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Rapport de stage Hôtel Ryad Mogador Essaouira

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Hôtel Ryad Mogador Essaouira
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  • 1. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursRYAD MOGADOR Essaouira 2
  • 2. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursRYAD MOGADOR Essaouira 3
  • 3. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursINTRODUCTIONLes courants managérieux contemporains qui s’appuyent sur des approches tels lasystémique ou la conteingence , mettent en exergue le role majeur dévolu auxentreprises dans la structuration de la vie économique sociale et politique. Mais ilsexigent parallélement de ces mêmes entreprises une obligation pérmanente àl’explication de leurs objectifs, à la définition de leur gestion et à la transparence deleurs résultats.C’est dire que la sophistication technologique, la ramification internationnale et lacomplexité institutionnelle ne seront plus les seuls mobils du developpement de lafonction du contrôle interne; cette dernière devra aussi s’organiser pour asseoir etconforter la nouvelle légitimité de l’entreprise au service du developpement de toutl’Homme.La rigueur méthodologique qui caractérise l’exercice de cette fonction, au planexterne comme au plan interne, devient un support indispensable à une actionmanagériale confrontée à des enjeux multiples et à des contraintes croisées de plus enplus fortes, où les critères financiers ne seront plus les seuls à prendre enconsidération.RYAD MOGADOR Essaouira 4
  • 4. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursDe ce fait, la fonction contrôle s’est développée avec la taille et la complexité desorganisations. Née avec la révolution industrielle, elle s’est imposée dans l’entrepriselors de l’application de la division du travail, et de la répartition des tâches. La mise enplace systématique d’un système de contrôle des activités de chaque fonction s’estaverée indispensable pour piloter l’entreprise, et atteindre les objectifs.Cette fonction trouve cependant son origine dans les organisations publiques.Contrôler c’est verifier que les régles édictées sont respectées et les ordres donnéessont appliqués. Le contrôle ne peut donc s’exercer qu’à partir d’une informationconcernant le resultat d’une action, information appelée ionformation de retour. Toutsystème de contrôle necessite alors , la mise en place d’un système d’information.L’evolution des comportements et des besoins des entreprises, après la secondeguerre mondiale a donné une dimension supplementaire au contrôle : celle de conseilet de suivi de performences. Le contrôle apparaît donc necessairement dans toutsystème de gestion.En d’autres termes, le contrôle interne concerné est un ensemble de securitéscontribuant à la maîtrise de l’entreprise. Il a pour but, d’un coté, assurer la protection,la sauvgarde du patrimoine et la qualité de l’information , de l’autre, l’application desinstructions de la direction et de favoriser l’amélioration des performances.Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et procedures de chacune desactivités de l’entreprise pour maintenir la pérenité de celle-ci.Parler du contrôle interne dans une organisation où il y à absence d’un service d’auditinterne ne serait-il pas comme si on parlait de « l’abominable homme des neiges » quel’on voit les traces un peu par tout , et pourtant personne n’a jamais vu ? Le contrôleinterne, dans ces organisations , passe-t-il inaperçu ? Le contrôle interne existe-t-ilvraiment ? Tels sont les questions qu’un manager bien averti ne doit pas ,normalement , se poser .La conscience de l’importance que revêt le contrôle interne au sein des organisationsde nos jours semble être unanimement indiscutable , sur tout par tout managersoucieux de la sauvegarde de la pérennité de son organisation dans un environnementde plus en plus évolutif , de plus en plus exigeant en matière d’efficacité , efficience ,RYAD MOGADOR Essaouira 5
  • 5. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurset économie . C’est pourquoi nous constatons que les objectifs du contrôle interne , deprime à bord , convergent tous vers la sainte trinité « Efficacité , Efficience ,Economie » qui caractérise le souci de sécurité des actifs , de la qualité desinformations , passant par le respect des directives , et finalement par l’optimisationdes ressources , tels sont les objectifs incontournables pour donner sens aux dispositifsque les managers mettent en oeuvre pour achever leurs missions .C’est à travers les dispositifs du contrôle interne que se concrétise cette notion , etpar là même on ne serait plus à la chasse des fantômes , mais plutôt à la poursuite et àl’appréciation de dispositifs constatables , chiffrables , et même par fois tangibles .Ainsi , l’auditeur pourra partir de : l’analyse critique des objectifs assignés pourchaque procédure , la constatation et l’appréciation des moyens mises en oeuvre pouratteindre ces objectifs , juger de l’efficacité et de l’efficience du système d’informationet de pilotage qui utilise les moyens précités à travers une organisation qui serascientifiquement décrite pour juger de sa fiabilité , d’apprécier la conception et ledéroulement des méthodes et procédures mises en oeuvre pour atteindre les objectifs ,et pouvoir , en fin , évaluer la rigueur et la fiabilité du dispositif de supervision qui àpour rôle d’accompagner le déroulement des procédures , et de signaler au momentopportun n’importe quel dysfonctionnement afférent au reste des dispositifs .Le stage de fin d formation que j’ai passé à l’hôtel RYAD MOGADOR Essaouira,où le service audit interne ne répond pas présent , m’a permis de voir de plus prés etd’essayer de toucher aux dispositifs du contrôle internes via une mission d’auditinterne . Une mission qui s’est étalée sur deux mois , et pendant laquelle j’ai choisis dem’appuyer sur l’approche par circuits de gestion , et plus particulièrement le circuitAchats-Fournisseurs principal circuit du back-office de l’hôtel , et qui à un rôle trèssensible dans la bonne marche de l’activité d’hôtellerie , puisqu’il reste le dynamocaché fournissant le gâteau à cerise présenté au buffet .Mon principal souci était , tout au long de la mission , de chercher à savoir dansquelle mesure les dispositifs de contrôle interne au sein de ce circuit parviennent-ils àatteindre les objectifs de contrôle interne d’une part, et d’autre part dans quelle mesureRYAD MOGADOR Essaouira 6
  • 6. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseursassurent-ils l’atteinte de « l’Efficacité , Efficience, Economie » . Et pour y parvenir j’aisuivi la méthodologie d’audit interne reconnue conforme aux pratiques en vigueur .Le présent travail se compose de deux parties principales , la première qui fournit aulecteur un certain bagage documentaire en terme de savoirs en guise d’introduction àla compréhension de la notion de contrôle interne dans le premier chapitre , le secondchapitre sera consacré à la présentation succincte des circuits de gestion principal outilde contrôle interne , ainsi qu’a la démarche poursuivie pour évaluer le contrôle interneau sein d’un circuit de gestion ; La seconde partie constitue l’illustration pratique de laméthodologie et des techniques d’évaluation du contrôle interne d’un circuit de gestion, et plus précisément à l’hôtel RYAD MOGADOR Essaouira pour lequel sera consacréle premier chapitre en tant que prise de connaissance générale , le second chapitretraite la phase d’évaluation des procédures du circuit Achats-Fournisseurs au sein del’hôtel , et le troisième est dernier chapitre présente la phase de conclusion de lamission d’audit par une synthèse .RYAD MOGADOR Essaouira 7
  • 7. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursRYAD MOGADOR Essaouira 8
  • 8. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursC CHH –– I : GGéénnéérraalliittééss ssuurr lleeCCoonnttrrôôllee IInntteerrnnee eenn AAuuddiittIInntteerrnneeLe contrôle interne n’est pas une fonction, que c’est un ensemble de dispositions,donc un état et qu’on ne saurait parler de « service contrôle interne », sauf à faire uncontre-sens. S’il y a un service chargé d’apprécier, de juger le contrôle interne ,ildevrait se nommer « audit interne ».I : Quelques Définitions aux Contrôle InterneLes définitions du contrôle interne sont nombreuses, mais l’accord se fait surl’essentiel. Les auditeurs externes, commissaires aux comptes, experts comptables ontété les premiers en France à développer la notion de contrôle interne, et ce pouratteindre les objectifs spécifiques assignés à leur fonction : certifier la régularité, lasincérité et l’image fidèle des comptes et résultats, c’est donc pour eux un moyen alorsque pour les auditeurs internes il s’agit d’un objectif.Dès les années 1960-1970 l’Ordre Français des Experts Comptables, la compagniedes Commissaires aux comptes, ont cerné et défini cette notion démontrant que la miseen oeuvre de dispositifs de contrôle interne exhaustifs et adéquats dans les domainesfinancières et comptables permet d’obtenir des résultats réguliers, sincères et fidèles.RYAD MOGADOR Essaouira 9
  • 9. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursCe bref rappel historique permet de comprendre que l’on peut , sans se déjuger,partir de l’excellente définition du contrôle interne donnée par l’Ordre des Expertscomptables dès 19771 :« Le contrôle interne est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise del’entreprise . Il a pour but d’un côté d’assurer la protection, la sauvegarde dupatrimoine et la qualité de l’information, de l’autre côté l’application des instructionsde la direction et de favoriser l’amélioration des performances .Il se manifeste parl’organisation, les méthodes et les procédures de chacune des activités de l’entreprisepour maintenir la pérennité de celle-ci ».Cette définition est relayée2 :· Par celle du « Consultative Commitee et accountancy » de Grande Bretagnedonnée en 1978 :« Le contrôle interne comprend l’ensembles de systèmes de contrôle, financierset autres , mis en place par la direction afin de pouvoir diriger les affaires del’entreprise de façon ordonnée et efficace, assurer le respect des politiques degestion sauvegarder les actifs et garantir autant que possible l’exactitude et l’étatcomplet des informations enregistrées ».· Par celle de « l’Américain Institute of Certified Public Accountants », à lamême année 1978 :« le contrôle interne est formé de plans d’organisation et de toutes les méthodes etprocédures adoptées à l’intérieur d’une entreprise pour protéger ses actifs, contrôlerl’exactitude des informations fournies par la comptabilité, accroître le rendementet assurer l’application des instructions de la direction »· Et par celle de L.Collins et G.Vallin :« Le contrôle interne est mis en place par la direction d’une entreprise pour assurerla légitimité de ses activités, la protection de ses actifs, la fiabilité de sesinformations et l’utilisation efficace de ses moyens humains et matériels. Il1 J.RENARD « Théorie et Pratique de L’Audit Interne ». P 1162 O.P.Cité . P 116RYAD MOGADOR Essaouira 1 0
  • 10. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurscomprend un plan d’organisation et un ensemble cohérent de moyens, de méthodeset de procédures permettant la maîtrise du fonctionnement et de l’évolution del’entreprise par rapport à son environnement ».Cette définition a été reformulée d’une manière lus adaptée aux nouveauxbesoins par un groupe de travail réuni en 1992 aux Etats Unis « Le contrôle interneest un processus mis en oeuvre par la direction générale, la hiérarchie, le personneld’une entreprise est destiné à fournir une assurance raisonnable quant à laréalisation de trois catégories d’objectifs :- La réalisation et l’optimisation des opérations ;- La fiabilité des informations financières ;- La conformité aux lois et aux réglementations en vigueur.Les définitions sont variées : « dispositifs », « moyens »,« procédés»,« systèmes »… mais elles ne sont pas fondamentalement contradictoires. Onperçoit bien que tous s’accordent pour préciser qu’il ne s’agit pas là d’une fonction,mais d’un « ensemble de dispositifs de tous niveaux pour maîtriser lefonctionnement de leurs activités »II : Les particularités du contrôle interneElles découlent tout naturellement de la conception du contrôle interneantérieurement définie par les auditeurs externes dans les domaines comptable etfinancier. Mais le simple fait d’étendre la notion lui donne une coloration particulièredans trois domaines touchant :- A la culture- aux fonctions de l’entreprise.- Au management.1)- La dimension culturelleL’auditeur interne qui a à apprécier les contrôles internes de la fonction qu’il auditene peut le faire qu’en se plaçant dans le cadre culturel de son entreprise. EnRYAD MOGADOR Essaouira 1 1
  • 11. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseursconsidérant les deux extrémités de spectre, on peut définir deux catégoriesd’organisation :· Celles relativement jeunes et /ou en plein développement, où l’urgence est larègle où une occasion perdue peut peser sur les résultats, les freins à l’action età la décision doivent être réduits au minimum indispensable. L’auditeur doncest bien inspiré en évitant de recommander des procédures longues, desorganisations complexes ou des systèmes d’information trop lourds. Il doitimpérativement s’imprégner de la culture ambiante pour recommander uncontrôle interne adapté. Mais il doit également veiller à l’indispensable et éviterque « contrôle interne souple et léger » ne se traduise par « insuffisance », voire« absence » de contrôle interne.· A l’opposé, pour des entreprises complexes arrivées à maturité, attachentbeaucoup de prix à la précision des procédures, au rationalisme desorganisations et à l’exhaustivité des informations. L’auditeur interne, appréciantle contrôle interne dans ce contexte doit là aussi l’adapter à la dimensionculturelle et recommander des ajustements et des modifications qui vont viser àconstruire un ensemble de dispositifs précis, complets et complexes.Entre ces deux extrêmes , on trouve toute la gamme des situations intermédiaires,mais dans tous les cas la règle subsiste que l’appréciation du contrôle interne ne sauraitse faire « in abstracto » ; il doit impérativement prendre en compte le milieu culturel ets’y adapter.2)- La dimension universelle et relativeLe dire est une évidence : le contrôle interne concerne toutes les activités del’organisation, il se construit avec les mêmes méthode dans tous les domaines.Mais cette incontestable université du principe s’accompagne d’une relativité dansl’application. Le contrôle interne n’est pas une fin en soi, comme le pense tous ceuxqui édictent des procédures inutilement compliquées, tous ceux qui mettent en placedes organisations exagérément complexes , toux ceux qui nous inondentd’informations superflues …tous ceux là font du contrôle interne pour le plaisir deRYAD MOGADOR Essaouira 1 2
  • 12. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseursfaire le contrôle interne et ce faisant créent des dysfonctionnements, des pertesd’efficacité, des immobilismes coûteux. Et c’est pourquoi, dans sa dimensionuniverselle, le contrôle interne sera d’application relative.Et c’est pourquoi également le bon auditeur interne sera souvent celui qui allège,élague et simplifie dans l’appréciation critique qu’il fera du contrôle interne de chacun.Il faut redire en effet que le contrôle interne n’est la propriété ni des expertscomptables, ni des commissaires aux comptes, ni des auditeurs internes : il est lapropriété des managers.3)- Le rôle du managerLes responsables de l’entreprise font parfois du contrôle interne sans le savoir. Eneffet, chaque responsable où qu’il soit, s’organise pour diriger son activité : Il vadéfinir les tâches de chacun, mettre au point des méthodes de travail, se doter d’unsystème d’information, superviser les activités de son personnel… Ce faisant, il mettraen place et fera vivre un système de contrôle interne. C’est dire qu’on ne saurait tropsouligner que le contrôle interne est d’abord l’affaire des responsables, toute formationsur le contrôle interne s’adresse à eux, que c’est à eux qu’il appartient de le définir etde l’organiser. Et c’est bien pourquoi les rapports de l’audit interne s’adressent auxmanagers puisqu’il s’agit d’améliorer des dispositions dont ils assument –ou doiventassumer- la définition, la mise en place et la maîtrise.Un responsable, un manager qui « sous traiterait » son contrôle interne à des tiersmanquerait gravement à ses obligations. On retrouve, ici, affirmé et justifiée,l’incompatibilité essentielle entre organisation/méthodes et audit interne : l’auditeurinterne ne saurait se subsister au responsable dans la mise en place de son contrôleinterne, sauf à créer une impossible situation lorsqu’il s’agira ensuite de l’apprécier.III : Objectifs du contrôle interne et conditions de son existence1- les objectifsRYAD MOGADOR Essaouira 1 3
  • 13. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursLe contrôle interne concourt à la réalisation d’un objectif général que l’on peutdécliner en objectifs particuliers . L’objectif général c’est la continuité de l’entreprisedans le cadre de la réalisation des buts poursuivis. Cette définition globale par lesobjectifs admise par la plupart des grandes entreprises a le mérite de mettre certainséléments en évidence :· Le contrôle interne n’est pas un ensemble d’éléments statiques, il doitégalement être apprécié d’une façon dynamique, chacun des éléments qui lecomposent ayant sa place dans le processus de fonctionnement de l’entreprise.· Tous les niveaux de management sont concernés au même titre que la directiongénérale, tous étant considérés comme des managers ayant à mettre en place uncontrôle interne.· On assigne de façon réaliste comme finalité l’assurance raisonnable d’atteindreles objectifs. En effet, un contrôle interne qui viserait un fonctionnement parfaitpour parvenir à coup sûr aux résultats escomptés serait à la fois paralysant ethors de prix donc irréaliste. Le contrôle interne n’est pas conçu pour garantir laréussite de l’organisation, son objectif est relatif et non absolu.Pour atteindre cet objectif général, on assigne au contrôle interne des objectifspermanents, que l’on retrouve d’ailleurs dans la définition de l’ordre des expertscomptables et dans les définitions subséquentes. Ces objectifs sont regroupés sousquatre rubriques :- Sécurité des actifs ;- Qualité des informations ;- Respect des directives ;- Optimisation des ressources.1.1 La sécurité des actifs :Un bon système de contrôle interne doit viser à préserver le patrimoine del’entreprise. Mais il faut étendre la notion et comprendre par là non seulement lesRYAD MOGADOR Essaouira 1 4
  • 14. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseursactifs immobilisés de toute nature les stocks, les actifs immatériels, mais égalementdeux autres éléments non moins essentiels :· Les hommes, qui constituent l’élément le plus précieux du patrimoine del’entreprise.· L’image de l’entreprise qui peut se trouver détruite par un incident fortuit dû àune mauvaise maîtrise des opérations.Enfin, et pour être plus complet, on peut ajouter dans la liste des actifs qui doiventêtre valablement protégés par le système de contrôle interne, la technologie ainsi queles informations confidentielles de l’entreprise.1.2- La qualité des informations :L’image de l’entreprise se reflète dans les informations qu’elle donne à l’extérieur etqui concernent ses activités et ses performances.Il est nécessaire que tout soit en place pour que « la machine à fabriquer lesinformations » fonctionne sans erreur et sans omissions.Et plus précisément, ces contrôles internes doivent permettre à la chaîne desinformations d’être :· Fiables et vérifiables : Il ne suffit pas qu’une information soit bonne,encore faut-il que le système permettre de vérifier son exactitude. Onaffirme ainsi que tout contrôle interne doit comporter un système depreuve sans lequel n’existe ni garantie ni justification possible.· Exhaustives : Il ne sert à rien d’avoir des informations exactes si elle nesont pas complètes. Ce qui veut dire que le système de contrôle internedoit garantir la qualité des enregistrements à la source des données debase et faire en sorte que tous les éléments soient pris en compte dans lachaîne des traitements.· Pertinentes : l’information doit être adaptée au but poursuivi, sinon elleest superflue . De nos jours, les bases de données génèrent souvent desflux d’informations excessifs une abondance de biens qui en fin deRYAD MOGADOR Essaouira 1 5
  • 15. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurscompte empêche de s’y retrouver et n’améliore donc pas laconnaissance.· Disponibles : le système du contrôle interne doit éviter le retard etl’indisponibilité des informations.1.3- le respect des directives :C’est une notion plus large que le « respect des politiques plans, procédures, lois etréglementations ». En effet, les directives englobent naturellement les dispositionslégislatives et réglementaires, mais elles ne se limitent pas aux politiques, plans etprocédures.Or, les dispositifs de contrôle interne doivent éviter que les audits de conformité nerévèlent des failles ou des erreurs, ou des insuffisances dues à l’absence de respect desinstructions. Les causes premières de ce phénomène peuvent être diverses : mauvaisecommunication, défaut de supervision confusion des tâches,…dans tous les cas laqualité du contrôle interne est en cause.1.4 - L’optimisation des ressources :C’est le quatrième objectif permanent du contrôle interne dont la prise en compte estappréciée dans les audits d’efficacité. Est-ce que les moyens dont dispose l’entreprisesont utilisés de façon optimale ? A-t-elle les moyens de sa politique ? Cette adéquationdans le sens de la plus grande efficacité est un élément important que le contrôleinterne doit prendre en compte pour permettre aux activités de l’entreprise de croîtreet de prospérer.Réaliser ces quatre objectifs c’est prendre une option sérieuse sur la bonne maîtrisedes activités. On peut dire, en ce sens que les quatre objectifs du contrôle internedonnent à la définition du concept sa dimension opérationnelle.Mais ces objectifs permanents et généraux ne peuvent être atteints que s’il existedans l’entreprise un environnement favorable au contrôle interne.2/ Les conditions d’existenceRYAD MOGADOR Essaouira 1 6
  • 16. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursLes conditions d’existence d’un bon contrôle interne se résument en troispropositions :- Un environnement de contrôle favorable ;- Un système d’évaluation des risques ;- Une formation des responsables.2.1- Un environnement de contrôle favorable :On entend par là l’impérieuse nécessité d’avoir :· Une Ethique : Un dispositif de contrôle interne ne saurait croître et prospérers’il ne s’insère pas dans un contexte où les valeurs d’éthique sont privilégiées.C’est dire que l’existence de codes de conduite et de règles d’éthique,l’application de normes de comportement moral conditionnent la survie ducontrôle interne dans une organisation . Lorsque les dirigeants contournent lescontrôles, voient les normes de comportement moral, ils donnent un coup decanif dans le contrat de contrôle interne.· Une politique : la politique de l’organisation doit également être exemplaire. Ilfaut entendre par là des délégations de pouvoirs clairement définies, unepermanente adaptation des compétences aux postes attribués, des objectifsréalistes et réalisables, une gestion des ressources humaines transparente etconnue par tous. Tous ces éléments vont constituer le socle sur lequel va seconstruire le contrôle interne.· Une organisation : L’organisation elle-même doit exprimer cette politique. Leconseil d’administration doit jouer pleinement son rôle, ainsi que le comitéd’audit, s’il en existe un. Le contrôle interne ne peut exister s’il n’y a que desadministrateurs dormants, ou si les délégations de pouvoirs ne sont niclairement définies, ni respectées, ou si l’organisation elle-même n’est pasadaptée aux objectifs fixés.2.2- Un système d’évaluation des risques :RYAD MOGADOR Essaouira 1 7
  • 17. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursNous verrons en effet que la méthode de mise en place du contrôle interne impliqueune approche par les risques.Il faut donc impérativement disposer d’un système d’évaluation qui va permettre nonseulement d’identifier les risques mais également de les quantifier pour en apprécierl’importance. Cette mesure concerne aussi bien les risques internes à l’organisationque les risques externes.De surcroît cette évaluation doit impérativement être évolutive :les risques changentau fur et à mesure que l’environnement se modifie. Il faut donc savoir mesurerégalement cette évolution.2.3 - Une formation des responsables :Il est évident que les responsables de l’entreprise pratiquent le contrôle interne en lesachant. C’est pourquoi au-delà de l’exemple de la direction générale la formation dumanager doit comprendre une initiation au contrôle interne. Certaines grandesentreprises, ont mis en place de véritables séances de formation pour les managers,illustrées par des exemples tirés du contexte même de l ‘entreprise. De telles initiativessont à encourager : elles permettent au contrôle interne de se propager et de faire tached’huile dans tous les rouages de l’organisation.IV- les dispositifs du contrôle interneIl existe plusieurs façons de présenter le contrôle interne et d’expliquer son contenu.Mais nous on va présenter une qui a le mérite de mettre en application ce que doiventêtre les trois vertus fondamentales d’une démonstration sur le contrôle interne :· Elle doit être pratique, c’est-à-dire permettre à chaque responsable de savoircomment s’y prendre pour mettre en oeuvre. Autrement dit elle doit répondre àla question « Et maintenant, quelle méthode employer pour faire ? ».· Elle doit être didactique, c’est-à-dire donner à chaque responsable les moyensde décrire, de commenter son contrôle interne.RYAD MOGADOR Essaouira 1 8
  • 18. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs· Elle doit enfin-et surtout- être cohérente est en effet la vertu majeure d’undispositif de contrôle interne, qui va créer entre les différents dispositifs desliens rigoureux donnant à l’ensemble sa force et sa rigueur. Mettre en valeurcette cohérence est donc essentiel dans la présentation.1/ Les préalables :Les préalables à la mise en place d’un dispositif de contrôle interne, quel qu’il soit,sont :· La définition de mission : Toute fonction s’exerce dans le cadre d’unepolitique et chaque responsable doit définir, ou à tout le moins connaître, lapolitique qu’il doit conduire. Chaque politique va donc définir quelle est lamission du responsable en précisant : quelles actions il doit entreprendre,dans quel domaine il va les exercer, pour atteindre quelle finalité.· L’identification des facteurs de réussite : C’est également un préalable dontla connaissance est nécessaire pour choisir avec précision les modalités demise en oeuvre des dispositifs de contrôle interne en vue d’atteindrel’objectif fixé.Ces facteurs de réussite sont les éléments sans lesquels la mission ne peut êtreremplie. Les facteurs de réussite, exprimés en termes de besoins serontmatérialisés, sous la rubrique « Moyens ».· La connaissance des règles du jeu : la mission confiée ne peut pas, ne doitpas être remplie coûte que coûte et quoi qu’il arrive. Il y a des limites qu’ilconvient de ne pas dépasser et qui sont de deux ordres : Limites fixées par les règles d’éthique : dispositions légales bien sûr,mais également règles d’éthique de l’entreprise. Seconde limite : Ce sont les frontières « techniques » au sens le pluslarge du terme. Ainsi en est-il de la capacité de production des machines,ou de l’échéancier fiscal à respecter, ou des obligations juridiques, oudes limites aux possibilités d’emprunt…Là également il faut faireRYAD MOGADOR Essaouira 1 9
  • 19. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseursl’inventaire de ces dispositions, qui créent pour le responsable autant decontraintes dont il doit tenir compte. On perçoit bien que cesdispositions, dont le responsable doit avoir connaissance, ne sont passous sa dépendance ni sous son influence. Ce sont des contraintes, desrègles extérieures, qui s’imposent à lui, dont il doit tenir compte et dumême coup en avoir une exacte connaissance.2/ Les dispositifs du contrôle interneOn regroupe sous six rubriques, l’ensemble des dispositifs de contrôle interne quechaque manager doit s’attacher à mettre en place.A l’occasion de chaque mission d’audit, les faiblesses, insuffisances,dysfonctionnements ou erreurs relevés par l’auditeur trouveront toujours leur causepremière dans la défaillance d’un des dispositifs de contrôle interne mis en place par leresponsable.Il est donc indispensable que les managers en aient une connaissance précise, toutcomme les auditeurs internes qui auront à les apprécier. Or ces dispositifs neconstituent pas une ensemble flou, ils sont en nombre fini et leur regroupement donneau contrôle interne sa cohérence.Ces dispositifs peuvent être regroupés sous les rubriques suivantes :· Les objectifs : Ces objectifs doivent naturellement s’insérer dansle cadre des objectifs généraux du contrôle interne, déjà analyséset qu’il nous suffit de rappeler : sécurité des actifs, qualité desinformations, respect des directives et optimisation desressources.A partir de ces objectifs généraux, et en veillant à ce qu’ils soient respectés, chaqueresponsable définit les objectifs spécifiques de sa mission, lesquels sont appréciés parl’auditeur interne en fonction des critères ci-après : Ils doivent concourir à la réalisation de la mission assignée auresponsable.RYAD MOGADOR Essaouira 2 0
  • 20. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs Ils doivent être déclinés à l’intérieur du service : chaque objectifspécifique se réalise par la réalisation cumulée de sous-objectifs assignésaux responsables opérationnels du service. Ils doivent être mesurables c’est-à-dire exprimés en termes numériques. Ils doivent pouvoir être suivis par le système d’information à dispositiondu management, lequel doit être construit en fonction de la nature desobjectifs assignés à chacun. Ils doivent se situer dans le temps. Ils doivent être ambitieux, ce qui exclut toute confusion avec la norme.Tout manquement à ces principes va constituer une faiblesse du système de contrôleinterne.· Les moyens : ils permettent la réalisation des objectifs sont-ilsadaptés aux objectifs fixés ? il convient de vérifier les moyenssuivants : Les moyens humains :sans personnel compétent tout système de contrôleinterne est condamné et nombreux sont les cas dans lesquels les anomaliesrencontrées ont pour cause une formation insuffisante ou, ce qui convient aumême, une formation non mise à jour. Les moyens financiers : les budgets d’exploitation et d’investissement sont-ilsen ligne avec les objectifs ? cette question soulève des problèmes enapparence insolubles ; lorsque les budgets sont figés ou réduits et que l’onne veut pas modifier les objectifs. Ce qui ne signifie pas qu’il y aitnécessairement et obligatoirement corrélation proportionnelle entre objectifset budgets : il peut y avoir des objectifs de qualité par exemple, qui ne serontpas en relation directe avec les budgets. Mais il appartient à l’auditeurd’examiner s’il y a corrélation et si oui, de la mesurer et d’en tirer lesconséquences. Les moyens techniques : Ce terme comprend les techniques industrielles, lestechniques de gestion et les techniques commerciales. Cet aspect recouvreRYAD MOGADOR Essaouira 2 1
  • 21. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurstoutes les techniques qui sont autant de choix, de modes d’organisation, deméthodes d’approche dont il convient d’apprécier l’adéquation, et les plusadéquats ne sont pas nécessairement les plus onéreux.· Le système d’information et de pilotage : Troisième dispositif decontrôle interne, et que l’on trouve dans toutes les activités, celui-cidevrait, en bonne logique, constituer un ensemble intégré dansl’entreprise, en la forme d’une succession de tableaux de bord,s’emboîtant les uns dans les autres, comportant à la base lajuxtaposition des informations et indicateurs employés par chaqueresponsable pour gérer son activité et au sommet les indicateursrésiduels et globaux nécessaires à la direction générale.L’observation des systèmes d’information par l’auditeur interne doit le conduireà examiner les cinq critères qui vont lui permettre de porter un jugement sur laqualité de ces dispositifs : Ils doivent concerner toutes les fonctions : les systèmes d’information etde pilotage concernent toutes les activités et doivent être construite pouren permettre la maîtrise. Ils doivent être fiables et vérifiables : une information n’est fiable que sielle est vérifiable et elle n’est vérifiable que si on peut l’authentifier.Tout système d’information et de pilotage repose sur la qualité desinformations de base constitutives de l’ensemble. Ils doivent être exhaustif : Un système de pilotage exhaustif est unsystème qui comporte un indicateur par objectif individuel. Tous lesobjectifs assignés à chaque activité doivent pouvoir être mesurés etsuivis et le système d’information doit y pourvoir. Ils doivent être disponibles en temps opportun : Il est nécessaire que lesinformations soient disponibles au moment où l’en a besoin, ce qui bienévidemment n’est pas toujours le temps réel.RYAD MOGADOR Essaouira 2 2
  • 22. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs Ils doivent être utiles et pertinentes: Ce qui correspond au critère de laqualité. La pertinence ajoute à l’utilité en ce sens qu’elle permet desélectionner parmi les indicateurs et informations utiles, ceux quirépondent le mieux à l’objectif recherchée et qui sont donc les mieuxadaptés.· L’organisation : « on ne contrôle que ce qui est organisé » disaitFayol, étant entendu que ‘contrôle’ signifie ‘maîtrise’. De ce fait,il convient de respecter les trois principes suivants : L’adaptation : il n’y a pas de modèle unique qui pourrait servir deréférentiel pour tous ; on peut même dire qu’il n’existe pas depanoplie de modèles dans laquelle on pourrait puiser. Mais leprincipe essentiel est que l’organisation doit être adapté à la culture, àl’environnement, à l’activité… L’objectivité :Une organisation objective est une organisation quin’est pas construite en fonction des hommes. Ce principe équilibre leprécédent : adaptabilité certes, mais aussi permanence relative dans lamesure ou une mutation, un départ ne doivent pas à chaque foisremettre en cause l’organisation. La sécurité ou la séparation des tâches ; s’organiser, et s’organiseravec le maximum de sécurité, c’est répartir les tâches de telle façonque certaines d’entre elles, fondamentalement incompatibles, nepuissent être exercées par une seule et même personne.Dans le respect de ces trois principes, le dispositif d’organisation setraduit par la mise en place de quatre éléments constitutifs, à savoir :o L’organigramme hiérarchiqueo L’analyse de poste (ou description de poste)o Le recueil des pouvoirs et latitudes (les limites des délégationset pouvoirs)RYAD MOGADOR Essaouira 2 3
  • 23. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurso L’élément matériel : sécurité dans les bureaux, les magasins,les usines.· Les méthodes et procédures : Les méthodes de travail etprocédures de l’entreprise doivent être définies et concernertoutes les activités et tous les processus. Ces documents doiventêtre : Ecrits : Travailler sans formaliser la façon dont chacun doit s’yprendre, c’est se condamner à mal maîtriser ses activités. Simples et spécifiques. Mise à jour régulièrement : Ce qui implique la responsabilité de lahiérarchie, chargée de définir ses propres méthodes de travail et quidoit donc les mettre à jour. Ce n’est jamais une oeuvre accomplie unefois pour toutes, c’est un travail permanent. Portés à la connaissance des exécutants : On peut même dire « àportée de main », outil de travail. Le recueil des procédures ne doitpas être conservé sous clés, à disposition de quelques privilégiésseuls détenteurs du savoir.Dans les organisations modernes, ces documents sont informatisés etchacun peut consulter sur son écran ceux qui se rapportent à sonactivité.La mise à jour s’en trouve d’autant facilitée et les procéduresdeviennent ainsi l’outil vivant qu’elles n’auraient jamais dû cesserd’être.· La supervision : C’est le dernier dispositif de contrôle internedont les auditeurs examineront la qualité. C’est un dispositifsouvent oublié, singulièrement dans les échelons supérieurs de lahiérarchie qui procèdent souvent par incarnation « je faisconfiance », oubliant que supervision n’est pas contradictoireRYAD MOGADOR Essaouira 2 4
  • 24. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseursavec « faire confiance ». On peut d’abord définir la supervisionpour ce qu’elle n’est pas : Ce n’est pas refaire le travail de ses subordonnés, Ce n’est pas tendre des pièges pour déceler les erreurs, Ce n’est pas pratiquer en permanence l’examen attentif de ce qui sefait.Superviser c’est : Un acte d’assistance : aider les collaborateurs dans les tâchesnouvelles et difficiles, lui montrer le chemin… Un acte gratifiant : montrer aux autres que l’on s’intéresse à leurtravail que leurs efforts ou leurs difficultés ou leursperformances ne sont pas ignorés. Un acte de vérification : montrer que de temps à autre, selon unepériodicité tout à fait aléatoire, mais certaine, quelqu’un vientregarder et vérifier comment les choses se passent.V : La cohérence du contrôle interneDans toute organisation les différents contrôles internes se combinent ets’additionnent pour former l’ensemble du contrôle interne de l’entreprise ou entité.C’est la cohérence de l’ensemble qui en fait sa force : cohérence globale et cohérenceanalytique.1 /La cohérence globaleA l’occasion de chaque mission d’audit, les auditeurs vont être en mesure de porterune appréciation sur la qualité du contrôle interne de l’entité, ou du système ou duprocessus audité. Cette appréciation se fait à partir d’une appréciation particulière surla qualité de chacun des dispositifs.Ces observations font en général l’objet d’une quotation ( 1 à 5 ou 1 à 10), en sortequ’à la fin de l’année, le service d’audit interne dispose de 50 ou 100 missions d’auditréalisées. Ces évaluations chiffrées étant reportées sur un tableau, on totalise chaquecolonne correspondant à chaque dispositif ; l’auditeur interne fait alors une découverte.RYAD MOGADOR Essaouira 2 5
  • 25. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursIl découvre des constats, c’est à dire qu’il constate que globalement et quelles quesoient les missions réalisées, le contrôle interne est par exemple satisfaisant dans ledomaine des procédures, mais déficient pour le système d’information et lasupervision. En d’autres termes, l’addition des appréciations sur la qualité du contrôleinterne de chaque entité permet de dégager une appréciation globale sur la qualité ducontrôle interne de l’organisation toute entière.Et ceci ne doit pas surprendre puisque ce faisant on a mis en évidence les tendancesculturelles avec leurs forces et leurs faiblesses. Ce constat n’est pas sans conséquencepratiques :à partir de là, la direction générale peut mettre au point une politique deformation du management sur les domaines où les faiblesses sont significatives.Cette politique de formation va alors contribuer à l’amélioration de la qualité ducontrôle interne globale de l’organisation.2 / La cohérence analytique :Tous les dispositifs précédemment analysés s’ordonnent et se complètent selon unecohérence qui donne à l’ensemble sa force et sa rigueur. Observons le tableau suivant :Figure 1 : La cohérence du Contrôle InterneMissionFacteurs deréussiteRYAD MOGADOR Essaouira 2 6Règlesdu jeuObjectifsMoyensPilotageOrganisationProcéduresSupervisionPréalablesau CIDispositifsdu CI
  • 26. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursNous constatons :· Que les objectifs sont fixés en fonction de la mission à accomplir.· Que ces mêmes objectifs vont conditionner la définition des moyens à mettre enoeuvre.· Que ces moyens vont traduire la matérialisation des facteurs de réussiteprécédemment identifiés, ce qui donne l’assurance que rien n’est oublié.· Que le système d’information et de pilotage doit contenir tout ce qui estnécessaire à la mesure du suivi des objectifs.· Que les moyens précédemment identifiés vont se trouver mis en oeuvre dansl’organisation ainsi débarrassée de tous les éléments superflus.· Que les procédures et méthodes de travail vont être pris en compte pourl’exercice de la supervision, de même que les informations fournies par lesystème d’information· Qu’enfin tous ces dispositifs doivent impérativement se plier aux règles etcontraintes résultant des dispositions réglementaires ou des directives internes.La cohérence et l’interdépendance sont très fortes ; ce sont ces qualités quel’auditeur interne va contribuer à améliorer sans cesse, ce sont également ces qualitésque le responsable va attentivement veiller à respecter dans la mise en place de sondispositif de contrôle interne.VI: La mise en oeuvre du contrôle interneRYAD MOGADOR Essaouira 2 7
  • 27. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursPour le manager ou le responsable de quelque niveau qu’il soit, il ne suffit pasd’avoir bien compris ce qu’est le contrôle interne, encore faut-il savoir comment s’yprendre pour le mettre en oeuvre.La mise en place d’un contrôle interne se fait en trois périodes successives :· appréciation des préalables ;· identification des contrôles internes spécifiques ;· reclassement par dispositif permanents de contrôle interne.1/ Appréciation des préalablesAinsi qu’il a été exposé dans l’analyse des dispositifs, la mise en oeuvre du contrôleinterne ne peut se faire sans définition de la mission, ni connaissance parfaite desfacteurs de réussite et des règles à respecter.· Connaissance de la mission :Elle gouverne l’ensemble . le responsable dont lamission n’est pas clairement définie, ou qu’il ne perçoit pas clairement, ou quilui semble contenir des contradictions doit impérativement lever ces doutesd’aller plus loin.· Appréciation des facteurs de réussite : L’inventaire de tout ce qui estnécessaire à la réussite de la mission doit se faire en identifiant ce qui est enplace et ce qui manque. Il est bon de dresser ces inventaire à plusieurs pour êtresûr de ne rien omettre. Le constat de l’existant peut d’ailleurs conduire à réviserles termes de la mission : les éléments dont on dispose vont-ils au-delà de cequi inventorié comme nécessaire ?· Identification des règles à respecter : Chacun doit faire l’inventaire de ce qu’ildoit savoir et identifier ce qu’il sait et ce qu’il ne sait pasMais ces trois préalables étant traités comme il convient en fonction de la situationexistante, on peut alors commencer à élaborer le dispositif général de contrôle interne.2 / Identification des dispositifs spécifiques du contrôle interneRYAD MOGADOR Essaouira 2 8
  • 28. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursLes dispositifs spécifiques du contrôle interne sont identifiés en suivant ces quatreétapes :· Découper l’activité ou le processus en tâches élémentaires : c’est la démarcheque l’auditeur interne utilise pour identifier les zones à risques pour construireson questionnaire de contrôle interne.· Identifier le ou les risques attachés à chaque tâche et les évaluer : en d’autrestermes se poser la question : que se passerait-il si cette tâche était mal faite oun’était pas faite du tout ? Cette identification sera heureusement réalisée entravail de groupe. Pour chacune de ces identifications, on procédera à uneévaluation du risque pour savoir s’il est :important, moyen, faible. Cetteévaluation ne peut être scientifique et exacte, si elle reste aléatoire etapproximative.· Identifier les dispositifs : pour chacun des risques, il faut déterminer ledispositif spécifique de contrôle interne adéquat : c’est à dire répondre à laquestion : « Que faut-il faire pour que le risque ainsi identifié ne se manifestepas ? »· Qualification : Ces dispositifs spécifiques étant identifiés, il reste à les qualifier,c’est- à -dire à les rattacher à leur famille d’origine au dispositif permanent decontrôle interne dont ils font partie : objectifs, moyens, système d’information,organisation, méthodes et procédures, supervision.3/ Validation de la cohérenceChaque dispositif spécifique sera alors regroupé dans sa famille d’appartenance :tous ceux se rapportant aux objectifs, ceux se rapportant aux moyens…Après le regroupement des dispositifs, deux constatations à soulever :· Certains dispositifs spécifiques n’apparaîtront pas cohérents par rapport àl’ensemble , il faudra donc les reprendre ;RYAD MOGADOR Essaouira 2 9
  • 29. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs· Certaines catégories de dispositifs permanents de contrôle interne peuventapparaître alors étrangement « vides », c’est que l’on aura oublié quelque chosepleines, c’est peut être que l’on est allé trop loin dans la recherche de lasécurité.C CHH –– III I : LLaa DDéémmaarrcchheeDD’’EEvvaalluuaattiioonn dduu CCoonnttrrôôlleeIInntteerrnnee aauu sseeiinn dd’’uunn CCiirrccuuiittddee GGeessttiioonnSection 1 : Les circuits de Gestion comme PrincipalOutil de Contrôle InterneL’approche de gestion de l’entreprise en processus sous-entend de l’organiser sousforme de circuits, et chaque circuit à son tour est composé d’un ensemble deprocédures. La procédure est définie comme étant la description détaillée des étapessuccessives des traitement de données depuis la naissance de l’opération jusqu’à sonenregistrement comptable.Les principaux circuits de gestion de l’entreprise sont : Vente – Clients. Immobilisations. Trésorerie.RYAD MOGADOR Essaouira 3 0
  • 30. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs Paie- personnel. Production –Stocks. Achat – fournisseurs.I : Circuit Vente-ClientsLe circuit ventes – clients débute de la réception de la commande du client et setermine par l’encaissement du produit de la vente.Les risques potentiels liés au cycle ventes – clients sont essentiellement :- Sortie de marchandises ou prestations réalisées non facturées : risque de perte ;- Retour de marchandises n’ayant pas donné lieu à l’émission d’un avoir : risque dedétournement de la marchandise et un risque de non détection des avoirs à établirà la fin de l’exercice ;- Surévaluation du chiffre d’affaire ou de la marge brute ;- Avoirs non justifiés ;- Non comptabilisation de factures et /ou avoirs : Un risque de perte et dedétournement ;- Chiffre d’affaire erroné et risque de perte ou de litige avec les clients ;- Ventes à des clients non solvables…etc.L’évaluation du ce circuit doit donc permettre à l’auditeur de s’assurer que :· Tous les avoirs à émettre sont comptabilisés sur la bonne période ;· Les séparations des fonctions sont suffisantes ;· Tous les risques de perte sur vente sont provisionnés ;· Toutes les ventes enregistrées sont correctement imputés ;· Toutes les ventes et tous les retours de marchandises sont réels.II : Circuit ImmobilisationsLe contrôle interne dans ce cas à pour objectifs :· S’assurer que les séparations des tâches sont réalisées ;RYAD MOGADOR Essaouira 3 1
  • 31. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs· S’assurer que les acquisitions des immobilisations sont dûment autorisées par despersonnes habilitées et qu’elles sont correctement comptabilisées ;· S’assurer de l’existence et l’appartenance des immobilisations à l’entreprise ;· S’assurer du classement et de l’évaluation de ces immobilisations ;· Enfin s’assurer du respect des principes relatives aux amortissement et auxprovisions.III : Circuit Trésorerie :Etant donné que la trésorerie constitue souvent un indicateur précoce des difficultésqu’une entreprise peut rencontrer ; le rôle de contrôle interne consiste donc à s’assurerde la fidélité des comptes inscrites en trésorerie et qu’ils reflètent réellement lasituation de celle-ci.Elle est donc le poste le plus exposé aux risques : fraudes , erreurs , détournementset la mauvaise gestion .Dans ce cas le rôle de contrôle interne serait de :· S’assurer que les séparations des tâches sont suffisantes ;· S’assurer que tous les paiements et recettes sont comptabilisés ;· S’assurer que les recettes sont intégralement et rapidement remises en banque ;· S’assurer que l’encaissement des effets est régulièrement suivi ;· S’assurer que les paiements sont justifiés et dûment autorisés.IV : Circuit Paie- PersonnelCe circuit s’intéresse à l’aspect humain de l’organisation et traite alors tous leséléments qui lui y sont rattachés : paie, recrutement, licenciement , retraite ,démission,accident de travail…etc.Les risques liés à ce circuit sont :· Rémunération à des personnes fictives.RYAD MOGADOR Essaouira 3 2
  • 32. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs· Non respect des dispositions légales régissant le droit le travail à savoir respect dusalaire minimum, droit de repos, heures de travail et heures supplémentaires,primes d’ancienneté, les charges sociales…etc.Il faut alors s’assurer que :· Les séparations des tâches sont suffisantes ;· La procédure de la paie est établie correctement ;· Les dispositions légales régissant le travail sont respectées ;· Les personnes figurant dans le journal de paie ont le droit de rémunération.V : Circuit Production –Stock :L’étude de ce circuit porte sur deux aspects:1- Aspect produit : le contrôle interne se doit de vérifier si les produits sont bienstockés, et que les lieux de stockage permettent une protection suffisante duproduit ;2- Aspect processus de production : dans ce cas le contrôle interne vérifie parexemple la politique de sous-traitance.VI : Circuit Achat – Fournisseurs.C’est le circuit qui recouvre l’organisation de l’entreprise dans ses relations avec sesfournisseurs de biens et services.Pour étudier ce circuit il s’avère nécessaire de présenter ses différentes étapes ainsique les objectifs du contrôle interne dans l’audit du dit circuit.1/ les étapes du circuit achats –fournisseursOn distingue généralement six étapes essentiels qui matérialisent bien ce circuit , ils’agit notamment de :· La définition des besoins ;· La sélection des fournisseurs ;· La commande ;· La réception ;RYAD MOGADOR Essaouira 3 3
  • 33. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs· La comptabilisation ;· Le règlement.1.1- Définition des besoins :Elle consiste en l’étude du processus de détermination des demandes d’achat et deleur autorisation. Il s’agit de vérifier à ce stade que :· Les demandes d’achat correspondent à un besoin réel de façon à éviter le surstockage qui augmente les coûts de détention de stock ;· Est ce que le service des achats effectue des prévisions d’approvisionnement , afind’éviter toute rupture de stock ;· Est ce qu’il y a respect de la procédure d’achat définie auprès du siège…etc.1.2- Sélection des fournisseurs :L’entreprise doit sélectionner les fournisseurs offrant les meilleurs produits ,combinant à la fois qualité et prix, délais de livraison et modalités de règlement.L’ensemble des fournisseurs sélectionnés doivent figurer sur une liste tout endistinguant les types d’achats effectués auprès de chaque fournisseur.L’auditeur est donc amené à vérifier : Le système de sélection des fournisseurs ; L’information sur les marchés fournisseurs est ce qu’elle est suffisante ; Les critères de sélection des nouveaux fournisseurs…etc1.3- Commande :Il s’agit de vérifier les bons de commande : s’ils sont établis et signés par despersonnes habilitées, les quantités figurantes sur les bons de commandes, les délais etles conditions de livraisons et de transport ainsi que la procédure de la relance deslivraisons en retard.1.4- Réception :RYAD MOGADOR Essaouira 3 4
  • 34. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursCette étape vise d’étudier le processus de réception des marchandises, le contrôle deslivraisons, les retours de marchandises…etc.En définitive , il faut qu’il y ait une procédure de contrôle de marchandisesréceptionnées en quantités et qualité .2/ Objectifs du Contrôle InterneLes objectifs de l’étude de ce circuit sont : S’assurer que les séparations des fonctions sont suffisantes ; S’assurer que toutes les commandes sont dûment autorisées ; S’assurer que les marchandises livrées en quantité et en qualité sont celles figurantsur les bons de commande ; S’assurer que les marchandises sont contrôlés à leur réceptions.Section 2 : Démarche d’Evaluation d’un Circuit deGestion en Contrôle InterneLa méthodologie d’évaluation d’un circuit présente le cheminement des étapes àfranchir , en vue d’atteindre efficacement les résultats attendus. Elle est donc unedescription de la méthode allant du lancement de l’étude jusqu’au dégagement desconclusions et obtention des actions de progrès à mettre en oeuvre.I : Les préalables à l’évaluationChaque mission d’audit doit s’inscrire dans le cadre du respect d’un certain nombrede critères. Efficacité : c’est l’atteinte les objectifs escomptés ; Efficience : c’est l’utilisation du minimum d’imputes pour avoir le maximumd’outputs ; Economie : optimisation maximale des ressources humaines ; Exhaustivité : l’enregistrement de tous les flux d’informations comptables ; Exactitude : l’exactitude des flux d’information fournis ;RYAD MOGADOR Essaouira 3 5
  • 35. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs Réalité : correspond au concept de l’image fidèle de la situation financière del’entreprise ; Régularité : découle de la comparaison entre la règle et la réalité( audit deconformité).II : Phase de prise de connaissanceElle peut se définir comme la période au cours de la quelle vont être réalisés tous lestravaux préparatoires avant de passer à l’action.Elle s’agit donc d’une première étape qui permet à l’auditeur de s’informer sur lechamps d’action, tout en recensant à la fois :· Des informations internes à l’entreprise, son historique, son origine, ses activités ;· Des informations externes : statistiques, problèmes comptables…etc.Il s’agit enfin d’identifier les zones de risques qui constituent les points névralgiquesde la mission de l’auditeur.III : Phase de réalisationDans cette phase l’auditeur fait appel aux capacités d’analyse en procédant auxobservations et constats qui vont lui permettre par la suite d’élaborer la thérapeutique.Elle regroupe un ensemble d’étapes qui sont :- Description du système ;- Tests de conformité ;- Evaluation préliminaire des procédures ;- Tests de fonctionnement du système ;- Les feuilles de révélation et d’analyse des problèmes.1/ Description du systèmeLa description du système est matérialisée par les mémorandums et les diagrammesde circulation qui sont préférables dans les systèmes complexes. Cette descriptionn’est qu’une photographie du réel de l’entreprise.2/ Tests de conformitéRYAD MOGADOR Essaouira 3 6
  • 36. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursIls ont pour fin de s’assurer que le système mis en place tel qu’il a été décrit existeréellement.3/ Evaluation préliminaire des procéduresGrâce à cette évaluation l’auditeur peut ainsi formuler une opinion sur la qualité desprocédures de l’entreprise.4/ Tests de fonctionnement du systèmeCette quatrième étape a pour but de s’assurer que les forces théoriques recensées ontbien fonctionné sur l’ensemble de la période étudiée et donc de vérifier si toutes lesfaiblesses ont été identifiées.5/ Les FRAP ou Les feuilles de révélation et d’analyse des problèmesC’est un document normalisé , rempli par l’auditeur à chaque fois qu’il rencontre undysfonctionnement , une erreur, une malversation ou une insuffisance .IV : phase de conclusionAprès avoir rassemblé les éléments d’analyse, l’auditeur dans cette phase doitélaborer et présenter la récolte de son étude.Les FRAP et les autres documents de travail vont permettre à l’auditeur unevalidation générale qui fera l’objet de la rédaction d’un document appelé : le projet derapport d’audit.La méthodologie d’analyse présentée dans cette partie est donc celle adoptée pourL’évaluation du circuit achat – fournisseurs que nous allons voir dans la secondepartie .RYAD MOGADOR Essaouira 3 7
  • 37. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursRYAD MOGADOR Essaouira 3 8
  • 38. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursMon stage de fin de formation s’est déroulé au sein de l’hôtel RYAD MOGADOREssaouira , dans lequel j’ai effectuer une mission d’audit interne du circuit Achats-Fournisseurs. Pour commencer cette seconde partie qui traitera de l’évaluation duditcircuit , je vais commencer tout d’abord par faire une présentation générale du holdingYNNA , puis de l’hôtel RYAD MOGADOR Essaouira dans un premier chapitre , et ausecond chapitre je vais passer à la phase d’analyse des procédures du circuit Achats-Fournisseurs , le troisième chapitre sera consacré à la phase de conclusion de lamission , et on terminera en fin avec une conclusion générale .RYAD MOGADOR Essaouira 3 9
  • 39. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursC CHH –– I : PPrriissee ddeeCCoonnnnaaiissssaannccee GGéénnéérraallee ddeell’’HHôôtteellRRYYAADD MMOOGGAADDOORRI : Présentation du holding YNNA et de l’hôtel RYADMOGADOR1/ Présentation du Holding YNNARYAD MOGADOR Essaouira 4 0
  • 40. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursD’une petite structure familiale à une holding d’ampleur internationale, le fondateurde YNNA et ses collaborateurs ont réussi à démontrer que la prise de risque, larecherche permanente de la qualité, l’innovation, la maîtrise d’un réel savoir-faire etl’écoute permanente du client étaient les plus grands atouts pour réussir.YNNA est l'un des rares groupes privés marocains à ne pas avoir succombé auxeffets de "modes d'entreprise" pour se concentrer sur des métiers où il détient uneréelle expertise. La holding compte aujourd'hui quelques 11 000 collaborateurs auMaroc, répartis à travers dix structures, et se classe parmi les premiers groupes privésmarocains.Une position qui ne tient pas compte du chiffre d'affaires des filiales étrangères dugroupe qui détiennent souvent des positions de premier plan dans les pays où ellesexercent. Car si YNNA a pu démontrer que son savoir-faire est en phase avec lesstandards internationaux, elle a également su le rendre exportable. Entrepriseinternationale, YNNA Holding a exporté son expertise et ses technologies en dehorsdes frontières du Royaume, et ce dès 1968, pour être présente aujourd'hui, en Europe,en Afrique et au Moyen-Orient.Avec l'aboutissement d'une politique de croissance raisonnée, d'une gestion équilibréeet d’innovation technologiques, YNNA affiche, plus que jamais, l’ambitions de resterleader dans ses métiers et de poursuivre son développement.Dates clés : 1948 : Création de la première entreprise du Groupe dans le secteur duBâtiment et de la Promotion immobilière ; 1964 : Première expérience dans l’industrie de la céramique ; 1968 : Première expérience à l’international, en Libye ; 1985 : Acquisition de DIMATIT ; 1986 : Création du holding YNNA ; 1992 : Création de GPC & AFRIQUE CABLES ; 1994 : Lancement de la production de batteries télévision et démarrage deRYAD MOGADOR Essaouira 4 1
  • 41. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursELECTRA ; 1998 : Ouverture ASWAK ASSALAM RABAT ; 1999 : Ouverture de l’hôtel RYAD MOGADOR à ESSAOUIRA ; 1999 : Début des fusions et absorptions et de la stratégie "Une société / Unmétier ; 2002 : Ouverture ASWAK ASSALAM Marrakech ; 2002 : Lancement du projet ERP ; 2003 : Ouverture de la nouvelle entité GPC à Agadir .Pour plus de précisions concernant l’organisation du holding veuillez consulterl’organigramme en Annexe 1 .2 / Présentation de l’ Hôtel RYAD MOGADOR EssaouiraDans le cadre de l’émergence du pole « Emergence » du holding YNNA l’hôtelRYAD MOGADOR Essaouira fût crée en juillet 1999 juste à l’entrée de la ville ,situé dans un milieu verdoyant et non loin de la plage d’Essaouira , il bénéficie depaysages panoramiques que cela soit sur la forêt ou bien sur l’île d’Essaouira .2.1 Fiche Technique :· Raison Sociale : Société d’Exploitation des Hôtels RYADMOGADOR· Forme juridique : S.A.R.L.· Siége Social : 71 rue Karachi ,Casablanca· Tél. : 044 78 35 55· Fax : 044 78 35 56· Adresse : Route de Marrakech· Boite postale : 368 Essaouira· E-mail : [email protected]· Site Web : www.ryadmogador.comRYAD MOGADOR Essaouira 4 2
  • 42. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs· Registre de commerce : 111 071· Identification fiscale : 1068568· Capital Social : 100.000,00 DH· N° de Patente : 32401168· CNSS : 612638· Catégorie :· Capacité d’accueil : 274 Lits :- 140 Chambres ;- 16 Suites .2.2 Services de l’Hôtel :Les services fournis par l’hôtel RYAD MOGADOR peuvent être classés sous troisgrandes catégories , à savoir :A- L’Hébergement :Figure 2 : Tableau des tarifs à l’hôtel RYAD MOGADOR EssaouiraChambre Single 650,00 DHChambre Double 800,00 DHChambre Triple 1100,00 DHLit Supplémentaire 180,00 DHSuite Junior 2000,00 DHSuite Ambassadeur 2500,00 DHSuite Présidentiel 3000,00 DHPetit Déjeuner 75,00 DHMenu Touristique 175,00 DHTaxes (TPT&TC) / Pax / Nuit 12,00 DHSource : www.ryadmogador.comB- Restauration :RYAD MOGADOR Essaouira 4 3
  • 43. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs SCALLA : Restaurant spécialisé dans la cuisine Marocaine ; TAMUSIGA : Restaurant des cuisines internationales ; SHEMS : Snack qui propose des plats au bord de la piscine ; COKTAIL : Salon qui propose toutes sortes des boissons (saufalcooliques ).C- Autres Services : Piscine : Piscine pour adultes et pour enfants , l’accès y est gratuitpour les résidents et refusé pour les autres , ce service est disponibleà tout moment ; Salles de remise en forme : Salles bien équipées qui disposent lesservices suivants :· Salle de gymnastique ;· Sauna ;· Hammam ;· Massages ;· Coiffure ;· Manucure et pédicure ;· Epilation ;· Soins corps/visage ; Tennis : Deux cours de terre battue avec ou sans moniteur , locationde raquettes et de balles ; Salles de conférences : une salle polyvalente et une salle de souscommission équipées avec les plus sophistiqués des outils decommunication ( sonorisation , micros et micros baladeurs ,rétroprojecteurs , vidéo-projecteur , écran fixe , écran mobile ,système informatique projeté ) .RYAD MOGADOR Essaouira 4 4
  • 44. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursII : L’organisation de l’Hôtel(Veuillez consulter l’organigramme de l’hôtel en Annexe 2)1/ La Direction GénéraleC’est le Directeur Général qui veille à la coordination entre les différents services ausein de l’hôtel , et ce à travers une omniprésence et une supervision continue dudéroulement du travail dans chaque service . Et c’est à lui , également , qu’incombe laprise de décision dans les différentes situations de gestion .2/ L’Assistance de Direction et Service CommercialeL’assistante de Direction Générale , qui est également responsable du serviceCommerciale , remplie un certain nombre de tâches qui partent de la prospection de laclientèle visant la collecte et le stockage de données quantitatives et qualitativesrelatives à l’environnement touristique de l’hôtel , elle assure aussi la gestion descontrats avec les agences de voyages , et le suivi et traitement des réclamations etlitiges liés aux contrats , elle assure également la gestion de la clientèle ( données debase , gestion des profils clients ...) , ainsi que les recouvrements et contentieux et laréalisation des prévisions commerciales3/ La Restauration :C’est la structure qui englobe la cuisine , le snack , le salon cocktail , les restaurants ,le stewarding , ainsi que le room service . le chef de cuisine et le maître d’hôtelresponsables de cette structure assurent la préparation des plats , ainsi qu’ils veillent àla bonne qualité du service en faveur des clients qui fréquentent leurs domained’action .4/ L’HébergementC’est une structure qui englobe les la réception , la lingerie , les étages , laconciergerie , la fitness , ainsi que le standard . Cette structure est sous laresponsabilité du chef réception ainsi que de la gouvernante générale , cette dernièreRYAD MOGADOR Essaouira 4 5
  • 45. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseursqui assure la propreté quotidienne des chambres et de la lingerie , le chef réceptionsupervise le travail qui consiste à l’établissement du premier contact avec les clients ,leurs check-in et toute demande d’information qu’ils formulent .5/ Le Service Administratif & FinancierC’est la pierre angulaire dans la gestion de l’hôtel , et il englobe en son seinl’ensemble des services suivants :5.1 Responsable FinancierC’est le service qui se charge de la gestion de la trésorerie générale de l’hôtel , et auxrelations avec la banque et autres partenaires financiers .5.2 Responsable Comptabilité & Contrôle de GestionC’est le service qui à la charge de tenir la comptabilité générale qui subdivise encomptabilité clients , et comptabilité fournisseurs , il assure aussi la tenue d’unecomptabilité analytique et budgétaire .5.3 Responsable PersonnelC’est un service qui s’occupe de la gestion des ressources humaines , en partant de lagestion de recrutements , la formation du personnel et son évaluation , il assure aussil’administration du personnel et la gestion des prêts et frais de déplacements , ainsi quede la gestion du temps et de la paie .5.4 Responsable DébiteurIl assure le recouvrement des fonds de l’hôtel via le suivi rigoureux des dossiers desclients débiteurs , et ce dés la réceptions des dossiers et leurs vérification jusqu’à lerèglement effectif des clients .5.5 ContrôleurRYAD MOGADOR Essaouira 4 6
  • 46. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursC’est un service qui à pour mission le contrôle et la vérification des recettes ainsi quedu Food & Beverage , qui sont les deux éléments essentiels constitutifs des coûts dansl’établissement hôtelière .5.6 EconomeC’est un service qui veille à l’approvisionnement de l’hôtel en toutes sortes dematières et fournitures nécessaires à assurer la bonne marche de l’activité de tous lesservices dans l’hôtel .6/ TechniqueC’est la structure de maintenance technique qui englobe l’ensemble des rubriquessuivantes : l’entretien , le jardinage , la piscine , le tennis , et le parc auto. La missionprincipale de ce service est la sauvegarde et la maintenance du matériel dans tousl’hôtel , ainsi que le suivi rigoureux des rubriques qui sont sous sa responsabilité .III : Prise de Connaissance du Circuit Achats-FournisseursDans ce cadre nous allons distinguer trois niveaux d’analyse que l’on va présenterpar la suite , il s’agit notamment de :· L’Economat ;· Le Service Contrôle ;· Le service Comptabilité .1/ L’EconomatOn constate qu’il y à absence du terme « service achat » au sein de l’organisation ,mais j’ai noter que c’est l’économat qui remplie ce rôle , et je pourrais retracé safinalité et sa raison d’être de la façon suivante :RYAD MOGADOR Essaouira 4 7
  • 47. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs1.1 ObjectifL’objectif principal de cette structure peut être présenté de la manière suivante :Missions Assurer l’approvisionnement en matières et fournitures pour l’ensemble desservices de l’hôtel , au temps opportun , avec les qualités opportunes ; Assurer une bonne gestion de stock ; Assurer un bon approvisionnement de l’hôtel via le choix des meilleursfournisseurs .Activités La prospection de nouveaux fournisseurs ; Choix du mieux-disant des fournisseurs ; Maintien du contact avec les actuels fournisseurs ; Gestion de stock ; Veiller sur l’alimentation des services en matières et fournitures .Tâches Contact de nouveaux fournisseurs , et demande de leurs Devis ; Comparaison des devis des différents fournisseurs , en vue du choix du mieux-disant; Réception et détection des besoins des différents services ; Etablissements et passation des commandes ; Réceptionner et contrôle des livraisons des fournisseurs ; Etablissements des BR , et formation des dossiers d’achats ;RYAD MOGADOR Essaouira 4 8
  • 48. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs Introduction des articles livrés aux lieux de stockage ; Tenue des fiches de stock ( SI , Entrées , Sorties , SF) ; Classement des articles en fonction de la méthode FIFO ; Assurer les prélèvements des différents services par réception et signature desBP ; Sondages par décades de certains articles stockables ; Inventaires mensuels pour l’établissement des arrêtés mensuels ; Porter sur le système Winix les mouvements des stocks ( SI, Entrées, Sorties,SF ) .1.2 OrganisationPour assurer la réalisation des objectifs alloués à ce service , on y est adopté uneorganisation très simple qui consiste en sa gestion par deux économes , l’un d’eux estun réceptionniste qui contrôle les entrées , l’autre s’occupe beaucoup plus des relationsavec les fournisseurs et la constatation des sorties du magasin , tout les deux sont desmagasiniers qui assurent la gestion des stocks .1.3 MoyensPour la réalisation de ses objectifs , le service est doté d’un certain nombre demoyens physiques , financières , et humaines , qui sont représentés comme suit : Moyens Physiques : Tout comme dans certains autres services de l’hôtel ,le service Achat est doté d’un système baptisé Winix qui sert à la bonnegestion et le bon suivi des stocks , et qui servira de base pourl’établissement des commandes ; Moyens Financières : le service est doté d’une caisse d’exploitation d’unesomme de 5.000 DH qui sert à la couverture des achats d’urgences , ou lespetites dépenses , cette caisse est aussi tôt alimentée de la part du servicefinancier qu’elle est épuisée ;RYAD MOGADOR Essaouira 4 9
  • 49. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs Moyens humaines : comme nous l’avons déjà précisé dans l’organisationdu service Achats , ledit service dispose des moyens humaines qui sont lesdeux économes qui assurent l’approvisionnement , la gestion de stock, ainsique l’alimentation des différents services en matières et fournitures .2/ Le Service ContrôleL’objectif principale de ce service est de faire un suivi du chiffre d’affaires global del’établissement , et de déterminer les différents indicateurs de gestion susceptibles dedonner une vue générale sur sa bonne marche , d’autre part il à aussi pour objectif desaisir un certain nombre d’informations relatives a la consommation des denrées( nourriture et boissons) , et de pouvoir maîtriser les différents coûts qui résultent decette consommation .Ainsi , les deux activités principales de ce service sont les suivantes :2.1 Contrôle Recettes Comparer le relevé Back du jours avec celui de la veille ; Vérifier le chiffre d’affaires hébergement suivant les contrats de collaborationavec les différents agents de voyages et les autres tarifs ; Procéder au mariage de bons rapides tout en les comparant aux factures tapéesaux points de vents ; Déterminer les prélèvements boissons pour chaque points de vente selon lestock fixe mis à la disposition des responsables ; Contrôler la recette des communications téléphoniques , ainsi que les ventes desautres prestations annexes : blanchisserie , club fitness , tennis , locationcoffre ... Vérifier les encaissements du jour , pour détecter s’il n’y à pas eu d’anomalies ; Elaborer le rapport journalier qui illustre l’activité de l’établissement , et leremettre par la suite à la direction générale pour signature .RYAD MOGADOR Essaouira 5 0
  • 50. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs2.2 Contrôle Nourriture et Boissons Contrôler les réceptions des marchandises : ce contrôle porte aussi biensur les quantités que sur la qualité ; Etablir les bons de réception pour les denrées périssables : comparer lebon de commande et le bon de réception avec la pièce comptable accompagnantla marchandise ( bon de livraison , facture ) ; Saisir les entrées directes sur système informatique et faire les éditionsnécessaires ; Vérifier les bons de prélèvements émanant de l’économat ; Faire un suivi de toutes les gratuités en nourriture et boissons , et lesrelever sur un état destiné pour cette fin ; Vérifier à ce que tous les transferts qui s’effectuent entre la cuisine et lesdifférents départements soient enregistrés et signés par les responsables ; Procéder aux inventaires mensuels des différents départementsopérationnels , ainsi que celui du matériel circulant ; Elaborer le rapport mensuel nourriture et boissons .3/ Le Service Comptabilité3.1 ObjectifOn peut retracer l’objectif du service comptabilité de la façon suivante :MissionLa principale mission de ce service est l’enregistrement comptables selon lalégislation en vigueur , des différents flux caractérisant l’activité de l’hôtel , afin deproduire périodiquement des documents de synthèse .ActivitésPour bien accomplire sa mission , le service comptabilité s’organise en fonction desactivités suivantes :- Comptabilité Fournisseurs ;RYAD MOGADOR Essaouira 5 1
  • 51. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs- Comptabilité Débiteurs ;- Comptabilité Banque ;- Comptabilité Opérations Divers ;- Comptabilité Personnel .TâchesOn va se limiter dans ce cadre de présenter seulement les activités du servicecomptabilités afférents au circuit Achats-Fournisseurs , a savoir : La réception des dossiers d’achats du service contrôle ; La vérification de l’existence des documents nécessaires ( BC , BR , BL ,F ) , lavérification des montants et des signatures requises ; Pour les achats au comptant , on vérifie l’exactitude des pièces justificatives ainsique des montants , et puis on procède à l’enregistrement comptable sur SageCompta ; Pour les achats à crédit , on vérifie l’exactitude du dossier d’achat , ainsi que desmontants et signatures , puis on procède à l’enregistrement comptable en vue deleurs règlement ; On classe les dossiers d’achat réglés et en instance par ordre chronologique , etpar fournisseur .3.2 OrganisationPour assurer l’accomplissement de sa mission , le service comptabilité est sous laresponsabilité d’un chef comptable et contrôle de gestion , avec un aide comptable quiutilisent le logiciel Sage Comptabilité 500 pour cette fin .A ce niveau d’études on pourrait se prononcer sur les zones de risque inhérents à cecircuit , et qui sont : Risque lié à l’insuffisance du personnel dans l’économat par rapport au niveaud’activité ; Risque lié à la non répartition claire et précise des tâches entre économat etcontrôle ;RYAD MOGADOR Essaouira 5 2
  • 52. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs Risque lié à l’absence de technicien informatique pour palier aux pannes dusystème .L’ensemble de ces zones de risque ferons l’objet d’analyses des procédures du circuitAchat-Fournisseurs dans le chapitre qui suit .C CHH –– III I : PPhhaassee dd’’EEvvaalluuaattiioonnddeess pprrooccéédduurreess dduu CCiirrccuuiittAAcchhaattss--FFoouurrnniisssseeuurrssRYAD MOGADOR Essaouira 5 3
  • 53. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursMaintenant qu’on à pris connaissance de l’hôtel , en général , et du circuit Achats-Fournisseurs en particulier , on va passer à l’étape d’évaluation des procédures quicaractérisent le processus d’achat et d’alimentation des différents services en matièreset fournitures .La méthodologie d’audit veut que l’on passe par l’ensemble des étapes suivantes : La description de la procédure d’achat , et ce notamment par une descriptionnarrative , puis par l’utilisation des digrammes de circulation ; L’étape des tests de conformité et d’existence ; L’établissement de la grille de séparation des tâches et des questionnaires decontrôle interne qui permettent de déceler l’ensemble des forces et faiblessescaractérisant le circuit en question ; Tableau de Forces et de Faiblesses ; Les tests de permanence qui permettent de s’assurer de l’existence effectivedes forces recensés , et celle des faiblesses constatées ; Feuilles de révélation et d’analyse des problèmes .I : Description de la procédure d’AchatDans cette partie nous allons procéder à la description narrative des procédures ducircuit Achats-Fournisseur dans une première section , puis sa description pardiagrammes de circulation dans la seconde .RYAD MOGADOR Essaouira 5 4
  • 54. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursSection 1 : Description Narrative :1/ Typologie des Achats EffectuésL’économat effectue trois sortes d’achats principaux , que l’on peut classer ainsi :· Périssable : (viandes , légumes , fruits , volaille , oeufs , poisson ) cesachats sont effectués en fonction de la demande du chef formulée enfonction des effectifs des clients , donc de l’activité ;· Divers : ( les produits nécessaires pour le service technique ,menuiserie , plomberie , électricité ... à côté des fleurs , et certainsproduits de fitness ) les commandes dans ce cas sont passées une foisque le stock d’alerte est atteint , ou bien par demande formulée par leservice fitness ou le service technique ;· Economat : ( il s’agit là de l’ensemble des matières et fournituresstockables nécessaires pour assurer le bon fonctionnement des servicesétages , accueil , restaurant , piscine ... ) dans ce cas les commandes sontpassées en fonction de l’atteinte du niveau de stock d’alerte , ainsi que dudélai de livraison .2/ Le choix du fournisseurOn distingue généralement dans ce sens trois grands sortes d’achats de matières et deservices : Les Achats Conventionnés : ce sont les achats que l’économat effectueauprès d’un certain nombre de fournisseurs référencés , avec lesquels uncontrat est établie par la direction générale ; Choix du mieux disant : dans ce cas l’économe demande a certainsfournisseurs leurs devis et procède à la comparaison entre leurs offres pourchoisir le mieux disant en terme du rapport qualité-prix ; Les Achats d’urgence : dans des cas particuliers où il n’existe pas defournisseur référencé pour un article donné , ou qu’il en manque qu’uneRYAD MOGADOR Essaouira 5 5
  • 55. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseursquantité minime à chercher sur place , on procède à l’achat de l’articleauprès d’un fournisseur local .3/ La commandeLes commandes sont formulées sur bon de commande établi par le responsable del’économat , qui le remet au fournisseur soit directement , dans le cas d’unfournisseur local , ou par fax dans le cas d’un fournisseur d’une autre ville , et parfois par téléphone dans le cas d’urgence pour un fournisseur local .Les commandes sont formulées sur des Bons de Commandes (BC voir Annexe 3)portants l’entête de l’établissement ainsi que les mentions suivantes : Dénomination : Bon de Commande ; Date ; Un Numéro qui doit figurer sur les emballages , bons de livraison , etfactures Code ; Désignation ; Quantité ; Prix Unitaire ; Montant ; Totaux ; Livraison pour le : ...( date de livraison ) « facture en 3 exemplaires »Le bon de commande est établi par le responsable de l’économat qui le signe , puisobtient l’approbation par signature du Directeur Général (DG) , avant d’en envoyer lacopie blanche au Fournisseur , et garder sur le carnet les deux restantes .4/ La RéceptionA la réception de la marchandise , le contrôleur vérifie la qualité , quantité , et prixdes marchandises livrées qui doivent être conformes la commande passée , etétablie , s’il n’y à rien à signaler , un Bon de Réception (BR voir Annexe 4) quiRYAD MOGADOR Essaouira 5 6
  • 56. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseursremet au livreur la copie blanche et reçoit de sa part un Bon de Livraison (BL)etune Facture(F) ; le BR , BL , F sont signés par l’économe , le contrôleur , et leDG , pour être associés par la suite au BC , le dossier est envoyé par la suite auservice comptabilité qui se charge de l’enregistrement des opérations , par la suitele dossier passera au service financier qui se charge du règlement de la facture .Le BR contient les mentions suivantes : Dénomination : Bon de Réception ; Entête de l’hôtel ; Numéro d’ordre ; Nom du fournisseur ; Numéro de commande ; Date de livraison ; Numéro du BL ; Type de livraison : Complète , Partielle , Solde ; Quantité reçue ; Emballage ; Désignation ; Prix unitaire ; Montant ; La mention : « Certifié exact après inspection des articles ci-dessousaccepté conforme à la commande » ; Date Signature du contrôleur ; Signature de l’économe .Il est à signaler que toute entrée de marchandise est enregistrée sur le systèmeWinix pour assurer le suivie des entrées .RYAD MOGADOR Essaouira 5 7
  • 57. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursLors de la livraison , il se pourrait qu’il y ait une erreur de la part du fournisseurconcernent la quantité ou la qualité des produits livrés ; Après vérification desarticles , deux cas de figure sont généralement constatés : Cas d’une livraison Incomplète : le réceptionniste établit unnouveau BC sur lequel il constate les articles livrés réellement , etsur lequel figure la mention « annule et remplace le BC N° ... » il lejoint alors avec le BL , BR , et F pour adresser le dossier à lacomptabilité ; Cas d’une livraison non conforme : les articles non conformes à lacommande sont retournés au fournisseur , ce-ci est constaté par unAvoir établit et signé par le livreur , le réceptionniste joint l’Avoiravec le BC,BR,BL, et F et adresse le dossier à la comptabilité .5/ Les prélèvementsToute sortie de marchandise de l’économat doit être constatée par un Bon dePrélèvement(BP voir Annexe 5 ) établie par le contrôleur qui l’établie en fonctiondes ventes de la veille ainsi que des gratuités accordées en nourriture et boissons ,puis il est signé par le chef du service demandeur ; après confirmation ducontrôleur , le BP est passé au DG pour qu’il autorise l’opération . Une fois le BPsigné par le DG, il atterrit chez l’économe , qui procède à la livraison des articlesdemandés . le BP contient les mentions suivantes : Logo de l’hôtel ; La mention : Bon de Prélèvement ; Numéro d’ordre ; Point de vente ; Date ; Code de l’article ; Désignation de l’article ;RYAD MOGADOR Essaouira 5 8
  • 58. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs Quantité Demandée ; Quantité Livrée ; Prix d’achat ( Unitaire et Total) ; Prix de vente (Unitaire et Total) ; Signature Chef de service bénéficiaire ; Signature de l’économe ; Signature du contrôleur ; Signature du DG.Les BP sont produits en trois copies , l’une reste sur le carnet chez le chef de servicedemandeur , l’autre reste avec le contrôleur , la dernière reste dans l’économat . Toutprélèvement est enregistré sur le système Winix pour assurer le suivi des sorties , ainsique d’une évaluation permanente du niveau de stock existant et de ses mouvements ,car ce-ci permettra par la suite de signaler un message d’alerte une fois le stockd’alerte est atteint .6/ Le contrôleUne fois les dossiers d’achats arrivent chez le service contrôle d’une fréquencemensuelle , il procède à la vérification de l’existence des documents nécessaires ( BC ,BR , BL , F ) il vérifie s’ils sont bel et bien signés par les personnes habilités , ilrapproche les montants figurants sur le BC et le BR avec ceux figurants sur le BL et laF , et classe l’ensemble de ces dossiers provisoirement par fournisseurs par ordrechronologique , en vue de les adresser au service comptabilité pour enregistrement etrèglement .D’autre part , c’est le service contrôle qui établie les bons de prélèvements , et ladémarche consiste en la sauvegarde d’un niveau de stock fixe à chaque point de vente ,et en se référant au rapport veille que le contrôleur transmet les ventes et gratuités desnourriture et boissons sur les bons de prélèvements qu’il signe , et remet par la suite auRYAD MOGADOR Essaouira 5 9
  • 59. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseursdirecteur général pour approbation , il les remet ensuite au chef de service demandeurqui les signe et présente le bon à l’économat pour effectuer son prélèvement .Les entrées de marchandises sont saisies par le contrôleur sur le système Winix parordre chronologique classés par famille de produits , et par département . Lesprélèvements aussi sont saisie par le contrôleur sur système Winix par point de venteet par département . L’ensemble de ces saisies permettent au contrôleur de tirer un étatrécapitulatif des entrées et sorties en fin de mois (voir Annexes 6 & 7) .7/ Le RèglementLa nature des achats effectués veut que l’on distingue deux sortes :- Les achats au Comptant ;- Les achats à Crédit .7.1 Les Achats au ComptantIl est important de noter que l’économat dispose d’une caisse d’exploitation d’unehauteur de 5.000 DH qui sert à régler un certain nombre d’achats et de frais qui sontpays au comptant , l’économe retire de ce fond en établissant des bons de commandequi retracent le mouvement , et servent comme pièce justificative pour le servicefinancier qui établie des pièces de caisse( voir Annexe 8) et alimente de nouveau lacaisse d’exploitation de l’économat .7.2 Les Achats a CréditC’est la grande partie des achats qui est effectuée en ce mode , on à déjà vue que ledossier d’achat passe par l’économat , puis par le service contrôle qui vérifie sonexactitude , et passe en fin au service comptabilité pour qu’il soit enregistré puis classéprovisoirement en vue de son règlement .Le service comptabilité et contrôle de gestion établie des balances AGE desfournisseurs en instance ainsi que des fournisseurs règles , et c’est sur la base de cettebalance que l’on effectue les prévisions de règlement des fournisseurs créditeurs (voirAnnexe 9), pour cette fin on établie des chèques qui sont signés par le directeurRYAD MOGADOR Essaouira 6 0
  • 60. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseursgénéral ou bien par le secrétaire général du holding , que l’on remet au fournisseurcontre un accusé réception signé et cacheté par le fournisseur .8/ La ComptabilisationLa phase de comptabilisation est intimement reliée à celle de règlement , ainsi onpeut la scinder en deux grands parties :- Comptabilisation des achats au comptant ;- Comptabilisation des achats à crédit .8.1 La comptabilisation des achats au ComptantQuand le service financier alimente la caisse d’exploitation de l’économat contre lespièces justificatives ( les bons de commande) , il établie pour sa part des pièces decaisse retraçant ce mouvement , il remet l’ensemble de ces pièces au servicecomptabilité qui procède à l’enregistrement comptable des opérations .8.2 La comptabilisation des achats à CréditQuand le dossier d’achats émane du service contrôle de façon mensuelle , l’aidecomptable procède à la vérification de l’exactitude des dossiers , l’existence de toutesles pièces constitutifs , les signatures , et rapproche les montants figurants sur lafacture e bon de livraison avec celles figurant sur le bon de commande et bon delivraison .Une fois les dossiers vérifiés , l’aide comptable procède à la comptabilisation desopérations à crédit et classe les dossiers par fournisseurs par ordre chronologique enattendant leurs règlement . A la date de règlement l’aide comptable ressort les dossierset étable le chèque de règlement qui le joint avec le dossier et l’envoie à la signaturepar le directeur général . Une fois le chèque signé il es remis au fournisseur qui signeet cachette un accusé réception , l’aide comptable alors photocopie le chèque etcomptabilise l’opération par le logiciel Sage Compta 500 .RYAD MOGADOR Essaouira 6 1
  • 61. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs9/ L’Organisation du stockIl est intéressent de noter que les stocks sont évalués au Coût Moyen unitairePondéré , et que les mouvements sont effectués en fonction de la méthode FIFO . Lacuisine ainsi que le service technique tiennent leurs stock sur place , le reste desarticles sont stockés dans l’économat de la manière suivante : Boissons : Eau ; Soda ; Jus ; Sirop . Epicerie : Epices ; Produits de pâtisserie ; Pâtes ; Conserves ; Pruneaux ( fruits et légumes secs) ; Caféterie . Divers : Produits d’étages ; Produits d’entretien ; Produits fitness ; Traitement des eaux ; Lessivielles ; Prestations clients ( clynex , papier hygiénique , ...) ; Fournitures de bureau , imprimés ...RYAD MOGADOR Essaouira 6 2
  • 62. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursSection 2 : Les diagrammes de Circulation :L'objectif de l'auditeur est de comprendre les méthodes et les systèmes employés ausein de l'organisation, ainsi que les contrôles effectués, en mettant l'accent plusparticulièrement sur les procédure de circulation de l'information. Cettecompréhension des systèmes sert de base à l'évaluation des flux et contrôles internes,et doit être convenablement matérialisée par des documents normalisés.Il est généralement considéré que le Flow-Chart (Diagramme des Flux) est lemeilleur moyen d'illustrer la compréhension des systèmes d'information. Son usagepermet en outre d'améliorer l'efficacité et l'homogénéité du groupe d'audit et depermettre une meilleur communication entre les différents auditeurs.Le principale objectif des Flow-Charts reste de donner une illustration de lacompréhension des flux informationnels de l'organisation. Cette illustration doit êtreélaborée de telle sorte que tous les aspects importants du système et des procédures decontrôle interne puissent être facilement identifiés.Les Flow-Charts sont préparés sur un document standard réservé à cet effet. LesFlow-Charts doivent être, à chaque audit, mis à jour ; toutefois une nouvellereprésentation n'est normalement pas nécessaire à moins que les procédures décritessoient devenues caduques. Si les Flow-Charts nécessitent une correction, unephotocopie des anciens Flow-Charts doit être faite avant les changement afin deconserver une trace permanente des systèmes qui ont été révisés.Afin d'établir un Flow-Chart avec un maximum d'efficacité, l'approche suivante peutêtre utilisée :· Avoir une compréhension de l'activité dans son ensemble ;· Définir les types de transactions les plus importants qui composent lesystème en discutant de celui-ci d'une manière globale avec une personnecompétente et concernée ;RYAD MOGADOR Essaouira 6 3
  • 63. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs· Analyser dans leur intégralité les opérations relatives à chaque type detransactions choisi pour son importance, en interrogeant chaque membredu personnel concerné ;· Si cela est possible, il est préférable de reproduire la chaîne d'opérations(circulation) directement sous la forme de Flow-Charts plutôt que sousforme narrative et d'éviter les détails superflus ;· Il n'est pas aisé de préparer un Flow-Chart qui couvre une chaîned'opérations (cycle) dans la totalité, exception faite des systèmessimplifiés de comptabilité. Par exemple, dans le cycle des dépenses, onfait souvent des Flow-Charts séparés pour l'achat des services (achat deformations, par exemple), pour l'achat de marchandises (fournitures pourla formation, classeurs, crayons, etc. ... ) ou pour les salaires. De plus, siles principaux types de transaction représentent effectivement dessystèmes comptables différents, il peut être nécessaire de préparer alorsdes séries de Flow-Charts complètement distinctes (par exemple, pour lestemps de travail imputés sur le système de production, pour ladétermination des coûts de production, ou dans le système comptablepour le paiement des salaires).L'établissement d'un diagramme représentatif des flux informationnels supposel'emploi d'une table de symboles et le choix d'un type de présentation.S'agissant des symboles, il n'existe pas de tables universelles standardisées, mais uncertain nombre de conventions existent tacitement.Pour bien illustrer le circuit Achats-Fournisseur sur un diagramme de circulation ,nous allons présenter les procédures d’achat qui seront décomposés en sous procéduressuivantes : Sous-procédure des Prélèvements ; Sous-procédure des Commandes Divers ; Sous-procédure des Réceptions Divers ;RYAD MOGADOR Essaouira 6 4
  • 64. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs Sous-procédure des Commandes et Réceptions Cuisine ; Sous-procédure des Achats Comptant ; Sous-procédure des Achats à Crédit .Veuillez consulter l’Annexe 10 et 11 qui représente la légende des signes , symboles ,et abréviations utilisés dans ce cadre .RYAD MOGADOR Essaouira 6 5
  • 65. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursClient : Société D’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Rédacteur : KARIMI YassirCircuit : Achats-Fournisseurs « Prélèvements » Date : mai 2005Opérations Responsable Contrôle D.G. Economat ServiceDemandeur1- Consulter le rapport veilleretraçant les ventes et gratuitésaux points de vente2- établissement des BP sur labase des ventes et gratuités , etsignature3- les 3 copies visés par leD.G4- classement du BP Jaune auservice contrôle5- classement du BP Bleuchez le service demandeur6- Présentation du BP Blanc àl’économat contremarchandiseContrôleurContrôleurD.G.ContrôleurServicedemandeurServicedemandeurBPBPFigure 3 : Flow-Chart de la procédure « Prélèvements"RYAD MOGADOR EssaouiraR,VBPBBlBPJSBPBBlBPJVccBPB166
  • 66. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursClient : Société D’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Rédacteur : KARIMI YassirCircuit : Achats-Fournisseurs « Prélèvements » Date : mai 2005Opérations Responsable Contrôle D.G. Economat ServiceDemandeur7- Classement du BP Blanc àl’économat8- Consultation du stock9- Sortie de M/se au servicedemandeur10- Saisie des sorties surWinix11- Si la M/se est nondisponible on déclenche unecommandeEconomeEconomeEconomeEconomeEconomeN ORYAD MOGADOR Essaouira1M/sesDisponM/se M/se67
  • 67. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursClient : Société D’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Rédacteur : KARIMI YassirCircuit : Achats-Fournisseurs « Commande Divers » Date : mai 2005Opérations Responsable Economat D.G.1- Consultation du stock ,vérification du stock d’alerte2- établissement de 3 copiesde BC signés3- Visa du D.G. des BC4- Classement des BC jaune etbleu provisoirement5- Passation de la commandepar Fax6- Passation de la commandepar téléphoneEconomeEconomeD.G.EconomeEconomeEconomeN OBCBCBCFigure 4 : Flow-Chart de la procédure « Commandes Divers"RYAD MOGADOR EssaouiraStockd’AlerteBCBBlBCJSBCBBlBCJBC VBBlBCJFax68
  • 68. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursClient : Société D’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Rédacteur : KARIMI YassirCircuit : Achats-Fournisseurs « Réception Divers » Date : mai 2005Opérations Responsable Bureau du réceptionniste Economat D.G.1- Réception de la M/se2- Sortie du BC Bleu classé àl’économat3- Contrôle quantités etqualités4- Retour de la M/se auFournisseur5- établissement de BR en 3copies signés par leRéceptionniste6- Envoie du BR Blanc auFournisseur7- envoie de la M/se au stockde l’économat8- Classement du BR Jaunesur carnet9- envoie du BR Bleu , la F ,et Le BL à l’économatRéceptionnisteRéceptionnisteRéceptionnisteRéceptionnisteRéceptionnisteRéceptionnisteRéceptionnisteRéceptionnisteRéceptionnisteN OBRFigure 5 : Flow-Chart de la procédure « Réception Divers"RYAD MOGADOR EssaouiraM/se BCBl2M/seconformeBRBBlBRJM/seF BL3S69
  • 69. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursClient : Société D’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Rédacteur : KARIMI YassirCircuit : Achats-Fournisseurs « Réception Divers » Date : mai 2005Opérations Responsable Bureau du réceptionniste Economat D.G.10- Réunion des BR Bleu , laF , et le BL11- Envoie du DA au D.G.pour visa12- Retour du DA àl’économat , et classementprovisoire13- Saisie de l’entrée de M/sesur système WinixEconomeD.G.EconomeEconomeRYAD MOGADOR Essaouira3DADAV70
  • 70. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursFigure 6 : Flow-Chart de la procédure « Commande & Réception Cuisine"Client : Société D’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Rédacteur : KARIMI YassirCircuit : Achats-Fournisseurs « Commande & Réception Cuisine » Date : mai 2005Opérations Responsable Cuisine Bureau du réceptionniste D.G.1- Passation de la commandepar téléphone2- Réception de la M/se par leréceptionniste et son envoie àla cuisine3- établissement de 3 copiesde BC et de BR Signés parl’économe4- Classement des BC et BRJaunes sur carnets à laréception5- envoie des BC et BRBlancs au Fournisseur6- Réunion des BC et BRBleu , F et BLChef CuisinierRéceptionnisteRéceptionnisteRéceptionnisteRéceptionnisteRéceptionnisteRYAD MOGADOR EssaouiraM/seM/seBLFBCBCBBlBCJBRBRBBlBRJ4SS71
  • 71. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursClient : Société D’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Rédacteur : KARIMI YassirCircuit : Achats-Fournisseurs « Commande & Réception Divers » Date : mai 2005Opérations Responsable Cuisine Bureau du réceptionniste D.G.7- Envoie du DA au D.G.pour visa8- Visa du D.G. sur le DA9- Retour du DA auréceptionniste10- Classement provisoire duDA chez le réceptionniste11- saisie de l’entrée sursystème WinixRéceptionnisteD.G.RéceptionnisteRéceptionnisteRéceptionnisteRYAD MOGADOR Essaouira4DAVDA72
  • 72. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursClient : Société D’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Rédacteur : KARIMI YassirCircuit : Achats-Fournisseurs « Achats Comptant » Date : mai 2005Opérations Responsable Economat D.G. D.A.F. Comptabilité1- Réception de la prestationde service ou M/se avecfacture signée par l’économe2- établissement de BC et BRen 3 copies signés parl’Econome3- Classement des BC et BRJaunes sur carnet chezl’Econome4-Remise du BC et BR Blancsau fournisseur5- Réunion de la F BC et BRBleu pour constituer DA6- Visa de DA par le D.G.EconomeEconomeEconomeEconomeEconomeD.G.BCBRFigure 7 : Flow-Chart de la procédure « ACHATS Comptant"RYAD MOGADOR EssaouiraFSBCBBlBCJBRBBlBRJSSDA5 V73
  • 73. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursClient : Société D’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Rédacteur : KARIMI YassirCircuit : Achats-Fournisseurs « Achats Comptant » Date : mai 2005Opérations Responsable Economat D.G. D.A.F. Comptabilité7- Envoie de la DA au D.A.Fpour contrôle et alimentationde la caisse8- établissement des pièces decaisses constatantl’alimentation de la caisse9- Réunion de la DA avec laPC10- Envoie de la nouvelle DAa la comptabilité pourenregistrement11- Enregistrement comptablede l’opération sur SageCompta 50012- Classement définitif duDAD.A.F.D.A.F.D.A.F.D.A.F.Aide ComptableAide ComptableRYAD MOGADOR Essaouira5DADAPCDA74
  • 74. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursClient : Société D’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Rédacteur : KARIMI YassirCircuit : Achats-Fournisseurs « Achats à Crédit » Date : mai 2005Opérations Responsable Contrôle Comptabilité1- Réception de la DA del’Economat2- Vérification de l’exactitudede la DA3- Enregistrement desdonnées sur un Registre4- Visa de la DA5- Réception de la DA ducontrôle et vérification desdonnées6- Enregistrement desopérations à crédit sur SageCompta 5007- Classement provisoire desDA e vue de leurs règlementContrôleurContrôleurRéceptionnisteContrôleurAide ComptableAide ComptableAide ComptableFigure 8 : Flow-Chart de la procédure « ACHATS à Crédit"RYAD MOGADOR EssaouiraDA6DAVDA775
  • 75. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursClient : Société D’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Rédacteur : KARIMI YassirCircuit : Achats-Fournisseurs « Achats à Crédit» Date : mai 2005Opérations Responsable Contrôle Comptabilité8- à la date de règlement , onsorte la DA ;9- établissement d’un chèque10- photocopie du chèque11- Envoie du chèque aufournisseur contre accuséréception signé et cacheté parlui12- Réunion des documents13- Classement définitif dudossier complet14- Enregistrement del’opération sur Sage Compta500Aide ComptableAide ComptableAide ComptableAide ComptableAide ComptableAide ComptableAide ComptableRYAD MOGADOR Essaouira7DACHqCHqARS76
  • 76. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursII : Les Tests de Conformité et D’existenceC’est la phase qui à pour but de confirmer , ou d’infirmer la description desprocédures tel qu’elle à été décrite dans la phase précédente , c’est pourquoi je vaisprocéder dans cette étude à des tests de conformité à l’économat , au service contrôle ,ainsi qu’au service comptable .1/ L’EconomatJ’ai commencer mon stage par mon passage à l’économat , et c’est là où j’ai pu voirde mes propres yeux le déroulement de l’activité quotidienne qui consistait à assurerl’approvisionnement des différents services en matières et fournitures dont ils avaientbesoin , et ce via la procédure qui consiste a présenter les bons de prélèvementsdûment signés par le contrôleur , par le chef du service demandeur, et par le directeurgénéral .J’ai aussi assister aux sondages que faisait l’économe et son collègue aux stock pourvérifier l’atteinte du stock d’alerte , et par la suite lancer la commande conformément àla procédure déjà citée .Les lieux de stockage à l’économat sont bien protégés contre les insectes ,rongeurs ,l’humidité et sont traités par des insecticides de façon régulière . Ladisposition des articles est ainsi faite à ce que toute famille est rangée a part , et desréfrigérateurs assurent la protection de certains denrées périssables (lait , beurre , oeufs...)Seulement j’ai remarqué qu’au niveau de la réception des marchandises , et commeil à été déjà cité au descriptif du poste Contrôle , normalement c’est le contrôleur quidoit vérifier et contrôler l’entrée de marchandises , chose qui n’est pas faite , car c’estle réceptionniste qui se charge de cette tâche et qui cachette les bons de réceptionsavec le tampon « contrôle » et non pas réception , et c’est lui qui enregistre ces entréessur un registre qui reste a son bureau et remet les dossiers par la suite au contrôleur àchaque fin de mois pour vérifier les montants .RYAD MOGADOR Essaouira 7 7
  • 77. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs2/ Le Service ContrôleA part le fait de non contrôle des réceptions par le contrôleur , le reste des tâchesauparavant décrites sont exécutés exactement comme prévu par le contrôleur ; ilcommence toujours par remplir les bons de prélèvements en faveur des services enfonction de leurs ventes et gratuités ainsi que de leurs autres besoins , et il effectue defaçon mensuelle des inventaires extra-comptables des stocks de l’économat , la cuisine, et le technique . Il procède aussi régulièrement à la saisie des entrés et des sorties defaçon conjointe avec l’économat afin de tirer des états récapitulatifs du stock , desentrées et des sorties .3/ La ComptabilitéJ’ai pu vérifier et voir comment se déroule le processus de comptabilisation desachats au comptant , ainsi que des achats à crédit suivant la manière déjà décrite dansla partie narrative et aux diagrammes de circulation .III : La Grille de Séparation des Tâches et Questionnaire duContrôle Interne1/ Grille de Séparation des TâchesC’est un outil de tri qui permet d’illustrer l’ensemble des tâches effectués au sein del’organisation et les personnes qui les accomplissent , elle permet également dedistinguer entre les différentes natures de tâches qui sont effectués par les personnesresponsables et de pouvoir juger sur la compatibilité entre la somme des tâches pourchaque personne .RYAD MOGADOR Essaouira 7 8
  • 78. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursRYAD MOGADOR Essaouira 7 9
  • 79. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursClient : Société d’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Essaouira Rédacteur :KARIMI YassirGrille de séparation des tâchesCycle : Achat –Fournisseurs. Date : mai 2005Tâches Econome RéceptionnisteContrôleur D.G. D.A.F. Comptable Assistante de Direction1- Approbation des Ddesde PrixA2- Réception des Devis3- Etablissement des BC4- Autorisation des BC5- Réception des M/ses6- Contrôle des M/ses7- RapprochementBC/BL8- Etablissement BR9- Approbation BR10- Réception F11- Comparaison F/BR12- Etablissement BP13- Approbation BPExExCCExExCExAAAExRYAD MOGADOR Essaouira 8 1
  • 80. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursClient : Société d’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Essaouira Rédacteur :KARIMIYassirGrille de séparation des tâchesCycle : Achat –Fournisseurs. Date : mai 2005Tâches Econome RéceptionnisteContrôleur D.G. D.A.F. Comptable Assistante de Direction14- Sortie M/ses Ex15- Vérification DA16- Comptabilisation17- Bon à Payer18- Suivi des AvoirsCACEnExFigure 9 : Grille de Séparation des TâchesNotons que :Ex : Exécution En : Enregistrement C : Contrôle A : AutorisationRYAD MOGADOR Essaouira 8 2
  • 81. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursRYAD MOGADOR Essaouira 8 3
  • 82. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs2/ Questionnaire du Contrôle InterneLe questionnaire du contrôle interne est une grille d’analyse dont la finalité est depermettre à l’auditeur d’apprécier le niveau et de porter un diagnostic sur le dispositifde contrôle interne de l’entité ou de la fonction auditée. Il est composé d’une liste dequestions n’admettant en principe que les réponses « Oui » ou « Non » , qui servent àrecenser les moyens mises en place pour atteindre les objectifs du contrôle interne.Le questionnaire est bâti pour que les réponses négatives désignent des points faiblesdu dispositif du contrôle interne , et que les positives signalent les points en théorieforts . L’exploitation du questionnaire du contrôle interne consiste ensuite pourl’auditeur à évaluer l’impact des faiblesses , et à vérifier la réalité des forces .Dans ce qui suit nous allons nous focaliser sur la vérification des bien fondé desobjectifs suivants : Le déroulement des prélèvements assure-t-il un bon approvisionnement auxservices demandeurs , et une régularité de l’opération ? L’opération de passation de commande est elle bien fondée , et respecte-t-ellerigoureusement sa procédure ? L’opération de réception se déroule-t-elle toujours comme prévue , et assure-t-elleles besoins de l’hôtel en temps opportun ? La comptabilisation des opérations d’achat permet-elle un enregistrementexacte des opérations effectués ?RYAD MOGADOR Essaouira 8 4
  • 83. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs2.1 les prélèvementsQuestions Oui Non Observations1- les prélèvements sont-ils constatéspar des bons de prélèvements ?2- si oui, ces bons de prélèvements sontils :· Numérotés ?· Signés par les responsables ?· Contenant les quantitésdemandées ?3- les bons de prélèvements sont-ilstoujours établis par le contrôleur ?4- les bons de prélèvements sont-ilstoujours approuvés par le directeur ?5- les copies des bons de prélèvementssont-ils toujours conservés par lespersonnes intéressés ?6- les prélèvements sont-ils toujourseffectués en fonction de la périodede prélèvement fixés par ladirection ?XXXXXXXXEn cas d’absence dudirecteur , c’est le chefcomptable qui signe les bonsde prélèvementsOn ne respecte pas la note deservice fixant l’horaire deprélèvements de l’économat.Figure 10 : Questionnaire Du Contrôle Interne : « Prélèvements »RYAD MOGADOR Essaouira 8 5
  • 84. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs2.2 La CommandeQuestions Oui Non Observations1- un sondage de stock est-il effectuéd’une façonpermanente physiquement?2- Existe-t-il un suivi de l’état de stockpermanent sur système ?3- La commande est-elle toujourslancée par l’économe ?4- La commande une fois établie , est-elletoujours approuvée par ledirecteur ?5- La commande est-elle toujours faxéeet relancée par téléphone ?6- Garde-t-on toujours une copie de lacommande à l’économat ?XXXXXXUn sondage est effectuéchaque décade à l’économatLa commande de la cuisineest lancée par le chef cuisinierLa commande de cuisine estseulement lancée partéléphone , et non faxéeFigure 11 : Questionnaire Du Contrôle Interne : « Commandes »RYAD MOGADOR Essaouira 8 6
  • 85. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs2.3 La RéceptionQuestions Oui Non Observations1- la livraison est toujours reçue par leréceptionniste ?2- effectue-t-il toujours les contrôlesde :· pesage ?· quantités ?· qualité ?· date de péremption ?3- rapproche-t-il toujours la facture aubon de commande ?4- établie-t-il toujours le bon deréception en fonction de cerapprochement ?5- demande-il toujours des avoirs pourles livraisons non-conformes oupartielles ?XXXXXXXX Par fois il ne remplit le bon deréception qu’après l’arrivéedu complément de la livraisonFigure 12 : Questionnaire Du Contrôle Interne : « Réception »RYAD MOGADOR Essaouira 8 7
  • 86. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs2.4 La ComptabilisationQuestions Oui Non Observations1- les dossiers d’achats sont-ilstoujours contrôlés et vérifiés ?2- les dossiers d’achats sont-ils aumoins composés des piècessuivantes :· Bon de Commande ?· Bon de Réception ?· Facture ?· Bon de Livraison ?3- les achats au comptant font-iltoujours naissance à une pièce decaisse ?4- les opérations d’achats font-ilstoujours objet d’un enregistrementcomptable ?XXXXXXXPar le contrôleur et par l’aidecomptableFigure 12 : Questionnaire Du Contrôle Interne : « Comptabilisation »RYAD MOGADOR Essaouira 8 8
  • 87. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursIV : Le Tableau des Forces et des FaiblessesEn se basant sur les résultats fournis par la grille de séparation des tâches , des testsde conformité , et du questionnaire du contrôle interne , on pourrais commencer àdresser un ensemble de forces et de faiblesses qui apparaissent lors de la mise enoeuvre des procédures du circuit Achats-Fournisseurs , et que je pourrais représentercomme suit :Forces FaiblessesBonne gestion des prélèvements via lemaintien d’un stock fixe à chaque point devente ;Le contrôle de la réception n’est paseffectué par le contrôleur , sachant quec’est lui qui doit le faire conformément àson descriptif du poste , mais par leréceptionniste ;Contrôle rigoureux de la part del’économe des bons de prélèvements(signatures du directeur et du contrôleur)avant la remise de la marchandise audemandeur ;Manque de magasinier à l’économat , c’estl’économe qui se charge avec son aide dela passation des commandes , de laréception , et de la sortie des marchandisespour prélèvements ;Système d’enregistrement rigoureux dessorties sur Winix et sur état Excel ;Non respect de l’horaire des prélèvementspar les services demandeurs comme il estsignalé dans une note de service ;Bonne organisation des lieux de stock àl’économat , classement des articles parfamilles et sous familles ;Absence de technicien informatique quipourra faire face aux pannes fréquentes dusystème Winix .Sondage physique des stocks chaquedécade pour réajustement des états destock sur système , et lancement descommandes ;RYAD MOGADOR Essaouira 8 9
  • 88. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursLancement rapide des commandes partéléphone , suivi d’une confirmation parfax ;Procédure de contrôle des réceptionsrigoureuse ( contrôle qualité , quantités,pesage, date péremption...) à côté ducontrôle des factures et bons de livraison( cachets , signatures, visa ...)Vérification des dossiers d’achats par lecontrôleur avant de saisir les entrées , afinde tirer des états récapitulatifs de stockpour chaque mois ;Inventaires physiques faits chaque fin demois à l’économat et au technique , pourajustement des états de stock sur système ;Vérification et contrôle des dossiersd’achats au comptant par le D.A.F. avecl’économe pour alimentation de la caissed’exploitation ;Vérification et contrôle ultime au servicecomptable avant l’enregistrement surlogiciel Sage Compta 500 ;Etablissement de prévisions de règlementdes fournisseurs selon l’échéance desfactures par le contrôleur de gestion .Figure 13 : Tableau des Forces et FaiblessesV : Les Tests de PermanenceRYAD MOGADOR Essaouira 9 0
  • 89. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursIl s’agit d’un ensemble de tests par observation , échantillonnage , etquestionnements qui permettent de savoir si toutes les faiblesses ont été recensées , etque toutes les forces sur lesquels on va s’appuyer sont vraiment bien fondées .Pendant ma période de stage j’ai pu voir et constater l’ensemble des procéduresfaisant forces de ce circuit , tout d’abord c’est l’économat a partir de laquelle lescommandes sont lancées suivant la méthode précitée , et en respect de la procédureénoncée ; j’ai aussi participer à une réception durant laquelle j’ai pu constater lerigoureux contrôle des marchandises livrées ( pesage , quantité , qualité , datepéremption ...) et l’établissement du bon de réception correspondant sans oublier lavérification des cachets et signatures des factures et bons de livraison .Par le suite je suis passé au service contrôle , et j’ai participer à établir les bons deprélèvements qui ont été signés par le contrôleur et chef de service demandeur , avantd’être approuvés par le directeur , puis envoyés à l’économat contre marchandise ; j’aiaussi participer à la vérification et contrôle des dossiers d’achat et le pointage duregistre du réceptionniste .En fin j’ai assurer la tâche de vérification des dossiers d’achat au service comptableavant leurs enregistrement , et leurs classement en vue du règlement qui est effectué enfonction des prévisions établies par le contrôleur de gestion chef du servicecomptable ; j’ai aussi vérifier les dossiers d’achats au comptant avec leurs pièces decaisse émanent du service financier avant leurs enregistrement comptable et leursclassement .D’autre part , j’ai aussi constater le non respect de la note de service fixant l’horairede prélèvements pour les services demandeurs ; j’ai aussi vécu à l’économat la périodede la panne du système , pendant laquelle l’économe s’efforçait de trouver dessolutions superficielles en attendant qu’un technicien d’une société à Marrakech vientrégler le problème ; pendant cette même période , j’ai pu voir que le manque demagasinier occasionnait un encombrement des tâches de l’économe tout seule quiadresse les commandes , constate et livre les prélèvements , organise le stock , etessaie de saisir les entrées et sorties avec un système en panne ; en fin j’ai aussi réaliséque la tâche de contrôler les livraisons formulée au descriptif du poste contrôle n’étaitRYAD MOGADOR Essaouira 9 1
  • 90. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseursqu’une légende , puisque le contrôleur n’a jamais assister à aucune livraison , et pireencore , le réceptionniste cachéte les bons de réception , bons de livraison , et facturesen son nom « Responsable Contrôle » !VI : Les Feuilles de Révélation et d’Analyse des ProblèmesComme son nom l’indique clairement , la Feuille de Révélation et d’Analyse desProblèmes (FRAP) est un outil d’évaluation du contrôle interne qui permet dedécortiquer un phénomène problématique au sein des procédures du contrôle internede l’amont vers l’aval , et ce grâce à sa décomposition en constat par lequel on décritle phénomène sans jugement de valeurs , par la suite on identifie un certain nombre decauses derrière ce constat en utilisant les méthodes scientifiques tels que le diagrammed’ ISHIKAWA ou autre , on présente dans un autre volet les conséquences de ceconstat qui ont sans doute un impact négatif sur le bon déroulement de la procédure ducontrôle interne , et on reviens pour formuler le problème en utilisant le constat décrit ,les causes cherchés , et les conséquences dégagées , il ne reste plus qu’à formuler desrecommandations pour palier au problème , et généralement on propose l’exactecontre partie de la cause .Client : Société d’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Date : mai 2005RYAD MOGADOR Essaouira 9 2
  • 91. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursCycle : Achat –Fournisseurs Rédacteur : KARIMI YassirFRAP : 1Problème : mauvaise application de la procédure de contrôle réception comme elleest décrite , à cause du manque de personnel au service contrôle , ce qui peu engendrerune confusion de tâches et de responsabilités.Constat : contrôle des livraisons non contrôlé par le contrôleur .Cause : une seule personne au service contrôle qui s’occupe de toutes les activités ettâches du serviceConséquence : risque de prise de responsabilité par le contrôleur d’une erreurcommise par le réceptionnisteRecommandations :· renforcement du personnel du service contrôle ;· revoir la procédure en octroyant au réceptionniste la responsabilité de contrôledes livraisons officiellementFigure 14 : FRAP N°1Client : Société d’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Date : mai 2005Cycle : Achat –Fournisseurs Rédacteur : KARIMI YassirFRAP : 2RYAD MOGADOR Essaouira 9 3
  • 92. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursProblème : mauvaise allocation de ressources humaines à l’économat qui necompte que deux économes qui s’occupent de toutes les taches du service achat etéconomat , ce qui retarde le travail de saisie et gestion de stock , et pourra retarder lesprélèvements .Constat : deux économes qui assurent la passation des commandes, le magasinage,la réception , la gestion des stocks et des prélèvements .Cause : manque de magasinier à l’économat pour s’occuper du magasinage et de legestion de stockConséquence : encombrement des tâches sur une seule personne , causant erreurset omissions des saisie , retard de passation des commandes , et mal tenue du magasin.Recommandations : renforcement du personnel de l’économat par unmagasinier .Figure 14 : FRAP N°2Client : Société d’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Date : mai 2005Cycle : Achat –Fournisseurs Rédacteur : KARIMI YassirFRAP : 3Problème : débordement des tâches de l’économe à cause des demandes deprélèvements à tout moment , et risque d’apparition de conflits entre l’économe et leschefs d’autres services .RYAD MOGADOR Essaouira 9 4
  • 93. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursConstat : non respect des services demandeurs à l’horaire de prélèvements del’économatCause : non adaptation des directives de la note avec le bon déroulement du travaildans ces services et leurs manière de gestion.Conséquence : on déborde l’économe par la réponse aux demandes demarchandises alors qu’il doit se préoccuper d’autres tâches , ce qui freine le bondéroulement du travail à l’économat.Recommandations :· modification du contenu de la note en fonction des besoins des autresservices demandeurs ;· renforcement du personnel de l’économat par un magasinier .Figure 14 : FRAP N°3Client : Société d’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Date : mai 2005Cycle : Achat –Fournisseurs Rédacteur : KARIMI YassirFRAP : 4Problème : gaspillage du temps et de l’effort par l’économe qui essaie de trouverdes solutions temporaires aux pannes survenus au système de gestion de stock ,accumulant ainsi le travail de saisie et retardant le bon déroulement des procédures .Constat : système de gestion des stock inopérantRYAD MOGADOR Essaouira 9 5
  • 94. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursCause : pannes survenues au système , et retard au dépannage du systèmeConséquence : accumulation des saisies d’entrés et sorties de plusieurs mois ,débordement de tâches sur l’économe qui perd son temps en essayant de trouver dessolutions temporaires .Recommandations :· élaboration de contrat d’intervention rapide du technicien externe ;· renforcement du service technique par un technicien informatique quiassurera le maintien de l’ensemble du hadr et software dans l’hôtel ( PC ,imprimantes , photocopieuses , système informatique ...)Figure 14 : FRAP N°4C CHH –– IIIII I : PPhhaassee ddeeCCoonncclluussiioonnC’est la phase ultime est qui reste la raison d’être même de la mission d’audit interne, elle à pour but de synthétiser l’ensemble des étapes de la mission d’audit , et demettre l’accent beaucoup plus sur les résultats de la mission en terme de problèmesdétectés , leurs causes , conséquences , et les recommandations qu’on prévoit pour yremédier.J’ai choisi pour présenter cette conclusion la méthode traditionnelle qui consiste enla rédaction d’une synthèse plutôt que de recourir à la méthode de la reprise des FRAP.RYAD MOGADOR Essaouira96
  • 95. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursSynthèse :Le stage que j’ai effectué pendant les mois d’avril et mai à l’Hôtel RYADMOGADOR Essaouira , avait pour mission l’audit du circuit Achats-Fournisseurs afind’apprécier les procédures du contrôle interne .J’ai commencé par la phase de prise de connaissance du circuit , en passant parl’ensemble des entités qui le constituent , ainsi j’ai pu décrire de façon narrative et viadiagrammes de circulation les services suivants : économat , contrôle , et comptabilité.RYAD MOGADOR Essaouira 9 7
  • 96. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursJ’ai effectuer par la suite un ensemble de tests visant à vérifier l’exactitude et la véritéde ce qu’on m’a transmis comme informations sur le déroulement des procédures ,ainsi j’ai pu confirmer certaines pratiques que l’on va considérer comme forces , etinfirmer d’autres qui n’existaient pas , en plus j’ai pu mettre la main sur un ensemblede dysfonctionnements , et j’ai formulé par la même occasion des recommandationspour y remédier , et ce sont les suivantes :1- mauvaise application de la procédure de contrôle réception comme elle estdécrite , à cause du manque de personnel au service contrôle , ce qui peu engendrerune confusion de tâches et de responsabilités.Recommandation : l’augmentation de l’effectif du service contrôle , et/ou lamodification de la procédure en octroyant au réceptionniste la responsabilité decontrôler les réceptions officiellement .2- mauvaise allocation de ressources humaines à l’économat qui ne compte que deuxéconomes qui s’occupent de toutes les taches du service achat et économat , ce quiretarde le travail de saisie et gestion de stock , et pourra retarder les prélèvements .Recommandation : le renforcement de l’effectif de l’économat par l’embauche d’unmagasinier.3- débordement des tâches de l’économe à cause des demandes deprélèvements à tout moment , et risque d’apparition de conflits entre l’économe et leschefs d’autres services .Recommandation : la modification du contenu de la note de service en onction desbesoins et mode de gestion des services demandeurs , et/ou le renforcement del’économat par un magasinier .4- gaspillage du temps et de l’effort par l’économe qui essaie de trouver des solutionstemporaires aux pannes survenus au système de gestion de stock , accumulant ainsi letravail de saisie et retardant le bon déroulement des procédures .Recommandation : conclusion d’un contrat d’intervention rapide d’un technicienexterne , ou bien l’embauche d’un technicien qui aura pour rôle le maintien del’outillage électronique et informatique dans l’ensemble de l’hôtel.RYAD MOGADOR Essaouira 9 8
  • 97. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursConclusion GénéraleAinsi la période de stage s’est écoulée en me permettant de voir l’un après l’autre lesentités constitutifs du circuit Achats-Fournisseurs , et ce grâce notamment à laméthodologie d’audit qui n’a pas été aisée à mettre en place , puisqu’il fallait user defacultés personnelles de communication basées par fois sur le relationnel , et beaucoupde fois sur les techniques d’interview et de prise de note , et j’ai arrivé a dire que j’étaitpersuadé , et je le suis encore plus maintenant , que la frontière entre théorie etpratique en matière d’audit est difficile à distinguer , et que le stage pratique n’est quele prolongement normale et dans le même sens de ce qu’on à vue en cours d’auditintégré à l’école .RYAD MOGADOR Essaouira 9 9
  • 98. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursJe reviens à la problématique principale de ce travail pour dire que la démarched’audit m’a permis de décrire de manière conventionnelle les circuit Achats-Fournisseur , un circuit dont les procédures ont subis un certain nombre de tests deconformité et de permanence qui ont permis de déceler l’ensemble des forces etfaiblesses caractérisant ledit circuit , ces mêmes forces et faiblesses ont été confirméspar des tests appropriés . Finalement j’ai pu analyser les faiblesses constatés de façon aen chercher les causes , les conséquences , et d’y apporter remède en guise derecommandations , et je pourrais dire en m’appuyant sur ces analyses que la faille ducontrôle interne réside principalement en phase de conception des procédures , quinécessite la prise en considération des spécificités des règles de gestion des entitésconcernés par la procédure défaillante ; d’autre part c’est l’allocation des moyens , surtout humains , qui fait défaut .En fin je pourrai dire que les dispositifs de contrôle interne répondent parfaitement àl’exigence d’économie , mais en ce qui concerne l’efficacité et l’efficience la situationreste un peu redoutable .Bibliographie BENEDICT (Guy) , KERAVEL (René) , L’EVALUATION DUCONTROLE INTERNE DANS LA MISSION D’AUDIT , PARIS ,Foucher , 1990 . LEMANT (Olivier) , La conduite d’une mission d’audit interne , PARIS ,DUNOD , 1991 . RENARD (Jacques) , Théorie et pratique de l’Audit Interne , PARIS ,Edition d’Organisation , 1995 .RYAD MOGADOR Essaouira 1 0 0
  • 99. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs Plan stratégique des systèmes d’information . Assistance au choix de l’ERP .Diagnostic de l’existant : RYAD MOGADOR Essaouira & Marrakech ,Réf : RNAK 1002030014 , Ernest & Young , 2003.Webographie www.ryadmogador.com (mai 2005 ) www.dessmrh.org ( mai 2005 ) www.ynna.ma (mais 2005 )Annexes : Annexe 1 : Organigramme YNNA ; Annexe 2 : Organigramme RYAD MOGADOR Essaouira ; Annexe 3 : Bon de Commande ; Annexe 4 : Bon de Réception ; Annexe 5 : Bon de Prélèvement ; Annexe 6 : Etat récapitulatif des Entrées ;RYAD MOGADOR Essaouira 1 0 1
  • 100. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs Annexe 7 : Etat récapitulatif des Sorties ; Annexe 8 : Pièce de Caisse ; Annexe 9 : Prévisions des règlements Fournisseurs ; Annexe 10 : Légende des signes ,et symboles des Flow-Charts ; Annexe 11 : Liste des abréviations dans ce travail .Annexe 1 : Organigramme YNNARYAD MOGADOR EssaouiraGROUPE CHAABIHOLDING YNNAPôle BTP & PromotionImmobilièreL’InternationalPôle Pôle EmergenceIndustrieCHAABI LILISKANETRAVAUXMAROCAFRIQUECABLESELECTRADIMATITGPCSNEPSUPER CERAMEASWAQASSALAMRYAD MOGADORRYAD MOGADORESSAOUIRARYAD MOGADORMARRAKECH102
  • 101. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursAnnexe 2 : Organigramme RYAD MOGADOR EssaouiraChef deRéceptionRYAD MOGADOR EssaouiraHOLDING YNNAP.D.G. Mr CHAABIDIRECTEUR GENERALAssistant de Direction Service CommercialeRestauration Hébergement Administratif/Financier TechniqueChef deCuisineMaîtred’HôtelGouvernanteGénéraleResponsableFinancierResponsableComptabilitéResponsablePersonnelResponsableDébiteursContrôleurEconomeResponsableTechnique103
  • 102. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursAnnexe 3 : Bon de CommandeRYAD MOGADOR Essaouira 1 0 4
  • 103. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursAnnexe 4 : Bon de RéceptionRYAD MOGADOR Essaouira 1 0 5
  • 104. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursAnnexe 5 : Bon de PrélèvementRYAD MOGADOR Essaouira 1 0 6
  • 105. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursAnnexe 6 : Etat récapitulatif des EntréesRYAD MOGADOR Essaouira 1 0 7
  • 106. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursAnnexe 7 : Etat récapitulatif des SortiesRYAD MOGADOR Essaouira 1 0 8
  • 107. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursAnnexe 8 : Pièce de CaisseRYAD MOGADOR Essaouira 1 0 9
  • 108. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursAnnexe 9 : Prévisions des règlements FournisseursRYAD MOGADOR Essaouira 1 1 0
  • 109. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursAnnexe 10 : Légende des signes ,et symboles des Flow-ChartsDébut du diagrammeDocument Ensemble de documentsCréation de documentPhotocopie de document TéléphoneSignatureRéunion de documentsVisaSVRYAD MOGADOR EssaouiraDA111
  • 110. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursClassementRenvoie au bas de pageAlternativesMarchandiseFaxSystème informatiqueCirculation de documentCirculation d’InformationSortie du circuitDossier ou registreAnnexe 11 : Liste des abréviations dans ce travailD.G. Directeur Général Bl Couleur BleuR.V. Rapport Veille J Couleur JauneB.P. Bon de Prélèvement M/ses MarchandiseB.R. Bon de Réception D.A. Dossier d’AchatRYAD MOGADOR Essaouira 1 1 2
  • 111. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursB.C. Bon de Commande P.C. Pièce de CaisseB.L. Bon de Livraison CHq ChèqueF Facture A.R. Accusé RéceptionB Couleur Blanche FIFO First In First OutS Sorties E EntréesSI Stock Initial SF Stock FinalTable des MatièresIntroduction 4Partie I : Généralités sur le Contrôle Interne &Démarche d’Audit des Circuits de Gestion 8CH -I : Généralités sur le Contrôle Interne en Audit Interne 9I- Quelques Définitions du Contrôle Interne 9II- Les Particularités du Contrôle Interne 111- La dimension culturelle 112- La dimension universelle et relative 11RYAD MOGADOR Essaouira 1 1 3
  • 112. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs3- Le rôle du manager 13III- Les Objectifs du Contrôle Interne et les Conditions de son Existence 131- Les objectifs131.1 : La Sécurité des Actifs ; 141.2 : La Qualité des Informations ; 151.3 : Le Respect des Directives ; 161.4 : L’Optimisation des Ressources . 162- Les conditions d’existence162.1 : Un Environnement de Contrôle Favorable ; 172.2 : Un Système d’Evaluation des Risques ; 172.3 : Une Formation des Responsables . 18IV- Les Dispositifs du Contrôle Interne 181- Les préalables 192- Les dispositifs du contrôle interne 20V- La Cohérence du Contrôle Interne 251- La cohérence globale 252- La cohérence analytique 26VI- La Mise en Oeuvre du Contrôle Interne 271- Appréciation des préalables 272- Identifications des dispositifs de contrôle interne 283- Validation de la cohérence 29CH II : La Démarche D’Evaluation du Contrôle Interne au sein d’un Circuit deGestion 30Section 1 : Les Circuits de Gestion comme Principal Outil de Contrôle Interne 30I- : Circuit Vente-Clients 30II- : Circuit Immobilisations 31III- : Circuit Trésorerie 32IV- : Circuit Paie-Personnel 32V- : Circuit Production-Stock 33VI- : Circuit Achats-Fournisseurs 33RYAD MOGADOR Essaouira 1 1 4
  • 113. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs1- Les étapes du circuit Achats-Fournisseurs : 331.1 : Définition des Besoins 331.2 : Sélection des Fournisseurs 341.3 : Commande 341.4 : Réception 342- Objectif du contrôle interne 34Section 2 : Démarche d’Evaluation d’un Circuit de Gestion en Contrôle Interne 35I- :Les Préalables à l’Evaluation 35II- : Phase de Prise de Connaissance 35III- : Phase de Réalisation 361- Description du système 362- Tests de conformité 363- Evaluation préliminaire des procédures 364- Tests de fonctionnement du système 365- Les feuilles de révélation et d’analyse des problèmes 36IV- : Phase de Conclusion 37Partie II : Audit du Circuit Achats-FournisseursCas : Hôtel RYAD MOGADOR Essaouira 38CH I : Prise de Connaissance Générale de l’Hôtel RYAD MOGADOR Essaouira 40I-Présentation du Holding YNNA et de L’Hôtel RYAD MOGADOR Essaouira 401- Présentation du holding YNNA 402- Présentation de l’hôtel RYAD MOGADOR Essaouira 412.1 : Fiche Technique 422.2 : Services de L’Hôtel 42A- Hébergement 42B- Restauration 43RYAD MOGADOR Essaouira 1 1 5
  • 114. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursC- Autres Services 43II- L’Organisation de l’Hôtel : 441- La direction générale 442- L’assistance de direction générale et service commerciale 443- La restauration 454- L’Hébergement 455- Le service administratif et financier 455.1 : Responsable Financier 455.2 : Responsable Comptabilité et Contrôle de Gestion 455.3 : Responsable Débiteur 465.4 : Contrôleur 465.5 : Econome 466- Technique 46III- Prise de Connaissance du Circuit Achats-Fournisseurs 471- L’économat 471.1 Objectif 471.2 Organisation 481.3 Moyens 482- Le service contrôle 492.1 Contrôle Recettes 492.2 Contrôle Nourriture et Boissons 503- Le service comptable 503.1 Objectif 503.2 Organisation 51CH II : Phase d’Evaluation des Procédures du Circuit Achats-Fournisseurs 53I- Description de la Procédure Achat 54Section 1 : Description Narrative 541- Typologie des achats effectués 542- Choix du fournisseur 543- Les commandes 554- La réception 56RYAD MOGADOR Essaouira 1 1 6
  • 115. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs5- Les prélèvements 576- Le contrôle 587- Le règlement 597.1 Les Achats au Comptant 597.2 Les Achats à Crédit 598- La comptabilisation 608.1 Les Achats au Comptant 608.2 Les Achats à Crédit 609- L’organisation du stock 61Section 2 : Les Diagrammes de Circulation 62II- Les Tests de Conformité 761- L’économat 762- Le service contrôle 773- Le service comptabilité 77III- La Grille de Séparation des Tâches et Questionnaire du Contrôle Interne 771- Grille de séparation des tâches 772- Questionnaire du contrôle interne 812.1 Les Prélèvements 822.2 La Commande 832.3 La Réception 842.4 La Comptabilisation 85IV- Tableau des Forces et Faiblesses 86V- Tests de Permanence 88VI- Les Feuilles de Révélation et d’Analyse des Problèmes 89CH III : Phase de Conclusion 94Synthèse 95Conclusion Générale 97Bibliographie et Weborgaphie 98Annexes 99RYAD MOGADOR Essaouira 1 1 7
  • 116. Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-FournisseursRYAD MOGADOR Essaouira 1 1 8
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