il faut faire Estimer : évaluez le temps probable Réserver : ménagez une marge de sécurité Arbitrer : distinguez importance/urgence/fonction Contrôler : mesurez le temps effectif

Gérer une interruption

Savoir dire NON : le réflexe OREC

•  Avoir un Objectif clair et le poursuivre avec une détermination infaillible

•  Donner des Raisons claires (professionnelles) qui expliquent l’objectif et balisent les limites

•  du possible (« dire non à la demande ») •  Ecouter et prendre en compte la position de l’autre en la

reformulant (« dire oui à la •  personne ») •  Conclure sur un compromis gagnant/gagnant (négociation

d’alternatives)

Le reporting adapté, c’est savoir remonter à son encadrement le « juste niveau d’information », au bon moment et suivant un format partagé •  Planvol : évolutions en cours

•  Comet Chat en test intraoop •  Actions INFRA (capistrano, redémarrage serveurs…) •  CHT suivi financier •  Site internet instable ! résolu •  MEL LTX demo + COMMUNE WOLUWE-ST-LAMBER •  Evols Carrefour •  Versionning C&P : Conception NCOA OK

Principales réalisations de la semaine

•  Planvol •  Infra (tps de rep, supervision,

mise en place BDD pour BI) •  Alignement des BDD sur Default •  Préparation split VSC •  Documentation technique •  Réunions Codir Nissan

Travaux prévus en S+1

Avancement des chantiers de la direction

Demandes d’arbitrage : •  Comment avoir un module DEMANDE générique ! à

partir du ex-hstv Planification des prochaines réunions : Alertes : •  Décalage de certains sujets en septembre : branche

RH saltel, trombi, Saltel évols P2-P3 Indicateurs : •  Charge planifiée projets client et infra planifiées (hors

plan produit et support) = 124j •  (15 en aout, 109 en sept.-oct.) ! %occupation =

100% an aout, 100% en sept (qui devrait s’étaler sur oct. à cause du support), xx% en oct.

Divers

Chantiers Situation Tendance Avancement Alerte / commentaire Prochain jalon clé

Organisation et planification

Recrutement d’un acteur en alternance + fiches de postes

Documentation / Gestion de config

Document de gestion de conf et de description infra

Tests et validation Systématiser les plans de tests

Livraison & mise en ligne

Mise en place de tests systématiques lors de MEL

Fichier de demande complet

Infra Plantage serveur, Analyse des tps de rep Zend

Support N1 & 2 Note d’orga du support, Erwan en support

Sécurité

Plan de charge Situation Tendance Projets clients

CT Clients satisfaits, Décalage saltel,

MT sogeval, nissan, vsc, saisie tps, saltel RH, Saltel (validation activité), Davi,

VSC, Gestion des idées Terrena, CHT TC2, pasteur

LT ! Voir plan produit

Passez le temps nécessaire avec votre hiérarchie pour construire ensemble le reporting adéquat pour lui permettre de suivre facilement l’avancement des projets (sans avoir à vous solliciter trop souvent). Vous pourrez organiser des points spécifiques sur certains sujets. Essayez d’intégrer au maximum les indicateurs de suivis de votre encadrement pour leur permettre plus facilement de mesurer l’atteinte de leurs objectifs Un reporting hebdomadaire ou mensuel simple peut se composer des sections suivantes : •  Principales réalisations de la semaine •  Travaux prévus en S+1 •  Point sur le plan de charge de l’équipe •  Divers besoins de coordination avec d’autres acteurs

et demandes d’arbitrage •  Avancement des chantiers de fond (situation,

tendance, avancement, alertes, prochains jalons clés) Exemple de reporting, utilisé lors d’une revue hebdomadaire en CODIR  

Se rendre disponible pour accueillir la demandes

Écouter, reformuler, valider la demandes

Poser 1 ou 2 questions pour clarifier le besoin à satisfaire

Négocier une solution satisfaisante pour toutes les parties prenantes

Contractualiser les engagements réciproques et le plan d’action à mettre en œuvre

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OÙ EN ÊTES VOUS ?

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Quels sont mes axes personnels de progrès au quotidien ? ¨ Clarifier ses priorités

¨ Examiner et analyser l’utilisation de son temps Consacrer plus de temps au moyen et au long termes Mieux distinguer l’important de l’urgent

¨ Faire des listes d’actions à réaliser

¨ Caractériser l’importance de ces actions

¨ Mieux planifier la semaine, la journée

¨ Mieux évaluer la durée de chaque activité planifiée Faire en premier ce qui est important

¨ Réserver des séquences de travail sans interruption Ménager 30% du temps pour l’imprévu

Quels sont les axes de progrès de fonctionnement collectif ? ¨ Le partage des priorités stratégiques

¨ La coopération et la coordination transversale L’optimisation des réunions (nombre, durée, compte-rendu)

¨ L’utilisation de la messagerie

¨ L’usage du téléphone

¨ Le système de partage de l’information

¨  Les revues de projet et les points d’avancement L’anticipation des variations de charge

¨ La réduction des déplacements

¨ Les modes de travail à distance

¨ La gestion de ses priorités avec celles des autres

¨ L’analyse et la résolution des dysfonctionnements

Exercice à la maison : Identifiez, en cochant les cases ci-dessus, les opportunités d’amélioration sur lesquelles vous pensez avoir un rôle à jouer (personnel ou pour l’organisation collective de votre entreprise)

UN DERNIER OUTIL MALIN : LA SEMAINE TYPE

Quelle sont les activités principales de vos 4 dernières semaines ? Quelles sont les actions récurrentes ? Les

sollicitations extérieures ? …

Les activités de mes dernières semaines Urgente Pas urgente Important Moins important

En règle générale, ces sujets sont traités de manière…

… et ces sujets sont jugés comme étant …

Organiser son travail suivant une semaine type Une fois ce travail d’analyse de votre activité hebdomadaire fait, il faut pouvoir regrouper les activités par demi-journées et prévoir de travailler sur ces activités uniquement sur ces demi-journées. Par exemple : prévoir les relances commerciales uniquement les mardis matins et jeudis matins (et ne pas s’engager auprès d’un prospect à revenir vers lui un lundi, autant que possible)

Analyser sa semaine de travail

Acteur'1 Acteur'2 Acteur'1 Acteur'2 Acteur'1 Acteur'2 Acteur'1 Acteur'2

Chiffrage'/'Maquettage'Prospect Test'/'accompagnement Plan'Produit

Chiffrage'/'Maquettage'Client SFG'/'SFD Management'/'Coordination

Documentation'/'Communication

ME

JE

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Equipe'Produit Equipe'Produit Equipe'Produit Equipe'Produit

LU

MA

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POUR ALLER PLUS LOIN

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Quelques lectures

Dans la même logique, ce livre vous « présente différentes méthodes de gestion du temps et leurs grands principes. Il vous donnera une vision globale afin que vous mettiez en pratique la ou les méthodes qui vous conviennent le mieux. Vous découvrirez ainsi « la méthode Getting Things Done », « la méthode Zen To Done », « la matrice d'Eisenhower », « la méthode NERAC », « la méthode Pomodoro », « la méthode Coupe-tranche à formage », « la loi Pareto » » Auteur : Dorian Vallet

« La procrastination, vous connaissez ? Tendance à remettre au lendemain les tâches que vous pourriez réaliser maintenant, la procrastination est un mal qui nous concerne tous : •  Le perfectionniste, qui reporte indéfiniment la réalisation de ses projets tant qu’il n’est pas satisfait à 100%. •  La personne qui par manque de confiance en elle, n’ose pas passer à l’action •  La personne qui, débordée de travail, ne sait plus où donner de la tête et manque de temps pour réaliser ses

objectifs. •  La personne ne savant pas hiérarchiser ses tâches et n’arrive pas à se décider par quoi commencer. » Auteur : Martin Kurt

Et les outils collaboratifs dans tout ça ? À l’ère du numérique, comment ne pas penser utiliser une application pour vous aider à mieux vous organiser, gagner du temps et gérer ses priorités ? Nous avons tous notre liste de tâches sur notre téléphone ou dans notre agenda. Mais comment optimiser l’organisation de son travail sans parler « collaboratif » ? Vous trouverez sur le web beaucoup d’outils et d’applications, gratuits ou payants, qui répondront à un certain niveau de besoin de collaboration : à vous de faire votre marché et de trouver la solution qui saura plaire, à vous et à vos collègues (l’optimisation de son travail passe par l’optimisation du travail de tous !). J’aimerais mettre en avant un outil collaboratif que j’utilise au quotidien#et qui me semble pertinent sur le sujet évoqué dans ce document : •  Application web et donc accessible partout (navigateur web et mobile) •  Ergonomie sympa et appropriation simple pour tout le monde •  Centralisation des informations, news d’entreprise, documents clés, veille, … •  Planification de plans d’actions et de tâches pour moi et mes collègues •  Rappel quotidien par mail des tâches prioritaires à réaliser •  Planification et pilotage des réunions •  Messagerie instantanée (moins de mail), forum de discussion •  Annuaire enrichi pour mieux connaître les compétences de chacun

Plus d’informations disponible sur le site web : www.intraknow.com

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A découvrir également Notre point de vue / livret blanc sur la déclinaison de la stratégie d’entreprise au quotidien : comment définir sa cible personnelle et collective à 3 ans ? Comment construire une trajectoire réaliste, composées de jalons clés sur les grands chantiers définis ? Comment décliner les premiers jalons de chaque chantier en vrais plans d’actions opérationnels, mobilisant et responsabilisant un maximum d’acteurs dans l’entreprise ?

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