Collaborer sur les médias sociaux

GUIDE

Équipes Hootsuite

2ÉQUIPES HOOTSUITE : COLLABORER SUR LES MÉDIAS SOCIAUX

Vous utilisez les médias sociaux dans un cadre professionnel... mais votre équipe dispose-t-elle des outils appropriés pour assurer sa réussite ?Que vous soyez responsable d’un magasin, d’un restaurant ou d’une agence, la fonction Équipes Hootsuite, intégrée dans le forfait Hootsuite Pro, vous permet d’aider, de collaborer et de partager avec vos collègues du contenu digital en toute simplicité. La solution Équipes Hootsuite est conçue pour s’adapter à la structure spécifique de votre entreprise et évoluer en même temps que votre équipe.

Les bonnes pratiques pour les Équipes1. Partagez les informationsPour qu’une équipe collabore efficacement, le partage d’informations entre ses membres est primordial. Assurez-vous que tous les membres de votre équipe disposent bien des informations dont ils ont besoin. Les flux de recherche Twitter de Hootsuite sont une excellente solution pour maintenir tous les membres de votre équipe informés.

Par exemple, avec Hootsuite, votre équipe du service client peut collaborer pour configurer et partager des flux de recherche Twitter portant sur les publications contenant le nom de la marque avec des fautes de frappe, les hashtags de campagnes ou les messages exprimant une opinion négative. L’entreprise DAVIDsTEA pourrait par exemple configurer un flux pour « david’s tea » ou pour son hashtag populaire « #teaoftheday ». L’équipe peut ainsi suivre les demandes et y répondre via Twitter, et cela réduit les risques de passer à côté de certaines mentions.

« Notre plus gros problème était de pouvoir capter la totalité des tweets qui mentionnaient notre marque. Hootsuite nous a permis de configurer des listes et des flux pour garantir une réponse rapide sur Twitter »Youri Hollier, Responsable des médias sociaux, DAVIDsTEA

2. Préparez-vous Planifier les choses est important pour gérer une entreprise, et préparer des messages à l’avance pour répondre aux questions fréquemment posées ou faire face aux situations d’urgence vous permet de gagner du temps et de garantir la cohérence de vos réponses. Créez des modèles de messages que votre équipe pourra utiliser pour fournir une réponse rapide dans tous les cas de figure.

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3. Attribuez des messages Vous pouvez, par exemple, recevoir une demande concernant les opportunités d’embauche dans votre société que vous aimeriez partager avec votre DRH. Hootsuite vous propose pour ce faire un outil vous permettant d’attribuer le message à un membre donné de l’équipe. Vous pouvez attribuer des messages en utilisant Hootsuite ou bien utiliser l’extension Assignments de Google Chrome pour attribuer rapidement des messages provenant des médias sociaux aux membres de votre équipe, directement depuis Twitter.com ou Facebook.com.

Par exemple, lorsqu’un client potentiel tweete une question sur la disponibilité d’un produit dans votre magasin en centre-ville, vous pouvez attribuer la question à l’équipe du centre-ville afin qu’elle y réponde.

4. Assurez la sécurité Pour garantir la sécurité de vos comptes sur les médias sociaux, vous devez maintenir la confidentialité de vos mots de passe. Avec la fonction Équipes de Hootsuite, chaque personne que vous invitez sur votre compte dispose de son propre compte et de ses identifiants, garantissant ainsi la sécurité de vos mots de passe.

Par exemple, si vous souhaitez collaborer avec plusieurs équipes au sein de votre entreprise, vous pouvez les inviter à rejoindre votre compte Hootsuite Pro. En tant qu’administrateur d’équipe, vous pouvez gérer l’ensemble des membres de l’équipe, des réseaux sociaux et des modèles de message pour chaque équipe. Vous vous assurez ainsi que tous les collaborateurs concernés peuvent consulter le contenu et agir en conséquence, tout en gardant le contrôle.

« Le fait d’avoir des équipes clairement définies nous permet d’attribuer très rapidement les messages avec la garantie qu’ils seront adressés aux personnes les mieux placées pour y répondre. Nous avons l’assurance de transmettre les bonnes informations aux bonnes personnes. » Nicole Winstone, Responsable du service client chez Hootsuite

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Organisations Hootsuite Dans la terminologie Hootsuite, votre compte professionnel est appelé une « organisation ». Libre à vous de configurer votre organisation comme vous l’entendez. Vous pouvez par exemple choisir de la configurer en fonction de vos besoins et de la structure de votre équipe.

Vous avez ensuite la possibilité de créer une ou plusieurs équipes au sein de votre organisation. Vous pouvez choisir de configurer votre organisation en fonction ce qui correspond le mieux à votre entreprise, avec une organisation par région ou par service par exemple.

Admettons que vous possédiez une chaîne de magasins de vélos situés à trois endroits différents, chacun ayant son propre compte Twitter (par ex. @VélosLondres, @VélosSuède) et sa propre page Facebook, vous pouvez créer trois équipes dans votre tableau de bord Hootsuite pour chaque localisation géographique. Il est ensuite possible de configurer chaque équipe de manière à ce qu’elle dispose de ses comptes de médias sociaux régionaux et des membres d’équipe appropriés.

Comment créer une Organisation

1. Dans le menu de lancement sur la gauche, cliquez sur l’icône de votre profil utilisateur.

2. Dans la section « Organisations dont je fais partie », cliquez sur « Commencer à collaborer avec d’autres ». Si vous appartenez déjà à d’autres organisations et que vous souhaitez en créer une nouvelle, cliquez sur le bouton « Créer une organisation », qui est situé sous la section « Mes réseaux sociaux ».

3. Donnez un nom à votre organisation.

4. Téléchargez une photo ou un logo pour votre Organisation et cliquez sur « Télécharger ».

5. Sous Mes réseaux sociaux, cliquez sur « Ajouter un réseau social », puis sélectionnez le ou les réseaux sociaux que vous souhaitez ajouter.

6. Cliquez sur « Créer une organisation ».

Remarque : pour ajouter des personnes aux Équipes que vous créez, vous devez ajouter les Membres de l’équipe à votre Organisation.

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Équipes HootsuiteMaintenant que vous avez créé votre organisation Hootsuite selon vos propres critères, vous devez décider de la configuration de vos équipes. Vous devez ensuite choisir à quel service, responsable ou région attribuer chaque profil de réseau social.

Comment créer des Équipes

1. Cliquez sur « Gérer » à côté du nom de votre organisation.

2. Cliquez sur « Ajouter une équipe ».

3. Saisissez le nom de votre équipe. Cliquez pour sélectionner le ou les membres, ainsi que le ou les profils de réseaux sociaux. Notez que seuls les membres et les réseaux sociaux qui ont été ajoutés à votre organisation apparaissent dans cette liste. Cliquez sur « Créer une équipe ».

4. Vous pouvez alors sélectionner les niveaux d’accès et d’autorisation de chaque membre de l’équipe au sein de chaque équipe.

ResourcesPour trouver d’autres astuces et obtenir des réponses à vos questions sur Hootsuite Pro, adressez-vous à nos coachs en médias sociaux sur Twitter @HootsuitePro

Pour toutes les questions d’assistance technique, contactez-nous sur Twitter @Hootsuite_help

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