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Dans un univers où tout va plus vite et où tout se complexifie, organiser ses équipes internes est essentiel. Les logiciels utilisés pour la gestion administrative de l’entreprise ne communiquent pas ou mal entre eux, provoquant perte de temps et redondance. Développées en mode SaaS, avec ou sans recours au Cloud, des solutions révolutionnent aujourd’hui ce domaine. Mais la mise en place peut-être longue et délicate. Voici les conseils de Numergy et d’Eurecia.
Citation preview
La simplification administrative
à l’heure du cloud
Dans un monde où tout va plus vite et se complexifie,
la simplification administrative s’impose comme un facteur
gain de temps pour les entreprises.
offert par :
2
Sommaire
Les enjeux de la gestion collaborative .......................................................................... 3
Une nouvelle organisation interne ........................................................................... 3
Une mise en place longue et souvent délicate ......................................................... 4
Les outils de la gestion collaborative : SaaS et Cloud .................................................. 6
La simplification de la gestion des temps ..................................................................... 8
Les enjeux ................................................................................................................ 8
Bien au-delà de la pointeuse ! .................................................................................. 8
Un audit de l’existant ............................................................................................... 9
Des améliorations crescendo .................................................................................. 10
Des enjeux organisationnels majeurs ..................................................................... 11
Les états sont édités instantanément ...................................................................... 12
La résistance au changement ................................................................................. 13
Cas concret : la gestion des forfaits jours .............................................................. 15
La simplification de la gestion des activités ............................................................... 16
Les enjeux .............................................................................................................. 16
Une vision d’ensemble réaliste .............................................................................. 17
Repérer les dysfonctionnements organisationnels ................................................. 17
Un outil dédié à l’amélioration de la productivité ................................................. 18
Un outil pour la gestion des heures travaillées ...................................................... 19
Des freins compréhensibles chez les salariés ......................................................... 19
Réactivité et compétitivité ..................................................................................... 20
Vaincre les résistances ............................................................................................ 21
Cas concret : La gestion des déclarations CIR ....................................................... 23
La simplification de la gestion des notes de frais ....................................................... 24
Les enjeux .............................................................................................................. 24
Un outil pratique qui ne connait que peu de résistance ......................................... 25
Un gain de temps à tous les niveaux ...................................................................... 25
L'importance d'une ergonomie intuitive ................................................................. 27
Cas concret : La gestion de la TVA ........................................................................ 28
3
Les enjeux de la gestion collaborative
Plus encore que l’adaptation à de nouveaux outils, la gestion collaborative implique
la mise en place d’une nouvelle organisation interne. En mode Cloud ou sans mode
Cloud, l’idée est de faire participer chacun à la collecte des ressources de façon
transversale pour mieux optimiser leur traitement.
Pour boucler les tâches administratives courantes, comme la gestion des temps, la
gestion des activités ou encore les notes de frais, chaque entreprise dispose en interne
d’outils dédiés. Bonne vieille badgeuse pour les uns, doc Excel récapitulatif pour les
autres, formulaire type pour les frais de déplacements et de voyage, fiche de suivi
d’activités, relevé d’heures clients...
Tous ces outils, qu’ils soient informatisés ou non, sont dans la plupart des cas hérités
de pratiques bien installées. Ils répondent souvent à des logiques dictées par
l’empilement de strates successives de développements informatiques créés au gré
des besoins. Or, ces logiques sont trop souvent cloisonnées ! La collecte des données
est verticale et le traitement est lui aussi, par la force des choses, vertical.
Au mieux, des passerelles jetées entre chaque strate existent. Au pire, les logiciels
utilisés ne communiquent pas ou communiquent mal entre eux, ce qui entraînent des
saisies et des re-saisies chronophages, source de nombreuses erreurs qu’il faut
retrouver et corriger. Des heures et des heures de tâches répétitives et contre-
productives qui s’accumulent, et tout cela coûte cher, très cher même !
Et les choses se compliquent encore lorsque l’entreprise doit gérer des contrats de
travail hétéroclites et des monceaux de formulaires administratifs toujours plus
complexes dans un environnement juridique et fiscal mouvant. A cela s’ajoutent
aujourd’hui, des salariés toujours plus mobiles évoluant en contrat jour et/ou
travaillant à distance. S’ajoutent aussi toujours plus de décomptes comme celui des
activités de recherche et développement (R&D) et des activités connexes dans le
cadre du Crédit d’Impôt Recherche (CIR), ou encore le décompte du Crédit d’impôt
pour la compétitivité et l’emploi (CICE)... la liste est longue !
Une nouvelle organisation interne
Entre veille légale et calcul de rentabilité, le Daf se prend alors à rêver qu’il met en
place une nouvelle organisation plus transversale où chaque salarié sur un mode
participatif, saisit ses données directement dans un pot commun. La collecte
s’orchestre ainsi de façon transversale. Et ensuite ? Une « moulinette » se charge de
redispatcher les décomptes d’heures sur les fiches de paie, les relevés d’activités pour
chaque facturation client, les notes de frais pour chaque déplacement, et édite des
tableaux de bord en temps réel qui permettent une visibilité optimale et des prises de
décisions éclairées !
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Cette organisation n’a rien d’un rêve, c’est une réalité pour bon nombre d’entreprises
qui ont déjà opté pour des suites logiciels communicantes. Ces solutions peuvent être
déployées soit en mode local avec un serveur interne, soit utiliser le cloud pour une
utilisation nomade.
Développées en mode SaaS, avec ou sans recours au Cloud, ces solutions impliquent
une révolution des mentalités. En effet, en passant d’une collecte verticale à une
collecte transversale, l’organisation interne est chamboulée. Les procédures sont
modifiées. La réactivité prévaut. Et qui dit plus de réactivité dit gain de productivité.
Au final, ce n’est pas tant les rapports hiérarchiques qui s’en trouvent modifiés (la
mise en place de pare feu et de mots de passe limitent les accès de chacun) mais bien
l’approche que les salariés ont de l’entreprise. Chacun se trouve responsabilisé. Les
décisions prises par le service RH et le Daf sont elles aussi plus réactives. Ce qui
amène l’entreprise à un vrai regain de compétitivité.
Une mise en place longue et souvent délicate
Si en terme d’enjeux, la solution d’une collecte des informations en mode
collaboratif est plus que séduisante, dans la pratique, le déploiement de telles
solutions est souvent long et délicat. Pourquoi ? Tout d’abord parce que le
changement est toujours facteur de stress et qu’opter pour une nouvelle organisation
revient à abandonner des procédures jusqu’alors bien rodées. Sachant que la
résistance est forte au changement, l’inertie est bien réelle. A cela s’ajoutent d’autres
facteurs de ralentissement comme notamment la difficulté technique de passer d’un
système à l’autre, mais aussi l’indispensable temps de formation pour passer d’un
système à l’autre pour chaque salarié.
Sachant cela, le système collaboratif tant en terme de gestion des temps, que de
gestion des activités et de gestion des notes de frais, se doit d’être :
Performant : L’intégration globale des données disséminées dans le système
d’information est gage de performance. De la qualité de cette intégration dépend le
traitement des informations.
Facile à utiliser : A l’image des applications sur smartphone ou tablette, l’ergonomie
globale de l’interface utilisateur doit être intuitive. Sachant qu’un mode collaboratif
brasse des individus aux compétences informatiques diverses, la solution adoptée ne
doit en aucun cas être une usine à gaz côté utilisateur !
Évolutif : Le contexte législatif change sans cesse, et l’organisation des sociétés ne
saurait être figée. Pour répondre à ces changements, la solution adoptée doit être
flexible et adaptable.
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A la clé de ce long et fastidieux chamboulement : des heures de tâches répétitives
économisées, mais aussi et surtout, une visualisation en temps réel des reporting et
tableaux de bords pour une vraie optimisation des activités et des compétences.
A retenir : Avec le mode collaboratif, chaque salarié devient acteur de la collecte des
informations le concernant. Le système accessible en ligne permet de garder le
contact avec l’entreprise pour les salariés itinérants. Facile à utiliser, l’outil déployé
accélère la remontée d’information ce qui accélère les prises de décision pour plus de
réactivité.