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La simplification administrative à l’heure du Cloud

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Dans un univers où tout va plus vite et où tout se complexifie, organiser ses équipes internes est essentiel. Les logiciels utilisés pour la gestion administrative de l’entreprise ne communiquent pas ou mal entre eux, provoquant perte de temps et redondance. Développées en mode SaaS, avec ou sans recours au Cloud, des solutions révolutionnent aujourd’hui ce domaine. Mais la mise en place peut-être longue et délicate. Voici les conseils de Numergy et d’Eurecia.

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Page 1: La simplification administrative à l’heure du Cloud

La simplification administrative

à l’heure du cloud

Dans un monde où tout va plus vite et se complexifie,

la simplification administrative s’impose comme un facteur

gain de temps pour les entreprises.

offert par :

Page 2: La simplification administrative à l’heure du Cloud

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Sommaire

Les enjeux de la gestion collaborative .......................................................................... 3

Une nouvelle organisation interne ........................................................................... 3

Une mise en place longue et souvent délicate ......................................................... 4

Les outils de la gestion collaborative : SaaS et Cloud .................................................. 6

La simplification de la gestion des temps ..................................................................... 8

Les enjeux ................................................................................................................ 8

Bien au-delà de la pointeuse ! .................................................................................. 8

Un audit de l’existant ............................................................................................... 9

Des améliorations crescendo .................................................................................. 10

Des enjeux organisationnels majeurs ..................................................................... 11

Les états sont édités instantanément ...................................................................... 12

La résistance au changement ................................................................................. 13

Cas concret : la gestion des forfaits jours .............................................................. 15

La simplification de la gestion des activités ............................................................... 16

Les enjeux .............................................................................................................. 16

Une vision d’ensemble réaliste .............................................................................. 17

Repérer les dysfonctionnements organisationnels ................................................. 17

Un outil dédié à l’amélioration de la productivité ................................................. 18

Un outil pour la gestion des heures travaillées ...................................................... 19

Des freins compréhensibles chez les salariés ......................................................... 19

Réactivité et compétitivité ..................................................................................... 20

Vaincre les résistances ............................................................................................ 21

Cas concret : La gestion des déclarations CIR ....................................................... 23

La simplification de la gestion des notes de frais ....................................................... 24

Les enjeux .............................................................................................................. 24

Un outil pratique qui ne connait que peu de résistance ......................................... 25

Un gain de temps à tous les niveaux ...................................................................... 25

L'importance d'une ergonomie intuitive ................................................................. 27

Cas concret : La gestion de la TVA ........................................................................ 28

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Les enjeux de la gestion collaborative

Plus encore que l’adaptation à de nouveaux outils, la gestion collaborative implique

la mise en place d’une nouvelle organisation interne. En mode Cloud ou sans mode

Cloud, l’idée est de faire participer chacun à la collecte des ressources de façon

transversale pour mieux optimiser leur traitement.

Pour boucler les tâches administratives courantes, comme la gestion des temps, la

gestion des activités ou encore les notes de frais, chaque entreprise dispose en interne

d’outils dédiés. Bonne vieille badgeuse pour les uns, doc Excel récapitulatif pour les

autres, formulaire type pour les frais de déplacements et de voyage, fiche de suivi

d’activités, relevé d’heures clients...

Tous ces outils, qu’ils soient informatisés ou non, sont dans la plupart des cas hérités

de pratiques bien installées. Ils répondent souvent à des logiques dictées par

l’empilement de strates successives de développements informatiques créés au gré

des besoins. Or, ces logiques sont trop souvent cloisonnées ! La collecte des données

est verticale et le traitement est lui aussi, par la force des choses, vertical.

Au mieux, des passerelles jetées entre chaque strate existent. Au pire, les logiciels

utilisés ne communiquent pas ou communiquent mal entre eux, ce qui entraînent des

saisies et des re-saisies chronophages, source de nombreuses erreurs qu’il faut

retrouver et corriger. Des heures et des heures de tâches répétitives et contre-

productives qui s’accumulent, et tout cela coûte cher, très cher même !

Et les choses se compliquent encore lorsque l’entreprise doit gérer des contrats de

travail hétéroclites et des monceaux de formulaires administratifs toujours plus

complexes dans un environnement juridique et fiscal mouvant. A cela s’ajoutent

aujourd’hui, des salariés toujours plus mobiles évoluant en contrat jour et/ou

travaillant à distance. S’ajoutent aussi toujours plus de décomptes comme celui des

activités de recherche et développement (R&D) et des activités connexes dans le

cadre du Crédit d’Impôt Recherche (CIR), ou encore le décompte du Crédit d’impôt

pour la compétitivité et l’emploi (CICE)... la liste est longue !

Une nouvelle organisation interne

Entre veille légale et calcul de rentabilité, le Daf se prend alors à rêver qu’il met en

place une nouvelle organisation plus transversale où chaque salarié sur un mode

participatif, saisit ses données directement dans un pot commun. La collecte

s’orchestre ainsi de façon transversale. Et ensuite ? Une « moulinette » se charge de

redispatcher les décomptes d’heures sur les fiches de paie, les relevés d’activités pour

chaque facturation client, les notes de frais pour chaque déplacement, et édite des

tableaux de bord en temps réel qui permettent une visibilité optimale et des prises de

décisions éclairées !

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Cette organisation n’a rien d’un rêve, c’est une réalité pour bon nombre d’entreprises

qui ont déjà opté pour des suites logiciels communicantes. Ces solutions peuvent être

déployées soit en mode local avec un serveur interne, soit utiliser le cloud pour une

utilisation nomade.

Développées en mode SaaS, avec ou sans recours au Cloud, ces solutions impliquent

une révolution des mentalités. En effet, en passant d’une collecte verticale à une

collecte transversale, l’organisation interne est chamboulée. Les procédures sont

modifiées. La réactivité prévaut. Et qui dit plus de réactivité dit gain de productivité.

Au final, ce n’est pas tant les rapports hiérarchiques qui s’en trouvent modifiés (la

mise en place de pare feu et de mots de passe limitent les accès de chacun) mais bien

l’approche que les salariés ont de l’entreprise. Chacun se trouve responsabilisé. Les

décisions prises par le service RH et le Daf sont elles aussi plus réactives. Ce qui

amène l’entreprise à un vrai regain de compétitivité.

Une mise en place longue et souvent délicate

Si en terme d’enjeux, la solution d’une collecte des informations en mode

collaboratif est plus que séduisante, dans la pratique, le déploiement de telles

solutions est souvent long et délicat. Pourquoi ? Tout d’abord parce que le

changement est toujours facteur de stress et qu’opter pour une nouvelle organisation

revient à abandonner des procédures jusqu’alors bien rodées. Sachant que la

résistance est forte au changement, l’inertie est bien réelle. A cela s’ajoutent d’autres

facteurs de ralentissement comme notamment la difficulté technique de passer d’un

système à l’autre, mais aussi l’indispensable temps de formation pour passer d’un

système à l’autre pour chaque salarié.

Sachant cela, le système collaboratif tant en terme de gestion des temps, que de

gestion des activités et de gestion des notes de frais, se doit d’être :

Performant : L’intégration globale des données disséminées dans le système

d’information est gage de performance. De la qualité de cette intégration dépend le

traitement des informations.

Facile à utiliser : A l’image des applications sur smartphone ou tablette, l’ergonomie

globale de l’interface utilisateur doit être intuitive. Sachant qu’un mode collaboratif

brasse des individus aux compétences informatiques diverses, la solution adoptée ne

doit en aucun cas être une usine à gaz côté utilisateur !

Évolutif : Le contexte législatif change sans cesse, et l’organisation des sociétés ne

saurait être figée. Pour répondre à ces changements, la solution adoptée doit être

flexible et adaptable.

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A la clé de ce long et fastidieux chamboulement : des heures de tâches répétitives

économisées, mais aussi et surtout, une visualisation en temps réel des reporting et

tableaux de bords pour une vraie optimisation des activités et des compétences.

A retenir : Avec le mode collaboratif, chaque salarié devient acteur de la collecte des

informations le concernant. Le système accessible en ligne permet de garder le

contact avec l’entreprise pour les salariés itinérants. Facile à utiliser, l’outil déployé

accélère la remontée d’information ce qui accélère les prises de décision pour plus de

réactivité.