ETUDE DE CASPartenariat AssoConnect Ligue d’Aquitaine de Judo

LA LIGUE D’AQUITAINE DE JUDO

Missions :o Mettre en œuvre auprès des

associations affiliées et des licenciés la politique fédérale sur le territoire Aquitaine

o Contrôler, coordonner et faciliter l'activité des comités départementaux et associations qui lui sont rattachés.

33 000Licenciés

5Départements

380 Clubs

CONTEXTE

3

Tout commence en 2013 par un appel à projet "Mutualisation" du Conseil régional d'Aquitaine.

Objectif: Soutenir des projets innovants de mutualisation d'acteurs de l’ESS au service du développement durable du territoire aquitain.

La Ligue souhaite apporter un soutien concret aux dirigeants bénévoles, afin d’alléger leur charge par :

o la mutualisation des services administratifso le partage de moyens, de compétences et d'outils

En résumé :Alléger la gestion et la paperasse pour que les clubs puissent se consacrer aux licenciés et à l'activité sur le terrain.

La Ligue Aquitaine de Judo crée une Plateforme Régionale d’Administration et Gestion (PRAG). Elle fait appel au cabinet de conseil Samson Consulting qui en définit avec elle le contenu.

Identification d’une source de mutualisation et d’économie évidente.

A l'époque chaque club utilise : o Pour la tenue de sa comptabilité : un cabinet / logiciel comptable différento Pour son site internet : un prestataire différent

La Ligue décide donc de lancer un appel d'offre pour trouver un logiciel capable de répondre à la fois au besoin de gestion et de communication.

AssoConnect gagne cet appel d'offre!

CRÉATION DE LA PRAG

Avec Assoconnect:

Coûts Site et Comptabilité

La Ligue propose un outil concret au service de ses clubs

GAINS ESPÉRÉS

Avant Assoconnect:

o Honoraires annuels pour la tenue comptabilité en interne par club : 1500€ TTC

o Coût annuel d’un site Internet : 500€ TTC Comprend l’hébergement, la vente à distance et la maintenance

10

CALENDRIER

Sept 2014 Jan 2015 1 Sept

Développement

Paramétrage

CommunicationRéunions d’information dans les comités

départementaux

Phase pilote : adaptation d’AssoConnect au contexte

Information des clubs lors du rassemblement de la

Ligue

Paramétrage d’un club standard

Ouverture de la PRAG à l’ensemble des clubs de la LAJ

Information des clubs lors du stage de rentrée

6 Déc

PHASE PILOTE

5 Clubs Pilote

1 par département

4 mois Sept- Déc 2014

#1 Evolution du logiciel Ex: les clubs ont souhaité pouvoir gérer en ligne leurs feuilles de présence.

La fonctionnalité n'était pas présente initialement dans le logiciel et a été développée en concertation avec les clubs pilotes.

3 raisons

#2 Paramétrages spécifiques Judo

Ex: chaque club démarre maintenant avec une fiche membre qui comprend comme informations standards le niveau, le certificat médical, etc...

#3 Emergence de clubs ambassadeurs

Certains clubs se sont passionnés pour le projet et sont devenus des ambassadeurs et même des formateurs d'autres clubs.

#1 Sur un projet de cette envergure, il est conseillé de passer par une phase pilote

#2 Assurez vous de la motivation des clubs pilotes.

#3 Expliquez clairement les bénéfices et les contraintes d'être un club pilote

#4 Fixez un calendrier clair avec vos clubs pilote

#5 Faites de vos clubs pilotes des ambassadeurs

ENSEIGNEMENTS

DÉPLOIEMENT d’AssoConnect auprès de l’ensemble des clubs

Challenge rencontré

Après les réunions d'information, les clubs pouvaient demander l’ouverture de leur compte sur AssoConnect. Mais la formation individuelle n'était pas systématique, elle se faisait uniquement sur demande et en fonction de la disponibilité du Référent de la Ligue. Rapidement, nous avons constaté que de trop nombreux clubs ouvraient des plateformes mais ne s'en servaient pas faute de formation.

Moyens initiaux mis en place :

o Formation dans chaque comité sous le format d’une demi-journée

o Newsletters envoyées aux associations

ENSEIGNEMENTS #1 Ne pas sous estimer les besoins de formation, même pour des outils simples

#2 Une information n'est pas suffisante, elle doit s'accompagner d'une formation individualisée

#3 Il est préférable d’y aller progressivement que de déployer sur tous les comités et tous les clubs

SOLUTIONS RETENUES pour palier le déficit de formation

Formations collectives en ligne sur :o les adhésionso la comptabilitéo la création de site

Maintien du tchat en ligne qui devait disparaitre

Réunions d'information espacées pour que tous les clubs ne demandent pas à être formés en même temps.La Ligue a dégagé 4h au Référent pour qu'il puisse former les clubs

60 plateformes ont été ouvertes* et le rythme s'accélère. A ce jour, seul un club n'a pas souhaité poursuivre l'aventure.

Les 5 principaux bénéfices constatés

#1 Les clubs vont clôturer seuls et en avance leur année comptable 2015

#2 Certains clubs se sont dotés de sites internet alors qu'ils n'en avaient pas. C’est une vitrine de leur activité sur leur territoire.

#3 Les tâches sont mieux réparties entre les bénévoles. Par exemple à Créon, c'est un jeune bénévole de 18 ans qui s'occupe du site

#4 Les passations sont facilitées A Saint Palais, le Président a pu transmettre facilement les clés du Club à sa nouvelle présidente.

#5 L'entraide entre les clubs a vraiment fonctionné Certains clubs n’ont pas hésité à faire des kilomètres pour aller aider des clubs qui débutaient.

Prochain défi : gérer la diffusion d’AssoConnect au sein de la nouvelle Grande Ligue Régionale

RÉSULTATS ET BÉNÉFICES

*(source : www.aquitaine-judo.com)

TÉMOIGNAGES

“Le projet s’est concrétisé au fil du temps par la mise à disposition, entre autres, de divers outils informatiques développés par AssoConnect. L’expérience et les compétences de cette entreprise, ainsi que l’implication de clubs pilotes dans les phases d’étude préalable et d’homologation, ont permis de répondre au plus près à la réalité des besoins. C’est ainsi qu’aujourd’hui, un an après la mise à disposition officielle de la PRAG, nous constatons avec satisfaction que plus de 60 clubs de judo aquitains ont décidé d’expérimenter ses services. Et gageons que ce n’est qu’un début !”

Sylvie Godet, Vice Présidente Secrétaire Générale de la Ligue d’Aquitaine de Judo

“Nous avons utilisé le site AssoConnect pour enregistrer et partager la comptabilité. Le mode de saisie fait abstraction des notions de comptabilité : on a pu faire saisir des pièces comptables très facilement à des néophytes. De même, le résultat de la comptabilité (Compte de résultat, Bilan, Grand Livre) a pu faire l’objet d’un échange approfondi au sein du comité directeur.D’un fichier excel pas lisible (sauf par son auteur), rétroactif,  utilisé par une personne, nous sommes passés à une information claire, partagée et qui devrait nous aider à piloter.”

Jean Marc Peaucelle, Président du club de judo de Créon

TÉMOIGNAGES

“Le Judo Club du Cap de Gascogne (40500 Saint-Sever) recommande l'utilisation de le plateforme régionale d'administration et de gestion (PRAG). Dès la mise en place du projet par la Ligue d'Aquitaine, le club (club pilote des Landes) s'est fortement impliqué pour participer aux tests de ce bel outil. Je remercie tous les membres d'AssoConnect pour leur disponibilité et la rapidité à répondre aux différents problèmes que peuvent rencontrer les nouveaux utilisateurs et surtout les résoudre, ceci de façon très cordiale.”

Claude Delattre, Président du Judo Club du Cap de Gascogne

"Le MUST pour les associations puisqu'il gère à la fois la communication, les membres et toute la comptabilité !”

Patrick Pennequin, Président du Club de Judo de Saint Palais

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